Upphandlingsanvisning  för Åda Ab 

Fastslagen i Åda styrelse 1.3.2017 

 

 

Åda Ab       2 

INNEHÅLL 

1 ALLMÄNT OM ÅDA AB  5

1.1 1.1Anknutenenhet 5

1.2Vadskiljeroffentligupphandlingfråninköpiprivatsektor? 5

1.3Dengodaaffären 6

2 2. DEFINITIONER  7

2.1 2.1Allmännadefinitioner 7

2.2 2.2DegrundläggandeEUprinciperna 12

3 3. FÖRBEREDELSE INFÖR UPPHANDLING  12

3.1 3.1Tröskelvärden 12

3.2 3.2Behovs‐ochmarknadsanalys 13

3.3Beräkningavupphandlingensvärde 13

3.3 3.4Uppdelningavkontrakt 14

4 4. TRÖSKELVÄRDEN  15

4.1 4.1NuvarandeEU‐tröskelvärden 15

4.2 4.2Nationellttröskelvärde 15

5. UPPHANDLING ÖVER EU:S TRÖSKELVÄRDE  15

5.1Huvudsakligastegvidupphandlingövertröskelvärdet 15

5.2Upphandlingsföremålet 16

5 6. UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN ÖVER EU:S TRÖSKELVÄRDEN  16

6.1Öppetförfarande 16

6.2Selektivtförfarande 16

6.3Förhandlatförfarande 16

 

Åda Ab       3 

6.4Konkurrensprägladdialog 17

6 7. RAMAVTAL  18

7 8. UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN UNDER EU:S TRÖSKELVÄRDE  18

7.1 8.1AllmännaprinciperförupphandlingarunderEU‐tröskelvärdena 18

7.2 8.2Öppetochriktatförfarande 18

7.3 8.3Direktupphandling(undantagsförfarande) 19

7.4 8.3Direktupphandlingvidtilläggsbeställning 19

7.5 8.4Direktupphandlingdokumentationskrav 20

8 9. GENERELLA KRAV FÖR SAMTLIGA UPPHANDLINGAR  20

8.1 9.1Anbudsbegäran 20

9.2Grundförtilldelningavkontrakt 20

9.3Ska‐ochbör‐krav 20

9.4Kvalifikationskravföranbudsgivaren 21

9.5Anbudstid 21

9.6Hurlängeskaanbudenvaraikraft? 21

9.7Delanbudochleveransvillkor 21

9.8Betalningsvillkorochsäkerheter 21

9.9Ägar‐ochimmaterialrättigheter 22

9.10Kravpåmiljön 22

9.12Kravpåsocialtansvar 22

9.13ESPD(Europeiskaenhetligaupphandlingsdokumentet) 22

9.14Avtalsvillkor 22

9.15Språkkrav 23

9.17Närskaanbudlämnas 23

9.18Huranbudlämnasin 23

8.2 9.19HurÅdataremotanbud 23

9.19Urvalskriterier 23

 

Åda Ab       4 

9.20Annonseringsskyldighet 24

8.3 9.21HILMA 24

9 10. EFTER ANBUDSTIDENS UTGÅNG  24

10.1Öppnandeavanbud 24

10.2Valavanbud 24

10.3Förlängningavavtal 25

10.4Avtalsuppföljning 25

10 11. PRISSÄTTNINGSMODELLER  25

11.1Fastpris 25

11 11.2 MAXIMIPRIS  26

 

 

 

 

Åda Ab       5 

1 ALLMÄNT OM ÅDA AB    

ÅdaAbstartadesmedsyftetatterbjudaIT‐relateradetjänstertillsinaägareinomoffentligsektorpåÅland.GenomattsamladenoffentligasektornsIT‐relateradearbetsuppgifterpåettochsammaställeeffektiviserarmansamarbetetmellanägarnaochunderlättarmöjligheternatillutvecklingochförnyelseidenföränderligaIT‐världen.ÅdaAbverkarsomoffentligaÅlandsIT‐avdelningochskötersåväldriftochsupportsomförvaltningsamtbidrartillattdrivaIT‐relateradeprojektframåt.

Allaåländskakommuner,kommunalförbundochandraåländskaoffentligrättsligaorganisationerkanbliaktieägareochdärefternyttjabolagetstjänster.Andraänoffentligrättsligaorganisationertillåtsintebliägareibolaget.

Bolagetstjänsterriktarsigenbarttillaktieägare.Bolagetbedrivsinteisyfteattberedavinståtaktieägarna.

1.1 1.1 ANKNUTEN ENHET ÅdaAbärensåkalladanknutenenhetenligt10§iLagenomoffentligupphandling(FFS2007/348).DettainnebärattÅdaAbärupphandlandeenhetförsinaägaresomsedanköpertjänsterfrånbolaget.AllaaktieägareharrättatttadelavdetjänstersomÅdaAberbjuder.

1.2 VAD SKILJER OFFENTLIG UPPHANDLING FRÅN INKÖP I PRIVAT SEKTOR?Offentligsektormåsteföljaandraregleränprivataaktörernärdeskagörainköp,eftersomoffentligasektornfinansierasmedskattepengar.Enupphandlandeenhetskaintevändasigdirekttillentidigareleverantörellernågonsomdetillexempelryktesvägenharhörtpositivtom,närnågotskaköpasin.EnligtEU:supphandlingsprinciperskaleverantörerbehandlaslika. 

Videnoffentligupphandlingfårallaföretagsomuppfyllerdegrundläggandekravensomställsavdenupphandlandeenheten,möjlighetattlämnaanbudochsäljasinatjänsterochprodukter.Enupphandlandeenhetskaalltidförhållasigobjektivtochneutralttilldeföretagsomlämnaranbudochhelaupphandlingsprocessenskapräglasavproportionalitet.

Enoffentligupphandlingärtidskrävandeeftersomenhetenideflestafallärskyldigattannonseraproduktenellertjänstendevillköpa,förattallaleverantörerskahamöjlighetattlämnaanbud.Införenannonseringmåsteentydliganbudsförfråganskapassomskaangevadsomefterfrågasochvilkakravsommåsteuppfyllasavanbudsgivaren.

Deleverantörersomvillkanlämnainanbudsomsvararpåanbudsbegärandärdebeskrivervadsomefterfrågatsochvaddekanerbjudatillvilketpris.Näranbudstidenhargåttutskaenhetensedankvalificeraochutvärderadeinkomnaanbudenförattbestämmavemsomfårkontraktet.Efterattbeslutetattantaenvissleverantörärtagetochharmeddelatssamtligaanbudsgivare,

 

Åda Ab       6 

börjarbesvärstiden.Avtalfårintetecknasförebesvärstidenhargåttutochdeandraleverantörernaharhaftmöjlighetattbesvärasig.

1.3 DEN GODA AFFÄRENFörattenupphandlingskavaralyckadförverksamhetengällerdetblandannatattsträvaefter”dengodaaffären”.Meningenmedenupphandlingärinteattuteslutaaktörerfråndenoffentligamarknadenutanattöppnamarknadenochgefleraktörermöjlighetenattvaradelaktigaochlämnaanbud.

