DEFINASI KONSEP DAN ASPEK PENILAIAN PRESTASI PENGENALAN

Penyelian yang baik adalah satu keperluan asas untuk kejayaan sesebuah organisasi . Ia hendaklah ditumpukan kapada pembinaan dan pembangunan sumber manusia . Setiap penyelia dan pengurus mempunyai tanggungjawab dalam pembinaan itu . Jika ia diabaikan maka penyelian yang berkesan tidak akan ujud . Di dalam usaha membina dan membangunkan sumber manusia , penilaian prestasi di sesebuah organisasi adalah menjadi sesuatu alat keperluan yang asasi . Melalui sistem penilaian prestasi , sesebuah organisasi itu akan memperolehi maklumat mengenai prestasi seseorang individu dalam pekerjaanya di samping potensinya untuk menjawat jawatan yang mempunyai tanggungjawab yang lebih tinggi di masa hadapan . Pertumbuhan dan perkembangan sesebuah organisasi bergantung kapada pasukan pekerja yang terlatih dan bermotivasi .

Sesuatu program penilaian prestasi yang berkesan dapat mencapai matlamat ini dengan melibatkan setiap pekerja ke dalam suatu program pengembangan yang berterusan . Program ini kemudiannya dicipta dan diterima bersama oleh pihak pekerja dan penyelia . Dengan mengadakan program yang berterusan dan berkesan ia akan mempertingkatkan keupayaan seseorang penyelia menilai orang bawahannya dengan tepat . Dengan yang demikian keputusan mengenai kenaikan gaji , pengesahan jawatan , pangkat dan pengagihan tugas dan sebagainya akan menjadi lebih mudah dan tidak memeranjatkan serta mengecewakan pekerja . Ini kerana pekerja mengetahui kedudukan dan apa yang diharap dan dijangkakan oleh mereka daripada pekerjaannya .

DEFINASI

Terdapat beberapa istilah yang digunakan selain daripada istilah penilaian prestasi . Walau bagaimanapun istilahnya , ia mempunyai asas dan tujuan serta pengertian yang sama . Antara istilah-istilah lain yang di gunakan ialah :

· Merit rating .· Staff appraisal .· Performance evaluation .· Efficiency report .· Employee appraisal .· Performance review .

Ia adalah komunikasi dua hala yang mempunyai kebaikan-kebaikan berikut :

· Pekerja yang dinilai berpeluang mengetahui kelmahannya dan perlu dipertingkatkan .· Memberi peluang kapada pekerja mengemukan pendapatnya .· Penilai dapat mengethui bidang kelemahan yang ujud dengan tepat yang membolehkan mencari jalan pembaikan yang praktikal.· Penilai dapat mengeksploitasi pendapat dari pekerja ke arah memajukan prestasi dengan menguntungkan organisasi .

TUJUAN PENILAIAN PRESTASI

Penilaian prestasi memberikan sumbangan yang besar kepada hak dan cara sesuatu

organisasi untuk merancang masa depannya yang berkaitan dengan faktor-faktor kemanusian . Menurut Mondy dan Noe ( Mondy , 1990 : 382-387 ) penilaian prestasi adalah bertujuan sepertimana berikut :

a. Perancangan sumber manusia

Dengan adanya sistem penilaian prestasi yang bersistematik , pihak pengurusan dapat mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan oleh pekerja . Ia juga akan membantu menentukan keupayaan dan kemahiran yang diperlukan untuk sesuatu kerja di samping dapat mengenalpasti kekuatan dan kelemahan ahli-ahli dalam organisasi .

b. Pengambilan dan pemilihan

Peranan penilaian prestasi seterusnya ialah ia membolehkan ramalan-ramalan dibuat mengenai prestasi calun-calun yang memohon untuk bekerja dalam sesebuah organisasi . Penilaian prestasi yang dibuat ke atas pekerja yang sedia ada membolehkan pengurus membuat ramalan tentang kebolehan calun-calun yang datang dari latarbelakang pendidikan yang sama / berbeza atau dari pusat-pusat pengajian tinggi yang sama / berbeza dengan pekerja-pekerja yang telah sedia ada .

