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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL Informe de Auditoría

A la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008

Guatemala, mayo de 2009

ÍNDICE

Página Información de la Entidad

1413

Estructura Orgánica de la Entidad

1414

Fundamento de la Auditoría

1415

Objetivos de La Auditoría

1416

Alcance de la Auditoría

1417

Información Financiera y Presupuestaria

1418

Informe relacionado con el Control Interno

1420

Hallazgos Relacionados con el Control Interno 1421 Informe Relacionado con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables

1425

Hallazgos Relaciones con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables 1426 Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores

1437

Responsables durante el período Auditado

1438

Comisión de Auditoría

1439

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 1413

OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVILInforme de Auditoría a la Ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos

Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008

Decreto No. 1748 del Congreso de la República de Guatemala, "Ley de Servicio Civil"; Acuerdo Gubernativo No. 18-98, "Reglamento de la Ley de Servicio Civil"; Decreto No. 63-88 del Congreso de la República de Guatemala, "Leyde Clases Pasivas y Civiles del Estado" y Acuerdo Gubernativo No. 1220-88, "Reglamento de la Ley de ClasesPasivas y Civiles del Estado."

Ser la institución líder en la administración pública, que norme, asesore y fiscalice la gestión de recursos humanosy el Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, que presta servicios de calidad, mediante sistemas modernos,automatizados y desconcentrados, reflejado en la satisfacción de los usuarios.

Ser una institución de servicio, rectora y asesora del Sistema de Recursos Humanos y del Régimen de ClasesPasivas Civiles del Estado, que brinda atención a los servidores, ex servidores públicos y sus beneficiarios, conbase a los principios de transparencia, responsabilidad, calidad y prontitud.

Formular nuevos procesos que permitan contar con un sistema técnico, dinámico y eficiente de Administración deRecursos Humanos.

Administrar el Régimen de Clases Pasivas y Civiles del Estado mediante procesos sistematizados.

BASE LEGAL

VISIÓN

MISIÓN

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD




La estructura organizacional de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC- está constituida de conformidad con elAcuerdo Gubernativo No. 691-95 de fecha 12 de diciembre de 1995, de la manera siguiente:

Autoridades Superiores: Director y SubdirectorUnidad de Auditoría InternaUnidad de Administración FinancieraUnidad de CómputoDepartamentos: Administración Interna, Asuntos Jurídicos-Laborales, Administración de Puestos, Remuneracionesy Auditorías Administrativas Registro y Verificación de Acciones de Recursos Humanos, Normas y Selección deRecursos Humanos, Previsión Civil, y Desarrollo Institucional.

ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD




La auditoría se realizó con base en:La Constitución Política de la República de Guatemala, establece en sus Artículos 232 "La Contraloría General deCuentas es una institución técnica descentralizada, con funciones fiscalizadoras de los ingresos, egresos y engeneral de todo interés hacendario de los organismos del Estado, los municipios, entidades descentralizadas yautónomas, así como de cualquier persona que reciba fondos del Estado o que haga colectas públicas.

También están sujetos a esta fiscalización los contratistas de obras públicas y cualquier otra persona que, pordelegación del Estado, invierta o administre fondos públicos."

El Articulo 241 Rendición de cuentas del Estado establece: "El Organismo Ejecutivo presentará anualmente alCongreso de la República la rendición de cuentas del Estado. El Ministerio respectivo formulará la liquidación del presupuesto anual y la someterá a conocimiento de laContraloría General de Cuentas dentro de los tres primeros meses de cada año. Recibida la liquidación laContraloría General de Cuentas rendirá informe y emitirá dictamen en un plazo no mayor de dos meses, debiendoremitirlos al Congreso de la República, el que aprobará o improbará la liquidación.

En caso de improbación, el Congreso de la República deberá pedir los informes o explicaciones pertinentes y sifuere por causas punibles se rectificará lo conducente al Ministerio Público.

Aprobada la liquidación del presupuesto, se publicará en el Diario Oficial una síntesis de los estados financieros delEstado.

Los organismos, entidades descentralizadas o autónomas del Estado, con presupuesto propio, presentarán alCongreso de la República en la misma forma y plazo, la liquidación correspondiente, para satisfacer el principio deunidad en la fiscalización de los ingresos y egresos del Estado."

El Decreto número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículos 2, Ámbito decompetencia. "Corresponde a la Contraloría General de Cuentas la función fiscalizadora en forma externa de losactivos y pasivos, derechos, ingresos y egresos y, en general, todo interés hacendario de los Organismos delEstado, entidades autónomas y descentralizadas, las municipalidades y sus empresas, y demás instituciones queconforman el sector público no financiero; de toda persona, entidad o institución que reciba fondos del Estado ohaga colectas públicas; de empresas no financieras en cuyo capital participe el Estado, bajo cualquierdenominación así como las empresas en que éstas tengan participación.

También están sujetos a su fiscalización los contratistas de obras públicas y cualquier persona nacional oextranjera que, por delegación del Estado, reciba, invierta o administre fondos públicos, en lo que se refiere almanejo de estos.

Se exceptúan las entidades del sector público sujetas por ley a otras instancias fiscalizadoras.

La Contraloría General de Cuentas deberá velar también por la probidad, transparencia y honestidad en laadministración pública, así como también por la calidad del gasto público."

El Artículo 4. Atribuciones, inciso e) "Auditar, emitir dictamen y rendir informe de los estados financieros, ejecucióny liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, y los de las entidades autónomas ydescentralizadas, enviando los informes correspondientes al Congreso de la República, dentro del plazoconstitucional;"

Los Acuerdos Internos números 09-03 y A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas que contienen las Normasde Auditoria Gubernamental.

FUNDAMENTO DE LA AUDITORÍA




Emitir opinión sobre la razonabilidad del Estado de Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Egresos del EjercicioFiscal 2008.

