database analysis & pivot table
TRANSCRIPT
![Page 2: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/2.jpg)
หลกสตรนเหมาะส าหรบ • ใหคณเขาใจทวธทถกตองของการจดเกบขอมลใน Excel เพอใชส าหรบ Database รเทคนคตางๆทจะชวยในการจดการขอมลใน Database เพอใหสามารถท างานไดอยางรวดเรว รจกการใชฟเจอรตางๆทจะชวยสราง Report ตามวตถประสงคและผ ทตองการเจาะลกการใชงาน Pivot Table ใหเขาใจอยางลกซง
![Page 3: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/3.jpg)
![Page 4: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/4.jpg)
ลกษณะการออกแบบระบบฐานขอมลในเอกเซล • Column ในแนวตงเรยกวา Field ซงในแตละ Field ใชเกบขอมลเรองเดยวกน เชน ใช Column A เกบขอมลเกยวกบรหสประจ าตว (Id) และใช Column B เกบขอมลเกยวกบชอสนคา (Name)
• Row ในแนวนอนเรยกวา Record หรอ รายการ ซงแตละรายการประกอบดวยเรองทเกยวของกนของรายการหนงๆ เชน รายการแรกประกอบดวย Id : a001, Name : aaa,
และ Amount : 100
![Page 5: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/5.jpg)
ประโยชนจากการออกแบบระบบฐานขอมลในเอกเซล การตดสนใจน า Access หรอ Excel มาใชงานฐานขอมล ไมควรพจารณาแตเพยงวา จะเลอกใช Access หรอ Excel อยางใดอยางหนงดหรอไม หากควรพจารณาจากความเหมาะสมของลกษณะงาน ปรมาณงาน ปรมาณขอมล ความซบซอนของโครงสรางฐานขอมล และความพรอมในแงของบคคลากรนกพฒนาระบบ เพอเลอกใชโปรแกรมใหเหมาะกบกบการพฒนาระบบการจดการฐานขอมลแตละชวง หาทางน า Access และ Excel มาใชงานรวมกนหรอตอเนองกน กลาวค
•Excel ใชกบงานค านวณ สวน Access ใชกบงานเกบขอมล
•Excel ใชกบงานซงยงเปนอย สวน Access ใชกบงานทตายตว
•Excel ใชกบองคกรของผใช สวน Access ใชกบนกพฒนาระบบซงมตวตายตวแทน
![Page 6: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/6.jpg)
การเรยงล าดบขอมล (Sort)
1. คลกในคอลมน (ฟลด) ทตองการจดเรยง เชน จะเรยงตามเงนเดอนพนกงานกคลกตรงฟลด เงนเดอน (ในเซลใดกได)
2. คลกป ม Sort Ascending (เรยงล าดบจากนอยไปหามาก) เพอเรยงขอมลจากนอยไปหามาก คอ ถาเปนฟลดตวเลขกจะเรยง 1, 2 , 3, ... แตถาเปนขอความกจะเรยง A, B,
C, ... ก, ข, ค, ....หรออาจจะคลกป ม Sort Descending (เรยงล าดบจากมากไปหานอย) เพอเรยงขอมลจากมากไปหานอย คอถาเปนฟลดตวเลขกจะเรยง 9, 8, 7, ... แตถาเปนขอความกจะเรยง ฮ, อ, ฬ, ... Z, Y, X, ...
