cyngor bwrdeistref sirol wrecsam · ymarferion cadw cofnodion da a sicrhau bod y cyngor yn...

KP/RM/CRRS/Mai2017

Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Cynllun Cadw Cofnodion Corfforaethol

Mai 2017

KP/RM/CRRS/Mai2017

Taflen Reoli Dogfennau

Teitl y ddogfen: Cynllun Cadw Cofnodion Corfforaethol Yn disodli: V.3 Lleoliad yn y Sefydliad Ymgynghoriad / Rhanddeiliad Rheoli Cofnodion / Rheoli Gwybodaeth Adran/ Tîm Tai ac Economi Cymeradwywyd gan: Dyddiad Cymeradwyo: Dyddiad Gweithredu: Mai 2017 Dull Gweithredu Rheoli Fersiwn Fersiwn Dyddiad Disgrifiad Byr o’r Newidiadau Sylwadau 4 18/05/2017 Mân newidiadau i gyfnodau

cadw Dim newid mawr ers v.3

NODER: mae’r copi o’r ddogfen hon a gymeradwywyd yn ffurfiol yn cael ei chadw yn SAM. Mae’n rhaid gwirio copïau wedi eu printio neu a gadwyd y electronig er mwyn sicrhau eu bod yn cyfateb i’r fersiwn ar-lein gyfredol. Dyddiad Adolygu 2020:

KP/RM/CRRS/Mai2017

Mae’r Cynllun Cadw Cofnodion Corfforaethol (Y Cynllun) wedi cael ei gynhyrchu yn unol â Pholisi Rheoli Cofnodion y Cyngor sydd yn nodi fframwaith ar gyfer sefydlu ymarfer gorau er mwyn sicrhau bod cofnodion yn eu rheoli yn effeithlon ac effeithiol. Er mwyn cydymffurfio â gofynion deddfwriaethol ac osgoi difa neu gadw cofnodion yn fympwyol, mae’n rhaid i’r dull o reoli’r holl gofnodion ar draws y Cyngor gael ei wneud yn unol â’r Cynllun. Mewn cydymffurfiaeth â Chod Ymarfer yr Arglwydd Ganghellor ar Reoli Cofnodion, a gyflwynwyd o dan Adran 46 Deddf Rhyddid gwybodaeth 2000, bwriedir i’r Cynllun, mewn termau cyffredinol, arenwi y swyddogaethau mae’n debygol y byd cofnodion yn cael eu dethol er mwyn eu cadw’n barhaol, a’r cyfnodau y dylid cadw yr holl gofnodion eraill. Dylai adrannau ddefnyddio’r Cynllun i greu amserlenni gwaredu ar gyfer pob cofnod a grëir ac a gedwir yn eu hadrannau eu hunain. Er mwyn cynorthwyo staff i fabwysiadu ymarferion cadw cofnodion da a sicrhau bod y Cyngor yn cydymffurfio â’i rwymedigaethau statudol, mae templed amserlen waredu a chyngor a chanllawiau cyffredinol a gadw a gwaredu cofnodion ar gael ar y rhyngrwyd. Mae’r Cynllun yn berthnasol i bob cofnod mewn unrhyw fformat yn cynnwys dogfennau papur, data electronig, neu’r ddau. Gall cofnod gynnwys un darn o wybodaeth neu nifer o ddarnau sydd wedi eu grwpio gyda’i gilydd e.e. er mwyn ffurfio ffeil o ddogfennau neu a ddelir mewn cronfa ddata. Hefyd, mae yr un mor gymwys i gofnodion gaiff eu defnyddio’n gyfredol, sydd yn lled-gyfredol h.y. yn cael eu defnyddio’n anaml, a chofnodion nad oes eu hangen bellach at ddibenion busnes. Mae’r Cynllun yn nodi’r cyfnodau y dylid cadw cofnodion/data naill at ddibenion busnes neu er mwyn cydymffurfio â goblygiadau statudol, ac yna camau gweithredu a argymhellir i’w gymryd ar ddiwedd y cyfnod cadw (naill ai difa neu gadw yn barhaol). Mae’r argymhellion yn seiliedig ar ofynion statudol, safonau proffesiynol o ran ymarfer da a fabwysiadwyd gan awdurdodau lleol yng Nghymru a Lloegr (Canllawiau Cadw i Awdurdodau Lleol (Cymdeithas Reoli Cofnodion Prydain Fawr))), ac ymarfer cyffredin lleol. Mae’n seiliedig ar brif swyddogaethau’r Cyngor a’r gweithgareddau a gynhaliwyd i dan y swyddogaethau hynny yn hytrach nag adrannau, er mwyn caniatáu ad-drefnu strwythurol a chynnwys gweithgareddau cyffredin a gynhelir gan bob gwasanaeth, megis archebu deunyddiau a chyflenwadau. Er mwyn parhau i fod yn berthnasol, bydd yn cael ei addasu a’i ddiwygio er mwyn gweddu i ofynion y sefydliad. Dylai adrannau hysbysu’r Archifydd/Rheolwr Cofnodion os byddant yn canfod angen i addasu neu newid. Sioned Wyn Davies Pennaeth Gwasanaethau Corfforaethol a Chwsmeriaid

KP/RM/CRRS/Mai2017

Gosodiad y Cynllun Mae cofnodion wedi cael eu trefnu mewn hierarchaeth yn ôl swyddogaethau bras e.e. Gwasanaethau gofal oedolion, yna yn ôl gweithgareddau penodol a gynhelir o dan y swyddogaeth honno e.e. Asesu, yna yn ôl cyfres cofnodion e.e. ffeiliau achos. Mae camau cadw a gwaredu yn gysylltiedig â chyfres cofnodion a restrir yng ngholofn 3: Colofn 1 Cyf - mae’n cynnwys cyfeirnod ar gyfer swyddogaethau a phrif weithgareddau Colofn 2 Dosbarth - mae’n cynnwys rhestr o brif swyddogaethau wedi eu trefnu yn nhrefn yr wyddor ac yna gweithgareddau a gynhaliwyd o dan bob swyddogaeth Colofn 3 Cyfres cofnodion - mae’n disgrifio cyfres o gofnodion a grëwyd o ganlyniad i gynnal y gweithgareddau Colofn 4 Enghreifftiau o gofnodion - mae’n rhoi rhai mathau o gofnodion unigol ellid eu cynnwys mewn cyfres Colofn 5 Cyfnod cadw - hyd y cyfnod y dylid cadw cofnodion ac yna camau gweithredu D=Difa; TA=Trosglwyddo i’r Archifau (Archifau Hanesyddol nid Gwasanaethau Cofnodion Modern) Colofn 6 Nodiadau - manylion am awdurdodau lleol a sylwadau perthnasol eraill Cyfeirnod Dosbarth Cyfres Cofnodion Enghraifft o gofnodion Cyfnod Cadw Nodiadau

1 Gwasanaethau Gofal i

Oedolion Pob mater sydd yn berthnasol i helpu a chynorthwyo unigolion sy’n oedolion.

1.1 .Gofalwyr ..Asesiad Ffeiliau achos o ofalwyr a

ddarparwyd gan asiantaeth Gwybodaeth allweddol (manylion personol, hanes gyrfa)

25 mlynedd ar ôl gorffen cyflogaeth+D

Ffeiliau achos o ofalwyr a gyflogwyd yn uniongyrchol

Gwybodaeth allweddol (manylion personol, hanes gyrfa)


Nid oes cofnod ar gyfer pob ffeil. Os nad oes yna ddisgrifiad penodol yn y golofn Cyfres Cofnodion, mae’r cyfnod cadw yn gymwys i unrhyw gofnodion a grëwyd o dan y gweithgaredd hwnnw. Os na ddangosir cyfnod cadw, dylid penderfynu ar gamau gweithredu cytunedig ar ôl ymgynghori â’r Archifydd/Rheolwr Cofnodion. Mae’n rhaid i’r Cynllun fod mor berthnasol â phosibl i ymarferion gweithio a byddant yn cael eu haddasu er mwyn gweddu â gofynion y Cyngor fel bo’r angen.

KP/RM/CRRS/Mai2017

Er mwyn canfod y camau gweithredu priodol a aseiniwyd ar gyfer cyfres o gofnodion penodol, cliciwch ar y swyddogaeth/gweithgaredd y mae’r cofnodion yn gysylltiedig â nhw o’r dudalen cynnwys a dylai hynny fynd â chi i’r cofnodion perthnasol yn y Cynllun. Os nad yw gweithgaredd penodol yn gynwysedig yn y Cynllun neu os na allwch ganfod camau gweithredu r gyfer cofnodion yr ydych yn eu dal o fewn y Cynllun, cysylltwch â’r Archifydd/Rheolwr Cofnodion Ffoniwch 01978 297470

Cynnwys Tudalen

1 Gwasanaeth gofal i oedolion......................................................

26-29

1.1.Gofalwyr……………………………………………………………… 26 • ..Asesiad 26 • ..Cymorth arianno 26 • ..Cyfreithiol 26 • ..Adolygu 26

1.2. Cartrefi Preswyl……………………………………………….. 26 • ..Rhedeg Cartrefi 26 • ..Cofrestru 27

1.3Materion Cymdeithasol..............................................................................

27

• ..Camddefnyddio sylweddau 27 • ..Adsefydlu a rhyddhau 27

1.4 .Cymorth i oedolion………………………………………………….. 27 • ..Asesiad 27 • ..Cymorth cyfathrebu 27 • ..Darpariaeth gofal dydd 27 • ..Henoed 28 • ..Grantiau 28 • ..Gofal yn y cartref 28 • ..Salwch meddwl 28 • ..Therapi galwedigaethol 28 • ..Atgyfeirio 28 • ..Adolygu 28

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Hawliau lles 28 • ..Cyfleoedd gwaith 28

1.5 .Cymorth i Anableddau……………………………………………….. 29 • ..Trwydded parcio i’r anabl 29 • ..Anableddau Dysgu 29 • ..Anableddau Corfforol 29 • ..Anableddau synhwyraidd 29

2 Mynwentydd ac amlosgfeydd ........................................ 30-31 2.1 .Cynnal a chadw …………………………………………………………. 30

• ..Cynnal a chadw cynlluniedig 30 • ..Cynnal a chadw ymatebol 30

2.2 .Rheoli claddu ac amlosgi……………………………….. 30 • ..Bwcio 30 • ..Datgladdu 30 • ..Gwasanaeth claddu 30 • ..Trwyddedu 31 • ..Rheoli Coffa 31 • ..Cofrestru 31

3 Gwasanaethau plant a theuluoedd.............................................

32-36

3.1 .Mabwysiadu………………………………………………………………….