Verificar la correcta percepción de los ingresos y ejecución del gasto de funcionamiento y de inversión, de maneratal que se cumplan las políticas, programas, proyectos y la prestación de servicios y adquisición de bienes delsector público, así como los principios de legalidad y veracidad.

Comprobar la autenticidad y presentación de los registros contables, transacciones administrativas y financieras,así como sus documentos de soporte.

Examinar la ejecución presupuestaria de la entidad para determinar si los fondos se administraron y utilizaronadecuadamente.

Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad.

Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables.

Evaluar la posibilidad de irregularidades y fraudes, cometidos por funcionarios y empleados públicos.

Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia, eficacia y economía de los programasde la entidad, en atención al Plan Operativo Anual.

Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos y metas de la entidad.

Establecer que los ingresos y egresos provenientes de fondos privativos, se hayan percibido y depositadooportunamente y que se hayan realizado las conciliaciones mensuales con registros del SICOIN.

Establecer que los ingresos propios no registrados en el SICOIN al 31 de diciembre de 2008, hayan sidotrasladados a la cuenta Gobierno de la República-Fondo Común.

Comprobar que al 31 de diciembre de 2008, las entidades que tengan saldo de efectivo, que no correspondan agastos devengados no pagados a esa fecha, los hayan reintegrado a más tardar diez días después de finalizado elejercicio fiscal 2008, a la cuenta Gobierno de la República-Fondo Común.

GENERALES

ESPECÍFICOS

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA




El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros yla documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad, cubriendo el períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008; con énfasis en las áreas de caja y bancos, inventarios,Ingresos y Gastos en la Ejecución de los Programas Actividad Común ONSEC, Administración de RecursosHumanos de la Administración Pública y Administración del Régimen de Clases Pasivas y Civiles del Estado,considerando los eventos relevantes de acuerdo a los grupos de gasto por Servicios Personales, Servicios noPersonales, Materiales y Suministros, Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles y Transferencias Corrientes;mediante la aplicación de pruebas selectivas. Se verificaron los documentos legales que respaldan lasmodificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado, para los programaspresupuestarios.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA




INFORMACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

BANCOS

FONDOS EN AVANCE - (FONDOS ROTATIVOS)

INVERSIONES FINANCIERAS

DONACIONES

INGRESOS

EGRESOS

PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

Se verificó que la entidad maneja sus recursos en dos cuentas bancarias aperturadas en el Sistema BancarioNacional, debidamente autorizadas por el Banco de Guatemala y al 31 de diciembre de 2008, presenta un valor deQ301.21.

De acuerdo a procedimientos de auditoría, se revisaron las conciliaciones y se efectuó confirmación bancaria acuentas monetarias aperturadas por la entidad, determinándose la razonabilidad de las mismas.

Se verificó que los ingresos y egresos provenientes de fondos privativos, fueron percibidos y depositadosoportunamente y conciliados mensualmente con registros del SICOIN.

La entidad no tiene Unidades Ejecutoras, el fondo rotativo se manejó por medio de los tres programaspresupuestarios indicados anteriormente, el que fue liquidado al 31 de diciembre de 2008, ejecutando en eltranscurso del período la cantidad de Q 58,000.00

La entidad reportó que no realizo inversiones financieras.

La entidad reportó que no recibió donaciones.

Se verificó que la entidad percibe Ingresos Propios, por concepto de venta de bienes y servicios de la administraciónpública, fueron conciliados mensualmente por la -UDAF- con los registros del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- y al 31 de diciembre de año 2008, se percibió la cantidad de Q26,553.57, los cuales fueron trasladados ala cuenta Gobierno de la República Fondo Común, Ingresos Privativos/Tesorería Nacional.

El presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2008, asciende a la cantidad de Q20,934,012.00, serealizaron modificaciones presupuestarias por la cantidad de Q3,500,000.00, para un presupuesto vigente deQ24,434,012.00, ejecutándose la cantidad de Q24,391,571.55 a través de los programas específicos siguientes:Actividad Común ONSEC, Administración del Recurso Humano de la Administración Pública, y Administración delRégimen de Clases Pasivas y Civiles del Estado, de los cuales el programa: Actividad Común ONSEC es el másimportante con respecto a la ejecución y representa un 51% de la misma.

Se verificó que la entidad presentó cuatrimestralmente al Ministerio de Finanzas Públicas el informe de su gestión.

Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado en enero de 2008, sin embargo, no se hizo deconformidad con los Modificaciones Presupuestarias. determinándose que no se puede medir el avance de lagestión en virtud de que no se actualiza oportunamente.

Se verificó que las modificaciones presupuestarias se encuentran autorizadas por la autoridad competente,estableciendo que estas no incidieron en la variación de las metas de los programas específicos afectados.

En el año 2008 a la entidad auditada por medio del Acuerdo Gubernativo de Presupuesto No. 3-2008 de fecha 11




CONVENIOS SUSCRITOS

GUATECOMPRAS

INFRAESTRUCTURA

SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA

de abril le fue aprobada una transferencia presupuestaria por Q1,000,000.00 destinados a incrementar los créditospresupuestarios de los renglones presupuestarios 072, 113 y 151; así mismo, con fecha 26 de agosto de 2008 pormedio del Acuerdo Ministerial de Presupuesto No. 208-2008, el Ministerio de Finanzas Públicas aprobó lamodificación presupuestaria por Q2,500,000.00 destinados a funcionamiento y al grupo de gasto 3 Propiedad,Planta, Equipo e Intangibles. Las modificaciones presupuestarias internas fueron aprobadas por la autoridadsuperior de la entidad y fueron para reforzar renglones de gasto de los grupos servicios no personales y materialesy suministros.

La entidad reportó que no suscribió convenios con ONG's y Organismos Internacionales.

Se verificó que la entidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones delEstado, denominado GUATECOMPRAS, los anuncios o convocatorias y toda la información relacionada con lacompra, venta y contratación de bienes, suministros, obras y servicios que se requirieron.