 

Åda Ab       7 

2 2. DEFINITIONER  

2.1 2.1 ALLMÄNNA DEFINITIONER  Anbud‐bindandesvarfrånleverantörpåanbudsbegäran

Anbudsbegäran/Anbudsförfrågan‐avdenupphandlandeenhetenförfattadeanbudsinstruktioner.Anbudsbegäranskainnehålla,upphandlingensvärde,artochkvalitetpåvaranellertjänsten,allmännahandelsbenämningarellerlämpligamaterialbeteckningar,ellervidbehovocksålämpligaritningar,standarderochmodeller.Vidareskaenrekommendationgällandebetalningsvillkor,leveransvillkorochleveranstidfinnasangivet.Avanbudsbegäranskaocksåframgåhurlängeanbudenskavaraikraft,omdelanbudkanges,eventuellaägar‐,bruks‐ochomimmaterialrättigheterkrävsocheventuelltövriganödvändigafaktorer.Anbudsbegäranskautformastydligtochupprättasskriftligtochinnehålla:1.Artochkvalitetpådenvaraellertjänstsomskaupphandlas2.Hurlångtidanbudetskavaraikraft3.Omdelanbudfårlämnas4.Leveranstidochleveransvillkor5.Betalningsvillkorocheventuellakravpåandraekonomiskasäkerheter6.Närochpåvilketsättanbudenskainlämnasförattkunnabeaktas7.Kravpåägar‐ochimmaterialrättigheter8.Eventuellaspråkkrav9.Miljökrav/Socialakrav10.Villkorenligtvilkaupphandlingsenhetenavserattingåavtal11.Urvalskriterier

Anbudsgivare‐enekonomiskaktörsomharlämnatanbud

Anbudstid‐förenupphandlingöverEU:ströskelvärdeäranbudstidernareglerade,serespektiveupphandlingsförfarande.SomanbudstidunderEU:ströskelvärderekommenderas14‐21dagar.

Anbudsutvärdering‐tilldelningsgrundenärantingenekonomisktmestfördelaktigtellerlägstpris.

Anbudsökande‐densomansökeromattfådeltaiettselektivtellerförhandlaturvalsförfarande.

Anknutetföretag‐avserföretagsom:1.Övervilkendenupphandlandeenhetenharettbestämmandeinflytande2.Företagsomkanutövabestämmandeinflytandeöverdenupphandlandeenheten3.Företagsomtillsammansmeddenupphandlandeenhetenstårunderbestämmandeinflytandeavettannatföretagpågrundavägandeellerfinansielltdeltagandeellerpågrundavdereglersomföretagetlyderunder.Bestämmandeinflytandeinnebärattdenupphandlandeenhetendirektellerindirekt,iförhållandetillettföretag,inneharmeränhälftenavandelarnaiföretagetellerkontrollerarmajoritetenavröstetaletpågrundavaktieägande

 

Åda Ab       8 

ellermotsvarandeellerkanutsemeränhälftenavantaletledamöteriföretagetsstyrelseellermotsvarandeledningsorgan.

Annonsering‐upphandlingaröverEU:ströskelvärdeskaannonserasiHILMA/TED,pårelevanthemsida.UpphandlingarunderEU:ströskelvärdeskaannonseraspårelevanthemsidaochannanrelevantmediasåsomtillexempelilokaltidningar.

Avrop‐tilldelningavkontraktfrånettramavtalochbeställningfrånavtal.

Besvärs‐ochrättelseanvisning‐skabifogasvidvarjebeslut.Frånochmedattbesvärs‐ochrättelseanvisningharskickatsräknasbesvärstidensomangivits.

Bör‐krav‐kravsomleverantörböruppfyllaochsomkankommaattutvärderasochgeettmervärde.

CPVkoder‐CommonProcurementVocabularyärenstandardiseradvokabulärsomförenklarsökandetefterupphandlingarinomettvisstområde.

Direktupphandling‐ettförfarandeutankravpåanbudivissform.Fåranvändasomkontraktetsvärdeärlågtelleromdetfinnssynnerligenvägandeskäl.Denupphandlandeenhetenskavidbehovbeslutaomriktlinjerföranvändningavdirektupphandling.

Ekonomiskaktör‐varjefysiskellerjuridiskperson,upphandlandeenhetellergruppavsådanapersoneroch/ellerenheter,inbegripettillfälligaföretagssammanslutningar,somerbjudersigattutförabyggentreprenaderoch/ellerettbyggnadsverk,levereravarorellertillhandahållertjänsterpåmarknaden.

Ekonomisktmestfördelaktig‐närmanvärderarandraaspekteränpris,exempelvisproduktivitet,kvalitetochmiljöegenskaper.Tilldelningskriteriernamåstebestämmaspåförvägiupphandlingsdokumenten.Detärviktigtattbeskrivahurochvadsomliggertillgrundenförhuranbudetkommerbedömas.Omkriteriernaviktasangehurdekommerattviktas.

Elektroniskauktion‐avserenupprepadprocessmedhjälpavelektroniskamedelförattpresenteranyalägrepriserellernyavärdenförvissadelaravanbuden.

Elektroniskamedel‐elektroniskutrustningförbehandling(ävendigitalkomprimering)ochlagringavdatasomsänds,överförsochmottasviakabel,radiovågorpåoptisktellerannanelektromagnetiskväg.

Erkändaorgan‐avserprovnings‐ochkalibreringslaboratoriersamtorganförinspektionochcertifieringsomuppfyllertillämpligaeuropeiskastandarder.

EU‐domstolen‐EuropeiskaUnionensdomstol(tidigareEG‐domstolen)tolkarEU‐rättenochlämnarförhandsavgörandeomreglernasinnebördpåbegäranavnationelladomstolar.

Förhandlatförfarande‐avserettförfarandedärdenupphandlandeenhetenpublicerarenannonsomupphandlingdärallaintresseradeleverantörerkan

 

Åda Ab       9 

lämnaanbud.Denupphandlandeenhetenutsersedandeanbudssökandemedvilkadenförhandlaromvillkorenförupphandlingskontraktet.

Förhandsannonsering‐möjlighetfördenupphandlandeenhetenattförkortaanbudstidengenomattpubliceraenförhandsannonsminst52dagarochmaxett(1)årinnan,förattallaleverantörerskahamöjlighetattfåkännedomomdenplaneradeupphandlingeninnanupphandlingsannonsenavsänds.Enförhandsannonsskainnehållatidpunktenfördenkommandeupphandlingen,ochandraeventuellauppgiftersomfinnstillgängligavidtidpunktenförannonsen.

Försörjningssektor‐statligaochkommunalamyndighetersamtoffentligaföretagsombedriververksamhetinomområdenavatten,energi,transporterochposttjänsterenligt(FFS349/2007).

HILMA‐ärenelektronisktfinskannonseringssidaförupphandlingar.SamtligaupphandlingaröverEU:ströskelvärdeskapublicerashär.VidpubliceringiHILMAkommerdetfinnasfleraolikastegattfyllaut.Viktigtärattendastdestegochrutorsomärmarkerademedenrödstjärnafyllsi.IngadokumentskaläggasutpåHILMA.AlltsompubliceraspåHILMAärjuridiskbindande.

Inköpscentral‐enupphandlandeenhetsomtillhandahållercentraliseradinköpsverksamhetocheventuelltocksåstödverksamhetförinköp.

Innovation‐genomförandeavennyellerväsentligförbättradvara,tjänstellerprocess,sominbegripermenintebegränsarsigtillproduktions‐,byggnads‐ellermarknadsföringsmetodellernymetodinomaffärspraxis,arbetsplatsorganisationelleryttreförbindelsermedblandannatsyfteattbidratillattlösasamhällsutmaningar.

Klassiskasektorn‐upphandlingsomomfattaroffentligamyndighetergällandevaror,tjänsterochbyggnadsentreprenader.

Konkurrensprägladdialog‐avserettförfarandesomvarjeleverantörkanbegäraattfådeltaiochdärdenupphandlandeenhetenförendialogmeddeanbudssökandesomharbjuditsinattdelta.

Kontrakt‐avserettskriftligtavtalmedekonomiskavillkorsom:1.Slutsmellanenellerfleraupphandlandemyndigheterochenellerfleraleverantörer2.Avserutförandetavbyggentreprenad,leveransavvarorellertillhandahållandeavtjänster3.Undertecknatsavparternaellersigneratsavdemmedenelektronisksignatur

Kravpåleverantören‐kravskavarakoppladetillleverantörensekonomiskaställningochståiproportiontillvadsomskaupphandlasochvadsomärnödvändigtförattleverantörenskakunnamötadeuppställdakravenförattkunnafullföljauppdraget.

Kravpåvaran/tjänsten‐Hurupphandlingsföremåletbeskrivs.Kallasoftaförkravspecifikationellertekniskspecifikation.Ävenendetaljerad

 

Åda Ab      10 

specifikationhurtjänstenskautförasellerdenfunktionochmålsomskauppnåsskaangeshär.