c. Pembangunan Sumber Manusia

Penilaian prestasi juga seharusnya dapat menunjukkan kapada pengurus keperluan-keperluan tertentu terhadap latihan , pelajaran dan perkembangan diri seseorang pekerja . Selaras dengan ini pihak pengurus dapat merancangkan program-program untuk meningkatkan prestasi dan mengurangkan kelemahan pekerja dan jabatan .

d. Perkembangan kerjaya

Data yang diperolehi daripada penilaian prestasi boleh menolong para pengurus mengenalpasti dan membuat anggaran terhadap kekuatan dan kelemahan pekerja mereka . Berasaskan data-data ini mereka boleh membimbing dan menolong pekerja memperkembangkan dan melaksanakan rancangan-rancangan kemajuan kerjaya mereka .

e. Program Yang Berkaitan Ganjaran

Penilaian prestasi adalah berguna sebagai asas kapada pengurus membuat keputusan bagi memberikan ganjaran kapada kakitangan . Sisitem penilaian prestasi yang baik boleh mendorong kakitangan untuk terus berusaha sebaik mungkin atas kepercayaan bahawa semakin baik mereka bekerja , maka semakin tinggi jumlah ganjaran yang akan diperolehi . Sistem penilaian yang baik juga boleh mendorong kakitangan yang lemah untuk mengubah sikap dan bergerak setanding serta boleh ditukar dengan rakan mereka yang berprestasi tinggi . Untuk menggalakkan prestasi yang baik maka ganjaran yang berasaskan prestasi adalah perlu diapplikasikan .

f. Perhubungan Dalaman Pekerja

Di dalam perkara ini , data-data yang diperolehi daripada penilaian prestasi adalah berguna bagi proses-proses menentukan pekerja-pekerja yang manakah boleh dinaikkan pangkat , turun pangkat , ditamatkan perkhidmatan atau di tukarkan . Jika data-data ini menunjukkan kapada pengurus , kebolehan seseorang pekerja itu melakukan kerja-kerja lain dalam tahap yang sama , maka pekerja tersebut boleh ditukar jika perlu . Ataupun jika data tersebut menunjukkan prestasi yang memuaskan maka ianya berguna untuk proses kenaikan pangkat . Jika didapati seseorang itu berprestasi rendah maka kemungkinnan ia akan terlibat di dalam proses “ Lay – out ” dan sebagainya .

g. Menilai Potensi Pekerja

Kebanyakan organisasi menilai kebolehan pekerjanya berdasarkan kejayaan di masa-masa lalu . Bagaimanapun langkah ini kurang bijak kerana kmungkinan seseorang yang menunjukkan potensi yang baik dlam sesuatu kerja , tidak semistinya berjaya atau menunjukkan pestasi yang cemerlang di dalam kerja-kerja yang lain . Oleh itu sistem penilaian prestasi yang boleh memberi fokus kepada prestasi pekerja di masa hadapan , dapat mengenalpasti pekerja-pekerja yang berpotensi dan mempunyai harapan untuk meningkat serta mengekalkan prestasi kerjanya di dalam kerja yang baru ( H . Patten , 1982 :13 ) .

JENIS DAN TEMPOH PENILAIAN PRESTASI

Di dalam sesuatu organisasi biasanya terdapat dua jenis penilaian :

· Penilaian informal .· Penilaian bersistematik .

Penilaian informal dilakukan dari hari ke hari di mana penyelia secara spontan memberitahu tahap kerja yang dibuat oleh seseorang pekerja itu memuasan atau tidak . Penilaian secara informal juga berlaku apabila seseorang pekerja menemui pengurusnya atau penyelianya untuk memgetahui komen pengurus atau penyelia itu terhadapnya . Sementara penilaian bersistematik pula dilakukan dengan menggunakan kaedah-kaedah tertentu ( formalized basis ) dan dibuat dalam jarak masa setahun sekali ataupun setengah tahun sekali ( Stoner , 1980 : 423 ) . Cara ini menggunakan format tertentu dan kreteria-kreteria yang telah ditetapkan oleh satu-satu organisasi.