Determinándose que en el proceso no se presentaron inconformidades, así mismo se adjudicaron 6 eventos decotización.

La entidad reportó que no ejecutó proyectos de inversión, por ninguna modalidad, ya sea por contrato directo, poradministración o por intermediación financiera.

La entidad no registra en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero de Sistema Nacional de Inversión Pública(SNIP), el avance físico y financiero de proyectos, por que no ejecuta.




LOS INFORMES DE AUDITORÍA NO SE ELABORAN CON LOS ATRIBUTOS QUE ESTABLECEN LASGUÍAS PARA CALIFICAR LOS HALLAZGOS ( Hallazgo de Control Interno No. 1).EXTRAVIO DE FORMULARIOS OFICIALES ( Hallazgo de Control Interno No. 2).

FALTA DE CONTROL DE FORMULARIOS OFICIALES ( Hallazgo de Control Interno No. 3).

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Licenciado Tereso Marcotulio Meoño RamírezDirectorOficina Nacional de Servicio CivilSu Despacho

En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del Estado de Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Egresos dela Oficina Nacional de Servicio Civil por el año que terminó al 31 de diciembre de 2008, evaluamos la estructura decontrol interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de emitir una opinión sobre larazonabilidad de ese estado y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura del control interno.Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos eneste informe para estar de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de AuditoríaGubernamental.

Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño y operaciones de laestructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar,resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de la administración de ese estado, son lossiguientes:

INFORME RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO

Guatemala, 25 de mayo de 2009




HALLAZGOS RELACIONADOS AL CONTROL INTERNO

LOS INFORMES DE AUDITORÍA NO SE ELABORAN CON LOS ATRIBUTOS QUE ESTABLECEN LAS GUÍASPARA CALIFICAR LOS HALLAZGOS

Se determinó que los informes elaborados por la Unidad de Auditoría Interna -UDAI- derivados del Plan Anual deAuditoría, no desarrollan los hallazgos con los atributos establecidos en las guías emitidas por la ContraloríaGeneral de Cuentas.

El Acuerdo Número A-57-2006 emitido por el Sub-Contralor de Probidad Encargado del Despacho, Normas deAuditoría del Sector Gubernamental, norma 4.2 Contenido, establece: "Todo informe de auditoría del sectorgubernamental debe ajustarse a la estructura y contenido que se ha definido en los manuales respectivos. Losinformes deben ser presentados de manera objetiva y clara, con suficiente información, que permita al usuario unaadecuada interpretación de los resultados. Todo informe de auditoría del sector gubernamental debe incluir unresumen gerencial que debe contener un extracto que haga referencia a los hallazgos y recomendaciones másrelevantes. El cumplimiento con la estructura y contenido que se especifican en el manual de auditoría, esimportante para el buen entendimiento de lo que se quiere comunicar."

Los integrantes de la Auditoría Interna no implementan las guías de Auditoría emitidas por el ente fiscalizador.

Elaboración de informes con reducida información, incidiendo en que haya poco entendimiento para losresponsables obligados a desvanecer las deficiencias.

El Director debe instruir al Jefe de la Unidad de Auditoría Interna -UDAI-, a efecto que los informes que se elaborensean técnicos, consultando para el efecto, las guías que ha implementado la Contraloría General de Cuentas.

El Director de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, en oficio D-2009-225 de fecha 17 de abril de 2009,expresa lo siguiente:

"Los informes de auditoría interna se elaboran conforme a la estructura que presenta el Manual de Auditoría InternaGubernamental y de hecho si en estos se reflejara algún hallazgo, se presentaría con los atributos que presenta laguía AI-CR 1 de la redacción de hallazgos, ya que dicho manual es de aplicación como política interna de la UDAI,según circular No. UDAI-2007-001 de fecha 06 de junio de 2007.

Con el propósito de hacer de conocimiento a los fiscalizados de las deficiencias determinadas en la práctica de lasauditorías, ya que estas no ameritan ser desarrolladas como hallazgos, se implementó, un informe de ese tipo, esdecir, que comunicara únicamente las deficiencias, para lo cual se emitió la circular No. UDAI-2007-003, de fecha16 de julio de 2007, dirigida a los auditores internos. Lo anterior, se realizó como una política de la UDAI, ya que elManual de Auditoría Interna Gubernamental señala que como mínimo debe ejecutarse el trabajo con loslineamientos de dicho manual, sin embargo, la UDAI puede implementar este tipo de políticas conforme lasnecesidades que demande el trabajo. Se adjunta fotocopia de la circular citada emitida de conformidad con elAcuerdo No. A-22-2004 de la Contraloría General de Cuentas. Por lo anteriormente escrito se solicita eldesvanecimiento del presente hallazgo".

Se confirma el hallazgo, debido a que la política seguida por la UDAI, no es congruente con las Normas de Auditoríadel sector gubernamental.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentario de los Responsables

Comentario de Auditoría

Acciones Legales y Administrativas

HALLAZGO No. 1




Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna -UDAI-,por la cantidad de Q2,000.00.




EXTRAVIO DE FORMULARIOS OFICIALES

Al revisar la caja fiscal se estableció el extravío de un formulario boleto-factura número 5847 serie "B", al darle elseguimiento se comprobó que la Jefatura del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de RecursosHumanos suscribió el acta número 01-2008 de fecha 14 de mayo de 2008 y por instrucciones de la comisión deauditoría la UDAF notificó de la pérdida al Departamento de Formas y Talonarios de la Contraloría General deCuentas

El Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas , artículo 4 inciso k), establece : "Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, librosprincipales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados delas entidades sujetas a fiscalización". Adicionalmente, el Acuerdo Número. 09-03 del Jefe de la Contraloría Generalde Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.6 Es responsabilidad de la máxima autoridad de cadaentidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipo de control que se relacionan con lossistemas administrativos y financieros, además, el Marco Conceptual de las Normas Generales de Control InternoGubernamental, establece los distintos tipos de control interno aplicables los cuales se refieren al Control InternoAdministrativo, Control Interno Financiero, Control Interno Previo y dentro de estos, el control interno concurrente yposterior".

