Datos, datos y más datos: Funciones

Al CaponeAlphonse Gabriel Capone

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La caída

Aunque Capone siempre hacía sus negocios con hombres de tapadera y no había registrosque lo relacionasen con sus ganancias, las nuevas leyes promulgadas en 1927 permitieron algobierno federal perseguir a Capone por evasión de impuestos, su mejor opción paraencarcelarlo al fin. Fue perseguido por el agente de la "Agencia de Prohibición" Eliot Ness ysus agentes incorruptibles "Los Intocables" y por el agente del IRS Frank Wilson, que fuecapaz de encontrar recibos que relacionaban a Capone con ingresos por juego ilegal yevasión de impuestos por esos ingresos.

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Img 1. Libros contables

Imagen de creación propia

Img 2. Hoja de cálculo

Imagen de creación propia

Img 0. Artículo de El País, publicado en la edición digital elpais.com el 7/10/2009.

Seguro que a "LosIntocables" les costó unpoco más analizar losdatos contables de AlCapone que a losinvestigadores los deeste caso actual. El pasode los libros decontabilidad impresos alformato digital esconsecuencia del análisisinformático de dichosdatos.

Las funciones son las expresiones que permiten gestionar los datos de una hoja de cálculo.

1. Definición y sintaxis

Una fórmula es un procedimiento con operadores matemáticos, números, textos,direcciones de celdas, rangos y otras fórmulas, para determinar un valor específicoen una celda. Se escriben en la barra de fórmulas y deben empezar con el signoigual (=).Una función es una fórmula predefinida por el programa o por el usuario con una

sintaxis determinada, que opera con uno o más valores y devuelve un resultado, elcual puede aparecer directamente en la celda o ser utilizado en la fórmula que lacontiene.

Las fórmulas se escriben en la barra defórmulas o en la celda activa y comienzansiempre con el signo igual (=). En estabarra de fórmulas existen tres iconos quenos van a permitir aplicar la fórmula,rechazarla y restaurar el valor anterior oiniciar el Asistente para funciones.

Cada función tiene una sintaxisdeterminada que debe cumplirse para que elprograma la identifique. La sintaxis de unafunción es la siguiente:

=nombre_funcion(argumento1;argumento2;...)

Los valores sobre los que actúa la función se denominan argumento de la función, ypueden contener un valor numérico o alfanumérico, una dirección de una celda o unrango. Algunas funciones necesitan varios argumentos, en cuyo caso se separan con elcarácter punto y coma (;), y otras ni siquiera necesitan argumento.

En la imagen anterior, aparece un ejercicio realizado en OOo Calc. Abre el programa,copia los valores del rango y aplica la fórmula.

1) En la celda D6 aparece el valor 4,76 cuando aplicas la función promedio al rangoseleccionado.

Verdadero Falso

2) El rango B2:D4 contiene 9 celdas.

Verdadero Falso

3) Si modificamos el valor de la celda B4, cambia la fórmula de la celda D6.

Verdadero Falso

2. Referencia a celdas

Realiza una hoja de cálculo con los siguientes datos y aplica en la celda D3 la función:=PRODUCTO(B3;C3).A continuación, copia la fórmula en la columna D hasta la celda D10 utilizando el botónautollenado.

Cuando se introduce una dirección en una función, lo que se está indicando realmente es unaposición relativa del dato que se debe operar en la fórmula. En el ejercicio anterior, podemosobservar que la función PRODUCTO utiliza las dos celdas situadas a la izquierda para realizar lafórmula. Al copiar la función en otra celda, ésta siempre utiliza las dos celdas situadas a laizquierda.

Una referencia relativa es aquella que se ajusta al copiar una fórmula de unacelda a otra. Una referencia absoluta es aquella que no cambia aunque se copie la fórmula

en otra celda. Se indica con el signo dólar "$" delante de la fila, de la columna o delas dos, dependiendo de la parte de la dirección que se quiera mantener.

Fíjate en la fórmula que aparece en la imagensiguiente. En ella se utilizan los dos tipos dereferencias:

Las referencias relativas se utilizan en lacelda D3.Las referencias absolutas se utilizan con la

columna B y la fila 12.

1) Realiza el ejercicio anterior y copia la fórmula de la celda E3 en toda la columnahasta la celda E10. ¿Qué fórmula aparece en la celda E5?

a) D3+D3*$B$12

b) D5+D5*$B$12

2) Borra la fórmula anterior y copia la siguiente en la celda E3: =D3+D3*B$12. Acontinuación utiliza el botón autollenado para completar las celdas de la columna hastala E10. ¿Qué resultado obtienes?

a) El mismo, ya que la fórmula se copia en la misma columna y aunque lareferencia no sea absoluta, el resultado no varía.

b) La referencia relativa a la columna B va variando según cambia la fórmula.