32

• ..Penodi rhieni mabwysiadu 32 • ..Asesiad 32 • ..Y Broses fabwysiadu 32 • ..Cymorth ariannol 32

3.2.Amddiffyn plant.......................................................................... 33 • ..Asesu gofal 33 • ..Cofrestru 33

3.3 .Plant sy’n derbyn gofal…………………………………………. 33

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Cofrestru 33 • ..Rheoli plant mewn cartrefi preswyl 33 • ..Rhedeg Cartrefi preswyl 33

3.4.Maethu............................................................................................. 34 • ..Asesiad 34 • ..Cymorth ariannol 34 • ..Y Broses faethu 34

3.5 .Cymorth i Blant……………………………………………………. 34 • ..Asesiad 34 • ..Hawliau Plant 34 • ..Gofal parhaus 34 • ..Seicoleg addysgol 35 • ..Cyllid a chomisiynu 35 • ..Cymorth ariannol 35 • ..Addysg yn yr ysbyty neu’r cartref 35 • ..Apeliadau derbyn i ysgolion 35 • ..Presenoldeb ysgolion a thriwantiaeth 35 • ..Gwaharddiadau ysgolion 35 • Anghenion addysgol arbennig 35 • ..Cymorth i blant nad ydynt yn derbyn gofal e.e. plant ar eu pennau eu

hunain a cheiswyr lloches 35

3.6 .Cymorth i Anableddau………………………………...................... 35 • ..Byddar a/neu ddall 35

3.7 .Hyfforddiant…………………………………………………………………..

36

• ..Hyfforddiant cymorth i blant 36 • ..Hyfforddiant cymorth i deuluoedd 36

3.8 .Gwasanaeth Ieuenctid..................................................................................

36

• ..Cyfiawnder ieuenctid 36 • ..Darpariaeth Gwasanaeth Ieuenctid. 36

KP/RM/CRRS/Mai2017

4 Diogelwch Cymunedol ac achosion brys...................................

37-38

4.1 .Cyngor……………………………………………………………………. 37 4.2 .Diogelwch Cymunedol………………………………………………………

37

• ..Goruchwyliaeth camerâu cylch cyfyng 37 • ..Lleihau troseddu 37

4.3 .Cynllunio ar gyfer Argyfwng…………………………………………………..

37

• ..Datblygu cynllun argyfwng 37 • ..Profi cynllun argyfwng/trychineb ar gyfer y gymuned leol 37 • ..Riportio pob digwyddiad mawr yn y gymuned leol, p’un a yw’r • cynllun argyfwng wedi ei ddefnyddio neu beidio

38

• ..Riportio pob mân ddigwyddiad yn y gymuned leol 38 • ..Rhybuddio am Argyfwng 38 • ..Hyfforddiant 38

5 Eiddo’r Cyngor................................................................... 39-42 5.1 .Caffael a gwaredu……………………………………………… 39

• ..Caffaeliadau 39 • ..Asedau 39 • ..Gwaredu 39

5.2 .Dylunio ac Adeiladu................................................................. 40 • ..Adnewyddu 40 • ..Arolygon adeiladau 40 • ..Clerc gwaith 40

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Syrfeo meintiau 40 • ..Cyngor, dyluniad a goruchwylio gwaith peirianneg sifil 40

5.3 .Rheoli..................................................................................... 41 • ..Cyfeddu safle 41 • ..Rheoli ffermydd 41 • ..Dosbarthu a dyrannu eiddo 41 • ..Hanes Tir ac Eiddo 41 • .. Iechyd a diogelwch 41 • ..Cynnal a chadw cynlluniedig 41-42 • ..Cynnal a chadw ymatebol 42 • ..Rhestr eiddo 42 • ..Rheoli Ynni 42 • ..Gwybodaeth am gyflenwyr yn cynnwys adborth am berfformiad • Gweler Caffael

42

• ..Rheoli fflyd 42 6 Democratiaeth..............................................................................

43-47

6.1 .Gwneud penderfyniadau...............................................................................

43

• ..Cyfarfodydd y Cyngor a Phwyllgorau 43 • .. Bwrdd Gweithredol 43-44 • .. Pwyllgor Craffu 44

6.2 .Gweithredaeth...........................................................................................

44

• ..Prif Weithredwr 44 • ..Cyfarwyddwyr strategol 44 • ..Penodiadau statudol 44

6.3 .Llywodraethu....................................................................................... 44 • ..Cyfansoddiad 44

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Datganiad o reolaeth fewnol 44 6.4 .Cymorth aelodau............................................................................... 45

• ..Rhoddion a Lletygarwch 45 • ..Cofrestr buddiannau 45

6.5 .Cynllunio............................................................................................ 45 • .. Cynllunio Ymlaen Llaw 45

6.6 .Cynrychiolaeth............................................................................... 45 • ..Etholaethau 45 • ..Etholiadau 45-46 • ..Enwebiadau 46 • ..Pleidiau Gwleidyddol 46

7 Datblygu economaidd...................................................... 47-49 7.1 .Gwybodaeth busnes................................................................... 47

• .. Restr busnesau 47 • ..Marchnata 47

7.2 .Hyrwyddo...................................................................................... 47 • ..Gwobrau busnes 47

7.3 .Menter....................................................................................... 47 • ..Datblygu busnes 47 • ..Datblygu ffilm a theledu 48 • ..Cysylltiadau Rhyngwladol 48

7.4 .Adfywio.................................................................................. 48 • ..Datblygu cymunedau 48 • ..Datblygu rhanbarthol 48 • ..Datblygu gwledig 48 • ..Rheoli canol trefi 48

7.5 .Twristiaeth............................................................................................ 49 • ..Datblygu twristiaeth 49

7.6 .Dysgu............................................................................................ 49

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Cefnogi gweithlu 49 • ..ITEC 49

8 Addysg a Sgiliau............................................................ 50-59 8.1 .Mynediad a chynhwysiant...................................................................

50

• ..Rheoli Prosiect 50 • ..Cymuned teithwyr 50

8.2 .Derbyn a gwahardd.......................................................... 50 • ..Apeliadau 50 • ..Dewis rhieni 50

8.3 .Cyngor............................................................................................. 50 • ..Gwasanaethau cynghori 50

8.4. Gwasanaeth Celfyddydau..................................................................................

50

• ..Canolfannau maes 50 • ..Gwasanaethau cerdd 50 • ..Perfformiadau mewn ysgolion 51

8.5 .Datblygu cwricwlwm................................................................ 51 • ..Prosiectau rhyngwladol 51 • ..Cwricwlwm cenedlaethol 51 • ..Prosiectau tu allan i’r ysgol 51 • ..Addysg awyr agored 51

8.6 .Llesiant addysg............................................................................ 51 • ..Gwasanaeth llesiant myfyrwyr 51

8.7 .Sgiliau cyflogaeth........................................................................... 51 • ..Arweiniad gyrfaoedd 51 • ..Hyfforddiant yn y gweithle 51

8.8 . Dysgu Gydol Oes........................................................................... 51 • ..Gwasanaethau oedolion a chymunedol 51

KP/RM/CRRS/Mai2017

8.9 .Rheoli ysgolion.................................................................. 51-59 • ..Llywodraethwyr 51-52 • ..Penaethiaid 52-53 • ..Cyflenwi a pherfformio 53-55 • ..Disgyblion 55-58 • ..Gweinyddiaeth ysgol 58 • ..Arolygu ysgolion 59 • ..Datblygu athrawon 59

9 Gwarchodaeth amgylcheddol......................................................

60-61

9.1 . Cyngor............................................................................................. 60 • . .Bioamrywiaeth 60 • ..Ymgyrchoedd 60

9.2 . Cadwraeth...................................................................................... 60 • ..Cadwraeth cefn gwlad 60 • ..Rheoli fforestydd 60 • ..Cadwraeth treftadaeth 60 • .. Cadwraeth natur 60 • ..Cadwraeth trefol 60 • ..Cadwraeth coetiroedd 60

9.3 . Monitro....................................................................................... 60 • ... Asesiad o’r Effaith Amgylcheddol 60 • .. Ardaloedd amgylcheddol sensitif 60

10 Rheolaeth ariannol........................................................ 61-71 10.1 .Cyfrifon......................................................................................... 61

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Adroddiadau 61-62 10.2 .Rheoli Asedau........................................................................ 62

• ..Cynnal asedau 62 10.3 .Archwilio................................................................................................

62

• ..Archwilio Mewnol 62 • ..Archwiliad Allanol 62

10.4 .Rheoli darpariaethau ariannol............................................... 63 • .. Benthyca 63-64 • ..Cyllidebu 64 • ..Rhoddion Gweler hefyd bidiau Cyllid

64

• ..Strategaethau a chynllunio 64 10.5 .Rheoli Trafodion Ariannol............................................. 65

• ..Gwariant 65-66 • .. Twyll 66 • ..Bidiau Cyllid 66 • ..Incwm 66-67 • ..Ail-godi mewnol 67 • ..Buddsoddiadau 67 • ..Rhifau Yswiriant Gwladol 67 • .. Cysoni 67

10.6 .Trethu........................................................................................... 67 • ..Buddion 67 • ..Gwerthuso eiddo 68 • ..Rheoli’r Dreth Gyngor 68-69 • ..Trethi cenedlaethol 69

10.7 .Cyflogres..............................................................................................

69

• ..Cyflog 69-70

KP/RM/CRRS/Mai2017

11 Iechyd a diogelwch................................................................ 71-72 11.1 . Cydymffurfiaeth...................................................................................

71

• .. Strategaethau a chynllunio • Gweler hefyd Rheoli/Cynllunio strategol/Polisïau a gweithdrefnau

71

11.2 .Monitro..................................................................................... 71 • ..Riportio damweiniau a digwyddiadau 71 • ..Archwiliadau asbestos 71 • ..Archwiliadau offer 71 • ..Archwiliadau sylweddau peryglus 71 • Archwiliadau gweithgareddau codi 71 • ..Ymbelydredd 71 • ..Archwiliadau eraill 72

11.3 .Hyrwyddo........................................................................................ 72 • ..Ymgyrchoedd 72

11.4 .Rheoli risg........................................................................... 72 • ..Asesu risg 72 • ..Hyfforddiant 72

12 Tai................................................................................ 73-75 12.1 .Rheoli ystadau...................................................................... 73

• ..Archwiliadau 73 • ..Gwaith cynnal ac adnewyddu cynlluniedig 73 • ..Gwaith cynnal brys/ymatebol 73 • ..Gwelliannau i denantiaid 73 • ..Stoc tai 73 • ..Anghydfodau cymdogion 73-74

12.2 .Darpariaeth tai......................................................................... 74

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Ceisiadau am dai 74 • ..Cyfnewid tai 74 • ..Monitro 74

12.3 .Tenantiaethau........................................................................................

74

• ..Addasiadau 74 • ..Rheoli tenantiaethau 74-75 • ..Rhentu garejis 75 • ..Gorfodi tenantiaeth 75 • ..Cymorth tenantiaeth 75 • ..Rhenti • Ar gyfer llyfrau rhent gweler Rheolaeth Ariannol

75

• ..Hawl i brynu 75 12.4 .Tai Sector Preifat................................................................. 75

• ..Gwasanaeth tân a strategaeth 75 • ..Grantiau gwella tai (gweler 10.4 .Rheoli darpariaethau ariannol/benthyca) 75

13 Adnoddau Dynol................................................................ 76-84 13.1.Gweinyddu Cyflogeion................................................................ 76

• ..Monitro absenoldeb 76-77 • .. Disgyblu 77-79 • ..Ffeiliau cyflogeion 79 • ..Asesiad meddygol 80 • ..Pensiynau/Blwydd-daliadau 80 • ..Terfynu • Gweler..Ffeiliau cyflogeion

80

13.2 .Cysylltiadau cyflogeion.........................................................................