KAEDAH PENILAIAN

Dalam kebanyakkan organisasi , jabatan sumber manusia akan bertanggungjawab untuk membentuk atau merangka program penilaian prestasi . Bagaimanapun , tanggungjawab untuk membuat penilaian prestasi berbeza dari satu organisasi ke satu organisasi yang lain . Pengurus kini mistilah terlibat secara langsung dalam aktiviti . Stoner ( 1986 : 424 ) organisasi biasanya membuat penilaian prestasi melalui pendekatan-pendekatan yang berikut :

i. Ketua menilai pekerja

Cara ini digunakan dikebanyakkan organisasi . Namun begitu halacara lain telah mula menjadi popular dan mengantikan cara ini.

ii. Satu Kumpulan ketua memberi nilaian kerja

Ini dibuat dimana satu jawatankuasa penilaian ditubuhkan untuk membuat penilaian dengan menggunakan borang penilaian yang berbeza . Cara ini dikira lebih memberi kesn kerana nilaian mengikut pandangan ramai. Ianya mengambil masa yang lama dan memungkinkan hilangnya perasaan akauntibiliti pekerja keatas hakikinya ( Immediate superior ) .

iii. Kumpulan rakan sekerja

Nilaian dibuat oleh teman sekerjanya yang mempunyai taraf yang sama di dalam

organisasi . Organisasi perniagaan jarang menggunakan cara ini kerana sukar mendapatkan para penilai terutama sekali bila nilaian itu bertujuan untuk kenaikan gaji atu pangkat . Biasanya cara ini digunakan oleh tentera khasnya di pusat latihan untuk mengenalpasti potensi kepimpinan .

iv. Pekerja menilai ketua

Ini biasanya dibuat di maktab-maktab atau pusat pengajian bilamana pelajr-palajar diminta menilai tenaga pengajar mereka . Sungguhpun penggunaan cara ini tidak meluas di kalangan organisasi perniagaan , tetapi ianya digunakan sebagai satu cara untuk menilai prestasi kerja pihak pengurusan untuk membantu mereka memperbaiki prestasi .

v. Menilai diri sendiri.

Pekerja-pekerja diberi peluang untuk menilai dirinya sendiri . Biasanya peluang ini diperolehi dalam organisasi di mana pengurusnya memberi keutamaan kapada penglibatan pekerja dalam setiap aktiviti organisasinya . Bagaimanpun cara ini hanya akan berkesan jika pekerja itu mengetahui apakah objektif yang patut mereka capai ataupun pencapaian yang patut mereka lakukan . Salah satu kebaikan cara ini ialah ia boleh membuatkan pekerja lebih bermotivasi dan bertanggungjawab ( Mondy , 1990 : 391 ) .

v. Campuran.

Cara ini sesuai untuk mencari jawapan saja . Sebenarnya pengurus sepatutnya diberi tanggungjawab membuat penilaian . Seseorang pengurus mungkin akan dinilai secara berasingan oleh pekerja bawahanya . Boleh juga oleh dua atau tiga orang rakannya dan oleh beerapa orang pegawai atasanya . Cara ini menurut Mondy ( Mondy , 1990 : 392 ) akan memberi makna yang sebenar kerana penilaian yang dibuat oleh penilai-penilai yang berasingan ini akan mengambarkan prestasi sebenar seseorang .

CIRI-CIRI NILAIAN.

Di dalam usaha untuk mengujudkan satu cara atau format penilaian prestasi yang baik dan menepati kehendak dan objektif organisasi , beberapa cirri nilaian haruslah tidak dilupakan dan perlu diberi perhatian .

