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Enero 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos Administrativos
SFA/DGIT/SGE-P-04-A2
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Subsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de Innovación TecnológicaSubdirección de Gobierno Electrónico
Consultor de Enlaces Multicanal
COPIA N
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ÍNDICE
Subdirección de Gobierno ElectrónicoManual de Procedimientos
ENERO 2015
Presentación
Estructura Orgánica del Área ............................................................................................................................................ 1
Simbología de Diagramas ................................................................................................................................................... 2
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Consultor de Enlaces Multicanal
Elaboración de Propuestas de Mejora a las Páginas Web y Portales Estatales ................................................................. 4
Desarrollo y Adecuación de los Sistemas de Información Utilizados en las Dependencias yEntidades de la Administración Pública Estatal .................................................................................................................. 7
Supervisión de Sistemas Delegados .................................................................................................................................... 10
Firmas de Autorización ....................................................................................................................................................... 13
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Subdirección de Gobierno ElectrónicoManual de ProcedimientosPRESENTACIÓN
ENERO 2015
La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.
Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.
La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.
La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Consultor de Enlaces Multicanal ofrece una respuesta a lasnecesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:
Estructura Orgánica del Área: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manual encuestión.
Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.
Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.
Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elConsultor, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
Nombre del procedimiento. Objetivo que se persigue en la realización del mismo. Frecuencia de realización. Procedimientos con los que conecta. Normas que rigen el procedimiento.
Firma de validación del proceso.
Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades quedeben llevarse a cabo para operar el proceso.
Diagrama correspondiente.
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ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÁREA
Subdirección Gobierno ElectrónicoManual de Procedimientos
1PÁG.ENERO 2015
UNIDAD DE GÉNERO
PROCURADURÍA FISCAL
SECRETARÍA DEFINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓNGENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DEINNOVACIÓN
TECNOLÓGICATESORERÍA
SUBDIRECCIÓN DEINFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
SUBDIRECCIÓN DEGOBIERNO ELECTRÓNICO
SUBSECRETARÍADE INGRESOS
DEPARTAMENTO DEDESARROLLO DE
APLICACIONES
UNIDAD DE ACCESO A LAINFORMACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DEFIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓN DEACTIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DELPATRIMONIO DEL ESTADO
DEPARTAMENTO DESERVICIOS ELECTRÓNICOS
MULTICANAL
ANALISTAADMINISTRATIVO DE
ENLACES MULTICANAL
COORDINACIÓN DEASESORES
CONSULTOR DE SISTEMASCONSULTOR DE ENLACES
MULTICANAL
SUBDIRECCIÓN DEPOLÍTICA
INFORMÁTICA
SUBSECRETARÍADE EGRESOS
SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN
SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
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Subdirección de Gobierno ElectrónicoManual de Procedimientos
2PÁG.
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
ENERO 2015
Inicio y fin
Actividad
Documento
Sistema y/o archivoinformático
Decisión
Pasa el tiempo
Conector de actividad
Conector de página
Conector de procedimientos
Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)
Archivo definitivo:cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)
Efectivo o cheque
Objeto o cosa
Actividades que se realizan demanera continua
Actividades que se realizan demanera simultánea
Indicadores de texto
Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)
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Subdirección de Gobierno ElectrónicoManual de Procedimientos
3PÁG.
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
ENERO 2015
CONSULTOR DE ENLACES MULTICANAL
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NORMAS
Subdirección de Gobierno ElectrónicoManual de Procedimientos
FIRMA DE VALIDACIÓN
4PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL CONSULTOR DE ENLACES MULTICANAL LA VALIDACIÓNDEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
ENERO 2015
Elaboración de Propuestas de Mejora a las Páginas Web y Portales Estatales.
Proponer mejoras a las páginas web y portales estatales, para convertirlos en medios operativos y de atención a laciudadanía.
Eventual.
El Consultor de Enlaces Multicanal, debe asesorar al área que implementará la Propuesta de mejora, con el fin que serealice con apego a dicha propuesta.
Ninguno.
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Subdirección de Gobierno ElectrónicoManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
5PÁG.ENERO 2015
Elaboración de Propuestas de Mejora a las Páginas Web y Portales Estatales.
Accesa a la Página web y/o portal estatal y elabora un Informe de loobservado.
Realiza un análisis al Informe, detectando las necesidades y nuevastendencias.
Determina las áreas de oportunidad, de acuerdo a sus necesidades ynuevas tendencias.
Elabora Propuesta de mejora, de acuerdo a las áreas de oportunidaddeterminadas y envía la Propuesta de mejora al Subdirector deGobierno Electrónico para su visto bueno.
Pasa el tiempo.
Recibe la Propuesta de mejora del Subdirector de GobiernoElectrónico y verifica si obtuvo visto bueno.
¿Obtuvo visto bueno?
En caso de no obtener visto bueno:
Realiza modificaciones a la Propuesta de mejora, de acuerdo a lasobservaciones señaladas.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de obtener visto bueno:
Envía la Propuesta de mejora, a través del Subdirector de GobiernoElectrónico, para su aprobación y aplicación al Director General deInnovación Tecnológica,
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
5A.
