Decision Support SystemBlue Print Decision Support System

Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Jendral Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan Direktorat Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pendidikan Non Formal

1. Pendahuluan

Decision Support System, atau sering di sebut dengan DSS , adalah aplikasi yang membantu untuk mengambil keputusan dalam suatu perusahaan ataupun organisasi, yang mengatur dan melayani suatu kelompok manusia di suatu perusahaan atau organisasi.

Sistem ini dibuat berbasis teknologi web, yang mana tidak terbatas oleh tempat dan waktu, jadi, dapat digunakan disemua tempat, asalkan dapat terhubung dengan internet, dengan address www.jugaguru.com.

Sistem ini diterdiri dari berbagai bagian pada Sistem Kepegawaian Pemerintah, yang dihubungkan kedalam struktur organisasi PTK-PNF sehingga tersusun dalam sebuah sistem dan saling berhubungan antara satu dengan lainnya, yaitu:

1. KEPEGAWAIAN

a. Identitas Pegawai

b. Pengangkatan Sebagai CPNS

c. Pengangkatan Sebagai PNS

d. Pangkat Terakhir

e. Kenaikan Gaji Berkala Terakhir

f. Pendidikan Terakhir

g.  Tempat Bekerja Terakhir

h. Jabatan Saat Ini

i. Riwayat Kepangkatan

j. Riwayat Jabatan

k.  Keanggotaan Organisasi

l. Tanda Jasa

m.  Riwayat DP3 Pegawai

n.  Riwayat Hukuman Pegawai

o. Riwayat Cuti Pegawai

p.  Penugasan Keluar Negeri

q.  Penguasaan Bahasa

r. Riwayat Pendidikan Umum

s.  Riwayat Diklat Struktural

t. Riwayat Diklat Fungsional

u. Riwayat Diklat Teknis

v. Riwayat Penataran

w. Riwayat Seminar

x.  Riwayat Kursus Dalam/Luar Negeri

y. Data Orang Tua Kandung

z. Data Istri / Suami

aa.  Data Anak

2. UJIAN

a. Kategori

b. Type

c. MultiChoise

d. Waktu

e. Maintenance Ujian

3. QUESTIONER

a.  Variabel

b. Dimensi

c.  Indikator

d. Waktu Questioner

e. Maintenance Questioner

i. Hasil Ujian Questiner

ii. Temporary Waktu Questiner

4. KUIS

a. Kategori Kuis

b. Soal Kuis

c. Waktu Kuis

d. Maintenance Kuis

i. Hasil Kuis

ii.  Temporary Waktu Kuis

iii. Laporan Kuis

5. REPORT

a. Data Pegawai

b. Statistik

i. Pendidikan

ii. Jenis Kelamin

iii. Agama

iv. Status Kepegawaian

v. Jenis Kepegawaian

vi.  Kedudukan Pegawai

vii.  Status Perkawinan

viii.  Bagian

c. Ujian

i. MultiChoise

ii. Questioner

6. TABLE SETUP

a. Jenis Kelamin

b. Agama

c. Status Kepegawaian

d. Jenis Kepegawaian

e. Kedudukan Pegawai

f. Status Pernikahan

g. Golongan Darah

h. Jenis Jabatan

i. Eselon

j. Jenis Organisasi

k. Pendidikan

l.  Unit Kerja

m. Bagian

7. ADMINISTRATOR

a. Setting Menu

i. Otoritas

b. Log History

i. List

ii.  Delete

c. User Login

8. Change Password

9. Logout

10. HOME

2. Sistem Decision Support Sistem

Sistem ini terdiri :

A. Login Page / Welcome Note

Gambar . 1

Pada halaman ini , terdapat 4 fungsi aktifitas yaitu :a. Kuisb. Uji Kompetensi Pamong Belajarc. Questioner Pamong Belajard. Login untuk menggunakan Decision Support System

Untuk menggunakan kuis, anda dapat mengaksesnya tanpa menggunakan username dan password, dan dapat memilih kategori kuis yang anda inginkan sesuai dengan kemampuan anda dan berguna juga untuk menguji wawasan anda tentang PTK-PNF.

