de evenementen checklist...de evenementen checklist 8 2-3 maanden voor het evenement nu is het tijd...
TRANSCRIPT
FLYER.BE
De evenementen checklist#iedereenFLYER
Drukwerk voor iedereen !
Evenementen doe je zo!
De evenementen checklist 2
Of het nu de eerste of de honderdste keer is dat je een evenement organiseert, je wil steeds dat het resultaat perfect is en dat er zo weinig mogelijk verrassingen zijn.
Daarom stelden we deze evenementen checklist op. Print ze snel af en je kan meteen starten met plannen en verantwoordelijken aanduiden.
StartVul hieronder algemene informatie in over het evenement. Wees kort en bondig zodat iedereen die betrokken is bij het evenement snel deze informatie kan opvragen.
1.1 CONCEPT
Beschrijf hier kort het evenement.
1.2 DATUM
Op welke datum gaat het evenement door?
1.3 LOCATIE
Waar gaat het evenement door?
1.4 BUDGET
Wat is het totale budget beschikbaar voor dit evenement?
De evenementen checklist 3
01
1.5 HOOFDSPONSORS
Zijn er grote sponsors beschikbaar? Wie?
1.6 EINDVERANTWOORDELIJKE
Wie is de organisatieverantwoordelijke?
De evenementen checklist 4
3-4 maanden voor het evenementDeze zaken moeten zo snel mogelijk besproken worden. Vaak duren ze wat langer om in orde te brengen dan je verwacht. Vul ook steeds een verantwoordelijke en deadline in.
2.1 DJ OF BANDS VASTLEGGEN
Moet er een DJ of bands gevonden worden, welke stijl?
Deadline Verantwoordelijke
2.2 INRICHTING
Zoek een partij/partijen voor de inrichting zoals verlichting, tenten, decoratie, computers, projectors, geluid, podia,…
Deadline Verantwoordelijke
2.3 SPONSORS ZOEKEN
Maak een plan op om lokale sponsors aan te trekken.
Deadline Verantwoordelijke
02
De evenementen checklist 5
2.4 PUBLICITEIT
Maak een gedetailleerd plan op om het evenement bekend te maken bijdedoelgroep.Inclusiefflyers,affiches,panelen,…
Deadline Verantwoordelijke
2.5 GRAFISCHE BENODIGDHEDEN INPLANNEN
Toegangstickets, drankbonnen, programmaboekje en bewegwijzering.
Deadline Verantwoordelijke
2.6 VERKOOPPUNTEN
Bepaal op welke manier er tickets verkocht zullen worden.
Deadline Verantwoordelijke
De evenementen checklist 6
2.7 REGISTRATIEFORMALITEITEN
Onderzoek welke administratieve formaliteiten er geregeld moeten worden op de locatie.
Deadline Verantwoordelijke
2.8 VERVOER VAN EN NAAR LOCATIE
Bied je bustransport aan? Neem dan nu reeds contact op met een busdienst.
Deadline Verantwoordelijke
De evenementen checklist 7
De evenementen checklist 8
2-3 maanden voor het evenementNu is het tijd om de grote lijnen volledig af te werken.Het evenement begint dichterbij te komen, het aftellen is begonnen.
3.1 DRUKWERK BESTELLEN
Bestelnujeflyers,affiches, boekjes en ander promotiemateriaal.
Deadline Verantwoordelijke
3.2 BRANDVEILIGHEID EN ANDERE VERZEKERINGEN
Brandveiligheid, burgerlijke aansprakelijkheid en verzekering: alle risico’s nakijken en eventueel vernieuwen.
Deadline Verantwoordelijke
3.3 TAPINSTALLATIE EN DRANK
Contact opnemen met de leverancier voor een tapinstallatie en drank.
Deadline Verantwoordelijke
03
De evenementen checklist 9
3.4 MATERIAAL AANVRAGEN
Als je de inrichting zelf doet, moet deze nu zo snel mogelijk besteld/ gehuurd worden.
