dasar & peraturan pelaksanaan mbj oleh: bahagian saraan, …edar notis pindaan & panggilan...
TRANSCRIPT
1
Tujuan Taklimat
Memberi penerangan dan pemahamanmengenai pelaksanaan MesyuaratMajlis Bersama Jabatan
2
Tujuan Penubuhan MBJ
• Satu saluran dua hala, di mana Pihak Pekerjadiberi saluran untuk berkomunikasi denganPihak Pengurusan
• Ruang untuk menyuarakan pendapat,pandangan serta menyumbang idea-idea yangbernas
• Demi kepentingan dan kebaikan Jabatanberkenaan.
3
Pekeliling Perkhimatan Bil. 2Tahun 1992
Penerangan berkenaan MBJ serta draf PerlembagaanMBJ
Dasar & Peraturan
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2002
Arahan terperinci berkenaanperaturan penubuhan, peranan dan pengurusanMBJ
4
• Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Jabatan Agensi Awam/PihakBerkuasa Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan hendaklah memastikanpenubuhan satu MBJ di agensi masing-masing.
• Bagi agensi-agensi pelaksana yang tidak mengendalikan secaralangsung urusan pentadbiran, pengurusan sumber manusiadan hal ehwal kewangan, MBJ tidak perlu ditubuhkan.
• Perwakilan daripada agensi-agensi yang belum menubuhkan MBJboleh menghadiri mesyuarat MBJ di peringkat Ibu Pejabatmasing-masing.
Peraturan Penubuhan MBJ
5
Agensi Kerajaanyang mengendalikansecara langsung1. urusan
pentadbiran,2. pengurusan
sumbermanusia; dan
3. Hal ehwalkewangan
Drafperlembagaandibincang dan
persetujuisebelum
dikemukakanuntuk
pertimbanganJPA
Kaedah Penubuhan MBJ
Gubal drafperlembagaan
(Lampiran D, PP 2/1992)
Kelulusan JPA
6
Carta Aliran Penubuhan MBJ di Peringkat Agensi
7
Arahan Ketua Jabatan
Menubuhkan MBJ
Sediakan Draf Perlembagaan MBJ
Keluarkan Arahan Pemilihan
Pihak Pegawai Dan Pihak
PekerjaPelantikan Pihak
Pegawai
1. Pengerusi
2. Setiausaha
3. Ahli
Pinda
Pelantikan Pihak
Pekerja
Pengerusi
Setiausaha
AhliKeluarkan Surat
Panggilan Mesyuarat
(Dalam Tempoh 1 Bulan)
Setuju
Hantar Draf Perlembagaan Kepada JPA
Berserta Minit Mesyuarat
Untuk Kelulusan
Mesyuarat Penubuhan
MBJ
Tidak SetujuPerlembagaan MBJ
Keahlian MBJ
Pihak Pegawai
Pihak Pekerja
8
MBJ adalah bersifat setempat- pekerja-pekerja di Jabatan/ Agensi X tersebut
sahaja layak dicalonkan dan dipilih untuk menjadi ahli
MBJ Jabatan/ Agensi X
Pihak Pegawai
Pengerusi
1. KSU Kementerian/ Timbalan KSU Kem atauKetua Jabatan/ KetuaPejabat Cawangan atauPengurus Besar/ TimbalanPengurus Besar atauTimbalan Pengerusi atauKetua Pegawai Tadbir
Ahli
1. SUB Perjawatan/ Perkhidmatanatau Pegawai Sumber Manusia;
2. Pegawai yang bertanggungjawab mengenaiKewangan; dan
3. Pegawai yang bertanggungjawab mengenaiPentadbiran / PengurusanSumber Manusia Kementerian/ Jabatan
Setiausaha
1. Pegawai yang bertanggungjawabmengenaiPentadbiran/ Pengurusan SumberManusiaKementerian/ Jabatan
Pegawai di mana MBJ ditubuhkan seperti berikut:
9
◇ Jumlah keahlian tidak terhad kepada4 orang sahaja dan bilangan boleh ditambahmengikut kesesuaian
◇ Dilantik atas nama jawatan masing-masing
◇ Tiada had tempoh memegang jawatan
Pihak Pegawai
10
Pihak Pekerja
◇ Dipilih oleh pekerja; terdiri gred 48 ke bawah, tidakterlibat membuat keputusan, bukan merupakan KetuaBahagian/ Cawangan