Leveransvillkor‐avtalsparternasansvarvidtransportochöverlämnandeavgods.Generelltsettärdetviktigtattvaratydligmedhurklausulenkantolkas.

Leverantör‐avserdensompåmarknadentillhandahållervarorellertjänsterellerutförbyggentreprenader.

Livscykel‐livscykelnavenproduktellertjänstvidupphandlinginnebärattiberäkningenavdenuppskattadetotalkostnadenräknainallapåvarandraföljandeoch/ellerinbördessammankoppladeskeden.Detinnefattaralleventuellforskning,utvecklingsomskagenomföras,produktion,handelochdessvillkor,transport,användningochunderhåll,undertjänstens,varansellerbyggnadsverketslivslängd.Livslängdenberäknasfrånråvaruanskaffningstillfälleellergenereringavresursertillbortskaffande,saneringochtjänstenselleranvändandetsslut.

Lägstpris‐kräverennoggrannbeskrivningavhurleverantörenskaangepris,exempelvisdettotalaprisetföruppdraget,prispermånad,prispertimme,prisperlevereradprodukt.Tänkocksåpåattangebetalningsvillkorenfördetkanpåverkaanbudspriset.Vidlägstprisangesrelevantakraviformavska‐krav.

Mervärdesskatt‐skattsomärinräknatipriservidprivatköpsombetalastillstaten.Priserienupphandlingskaalltidangesexklusivemervärdesskatt(moms).

Märke‐alladokument,certifikatellerintygsombekräftarattbyggentreprenader,varor,tjänsterellerprocesserellerberördaförfarandenuppfyllervissakrav.Enleverantörkanbaraåberopaettmärkeförattstyrkakravuppfyllnadnärmärketharutvecklatsavtredjepartochmärketärtillgängligtföralla.Exempelpåsådanamärkenär:Fairtrade,NyckelhålsmärkningochSvanen.

Offentligupphandling‐avseråtgärdersomvidtasavenupphandlandeenhetisyfteattgöraettvaru‐ellertjänsteinköpochtilldelakontraktelleringåettramavtalavseendevaror,tjänsterellerbyggentreprenader.

Onormaltlågaanbud‐bidrartillenosundkonkurrensochfårförkastasefterattdetinkomnaanbudetharifrågasattsskriftligtochanbudsgivarenharfåttmöjlighetattförsvarasiprissättningochefterattenbedömningavanbudsgivarensförmågaattutförauppdragettilldetprissomangivitsianbudethargjorts.

Projekttävling‐avserentävlingsomäröppenförallaochsomanordnasavenupphandlandeenhetisyfteattförvärvaenritningellerenprojektbeskrivningsomenjuryutsertillvinnandebidrag.

Ramavtal‐avserettavtalsomingåsmellanenellerfleraupphandlandeenheterochenellerfleraleverantörerisyfteattfastställavillkorförsenaretilldelningavkontraktunderengiventidsperiod,maximaltfyraår.Ramavtalkananvändaspåallasortersupphandlingsföremål.Avsiktmedramavtaläratt

 

Åda Ab      11 

fastställavillkorenvidavtalstecknandemenutanattmanförpliktarsigtillattavropaenvissvolym.Avsiktenärattettramavtalskavarasåheltäckandesommöjligt.Ramavtalledertillenförenkladocheffektivarearbetsprocessochivisafalläventillbilligarepriserpåsjälvaupphandlingsföremålet.

Riktatförfarande‐närförfrågangårtillminsttvåleverantörermenutankravpåannonsering.GällerunderEU:ströskelvärdepåupphandlingarmellan20000–50000euro.

Selektivtförfarande‐avserettförfarandedärallaleverantörerkanansökaomattfådeltamenendastanbudssökandesominbjudsavdenupphandlandeenhetenattdeltafårlämnaanbud.

Ska‐krav‐kravsomleverantörmåsteuppfyllamensominteutvärderas.

Synnerligaskäl‐oförutseddahändelsersomupphandlandeenheteninteorsakatellerkunnatförutse.

TED(Tenderselectronicdaily)‐ärendatabasförupphandlingarinomEU.Företagochupphandlandeenheterkansökainformationompågåendeochplaneradeupphandlingar.TEDärkostnadsfritt.VidpubliceringavenupphandlingiHILMAskickasdenautomatisktvidaretillTEDsomskickarutette‐postmedettreferensnummer.ExempelpåTEDRef.Nr:2015/S226851.DetärviktigtattTEDreferensnumretochannonseniHILMAsammankopplaseftersomHILMAkräverenefterannonseringavvilkendetskaframgåvemupphandlingskontraktethartilldelats.

Tilldelningsbeslut‐näranbudstidenharlöptutochdenupphandlandeenhetenharutvärderatinkomnaanbudfattarenhetenettbeslut.Tilldelningsbeslutetdelgessamtligaanbudsgivare.Tilldelningsbeslutetskavaraskriftligtochinnehållamotiveringomgrundernaförbeslutet.

Tjänstekoncession‐avserettkontraktavsammaslagsometttjänstekontraktmensominnebärattersättningförtjänsternaheltellerdelvisutgörsavrättattutnyttjatjänsten.

Tjänstekontrakt‐avserettkontraktsomgällerförutförandeavtjänsterochsominteutgörettbyggentreprenadskontraktellervarukontrakt.

Tröskelvärde‐gränsvärdetsomavgöromupphandlingenskagenomförassomEU‐upphandlingellernationellupphandling.EU‐tröskelvärdetbestämsavEUvartannatår.

Underleverantör‐enpersonellerföretagsomförbindersigattutförakravenienannanpartskontrakt.

Upphandlandeenhet‐avserstatligaochkommunalamyndigheterochbolag.

Upphandlingsdokument‐samtligadokumentsomutarbetasavdenupphandlandeenhetenochhänvisartillattbeskrivaellerfastställainnehålletiupphandlingen.Dettainnefattardedokumentdärförfarandetbeskrivs,förhandsmeddelanden,anbudsförfrågan,tekniskaspecifikationer,andrabeskrivandedokument,avtalsförslag,upplysningaromallmännaskyldighetersamteventuellakompletterandedokument.

 

Åda Ab      12 

Varukontrakt‐avserettkontraktsomgällerköp,leasing,hyraellerhyrköpavvarorunderförutsättningattkontraktetinteskallansesutgöraettbyggentreprenadkontraktellertjänstekontrakt.

Väntetid‐tidsfristundervilkendenupphandlandeenhetenintefårtecknaavtalefteretttilldelningsbeslut.Väntetidengälleri21dagaröverEU:ströskelvärdeoch30underEU:ströskelvärde.

Öppetförfarande‐avserettförfarandedärallaleverantörerfårlämnaanbud.

ÖverEU:ströskelvärde‐överEU:ströskelvärdeskaFinlandslagomoffentligupphandlingföljas.

2.2 2.2 DE GRUNDLÄGGANDE EU PRINCIPERNA Principenomicke‐diskriminering‐vidutformandeavupphandlingsdokumentenfårintekravinförassomenbartlokalaföretagkännertillellerkanutföra,ävenommaninteförväntarsignågrautländskaanbud.

Principenomlikabehandling‐allaleverantörerskagessammaförutsättningar.Allamåstefådeninformationsomärrelevantförupphandlingen.

Principenomömsesidigterkännande‐intyg,betygochcertifikatetc.somutfärdatsavbehörigamyndigheterinågotannatEU‐medlemslandskagodtas.EnupphandlandeenhetskaenligtdennaprincipgodtavarorochtjänsterfrånekonomiskaaktörerunderförutsättningattdessagodtasochsäljsiannatEU‐land.

Transparensprincipen‐skyldighetenattlämnainformationomupphandlingenochdetpraktiskatillvägagångssättet,rättenföranbudsgivarnaattfåtillgångtillinformationomvilkarättigheterochskyldighetersomfinns.Exempel:Detskaframgåavunderlagethurupphandlingsföremåletkommerattbedömas.