Ke 3 fungsi lainnya , yaitu , Uji Kompetensi Pamong Belajar, Questioner Pamong Belajar,dan Login untuk menggunakan Decision Support System anda harus mempunyai login sesuai dengan kebutuhan anda , untuk itu dapat menghubungi administrator DSS dengan email ke info@jugaguru.com atau komtak via telephon/fax ke PTK-PNF pusat dijakarta sebagai pengelola sistem.

B. Kuis

Gambar . 2

Pilihlah jenis kuis yang anda inginkan , lalu tekan tombol Log In maka anda masuk kedalam sistem kuis tersebut , dengan tampilan dan contoh soal sebagai berikut :

Gambar . 3

Pilihlah jawaban sesuai dengan jawaban anda, lalu tekan tombol Simpan maka anda secara otomatis akan melihat soal berikutnya, lalu pilih jawaban sesusai dengan jawaban anda , begitu dan seterusnya.

Untuk melihat jawaban sebelumnya , tekan tombol << Sebelum , atau jika anda ingin mengerjakan soal berukutnya, tekan tombol Berikutnya >> , jika ingin ke nomor tertentu , mala pilihlah angka di Ke Halaman , lalu tekan tombol Pindah. Tetapi , jika anda sudah selesai mengerjakan soal sebelum waktunya, dan anda ingin mengakhiri kuis ini , maka tekanlah tombol LOG OUT.

Sampai waktu yang diberikan habis, maka soal akan menutup dengan sendirinya dan memberikan hasil dari pengetahuan anda terhadap soal dengan menggunakan presentase, berikut contoh hasil kuis :

Gambar . 4

Pada sistem ini akan menunjukkan presentase dari jawaban anda terhadap soal yang kami berikan untuk mengukur kemampuan anda terhadap soal tersebut. Setiap jenis kuis mempunyai tujuan masing-masing , sesuai dengan tujuan dari pembuatan kuis ini, untuk saat ini , baru di buat 3 kategori penilaian yaitu untuk :

a. Umumb. Pamongc. PenilikC. Uji Kompetensi Pamong Belajar

Gambar . 5

Masukkan username dan password, lalu pilih kategori dan Type soal yang anda inginkan, maka, jika validasi yang anda berikan benar, akan timbul form soal, jika salah , ada beberapa jenis peringatan, yaitu :

Gambar . 5.1

Message ini berarti , username atau password yang anda masukkan tidak valid.

Gambar . 5.2

Message ini berati , kategori yang anda pilih tidak ada soal dengan type yang anda pilih, yang ada adalah Kategori dengan Type yang tertera pada message tersebut, seperti :

1.KATEGORI : PENILIK – TYPE : DIKLAT FUNGSIONAL PENILIK, berarti jika anda pilih kategori PENILIK maka pilihlah type DIKLAT FUNGSIONAL PENILIK.

2. KATEGORI : PAMONG – TYPE : DIKLAT PAMONG berarti jika anda pilih kategori PAMONG maka pilihkah type DIKLAT PAMONG , begitu dan seterusnya sesuai dengan message rersebut.

Jika tidak ada kesalahan pada saat validasi data, maka anda akan mendapatkan soal , dengan waktu yang sudah ditentukan oleh panitia ujian kompetensi.

Gambar . 6

Pilihlah jawaban sesuai dengan jawaban anda, lalu tekan tombol Simpan maka anda secara otomatis akan melihat soal berikutnya, lalu pilih jawaban sesusai dengan jawaban anda , begitu dan seterusnya.

Untuk melihat jawaban sebelumnya , tekan tombol << Sebelum , atau jika anda ingin mengerjakan soal berukutnya, tekan tombol Berikutnya >> , jika ingin ke nomor tertentu , mala pilihlah angka di Ke Halaman , lalu tekan tombol Pindah. Tetapi , jika anda sudah selesai mengerjakan soal sebelum waktunya, dan anda ingin mengakhiri ujian ini , maka tekanlah tombol LOG OUT.