6
Consultor de Enlaces Multicanal.
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ELABORACIÓN DE PROPUESTAS DE MEJORA A LAS PÁGINAS WEB Y PORTALES ESTATALES
CONSULTOR DE ENLACES MULTICANAL
INICIO
REALIZA ANÁLISIS
DETECTANDO LASNECESIDADES Y
NUEVAS TENDENCIAS
DETERMINA LAS ÁREAS DEOPORTUNIDAD
DE ACUERDO ALAS NECESIDADES
Y NUEVASTENDENCIAS
ELABORA DE ACUERDO A LASÁREAS DE OPORTUNIDADDETERMINADAS Y ENVÍA
PARA VISTO BUENO
SUBDIRECTOR DE GOBIERNOELECTRÓNICO
RECIBE Y VERIFICA SIOBTUVO VISTO BUENO
SUBDIRECTOR DE GOBIERNOELECTRÓNICO
¿OBTUVO VISTO BUENO?REALIZA MODIFICACIONES
DE ACUERDO A LASOBSERVACIONES SEÑALADAS
NO
1
1
ENVÍA PARA SU APROBACIÓNY APLICACIÓN
SI DIRECTOR GENERAL DEINNOVACIÓN TECNOLÓGICA
A TRAVÉS DELSUBDIRECTORDE GOBIERNOELECTRÓNICO
FIN
ACCESA Y ELABORA
PÁGINA WEB Y/OPORTAL ESTATAL
INFORME
INFORME
PROPUESTA DE MEJORA
PROPUESTA DE MEJORA
PROPUESTA DE MEJORA
PROPUESTA DE MEJORA
ENERO 2015
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 5A. )
( 6 )
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NORMAS
Subdirección de Gobierno ElectrónicoManual de Procedimientos
FIRMA DE VALIDACIÓN
7PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL CONSULTOR DE ENLACES MULTICANAL LA VALIDACIÓNDEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
ENERO 2015
Apoyar en el diagnóstico a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, para la adecuación de sussistemas de información.
Eventual.
Desarrollo y Adecuación de los Sistemas de Información Utilizados en las Dependencias y Entidades de laAdministración Pública Estatal.
El Consultor de Enlaces Multicanal, debe informar al Subdirector de Gobierno Electrónico sobre las solicitudes deadecuación de programas y/o proyectos que soliciten las Dependencias y Entidades de la Administración PúblicaEstatal.
Ninguno.
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Subdirección de Gobierno ElectrónicoManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
8PÁG.ENERO 2015
Desarrollo y Adecuación de los Sistemas de Información Utilizados en las Dependencias y Entidades de laAdministración Pública Estatal.
Recibe Solicitud de adecuación de las Dependencias y Entidades de laAdministración Pública Estatal para modificar el Sistema deinformación utilizado.
Analiza el Sistema de información, definiendo la duración y etapasdel mismo.
Elabora la Propuesta de adecuación, con base en el análisiselaborado al Sistema de información y envía vía correo electrónico laPropuesta de adecuación al Subdirector de Gobierno Electrónico,para su visto bueno.
Pasa el tiempo.
Recibe vía correo electrónico la Propuesta de adecuación delSubdirector de Gobierno Electrónico y verifica si obtuvo visto bueno.
¿Obtuvo visto bueno?
En caso de no obtener visto bueno:
Modifica la Propuesta de adecuación, con base en las observacionesseñaladas.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de obtener visto bueno:
Presenta vía correo electrónico la Propuesta de adecuación a lasDependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, parasu desarrollo e implementación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
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4A.
5.
Consultor de Enlaces Multicanal.
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DESARROLLO Y ADECUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UTILIZADOS EN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADESDE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL
CONSULTOR DE ENLACES MULTICANAL
ENERO 2015
RECIBE
INICIO
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DELA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ESTATALPARA
MODIFICAR ELSISTEMA DE
INFORMACIÓNUTILIZADO
ANALIZA
SISTEMA DEINFORMACIÓN
DEFINIENDO LADURACIÓN YETAPAS DEL
MISMO
ELABORA Y ENVÍA PARAVISTO BUENO
PROPUESTA DEADECUACIÓN
CON BASE EN ELANÁLISIS ELABORADO AL
SISTEMA DEINFORMACIÓN
VÍA CORREOELECTRÓNICO
RECIBE Y VERIFICA SIOBTUVO VISTO BUENO
PROPUESTA DEADECUACIÓN
SUBDIRECTOR DEGOBIERNO ELECTRÓNICO
VÍA CORREOELECTRÓNICO1
SOLICITUD DEADECUACIÓN
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
SUBDIRECTOR DE GOBIERNOELECTRÓNICO
¿OBTUVO VISTO BUENO?NO MODIFICA CON BASE EN LAS
OBSERVACIONES SEÑALADAS
PROPUESTA DEADECUACIÓN
1
PRESENTA PARA SUDESARROLLO E
IMPLEMENTACIÓN
PROPUESTA DEADECUACIÓN
SI DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DELA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ESTATAL
VÍA CORREOELECTRÓNICO
FIN
( 4A )
( 5 )
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NORMAS
Subdirección de Gobierno ElectrónicoManual de Procedimientos
FIRMA DE VALIDACIÓN
10PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL CONSULTOR DE ENLACES MULTICANAL LA VALIDACIÓNDEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
ENERO 2015
Ninguno.