Proportionalitetsprincipen‐upphandlandemyndighetfårinteställastörrekravpåleverantörenellerleveransenänvadsombehövsochvadsomfåransesvaraändamålsenligtfördenaktuellaupphandlingen.Kravenskahaettnaturligtsambandmedobjektetochståiproportiontilldetbehovsomskatäckas.

3 3. FÖRBEREDELSE INFÖR UPPHANDLING 

3.1 3.1 TRÖSKELVÄRDEN  Inomoffentligupphandlingfinnsdetolikaregleringarberoendepåomvärdetpåupphandlingenöver/understigerdetavEUangivnatröskelvärdet.

 

Åda Ab      13 

TröskelvärdenafastställsvartannatåravdenEuropeiskakommissionenenligtupphandlingsdirektivenochGPAieuro.

Fördeländersomintehareuroberäknasvärdetinationellvaluta.Iberäkningenavtröskelvärdetskadettotalavärdetförhelaavtalsperiodenframkomma.Ävenoptions‐ochförlängningsklausuler,ersättningarochandraposterskainkluderas.

Värdetskavaraföruppskattatvidtidpunktenförannonseringenrespektiveidefallendäringenannonseringbehövs,närdenupphandlandemyndighetenkontaktarleverantörernaföranbudsgivning.

TröskelvärdetärenriktlinjefördetmaximalavärdetenupphandlingfårhaförattantingenräknassomenupphandlingunderelleröverEU:ströskelvärde.Detavgörocksåvilketupphandlingsförfarandesomskatillämpas.Upphandlingensföruppskattadevärdeochdetdärpågrundandevaletavupphandlingsförfarandeärbindandeunderhelaupphandlingsprocessen.

Ifalldetiförberedelsefasenharanväntsreglernaförberäkningenavupphandlingsvärdetochgenomförtsenuppskattningenligtregelverketansesenförlågtangiventröskelvärdeberäkningintesomettbrottmotupphandlingsreglerävenomdetsenarevisarsigliggaöver/underdetrelevantatröskelvärdet.

3.2 3.2 BEHOVS‐ OCH MARKNADSANALYS  Förattkunnaanalyserakostnadernamåstestatistikfråndeexisterandeavtalenellertidigareinköpeninhämtas.Omdetärenheltnyproduktellertjänstsomskaupphandlasärdetmarknadsanalysensomgervägledningiberäkningen.

Förattstartaupphandlingenmåstedetfinnasettbehovavattköpatjänstenellerprodukten.Behovetkaninnebäraalltfrånpappertilloperationssetochdatasystem.Iförberedelsefasenskadetgörasengrundligmarknads‐ochbehovsanalys.

Detfinnsskillnadermellandeninternabehovsanalysen,därdenupphandlandeenhetenutrederdetfaktiskabehovetavattgenomföraenupphandlingochenförstudiedärsyftetärattkartläggakravspecifikationen.Marknadsanalysensyftartillattredautvadmarknadenharatterbjudaförattkunnaformuleraenkorrektochmarknadsnärakravspecifikation.

3.3 BERÄKNING AV UPPHANDLINGENS VÄRDEBeräkningenavvärdetförenupphandlingärettavgörandemomenteftersomdetavgörvilketförfarandeochvilkenlagstiftningsomärtillämplig.ValetavberäkningsmetodfårintegörasisyfteattundgåupphandlingslagstiftningöverEU:ströskelvärden.Detärocksåförbjudetattdelauppenupphandlingavseendet.ex.kvantitetisyfteattkunnagenomföraendirektupphandling.Enupphandlingfårinteberäknasmedexceptionellametoderellerkombineraspåettartificielltsättt.ex.entjänsteupphandlingikombinationmeden

 

Åda Ab      14 

byggnadsentreprenadförattundgåupphandlingslagstiftningenöverEU:ströskelvärden.

Grundenförberäkningenavdetuppskattadekontraktsvärdetavettvaru‐ellertjänstekontraktutgörsavkontraktetstotalavärdeellerdentotalaersättningensomskabetalastillleverantören,d.v.s.denstörstatotalaersättningenexklusivemervärdesskatt.

Viduppdelningavkontraktgällerihuvudregelattvarjedelavkontraktetskabeaktasdådettotalauppskattadekontraktsvärdetberäknas.Dettagällerävennärseparataavtalingåsfördeolikadelarna.Detuppskattadekontraktsvärdetskagälladåupphandlingenpublicerasellerettupphandlingsförfarandeinledspåannatsätt.

I18§(FFS2007/348)angeshurvärdetpåvissatjänsterskaberäknas.Viduppskattningavvärdetpåförsäkringstjänsteranvändsdeförsäkringspremiersomskabetalasochandraersättningar.Banktjänsterochandrafinansiellatjänsterberäknasenligtdeavgifter,provisionerochräntorsomskabetalas.Avseendeprojekteringochprojekttävlingarfinnsnärmarebestämmelseri18§3‐5punkterna(FFS2007/348).

FörattavgöraommanhamnarunderelleröverEU:ströskelvärdemåstevärdetförkontraktetunderhelaavtalstidenberäknas.

Enligt17‐20§(FFS2007/348)skavärdetmotsvaradenstörstauppskattadeersättningensomskabetalasexklusivemervärdesskatt.Vidberäkningenskaeventuellaalternativasättförgenomförandetavupphandlingentasibeaktan.Omoption‐ochförlängningsklausulfinns,skaävendenperiodenräknasinivärdet.Detsammagällerföreventuellaprovisionerelleravgiftersomskabetalastillanbudsgivare.

3.3 3.4 UPPDELNING AV KONTRAKT  Detfinnsingethindermotattdelauppenupphandlingimindredelarunderförutsättningattvarjedelgenomförtsenligtdereglersomskullehakrävtsomdetiställethadegenomförtssomenendaupphandling.Förattunderlättadeltagandeiupphandlingarförsmåochmedelstoraföretagochdärmedfrämjakonkurrensenpådeninremarknadenuppmuntrasupphandlandeenheterattdelauppkontrakten.

Upphandlingenfårdockaldrigskemedsyfteattundgåtröskelvärdesbestämmelserelleratthämmakonkurrensen.OmdetärenupphandlingöverEU:ströskelvärdeträderblankettlagstiftningenikraftochdenfinskalagenomoffentligupphandlinggäller.OmdetberäknasvaraenupphandlingunderEU:ströskelvärdegällerÅlandsegenlagstiftningomoffentligupphandling.

 

Åda Ab      15 

4 4. TRÖSKELVÄRDEN  

4.1  4.1 NUVARANDE EU‐ TRÖSKELVÄRDEN  

 Klassisksektor

EU‐TRÖSKELVÄRDENFÖRMYNDIGHETER:(Lagomoffentligupphandling16§)(Europarådetsdirektiv2004/18/EG,Upphandling)

Upphandlingavvarorochtjänster209000euroexkl.momsUpphandlingavprojekttävlingar209000euroexkl.moms

4.2 4.2 NATIONELLT TRÖSKELVÄRDE  Direktupphandlinginnebärattupphandlingengenomförsgenomettförfarandeutankravpåannonsering.DetärfortfarandesammaEU‐rättsligaprincipersomgällermenupphandlingsunderlagenskickasiställetdirekttilldeleverantörersomkantänkaslämnaanbud.

Detäravytterstaviktattdetävenviddirektupphandlingartillfrågasfleränen(1)leverantör.Endirektupphandlingskadokumenterassåattdetframgåravunderlagetvarförundantagetattinteannonseraupphandlingen,haranvänts.Närupphandlingsföremåletärettåterkommandebehovskaenupphandlinggenomföras.Direktupphandlingarkangenomförasupptill50000euro.Värdetberäknasalltidpåfyra(4)åroavsettavtaletslängdochinklusiveallakringkostnader.