Deadline Verantwoordelijke
3.5 CATERINGBEDRIJF CONTACTEREN
Indien nodig, ga op zoek naar een cateringbedrijf.
Deadline Verantwoordelijke
3.6 FOTOGRAAF
Kiezen van en contact opnemen met een fotograaf.
Deadline Verantwoordelijke
De evenementen checklist 10
3.7 VERSPREIDING AFFICHES
Eersterondevoorhetverspreidenvanaffiches.
Deadline Verantwoordelijke
3.8 SECURITY CONTACTEREN
Veiligheidsmensen boeken.
Deadline Verantwoordelijke
De evenementen checklist 11
1-2 maanden voor het evenementNu zou het evenement bijna volledig georganiseerd moeten zijn.Tijd om de puntjes op de i te plaatsen.
4.1 DRAAIBOEK VOOR DE DAG ZELF OPMAKEN
Plan het verloop van het volledige evenement nauwkeurig in zodat er geen verrassingen zijn op de dag zelf.
Deadline Verantwoordelijke
4.2 ONLINE PROMOTIE MAKEN
Facebook, LinkedIn, Twitter, aanmelden op evenementenkalender, persbericht uitsturen, uitnodigingen via e-mail uitsturen,…
Deadline Verantwoordelijke
4.3 PLAKPLAATSEN
Plakplaatsen uitzoeken en plakroutes opstellen.
Deadline Verantwoordelijke
04
De evenementen checklist 12
4.4 FLYERPLAATSEN
Flyerplaatsenuitzoeken.
Deadline Verantwoordelijke
4.5 VERDELING VAN VOORVERKOOPKAARTEN
Zorg dat voor alle verkooppunten de kaarten beschikbaar zijn.
Deadline Verantwoordelijke
4.6 VERSPREIDING AFFICHES
Tweederondevoorhetverspreidenvanaffiches.
Deadline Verantwoordelijke
4.7 SERVICE DIENSTEN CONTACTEREN
Schoonmaakbedrijf en afvalorganisatie contacteren voor na het evenement.
Deadline Verantwoordelijke
De evenementen checklist 13
3-4 weken voor het evenementZorg dat alles tot in de kleinste details voorbereid wordt.Over minder dan 1 maand start het evenement.
5.1 SABAM EN BILLIJKE VERGOEDING IN ORDE BRENGEN
Breng beide vergoedingen in orde zodat je muziek van auteurs en artiesten mag gebruiken.
Deadline Verantwoordelijke
5.2 PERSCONFERENTIE ORGANISEREN
Tijd om je contacten bij de pers aan te spreken en hen te informeren over het evenement.
Deadline Verantwoordelijke
5.3 EERSTE TAAKVERDELING
Maak een eerste gedetailleerde taakverdeling voor alle medewerkers.
Deadline Verantwoordelijke
05
De evenementen checklist 14
1-3 weken voor het evenementFocus nu vooral op bezoekers!De belangrijkste zaken moeten nu afgerond zijn.
6.1 DEFINITIEVE TAAKVERDELING OPSTELLEN
Opstellenvandedefinitievetaakverdelingvoorallemedewerkers.
Deadline Verantwoordelijke
6.2 TOELATING PUBLICITEITSWAGEN
Toelating aanvragen om met een publiciteitswagen rond te rijden.
Deadline Verantwoordelijke
6.3 RECLAME MAKEN
Affiches,internet,flyers,directmailing,…
Deadline Verantwoordelijke
06
De evenementen checklist 15
6.4 DRUKKEN VAN MENU’S, BADGES, NAAMKAARTJES
DrukkenvanbadgesvoorVips,bezoekers,security.Ookmenu’sen eventueel naamkaartjes.
Deadline Verantwoordelijke
De evenementen checklist 16
1-3 dagen voor het evenementControleer of alles 100% in orde is.Nu wordt het druk en spannend!
7.1 RECLAME BLIJVEN MAKEN
Rondrijden bv. met de publiciteitswagen.