◇ Pemilihan bukan atas nama peribadi
◇ Pemilihan tanpa campur tangan pihak pengurusan
◇ Tempoh keahlian - 2 tahun
◇ Komposisi mengikut kesesuaian Jabatan/ agensimasing-masing
11
Pihak Pekerja
12
Naib Pengerusi MBJ/ Pengerusi Pihak Pekerja
Setiausaha Pihak Pekerja
Ahli-Ahli Pihak Pekerja
Pengerusi
Tugas & Peranan
Setiausaha Ahli
NaibPengerusi
13
Pengerusi
1. Mempengerusikan mesyuarat MBJ;
2. Memaklumkan kepada JPA apabilatelah menubuhkan MBJ;
3. Mengemukakan perlembagaan MBJserta nama ahli;
4. Boleh meminta Mesyuarat Khas Majlisdiadakan;
5. Boleh memberi kebenaran kepadamesyuarat untuk membincangkanperkara-perkara di luar agenda;
6. Memberi persetujuan terhadap tarikhmesyuarat; dan
7. Memberi keputusan terhadap isu yangdibangkitkan
14
1. Mempengerusikan mesyuaratperingkat pekerja;
2. Tidak boleh mempengerusikanMesyuarat MBJ;
3. Boleh meminta Mesyuarat KhasMajlis diadakan;
4. Memberi persetujuan terhadaptarikh mesyuarat; dan
5. Boleh memberi kebenaran kepadamesyuarat untuk membincangkanperkara-perkara di luar agenda.
Naib Pengerusi
Setiausaha BersamaSetiausaha Pihak Pegawai
1. Menyediakan agenda bersamamesyuarat MBJ;
2. Mengeluarkan notis mesyuaratMBJ;
3. Mengedarkan agenda mesyuaratkepada ahli Pihak Pegawai 7 harisebelum mesyuarat;
4. Menyediakan dan menandatanganiminit mesyuarat sebelumdikemukakan kepada JPA;
5. Mengedarkan minit mesyuarat MBJkepada ahli mesyuarat; dan
6. Mengemukakan minit mesyuaratMBJ ke JPA.
Setiausaha Pihak Pekerja
1. Menyediakan agenda bersamamesyuarat MBJ;
2. Setiausaha mesyuarat pihakpekerja;
3. Mengedarkan agenda mesyuaratkepada ahli Pihak Pekerja 7 harisebelum mesyuarat;
4. Menyediakan dan menandatanganiminit mesyuarat; dan
5. Menyampaikan perkara yangdibincang dan diputuskan dalammesyuarat MBJ kepada semuapekerja.
15
Ahli
Ahli Pihak Pegawai
1. Mengambil bahagian dalamperbincangan semasa MesyuaratMBJ;
2. Memberi cadangan penyelesaianke atas isu yang dibangkitkan; dan
3. Ahli yang terkanan bolehmempengerusikan mesyuaratsekiranya Pengerusi tidak hadir.
Ahli Pihak Pekerja
1. Mengambil bahagian dalamperbincangan semasa mesyuaratMBJ;
2. Mengemukakan isu atau usulkepada setiausaha Pihak Pekerjauntuk dibincangkan dalamMesyuarat MBJ; dan
3. Memberi cadangan penyelesaianke atas isu yang dibangkitkan
16
17
◇ Korum - 50% ahli Pihak Pegawai dan 50% ahli Pihak Pekerja
◇ Agenda disediakan 7 hari sebelum tarikh mesyuarat
◇ Mesyuarat khas (jika perlu) - persetujuan Pengerusi/ Naib Pengerusi biladikehendaki
◇ Keputusan mesyuarat secara bersama
◇ Sekiranya Pengerusi tidak boleh mempengerusikan mesyuarat,ahli Pihak Pegawai terkanan boleh mempengerusikan mesyuarat
◇ Dalam apa keadaan sekalipun, Naib Pengerusi iaitu PengerusiPihak Pekerja tidak boleh mempengerusikan mesyuarat
Pengurusan Mesyuarat MBJ
Pengurusan Mesyuarat
Suku Tahunan Tempoh (Bulan)
Pertama Jan-Mac
Kedua April-Jun
Ketiga Julai-Sept
Keempat Okt-Dis
Diadakan sekali dalam tempoh 3 bulan iaitu 4 kali setahun
18
Minit Mesyuarat
◇ Hendaklah dikemukakan ke JPA tidak lewat dari 2 minggu selepas mesyuarat diadakan untuk tujuan pemantauan dan penyediaan laporan.