DirektupphandlingsgränsenförÅdaär:50000euroexklusivemoms

5. UPPHANDLING ÖVER EU:S TRÖSKELVÄRDEVidupphandlingöverEU:ströskelvärdeavsesmedupphandlandeenheterlandskapsregeringen,samtligaunderlandskapsregeringenlydandemyndigheterochinrättningar,kommunalamyndighetersamtövrigaupphandlingsenhetersomräknasuppi2§LLomtillämpningilandskapetÅlandavriksförfattningaromoffentligupphandlingsamt6§(FFS2007/348).

Medövrigaupphandlingsenheteravsessådanajuridiskapersonerochenheterilandskapsregeringen,underlandskapsregeringenlydandemyndigheterochinrättningarsomharinflytandeiellervilkapåannatsättkanansestillhöradenoffentligaförvaltningen.

5.1 HUVUDSAKLIGA STEG VID UPPHANDLING ÖVER TRÖSKELVÄRDET Dehuvudsakligastegenvidenupphandlingövertröskelvärdetärsammasom

 

Åda Ab      16 

videnupphandlingunderEU:ströskelvärde.SkillnadenärattdetfinnsfleraförfarandesättöverEU:ströskelvärdeänunder.Medolikaförfarandentillkommerolikatidsgränserochettannatregelverk,eftersomdetförupphandlingaröverEU:ströskelvärdeärfinsklagstiftningsomgäller(FFS348/2007).

5.2 UPPHANDLINGSFÖREMÅLETIdentifieringavupphandlingsföremåletäravgörandeförvilkenlagstiftningsomgäller.OmdetgällerföremålellertjänstersomtillhördenklassiskasektornärdetFFS348/2007somtillämpas.Tilldenklassiskasektornräknasvaror,tjänsterochbyggentreprenaderinomdenoffentligasektorn.Ettkontraktkaninnehållabådaupphandlingavtjänsterochvaror.

5 6. Upphandlingsförfaranden över EU:s tröskelvärden  

6.1 ÖPPET FÖRFARANDEAllaleverantörerfårlämnaanbud.Dettaärdetvanligasteförfarandet.DenupphandlandeenhetenskapubliceraupphandlingsannonsenpåhemsidanochiHILMAochTED.Utöverdetkanupphandlingsannonsenocksåpublicerasienlokaltidning.Anbudstidenär35dagarmenkanförkortasmedfem(5)dagarnärsamtligaunderlagfinnstillgängligaochanbudkanlämnaselektroniskt.Iettöppetförfarandefårallaintresseradeanbudsgivarelämnaanbud.

 

6.2 SELEKTIVT FÖRFARANDEFörfarandetäretttvå(2)stegsförfarandedär:Fas1är:30dagarFas2är:Skäligtid,minst14dagarEnupphandlingsannonspubliceraspåhemsidan,HILMAochTED.Utöverdetskaupphandlingsannonsenocksåpublicerasilokaltidningen.Deanbudsgivaresomärintresseradeavattlämnaanbudkanunderfas1begäraattfådelta.Denupphandlandeenhetenfårsedanutsevilkaanbudsgivaresomfårgåvidaretillfas2ochlämnaanbud.Denupphandlandeenhetenfårpåförhandbegränsaantaletanbudssökandesominbjudstillfas2menintetillmindreänfem(5)anbudsgivareominteantaletlämpligasökareärmindre.

6.3 FÖRHANDLAT FÖRFARANDEFörhandlatförfarandeärettundantagsförfarandesomkananvändasnäranbudsgivarensinnehållianbudetintemotsvararanbudsförfråganochanbudenintekangodkännas.Förhandlatförfarandekanocksåanvändasomsärskildaomständighetergörentotalprissättningpåförhandomöjligellernärupphandlingsföremåletintepåförhandkanformulerassåexaktsomdetkrävsförettöppetellerselektivtförfarande.

Upphandlingsannonsenkanpublicerasilokaltidningen,påHILMA/TEDochlämplighemsida.Deanbudsgivaresomärintresseradeharmöjlighetatt

 

Åda Ab      17 

lämnaanbud.Sedanförhandlardenupphandlandeenhetenomavtalsvillkorenförupphandlingskontraktetmedlämpligaleverantörer.Förhandlingarskerisyfteattanpassaanbudentilldekravsomangettsiupphandlingsdokumenten.Antaletanbudsgivareminskasunderförhandlingenpågrundavattavkriterierförvaletavanbudförändras.

Denupphandlandeenhetenkanpåförhandbegränsaantaletanbudssökandesominbjudsattdelta,dockintetillmindreäntre(3)leverantörerominteantaletlämpligasökandenärlägre.

Denupphandlandeenhetenkanväljaförhandlatförfarandeävenvid:‐tjänsteupphandling,däriblandupphandlingavfinansiellatjänster,tjänsterförprojekteringavbyggnadersamtandrasakkunnigtjänsterochkunskapstjänstersomundantagsvisintemedgertotalprissättningpåförhand

‐koncessionshavare

6.4 KONKURRENSPRÄGLAD DIALOG Denupphandlandeenhetenpublicerarenupphandlingsannonspåhemsidan,HILMAochTED.Utöverdettaskaupphandlingsannonsenocksåpublicerasilokaltidningen.Iannonsenskaupphandlingsenhetenskravochbehovframgåsamtdetframtidamåletochdessinnehållbeskrivas.

Allaleverantörerkanbegäraattfådeltaiupphandlingen.Iförstastegetkontrollerasanbudsgivarenslämplighet.Desomklarardetförstastegetgårvidaretillendialogmeddenupphandlandeenheten.Ienkonkurrensprägladdialogförsendiskussionmellanleverantörerochdenupphandlandeenheten.Förattkommaframtillenellerfleralösningarsomkantillgodosebehovetochsomutgörgrundenfördeanbudsomdeutvaldaleverantörernainbjudsattlämna.Denupphandlandeenhetenfårförhandlamedanbudssökandenomallaaspekteravupphandlingskontraktet.

Dialogenkanävenskeisuccessivastegsåattantaletlösningarsominkluderasidialogenbegränsasunderdialogensgång.Iupphandlingsannonsenskadetdåfrånbörjanangesivilkastegochvilkakriteriersomtillämpas.

Närlösningsalternativmedvilkaupphandlingenkangenomförasharvaltsmeddelardenupphandlandeenhetenatdialogenharavslutats.Slutligaanbudpågrundvalavdiskussionernabegärssedaninavsökandena.Vidvaletavanbudtillämpasdejämförelsegrundersommeddelatsiupphandlingsannonsenellerdessbeskrivning.

Enupphandlingansessomsärskiltkompliceratnärdenupphandlandeenheteninteobjektivtpåförhandkandefinieraderättsligaellerfinansiellavillkorenförenupphandlingellerdetekniskamedlenföratttillgodosesinabehovellermålochnärgrundenförvaletärattanbudetskavaraekonomisktmestfördelaktigt.Ävenienkonkurrensprägladdialogskaallaleverantörerbehandlaslika.Informationsomkanäventyraföretagshemligheterfårintelämnasut.Detinnebärattdenupphandlandeenheteninteharrättattlämnautlösningarsomtasframunderdialogensgångutansamtyckeavanbudsgivarna.

 

Åda Ab      18 

VidupphandlingaröverEU:ströskelvärdeskaistörstautsträckningöppetförfarandeellerselektivtförfarandetillämpas.

6 7. RAMAVTAL  

Medbegreppetramavtalavsesettköpeavtalsombildarenramförettkommandeinköp.Självaramenföravtaletärdensammasomförettvanligtköpeavtalsammansattavallmännaochsärskildaavtalsvillkor.Detsomskiljerramavtalfrånvanligaavtalärsärskildavillkorförkommandeköpsomavropaspåramavtalet.Iramavtaletreglerasvilkasomärpartochpåvilketsättframtidaavropskaske.Ramavtalkaningåsmellanenellerfleraupphandlandeenheterochenellerfleraleverantörer.Syftetärattfastställavillkorenförsenaretilldelningavkontraktunderengiventidsperiod.