Supervisión de Sistemas Delegados.
Mantener eficientes los sistemas que le son delegados, con el fin de satisfacer a los usuarios.
Diaria.
El Consultor de Enlaces Multicanal, debe supervisar frecuentemente los Sistemas que le hayan sido asignados.
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Subdirección de Gobierno ElectrónicoManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
11PÁG.ENERO 2015
Supervisión de Sistemas Delegados.
Recibe el nombre del Sistema que le ha sido delegado para supervisarsu correcto funcionamiento del Subdirector de GobiernoElectrónico, vía instrucción verbal.
Accesa al Sistema y analiza su funcionamiento.
Asigna y notifica al Analista Administrativo de Enlaces Multicanal elSistema a monitorear para verificar su correcto funcionamiento.
Recibe la notificación del Sistema que le ha asignado el Consultor deEnlaces Multicanal.
Accesa al Sistema y monitorea su correcto funcionamiento.
¿Funciona correctamente el Sistema?
En caso de no funcionar correctamente el Sistema:
Identifica la causa de la falla en el Sistema y verifica si es reparable porel área, informando al Consultor de Enlaces Multicanal.
¿Es reparable la falla del Sistema por el área?
En caso de no ser reparable la falla del Sistema por el área:
Solicita y recibe el apoyo del Proveedor del Sistema, a través delConsultor de Enlaces Multicanal, para reparar la falla.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de ser reparable la falla del Sistema por el área:
Accesa al Sistema, repara la falla e informa al Consultor de EnlacesMulticanal la reparación de la misma.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de funcionar correctamente el Sistema:
Notifica el correcto funcionamiento del Sistema al Consultor deEnlaces Multicanal .
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
5A.
5B.
5C.
6.
Consultor de Enlaces Multicanal.
Analista Administrativo de EnlacesMulticanal.
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SUPERVISIÓN DE SISTEMAS DELEGADOS
CONSULTOR DE ENLACES MULTICANAL
INICIO
RECIBE EL NOMBRE DELSISTEMA QUE LE HA SIDO
DELEGADO
SUBDIRECTOR DE GOBIERNOELECTRÓNICO
VÍAINSTRUCCIÓN
VERBAL
ACCESA Y ANALIZA SUFUNCIONAMIENTO
SISTEMA
ASIGNA Y NOTIFICA ELSISTEMA A MONITOREAR
ANALISTA ADMINISTRATIVODE ENLACES MULTICANAL
RECIBE LA NOTIFICACIÓNDEL SISTEMA QUE LA HA
SIDO ASIGNADO
CONSULTOR DE ENLACESMULTICANAL
ACCESA Y MONITOREA SUCORRECTO
FUNCIONAMIENTO
SISTEMA
¿FUNCIONACORRECTAMENTE EL
SISTEMA?
NOIDENTIFICA LA CAUSA DE LA
FALLA Y VERIFICA SI ESREPARABLE POR EL ÁREA
SISTEMA
INFORMANDO ALCONSULTOR DE
ENLACESMULTICANAL
¿ES REPARABLE LA FALLA DELSISTEMA POR EL ÁREA?
NO SOLICITA Y RECIBE APOYO,PARA REPARAR LA FALLA
PROVEEDOR DELSISTEMA
A TRAVÉS DELCONSULTOR DE
ENLACESMULTICANAL
1
1
SI
ACCESA, REPARA LA FALLA EINFORMA LA REPARACIÓN DE
LA MISMA
SISTEMA
CONSULTOR DE ENLACESMULTICANAL
1
NOTIFICA EL CORRECTOFUNCIONAMIENTO DEL
SISTEMA
SI CONSULTOR DE ENLACESMULTICANAL
FIN
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE ENLACES MULTICANAL
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 5A )
( 5B )
( 5C )
( 6 )
ENERO 2015
COPIA N
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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Subdirección de Gobierno ElectrónicoManual de Organización
13PÁG.ENERO 2015
MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
MTRO. MAURICIO MARTÍN AUDIRAC MURILLOSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
L.A. GABRIEL SALVADOR ARNAU TOMASESOR ESPECIAL DEL C. SECRETARIO EN LADIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
LIC. JOSÉ DAVID GONZALEZ BARRADASDIRECTOR GENERAL DE INNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
LIC. JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Subdirección de Gobierno ElectrónicoManual de Organización
14PÁG.ENERO 2015
Elaborado y autorizado en enero de 2015Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave.
LIC. JOSÉ RAMIRO LEZAMA DOMÍNGUEZCONSULTOR DE ENLACES MULTICANAL
LSCA. JULIO ALBERTO HERNÁNDEZ GARCÍASUBDIRECTOR DE GOBIERNO ELECTRÓNICO
L.R.I. MARIANA GALLEGOS HERNÁNDEZSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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