Falta de un lugar adecuado para el personal que extiende los formularios oficiales relacionados con el tiempo deservicio.

Riesgo en el mal uso de los formularios oficiales.

El Director debe girar instrucciones a la Jefatura del Departamento de Administración Interna, a efecto que seconstruya un cubículo que llene las condiciones de seguridad en el cual sólo tenga acceso el receptor, así mismo,personal de la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, debe por la mañana entregar diariamente losformularios y efectuar el corte por la tarde y guardar en la caja fuerte el efectivo así como los formularios noutilizados, a su vez, es responsable de tramitar la autorización y mantener las existencias.

El Técnico en Informática II quien fue el que extravió el formulario, en oficio de fecha 17 de abril de 2009 manifiestalo siguiente: "La ONSEC maneja mucha informalidad en sus funciones debido a que a la fecha de dicho percance,fui trasladado en calidad de préstamo de un mes atrás del Departamento de Cómputo al Departamento deRegistro, sin indicar el lapso correspondiente. Existen cámaras en la institución, pero son signo de seudoseguridad, así también cabe mencionar que la ubicación de la ventanilla ya mencionada no goza del aislamiento deltránsito de los compañeros internos de ONSEC, ni se encontraba con las normas de resguardo mínimo dedocumentos".

Se confirma el hallazgo, debido a que el comentario del responsable no lo desvanecen, todo formulario autorizadopor la Contraloría General de Cuentas, debe estar bien resguardado, para evitar la pérdida. Al evaluar el ambientede control se determinó que el lugar donde se extienden los formularios boleto-factura no es seguro, por quepersonal ajeno al área tiene acceso al mismo.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 15, para el Técnico en Informática II del Departamento deRegistros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos, por la cantidad de Q2,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación




HALLAZGO No. 2




FALTA DE CONTROL DE FORMULARIOS OFICIALES

Se determinó que la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC- adquirió 100 formularios de ingresos varios 63-A2serie AC, del número 253501 al 253600 habiéndolos recibido por medio del envío fiscal No. 017530 de fecha 23 dejulio de 2008, sin embargo, los formularios del número 253503 al 253515 y el 253517, fueron registrados en foliosnúmeros 64, 84, 88, 92, 96 y 100, que corresponden a cajas fiscales del año 2007.

El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno,norma 2.7 Control y Uso de Formularios Numerados, indica: "Cada ente público debe aplicar procedimientosinternos o regulados por los entes rectores de los sistemas para el control y uso de formularios numerados,independiente del medio que se utilice para su producción, sea por imprenta o por medios informáticos. Todo diseñode formularios debe ser autorizado previamente por los respectivos entes rectores de los sistemas. Losprocedimientos de control y uso de los formularios autorizados para sustentar toda operación financiera oadministrativa deben contener, cuando sea aplicable, la referencia al número de copias, al destino de cada una deellas y las firmas de autorización necesarias.

En los casos de formularios pendientes de uso con sistemas anteriores a los sistemas integrados, los mismosdeben ser controlados hasta que hayan sido devueltos e inutilizados siguiendo los procedimientos establecidos porlos respectivos entes rectores".

Inobservancia del número correlativo para la realización de los formularios y falta de control de existencias.

Desorden en la operatoria de los formularios oficiales, así mismo, riesgo por extravío.

El Director debe girar instrucciones al Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, a efecto que en laoperatoria de formularios oficiales se siga el orden del número correlativo, conforme la fecha en que se susciten losactos financieros.


"Como se especifica en comentario al Hallazgo No. 4 de control Interno DEFICIENTE OPERATORIA EN CAJASFISCALES, en posteriores revisiones realizadas por la Unidad de Administración Financiera a las cajas fiscales, sedetermino que los formularios 63 A del periodo que establece el hallazgo (2007), se habían consignado con erroresen su redacción, por lo que se procedió a sustituirlos con formularios adquiridos posteriormente a la fecha de suelaboración, con el propósito de consignar correctamente la información y prever futuros reparos por parte deContraloría de Cuentas".

Se confirma el Hallazgo, debido a que los comentarios de los responsables no lo desvanecen, los formularios 63-Adeben operarse siguiendo el orden correlativo respetando las fechas en que se susciten los actos financieros.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 22, para el Jefe de la Unidad de AdministraciónFinanciera -UDAF-, Jefe de la Unidad de Auditoría Interna -UDAI- y Contador, por la cantidad de Q8,000.00 paracada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación




HALLAZGO No. 3




MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS NOTIFICADAS EXTEMPORÁNEAMENTE A LA DIRECCIÓNTÉCNICA DEL PRESUPUESTO ( Hallazgo de Cumplimiento No. 1).INCUMPLIMIENTO A PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN CONTRATOS ADMINISTRATIVOS ( Hallazgode Cumplimiento No. 2).COPIA DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS ENVIADOS DE FORMA EXTEMPORANEA A LACONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS ( Hallazgo de Cumplimiento No. 3).NO SE ENVIO COPIA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA- A LA CONTRALORIA GENERAL DECUENTAS ( Hallazgo de Cumplimiento No. 4).LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA -UDAI- NO HA IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS DE CONTROLINTERNO ( Hallazgo de Cumplimiento No. 5).FALTA DE REALIZACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL ( Hallazgo de Cumplimiento No. 6).

CUENTADANCIA NO ACTUALIZADA EN LOS REGISTROS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS( Hallazgo de Cumplimiento No. 7).

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Licenciado Tereso Marcotulio Meoño RamírezDirectorOficina Nacional de Servicio CivilSu Despacho

Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonable acerca de siel Estado de Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Egresos de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, quefinalizó el 31 de diciembre de 2008, están libres de representaciones erróneas de importancia, hemos hechopruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de la Administración.Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar unaopinión sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinión.

Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términos deleyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsiones resultantes, sonimportantes en relación con ese estado.Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento.

INFORME RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento para formarnos una opinión respecto a si elEstado de Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Egresos de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, por elaño terminado al 31 de diciembre de 2008, se presenta razonablemente, respecto de todo lo importante, de acuerdoen los términos de las leyes y regulaciones aplicables.

Guatemala, 25 de mayo de 2009




HALLAZGOS RELACIONADOS AL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS NOTIFICADAS EXTEMPORÁNEAMENTE A LA DIRECCIÓN TÉCNICADEL PRESUPUESTO

Al analizar las Modificaciones Presupuestarias del año 2008 relacionadas con las Transferencias Internas CO2, porQ1,725,414.00 se determinó que fueron notificadas extemporáneamente a la Dirección Técnica del Presupuestohabiéndose hecho hasta el año 2009, contradiciendo disposiciones contenidas en la Ley Orgánica del Presupuesto.

El Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 32 último párrafo establece: "Todas lastransferencias deberán ser remitidas a la Dirección Técnica del Presupuesto, dentro de los diez (10) días siguientesde su aprobación, las que deberán notificarlas de inmediato al Congreso de la República y a la Contraloría Generalde Cuentas."

Incumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con las modificaciones presupuestarias.

Atraso en la rendición de información presupuestaria.

El Director debe girar instrucciones al Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, para que lasmodificaciones presupuestarias aprobadas, sean notificadas en tiempo a la Dirección Técnica del Presupuesto.

El Director de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, en oficio D-2009-225 de fecha 17 de abril de 2009,manifiesta lo siguiente:

"Es importante resaltar que las modificaciones presupuestarias indicadas en este hallazgo son transferenciasinternas entre los mismos programas presupuestarios, los cuales se registran inmediatamente en el SICOIN Web yno generaron ningún incremento o decremento al presupuesto 2008. Actualmente se están notificando lasmodificaciones presupuestarias como lo establece el Decreto 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánicadel Presupuesto".

Se confirma el hallazgo, debido a que los comentarios de los responsables no lo desvanecen, las modificacionespresupuestarias antes relacionadas fueron notificadas extemporáneamente a la Dirección Técnica del Presupuesto.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Jefe de la Unidad de AdministraciónFinanciera -UDAF- y Contador, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación




HALLAZGO No. 1




INCUMPLIMIENTO A PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

Se determinó que los contratos administrativos Nos. 01-2008 de fecha 11 de abril de 2008 por valor sin IVA deQ96,428.57 y 02-2008 de fecha 11 de abril de 2008 por un monto sin IVA de Q26,785.71, no fueron aprobados por laSecretaría General de la Presidencia de la República de Guatemala.

El Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo48, establece: "El contrato a que se refiere el artículo anterior, será aprobado por la misma autoridad que determinael artículo 9 de esta Ley, según el caso. Cuando los contratos sean celebrados por los Organismos Legislativo yJudicial, la aprobación corresponderá a su Junta Directiva o a la Corte Suprema de Justicia". El AcuerdoGubernativo Número 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 26 establece: "Lasuscripción del contrato deberá hacerla el funcionario de grado jerárquico inferior al de la autoridad que lo aprobará.Tales instrumentos deberán ser suscritos preferentemente en las dependencias interesadas. Previo a la aprobacióndel contrato deberá constituirse la garantía de cumplimiento correspondiente. El contrato deberá ser aprobado entodos los casos, dentro de los diez (10) días calendarios contados a partir de la presentación por parte delcontratista de la garantía de cumplimiento a que se refiere el artículo 65 de la Ley. Para los efectos de laaprobación del contrato y la aplicación del párrafo tercero del artículo 47 de la Ley, en las dependencias y entidadesde la Presidencia de la República, la autoridad administrativa superior es el Presidente o el Secretario General,indistintamente."

El Departamento de Desarrollo Institucional no cumplió con los procedimientos establecidos.

Pago de honorarios y servicios sin tener aprobados los contratos.

El Director debe velar por el cumplimiento de los procedimientos legales, previo a que se paguen honorarios yservicios los contratos deben estar aprobados.


"En relación a los contratos bajo el renglón 029 "Personal por contrato" Nos. 01-2008 de fecha 11 de abril de 2008por valor sin IVA de Q. 96,428.57 y 02-2008 de fecha 11 de abril de 2008 por un monto sin IVA de Q. 26,785.71,cabe mencionar que con fecha 07 de abril del año 2008, a través del Oficio DIRH-2008-198, se solicitó Autorizaciónpara Delegación de firma para la elaboración de los contratos administrativos en referencia.

Con fecha 08 de abril del año 2008, nos fue notificada la Resolución No. 366-2008, de la Secretaría General de laPresidencia (adjunto copia), a través de la cual se resolvió Delegar en el titular de la Oficina Nacional de ServicioCivil, la facultad para que bajo su responsabilidad se suscribieran contratos a nombre de OSCAR LEONELGALINDO GALINDO y MANUEL ADOLFO SALAZAR ROCA.

En fecha 14 de agosto del año 2008, la Unidad de Auditoria Interna solicitó los expedientes de los contratos 029, yen fecha 25 de agosto del año 2008 fue detectada la falta del Acuerdo de Aprobación de los mismos, por lo queinmediatamente se inicio con la investigación correspondiente.