3) Borra la fórmula anterior y copia la siguiente en la celda E3: =D3+D3*$B12. Acontinuación utiliza el botón autollenado para completar las celdas de la columna hastala E10. ¿Qué resultado obtienes?

a) El mismo, puesto que $B12 indica que referencia absoluta sobre la celda B12.

b) El resultado varía ya que la fila 12 va cambiando.

¿Serías capaz de realizar en una hoja de cálculo las tablas de multiplicar del 1 al 10introduciendo solamente una fórmula? Parece difícil, pero no lo es si utilizas lasreferencias mixtas, es decir, absolutas y relativas en la misma fórmula.

Si trabajamos con más hojas de cálculo o incluso con más libros, ¿es posible hacerreferencia a otras celdas? Una herramienta tan potente como OOo Calc permite hacerlas dos referencias.

En el caso de una hoja del mismo libro, se indica el nombre de la hoja y la celdade referencia de la siguiente forma: Hoja3!D5. Si la hoja tiene asignado unnombre, se indica éste entre comillas simples: 'Presupuesto'!D5.Si queremos referenciar una celda de otro libro, se indica el nombre del libro

entre corchetes: '[Contabilidad]Hoja2'!B4.

3. Clasificación de funciones

Las funciones que podemos utilizar en una hoja de cálculoson muchas y muy variadas. Por ello, tanto enOpenOffice.org Calc como en la mayoría de los programasde hojas de cálculo, tienen una clasificación en grandesgrupos.

Las funciones se clasifican en grupos según el tipo de operaciones que realizan (porejemplo, estadística o finanzas) y el tipo de datos que utilizan (por ejemplo, fecha yhora).

En OpenOffice.org Calc se clasifican en las siguientes categorías: add in, base dedatos, conversión, estadística, fecha y hora, finanzas, hoja de cálculo, información,lógico, matemáticas, matriz y texto.

En el menú "Insertar" podemos activar la "Lista de funciones", apareciendo en el lado derechode la pantalla un menú en el cual podremos seleccionar el grupo al que pertenece la función.

Además de las distintas categorías, podemos seleccionar "Todas" las funciones o las de"Última utilización". Cuando seleccionamos una función, al pie del menú nos muestra lasintaxis de dicha función y una descripción.

A continuación puedes ver una lista de las categorías que puedes encontrar en el programaOOo Calc con su descripción.

Antes de estudiar algunas funciones, abre la lista de funciones de OOo Calc einvestiga un poco.

¿Cuál es la primera y la última función que aparece en cada categoría?

- Base de datos

- Fecha & hora

- Finanzas

- Información

- Lógico

- Matemáticas

- Matriz

- Estadística

- Hoja de cálculo

- Texto

- Add in

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3.1. Matemáticas

Aparentemente, este tipo de funciones son las más conocidas ya que en esta categoría estánlas que se utilizan con más frecuencia. Desde la función "ABS(numero)", que devuelve el valorabsoluto, hasta la función "TRUNCAR(número;núm_decimales)", que devuelve el valortruncado de un número, hay una gran cantidad de funciones que seguramente habrásutilizado. Vamos a estudiar algunas de ellas.

SUMA(número_1;número_2) Devuelve la suma de los números o de los valorescontenidos en las celdas o de un rango.

REDONDEAR(número;núm_decimales) Redondea un número o el valor numérico de unacelda al número de decimales indicado.

POTENCIA(número;potencia) Devuelve el resultado de elevar el argumentonúmero a la potencia indicada.

FACT(número) Calcula el factorial del número.

CONTAR.SI(área;criterios) Cuenta los argumentos que cumplen lascondiciones dadas.

Evidentemente, no podemos explicar en el tema todas las funciones matemáticas ytrigonométricas que podrías utilizar, pero en el programa OOo Calc encontrarás todas lasfunciones trigonométricas (cálculo de seno, coseno, tangente, arcoseno, seno hiperbólico, etc.),diferentes funciones aritméticas (producto, raíz, logaritmos, múltiplos, etc.) y funcionescondicionales (contar si, sumar si).

El siguiente ejercicio muestra una hoja de notas en la que se muestra el número desuspensos y el número de aprobados. En este caso, los alumnos son pocos y sólo hayque contar una columna de notas, pero ¿qué pasaría si tuvieses que realizar estaoperación en muchos alumnos y con varias columnas de notas?. Te serviría esta hoja decálculo si utilizases la función CONTAR.SI.¿Cómo escribirías dichas funciones?