Sampai waktu yang diberikan habis, maka soal akan menutup dengan sendirinya dan memberikan hasil dari pengetahuan anda terhadap soal dengan menggunakan jumlah benar jawaban anda , berikut contoh hasil ujian :

Gambar .7

Pada sistem ini akan menunjukkan jumlah benar dari jawaban anda terhadap soal yang kami berikan untuk mengukur kemampuan anda terhadap soal tersebut sesuai dengan banyak soal yang anda dapatkan. Setiap soal ujian mempunyai tujuan masing-masing , sesuai dengan tujuan dari pembuatan soal ini, untuk saat ini , yang terdiri dari kategori dan type soal , saat ini terdiri dari 2 kategori yaitu :

A. PAMONGB. PENILIK

Dan 2 type yaitu :

A. DIKLAT FUNGSIONAL PENILIKB. DIKLAT PAMONG

Masing-masing soal mempunyai bobot dan kapasitas masing-masing sesuai dengan tyjuan di buatnya soal ini , untuk mendapatkan nilai kompetensi dari masing-masing peserta yang mengikuti ujian kompetensi ini.

D. Questioner Pamong Belajar

Gambar . 8

Masukkan username dan password, lalu pilih Variable dan Type Questioner yang anda inginkan, maka, jika validasi yang anda berikan benar, akan timbul form Questioner, jika salah , ada beberapa jenis peringatan, yaitu :

Gambar . 8.1

Message ini berarti , username atau password yang anda masukkan tidak valid.Jika tidak ada kesalahan pada saat validasi data, maka anda akan mendapatkan Questioner , dengan waktu yang sudah ditentukan oleh panitia Questioner.

Gambar . 9

Pilihlah jawaban sesuai dengan jawaban anda, lalu tekan tombol Simpan maka anda secara otomatis akan melihat Questioner berikutnya, lalu pilih jawaban sesusai dengan jawaban anda , begitu dan seterusnya.

Untuk melihat dan merubah jawaban sebelumnya , tekan tombol << Sebelum , atau jika anda ingin mengerjakan Questioner berikutnya, tekan tombol Berikutnya >> , jika ingin ke nomor tertentu , mala pilihlah angka di Ke Halaman , lalu tekan tombol Pindah. Tetapi , jika anda sudah selesai mengerjakan Questioner sebelum waktunya, dan anda ingin mengakhiri ujian ini , maka tekanlah tombol LOG OUT.

Anda dapat melihat jawaban anda di sebelah kanan form Questioner, jika anda ingin yang terbaru dari jawaban anda , maka tekanlah tonbol refresh , maka akan muncul jawaban terbaru anda atas semua soal yang telah anda jawab.

Sampai waktu yang diberikan habis, maka Questioner akan menutup dengan sendirinya dan jawaban berbentuk laporan Questioner hanya akan dimiliki oleh PTK-PNF pusat dalam bentuk data digital ( SoftCopy).

Questioner dibuat sesuai dengan tujuan hasil penilaian yang diinginkan dari pihak penyelenggara Questioner, untuk itu , pastikan pilihlah variable dan type yang anda inginkan.

Gambar . 10

E. Login Ke Decision Support System

Gambar . 11

Masukkan username dan login, jika data valid, maka akan muncul form menu, jika

tidak maka diatas form login akan ada tertera info Login Failed .jika data valid, maka tampil form menu sebagai berikut:

Gambar . 12

Didalam form menu utama ini, terdapat menu , dan masing-masing menu terdapat sub menu, menu utama dalam Decision Support System ini adalah :

a. KEPEGAWAIANb. UJIANc. QUESTIONERd. KUISe. REPORTf. TABLE SETUPg. ADMINISTRATORh. CHANGE PASSWORDi. LOGOUTj. HOME

Selain itu pada menu utama ini (HOME), terdapat pula informasi seperti User Online yang menampilkan username dengan IPADDRESS komputer yang digunakan dan waktu loginnya, Status Anda Saat ini yang menampilkan jam anda mulai menggukan aplikasi ini , Time dengan informasi waktu saat ini, dan Software Version dengan informasi program dan database yang digunkan pada aplikasi ini.