81

• .. Cysylltiadau ag Undebau Llafur 81 13.3 .Cyfle cyfartal........................................................................ 81

• ..Cydraddoldeb ac amrywiaeth 81

KP/RM/CRRS/Mai2017

13.4 .Monitro cyflogeion................................................................... 81 • ..Gwerthuso perfformiad 81 • .. Cofrestr cyflogaeth 81

13.5 .Iechyd galwedigaethol........................................................................

82

• ..Cwnsela 82 • ..Asesiad risg Gweler Iechyd a Diogelwch/Rheoli Risg

82

13.6 .Recriwtio..................................................................................... Ar gyfer penodiadau statudol gweler Democratiaeth/Gweithrediaeth

82

• ..Dynodiad swydd 82 • ..Prosesu 82-83 • ..Gwasanaeth prawf 83

13.7 .Telerau ac amodau cyflogaeth.......................................... 83 • ..Telerau ac amodau 83

13.8 .Hyfforddiant...........................................................................................

84

• ..Cynllunio 84 • ..Cyrsiau 84 • ..Adolygiad a datblygiad personol 84

13 Technoleg gwybodaeth a chyfathrebu.................... 85-88

KP/RM/CRRS/Mai2017

14.1 . Camerâu cylch cyfyng...............................................................................................

85

• ..Rheolaeth 85 14.2 .Seilwaith.................................................................................. 85

• ..Gwaredu 85-86 • .. Cynnal a chadw Caledwedd 86 • .. Cefnogaeth desg gymorth 86 • .. Cynnal chadw rhwydwaith 86 • ..Diogelwch 86-87 • ..Cynnal a chadw gweinydd 87 • ..Strategaeth 87 • ..Datblygu’r we 87

14.3 .Cymorth systemau..............................................................................

87

• ..Rheoli Newid 87 • ..Rheoli ffurfweddiad 87 • ..Rheoli Data 87 • ..Dylunio ac adeiladu 88 • ..Integreiddio a rhyngwynebau 88 • ..Cynnal a chadw 88

15 Rheoli Gwybodaeth;.................................................... 89-92 15.1 .Mynediad at wybodaeth................................................................... 89

• ..Diogelu Data 89 • ..Gwybodaeth Amgylcheddol 90 • ..Rhyddid gwybodaeth 90 • ..Apeliadau 91

15.2 .Archifau........................................................................................... (Gweler Hamdden a Diwylliant/Archifau)

91

KP/RM/CRRS/Mai2017

15.3 .Rheoli Cofnodion..................................................................... 91 • ..Mynediad a diogelwch 91 • ..Creu a chofrestru 91 • ..Rheoli gwybodaeth 91 • ..Cadw a storio 91-92 • ..Strategaeth 92

16 Gwasanaethau Cyfreithiol;.......................................................................

93-96

16.1 .Cyngor.............................................................................................. 93 • ..Darpariaeth cyngor cyfreithiol 93

16.2 .Isddeddfau.......................................................................................... 93 • ..Ymddeddfu 93-94 • ..Gorfodi 94-95

16.3 .Cofrestru Tir............................................................................. 95 • ..Pridiannau tir 95

16.4 .Ymgyfreitha..........................................................................................

95

• ..Sifil 95 • ..Troseddol 95 • ..Adennill dyledion 95

16.5 .Rheoli gweithgareddau cyfreithiol......................................................

95

• .. Cytundebau 95 • .. Contractau - gweler ‘Caffael’ 95 • ..Trawsgludo 96 • ..Hawlfraint 96

16.6 .Gorchmynion..............................................................................................

96

• ..Priffyrdd 96 16.7 .Rheoli cynllunio............................................................................ 96

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Ardystio defnydd cyfreithlon o ddatblygu 96 • ..Adran 106 96

17 Hamdden a diwylliant..............................................................

97-102

17.1 .Rhandiroedd...................................................................................... 97 • ..Rheoli rhandiroedd 97

17.2 .Archaeoleg................................................................................... 97 • ..Datblygu safleoedd treftadaeth 97 • .. Rheoli safleoedd treftadaeth 97

17.3 .Archifau.......................................................................................... 97 • ..Datblygu archifau 97 • ..Rheoli archifau 98 • ..Mynediad at archifau (ar gyfer ymholiadau gweler ‘Rheoli’)

98

17.4. Celfyddydau.................................................................................. 98 • ..Datblygu’r Celfyddydau 98 • ..Clybiau a chymdeithasau 98

17.5 .Canolfannau cymunedol.......................................................................

98

• ..Bwcio 98 17.6 .Hyrwyddo gweithgareddau hamdden.......................................................................... (Ar gyfer gefeillio gweler Datblygu Economaidd)

99

• ..Parciau Cefn Gwlad 99 • ..Cynlluniau Chwarae 99 • ..Clybiau a chymdeithasau 99 • ..Grantiau 99 • .. Rhaglenni a Digwyddiadau 99

KP/RM/CRRS/Mai2017

17.7 .Llyfrgelloedd..........................................................................................

100

• ..Mynediad 100 • ..Datblygu 100 • ..Dirwyon 100 • ..Benthyciadau 100 • ..Aelodaeth 100 • ..Rheoli stoc 100

17.8 .Astudiaethau lleol..................................................................................

100

• ..Mynediad • (ar gyfer ymholiadau gweler ‘Rheoli’)

100

• ..Datblygu 100 • ..Rheoli stoc 100

17.9 .Amgueddfeydd ..........................................................................................

101

• ..Mynediad 101 • ..Rheoli casgliadau 101 • ..Datblygu 101 • ..Grantiau 101 • ..Rheoli safleoedd 101

17.10 .Chwaraeon.............................................................................................

101

• ..Datblygu 101 • ..Cyfleusterau chwaraeon 101-102

18 Rheoli......................................................................... Rheoli gweithgareddau corfforaethol, rheoli prosiect, cynllunio busnes, monitro perfformiad, cyfathrebu, gofal cwsmeriaid a gweinyddu cyffredinol

103-108

18.1 .Gweinyddu................................................................................ 103

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Gweinyddu cyffredinol 103 18.2 .Archwilio......................................................................................... 103

• ..Archwiliad Allanol 103 • ..Archwilio Mewnol 103

18.3 .Cynllunio Busnes....................................................... 103 • ..Cynllunio a chofnodi 103

18.4 .Cymorth cyfathrebu............................................................... 104

• ..Dehongli a chyfieithu 104 • ..Prosesu post 104 • ..Dylunio graffeg 104 • ..Gwasanaeth argraffu a reprograffig 104 • ..Cyfathrebu staff 104

18.5 .Cyfathrebu corfforaethol............................................................ 104 • ..Brandio corfforaethol (delwedd gorfforaethol) 104 • ..Proffilio cwsmeriaid 104 • ..Cyhoeddusrwydd (yn cynnwys ymgyrchoedd) 104

18.6 .Ymholiadau, cwynion a digwyddiadau cwsmeriaid...........................

105

• ..Ymholiadau cwsmeriaid (ar gyfer DRG/DD/RGA gweler Rheoli Gwybodaeth)

105

• ..Cwynion cwsmeriaid 105

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Digwyddiadau yn ymwneud â chwsmeriaid 105 18.7 .Paratoi busnes........................................................................ 105

• .. Tîm Rheoli Strategol 105 • ..Cofnodion tîm trawsadrannol 105 • .. Uned/tîm adrannol 105 • ..Partneriaeth ac asiantaeth 106

18.8 .Rheoli Prosiect..................................................................... 106 • ..Cynllunio 106 • ..Gweithredu a monitro 106

18.9 .Ansawdd a pherfformiad............................................................... 106 • ..Asesiad 106 • ..Gwerth gorau 106 • ..Mapio proses 106

18.10. Cynllunio Strategol....................................................... 106 • ..Cynllunio Busnes 106 • ..Mentrau Corfforaethol 106 • .. ..Strwythurau sefydliadol 107 • .. Polisïau a Gweithdrefnau 107 • .. Ymgynghoriadau cyhoeddus: Hefyd gweler Cysylltiadau cyhoeddus

108

• ..Cytundebau Lefel Gwasanaeth 108 18.11 .Ffurflenni statudol........................................................................... 108

• ..Adroddiadau i lywodraeth ganolog 108 19 Cynllunio a rheoli adeiladu............................................. 109-111 19.1 .Rheoli Adeiladu............................................................................. 109

• ..Ceisiadau Rheoliadau Adeiladu 109

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Hysbysiadau dymchwel adeiladau 109 • ..Strwythurau peryglus 109 • ..Rheoliadau Adeiladu 110

19.2 .Rheoli cynllunio............................................................................. 110 • ..Ceisiadau cynllunio 110 • ..Cadwraeth cynllunio 110 • ..Yr Amgylchedd Naturiol

Gweler hefyd ‘Gwarchodaeth amgylcheddol’ 110

• .. Gorfodi 110 19.3 .Cynllunio Ymlaen.......................................................................... 110

• ..Rhestru treftadaeth 110 • ..Cynllun Lleol 110 • ..Cynlluniau cynllunio 111

20 Caffael......................................................................... 112-114 20.1 .Contractio..................................................................................... 112

• ..Dyfarnu contractau 112 • ..Rheoli Contractau 112 • ..Archebu 113

20.2 .Ymchwil cynnyrch/gwasanaethau.............................................................

113

• ..Gwerthuso cynnyrch/gwasanaeth a gwybodaeth 113

20.3 .Tendro......................................................................................... 113-114

• ..Tendrau 114 • ..Polisïau 114

21 Diogelu’r cyhoedd.................................................................. 115-121 21.1 .Cyngor............................................................................................. 115

• ..Cyngor cyffredinol 115 • ..Ymgyrchoedd 115

KP/RM/CRRS/Mai2017

21.2 .Gorfodi................................................................................... 115 • ..Safonau masnach 115 • ..Anifeiliaid peryglus a gwyllt 115 • .. Erlyn 116 • ..Cofrestru safle 116 • ..Pwysau a mesuriadau 116

21.3 .Ymchwiliadau, archwilio, Trwyddedu a Monitro.................. 116 • ..Archwiliadau 116 • ..Ymchwiliadau 116-117 • ..Monitro 117 • ..Trwyddedu 117-120 • ..Rheoli plâu 120 • ..Cofrestru 121

22 Cysylltiadau Cyhoeddus..................................................................... Hefyd gweler Rheoli

122-123

22.1 .Seremoniol...................................................................................... 122 • ..Digwyddiadau sifig a brenhinol 122 • ..Anrhydeddau sifig 122

22.2 .Y Cyfryngau ...............................................................................................