En fecha 27 de agosto del año 2008, se constató que dentro del trámite correspondiente, por un error involuntario seomitió enviar a la Secretaria General de la Presidencia, la providencia mediante la cual se solicita la Aprobación dedichos contratos; ese mismo día (27 de agosto del año 2008), mediante Oficio DIRH-2008-484, se solicitó al señorSecretario General que mediante sus buenos oficios, se finalizara el trámite correspondiente".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 2




La Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional en oficio DI-2009-178 de fecha 13 de abril de 2009, manifiestaentre otros aspectos lo siguiente:

" En relación a los contratos bajo el renglón 029 Nos. 01-2008 de fecha 11 de abril por valor sin IVA de Q.96,428.57y 02-2008 de fecha 11 de abril de 2008 por un monto sin IVA de Q. 26,785.71; cabe mencionar que el trámite queregula la Ley de Contrataciones del Estado fue iniciado y que la solicitud del Acuerdo de aprobación, fue el únicoelemento faltante dentro del proceso administrativo correspondiente, razón por la que como se demuestra con ladocumentación, adjunta se agotaron las vías posibles para subsanar dicha omisión".

Se confirma el hallazgo, debido a que los contratos 01-2008 de fecha 11 de abril de 2008 por valor sin IVA deQ96,428.57 y 02-2008 de fecha 11 de abril de 2008 por un monto sin IVA de Q26,785.70, no fueron aprobadoscomo lo estipula el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 57-92, del Congreso de la República, Ley deContrataciones del Estado, artículo 83, y Acuerdo Gubernativo Número 1056-92, Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado, artículo 56, para el Director, Subdirector y Jefe del Departamento de DesarrolloInstitucional, por la cantidad de Q1,232.14, para cada uno.






COPIA DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS ENVIADOS DE FORMA EXTEMPORANEA A LA CONTRALORIAGENERAL DE CUENTAS

Se determinó que el contrato No. 06-2008 de fecha 02/07/2008 por valor sin IVA de Q102,000.00; fue remitidoextemporáneamente a la Unidad de Registro de Contratos que funciona en la Contraloría General de Cuentas.

El Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 75 establece:"Fines del Registro de Contratos. De todo contrato, de su cumplimiento, resolución, rescisión o nulidad la entidadcontratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectivadecisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización."

Falta de atención a disposiciones legales.

Atraso en la rendición de documentos para su fiscalización.

El Director debe girar instrucciones a la Jefa del Departamento de Administración Interna, para que se le decumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado, y sean remitidas en tiempocopias, rescisiones o nulidades de los contratos, según el caso, a la Unidad de Registro de Contratos de laContraloría General de Cuentas.


"Conforme a lo que establece el Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas, Artículo 53, indicando que el contrato número 06-2008 de fecha 02 de julio de 2008por un valor sin IVA de Q. 102,000.00; fue remitido extemporáneamente a la Unidad de Registro de Contratos, elcual deberá remitirse dentro del plazo de treinta días contados a partir de su aprobación , para efecto de registro,control y fiscalización por parte de la Contraloría General de Cuentas; por lo que nos permitimos hacerles lasiguiente aclaración:

El Contrato Administrativo número 06-2008 fue aprobado según consta en el Acuerdo No. AC-019-2008, el 16 deAgosto de 2008, sin embargo, fue notificado a la Oficina Nacional de Servicio Civil, el día tres de Septiembre de2008 por parte de la Secretaría General de la Presidencia de la República, por lo que el contrato antes mencionadose presento dentro del plazo que establece la Ley, a la Unidad de Registros de Contratos, el día 03 de octubre de2008.

Por lo anterior, se considera que no aplica el hallazgo número 5, de falta de atención a disposiciones legales; niocasiona atraso a la rendición de documentos para su fiscalización. Se adjunta copia certificada del documento enmención".

Se confirma el hallazgo, debido a que los comentarios de los responsables no lo desvanecen, no se cumplió conenviar en tiempo, copia del contrato al Registro de la Contraloría General de Cuentas, como lo establece la Ley deContrataciones del Estado, en virtud que el plazo para remisión de los contratos inicia en la fecha de aprobación yno en la de notificación de los mismos.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Ley deContrataciones del Estado, artículo 82, para el Subjefe del Departamento de Administración Interna, por la cantidad

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación




HALLAZGO No. 3




de Q2,040.00.




NO SE ENVIO COPIA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA- A LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

Al evaluar la información relacionada con el Plan Operativo Anual -POA- del año 2008, se determinó que el mismofue remitido a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia a través del oficio D-2007-508 Ref.oficio DI-2007-450, a la Dirección Técnica del Presupuesto por medio del oficio D-2008-45 de fecha 4 de febrero de2008, excepto a la Contraloría General de Cuentas.

El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno,norma 4.2 Plan Operativo Anual, último párrafo establece: "Copia de dicho plan debe ser enviado a la ContraloríaGeneral de Cuentas, una semana después de haber sido aprobado su presupuesto, para efectos de la evaluaciónde la calidad del gasto y su impacto en la gestión pública."

Inobservancia a disposiciones emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

Limitación al proceso de fiscalización que efectúa la Contraloría General de Cuentas.

El Director debe girar instrucciones a la Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional, para que le decumplimiento a las disposiciones contenidas en las Normas emitidas por la Contraloría General de Cuentas, y envíecopia del Plan Operativo Anual a la entidad fiscalizadora.


"Según Oficio No. D-2009-005, Ref. DI-2009-006 de fecha 07 de enero de 2009 se remitieron a la Contraloría Generalde Cuentas, los Planes Operativos Anuales correspondientes a los periodos 2007, 2008 y 2009 cumpliendo lo querecomienda el presente hallazgo. Por lo que solicitamos sea incluido a la Carta a la Gerencia ."

La Exdirectora y Exsubdirector de la Oficina de Servicio Civil -ONSEC- en notas sin número de fecha 14 y 17 deabril de 2009, manifiestan lo siguiente: "Según oficio No. D-2009-006 de fecha 7 de enero 2009 se remitieron a lacgc los planes operativos anuales correspondientes a los períodos 2007 8 9 cumpliendo lo que recomienda elpresente hallazgo."

Se confirma el hallazgo, debido a que los comentarios de los responsables no lo desvanecen, el Plan OperativoAnual -POA- del año 2008, no fue remitido a la Contraloría General de Cuentas, conforme el plazo establecido en elAcuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas.