F. Sub Form dari KepegawaianPada bagian ini , contohyang digunakan adalan Form Identitas Pegawai, untuk Sub Form yang lainnya, penggunaannya sama dengan Form Identitas Pegawai, hanya data yangdimasukkannya beda , sesuai dengan tujuan form tersebut.

a. Add Identitas PegawaiForm ini untuk menambah data baru pegawai dengan field-field seperti tertera pada form Add Identitas Pegawai ini :

Gambar . 13

Pertama data yang anda masukkan adalah NIP (nomor induk pegawai) sebagai kunci untuk mencari data / riwayat seorang karyawan/pegawai dalam suatu organisasi. Setelah itu masukkan Nama Lengkap.

Pilihlah Photo dalam bentuk file gambar dengan Ext Jpg, Gif atau Png . setelah itu masukkan Tempat Lahir dan Tanggal Lahir, pilihlah Jenis Kelamin, Agama, Unit Kerja, Kode Bagian, Status Kepegawaian, Jenis Kepegawaian, Kedudukan Pegawai, Status Perkawinan, Golongan Darah, Alamat, RT, RW, Telphone Rumah, Kode Pos, Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kab/Kodya, Propinsi, Nomor KEPEG, noor ASKES, Nomor Kartu Taspen, Nomor KARIS/KARSU, NPWP, Nomor Penduduk yang telah di setting pada Table Setup.

Setelah data semua diisi ( jika data ingin dikosongkan maka isilah kolom tersebut dengan tanda minus ( - ) , untuk menyimpan tekanlah tombol Submit, maka data akan tersimpan kedalam database. Jika data tidak ingin disimpan, maka tekanlah tombol Reset untuk menghapus data yang telah anda isi didalam kolom form tersebut, maka data akan dihapus pada kolom-kolom di form Add identitas Pegawai.

b. Edit Identitas Pegawai

Gambar . 14Form edit ini mempunya beberapa fungsi selain untuk mengedit data Identitas Pegawai, hal ini dapat kita lihat pada header diform Edit ini :

Gambar . 14.1

Pada header ini , terdapat beberapa fungsi yaitu :

b.1 Table View

Gambar . 14.2

Untuik mengatur fields apa saja yang akan di tampilkan pada form List database, pindahkan fields kolom sebelah kanan dengan cara memilih fileds yang diinginkan, lalu tekan tombol ( << ) , maka fields tersebut tidak akan tampil pada form list tersebut, jika ingin membalikkan fields itu lagi, pilih

fields disebelah kanan , lalu tekan tombol ( >> ), untuk melihat kembali data pada fields tadi.

b.2 Search

Gambar . 14.3Masukkan data yang ingin anda cari pada kolom Keyword lalu tekan Find.

b.3 Navigator

Gambar . 14.4

Navigator perfungsi untuk menentukan banyaknya baris pada tiap halaman yang akan ditampilkan pada form List Identitas Pegawai

b.4 Export

.Gambar . 14.5

Fungsi ini berfungsi untuk memindahkan data dari database kedalam bentuk Exel (SpreatSheet) atau dalam bentuk CVS sebagai database baru Laptop Fujitsu.

b.5 Search by Date

Gambar . 14.6

Pilihlah tanggal dari samping ( From ) dan ( To ),lalu pilih field yang ada hubungnya dengan tanggal yang anda cari perbulan., dengan data-data ynag ada, maka tidak bersepekulasi untuk data-data yuang ada,,

b.6 Tombol Edit

Pilihlah Baris/Record yang ingin anda perbaiki/edit datanya, kemudian tekamlah tombol edit pada bagian ujung sebelah kanan, seperti terlihat pada gambar ini :

Gambar . 14.7

Jika Sudah anda tekan tombol Edit ini , maka akam muncul form Edit dengan datanya , tertera pada kolom kolom nya masing- masing.