APROBADOS:

SUSPENSOS:

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Una posibilidad de la función "REDONDEAR" es utilizar un número negativo en elnúmero de decimales a redondear. En este caso, el redondeo se realiza a la izquierdadel separador decimal. En la siguiente imagen puedes ver un ejemplo de este caso.

C1 =REDONDEAR(A1;2)

C2 =REDONDEAR(A1;1)

C3 =REDONDEAR(A1;0)

C4 =REDONDEAR(A1;-1)

C5 =REDONDEAR(A1;-2)

3.2. Fecha y hora

Las funciones de fecha y hora son cada vez más utilizadas y por eso son algunas de las quemás han evolucionado en los programas de hojas de cálculo.

AHORA() Devuelve la fecha y la hora actuales del sistema.

HOY() Devuelve la fecha actual del sistema.

DIAS("fecha_1";"fecha_2") Devuelve la diferencia entre las dos fechas.

AÑO("fecha")

AÑO(D4)

Devuelve el año de la fecha como un número.

Devuelve el año de la fecha contenida en la celda D4.

El programa OpenOficce.org Calc tiene como fecha de inicio por defecto el 30 deDiciembre de 1899. Esta fecha se utiliza en algunas funciones. Por ejemplo, la funciónAÑO(Num_de_serie) devuelve el año en que estaríamos transcurridos los días queescribamos como Num_de_serie. Así 100 días a partir del 30 de diciembre de 1899 nosdevuelve 1900.

Sin embargo, esta fecha se puede cambiar y establecer como fecha de inicio el 1 deEnero de 1904 o el 1 de Enero de 1900 en el menú "Herramientas", "Opciones","OpenOficce.org Calc", "Calcular".

1) La función "AHORA()", ¿se actualiza al abrir la hoja de cálculo?

a) Si.

b) No.

2) La función "DIAS("fecha_1","fecha_2") devuelve la diferencia en:

a) Número de días del mes.

b) Número de días.

3) Si aplicamos la función "HORA(C3)" y en la celda C3 estaba aplicada la función"AHORA()", ¿qué resultado devolverá esta función?

a) El número 3.

b) La hora actual.

3.2. Estadísticas

Las funciones estadísticas suponen una potente herramienta de las hojas de cálculo. Enconcreto, OpenOffice.org Calc contiene ochenta funciones en esta categoría.

CONTAR(rango) Averigua el número de celdas del rango que contienen valoresnuméricos.

PROMEDIO(rango) Calcula la media aritmética de los valores del rango.

MEDIANA(rango) Calcula la mediana o punto medio de un conjunto de valores.

MIN(rango)

MAX(rango)

Calcula el valor mínimo de los números del rango.

Calcula el valor máximo de los números del rango.

Copia la siguiente lista de número y realiza lossiguientes cálculos estadísticos:

- Cuenta los números.

- La desviación estándar.

- El número máximo.

- El número mínimo.

- La mediana.

- La moda.

- El promedio.

- La varianza.

Aunque son cálculos sencillos, te servirán para conocer las funciones de estacategoría y familiarizarte con ellas.

Si has realizado el ejercicio anterior, conocerás la solución de los cálculos.

Cuenta:

Desviación estándar:

Máximo:

Mínimo:

Mediana:

Moda:

Promedio:

Varianza:

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3.3. Otras funciones

Al abrir la lista de funciones, has comprobado que existen diferentes categorías.Evidentemente, no podemos estudiar todas las funciones de un programa de hoja de cálculo.Algunas de ellas tienen un uso específico y es posible que nunca las utilices. Sin embargo,vamos a estudiar algunas funciones de otras categorías utilizadas habitualmente.

InformaciónEstas funciones devuelven algún tipo de información sobre la celda, lafórmula, el valor o el tipo de dato contenido: ACTUAL, CELDA, FORMULA,INFO, TIPO.También devuelven valores de verdadero o falso a preguntas sobre lainformación contenida en la celda o en el rango: ESFÓRMULA, ESTEXTO,ESNÚMERO, ESNOTEXTO.

LógicoSon las funciones que se utilizan para realizar operaciones lógicas: FALSO,NO, O, SI, VERDADERO, Y.

Hoja de cálculo

Son funciones específicas para buscar datos en la hoja de cálculo activa.Son muy útiles cuando la hoja contiene mucha información y no puedevisualizarse todo en la pantalla: BUSCAR, COINCIDIR, COLUMNA, FILA,DIRECCIÓN.

Texto

Son funciones orientadas a manejar el texto que se puede introducir enlas celdas: HALLAR, CONCATENAR, EXTRAE, ENCONTRAR.