◇ Minit mesyuarat hendaklah ditandatangani oleh kedua-dua setiausaha
19
3. Hal Pentadbiran
Skop Perbincangan
1. Skim Perkhidmatan & Perjawatan
5. Hal Kewangan
4. Elaun & Kemudahan
2. Hal Perkhidmatan
6. Hal Kebajikan
7. Hal-hal Lain
20
Skop Perbincangan MBJ
21
• Isu yang dibincangkan tidak boleh menyentuh perkara berkaitandasar/peraturan Kerajaan. Hanya berkaitan pelaksanaan dasar sedia ada.
• Dasar/peraturan Kerajaan hendaklah dirujuk kepada Agensi Pusat dengandisalurkan kepada Pihak Kementerian/Pihak Kesatuan Sekerja /Pihak Pekerja MajlisBersama Kebangsaan (MBK) mengikut perkhidmatan masing-masing.
• Dasar/peraturan Kerajaan boleh dibincangkan untuk memberi penjelasan danpenerangan mengenai pelaksanaannya sahaja.
• Hal-hal perseorangan atau masalah peribadi hendaklah diselesaikan secarapentadbiran sahaja.
• Mesyuarat tertumpu kepada perkara-perkara yang melibatkan kepentinganbersama (common interest).
Kaedah Pindaan Perlembagaan MBJ
22
Kenal pasti perkara yang perlu dipinda1
Sediakan deraf pindaan perlembagaan MBJ2
Bentangkan deraf perlembagaan MBJ dalam mesyuarat MBJ untuk mendapatkan persetujuan ahli mesyuarat (50%)
3
Kemukakan permohonan pindaan perlembagaan MBJ kepada JPA untuk kelulusan - Draf pindaan perlembagaan MBJ- Perlembagaan MBJ asal- Minit mesyuarat MBJ yang telah memperakui pindaan perlembagaan MBJ
4
Carta Aliran Pindaan Perlembagaan MBJ
23
Perubahan StrukturOrganisasi/ Keahlian
Sediakan Draf Pindaan Perlembagaan
Edar Notis Pindaan & Panggilan Mesyuarat
Pihak Pegawai
Pinda
Pihak Pekerja
Bincangkan
Pinda Perlembagaan
Setuju
Hantar Draf PindaanPerlembagaan Kepada JPA Berserta Minit Mesyuarat
Untuk Kelulusan
Tidak Setuju
Faktor Kejayaan MBJ◇ Suasana yang bersesuaian
◇ Komitmen pihak pengurusan
◇ Memilih ahli-ahli pihak pegawai yang berkelayakan
◇ Penerimaan dan kerjasama daripada kedua-dua belah pihak
◇ Komunikasi dua hala di antara pihak pengurusan dan pihak pekerja
◇ Pihak pengurusan hendaklah mempunyai fikiran terbuka terhadapmasalah pihak pekerja
◇ Pihak pengurusan dan pihak pekerja perlulah mengamalkan sikapyang profesional dan beretika dalam pengendalian mesyuarat
24
“◇ Kawalselia dan memantau keaktifan;
◇ Beri perhatian terhadap isu yang dibangkitkan;
◇ Dapatkan penjelasan dan maklum balas dari bahagianyang berkaitan sekiranya perlu; dan
◇ Memberi khidmat nasihat.
