d ocument f actory für oscare
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D OCUMENT F ACTORY für Oscare. Automatisierte Verarbeitung von Oscare-Dokumenten. Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com. D OCUMENT F ACTORY für Oscare. Rollenverteilung & Funktion des Systems Optimierung der Betriebskosten - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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DOCUMENT FACTORY für Oscare
Automatisierte Verarbeitung von Oscare-Dokumenten
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DOCUMENT FACTORY für Oscare Gliederung
Rollenverteilung & Funktion des Systems
Optimierung der Betriebskosten
Ausfallsicherheit & Skalierbarkeit
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DOCUMENT FACTORY für Oscare Rollenverteilung bei der Dokumenterstellung
RedakteurSachbearbeiter Operateure (RZ)
Brieflayout Programmierte Textverarbeitung Überwachen der Dokumenterstellung Konfiguration Second Level Support
Geschäftsvorfälle bearbeiten Briefe (Dokumentaufträge) veranlassen
Bereitstellen der Ressourcen Überwachen der Ressourcen Unterstützung durch Third Level Resource Support
Sachbearbeiter und Redakteur teilen sich die Aufgaben bei der Dokumenterstellung
Antworten vom Redakteur
Fragen der Sachbearbeiter
SOS GmbH Onsite Troubleshooting Unterstützung durch Third Level Support
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Drucker-steuerung
DOCUMENT FACTORY für Oscare Komponenten der Dokumenterstellung
Dokumentverfolgung Druckerverwaltung Benutzerverwaltung Überwachung der Brieferstellung Konfiguration
DOCUMENT FACTORY MANAGER
Brieflayout im RTF-Format Mapping der Briefvariablen
DOCUMENT FACTORY WEB Oscare-Web-Oberfläche
Allgemeine Einstellungen Geschäftsnummern-Mapping
Backup
RedakteurSachbearbeiter Operateure (RZ)
fehlende Variablen ergänzen Briefvorschau aufrufen (Option)
DOCUMENT FACTORY DIALOG
Geschäftsvorfall bearbeiten
Überwachen der Server-Komponenten Bereitstellen von Ressourcen
Daten-bank
Oscare DialogBriefe veranlassen
Import überwachen Manueller Abruf der Batch-Briefe Wíederholen von Briefen
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DOCUMENT FACTORY für OscareBatch-Druckoutput mit DOCUMENT FACTORY
XSF Format = Rohdaten ohne Layout-Information
Import-Job Erzeugt Abruf für
DOCUMENT FACTORY
(Oscare Web-Oberfläche)
RDI
Abruf nach Geschäftsstelle und Listenart erzeugt Dokumentauftrag
für die DOCUMENT FACTORY
Datenübergabe an ein überwachtes
Verzeichnis
Abteilungs-druckerDruckcenterDrucker im
Rechenzentrum
DOCUMENT FACTORY
DOCUMENT FACTORY MANAGER Brieflayout im RTF-Format Mapping der Briefvariablen
Drucken via Word/Druckertreiber
Archiv
Datenübergabe an ein überwachtes
Verzeichnis
Batch-Druckoutput
tif pdf
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DOCUMENT FACTORY für OscareOnline-Druck mit DOCUMENT FACTORY
XSF Format = Rohdaten ohne Layout-Information
Abteilungs-druckerDruckzenterDrucker im
Rechenzentrum
Drucken via Word/Druckertreiber
Archiv
Online-Druck-Output
tif pdf
Import-Job Erzeugt Dokumentauftrag für
DOCUMENT FACTORY
(Oscare Web-Oberfläche)
Datenübergabe an ein überwachtes
Verzeichnis
OTF Format = Smart Forms mit Formulardesign
DRUCKPROGRAMM
Sachbearbeiter stoßen Dokumentaufträge an
DOCUMENT FACTORY
DOCUMENT FACTORY MANAGER Brieflayout im RTF-Format Mapping der Briefvariablen
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Operateure (RZ)
DOCUMENT FACTORY für Oscare
Optimierung von Betriebskosten durch effiziente Arbeitsteilung
Redakteur
Eindeutige Ansprechpartner bedeuten „kurze Wege“ in der Kommunikation Redakteur kann sich um alle Aspekte der Dokumenterstellung kümmern, mit DOCUMENT FACTORY ist der Redakteur z.B. in der Lage Briefvorlagen zu erstellen, dadurch entfällt aufwändige Programmierung im RZ oder durch Dritte Help Desk => First Level Support, Redakteur => Second Level Support, Operateure/SOS GmbH => Third Level Support
Sachbearbeiter
Sachbearbeiter kommunizieren ausschließlich mit dem Redakteur
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Redakteur
DOCUMENT FACTORY für Oscare