122

• ..Datganiadau i’r Wasg 122

23 Cofrestru ......................................................................... 124 23.1 .Gwasanaethau Priodi...........................................................................

124

• ..Cynnal gwasanaeth 124 • ..Cofrestru 124

KP/RM/CRRS/Mai2017

23.2 .Cofrestru genedigaethau, priodasau, marwolaethau a dinasyddiaeth..........

124

• ..Ardystio 124 • ..Hysbysu 124 • ..Cofrestru 124

24 Rheoli risg ac yswiriant....................................... 125-126 24.1 .Hawliadau Hefyd gweler cyfreithiol

125

• ..Prosesu hawliadau 125 24.2 .Yswirio yn erbyn colled..................................................................... 125

• ..Yswiriant 125 24.3 .Rheoli risg.......................................................................... 125

• ..Cynllun Dilyniant Busnes 125 • ..Asesiad risg Hefyd gweler Iechyd a Diogelwch

126

25 Trafnidiaeth a Seilwaith............................................... 127-132 25.1 .Dylunio ac Adeiladu........................................................... 127

• ..Ffyrdd a Phriffyrdd Cyngor, dyluniad a goruchwylio gwaith peirianneg sifil yn cynnwys pontydd

127

• ..Cynlluniau rheoli traffig 127 25.2 .Rheoli datblygu...................................................................... 128

• ..Mabwysiadu priffyrdd 128 • ..Diddymu priffyrdd 128 • ..Ymholiadau am faint priffyrdd 128 • ..Rheoli cynllunio 128

KP/RM/CRRS/Mai2017

25.3 .Gorfodi priffyrdd.................................................................... 128 • ..Hysbysebu, palisau, sgaffaldau, rheoli sgipiau 128 • ..Cloddio ac adfer 128 • ..Torri rheolau parcio 128 • ..Gorfodi rheoliadau seilwaith a thrafnidiaeth 128 • ..Cyfyngiadau pwysau 128

25.4 .Rheoli seilwaith priffyrdd......................................... 129 • ..Rheoli a chynnal pontydd 129 • ..Atgyweiriadau brys (Yn cynnwys tyllau yn y lôn)

129

• ..Cynnal a chadw cynlluniedig 129 • ..Cau ffyrdd 129 • ..Dodrefn strydoedd 129 • ..Goleuadau strydoedd 129 • ..Enwi a rhifo strydoedd 129 • ..Arolygon technegol 129 • ..Gwaith cynnal heb ei gynllunio 129

25.5 .Trafnidiaeth gyhoeddus..............................................................................

130

• ..Arosfeydd bysiau yn cynnwys gwybodaeth am amserlenni 130 • ..Gorsaf bysiau 130 • ..Teithio consesiynol 130 • ..Cynllunio 130

25.6 . Hawliau tramwyo.................................................................................

130

• ..Lleoliadau 130 • ..Ceisiadau cynllunio 130 • ..Chwiliadau Gweler Cyfreithiol/Pridiannau tir

130

25.7 . Diogelwch ffyrdd....................................................................................

130

• ..Ymchwilio i ddamweiniau 130

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Patrolau croesi 130 • ..Addysg diogelwch ffyrdd.............................................................................. 131

25.8 .Trafnidiaeth ysgol............................................................................. 131

• ..Polisi trafnidiaeth ysgol 131 • ..Rheoli trafnidiaeth ysgol 131

25.9 .Rheoli traffig........................................................................ 131 • ..Cynlluniau rheoli traffig 131 • ..Parcio 131 • ..Rhagolygon tywydd 131

25.10 .Cynllunio trafnidiaeth.......................................................................

132

• ..Caffael 132 • ..Rheoli Asedau 132 • ..Modelu Trafnidiaeth 132 • ..Cynllunio teithio 132 • ..Strategaethau a chynllunio 132

26 Rheoli Gwastraff.............................................................. 133-135 26.1 .Tipio........................................................................................ 133

• ..Riportio tipio 133 • ..Gorfodi tipio/gwaredu ysbwriel 133

26.2 .Glanhau strydoedd................................................................................

133

• ..Ysgubo ffyrdd 133 • ..Glanhau gylïau 133 • ..Rheoli plâu (yn cynnwys baw cŵn, anifeiliaid marw) 133

26.3 .Casglu gwastraff.............................................................................. 133 • ..Cerbydau wedi’u gadael 133 • ..Gwastraff masnachol 134 • ..Gwastraff peryglus 134

KP/RM/CRRS/Mai2017

• ..Gwastraff trefol 134 26.4 .Gwaredu gwastraff................................................................................

134

• ..Datblygu safleoedd gwastraff 134 • .. Rheoli safleoedd gwastraff 134 • ..Safleoedd gwastraff ar gyfer storio tymor byr 134

26.5 .Lleihau gwastraff.............................................................................. 135

• ..Compostio 135 • ..Ailgylchu Hefyd gweler Gwastraff Trefol

135

KP/RM/CRRS/Mai2017

Cyfeirnod Dosbarth Cyfres Cofnodion Enghraifft o gofnodion Cyfnod Cadw Nodiadau

1 Gwasanaethau Gofal i Oedolion Pob mater sydd yn berthnasol i helpu a chynorthwyo unigolion sy’n oedolion.

1.1 .Gofalwyr ..Asesiad Ffeiliau achos o ofalwyr a

ddarparwyd gan asiantaeth



Ffeiliau achos o ofalwyr a gyflogwyd yn uniongyrchol



..Cymorth ariannol Blwyddyn gyfredol+3 blynedd+D

..Cyfreithiol 25 mlynedd ar ôl gorffen cyflogaeth+D

..Adolygu Ffeiliau achos gofalwyr 25 mlynedd ar ôl gorffen cyflogaeth+D

1.2 . Cartrefi Preswyl Rheoli oedolion gaiff eu cartrefu gan yr awdurdod lleol

..Rhedeg Cartrefi Dyddiaduron Rotau Cofnodion dyddiol

25 mlynedd ar ôl cau+D

KP/RM/CRRS/Mai2017

Bwydlenni 1 mlynedd ar ôl cau+D

Cofnodion Uned ddiogel 25 mlynedd ar ôl cau+D


1.2 parh.

..Cofrestru Cofrestrau o dderbyniadau a gollyngiadau

TA parhaol ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

1.3 ..Materion cymdeithasol Cymorth cyffredinol i unigolion

..Camddefnyddio sylweddau 6 mlynedd ar ôl y cyswllt olaf +D

..Adsefydlu a rhyddhau 6 mlynedd ar ôl y cyswllt olaf +D

1.4 ..Cymorth i oedolion

Gweithgareddau a phrosesau yn ymwneud ag asesu a hyrwyddo cymorth unigol

Cofnodion yn darparu crynodeb o reoli achosion gwasanaethau neu gymorth i oedolion


..Asesiad Asesu a yw ymgeisydd yn gymwys i dderbyn gwasanaethau a dyfarniadau ynghylch pa wasanaethau ddylid eu darparu.

Ffeiliau achos 6 mlynedd ar ôl y cyswllt olaf +D

..Cymorth cyfathrebu 6 mlynedd ar ôl y cyswllt olaf +D

..Darpariaeth gofal dydd 6 mlynedd ar ôl y cyswllt olaf +D

KP/RM/CRRS/Mai2017


1.4 parh.

..Henoed Ffeiliau achos defnyddwyr gwasanaeth

Cynllun gofal Manylion gofalwr Taflenni cyswllt Manylion personol e.e. Dyddiad geni, cyfeiriad, crefydd, perthynas agosaf Manylion iechyd

6 mlynedd ar ôl y cyswllt olaf +D

..Grantiau Grantiau a gymhwyswyd i’r cleient


..Gofal yn y cartref 6 mlynedd ar ôl y cyswllt olaf +D

..Salwch meddwl Ffeiliau achos defnyddwyr gwasanaeth

20 mlynedd ar ôl y cysylltiad olaf neu 8 mlynedd ar ôl marwolaeth y defnyddwyr gwasanaeth, pa un bynnag ddaw gyntaf +D Noder. Ar ôl 20 mlynedd, gellir crynhoi cofnodion a’u cadw am 10 mlynedd arall +D

..Therapi galwedigaethol Ffeiliau achos defnyddwyr 6 mlynedd ar ôl y

KP/RM/CRRS/Mai2017

gwasanaeth cyswllt olaf +D ..Atgyfeirio Ffeiliau achos 6 mlynedd ar ôl y

cyswllt olaf +D

..Adolygu Ffeiliau achos 6 mlynedd ar ôl y cyswllt olaf +D

..Hawliau lles 6 mlynedd ar ôl y cyswllt olaf +D

..Cyfleoedd gwaith Ffeiliau achos 6 mlynedd ar ôl y cyswllt olaf +D?


1.5 .Cymorth i Anableddau

Cymorth cyffredinol i unigolion ag anableddau

..Trwydded parcio i’r anabl Ffeiliau achos defnyddwyr gwasanaeth

Caniatadau bathodyn glas

3 blynedd ar ôl i’r gwasanaeth ddod i ben +D

..Anableddau Dysgu Ffeiliau achos defnyddwyr gwasanaeth


..Anableddau Corfforol Ffeiliau achos defnyddwyr gwasanaeth


..Anableddau synhwyraidd Ffeiliau achos defnyddwyr gwasanaeth


KP/RM/CRRS/Mai2017

Cyfeirnod Dosbarth Cyfres Cofnodion Enghraifft o gofnodion

Cyfnod Cadw Nodiadau

2 Mynwentydd ac amlosgfeydd Swyddogaethau a gweithgareddau yn delio â mynwentydd, mynwentydd eglwys segur ac amlosgfeydd

2.1 ..Cynnal a chadw

KP/RM/CRRS/Mai2017

..Cynnal a chadw cynlluniedig

Mynwentydd eglwysi segur

21 mlynedd ar ôl cwblhau cynnal a chadw +D

..Cynnal a chadw ymatebol 21 mlynedd ar ôl cwblhau cynnal a chadw +D

2.2 ..Rheoli claddu ac amlosgi ..Bwcio

Dogfennaeth am fwcio mewn perthynas ag amlosgi, claddedigaeth

Cymwysiadau 5 mlynedd+D

..Datgladdu TA parhaol ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

..Gwasanaeth claddu Cynlluniau mynwentydd Gosodiadau plotiau claddu

Parhaol - cadw ar gyfer defnydd gweinyddol +TA

Cofnodion defnyddio beddau

Cadw ar gyfer defnydd gweinyddol +TA

Prynu hawliau claddu egsglwsif


Cynlluniau perchnogaeth claddu llwch


Cyfeirnod Dosbarth Cyfres Cofnodion Enghraifft o

gofnodion Cyfnod Cadw Nodiadau

2.2 parh.