Peranan JPA
25
Kuasa JPA
• JPA sebagai penggubal dasar boleh menetapkan kaedahterbaik bagi menyelesaikan sebarang perbezaan pendapatdan pertentangan di antara Pihak Pegawai dengan PihakPekerja mengenai penggubalan dan pindaan perlembagaanMBJ Jabatan.
• Segala keputusan yang dibuat oleh JPA adalah muktamadselari dengan kuasa yang diperuntukkan dalam perenggan13 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992.
26
27
Bentuk Komposisi Keahlian MBJ
Pegawai Pekerja
Bahagian • KSU/ TKSU/ YDP/ Ketua
Pengarah
• Setiausaha/ Pengarah
Bhgn. Sumber Manusia
• Setiausaha/ Pengarah
Bhgn. Kewangan
• Setiausaha/ Pengarah
Bhgn. Khidmat Sokongan
2 orang wakil mengikut Bahagian:
• 1 orang mewakili Kump. P&P
• 1 orang mewakili Kump. Pelaksana
Gred Jawatan • 1 org wakil Kump. P&P Gred 41-48
• 5 org. wakil Kump. Pelaksana Gred 19- 40
Skim
Perkhidmatan
• Wakil Skim Perkhidmatan Peg. Perancang
Bandar & Desa Gred J41-J48
• Wakil Skim Perkhidmatan Penolong Jurutera &
Pen. Peg. Senibina Gred JA29
• Wakil Skim Perkhidmatan Pembantu Tadbir
(P/O/Pemb. Tadbir (Kewangan)/Peg. Khid.
Pelanggan Gred N19,N22, W19 &W22
Keaktifan Mesyuarat MBJ 2017 Agensi/JabatanPentadbiran Negeri Sabah
BIL NAMA AGENSI/ JABATANJAN - MAC APR - JUN JUL - SEPT OKT - DIS
1 JABATAN KETUA MENTERI 23/2 25/5 24/8
2 PEJABAT PERHUBUNGAN NEGERI SABAH 23/2 25/5 24/8
3 PEJABAT YANG DI PERTUA NEGERI
4 SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM NEGERI SABAH
5 DEWAN UNDANGAN NEGERI SABAH
6 JABATAN AGAMA ISLAM NEGERI SABAH
7 JABATAN PEGUAM BESAR NEGERI SABAH
8 JABATAN PERKHIDMATAN AWAM NEGERI SABAH
9 JABATAN TANAH DAN UKUR SABAH 7/4 12/7 26/9
10 JABATAN PERHUTANAN SABAH 31/3 5/5 24/8
11 JABATAN CETAK 23/2 25/5 29/8
12 JABATAN ARKIB
13 MAJLIS UGAMA ISLAM (MUIS)
BIL NAMA AGENSI/ JABATANJAN - MAC APR - JUN JUL - SEPT OKT - DIS
14 LEMBAGA KEMAJUAN PERHUTANAN NEGERI SABAH (SAFODA)
15 DEWAN BANDARAYA KOTA KINABALU (DBKK)
16 KEMENTERIAN PEMBANGUNAN MASYARAKAT DAN EHWAL PENGGUNA 27/3 5/7 25/9
17 JABATAN PERKHIDMATAN KEBAJIKAN AM
18 KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN NEGERI SABAH
19 LEMBAGA SUKAN NEGERI SABAH 24/3 13/6 6/9
20 KEMENTERIAN KERAJAAN TEMPATAN DAN PERUMAHAN 23/2 8/6
21 LEMBAGA PEMBANGUNAN PERUMAHAN DAN BANDAR
22 LEMBAGA PERBANDARAN KUDAT
23 MAJLIS PERBANDARAN SANDAKAN 25/1 5/4 9/8
24 MAJLIS PERBANDARAN TAWAU 7/3 8/6
25 MAJLIS DAERAH BEAUFORT
26 MAJLIS DAERAH KENINGAU
27 MAJLIS DAERAH KINABATANGAN 28/3 19/6
28 MAJLIS DAERAH KOTA BELUT
29 MAJLIS DAERAH KOTA MARUDU/PITAS
BIL NAMA AGENSI/ JABATANJAN - MAC APR - JUN JUL - SEPT OKT - DIS