Pertamanya , penilaian prestasi yang dibuat haruslah dan semistinya menumpukan kepada kriteria-kriteria yang berkaitan dengan pekerjaan seseorang pekerja sahaja . Jika ciri-ciri ini tidak dititikberatkan maka penilaian prestasi ini tidak akan membawa erti yang besar pada para pekerja dan organisasi . Juga ia adalah sesuatu yang tidak adil .

Ciri kedua ialah jangkaan pencapaian atas pekerjaan ( performance expextation ) . Di sini ia bermaksud apakah yang dijangkakan oleh pihak pengurus kapada setiap orang pekerjaanya . Jangkaaan-jangkaan ini hendaklah menasabah dan di dalam kemampuan semua pekerja . Ini bagi memberi keadilan pada pekerja dan bukan menjadikan penilaian prestasi sebagai satu cara mengkhianati pekerja .

Ciri kitiga pula ialah “ standardization ” . Format penilaian prestasi mistilah sesuatu yang standard di mana ia handaklah sama dan dapat diterima oleh semua bahagian di dalam satu-satu organisasi . Jika ciri ini tiada maka sistem penilaian satu-satu organisasi itu tidak akan diakui oleh pekerjanya sebagai sesuatu yang benar .

Ciri ke empat pula ialah penilai yang layak ( Qualified appraisers ) . Di sini penilai-penilai yang membuat satu-satu penilaian seharusnyalah seorang yang layak untuk membuat nilaian . Kelayakan ini membawa maksud ia hendaklah seorang yang mengetahui selok-

belok pekerja berkenaan dan Ia terlatih di dalam bidang berkenaan . Pengetahuan seseorang ketua hendaklah secara langsung terhadap seseorang pekerja maka ini boleh dianggap dan diterima sebagai mempunyai kelayakan untuk membuat satu-satu nilaian terhadap pekerjaannya .

Ciri ke lima ialah komunikasi terbuka ( open communication ) . Ia membawa maksud penilaian prestasi ini hendaklah menjadi satu cara di mana kedua-dua pihak dapat bertukar pandangan mengenai perkara-perkara yang dinilai . Penilaian prestasi hendaklah menjadi suatu komunikasi yang terbuka di mana kedua-dua pihak dapat berbincang mengenai perkara-perkara yag dinilai . Dan ini membawa maksud nilaian itu lebih tepat dan kedua-dua pihak berpuashati .

Ciri ke enam ialah penilaian prestasi mistilah bercirikan “ Employee access to result ” . Penilaian prestasi juga tidak semistinya ditujukan kapada pekerja-pekerja yang dinilai sahaja . Pekerja-pekerja hendaklah diberi peluang untuk berbincang nilaian yang dibuat ke atas mereka dan ia boleh dicabar . Di dalam kaedah ini ia akan membawa kebaikan di mana ia dapat mengelakkan seseorang ketua menjadi hakim semasa membuat sesuatu nilaian . Sementara pekerja pula dengan cara ini dapat memperbaiki kelemahan yang dinilai oleh ketua mereka .

PROSES PENILAIAN PRESTASI.

Dalam menjalankan proses penilaian prestasi , para pengurus atau penyelia tidak dapat mengelak diri mereka daripada pelbagai faktor persekitaran yang akan mempengaruhi proses penilaian yang akan dibuat . Faktor-faktor ini dapat dibahagikan kapada dua iaitu faktor persekitaran luaran dan faktor persekitaran dalaman ( Mondy , 1990 : 389 ) .

Faktor luaran yang akan dihadapi oleh organisasi untuk tujuan ini ialah seperti tenaga kerja , undang-undang dan peraturan , masyarakat , kesatuan sekerja , pemegang saham , saingan , pelanggan dan teknologi . Perkara-perkara sama secara tersendiri atau bergabung , akan secara lansung atau tidak akan mempengaruhi tindakan pengurus atau penyelia dalam membuat penilaian prestasi . Dengan sebab yang demikian para pengurus seharusnyalah mengenalpasti faktor-faktor ini dan membuat jangkaan terhadap kesan akan ditimbulkannya . ( Mondy , 1990 : 41 ) .