Optimierung von Personalkosten durch Support-Organisation
Help Desk
Sachbearbeiter kontaktieren Help Desk für den First Level Support Help Desk nimmt Rücksprache mit Redakteur im Second Level Support Operateure greifen nur ein, wenn ein Ressourcen-Problem auftritt SOS GmbH liefert Third Level Support und Troubleshooting
Sachbearbeiter
Problemmeldung an Help Desk
Help Desk liefert Lösung
Help Desk kontaktiert Redakteur
bzw. Operateure
SOS GmbH
First Level Support
Third Level Support
Redakteur
kontaktiert
SOS GmbH
Second Level Support
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Operateure (RZ)
DOCUMENT FACTORY für Oscare
Optimierung von Betriebskosten durch Automation
Redakteur
Sachbearbeiter bearbeiten selbstständig die Geschäftsvorfälle Bei fehlenden Briefdaten sendet DOCUMENT FACTORY eine Benachrichtigung Sachbearbeiter ergänzen fehlende Briefdaten, die Dokumenterstellung kann anschließend automatisch fortgesetzt werden
Sachbearbeiter
Benachrichtigung
DOCUMENT FACTORY automatische Benachrichtigung
Korrektur von Briefdaten
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DOCUMENT FACTORY für OscareOptimierung von Betriebskosten - Detail
Datenstrom Import Dokumentauftrag Dokumente
Sachbearbeiter werden sofort benachrichtigt wenn Briefdaten fehlen Sachbearbeiter kann steuernd eingreifen (analog DOCUMENT FACTORY DIALOG) Dokumentauftrag wird erzeugt und automatisch weiterverarbeitet
Automatische Verarbeitung mit manueller Eingabe zusätzlicher Briefdaten
Automatische Vorverarbeitung durch Integration mit Oscare (Import der Datenströme) Manuelle Ergänzungen von Briefvariablen durch die Sachbearbeiter Automatische Forsetzung der Dokumentverarbeitung
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Oscare: Batch-BriefeOptimierung von Betriebskosten - Detail
Datenstrom Import Dokumentauftrag Dokumente
Dokumente werden nach Geschäftsstellen und Briefart gruppiert zum Abruf bereitgestellt. Briefdaten können zu Kontrollzwecken in der Web-Oberfläche eingesehen werden. Dokumentaufträge werden nach Abruf erzeugt und automatisch weiterverarbeitet.
Automatische Verarbeitung mit manuellem Abruf
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DOCUMENT FACTORY für OscareOptimierung der Betriebskosten
Reduzierte Personalkosten durch „kurze Wege“ in der Kommunikation.
Reduzierte Personalkosten durch effiziente Rollenverteilung.
Reduzierte Personalkosten, da wenige Redakteure viele Sachbearbeiter betreuen. Bei der AOK Bremen wird z.B. nur ein Mitarbeiter als Redakteur eingesetzt.
Reduzierte Personalkosten, da das System automatisierte Abläufe unterstützt.
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DOCUMENT FACTORY für Oscare Ausfallsicherheit
Per Monitoring werden im RZ die Systeme überwacht Im Fehlerfall erfolgt ein automatischer Failover vom primären Job Scheduler zum Backup Job Scheduler Der Backup Scheduler übernimmt die Jobs, wenn der primäre Scheduler ausfällt Tritt ein Problem auf, dann werden automatisch eMails an die verantwortlichen Personen versendet
Operateure (RZ)
Backup
Drucker-steuerung
Daten-bank
Primär
Monitoring
Drucker
Im Problemfall wird ein eMail versandt
Redakteur
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DOCUMENT FACTORY für OscareSkalierbarkeit
Anzahl der Server und Job Scheduler Systeme skalierbar
Anzahl der parallelen Aufbereiter- und Druckjobs skalierbar
Verteilte Verarbeitung der Jobs für beliebige Anzahl von Job Schedulern
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DOCUMENT FACTORY für OscareSkalierbarkeit – Verteilte Verarbeitung von Jobs
1. SchrittJob Scheduler prüft ob neue Dokumentaufträge ausgelöst wurden
2. SchrittDatenaufbereitung wird vom Job Scheduler gestartet.
3. SchrittAufträge werden in der Warteschlange eingereiht
4.SchrittVerteilung der Aufträge auf die Server (Load-balancing)
5.SchrittDie Scheduler konkurrieren um die Aufträge zur Verarbeitung
6.SchrittVerarbeitete Jobs (gedruckte Dokumente) sind versandfertig
Verarbeitete Jobs
Warteschlange
Versand
Dokumentaufträge aus Oscare
Eine beliebige Anzahl von Job Schedulern kann zur Verarbeitung der Jobs eingesetzt werden
Datenaufbereitung