3. ผลการจดเรยงจะปรากฎใหเหนทนท
![Page 7: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/7.jpg)
การเรยงล าดบขอมลแบบงายและแบบซบซอน 1. คลกเมาสภายในลสตทจะเรยงล าดบขอมล
2. เลอกค าสง Data > Sort (ขอมล > เรยงล าดบ)
3. เลอกฟลดแรกทจะจดเรยงจากชอง Sort by
(เรยงล าดบตาม) เชน ต าแหนง
4. คลกป ม Add Level (เพมระดบ) 5. เลอกคอลมนทเรยงเปนอนดบทสอง
![Page 8: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/8.jpg)
การใชเครองมอ การคดกรอง(Filter) 1. คลกเมาสภายในลสตทจะกรองขอมล
2. เลอก Data >Filter (ขอมล > ตวกรอง ) จะมป มลกศรขนทชอฟลดของทก ๆ คอลมน 3. คลกป มลกศร ของฟลดแรกทใชเปนเงอไขในการกรอง จะมขอมลทงหลายทอยในฟลดนน
ปรากฏขน แตเปนรายการแบบยอ คอแสดงเฉพาะคาทไมซ ากนเทานน
![Page 9: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/9.jpg)
การประยกตใชเครองมอการคดกรองกบการค านวณในระบบฐานขอมล
1. คลกเมาสภายในลสตทจะกรองขอมล แลวเลอกค าสง Data > Filter (ขอมล > ตวกรอง )
2. คลกป ม สามเหลยม ของฟลดทเปนเงอนไข (ซงจะตองเปนฟลดตวเลขหรอวนท ) แลวเลอก
• All (ทงหมด) แสดงขอมลทกเรคอรดโดยไมขนกบฟลดน
• Top 10 (10 อนดบแรก) เลอกมาเฉพาะ 10 เรคอรดทมคานอยหรอมากทสด
• Custom (ก าหนดเอง) ใชก าหนดเงอนไขทซบซอนมากขน คอมไดถง 2 เงอนไขตอฟลด และยงเปรยบเทยบแบบ
![Page 10: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/10.jpg)
การสรางรายงานสรป (Subtotals) เพอวเคราะห และจดสรางรายงาน • เรยงขอมลตามลกษณะทตองการ เชน ตองการยอดสรปเกยวกบประเภทสนคา กตองเรยงขอมลดวยขอมลประเภทสนคา , ตองการยอดสรปเกยวกบต าแหนงพนกงาน กตองเรยงขอมลดวยขอมลต าแหนงพนกงาน
• เลอกค าสง Data, Sub-Total จะปรากฏกรอบโตตอบ ดงน • ก าหนดรายการทตองการท ายอดสรป ( At Each Change In)
โดยตองก าหนดตามขอมลรายการทเรยงไวในขอ 1 • ก าหนดลกษณะการหายอดสรป (ผลรวม , จ านวนนบ, คาเฉลย ฯลฯ) ในตวเลอก Use Function
• ก าหนดขอมลทตองการใหสรปยอด ในตวเลอก Add SubTotal To
• เลอก OK กจะปรากฏขอมลใหมเปนรายงานยอดสรปบนจอภาพ
![Page 11: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/11.jpg)
การน าขอมลจากโปรแกรม Access เขามาในโปรแกรม Excel 1. คลกเซลลทคณตองการวางขอมลจากฐานขอมล Access
2. บนแทบ Data ในกลม รบขอมลภายนอก ใหคลก Form Access
3. ในรายการ มองหาใน ใหระบต าแหนงและคลกสองครงฐานขอมล Access ทคณตองการน าเขา
4. ในกลองโตตอบ เลอกตาราง ใหคลกตารางหรอแบบสอบถามทคณตองการน าเขา แลวคลก ตกลง
![Page 12: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/12.jpg)
การน าขอมลจาก Text File เขามาในโปรแกรม Excel 1. คลกเซลลทคณตองการวางขอมลจากฐานขอมล
2. บนแทบ Data ในกลม รบขอมลภายนอก ใหคลก Form Text
3. ในรายการ มองหาใน ใหระบต าแหนงและคลกสองครงฐานขอมล Text ทคณตองการน าเขา 4. ในกลองโตตอบ เลอกตาราง ใหคลกตารางหรอแบบสอบถามทคณตองการน าเขา แลวคลก ตก
ลง
![Page 13: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/13.jpg)
การสงออกขอมลจากโปรแกรม Excel ไปยงPower Point • การ Copy ตารางจาก Excel ไปยง PowerPoint ถาตารางในไฟล Excel มการเปลยนแปลง ตารางทคดลอกมาไวใน PowerPoint จะไมเปลยนตาม เพราะไมไดลงคกนอย เราสามารถก าหนดใหตารางใน PowerPoint ลงคขอมลไปยงตารางหลกใน Excel ได ดงน
1. Copy ตารางใน Excel
2. ใน PowerPoint แทป Home เลอก Paste > Paste Special (PowerPoint 2003 เลอกเมน Edit >
Paste Special)
![Page 14: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/14.jpg)
![Page 15: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/15.jpg)
พนฐานส าหรบการสรางตารางไพวอท • PIVOT TABLE มประโยชนมากส าหรบการวเคราะหขอมลบนแผนงานของ Excel เราสามารถเลอกดขอมลในแงมมตาง ๆ จากใน Sheet ของ Excel โดยการน าขอมลในแผนงานมาไขวกน ชวยใหการวเคราะห เปรยบเทยบดงายขน เชน สมมตวาเรามขอมลเกยวกบ รานทรบสนคาของเราไปจ าหนาย มดงน (ดาวนโหลดไฟลเพอท าตามตวอยางน คลกทน)
• จากขอมลขางบนน เราสามารถจะให Excel วเคราะหขอมล จดรปแบบเสยใหม (โดยใชขอมลชดน) เชน สรปขอมลตามราน และรวมจ านวนสนคาทรบไปจ าหนาย ดงน
• หรออาจจะใหแสดงทงจ านวนทรบไป และรวมเงนทงหมด แยกเปนแตละราน กได ดงน
![Page 16: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/16.jpg)
ประเภทของขอมลทใชในตารางไพวอท