Sementara persekitaran dalaman pula merupakan beberapa faktor yang akan memberi kesan kapada pengurus sumber manusia dari dalam organisasi sendiri . Faktor-faktor ini terdiri daripada “ mission ” iaitu tujuan dan sebab organisasi ditubuhkan , polisi , budaya korporat organisasi berkenaan . ( Mondy , 1990 : 54 ) .

Proses penilaian prestasi bermula dengan mengenalpasti tujuan utama penilaian itu diadakan . Tujuan ini mungkin untuk pembangunan sumber manusia atau mungkin mempunyai fokus terhadap perkara pentadbiran . Apabila mengenalpasti tujuan ini maka satu penilaian yang spesifik bolehlah dibentuk dan tahap ( standard ) pencapaian akan ditentukan .

Selepas mengenalpasti tujuan penilaian ini , maka para pekerja hendaklah diberitahu tahap pencapaian yang harus dicapai oleh mereka . Perkara ini boleh dibuat melalui kajian-kajian terhadap analisa kerja dan spesifikasi tugas .

Apabila pekerja mengetahui tahap mana yang harus dicapai oleh mereka , maka para pengurus atau penyelia akan membuat pemerhatian ke atas pencapaian kerja . Kemudian akan menilai dengan memandingkan dengan tahap kerja yang telah ditetapkan terlebih dahulu . Selepas penilaian dihantar , hasilnya akan diberitahu kapada para pekerja samada

mereka telah mencapai tahap yang dikehendaki . Di samping itu juga penyelia hendaklah menekankan semula keperluan-keperluan kerja kapada pekerja dengan harapan pekerja akan dapat memperbaiki sebarang kelemahan yang berlaku . ( Mondy , 1990 : 388 -389 ) .

TEKNIK PENILAIAN PRESTASI

Terdapat beberapa teknik atau cara yang sering dilakukan dalam membuat penilaian prestasi pekerja . Di antaranya ialah :

i. SKALA PEMERINGKATAN

Merupakan teknik yang tertua dan paling popular . Teknik ini terbahagi kapada dua iaitu Skala Grafik dan skala berbagai Tahap . Mc Cormik dan Tiffiar dalam bukunya Industrial Psychology ( 1975 ) , menyatakan dalam skala grafik seseorang penilai dikehendaki melakukan penilaian dengan hanya mencatat atau menanda di mana-mana tempat di atas satu garisan yang mewakili bidang penilaian ke atas sesuatu perkara mengikut penilaiannya .

Sementara Skala Pelbagai Tahap pula ia mengandungi beberapa kategori , biasanya di antara 5 - 9 . Di dalam skala Pelbagai Tahap ini juga terdapat keterangan ringkas bagi setiap kategori . Penilai semasa membuat penilaian dengan memberi tanda pada ruangan atau tempat yang di sediakan bagi setiap kategori . ( Ariffin , 1985 : 130 ) .

Rajah 2

Contoh Skala Pemeringkatan

ii. Sistem Perbandingan Personnel

Sistem ini dibuat dengan cara membandingkan seseorang individu dengan individu lain iaitu susunan pangkatan dan perbandingan berpasangan dan sisitem Taburan Misti .

Susunan Pangkatan ini dilakukan dengan menyusun individu-individu secara merit daripada yang tertinggi dan terendah berasaskan kretiria prestasi yang telah di tetapkan terhadap sesuatu unsure ( subjek ) , ( Sloan , 1983 : 224 ) satu cara yang agak mudah untuk membuat penilaian ialah dengan seorang yang diberi pangkatan yang paling tinggi dan seorang lagi yang paling rendah dalam satu kumpulan kerja . Mereka akan dikeluarkan dari kumpulan tersebut , kemudian dipilih lagi seorang yang paling tinggi dan paling rendah prestasinya daripada baki dalam kumpulan tersebut . Begitulah seterusnya sehingga tiada lagi pekerja yang tinggal . ( Ariffin , 1985 : 131 ) .