30 MAJLIS DAERAH KUALA PENYU
31 MAJLIS DAERAH KUNAK
32 MAJLIS DAERAH LAHAD DATU
33 MAJLIS DAERAH LAPOK/SUGUT BELURAN
34 MAJLIS DAERAH NABAWAN
35 MAJLIS DAERAH PAPAR
26 MAJLIS DAERAH PENAMPANG 24/3
37 MAJLIS DAERAH RANAU 27/4 23/6 13/9
38 MAJLIS DAERAH SEMPORNA
39 MAJLIS DAERAH SIPITANG 29/3
40 MAJLIS DAERAH TAMBUNAN
41 MAJLIS DAERAH TENOM
42 MAJLIS DAERAH TAURAN
43 KEMENTERIAN KEWANGAN SABAH
44 JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAH
45 JABATAN PERKHIDMATAN KOMPUTER NEGERI 24/3 8/7 13/9
BIL NAMA AGENSI/ JABATANJAN - MAC APR - JUN JUL - SEPT OKT - DIS
46 PERBADANAN PINJAMAN SABAH
47 KEMENTERIAN PEMBANGUNAN PERINDUSTRIAN
48 JABATAN PEMBANGUNAN PERINDUSTRIAN DAN PENYELIDIKAN
49 PERBADANAN PEMBANGUNAN EKONOMI SABAH (SEDCO)
50 KEMENTERIAN PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR 15/3 9/6 25/9
51 JABATAN KERJA RAYA NEGERI SABAH
52 JABATAN AIR NEGERI SABAH
53 JABATAN KERETAPI NEGERI SABAH
54 JABATAN PELABUHAN DAN DERMAGA
55 LEMBAGA PELABUHAN-PELABUHAN SABAH
56 KEMENTERIAN PEMBANGUNAN PERTANIAN DAN INDUSTRI MAKANAN
57 JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN NEGERI SABAH
58 JABATAN PERIKANAN NEGERI SABAH
59 JABATAN PERKHIDMATAN HAIWAN DAN PERUSAHAAN TERNAK
60 JABATAN PERTANIAN NEGERI SABAH
61 KOPERASI KEMAJUAN PERIKANAN DAN NELAYAN (KO-NELAYAN) 30/3
BIL NAMA AGENSI/ JABATANJAN - MAC APR - JUN JUL - SEPT OKT - DIS
62 KOPERASI PEMBANGUNAN DESA SABAH
63 LEMBAGA INDUSTRI GETAH SABAH
64 KEMENTERIAN PELANCONGAN, KEBUDAYAAN DAN ALAM SEKITAR
65 JABATAN HIDUPAN LIAR 22/2 5/6
66 JABATAN MUZIUM
67 JABATAN PERLINDUNGAN ALAM SEKITAR
68 LEMBAGA KEBUDAYAAN SABAH 21/2 12/6
69 LEMBAGA PEMEGANG AMANAH TAMAN-TAMAN SABAH
70 LEMBAGA PELANCONGAN SABAH 31/3
71 KEMENTERIAN PEMB. SUMBER DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI MAKLUMAT 21/3 21/6
72 JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA
73 JABATAN PEMBANGUNAN LUAR BANDAR 27/3 6/6
“34
Berdasarkan Minit MBJ yang diterima oleh JPA
Perbandingan Keaktifan MBJ Agensi/Jabatan Pentadbiran Negeri Sabah (2014-2016)
“Agensi-agensi yang layak menerima sijil penghargaan adalahagensi yang melaksanakan empat (4) kali mesyuarat MBJmengikut suku tahun yang telah ditetapkan.
Sijil Penghargaan MBJ
35
Bilangan penerima Sijil Penghargaan Agensi/ Jabatan Negeri Sabah
Sebarang pertanyaan, sila hubungi…
Puan Noor Azilah binti Abu ShahidNo. Tel: 03-8885 5615
Puan Zainah binti TaibNo. Tel: 03-8885 5663
En. Abd. Samat bin MohdNo. Tel: 03-8885 5661
E-mel: [email protected]
36
37