Närettramavtalärikraftkanavropgörasvidbehovunderhelakontraktsperiodenutanattennyupphandlingmåsteske.

Avropavserettspecifiktköpvidetttillfälle.Ramavtalavseranskaffningunderenbestämdtidsperiod.

7 8. UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN UNDER EU:S 

TRÖSKELVÄRDE 

7.1 8.1 ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR UPPHANDLINGAR UNDER EU‐

TRÖSKELVÄRDENA Ådaskaskapamöjlighetförsåmångasommöjligtattdeltaiupphandlingarnaförattnyttjabefintligakonkurrensförhållanden.Ådaskaföljaprincipernaförgodförvaltning,behandladeltagarnaiupphandlingsförfarandetpåettlikvärdigtochicke‐diskriminerandesättsamtförfaraöppetochmedbeaktandeavproportionalitetskraven.

7.2 8.2 ÖPPET OCH RIKTAT FÖRFARANDE  Upphandlingenskanormaltskesomettöppetellerriktatförfarande.

Enupphandlingskaannonseraspåwww.ada.ax/upphandlingochilokalatidningarochvidbehoviannanlämpligmassmediatex.utanförlandskapetÅland.Öppetförfarandeinnebärattallaleverantörerfårlämnaanbud.Närupphandlingenharannonseratsfårleverantörersomärintresseradebegärautupphandlingsdokumenten.Förhandlingmedleverantörenfårinteske.Öppetförfarandeärdetvanligasteförfarandet.

Riktatförfarandegällerförupphandlingarsomharettvärdemellan10000–50000euroexklusivemoms,närsärskildaskälinteföranlederöppetförfarande,skaförfråganskickastillminsten(1)ochhelstfleraleverantörer.Ävenenupphandlingsomskerviariktatförfarandekanannonserasilämpligmedia.

 

Åda Ab      19 

7.3 8.3 DIREKTUPPHANDLING (UNDANTAGSFÖRFARANDE)  Direktupphandlinginnebärattupphandlingengenomförsgenomettförfarandeutankravpåannonsering.DetärfortfarandesammaEU‐rättsligaprincipersomgällermenupphandlingsunderlagenskickasiställetdirekttilldeleverantörersomkantänkaslämnaanbud.

Detäravytterstaviktattdetävenviddirektupphandlingartillfrågasfleränen(1)leverantör.Endirektupphandlingskadokumenterassåattdetframgåravunderlagetvarförundantagetattinteannonseraupphandlingen,haranvänts.Närupphandlingsföremåletärettåterkommandebehovskaenupphandlinggenomföras.Direktupphandlingarkangenomförasupptill50000euro.Värdetberäknasalltidpåfyra(4)åroavsettavtaletslängdochinklusiveallakringkostnader.

Underförutsättningattnågotavnedanföljandealternativäruppfylltochmedvillkoretattdettillämpasrestriktivt,kanundantagsförfarandetanvändasnär:

värdetavupphandlingenberäknasvaraavringavärde,dockejhögreän50000€exklusivemoms,eller

varanellertjänstenpågrundavtekniskaellerkonstnärligaskälellerpågrundavensamrättkanfullgörasendastavenleverantör,eller

upphandlingenäravbrådskandekaraktärsominteberorpåupphandlingsenhetensförsummelseeller

Detvidöppetellerselektivtförfarandeinteharlämnatsinnågralämpligaanbudochdeursprungligavillkorenförkontraktetinteändratsväsentligt

7.4 8.3 DIREKTUPPHANDLING VID TILLÄGGSBESTÄLLNING Ådakangöraendirektupphandlingnärvaruupphandlingenhosdenursprungligaleverantörenärentilläggsbeställningvarssyfteärattdelvisersättaellerutvidgaentidigareleveransellerutrustning.Enförutsättningfördettaärattettbyteavleverantörskulleledatillupphandlingavmaterialmedannorlundatekniskaegenskaper,vilketskullemedföraoförenlighetelleroproportionerligtstoratekniskasvårighetervidanvändningochunderhåll.Se28§LOU(FFS348/7007).

Ådakandärutövergöraendirektupphandlingnärdetärfrågaomensådantilläggstjänstellertilläggsentreprenadutanfördetursprungligaupphandlingskontraktetsomanskaffasavdenursprungligaleverantörenochsomavskälsomintekundeförutsesharvisatsignödvändigföratttjänstenskakunnautförasellerentreprenadengenomförasienlighetmedvadsomursprungligenfastställts.Enförutsättningfördettaäratttilläggstjänstenellertilläggsentreprenadenavtekniskaellerekonomiskaskälintekanavskiljasfrånhuvudkontraktetutanstoraolägenheterfördenupphandlandeenheten,elleratttilläggstjänstenellertilläggsentreprenaden,ocksåomdenkanavskiljasfrångenomförandetavdetursprungligakontraktet,ärabsolutnödvändigförattslutföradetursprungligakontraktet.Dessutomförutsättsattdettotalavärdetavtilläggstjänsternaellertilläggsentreprenadernaärhögst50procentavdenursprungligaupphandlingensvärde.

 

Åda Ab      20 

7.5 8.4 DIREKTUPPHANDLING DOKUMENTATIONSKRAV  Ävenviddirektupphandlingarskadetdokumenterasvarförmanhartillfrågatenvissleverantörmeninteandra.Detärocksåviktigtatthaiåtankeattdirektupphandlingaralltidärundantagochhelstskaanvändassårestriktivtsommöjligt.Videndirektupphandlingskadetangesvarförmanharvaltettvisstundantag.Medundantagetförringavärdetavsessådanaupphandlingarsomliggerunder30000euro.Detärintemenatsomettundantagsomskamöjliggöraattanvändaundantagetringavärde”upptill50000euro.Detärviktigtattävenvidhanteringavendirektupphandlingkonsulteravåraresurserinomupphandlingförattvarasäkerattdetbehandlasrätt.

8 9. GENERELLA KRAV FÖR SAMTLIGA UPPHANDLINGAR  

8.1 9.1 ANBUDSBEGÄRAN Utformandetavanbudsbegäranärettviktigtstegiupphandlingen.Idokumentetskasamtligakravochvillkorpåupphandlingenframgå.Sedefinitionpåanbudsbegäranfördessinnehåll.Anbudsbegäranskavaraskriftligochsåtydligsommöjligt.Anbudsbegäranskaspecificeravadsomskaupphandlas.Kvantitetochkravpåkvalitetsamttekniskakravpåproduktenböranges.Närdetgällerupphandlingavtjänstbördenbeskrivassåtydligtsommöjligt.Ettotydligtdokumentkanledatillattanbudsgivarnauppfattarkravenolika.Omdenupphandlandeenhetenvillläggatillellertabortbedömningskriteriermåsteupphandlingengörasomförattgaranteraöppenhetochlikabehandlingavsamtligapotentiellaanbudsgivare.

9.2 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKTDenellerdeanbudsgivaresomerbjuderlägstprisellerdetekonomisktmestfördelaktigaanbudettilldelaskontraktet.Vilketavdessaalternativsomtillämpasförtilldelningavkontraktskabestämmasianbudsbegäran.Medekonomisktmestfördelaktigamenasattprisochkvalitetskriterier(kvalitet,leveranstider,miljöm.fl.)viktasiförhållandetillvarandrapåettsättsomvaritförutbestämtiupphandlingsdokumenten.Vidalternativetlägstprisväljsdenanbudsgivarensomlämnatinlägstpris.Menibådafallenmåsteanbudetuppfyllasamtligaställdaska‐krav.

9.3 SKA‐ OCH BÖR‐KRAVEnanbudsbegärankaninnehållaskaochbör‐kravellerenbartska‐krav.Samtligaska‐kravmåsteovillkorligenvarauppfylldaavanbudsgivaren,omsåinteärfalletfåranbudetintebeaktas.

Exempel:Leveransskaskesenasteftersju(7)dagar.Leveransbörskeinomtre(3)dagar.