Los Planes Operativos Anuales se elaboran en el Departamento de Desarrollo Institucional, posteriormente sontrasladados a la Dirección, para que sean notificados, como lo hizo a la Secretaría de Planificación y Programaciónde la Presidencia y a la Dirección Técnica del Presupuesto.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para la Ex Directora, el Ex Subdirector y Jefa delDepartamento de Desarrollo Institucional, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación




HALLAZGO No. 4




LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA -UDAI- NO HA IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS DE CONTROLINTERNO

Al evaluar las áreas de caja e Inventario se estableció que no existe evidencia suficiente y competente de lasintervenciones de la Unidad de Auditoría Interna UDAI, donde haya establecido procedimientos de control internoque erradique las deficiencias encontradas en las mismas, entre otras: atraso en la operatoria de caja fiscal, asítambién en el libro de inventario y tarjetas de responsabilidad, falta de inventario físico anual, rendición de cuentasextemporánea, extravío de formularios oficiales, falta de arqueos sorpresivos, carencia de depuración de formularios,falta de revisión de conciliaciones bancarias etc.

El Acuerdo Gubernativo Número 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículo 12 Responsabilidad del Auditor Interno, establece: "Todo auditor interno tiene la responsabilidad de ejercersu función con base en las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, metodología, guías y procedimientosestablecidos en los manuales respectivos, emitidos por la Contraloría; el incumplimiento a lo preceptuado en esteartículo será sancionado de acuerdo a lo establecido en la ley."

No se evalúa preliminarmente el control interno, el cual permitiría identificar las posibles áreas críticas y definir lanaturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría.

Desorden administrativo y financiero que se refleja en las operaciones contables.

El Director debe girar instrucciones al Jefe de la Unidad de Auditoría Interna UDAI, a efecto que cuando realiceauditorías considere las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, al determinar desviaciones al controlinterno pueda recomendar oportunamente los procedimientos a seguir para corregir las deficiencias encontradas ensus intervenciones.


"De conformidad con las Normas Generales de Control Interno Gubernamental números 1.2 Estructura del controlInterno, 1.4 Funcionamiento de Sistemas, 1.5 Separación de Funciones y la 1.7 Evaluación del Control Interno,corresponde a la máxima autoridad de las Unidades Administrativas el diseño, implementación y divulgación delcontrol interno de los procesos que les corresponde; así como el funcionamiento de todos los sistemas que debenenmarcarse en las leyes generales y específicas, las políticas nacionales sectoriales e institucionales, y lasnormas básicas emitidas por los órganos rectores en lo que le sea aplicable. y, corresponde al Auditor Internoevaluar el ambiente del control interno utilizado para la realización de las operaciones, por lo que no correspondeque en el hallazgo formulado, a título LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA -UDAI- NO HA IMPLEMENTADOPROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO, el Auditor Interno desarrolle los procedimientos de operatoriaindicados en el mismo.

Se efectuaron arqueos sorpresivos, revisión de conciliaciones bancarias, pruebas selectivas al Inventario dePropiedad, Planta, Equipo e Intangibles según tarjetas de responsabilidad. Se adjunta copia de los arqueospracticados, solicitud de la documentación según Oficio UDAI-2008-49 de fecha 4 de julio de 2008 y respuestasegún Oficio UDAF 2008-206 de fecha julio 10 de 2008".

Se confirma el hallazgo, debido a que los comentarios de los responsables no lo desvanecen; el Auditor Interno enoficio -UDAI-2008-49 dirigido al Contador General solicitó del primer cuatrimestre del año 2008 la siguiente

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



HALLAZGO No. 5




documentación: cajas fiscales, conciliaciones, libro de bancos, liquidación del fondo rotativo institucional, boletasde depósitos, informes de ingresos diarios, codos de boletas-facturas, vouchers, curs, libro de inventarios, tarjetasde responsabilidad, alzas y bajas, cantidad de registros de inventarios de activos fijos, expedientes de baja deinventarios y traslados de bienes, sin embargo, en el informe de auditoría financiera del mismo período, en laconclusión de la auditoría y en lo referente a la Unidad de Administración Financiera -UDAF- no revela deficienciasencontradas, así mismo, en el seguimiento a recomendaciones del mismo informe, revela únicamente larecomendación relativa a que se actualicen las tarjetas de responsabilidad y que se nombre a una persona quesustituya al Encargado de Inventarios en caso de vacaciones, licencias o suspensiones, aspecto que habíarecomendado en el año 2007.

Al examinar la documentación que la UDAI solicitó al contador no se encontró evidencia de revisión de la misma,así también, se desconoce a quien rinde los informes finales, debido a que no fue presentada a la comisión esainformación.

Adicionalmente la UDAI está mencionando aspectos del primer cuatrimestre y no de los otros dos cuatrimestresrestantes por que no hubo informes.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna -UDAI-,por la cantidad de Q2,000.00.





FALTA DE REALIZACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL

El 8 de noviembre de 2008, se estableció falta de inventario físico y por consiguiente, atraso en la operatoria del librode Inventario de hojas movibles autorizado por la Contraloría General de Cuentas, toda vez que a esa fecha lasoperaciones realizadas correspondían al 31 de diciembre de 2007.

La Circular 3-57 Instrucciones sobre formulación, control y rendición de inventarios de oficinas y establecimientospúblicos, establece: "con la debida anticipación y de acuerdo con el volumen de los bienes, cada Jefe de oficinabajo su responsabilidad deberá disponer la verificación física del inventario respectivo, debiéndose tomar en cuentalas adquisiciones y bajas registradas durante el ejercicio, para su correcta actualización."

Se debe a la escasez de personal asignado al área de inventarios.

Carencia de información actualizada en el libro, así también, no se cuenta con la operatoria del saldo, alzas y bajaspara conciliación con las cifras del SICOIN.