..Trwyddedu Caniatadau 5 mlynedd ar ôl y weithred olaf +D

Cymwysiadau 5 mlynedd ar ôl y weithred olaf +D

KP/RM/CRRS/Mai2017

Gorchmynion 5 mlynedd ar ôl y weithred olaf +D

Tystysgrifau amlosgfeydd

15 mlynedd ar ôl amlosgi+D

Statudol

..Rheoli Coffa

Gorchmynion ar gyfer coffa

5 mlynedd+D

Cynlluniau cerrig beddi


Cynlluniau llwyni TA parhaol ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

..Cofrestru Cofrestrau claddu


Cofrestrau mynwentydd


Cofrestr claddedigaethau


Cofrestrau perchnogaeth beddi


Cyfeirnod Dosbarth 3 Gwasanaethau

plant a Noder

Mae’r cofnodion a restrir isod fel Gwasanaethau plant a

KP/RM/CRRS/Mai2017

theuluoedd Gwarchod gofal plant, maethu a chymorth i deuluoedd

theuluoedd yn destun deddfwriaeth benodol, ac o dro i dro gellir addasu’r dargadwad neu ei ohirio ar gyfer rhai neu’r holl gofnodion yn y dosbarth yma. Ceisiwch gyngor cyn cymhwyso dargadwad. Mae’r set yma o gofnodion wedi ei drefnu’n ychydig yn wahanol i weddill y ddogfen oherwydd natur y canllawiau.

Disgrifiad o’r Ffeil

Pwynt Terfynu

Lleoliad Ffeil ar ôl Terfynu

Cyfanswm Cyfnod Cadw Rheswm Dros Gadw

Ffeil Gofal Plentyn Unigol Atgyfeiriadau pan chymerwyd camau Cofnodion o blant anghenus

Noder: Ymchwiliad Annibynnol i Gam-drin Plant yn Rhywiol: gwaharddiadau mewn grym rhag difa cofnodion Gofal Cymdeithasol Plant Dolen Manylion:

20150818 - Goddard Inquiry - Public Bodies

Nid oes angen cymryd camau ychwanegol Diwedd darparu gwasanaeth Codi System Reoli Achosion Electronig

Rheoli Cofnodion CBSW Rheoli Cofnodion CBSW

35 mlynedd ar ôl dyddiad terfynu 35 mlynedd ar ôl dyddiad terfynu

Penderfyniad adrannol (Cyf: Y Frenhines (w gymhwyso “C” v Cyngor Sir Northumberland [2015] EWHG (Admin) 2134 )

Ffeil Gofal Plentyn Unigol Plant sy'n derbyn gofal • Plentyn sy'n derbyn

gofal • Adolygiadau plant sy’n

Noder: Ymchwiliad Annibynnol i Gam-drin Plant yn Rhywiol: gwaharddiadau mewn grym rhag difa cofnodion Gofal

Diwedd darparu gwasanaeth

Rheoli Cofnodion CBSW Codi System Reoli

Hyd at ben-blwydd y plentyn yn 75 neu 15 mlynedd ar ôl marwolaeth y plentyn os bydd yn marw cyn ei fod yn 18 oed.

Deddf Plant 1989 - Rheoliadau Lleoli Plant (Cymru) 2--7 Cyf 10(1).

KP/RM/CRRS/Mai2017

derbyn gofal • Gadawyr gofal

Cymdeithasol Plant Dolen Manylion:


Achosion Electronig

Uned Ddiogelu (Ffeiliau achos unigol) Amddiffyn Plant • Cynadleddau ac

Adolygiadau Amddiffyn Plant Cyfarwyddyd Strategol Amddiffyn Plant



Nid oes angen cymryd camau ychwanegol

Rheoli Cofnodion CBSW Codi System Reoli Achosion Electronig

Penderfyniad adrannol

Cyf: Y Frenhines (w gymhwyso “C” v Cyngor Sir Northumberland [2015] EWHG (Admin) 2134 )

KP/RM/CRRS/Mai2017

Tîm Diogelu Cofrestr amddiffyn plant



Parhaus

Rheoli Cofnodion CBSW Electronig Cronfa Ddata Gofal Cymdeithasol i Blant

35 mlynedd ar ôl cau’r achos


Cofrestr lleoliadau plant gan CBSC yn Wrecsam a thu allan i’r sir ac gan awdurdod lleol arall yn Wrecsam



Parhaus

Cronfa Ddata Gofal Cymdeithasol i Blant

Hyd at ben-blwydd y plentyn yn 25 neu 5 mlynedd ar ôl ei farwolaeth os bydd y plentyn yn marw cyn ei fod yn 5 oed


Mabwysiadu Plentyn mabwysiedig -

Noder: Ymchwiliad

Pryd

I’w anfon at

O leiaf 100 mlynedd ar ôl rhoi’r gorchymyn mabwysiadu

Rheoliadau Asiantaethau

KP/RM/CRRS/Mai2017

cofnod unigol

Annibynnol i Gam-drin Plant yn Rhywiol: gwaharddiadau mewn grym rhag difa cofnodion Gofal Cymdeithasol Plant Dolen Manylion:


rhoddwyd y gorchymyn mabwysiadu

Wasanaeth Mabwysiadu Gogledd Cymru fyd yn archifo’r ffeil yn yr Archifau Mabwysiadu

Mabwysiadu (Cymru) - 2005 - Cyf 41.

Ffeil cymorth mabwysiadu - plentyn mabwysiedig (ffeil wedi ei hagor ar ôl rhoi Gorchymyn Mabwysiadu yn enw mabwysiedig y plentyn, at ddiben cymorth ariannol, cefnogaeth i drefniadau cyswllt etc.)



12 mis ar ôl rhoi’r gorchymyn mabwysiadu

I’w anfon at Wasanaeth Mabwysiadu Gogledd Cymru er mwyn ei huno â ffeil mabwysiadu’r plentyn. Wedi ei storio yn yr Archif Mabwysiadu

Hyd at o leiaf 100 mlynedd ar ôl rhoi’r gorchymyn mabwysiadu.

Rheoliadau Asiantaethau Mabwysiadu (Cymru) - 2005 - Cyf 41.

mabwysiadwyr sydd yn mabwysiadu plentyn cynnwys mabwysiadu gan lys-rieni)



Pryd rhoddwyd y gorchymyn mabwysiadu

I’w huno â’r ffeil mabwysiadu os mai Wrecsam yw’r asiantaeth plant. I’w ffeilio ar wahân yn yr Archif Mabwysiadu.

Hyd at o leiaf 100 mlynedd ar ôl rhoi’r gorchymyn mabwysiadu.


KP/RM/CRRS/Mai2017

Darpar fabwysiadwyr na fabwysiadodd blentyn e.e. ymgeiswyr na chymeradwywyd, neu a dynnodd yn ôl cyn neu ar ôl cymeradwyo



Penderfyniad y panel i beidio â chymeradwyo / dadgofrestru gyda’r panel oherwydd penderfyniad y mabwysiadwyr i dynnu’n ôl

Rheoli Cofnodion CBSW

10 mlynedd ar ôl cau


Ffeiliau ategol e.e. cymorth i oedolion mabwysiedig, plant, eu rhieni biolegol, brodyr a chwiorydd a pherthnasau a’u teuluoedd mabwysiedig





O leiaf 100 mlynedd ar ôl cau


Cofnodion cymorth mabwysiadu - cyswllt blwch postio


Hyd at ben-blwydd y plentyn yn 18

I’w huno â’r ffeil mabwysiadu yn yr Archif Mabwysiadu.

Cyn belled bod prif ffeil mabwysiadu’r plentyn yn cael ei chadw.


KP/RM/CRRS/Mai2017


Ffeil Canfod teuluoedd




I’w huno â’r ffeil mabwysiadu yn yr Archif Mabwysiadu.

Cyn belled bod prif ffeil mabwysiadu’r plentyn yn cael ei chadw.


Maethu Ffeiliau gofalwyr maeth cymeradwyedig



Dadgofrestru neu derfynu lleoliad


15 mlynedd ar ôl dyddiad terfynu cymeradwyaeth yr unigolyn

Rholiadau Gwasanaethau Maethu (Cymru) 2003 Reg 32(1) a 5 mlynedd o benderfyniad adrannol

Cofrestr gofalwyr maeth

Noder: Ymchwiliad Annibynnol i Gam-drin Plant yn

Dadgofrestru neu derfynu

Ar gyfrifiadur - ‘Cronfa Ddata

15 mlynedd o ddyddiad terfynu’r lleoliad

Rholiadau Gwasanaethau Maethu (Cymru)

KP/RM/CRRS/Mai2017

Rhywiol: gwaharddiadau mewn grym rhag difa cofnodion Gofal Cymdeithasol Plant Dolen Manylion:


lleoliad Gofalwyr Maeth’ CHARMs

2003 Reg 32(1) a 5 mlynedd o benderfyniad adrannol

Ffeiliau darpar ofalwyr maeth



Penderfyniad y panel i beidio â chymeradwyo neu i ddadgofrestru, neu benderfyniad darpar ofalwyr maeth i dynnu’n ôl


5 mlynedd ar ôl cau ac eithrio dadgofrestriadau neu geisiadau a ganslwyd oedd yn deillio o bryderon difrifol, i’w cadw am 50 mlynedd (penderfyniad adrannol)

Rheoliadau Gwasanaethau Maethu (Cymru) - 2003 - Cyf 32(3) a 2 flynedd Penderfyniad adrannol

Cofrestr lleoliadau gofal maeth



Parhaus


Hyd at ben-blwydd y plentyn yn 25 neu 5 mlynedd ar ôl ei farwolaeth os bydd y plentyn yn marw cyn ei fod yn 5 oed)


KP/RM/CRRS/Mai2017

Cofnodion panel



Ar ôl y panel


25 mlynedd ar ôl dyddiad y panel


Cofnodion cartrefi preswyl plant (cofnodion achosion unigol). I gynnwys pob cofnod a nodir yn atodlen 3 Rheoliadau Cartrefi Plant (Cymru) 2002.



Rhyddhau o gartref preswyl

I’w anfon at dîm gofal plentyn i’w huno â ffeil y plentyn.

O leiaf 75 mlynedd o ddyddiad geni’r plentyn cysylltiedig, neu os bydd y plentyn yn marw cyn cyrraedd 18 oed, am gyfnod o 15 mlynedd o ddyddiad ei farwolaeth.

Deddf Plant 1989 - Rheoliadau Cartrefi Plant (Cymru) Cyf 28(3)(b)[22].

KP/RM/CRRS/Mai2017

Cofnodion cartrefi plant (ar wahân i gofnodion achosion unigol). I gynnwys pob cofnod a nodir yn atodlen 4 Rheoliadau Cartrefi Plant (Cymru) 2002, yn cynnwys fel a ganlyn:- • Derbyniadau/rhyddhau • Cofnodion staff • Cofnodion damweiniau • Cofnodion

meddyginiaeth • Ymarferion tân • Pethau gwerthfawr • Cofnodion disgyblaeth • Cofnodion dyddiol • Bwydlenni



Diwedd blwyddyn ariannol


O leiaf 15 mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf, ac eithrio cofnodion o ddewislenni sydd angen eu cadw am un flwyddyn yn unig.