iii. Sistem Berpasangan

Sistem ini memerlukan penilai membuat penilaian dengan perbandingan seseorang individu dengan setiap individu lain dalam satu-satu kumpulan iaitu dengan membandingkan :

· A dengan B B dengan D · B dengan C B dengan E· A dengan D C dengan D· A dengan E C dengan E· B dengan C D dengan E

Sekiranya terdapat ramai pekerja , formula berikut bolehlah digunakan :

· Bilangan Pasangan = n ( n - 1 )2

· ( ‘ n ’ ialah bilangan pekerja yang ada )

iv. Sistem Taburan Misti

Sisitem ini memerlukan penilai menetapkan jumlah peratus ( percentage ) pekerja dalam setiap tahap . Misalnya 10 % misti berada dalam kategori tertinggi , 20 % di bawahnya , 40 % di pertengahan dan 20 % di bawah pertengahan . Pendeknya penilai dimistikan mengkategorikan semua individu kapada kategori terentu mengikut peratus yang telah ditentukan . Sungguhpun kaedah ini merupakan kaedah yang digunakan dengan meluas , namun ia dianggap prejudis kerana peratus telah ditentukan terdahulu . Ianya juga dikatakan “ mengikut ” pekerja-pekerja yang dinilai ( Sloan , 1983 : 226 ) .

v. Teknik Kejadian Genting

Teknik ini memerlukan satu catatan rekod dibuat berkaitan dengan prilaku kritikal pekerjanya yang “ highly farvorable ” dan “ highly unfavorable ” yang mana tingkahlaku ini memberi kesan yang signifikan kapada organisasi . Pada pengakhir tempoh penilaian , penilai akan menggunakan catitan rekod ini bersama dengan lain-lain data untuk membuat penilaian . Satu kelemahan teknik ini ia akan memakan banyak masa untuk merekod jika mempunyai pekerja yang ramai ( Moody , 1990 :394 - 395 ) .

vi. Esei

Melalui cara ini penilai akan menulis secara ringkas mengenai prestasi seseorang pekerja . Biasanya fokus penilai adalah terhadap tingkahlaku pekerja yang melampau ( extreme ) . Corak penilaian akan bergantung kapada kebolehan penulisan penilai , umpamanya jika penilai lemah dalam penggunaan bahasa maka penilaian yang dibuat tidak dapat menggambarkan keadaan prestasi sebenar pekerja . Begitu juga jika penilai merupakan seorang bijak memainkan perkataan , ia akan memutarbelitkan kenyataan sehingga pekerja yang berprestasi buruk dapat digambarkan sebagai seorang yang berprestasi baik .

vii. Tahap Yang Ditetapkan ( work Standard )

Prestasi seseorang pekerja akan dibandingkan dengan tahap kerja yang ditetapkan . Biasanya cara ini digunakan dalam pekerjaanya yang berorientasikan kuantiti pengeluaran . Terdapat pelbagai pendekatan berkaitan dengan cara ini . Ia seperti membandingkan masa yang digunakan dan contoh kerja ( work sampling ) . Jika menggunakan cara ini pekerja hendaklah diberitahu terhadap sebarang perubahan “ standard ” kerja jika berlaku . ( mondy ,1990 :402 ) .

viii. Kaedah Pengurusan Melalui objektif

Kaedah ini memerlukan lima langkah asas iaitu :

· Individu merancang diskripsi tugas dengan ketua masing-masing untuk menentukan kandungan kerja dan relatif tugas yang utama .· Individu mengemukakan target atau sasaran prestasi bagi setiap tugas dalam penilaian yang dibuat .· Individu berbincang dengan ketua bagi meetapkan program sasaran .

· Menentukan terdapatnya cara untuk mengukur kemajuan .· Ketua dan pekerja akan bertemu di penghujung tempoh penilaian bagi membincangkan prestasi individu untuk mencapai sasaran yang ditetapkan .