Utvärdering:Allaanbudsomharfleränsju(7)leveransdagardiskvalificeras.Allaanbudsomharenleveranstidpåtre(3)dagarellermindrefårettmervärdesomharfastställtspåförhandsomstårirelationtillhursnabbleveransenärdärsnabbasteleveransfårhögstmervärde.Exempelkanenlångleveranstidinnebäraetthögreprispåslagiutvärderingen.Om

 

Åda Ab      21 

anbudsgivarenkortarnerleveranstidenkandetinnebäraettprisavdragiutvärderingen.Somtumregelmotsvararska‐krav”needtohave”ochbör‐krav”nicetohave”.

Viktigtärattleverantörenskakunnatänkasigatttecknaavtalmedvilkensomhelstavleverantörernasomuppfyllersamtligaska‐krav.Utvärderingskriterier,bör‐kravsomskautvärderasskahadirektkopplingtillupphandlingsföremålet.

Isammanhangetärdetviktigtattställakravsomkommerbeaktatillgänglighetochanvändbarhet.Ienupphandlingmåstealladelartasibeaktanförattdenskavarasåeffektivsommöjligt.

9.4 KVALIFIKATIONSKRAV FÖR ANBUDSGIVAREN Kvalifikationskravärdekravianbudsbegäransomettanbudmåsteuppfyllaförattkommaifrågaomanbudetgårvidaretillbedömningavska‐krav.Uppfyllssamtligakvalifikationsochska‐kravgåranbudetvidaretillutvärdering.Härställskravpåanbudsgivarenintetjänstenellerproduktensomskaupphandlas.Medundantagförvadsomgällerfördirektköpfårintekravpåvarumärke,patentellertyp,ursprungellertillverkningsmetodställasomdetinteärmotiveratavföremåletförupphandlingenochföljsavorden”ellerlikvärdigt”.

9.5 ANBUDSTIDIanbudsbegäranskaangeshurlånganbudstidenär.FörupphandlingarunderEU:ströskelvärdefinnsdetingasärskildalagregleradetiderutandetärdenupphandlandeenhetensomsjälvfårbestämmaochsättaenskäliganbudstid.EnrekommendationärattävenförupphandlingarunderEU:ströskelvärdehaenanbudstidpåminst14‐21dagar.VidupphandlingaröverEU:ströskelvärdeäranbudstidenreglerad.

9.6 HUR LÄNGE SKA ANBUDEN VARA I KRAFT?Ianbudsbegäranskadetangeshurlängeanbudenskavaraikraftförattdenupphandlandeenhetenskakunnaantadetsomleverantörenerbjuderävenefterbesvärstidensutgångochvideventuellöverprövning.Kravetkanvarierameniregelskaanbudenvaraikraft3‐4månaderfrånochmedsistaanbudsdag.

9.7 DELANBUD OCH LEVERANSVILLKOROmdelanbudkanlämnasskadetframgåavanbudsbegäran.Delanbudkanvaraaktuellavidexempelvisbyggnadsentreprenader.Ianbudsbegäranskaävenframgånärleveransavenvaraellertjänstskaerhållasochvilkaleveransvillkorsomgäller.Detskaframgåomdetäranbudsgivarenellerdenupphandlandeenhetensomskaståförriskenundertransportenochvadsomskagällavidförseningm.m.

9.8 BETALNINGSVILLKOR OCH SÄKERHETERBeroendepåupphandlingensartkanspecifikavillkorombetalning(betalningvidleverans,delbetalningetc.)samtsäkerhetersåsombankgarantierför

 

Åda Ab      22 

anbudsgivarensfullföljandeavprestationenkommaifråga.Somregelinnebärenbetalninginteattmanautomatisktgodkännerprodukten.

9.9 ÄGAR‐ OCH IMMATERIALRÄTTIGHETERFrågoromägar‐ochimmaterialrättigheterkanuppståvidframföralltvissatyperavtjänsteupphandlingar.Detärdåviktigtattdensomformuleraranbudsbegärantänkerpådettaochtydligtklargörivilkenmånrättigheternaskaövergåtilllandskapetellerinte.

9.10 KRAV PÅ MILJÖNEUläggermerfokuspåenhållbarframtid.Vidupphandlingskahelaproduktensellertjänstenslivscykeltasibeaktan.Ävenmöjlighetenattställakravpåmiljömärkenochekologiskaprodukterförstärkssålängedetföljsav”ellerlikvärdigt”.Ekologiskakravochmiljökravskahaendirektlänktillupphandlingsföremålet,märkenaskavaratillgängligförsamtligaochmärkenaskavaraägda/ställdafråntredjepartövervilkenleverantöreninteharettavgörandeinflytande. 

9.12 KRAV PÅ SOCIALT ANSVARMedsocialtansvarvidupphandlingarmenasåtgärdervidupphandlingsomavserattgrundlägganderättigheterskaiakttas.Atttasocialtansvarutgöriblandocksåenpositivsärbehandlingisyfteattskyddademsomhardetsämreställtellerförattförhindramarginalisering.Tillgänglighetochanvändbarhetkanvaraexempelpåsocialtansvarsfullakravienupphandling.Måletärattdevarorochtjänstersomupphandlasskavaratillgängligaochanvändbaraföralla.

9.13 ESPD (EUROPEISKA ENHETLIGA UPPHANDLINGSDOKUMENTET)  

Deteuropeiskaenhetligaupphandlingsdokumentetärenförsäkranfrånanbudsgivarenpåattingetskälföruteslutningfrånoffentligupphandlingföreliggersamtattkvalifikationskravenförattdeltaiupphandlingenäruppfyllda.Denupphandlandeenhetenskabegärainverifikatochintygsombestyrkeranbudsgivarensförsäkranenbartavdenvinnandeanbudsgivaren.Samtligaverifikatochintygskabegärasinnanbeslutomtilldelningsker.Enanbudsgivaresomintekanlevereraintygentillupphandlandeenheteninomutsatttidkommerattuteslutas.ESPDskaäveninlämnasföreventuellaunderentreprenörer.Utsatttidvarierarberoendepåvadförtypavintygochverifikatsombegärsinochomdekanlämnaselektroniskt.IESPDdokumentet(pappersformat)skadeobligatoriskafältföranbudsgivarenfärgmarkerasochbifogasvidvarjeupphandlingöverEU:ströskelvärde.ESPDfinnsävenielektroniskformsomfåranvändasiställetförpappersformatet.

9.14 AVTALSVILLKORNärmanavserattingåskriftligtavtalmedanbudsgivarenärdetattrekommenderaattdenupphandlandeenhetenredaniskedetavattannonseraupphandlingenbifogarettavtalsförslag.Förslagetbörvarasåutarbetatsommöjligtochbeaktasamtligavillkorochaspektersomupphandlarenvillhatillgodosett.

 

Åda Ab      23 

Avtalsförslagetkanblidendirektaanbudsbegäranpåsåsättattavtalsförslagetocksåskabeskrivavaddetärsomköps(bl.a.tekniska‐,miljömässigaochandraspecifikationer),leveransvillkorochleveranstid,kvantitet,kravpåsäkerheter,påföljdsbestämmelser,forcemajeureklausulersamtvillkorifrågaomägar‐ochimmaterialrättigheter.Dåmanintevetpåförhandhurettanbudkommerseutärdetintemöjligtattfullständigtformuleraettutkast.Idetfalletlämnabortprisuppgifter,varumärkesbeteckningarm.m.bördetdockideallraflestafallvaramöjligtattganskalångtformuleraettutkast.

Fördelenmedattbifogaettavtalsutkastärattanbudsgivarendärmedbättrekanfåklartförsighurdenupphandlandeenhetenvillattdetframtidaavtaletskaseut.Näravtalsförslagetbifogasskadessvillkoraccepterasavanbudsgivarenförattanbudetskagåvidaretillutvärdering.