Deddf Plant 1989 - Rheoliadau Cartrefi Plant (Cymru) Cyf28(5)

Cyfeirnod Dosbarth Cyfres

Cofnodion Enghraifft o gofnodion




..Rhedeg Cartrefi preswyl

Ffeiliau achos cartrefi

Dyddiaduron, rotau, cofnodion dyddiol

40 blynedd ar ôl cau’r ffeil +D Rheoliadau Cartrefi Plant 1991 rheoliadau 15 ac 17

Cyfeirnod Dosbarth Cyfres Enghraifft o Cyfnod Cadw Nodiadau

KP/RM/CRRS/Mai2017

Cofnodion gofnodion 3.5 .Cymorth i

Blant



..Asesiad Cymhwysedd plentyn i dderbyn gwasanaethau

Ffeiliau achos

18 mlynedd o gau’r ffeil neu ben-blwydd yr unigolyn yn 25 oed, pa un bynnag ddaw gyntaf +D



..Asesiad Proses o asesu addasrwydd teulu i ofalu am blant

Ffeiliau achos

25 mlynedd ar ôl dyddiad geni’r plentyn ieuengaf+D



..Hawliau Plant Ffeiliau achos

Cadw hyd at ben-blwydd y plentyn yn 75 neu 15 mlynedd ar ôl marwolaeth y plentyn os bydd yn marw cyn ei fod yn 18 oed.

Rheoliadau Trefniadau Lleoli Plant (Cyffredinol) 1991 rheoliad 9


..Gofal parhaus I gleientiaid

Ffeiliau achos

Manylion myfyrwyr Profiad

Cadw hyd at ben-blwydd y plentyn yn 25

KP/RM/CRRS/Mai2017



Gwaith




3.5 parh.

..Seicoleg addysgol

Ffeiliau achos


..Cyllid a chomisiynu

Blwyddyn gyfredol+3 blynedd+D Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio 1974; Deddf Cyfyngu 1980.

..Cymorth ariannol

Cinio ysgol, pas teithio

Blwyddyn gyfredol+3 blynedd+D Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio 1974; Deddf Cyfyngu 1980.

Benthyciadau Myfyrwyr

7 mlynedd+D Llywodraeth Cymru a Chwmni Benthyciadau Myfyrwyr

Grantiau gwisg ysgol

7 mlynedd+D Llywodraeth Cymru a Chwmni Benthyciadau Myfyrwyr


..Addysg yn yr ysbyty neu’r cartref

Hyd at ben-blwydd y plentyn yn 21+ D

KP/RM/CRRS/Mai2017



..Apeliadau

derbyn i ysgolion

?

..Presenoldeb ysgolion a thriwantiaeth

Ffeiliau achos

?



..Gwaharddiadau ysgolion

25 mlynedd ar ôl y weithred olaf +D



Anghenion addysgol arbennig Cymorth i rai ag anawsterau dysgu, plant dawnus a thalentog

Ffeiliau achos SEN


Noder: Ymchwiliad Annibynnol i Gam-drin Plant yn Rhywiol: gwaharddiadau mewn grym rhag difa cofnodion Gofal Cymdeithasol Plant

..Cymorth i blant nad ydynt yn derbyn gofal e.e. plant

Ffeiliau achos

18 mlynedd o gau’r ffeil neu ben-blwydd yr unigolyn yn 25 oed, pa un bynnag ddaw gyntaf +D

KP/RM/CRRS/Mai2017

Dolen Manylion:


ar eu pennau eu hunain a cheiswyr lloches

3.6 .Cymorth i Anableddau

..Byddar a/neu ddall

?




3.7 ..Hyfforddiant Hyfforddiant i unigolion neu sefydliadau sydd yn gweithio â theuluoedd a phlant

..Hyfforddiant cymorth i blant

25 mlynedd ar ôl terfynu+D

..Hyfforddiant

cymorth i deuluoedd e.e. sgiliau rhiantu


3.8 Gwasanaeth Ieuenctid. Cymorth i ieuenctid

..Cyfiawnder Ffeiliau Difa 18 mlynedd o gau’r ffeil neu ben-blwydd yr

KP/RM/CRRS/Mai2017

ieuenctid achos unigolyn yn 25 oed, pa un bynnag ddaw gyntaf ..Darpariaeth

Gwasanaeth Ieuenctid.

Ffeiliau achos

Difa 18 mlynedd o gau’r ffeil neu ben-blwydd yr unigolyn yn 25 oed, pa un bynnag ddaw gyntaf



KP/RM/CRRS/Mai2017

4 Diogelwch Cymunedol ac achosion brys Rheoli’r gwasanaethau tân ac achosion brys

4.1 Cyngor Wedi ei roi i’r cyhoedd

?

4.2 . Diogelwch Cymunedol ..Goruchwyliaeth camerâu

cylch cyfyng

Tapiau 31 diwrnod +ailddefnyddio oni bo’n ofynnol ar gyfer ymchwiliad, fydd yn golygu bod angen cadw cofnodion achos nes bod yr ymchwiliad wedi ei gwblhau ac nad oes angen y cofnodion mwyach.

..Lleihau troseddu Gweithgareddau a ddyluniwyd i leihau effaith ac ofn troseddau

?

4.3 .Cynllunio ar gyfer

Argyfwng

..Datblygu cynllun argyfwng Cynllun digwyddiad mawr

Disodli’r cynllun gyda chynllun newydd + TA

..Profi cynllun argyfwng/trychineb ar gyfer y gymuned leol


KP/RM/CRRS/Mai2017



4.3 parh.

..Riportio pob digwyddiad mawr yn y gymuned leol, p’un a yw’r cynllun wedi ei ddefnyddio neu beidio

Cyfredol +TA ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

..Riportio pob mân ddigwyddiad yn y gymuned leol


..Rhybuddio am Argyfwng Rhybuddion am ddigwyddiadau i’r cyhoedd yn cynnwys tywydd difrifol etc.

?

..Hyfforddiant Ffeiliau achos ymarferion hyfforddi

?

KP/RM/CRRS/Mai2017

Cyfeirnod Dosbarth Cyfres Enghraifft o


5 Eiddo’r cyngor

Rheoli eiddo a chyfleusterau’r Cyngor

5.1 .Caffael a gwaredu ..Caffaeliadau Ffeiliau achos asedau

dros £5,000 Dogfennau caffael Prydlesau

12 mlynedd ar ôl cau’r ffeil a rhwymedigaethau wedi eu cwblhau+D Eiddo mawr/sylweddol TA i adolygu

Deddf Cyfyngu 1980

Ffeiliau achos asedau llai na £5,000

Dogfennau caffael Prydlesau

6 blynedd ar ôl cau’r ffeil a rhwymedigaethau wedi eu cwblhau+D

Deddf Cyfyngu 1980

..Asedau Cofrestr asedau Gwybodaeth mewn cronfa ddata a ffeiliau achos ar gyfer eiddo unigol


Adolygiad o Asedau Strategol

Adroddiad blynyddol cyfun ar eiddo ac adeiladau Cynllun Rheoli Asedau


..Gwaredu Ffeiliau achos asedau dros £5,000

12 blynedd ar ôl cau’r ffeil a rhwymedigaethau wedi eu cwblhau+D. TA eiddo mawr

Deddf Cyfyngu 1980

Ffeiliau achos asedau llai na £5,000

6 blynedd ar ôl cau’r ffeil a rhwymedigaethau wedi eu cwblhau+D

Deddf Cyfyngu 1980

Cyfeirnod Dosbarth Cyfres Cofnodion Enghraifft o Cyfnod Cadw Nodiadau

KP/RM/CRRS/Mai2017

gofnodion 5.1 parh. ..Gwaredu parh/ Dogfennu gwerthiant 15 mlynedd ar ôl

cwblhau pob rhwymedigaeth/hawl +D. TA deunydd sy’n gysylltiedig ag eiddo mawr

Rhestr/cofrestr o bobl sy’n gwneud cais i brynu eiddo

2 mlynedd a rôl gorffen defnydd gweinyddol+ D

5.2 . Dylunio ac adeiladu ..Adnewyddu

Gwaith adnewyddu a datblygu wedi ei gynllunio

Ffeiliau achos yn cynnwys Gwelliannau/Rhaglenni Gwaith Mawr ar Eiddo’r Cyngor

Tendrau, cynlluniau, manylebau, cofnodion dylunio, cofnodion clerc gwaith, tystysgrifau

Cadw ar gyfer ffeil yr eiddo +12 mlynedd+TA ar gyfer adolygiad

..Arolygon adeiladau Ffeiliau achos Cofnodion gwaith, astudiaethau dichonolrwydd etc.

Cadw ar gyfer ffeil yr eiddo +12 mlynedd+TA ar gyfer adolygiad

..Clerc gwaith Cofnodion achos eiddo Cyfarfodydd safle, ffurflenni llafur a chyfarpar, rhestrau diffygion, dyddiaduron COW

Cadw nes y cwblheir y defnydd gweinyddol+ D

..Syrfeo meintiau Ffeil amcan gost Crynodebau ac amcan brisiau

?

Ffeiliau tendrau 12 mlynedd ar ôl i delerau’r contract ddod i ben +D

..Cyngor, dyluniad a goruchwylio gwaith peirianneg sifil

TA ar gyfer adolygu ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

Cofnodion dyluniad strwythur

Cadw ar gyfer ffeil y strwythur+TA ar gyfer

KP/RM/CRRS/Mai2017

Cofnodion asesiad strwythur

adolygiad



5.3 ..Rheoli ..Cyfeddu safle Cofnodion mewn

perthynas â throsglwyddo tir rhwng adrannau

Cytundebau ?

..Rheoli ffermydd Ffeiliau achos Gwybodaeth prydlesu Adroddiadau archwiliad Gohebiaeth â thenantiaid

15 mlynedd ar ôl cwblhau pob rhwymedigaeth/hawl + TA deunydd sy’n gysylltiedig ag eiddo mawr

..Dosbarthu a dyrannu eiddo

Cronfa ddata ‘Infoprop’ Cadw ar gyfer oes yr eiddo+ D

..Hanes Tir ac Eiddo yn cynnwys ystadau masnachol, meysydd parcio, marchnadoedd a siopau canol tref

Ffeiliau achos Cofnodion papur ac electronig Yn cynnwys manylion cytundebau, cymeradwyaeth i ddefnyddio’r adeilad

12 ar ôl oes yr adeilad +TA ar gyfer adolygiad

Cronfa ddata yn dal gwybodaeth ar holl eiddo’r cyngor

Cadw ar gyfer oes yr eiddo+ D

Ffeiliau achos Diogelwch

Manylion am gontractau, adroddiad am Ddigwyddiad


Ffeiliau achos Lesio Cytundebau, gohebiaeth â phrydlesau

15 mlynedd ar ôl i’ brydles ddod i ben+D

KP/RM/CRRS/Mai2017

.. Iechyd a diogelwch Ffeiliau achos-asesiadau risg

Cadw ar gyfer oes yr eiddo +12 mlynedd+ D

..Cynnal a chadw cynlluniedig

Ffeiliau achos adeiladau o ddiddordeb arbennig

Contractau Cynlluniau Manylebau Tystysgrifau Cyfundrefnau glanhau




5.3 parh.