![Page 17: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/17.jpg)
การออกแบบโครงสรางของฟลดทใชในตารางไพวอท • Column ในแนวตงเรยกวา Field ซงในแตละ Field ใชเกบขอมลเรองเดยวกน เชน ใช Column A เกบขอมลเกยวกบรหสประจ าตว (Id) และใช Column B เกบขอมลเกยวกบชอสนคา (Name)
• Row ในแนวนอนเรยกวา Record หรอ รายการ ซงแตละรายการประกอบดวยเรองทเกยวของกนของรายการหนงๆ เชน รายการแรกประกอบดวย Id : a001, Name : aaa,
และ Amount : 100
![Page 18: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/18.jpg)
![Page 19: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/19.jpg)
ลาก Field ทตองการ ลงในชองดานลาง เพอจดเรยงขอมลใหม
![Page 20: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/20.jpg)
![Page 21: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/21.jpg)
![Page 22: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/22.jpg)
![Page 23: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/23.jpg)
![Page 24: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/24.jpg)
การจบกลม
![Page 25: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/25.jpg)
การค านวณและวธการก าหนดฟงกชนภายในตารางไพวอท
![Page 26: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/26.jpg)
Calculated item
![Page 27: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/27.jpg)
Calculated Field
![Page 28: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/28.jpg)
การปรบเปลยนรปแบบและฟลด
![Page 29: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/29.jpg)
การปรบเปลยนฟลด
![Page 30: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/30.jpg)
การเปลยนรปแบบของรายงาน
![Page 31: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/31.jpg)
การจดรปแบบของรายงานโดยใชรปแบบอตโนมต (AutoFormat)
![Page 32: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/32.jpg)
การลบตารางไพวอท
![Page 33: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/33.jpg)
การสรางชารทเพอสรปขอมลของตารางไพวอท
![Page 34: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/34.jpg)
PivotChart
![Page 35: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/35.jpg)
PivotChart
![Page 36: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/36.jpg)
Slicer
![Page 37: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/37.jpg)
Slicer
![Page 38: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/38.jpg)
วธการน าเสนอ PivotTable และ PivotChart บนโปรแกรม PowerPoint Category Beverages
Sum of Quantity Column Labels
Row Labels 1996 1997 1998
Chai 125 304 399
Chang 226 435 396
Chartreuse verte 266 283 244
Côte de Blaye 140 223 260
Guaraná Fantástica 158 421 546
Ipoh Coffee 136 258 186
Lakkalikööri 146 447 388
Laughing Lumberjack Lager 5 65 114
Outback Lager 156 413 248
Rhönbräu Klosterbier 120 630 405
Sasquatch Ale 90 171 245
Steeleye Stout 274 346 263
0
100
200
300
400
500
600
700
1996
1997
1998
![Page 39: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/39.jpg)
ปญหาและการแกไข
![Page 40: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/40.jpg)
ปญหา • ขอมลตองเตม
•แกไขไมแกไขดวย
• เพมไมเพมดวย
![Page 41: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/41.jpg)
เทคนคการท า OFFSET เพอแกปญหาจ านวนขอมลทไมเตม
![Page 42: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/42.jpg)
การแกปญหาจ านวนขอมลทแกไขหรอเพม
![Page 43: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/43.jpg)
การเปลยนแปลงขอมลบน PivotTable ดวยค าสง Macro แบบอตโนมต •Private Sub Worksheet_Activate()
ActiveSheet.PivotTables("PivotTableName").PivotCache.Refresh
•End Sub
![Page 44: Database analysis & pivot table](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022051318/586f872d1a28ab54768b573f/html5/thumbnails/44.jpg)
การแกปญหาจ านวนขอมลทเพมแบบอตโนมต