de geboorte van een 100000plus gemeente
DESCRIPTION
Per 1 januari 2014 is de nieuwe gemeente Alphen aan den Rijn ontstaan uit de gemeenten Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude. De amibities van dit stevige ICT-traject waren hoog. Met stevige inspanningen is het ons gelukt om te fuseren, Het Nieuwe Werken in te voeren, een digitale dienstverlening en procesafhandeling te realiseren (zaak- en procesgericht werken), 250 applicaties in de verschillende gemeenten te migreren naar 150 nu en niet in de laatste plaats zonder grote problemen de dienstverlening op 3 januari jl. te starten. Natuurlijk ging dit niet zonder slag of stoot.In de presentatie komt aan bod waar het spannend werd, waar het schuurde en hoe we dit hebben opgelost.TRANSCRIPT
Welkom
De geboorte van een 100.000+ gemeente
ICT-integratie
Odinfo, Rolf Meursing
Alphen aan den Rijn, Ron Meijer
Agenda
1. Voorstellen
2. Samenwerkingsvarianten
3. De case ABR
4. Vragen
Voorstellen
Rolf Meursing
10 jaar bezig met samenwerken en ICT-
integraties
Laatste 7 jaar vanuit Odinfo en voor de lokale
overheid
Veel projecten, vele wendingen in projecten
Altijd spannend en boeiend
Voorstellen
Ron Meijer
CIO / Manager I&A Alphen a/d Rijn (mei 2013)
Bedrijfskunde, bedrijfsleven, bedrijfsmatig
Scheidsvlak business en ICT
Mensgericht
Odinfo
Leiden ICT-integratie
Maken informatiestrategie
Implementeren e-gemeente, zaakgericht werken
Verbeteren ICT-organisatie
Implementeren informatiesystemen, zoals
midoffices
Realiseren kostenbesparingen
Ervaring
Veel soorten ICT-integraties
Dit jaar:
- Boarnsterhim (splitsing van de gemeente)- Shared Service Centre (DeSom)- RUD FUMO- Ambtelijke fusie DFM (uittreding ISZF)- Integratie naar een 100+ gemeente (ABR)
Rollen:
- Projectleider, voorzitter van de werkgroep - Inhoudelijk deskundige- Europese aanbestedingen
Fusie Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude
100.000+ gemeente
850 medewerkers
Centrumgemeente in Groene Hart
Profiel:dienstbaar en dichtbijprofessioneelbeste werkgever
Agenda
1. Voorstellen
2. Samenwerkingsvarianten
3. De case ABR
4. Vragen
Samenwerkingsvarianten
Typen
- Herindeling
- Ambtelijke fusie
- Bundeling van taken
- SSC
- Deelsamenwerkingen op ICT
Integraties lijken op elkaar
- Groot project
- Hoge kosten
- Onzekere terugverdientijd
- Nieuw
Maar zijn verschillend
- In scope- In grootte- In belang
Opbrengst vs. typen
Potentiëlebaten
o Netwerk-model
o Centrummodelo Matrixmodel
o Shared Service Centre
Verschillen partners
naar: Batelaan / van Essen, 2006
nee
nee
ja
ja
partners even effectief?
dezelfde bedrijfs-functies?
Eenzijdig invoegen
Gelijkwaardige integratie
Kennis uitwisselenMeester Leerling
Agenda
1. Voorstellen
2. Samenwerkingsvarianten
3. De case ABR
4. Vragen
De fusie in vogelvlucht…• Dienstverlening heeft geen hinder ondervonden• Honderden nieuwe werkplekken opgeleverd• Alle archieven van drie gemeenten verhuisd • Postverzorging gewoon doorgegaan (in 2 weken achterstand weggewerkt)• Migratie van de drie DMS-applicaties• Integratie vaste en mobiele telefonie• Ruim 850 smartphones uitgerold (incl. beheer ingeregeld)• Ruim 250 applicaties gemigreerd en teruggebracht tot ~150• Het Nieuwe Werken: concept uitgerold• Midoffice-applicatie en daarmee Zaak & Procesgericht werken
geïmplementeerd• Topografische kaarten van 3 gemeenten naadloos samengevoegd• GBA en overige basisadministraties geruisloos samengevoegd• Groot aantal opleidingen verzorgd voor medewerkers• Digitaal Vergaderen voor Raads- en commissieleden uitgerold• Ruim 100 tablets ingericht en uitgerold • Volledig nieuwe website en intranet opgeleverd• Samenvoegen van contracten • Nieuwe multi functional printers uitgerold• Verhuizingen• Handleidingen gemaakt voor komst nieuwe medewerkers• …
• Binnen planning, binnen budget, samenwerking, teambuilding
NazorgInvoeringInrichtingOntwerpVoor-berei-ding
Fase/ tijd
Project-plan
Compleet ontwerp
Go live-plan
Beheer-plan
Fundament 1: fasering
Fundament 2: opsplitsen
• Architectuur / strategie
• Datacenter
• Verbindingen
• Telefonie
• Werkstations
• Kernapplicaties
• Geo-applicaties
• Overige applicaties
• ………
Fundament 3: testen
Fundament 4: freeze
CHAOS
ORDE
Projectdoelen
De integratie
Datakwaliteitverbetering
Processen?
Input, Personeelslijsten
Ambities
Het Nieuwe Werken
Zaakgericht werken
Nieuwe applicaties
Weerstanden en cultuurverschillen
Calimero-syndroom
Not-invented-here-syndroom
Risico’s tijdens het project
Te veel gedoe buiten het project (rust en focus
nodig)
Vertraging, geen besluitvorming
Juridische interventie
Onvoldoende aandacht
Struikelende projectleiders
Do’s tijdens het project
Maak een stevig plan en durf hiervan af te wijken
Definieer focus en prioriteit
Partner met en betrek leveranciers
Trek op met dienstverlening
Vorm één I&A-project
Bedien groepen als bestuurder/raden,
managers, medewerkers (communiceer)
Testen!
Vragen
Dank voor u aandacht