..Cynnal a chadw cynlluniedig parh/

Ffeiliau achos adeiladau eraill

Cynlluniau Manylebau Tystysgrifau Cyfundrefnau glanhau

Cyfredol + cadw am oes yr eiddo+D

..Cynnal a chadw ymatebol Cynnal a chadw mewn argyfwng


..Rhestr eiddo Cadw ar gyfer oes yr eiddo+ D

..Rheoli Ynni Ffeiliau achos- Tendrau ar gyfer contractau

Gweler Caffael (Cyf 20.1)

Archwiliad ac Adroddiad ar Ymrwymiad i Leihau Carbon

6 mlynedd ar ôl i delerau’r contract ddod i ben + TA

..Gwybodaeth am gyflenwyr yn cynnwys adborth am berfformiad Gweler Caffael (Cyf 20.1)

..Rheoli fflyd Ffeiliau achos - Cerbydau dyrannu Cynnal a chadw Defnydd gyrwyr

7 mlynedd ar ôl cau’r ffeil+D

KP/RM/CRRS/Mai2017

Ffeiliau achos-defnydd o gerbydau

3 blynedd ar ôl cael gwared o’r cerbyd

Ffeiliau achos-prydlesu neu brynu

Trefniadau prydles Ymholiadau prisio

7 blynedd ar ôl cael gwared o’r cerbyd+D? neu 15 mlynedd?

KP/RM/CRRS/Mai2017



6 Democratiaeth Rheoli gweithgareddau democrataidd yn cynnwys etholiadau, cynulliad a chyfarfodydd pwyllgor.

6.1 Gwneud penderfyniadau

..Cyfarfodydd y Cyngor a Phwyllgorau Y broses o baratoi busnes i’r Cyngor ei ystyried a chofnodi trafodaethau, dadleuon a phenderfyniadau

Cofnodion y Cyngor/pwyllgor

6 blynedd +TA ar ôl gorffen defnydd gweinyddol (cofnodion wedi eu llofnodi)

Agendau y Cyngor/pwyllgor

5 blynedd +TA ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

Adroddiadau y Cyngor/pwyllgor


Cofnodion drafft/bras Dyddiad cadarnhau +D Papur hysbysu’r

Cyngor Mynegeion Cofrestrau cynrychiolwyr ar Bwyllgorau Arbennig

TA ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

Dyddiaduron y cyngor Cyfredol+TA .. Bwrdd Gweithredol Cofnodion 6 blynedd +TA ar ôl

gorffen defnydd gweinyddol

Agendau


KP/RM/CRRS/Mai2017

KP/RM/CRRS/Mai2017



6.1 parh.

Bwrdd Gweithredol parh/ Adroddiadau


Cofnodion drafft Dyddiad cadarnhau +D .. Pwyllgor Craffu Cofnodion pwyllgor

5 blynedd +TA ar ôl

gorffen defnydd gweinyddol (cofnodion wedi eu llofnodi)

Agendau pwyllgor


Adroddiadau pwyllgor


Cofnodion drafft Dyddiad cadarnhau +D 6.2 .Gweithrediaeth ..Prif Weithredwr Ffeiliau 15 mlynedd+TA ..Cyfarwyddwyr strategol Ffeiliau 15 mlynedd+TA ..Penodiadau statudol Ffeiliau penodiadau Parhaol TA ar ôl


Ffeiliau swyddi gwag Ymgeiswyr aflwyddiannus

2 mlynedd ar ôl y dyddiad penodi+D

6.3 .Llywodraethiant .. ..Cyfansoddiad Dogfennau

cyfansoddiad


..Datganiad o reolaeth fewnol Mae’n ofynnol eu cyhoeddi gan statud

Dogfennau ffynhonnell yn ofynnol ar gyfer adolygiad parhaus Cynllun Gweithredu

Datganiadau Sicrwydd y Prif Swyddog Adroddiadau monitro chwarterol

10 mlynedd ar ôl cyhoeddi’r datganiad+D

KP/RM/CRRS/Mai2017



6.4 .Cymorth aelodau ..Rhoddion a Lletygarwch Cofrestr? 18 mis ar ôl i aelod

adael ei swydd+D

..Cofrestr buddiannau Cofrestr buddiannau aelodau

Cadw am oes y cyngor presennol+4 blynedd h.y. 7 mlynedd +TA

6.5 .Cynllunio .. Cynllunio Ymlaen Llaw Rhaglen waith ymlaen

llaw Amserlen Cyfarfodydd


6.6 .Cynrychiolaeth ..Etholaethau Manylion wardiau

TA ar ôl gorffen

defnydd gweinyddol

..Etholiadau Papurau pleidleisio-Etholiadau Ewropeaidd

1 mlynedd ar ôl yr etholiad+D

Rheoliadau Etholiadau Seneddol Ewrop 1999

Papurau pleidleisio-etholiadau lleol

6 mis ar ôl cau’r bleidlais+D

Rheoliadau Cynrychioli’r Bobl 1986 a Rheolau Etholiadau Lleol (Plwyfi a Chymunedau) 1986.

Ffurflenni pleidleisio wedi’u cyfuno.

6 mis ar ôl cau’r bleidlais+D

Cofrestr Etholiadol - fersiwn lawn

Blwyddyn gyfredol +TA ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

Cofrestr Etholiadol - fersiwn olygiedig

Blwyddyn gyfredol + D ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

Hysbysiadau o etholiadau

TA ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

KP/RM/CRRS/Mai2017



6.6 parh.

..Etholiadau parh/ Cofrestr o etholwyr tramor

Blwyddyn gyfredol + D ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

Ardystiad crynodol o’ rhai sydd yn gymwys i bleidleisio


..Enwebiadau Llwon TA parhaol ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

Aelodaeth pwyllgorau TA ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

Manylion aelodau - manylion cysylltu cyhoeddus cynghorwyr

Cadw nes y’u hamnewidir gan wybodaeth wedi ei diweddaru +D

..Pleidiau Gwleidyddol Papurau arweinydd y cyngor Papurau arweinydd gwrthblaid y cyngor


KP/RM/CRRS/Mai2017



7 Datblygiad Economaidd Rheoli gweithgareddau er mwyn hyrwyddo ac archwilio’r economi leol

7.1 .Gwybodaeth busnes .. Rhestr busnesau

Rhestrau a manylion busnesau sydd yn masnachu yn yr ardal leol (cynnwys ar gais yn unig)

Cronfa ddata Busnesau


..Marchnata Casglu a rheoli data economaidd a chymdeithasol am yr ardal leol.

20 mlynedd ar ôl ei gasglu +TA

7.2 .Hyrwyddo Gweithgareddau er mwyn hyrwyddo ac archwilio’r economi leol

..Gwobrau busnes Grantiau ALl 7 mlynedd ar ôl cwblhau’r cynllun +D

Grantiau Ewropeaidd 12 mlynedd ar ôl cwblhau’r cynllun +D

Rhaglen Cronfeydd Strwythurol Ewropeaidd 2007-2013

O leiaf 17 mlynedd +TA ar gyfer adolygiad

Rheoliadau’r UE Swyddfa Gyllido Ewropeaidd Gymreig

7.3 .Menter ..Datblygu busnes

Gweithgareddau i annog busnesau newydd

Cynlluniau gweithredu busnesau newydd

12 mlynedd+TA

Cynlluniau gweithredu busnesau newydd

12 mlynedd+TA

KP/RM/CRRS/Mai2017



Cymdeithasau Busnes 7 mlynedd+D 7.3 parh.

..Datblygu ffilm a theledu Hyrwyddo’r ardal fel lleoliad a chanolfan ragoriaeth ar gyfer ffilmio a darlledu

7 mlynedd+D

..Cysylltiadau Rhyngwladol Ffeiliau achos e.e. gefeillio

10 mlynedd+TA

7.4 .Adfywio ..Datblygu cymunedau Strategaeth

Gymunedol 20 mlynedd+TA

Ffeiliau Atal troseddu 7 mlynedd+D Cynlluniau adfywio’r

ardal leol 7 mlynedd+TA

..Datblygu rhanbarthol Cofnodion mewn perthynas â phrosiectau cyllid Ewropeaidd

12 ar ôl cwblhau’r prosiect +TA

Cynigion adfywio 7 mlynedd+D Cynlluniau adfywio 7 mlynedd+TA Strategaeth adfywio 7 mlynedd+TA Cwblhau cynllun

adfywio 7 mlynedd+D

Cynlluniau ardal gwella 7 mlynedd+TA ..Datblygu gwledig papurau cynlluniau

gwledig 7 mlynedd+TA

Strategaeth Datblygu Gwledig

7 mlynedd+TA

Cynlluniau cyllid Ewropeaidd

12 ar ôl cwblhau’r prosiect +TA

..Rheoli canol trefi Rheoli’r gymuned fusnes yng nghanol tref

Ffeiliau canol trefi 7 mlynedd+D

Cynlluniau canol trefi TA parhaus pan

KP/RM/CRRS/Mai2017

ddisodlir y cynllun Cyfeirnod Dosbarth Cyfres Cofnodion Enghraifft o


7.5 .Twristiaeth ..Datblygu twristiaeth Ffeiliau datblygu

twristiaeth 7 mlynedd+TA

Ystadegau twristiaeth Cadw nes y cwblheir y defnydd gweinyddol+ TA

7.6 .Dysgu Hyfforddi er mwyn cefnogi twf economaidd

..Cefnogi gweithlu Gweithgareddau er mwyn cefnogi cyflogaeth barhaus

..ITEC ?

KP/RM/CRRS/Mai2017

eCyf Dosbarth Cyfres Cofnodion Enghraifft o


8 Addysg a Sgiliau

Gweithgareddau cysylltiedig a darparu a chefnogi addysg a dysgu

8.1 .Mynediad a chynhwysiant

..Rheoli Prosiect Prosiectau mynediad a chynhwysiant addysgol

?

..Cymuned teithwyr Sicrhau mynediad i addysg i deithwyr

7 mlynedd ar ôl cau’r Prosiect+D

8.2 .Derbyn a gwahardd Derbyn a gwahardd mewn ysgolion

..Apeliadau 7 mlynedd ar ôl i’r penderfyniad gael ei wneud+D

..Dewis rhieni Arweiniad ar ddewis ysgol

Taflenni gwybodaeth, cyfeirlyfrau ysgol

?

Cofrestrau Derbyn

6 blynedd o dyddiad y cofnod diwethaf yn y llyfr +TA

8.3 Cyngor ..Gwasanaethau cynghori ? 8.4 .Gwasanaeth

Celfyddydau Addysg cysylltiedig â’r celfyddydau

..Canolfannau maes Ffeiliau achos - rheoli 7 mlynedd ar ôl cau’r ffeil+D

KP/RM/CRRS/Mai2017

..Gwasanaethau cerdd Hyfforddiant mewn ysgolion neu ganolfannau cerdd




8.4 parh.