También convierte el texto a un código determinado: ÁRABE, ASC,BASE, MONEDA, ROMANO.

1) La función lógica O devuelve "verdadero" si todos los argumentos son "verdadero".

Verdadero Falso

2) La función de información ESTEXTO devuelve "falso" si el valor es texto.

Verdadero Falso

3) La función de texto ENCONTRAR necesita los siguientes argumentos: "textobuscado;dentro_del_texto;núm_inicial".

Verdadero Falso

4) La función de hoja de cálculo ELEGIR permite elegir un valor de una lista de entre 50argumentos.

Verdadero Falso

4. Introducción de funciones

Ya hemos visto que la sintaxis general de las funciones es sencilla, sólo hay que conocer elnombre de la función y los argumentos. Sin embargo, es habitual que al aplicar una función,obtengamos un mensaje de error indicando que algún dato de la fórmula utilizada no escorrecto.

OpenOficce.org Calc puede mostrar el error de tres formas:En la línea de estado, mostrando la descripción del error.En la celda, mostrando el código del error.En un cuadro de diálogo, mostrando información de cómo solucionar el

error.

Aunque no es necesario conocer todos los errores que pueden ocurrir en una hoja decálculo, a veces resulta útil tener una idea clara del problema para encontrar lasolución. A continuación puedes ver los mensajes de error más habituales.

Código Mensaje Ejemplo

501 Carácter no válido A1*Ab

502 Argumento no válido =RAÍZ(-1)

503 Operación en coma flotante no válida B5/0

508 Error en los paréntesis =SUMA(A1:A5))

509 Falta un operador =(B3+C3)5

511 Falta una variable =PROMEDIO(D1;D2;)

#DIV/0! División por cero =A3/0

#REF! Referencia no válida =A1+Ñ1+P1

#NOMBRE? Nombre no válido =REDONDEAR(texto;2)

4.1. Asistente de funciones

Ya que es muy difícil aprender la sintaxis de todas las funciones, los programas de hojas decálculo proporcionan una herramienta para evitar errores.En OOo Calc se denomina AutoPiloto o Asistente de funciones y se puede activar medianteel icono , situado entre el cuadro de nombres y la barra de fórmulas, o en el menú

"Insertar", "Función".

Para utilizar el asistente de funciones hay que seguir los siguientes pasos:

1. Activar la celda en la que se va a aplicar la fórmula.

2. Abrir el asistente de funciones.

3. Seleccionar la función que se quiere introducir. En elcuadro de diálogo podemos ver la sintaxis y unadescripción de la función.

4. Introducir los argumentos de la función. En negritaaparecen los imprescindibles y el resto son opcionales.Los argumentos se pueden seleccionar directamente dela hoja utilizando el icono:

En el ejercicio del apartado anterior, vamos a añadir tres datos más. Fíjate en la imageny aplica las funciones que aparecen mediante el asistente de funciones.

4.2. Anidación de funciones

Se denomina anidación de funciones en una hoja de cálculo al uso de una función ovarias funciones como argumento de otras.

Cuando trabajamos con fórmulas, ya sean matemáticas, financieras, lógicas, etcétera, eshabitual combinar varias funciones para simplificar los cálculos. La anidación de funciones esuna herramienta muy potente en los programas de hojas de cálculo.El orden de resolución de una función anidada es de dentro hacia fuera, es decir, actuando lafunción interior como argumento de la función exterior. En este caso, la sintaxis adquieremayor importancia puesto que algunas funciones pueden tener varios argumentos formadospor otras funciones.

En los ejercicios de la tarea, tendrás que trabajar con funciones anidadas. Es por elloque te proponemos que analices las funciones que aparecen a continuación y contestes alas siguientes preguntas.

1 DÍAS(HOY();01/01/2010)

2 SUMA(PROMEDIO(A1:A5);B1)

3 SI(B5=12;"docena";SI(B5=6;"media docena";"nulo"))

¿Qué función se calcula en primer lugar en la fórmula 1?

a) DÍAS b) HOY

¿Cuáles son los argumentos de la función SUMA en la fórmula 2?

a) El promedio del rangoA1:A5

y la celda B1

b) El rango A1:A5

y la celda B1

¿Qué condicional se resuelve en primer lugar?

a) B5=6 b) B5=12

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5. Un repaso global

Imagina la carta de un restaurante antes de que hubiera hojas de cálculo.

Fuente propia

Para hacerla habría que calcular a mano. (Te mostramos ahora las funciones de la hoja decálculo en lugar del resultado.)

Y un vídeo que también explica las referencias absolutas.