9.15 SPRÅKKRAVAnbudshandlingarskavarapåsvenskaförutomividundantagsfalldåandraspråkkanaccepteras(eventuelltvidITtekniskupphandlingärengelskaettvanligarespråk).Medanvissabilagorkanlämnasinpåannatspråk.Vidinlämningavbilagapåettannatspråkgällerattanbudsgivarenstårförsamtligaöversättningskostnaderomdenupphandlandeenhetenanserattdenbehöverbilaganöversatttillsvenska.

9.17 NÄR SKA ANBUD LÄMNASAvanbudsbegäranskatydligtframgånär,hurochvarettanbudskalämnasin.Detskaalltidframgåhurkuvertetskavaramärktavanbudsgivaren.Detskaframgåiunderlagetattdetinteärpoststämpelnsomäravgörandeutandendagochdetklockslagdåanbudetfaktisktharinkommittilldenupphandlandeenheten.HosÅdainnebärdetattanbudetskahainkommitinomutsatttidtillsupporten.

9.18 HUR ANBUD LÄMNAS IN Avanbudsbegäranskatydligtframgåpåvilketsättochivilkenformanbudskalämnas.Användsskrivningenattanbudskalämnasimärktaochslutnakuvertinnebärdetattanbudsominteinkommitmärktaochellerislutetkuvertintekanbeaktas.Exempelpåmärkning:”AnbudXX”.Detärviktigtattmärkningenäravsådankaraktärattenhetensomtaremotinkommenpostkanavgöraomdetärettanbudutanattöppnakuvertetochkantilldeladeträttupphandling.Anbudviae‐postochfaxärotillåtet.

8.2 9.19 HUR ÅDA TAR EMOT ANBUD AnbudenanländertillÅdaviabudellerattnågonpersonfrånleverantörenlämnaranbudet.Personalpåsupporttaremotanbudet,stämplaranbudetmedstämpelsomangerdatumochklockslag.

9.19 URVALSKRITERIERIdefinitionslistanärdetangivethurutvärderingenavanbudgårtill,sedefinitionav”ekonomisktmestfördelaktigaalternativet”och”lägstpris”.

 

Åda Ab      24 

Kriteriernaärolikaberoendepåvilketalternativmanväljer.UrvalskriterierskaföljaEU:sallmännaprinciper.

9.20 ANNONSERINGSSKYLDIGHETVidupphandlingöverEU:ströskelvärdeärdenupphandlandeenheten,förutomattannonserapådenegnahemsidan,ocksåtvungenattannonseraiHILMAochTED.

IdetelektroniskaupphandlingsverktygetkommerfärdigaupphandlingsdokumentenattautomatisktskickasvidaretillbådaHILMAsochTED.IHILMAskaenbartdeobligatoriskafältenfyllasi.

8.3 9.21 HILMA EnannonseringiHILMAmåsteannonserasinnankl.11.00.Detskavidarevara48timmarmellanannonseringenpåHILMAinnandetfårpubliceraspåhemsidan.

9 10. EFTER ANBUDSTIDENS UTGÅNG  

10.1 ÖPPNANDE AV ANBUDEfterattanbudstidenutgåttöppnassamtligaanbudvidettochsammatillfälle.Anbudenskaöppnasinärvaroavminsttvåanställdavarvidettöppningsprotokollochskaskrivas.Iundantagsfallkananbudenfördelasmellanfleraöppningstillfällenvarvidettöppningsprotokollpertillfälleskauppgöras.

Öppningsprotokolletskainteoffentliggörasförränefteravtaltecknatsochsyftartillattdenanställdevidbehovkanbevisasitttillvägagångssätt.

Öppningsprotokollettjänartillattstyrkaattanbudsöppningenhargenomförtskorrekt.Föröppningsprotokollsebifogadmall.Samtligaanbudshandlingarskapåsamtligasidorsignerasmedbäggenärvarandeanställdasinitialer.Närdetgällerbilagorsominbundnabroschyrerellerliknande,behöverbarapärmensigneras.Öppningsprotokolletundertecknasavdetvå(2)närvarandeanställda.

10.2 VAL AV ANBUD Blanddeanbudsominkommititidochsomuppfyllersamtligakvalifikationskrav(kravpåanbudsgivaren)ochska‐krav(kravpåupphandlingsföremålet)kommersedandeanbudbedömasutifrånvilkaurvalskriteriersomharangivits.Utvärderingenavkriterierna(bör‐krav)skaframgåavanbudsbegäranochsedangenomförassåsomangivits.Idefalldetfinnsangivnabör‐kravskasamtligakriteriertasibeaktanvidutvärderingochdetanbudetsomärekonomisktmestfördelaktigskaantas.

Handläggningenavinkomnaanbudärsåledesetttvåstegsförfarandedärmaniförstastegetkontrolleraromanbudsgivarenuppfyllerdeuppställdakvalifikationskravsomexempelvisekonomisksäkerhet.

 

Åda Ab      25 

Istegtvåutvärderassedanupphandlingsföremåletenligtdenutvärderingsmetodensomharangivitsianbudsbegäran.

IbäggestegskadeEUrättsligaprincipernaföljas.

10.3 FÖRLÄNGNING AV AVTALAvtalfårförlängasendastomdetfinnssärskildavillkoromdettaidetredaningångnaavtalet.Enytterligareförutsättningförattavtaletskakunnaförlängasärattinformationomförlängningsoptionlämnastillanbudsgivaren.Vidberäkningenavupphandlingenstotalavärdeskaäveneneventuellförlängningsoptionbeaktas.

Närbådeursprungsavtaletochetteventuelltförlängningsavtalharlöptutskaennyupphandlinggenomföras.Somrekommendationbörettavtalmaximaltförlängasmedfemår.Vidbedömningavvadsomansesvaraenskäligtidsperiodmåsteävendetursprungligaavtaletslängdbeaktas.

10.4 AVTALSUPPFÖLJNING Avtalsuppföljningrekommenderasstarktoavsettvilkaavtaldetrörsigom.Detkanvaraiformavattunderavtalstidenkontrolleraattpriser,leveranstider,miljökravfortlöpandeuppfylls.Förinformationtillanbudsgivareienupphandlinghänvisatillbeställaransvarslagen.(1233/2006Lagombeställarensutredningsskyldighetochansvarvidanlitandeavutomståendearbetskraft)

10 11. PRISSÄTTNINGSMODELLER  

Beroendepåupphandlingsföremåletkanolikaprissättningsmodellervaraaktuella.Ettprisgrundarsigpåolikafaktorer.Produktkostnaderärkostnadersomleverantörenansvararförsåsom:utveckling,tillverkningochförsäljning.Kundvärdetärdetvärdetomsomproduktenharförkunden.Marknadsvärdetärdetvärdeproduktenharberoendepåtillgångochefterfrågan.Förattformulerarättanbudskalkylärdetviktigtattsebådededirektaochindirektakostnaderna.Direktakostnaderbrukarvarapersonalkostnader,marknadsföringskostnaderochköpavmaterialsamttjänstervidinvestering.Deindirektakostnadernaärsådanakostnadersominteanknyterdirekttillproduktenmensomleverantörenbehövertäckningför.

11.1 FAST PRISFastprisinnebärprisetsomharlämnatsianbudetochavtalatsintefåröverskridas.Förattkunnaanvändasigavdennaprissättningsmodellskaengrundligmarknadsanalyshagenomförts.Detärviktigtatthaiåtankeattettprisberorpåovanståendefaktorer.Detfinnsriskattvidotillfredsställandekonkurrensbetalaettöverpris.

 

Åda Ab      26 

11 11.2 Maximipris  

Maximiprissomprismodellkräverengrundligmarknadsanalysförattkunnasäkerställaatträtttakprissätts.Härärfördelenattpådetpåförhandärsäkerställtattdethållersiginomdenangivnaramen.Nackdelenärattleverantörernatrotseneventuelllägrekostnadläggersigpådetangivnatakpriset.Nackdelärocksåattanbudstraxövertakprisetmåsteförkastas.Varfördetäravfördelattviktakvalitetmotpris.

 

Åda Ab, Elverksgatan 10, 22100 Mariehamn, Åland, tel +358 123 4567, www.ada.ax