..Perfformiadau mewn ysgolion

7 mlynedd ar ôl y digwyddiad+D

8.5 .Datblygu cwricwlwm ..Prosiectau rhyngwladol ? ..Cwricwlwm cenedlaethol

Datblygu’r cwricwlwm mewn ysgolion


..Prosiectau tu allan i’r ysgol

Ffeiliau achos/cynlluniau - clybiau ar ôl ysgol; ymweliadau

7 mlynedd ar ôl cau’r ffeil/cwblhau’r cynllun+D

..Addysg awyr agored ? 8.6 .Llesiant addysg ..Gwasanaeth llesiant

myfyrwyr Presenoldeb a thriwantiaeth

?

8.7 .Sgiliau cyflogaeth ..Arweiniad gyrfaoedd ? ..Hyfforddiant yn y gweithle ? 8.8 . Dysgu Gydol Oes ..Gwasanaethau oedolion a

chymunedol Darpariaeth nad yw'n gysylltiedig ag ysgolion, colegau na phrifysgol

Cynlluniau gweithdai Digwyddiadau Cynlluniau

?

8.9 .Rheoli ysgolion Canllawiau Cynulliad Cymru

.Llywodraethwyr Cofnodion (llofnodwyd) 6 mlynedd ar ôl y cyfarfod+ TA

Cofnodion (copïau 3 mlynedd ar ôl y

KP/RM/CRRS/Mai2017

archwilio) cyfarfod+ D Agendau Dyddiad y cyfarfod+ D Adroddiadau 6 mlynedd ar ôl yr

adroddiad+ D



8.9 parh.

..Llywodraethwyr parh/ Papurau cyfarfod rhieni blynyddol

6 mlynedd ar ôl y cyfarfod+ TA ar gyfer samplo

Offeryn Llywodraethu

Cadw yn yr ysgol tra bod yr ysgol yn agored +TA

Ymddiriedolaethau a Gwaddolau

Cadw yn yr ysgol tra bod yn weithredol ofynnol +TA

Cynllun Gweithredu

3 mlynedd ar ôl dyddiad y cynllun gweithredu+ D

Dogfennau polisi

Cadw yn yr ysgol tra bod y polisi yn weithredol +TA ar gyfer samplo

Ffeiliau cwynion

6 mlynedd o ddyddiad datrys y gwyn +D (adolygu ar gyfer cadw ymhellach mewn achos o anghydfodau parhaus)

Adroddiadau Blynyddol

10 mlynedd ar ôl dyddiad yr adroddiad+TA ar gyfer samplo

Manylion llywodraethwyr

5 mlynedd ar ôl i lywodraethwr adael +D

KP/RM/CRRS/Mai2017

.Penaethiaid Llyfr cofnodion

6 blynedd o dyddiad y cofnod diwethaf yn y llyfr +TA

Cofnodion yr Uwch Dîm Rheoli a chyrff gweinyddol mewnol eraill

5 mlynedd ar ôl dyddiad y cyfarfod +TA ar gyfer samplo

Adroddiadau gan y pennaeth neu’r tîm Rheoli

3 mlynedd ar ôl dyddiad yr adroddiad+TA ar gyfer samplo



8.9 parh.

..Pennaeth parh/ Cofnodion eraill a grëwyd gan benaethiaid, dirprwy benaethiaid, penaethiaid blwyddyn ac aelod staff eraill â chyfrifoldebau gweinyddol


Gohebiaeth a grëwyd gan benaethiaid, dirprwy benaethiaid, penaethiaid blwyddyn ac aelod staff eraill â chyfrifoldebau gweinyddol

3 mlynedd ar ôl yr ohebiaeth+ D

Cynlluniau Datblygu Ysgolion

6 mlynedd ar ôl cau+ TA

..Cyflenwi a pherfformio Ffurflenni cwricwlwm 3 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol +D

Maes llafur yr ysgol

1 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol +D

KP/RM/CRRS/Mai2017

(gallai fod yn briodol adolygu’r cofnodion yma ar ddiwedd pob blwyddyn er mwyn gweld a oes angen iddynt gael eu cadw ymhellach)

Cynlluniau gwaith

1 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol +D (gallai fod yn briodol adolygu’r cofnodion yma ar ddiwedd pob blwyddyn er mwyn gweld a oes angen iddynt gael eu cadw ymhellach)



8.9 parh.

..Cyflenwi a pherfformio parh/

Amserlen


Llyfrau cofnodion dosbarth

1 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol +D (gallai fod yn briodol adolygu’r cofnodion yma ar ddiwedd pob blwyddyn er mwyn gweld a oes angen iddynt gael eu cadw

KP/RM/CRRS/Mai2017

ymhellach) Llyfrau marcio

1 mlynedd ar ôl y

flwyddyn gyfredol +D (gallai fod yn briodol adolygu’r cofnodion yma ar ddiwedd pob blwyddyn er mwyn gweld a oes angen iddynt gael eu cadw ymhellach)

Cofnod o waith cartref a osodwyd




8.9 parh.

..Cyflenwi a pherfformio parh/

Gwaith disgyblion


KP/RM/CRRS/Mai2017

Canlyniadau arholiadau 6 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol +D

Cofnodion SATS 6 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol +D

Adroddiadau PANDA 6 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol +D

Cofnodion Ychwanegu gwerth


Adroddiadau presenoldeb


..Disgyblion Cofrestrau presenoldeb 3 mlynedd ar ôl dyddiad y gofrestr+ D

Cofrestrau Derbyn 6 blynedd o dyddiad y cofnod diwethaf yn y llyfr +TA

Taflenni trosglwyddo uwchradd




8.9 parh.

..Disgyblion parh/ cardiau cofnodion disgyblion:- Cynradd

Cadw am yr amser y mae’r disgybl yn mynychu’r ysgol gynradd + trosglwyddo

KP/RM/CRRS/Mai2017

Uwchradd

i’r ysgol uwchradd (neu ysgol gynradd arall) pan fo’r plentyn yn gadael yr ysgol. Yn achos gwaharddiadau, gall fod yn briodol trosglwyddo’r cofnodion i’r Gwasanaeth Ymddygiad. 25 mlynedd ar ôl dyddiad geni’r disgybl+ D

Ffeiliau disgyblion:- Cynradd Uwchradd

Cadw am yr amser y mae’r disgybl yn mynychu’r ysgol gynradd + trosglwyddo i’r ysgol uwchradd (neu ysgol gynradd arall) pan fo’r plentyn yn gadael yr ysgol. Yn achos gwaharddiadau, gall fod yn briodol trosglwyddo’r cofnodion i’r Gwasanaeth Ymddygiad. 25 mlynedd ar ôl dyddiad geni’r disgybl+ D



8.9 ..Disgyblion parh/ Ffeiliau Anghenion 25 mlynedd ar ôl Gweler gwasanaethau

KP/RM/CRRS/Mai2017

parh. addysgol arbennig. Adolygiadau a Chynlluniau Addysgol Unigol

dyddiad geni’r disgybl+ D

plant a theuluoedd - SEN a chofnodion Seicoleg Addysg 35 mlynedd ar ôl cau+D

Llythyrau awdurdodi absenoldeb

2 mlynedd ar ôl dyddiad yr absenoldeb+ D

Llyfrau Absenoldeb 6 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol +D

Canlyniadau arholiadau:- Cyhoeddus (yn cynnwys SATS) Canlyniadau arholiadau mewnol

6 mlynedd ar ôl dyddiad yr arholiadau+ D 5 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol +D

Unrhyw gofnodion eraill a grëwyd os ceir cysylltiad â’r disgyblion

3 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol + Adolygiad

Datganiad wedi ei gadw o dan y Ddeddf Addysg 1996- Adran 324

30 mlynedd ar ôl dyddiad geni +D oni bai bod camau cyfreithiol yn y arfaeth

datganiad arfaethedig neu ddatganiad diwygiedig

30 mlynedd ar ôl dyddiad geni +D oni bai bod camau cyfreithiol yn y arfaeth

Cyngor a gwybodaeth i rieni mewn perthynas ag anghenion addysg

12 mlynedd ar ôl dyddiad cau +D oni bai bod camau cyfreithiol yn y arfaeth

Strategaeth Mynediad 12 mlynedd ar ôl

KP/RM/CRRS/Mai2017

dyddiad cau +D oni bai bod camau cyfreithiol yn y arfaeth



8.9 parh.

..Disgyblion parh/ Ffeiliau SEN disgyblion

35 mlynedd ar ôl dyddiad cau +D oni bai bod camau cyfreithiol yn y arfaeth

..Gweinyddiaeth ysgol Tystysgrifau Atebolrwydd Cyflogwr

Parhaol tra bod yr ysgol yn agored +D ar ôl i’r ysgol gau

Archwiliad o offer a dodrefn

6 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol

Cyfres ffeiliau cyffredinol

5 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol + Adolygiad yna TA ar gyfer samplo

Taflen/prosbectws ysgol 3 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol+ TA

Cylchlythyrau (staff/rhieni/disgyblion)


Cylchlythyrau newyddion, effemera


Llyfr ymwelwyr


PTA/Cymdeithas Cyn Ddisgyblion

6 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol + Adolygiad yna TA ar

KP/RM/CRRS/Mai2017

gyfer samplo Cylchlythyrau gan LEA

Tra bod hynny’n

weithredol ofynnol +TA ar gyfer samplo

Cysylltiadau brys Cadw nes y’u disodlir+D

Cofrestr cinio 3 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol +D

Taflen grynodeb prydau ysgol




8.9 parh.

..Arolygu ysgolion Adroddiadau a phapurau arolwg ESTYN

Amnewid cyn adroddiad gyda unrhyw adroddiad arolygiad newydd + Adolygu i weld a oes angen cadw cyn TA ar gyfer samplo

Ffurflenni 6 mlynedd ar ôl y flwyddyn gyfredol +D

..Datblygu athrawon Cynlluniau Datblygu Proffesiynol


KP/RM/CRRS/Mai2017



9 Gwarchodaeth

amgylcheddol

9.1 . Cyngor .. Bioamrywiaeth Parhaol,+ TA ar ôl


..Ymgyrchoedd Parhaol,+ TA ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

9.2 . Cadwraeth ..Cadwraeth cefn gwlad Parhaol,+ TA ar ôl


..Rheoli fforestydd Parhaol,+ TA ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

..Cadwraeth treftadaeth Parhaol,+ TA ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

..Cadwraeth natur Parhaol,+ TA ar ôl gorffen defnydd

KP/RM/CRRS/Mai2017

gweinyddol ..Cadwraeth trefol Parhaol,+ TA ar ôl


..Cadwraeth coetiroedd Parhaol,+ TA ar ôl gorffen defnydd gweinyddol

9.3 . Monitro ... Asesiad o’r Effaith

Amgylcheddol Parhaol,+ TA ar ôl


.. Ardaloedd amgylcheddol sensitif

Parhaol,+ TA

cyngor bwrdeistref sirol wrecsam · ymarferion cadw cofnodion da a sicrhau bod y cyngor yn...

Documents