Deadline Verantwoordelijke
7.2 BEWEGWIJZERING
Ophangen bewegwijzering.
Deadline Verantwoordelijke
7.3 LOCATIE KLAAR MAKEN
De volledige zaal in orde brengen. Ook ophalen van al het nodig materiaal.
Deadline Verantwoordelijke
07
De evenementen checklist 17
7.4 BERICHT BUURTBEWONERS
Maak een berichtje voor de buurtbewoners met meer informatie over het evenement.
Deadline Verantwoordelijke
7.5 VOORVERKOOP OPHALEN EN AFREKENEN
Ophalen en afrekenen van alle voorverkochte tickets.
Deadline Verantwoordelijke
7.6 NUTTIGE TELEFOONNUMMERS
Lijst met nuttige telefoonnummers opmaken.
Deadline Verantwoordelijke
7.7 WISSELGELD HALEN
Voorzie, indien nodig, voldoende wisselgeld voor de bar en de inkom.
Deadline Verantwoordelijke
7.8 KLEIN BARMATERIAAL VOORZIEN
Flessenopeners, handdoeken, afwasmiddel, plateaus,....
Deadline Verantwoordelijke
7.9 BRIEFING
Briefingaanallemedewerkers,eengoeiegroepssfeerzorgtvooreen aangename ervaring voor de medewerkers.
Deadline Verantwoordelijke
De evenementen checklist 18
De evenementen checklist 19
24 uur voor het evenementToch nog eens goed controleren.De laatste loodjes, nu zou alles in orde moeten zijn.
8.1 BEVESTIGING VEILIGHEIDSMENSEN
Bevestig dat de veiligheidsmensen aanwezig zullen zijn.
Deadline Verantwoordelijke
8.2 BEVESTIG CATERINGDIENSTEN
Check bij de cateringdiensten of alle afspraken zullen nagekomen worden.
Deadline Verantwoordelijke
8.3 BEVESTIGEN MUZIKANTEN
Neem contact op met de geboekte muzikanten en ga na of alle afspraken zullen nagekomen worden.
Deadline Verantwoordelijke
08
8.4 CONTROLE ZAAL
Controleer alle inrichting van de zaal. Test ook muziek, verlichting, decoraties, airco,…
Deadline Verantwoordelijke
8.5 BEWEGWIJZERING
Check de bewegwijzering.
Deadline Verantwoordelijke
De evenementen checklist 20
Tot 5 dagen na het evenementOk, nu zijn er nog een aantal zaken die opvolging nodig hebben.Een goeie nazorg en evaluatie verzekeren een succesvol volgend evenement.
9.1 BEDANKINGSKAARTJES
Bedankingskaartjes drukken en versturen naar alle medewerkers.
Deadline Verantwoordelijke
9.2
EVALUATIE SCHRIJVEN Gedetailleerd evaluatierapport schrijven, met suggesties voor toekomstige evenementen.
Deadline Verantwoordelijke
9.3 DEELNEMERSLIJST UPDATEN
Deelnemerslijst aanvullen en gegevens bewaren voor komende evenementen.
Deadline Verantwoordelijke
09
De evenementen checklist 21
9.4 REKENINGEN BETALEN
DJ, schoonmaakploeg, catering, drukwerk, huur, SABAM, podium, zaaldecoratie, eventuele schade, drank, tapinstallatie,…
Deadline Verantwoordelijke
9.5 FINANCIEEL VERSLAG MAKEN
Maak een gedetailleerd verslag van de kosten en inkomsten.
Deadline Verantwoordelijke
De evenementen checklist 22
FLYER.BE Drukwerk
voor iedereen !
NOG VRAGEN? CONTACTEER ONSNa het lezen van deze gids ben je ongetwijfeld klaar om van je evenement een succes te maken.
Heb je toch nog vragen of opmerkingen?
Aarzel dan niet om ons te contacteren:
070 222 309(€ 0,30/min)
Korte Gotevlietstraat 9, 8000 Brugge, België
Ons contactformulier