El Director de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, debe girar instrucciones al Jefe de la Unidad deAdministración Financiera -UDAF-, a efecto que cada año se haga inventario físico de los bienes para que semantengan al día las operaciones del libro de inventario y fortalecer el área de inventarios; además, instruir a laUDAI para que realice las intervenciones en el área con el objeto de garantizar el control de las operaciones en ellibro como en las tarjetas de responsabilidad.


"Derivado de la naturaleza de los bienes registrados en el inventario de propiedad, planta, equipo e intangibles larevisión física es constante, por lo que se programan revisiones físicas contra las tarjetas de responsabilidad delpersonal por departamento. Al cubrir durante el año el total de departamentos que conforman ONSEC,posteriormente se efectúan revisiones selectivas para mantener un adecuado control. Por lo tanto el presentehallazgo no aplica derivado que según se estableció en el Hallazgo No. 3 de Control Interno ingreso de bienes noregistrados en el libro de inventarios, por lo que los documentos de respaldo de dicho hallazgo aplican para elpresente".

UDAI indica:"Según Oficio UDAI-2008-49 de fecha 4 de julio de 2008 y respuesta según Oficio UDAF 2008-206 de fecha julio 10de 2008 demuestran la intervención en el área de inventarios por parte de esa Unidad. Se han realizado lasintervenciones correspondientes a efecto de que el Encargado de Inventarios cumpla efectivamente con loexpresado en la condición de este hallazgo, según Nota de Auditoría UDAI-2007-005-EDEO-BM de fecha 19 deseptiembre de 2007, se adjunta fotocopia y el seguimiento correspondiente a esta nota, en página 8 del informeauditoría 01/01/2008-30/04/2008, remitido a la Comisión de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General decuentas según Oficio UDAI-2009-003 de fecha 09 de enero de 2009".

Se confirma el hallazgo, debido a que los comentarios de los responsables no lo desvanecen, no fue presentado ala Comisión de Auditoría ningún inicio o avance de la realización del inventario.

La única intervención que ha habido de parte de la UDAI, ha sido recomendar la actualización de las tarjetas, lo cualno es congruente con la realización del Inventario físico anual.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



HALLAZGO No. 6




Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Ex Jefe de la Unidad de AdministraciónFinanciera -UDAF-, Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, Jefe de la Unidad de Auditoría Interna -UDAI-, Contador y Encargado de Inventarios, por la cantidad de Q4,000.00, para cada uno.





CUENTADANCIA NO ACTUALIZADA EN LOS REGISTROS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Se determinó en los registros de la Contraloría General de Cuentas, que la cuentadancia de la Oficina Nacional deServicio Civil -ONSEC- no está actualizada, en virtud que no aparece el nombre de los responsables de la actualadministración.

El Acuerdo Presidencial de fecha 30 de agosto de 1940, artículo 1º. establece: "Las Instituciones, dependencias opersonas que manejen fondos públicos o municipales, o que provengan de las colectas autorizadas de conformidadcon el Decreto Gubernativo Número 2082, deberán registrarse en un libro que para el efecto llevará la Secretaría delTribunal de Cuentas."

El Acuerdo Número A-18-2007, Reglamento para la Prestación de Servicios, Autorizaciones y Venta de FormulariosImpresos, artículo 10 Actualización de Cuentadancias, establece: "La Contraloría General de Cuentas no autorizarála venta e impresión de formularios, ni habilitación de libros, tarjetas u otros, si las entidades interesadas nodemuestran fehacientemente, la actualización de sus respectivas cuentadancias."

Las actuales autoridades no han velado para que se cumpla con lo que al respecto determina la normativa legalvigente.

Administración financiera y administrativa sin la calidad de cuentadante.

El Director debe girar instrucciones al Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF- para queinmediatamente se proceda a actualizar la cuentadancia ante la Contraloría General de Cuentas.


"Previo a la notificación de los presentes hallazgos, se cumplió la recomendación de conformidad con el oficioUDAI-2009-024, de fecha 27 de marzo de 2009, dirigido al Lic. Carlos Mencos, Contralor General de Cuentas".

Se confirma el hallazgo, debido que los responsables reconocieron que la cuentadancia no fue actualizada en elaño 2008, lo cual se hizo hasta el 27 de marzo de 2009, así mismo, la actualización de la misma se hace encuanto se asumen los cargos.

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Ex Jefe de la Unidad de AdministraciónFinanciera -UDAF-, Director, Subdirector, Jefe de la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, Jefe de la Unidadde Auditoría Interna -UDAI- y Contador, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación




HALLAZGO No. 7




Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior correspondientes al ejercicio fiscal 2007, con elobjeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de los responsables, estableciéndose que sí se ledio cumplimiento y se implementaron las mismas, según informe presentado por la Dirección de Calidad de GastoPublico de la Contraloría General de Cuentas.

SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES




SILVIA DEL CARMEN PALOMO GONZALESTERESO MARCOTULIO MEOÑO RAMIREZERICK ORLANDO RIVAS AMAYALUIS ENRIQUE CASTAÑEDA QUANMANUEL AUGUSTO MILIAN VASQUEZJULIO ROBERTO JO ALDANAALEJANDRO OLIVERIO MANCHAMEAGUILARJOSE ARCADIO RODRIGUEZ SANTIZO

MAX RAFAEL GIRON CABRERAANA PATRICIA MATAMOROS

DIRECTORDIRECTORSUBDIRECTORSUBDIRECTORJEFE U.D.A.FJEFE U.D.A.FJEFE UDAI

JEFE DE ADMINISTRACIONINTERNACONTADOR GENERALTESORERA

1234567

8

910

01/01/200817/02/200801/01/200805/04/200801/01/200817/08/200801/01/2008

01/01/2008

01/01/200801/01/2008

16/02/200831/12/200804/04/200831/12/200816/05/200831/12/200831/12/2008

01/03/2008

31/12/200831/12/2008

PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

No. Nombre Cargo Del Al

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