Bagaimanapun seperti kaedah lain juga , kaedah ini ada kebaikan dan kelemahannya . Diantara kebaikanya ialah ia boleh meningkatkan penglibatan pekerja kapada kemajuan organisasi sebenar dapat dikenalpasti ; pengurus dan pekerja bawahan dapat berkomunikasi dan bekerjasama di antara satu sama lain .

Bagaimanapun di antara kelemahan yang berlaku melalui kaedah ini ialah terdapatnya kecenderungan untuk menilai aktiviti yang tidak dapat dinilai secara kuantiti . Tumpuan hanya kapada jangkamasa pendek dengan memberi perhatian yang sedikit kapada jangkamasa panjang dan di kalangan pekerja pula mereka tidak meeyumbang seperti maklumat dan kuasa yang sepatutnya selaras dengan penglibatan mereka ke arah kemajuan organisasi ( Graham , 1990 : 210) .

PERMASALAHAN

Beberapa pengkaji telah membuat kajian ke atas proses penilaian tugas dan hasil kajiannya itu ada menunjukkan bahawa nilaian formal biasanya tidak berkesan untuk meningkatkan prestasi tugas . Ini kerana kritik-kritik yang dilakukan sekali atau dua kali setahun itu menyebabkan para pekerja memilih sikap bertahan dan ada juga yang bersikap melawan menyebakan prestasinya selepas nilaian itu dibuat menurun .

Meyer kemudiannya mencadangkan supaya matlamat nilaian tugas itu sepatutnya ditujukan ke arah peningkatan prestasi tugas di masa depan . Matlamat ini sukar diperolehi sekiranya para pengurus masih memilih cara lama . Meyer seterusnya menyatakan bahawa pihak pengurus dan pekerja misti sama-sama menetapkan matlamat prestasi tugas dan setelah itu sama-sama menilai kemajuannya . Ini akan memuaskan kedua-dua pihak di samping meningkatkan prestasi kerja . Proses ini hendaklah dilakukan secara berterusan dan menjadikannya sebagai interaksi harian antara pengurus dengan pekerja .

Standard Operating Procedures atau ringkasnya "SOP," ialah suatu dokumen yang mengandungi arahan-arahan spesifik untuk melaksanakan sesuatu tugasan.

SOP akan memastikan tugasan tersebut dibuat secara tersusun, selamat, menepati piawaian yang ditetapkan dan juga mengikut lunas undang-undang atau ketetapan-ketetapan am lainnya.

Menulis SOP bukanlah sesuatu yang terlalu mudah kerana beberapa perkara dan aspek tertentu perlu dikaji dan dilakukan bagi mencapai tujuan utama mengapa SOP itu dibuat.

Untuk menulis sesuatu SOP berkenaan sesuatu tugasan, anda perlu tahu perkara-perkara berikut:

• Apakah matlamat utama anda?

• Apakah tatacara yang anda tulis sesuai atau boleh diikuti oleh pekerja anda?

• Adakah tata-cara tersebut yang terbaik?

• Pernahkah anda uji tata-cara tersebut dan apakah hasilnya?

• Apakah akibat sekiranya pekerja anda gagal mematuhi tata-cara tersebut?

pembekal

1. TUJUANUntuk memastikan pembekal-pembekal yang dipilih adalah memenuhi syarat-syarat yangditetapkan oleh kerajaan dan berupaya membuat pembekalan mengikut pesanan2. SKOPProsedur ini melibatkan perolehan bahan-bahan melalui sebutharga dan pembelian terussahaja. Ia melibatkan semua staf yang terbabit dengan urusan perolehan serta penerimaanbahan-bahan yang dipesan dari pihak pembekal.3. DOKUMEN RUJUKANArahan Perbendaharaan, Peraturan Kewangan Universiti dan rujukan-rujukan lain yangdiiktiraf.

CARTA ALIR PEMILIHANDAN PENILAIAN PEMBEKAL