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DeGIDàGIDE:Delagestionintégréedesdocumentsàlagouvernancedel’informationdocumentaireélectroniqueÉtatd’avancementduprojetGID-CollaboàlaVilledeLaval
NicolasLarivéeetJulieThériaultVilledeLaval
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2 Tabledesma*ères
Ø Présentationduprojeto Descriptiono Objectifso Portéeo Équipe
Ø HistoriquedelaGIDàlaVilledeLaval
Ø Recetted’implantation
Ø Gestionduchangement
Ø Enjeux
Ø Facteursdesuccès
Ø DémodeGID-Collabo
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3 Présenta*onduprojet|Descrip*on
Ø Ce projet met en place les fondations d’une saine gestion documentaire enpriorisantlagestiondesdocumentsnumériquespourl’ensembledupersonneldelaVille de Laval. Il adresse autant lamise en force des aspects législatifs de lagestiondesdocumentspapiersetnumériquespoursupporterlesprocessusreliésà la gestion complète du cycle de vie d’un document, de sa création à sadestructionousonarchivagepourdesfinspatrimoniales.
Ø Ainsi,leprojetadéployélasolutionGID-Collaboàl’échelledelaVillepourenfaire
une utilisation généralisée. L’objectif est d’assurer une gestion documentaireconforme à la Politique de gestion intégrée des documents (GID) et d’offrir unenvironnementdecollaborationenrichissantàtouslesemployés.LaplateformeSharePointestutiliséepoursupporterlasolutionGID-Collabo.
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4 Présenta*onduprojet|Objec*fsØ Établirlesfondationsdelagestiondocumentaireenpriorisantunegestionnumériquedes
documents(environnementsanspapier);Ø Normaliserlespratiquesentermederespectdeslois,desrèglementsetducadrenormatif
archivistiqueetpatrimonialdelagestiondocumentaire;Ø Éliminerl’acquisitiond’outilsinformatiquesparlesdifférentsservicespourfairedela
gestiondocumentaireouquiinclutunvoletliéàlagestiondocumentaire;Ø Organiserlesdocumentsdesorteàfaciliterlarecherche,lepartageetlaréutilisation;Ø Contrôlerlamassedocumentairenumériqueenautomatisantlecycledeviedes
documents;Ø Mettreenplaceunegouvernancedelagestiondel’informationdocumentaire
électronique(GIDE);Ø Disposerd’unoutilpourl’interaction,lacollaborationetlamiseencommunde
l’informationentrelesemployésdesdifférentsservicesfavorisantainsilepartagedesconnaissances;
Ø Éliminerl’utilisationdesenvironnementsWindows.
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5 Présenta*onduprojet|Portée
Ø Inclusions:o DéployerlasolutionGID-CollaboàtouslesservicesdelaVille;o Adapterlesprocessusd’affairespourdiminueraumaximumlesdocumentspapier;o Responsabiliserlesreprésentantsdelagestiondocumentairedanslesservicesence
quiatraitàlagestiondesdocuments;o DéplacerlesdocumentspertinentsdesenvironnementsWindowsversGID-Collabo;o MettreendérouteenpartielesenvironnementsWindowspourlagestiondes
documentsopérationnelsquicomportedesextensionsdefichiersprisenchargeparSharePoint.LesfichiersdedonnéesetlesdocumentsapplicatifsserontconservésdanslesenvironnementsWindows;
o Tenircomptedelamobilitédesemployésdansl’architecturedesolution.
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6 Présenta*onduprojet|Portée
Ø Exclusions:
o Numérisationmassivededocumentspouréliminerlepapier;o Donnéesdesapplications,c’est-à-direcellesenregistréesdansdesbasesdedonnées;o DocumentsapplicatifssurlesenvironnementsWindowsoudansd’autresapplications
corporativesquecellesquisontprésentementsurSharePoint;o Miseendérouteet/ouadaptationd’applicationsexistantesetmigrationdesdonnées;o IntégrationdessystèmesmétiersdesservicesàSharePoint.
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7 Présenta*onduprojet|Équipe
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8 HISTORIQUEDELAGIDÀLAVILLEDELAVAL
ÉlaborationdesoutilsGID• PolitiqueGID• Plandeclassification• Calendrierdeconservation• ProgrammedeformationGID
Gestiondocumentaireetcollaboration• CréationdesitesdecollaborationSharePoint
Appeld’offres• Sélectiond’unoutilGIDcomplémentaireàSharePoint• Sélectiond’unintégrateurexterne• Preuvedeconcept
Repositionnement• Décisiondenepasacquérirl’outilGIDcomplémentairesuiteàlapreuvedeconcept
• SélectionderessourcesexternespouraccompagnerlaVilledanslapoursuiteduprojet
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2016 20172014-20152008à2013 Àcejour…
DéploiementGID-Collabo(SharePoint
2013)
AcquisiGonOffice365
Pilote:Livraison1
Juin2018
ConceptionetréalisationLivraison1• Architecturedesolution• Spécificationfonctionnelle• Configurationetparamétrage• Développementetmiseenproductiondupilote
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9 ReceJed’implanta*on
Cueillettededonnées
FormationsGID(plandeclassificationetcalendrierdeconservation)
MénageduV:classificationetapplicationducalendrier
FormationGID-Collabo
DéplacementdesdocumentsduVverslessitesd’équipeavecSharegate(quelquesemployésparservice)
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10 Ges*onduchangement
Ø Unplandecommunicationquiinclut:o DesbulletinsGID-Collabo
personnalisésàchacundesservicespourfaireconnaîtrel’étatd’avancementduprojet.
o Unecommunicationcorporative
publiéesurl’intranetpourinformerl’ensembledupersonneldelaVillesurleprojetengénéral.
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11 Ges*onduchangementØ UneformationsurlasolutionGID-Collabod’unedemi-journée.Ø Unsupportpost-formationencontinucomprenant:
o Unguided’utilisationcompletcomprenantplusd’unecentainedepages.o UnaccompagnementdesconseillersGIDsurleterrain.o Unefoireauxquestions/commentairesaccessiblesauxutilisateurs.o Desauditsproduitsparl’équipeTI.
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12 Enjeux
Ø Réviserlecalendrierdeconservation;o Modéliserdansunenvironnementnumérique.o Délaisdeconservationdoiventpermettreunenumérisationdesubstitution
l’actif.
Ø Traiter25millionsdefichiers;Ø Implanterlasolutionà2800utilisateurs;Ø Disponibilitédesressources;Ø Niveauvariabledesutilisateurs;Ø Capacitéàpasserlasolutionenmodeopérationnel.
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13 Facteursdesuccès
Ø Ladirections’approprielavisionduprojetets’assuredesamiseenplace;Ø LesressourceshumainesduServicedel’innovationetdestechnologies
nécessairesàl’exécutiondeceprojetsontmisesàladispositionduprojet;Ø LesressourceshumainesduServicedugreffenécessairesàl’exécutiondece
projetsontmisesàladispositionduprojet;Ø Laportéeduprojetestrespectée;Ø Ladisponibilitédesressourcesinternesnechangepasparrapportàla
planificationinitiale;Ø L’ensembledesemployésdelaVilleadhèreauxobjectifsduprojetetcontribueà
leursatteintes;Ø LasolutionGID-Collabonouspermetd’assurerl’intégritéetlapérennitédes
documents;Ø Lagestionduchangementaunrôleprépondérantdansleprojet.
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14 DémoGIDCollabo
https://ged.laval.ca/sites/S_25/SitePages/Accueil.aspx
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