NIP (nomor induk pegawai) sebagai kunci untuk mencari data / riwayat seorang karyawan/pegawai dalam suatu organisasi. Akan tampil sesuai dengan record yang anda pilih, dilanjutkan dengan menampilkan Nama Lengkap sesuai dengan NIP tersebut.

Photo yang anda pilih sebelumnya dalam bentuk file gambar dengan Ext Jpg, Gif atau Png telah diupload kedalam server, kemudian pada saat diedit akan ditampilkan photo tersebut, jika anda ingin merubah photo tersebut, maka tekan tombol browse kemudian ambillah file gambar terbaru, ketika anda menekan tombol submit berbarengan dengan itu pula, anda menyimpan file photo anda yang baru . setelah bagian photo, akan ditampilkan pula Tempat Lahir dan Tanggal Lahir, pilihan Jenis Kelamin, Agama, Unit Kerja, Kode Bagian, Status Kepegawaian, Jenis Kepegawaian, Kedudukan Pegawai, Status Perkawinan, Golongan Darah, Alamat, RT, RW, Telphone Rumah, Kode Pos, Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kab/Kodya, Propinsi, Nomor KEPEG, noor ASKES, Nomor Kartu Taspen, Nomor KARIS/KARSU, NPWP, Nomor Penduduk yang telah di setting pada Table Setup akan tampil pada posisi yang anda pilih sebelumnya sehingga tampillah form seperti ini..

Gambar . 15

c. Delete Identitas Pegawai

Data yang akan di delete akan ditampilkan sama ketika anda akan mengedit data, hanya beda pada bagian kiri form List Identitas Pegawai, tampilannya adalah :

Gambar . 15.1

d. Print Identitas PegawaiTampilan Form print identitas pegawai sama dengan form edit ataupun delete, untuk fungsi-fungsi pengolahan data pada headernya, seperti :

Gambar . 16

Hanya peda pada bagian headernya di kolom Manage, yaitu terdapatnya tombol print, jika anda ingin memprint data yang anda lihat, maka tekanlah tombol print.

Gambar . 16.1

Dengan anda menekan tombol print.maka akan tampil List data sesuai dengan data yang anda pilih dengan mengaturnya pada fungsi header.

Pilihlah jenis printer yang anda inginkan, tetapi karena data dalam bentuk File HTML, sebaiknya print dulu ke dalam bentuk PDF file dengan cara mengistall Acrobat Disteller maka anda mendapatkan bentuk yang pas sesuai dengan lebar dari data tersebut, dan anda juga dapat mengcustomize dalam bentuk yang anda inginkan pada aplikasi Acrobat.

Gambar . 16.2Pada bagian Sub Form Kepegawaian, ada satu metode form Add data yang beda dari yang sebelumnya, dengan pengisian banyak data pada satu form,

sepertiGambar . 16.3

Pada form add ini , anda memilih satu NIP, dan satu NIP dengan nama lengkap ini mempunya banyak Riwayat Kepegawaian ( contoh ), jadi jika data yang dimasukkan lebih dari satu maka tekanlah tombol Add, begitu dan selanjutnya. Jika tambahan baris terlalu banyak dan anda ingin menghapusnya, maka tekanlah tombol Del pada bagian kanan Form, seperti :

Jika Gambar . 16.4

sudah selesai, maka tekanlah tombol Submit, untuk menyimpan data yang anda masukkan.

G. Sub Form dari UjianPada bagian Ujian terdiri dari 5 Sub Form yang terdiri dari :

Kategori Type

Multichoise Waktu MaintenanceUjian

Untuk penggunaan form pada sub bagian ini, cara penggunaannya sama dengan bagian Sub Form Kepegawaian seperti Tertera diatas. Dengan 4 fungsi pada tiap sub form, kecuali Maintenance Ujian ( Lihat Gambar 17 ), yaitu :

Add Edit Delete Print

Gambar . 17H. Sub Form dari Questioner

Pada bagian Questioner terdiri dari 5 Sub Form yang terdiri dari : Variabel Dimensi

Indikator Waktu Questioner Maintenance Queationer

Untuk penggunaan form pada sub bagian ini, cara penggunaannya sama dengan bagian Sub Form Kepegawaian seperti Tertera diatas. Dengan 4 fungsi pada tiap sub form kecuali Maintenance QuestionerKuis ( Lihat Gambar 18), yaitu :

Add Edit Delete Print

Gambar . 18I. Sub Form dari Kuis

Pada bagian Kuis terdiri dari 4 Sub Form yang terdiri dari : Kategori Soal Kuis

Waktu Kuis Maintenance Kuis

Untuk penggunaan form pada sub bagian ini, cara penggunaannya sama dengan bagian Sub Form Kepegawaian seperti Tertera diatas. Dengan 4 fungsi pada tiap sub form kecuali Maintenance Kuis ( Lihat Gambar 19), yaitu :

Add Edit Delete Print

Gambar . 19J. Sub Form dari Report

Pada Sub Form Report Terdiri dari 3 Jenis Report,yaitu : Data Pegawai

Statistiko Pendidikano Jenis Kelamino Agamao Status Kepegawaiano Jenis Kepegawaino Kedudukan Pegawaio Status Perkawainano Bagian

Ujiano MultiChoiseo Questioner

Data PegawaiPilihlah NIP yang anda inginkan untuk di cetak data-datanya, lalu tekanlah tombol cetak untuk mendapatkan reportnya dalam bentuk FILE PDF , yang bentuknya sudah diformat sesuai dengan Form Identitas Pegawai Negeri dari Departeman Dalam Negeri .

Gambar . 20

Hasil dari report adalah :

Gambar . 20.1

Laporan Statistik terdiri dari 2 bentuk yaitu, Line dengan bentuk :

Gambar . 20.2

Bentuk yang kedua dalam bentuk Pay Chart , dengan bentuk :

Gambar . 20.3

Untuk laporan ujian cara penggunaannya, sama dengan fungsi print yang lainnya. Adapun menu lengkap sub form report sebagai berikut :

Gambar . 20.4

K. Sub Form dari Table Setup

Pada Sub Form Table Setup terdiri dari 13 Main Sub nya yaitu :

1. Jenis Kelamin2. Agama3. Status Kepegawain4. Jenis Kepegawaian5. Kedudukan Pegawai6. Status Pernikahan7. Golongan Darah8. Jenis Jabatan9. Eselon10. Jenis Organisasi11. Pendidikan12. Unit Kerja13. Bagian

Gambar . 21

Pada masing-masing main Sub ini mempunya 4 fungsi yaitu : Add Edit Delete Print

L. Sub Form dari Administrator

Pada Sub Menu Administrator terdiri dari 3 Sub Menu yaitu : Setting Menu

o Otoritas Log History

o Listo Delete

User Logino Addo Edito Deleteo Print

oGambar . 22

Form Otoritas ini berfungsi mengatur masing-masing user dalam menggunakan aplikasi DSS dengan melihat kepada kebutuhan user tersebut. Jadi, setiap user yang di buat pada User Login dapat diatur hak aksesnya pada aplikasi ini.

Ketika seorang user melakukan aktifitas dalam DSS, maka semua kegiatan di simpan dalam History / Log File anda dapat melihatnya pada Log History.

M. Change Password

Masukkan Password Baru yang anda inginkan, lalu tekan tombol Submit, maka password anda akan terganti dengan yang baru.

Gambar . 23

N. Logout

Jika anda menekan Link ini, maka akan pendah ke Form Login Aplikasi DSS

O. HomeJika anda menekan Link ini, maka

akan kemenu utama Aplikasi DSS

Gambar . 24 ( Berikut Tampilan Link untuk Logout dan Home )