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Curso: Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de TI --- ROSARIO PROBANDO
Rosario Morelli, [email protected]
Primer móduloDefiniciones iniciales
Etapas en los proyectos
impacto en el contexto de la organización
Capítulos 1 a 7 y capítulo 11 de la “Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos” (Project Management Body of Knowledge Guide) del Project Management Institute (PMI®)
El PMBOK Guide ® :– describe el subconjunto de conocimientos y prácticas
generalmente aceptadas– establece un lenguaje común
Bibliografía del curso
PMI ® y PMBOK ® son marcas del Project Management Institute , Inc. que están registradas en los Estados Unidos de América y en otras naciones.
El PMI ® no ha participado en el desarrollo de este programa , tampoco ha revisado su contenido y no tiene ningún interés financiero sobre este programa, que no está hecho en su representación y al que no ha contribuido de ninguna forma.
• Fundamentos de la necesidad de profesionalizar la gestión de los proyectos
• Definición de proyectos y su diferencia con las operaciones continuas
• Definición dirección de proyectos, conocimiento involucrado y rol Director de Proyecto
• Definición de programa, portafolio y subproyecto
• Ciclo de vida y fases de un proyecto
Agenda
Datos estadísticos: ¿cómo suelen terminar los proyectos?
Pricewaterhouse Coopers, 2004 , investiga 200 organizaciones de diversas industrias en 35 países y concluye que:
• Más de 50% fracasan (total: 10,638 proy), representando mas de 7 mil millones de dólares
• Solo 2.5% son terminados en tiempo y presupuesto
¿25% del PBI en proyectos?
¿30% de los costos de un proyecto son en gestión?
Datos estadísticos: ¿cómo suelen terminar los proyectos informáticos?
“EXTREME CHAOS 2001” informe del Standish Group
Datos estadísticos:¿Cómo suelen terminar los proyectos?
Resolución de proyectos (1994-2000)
1627 26 28
53 3346 49
31 4028 23
0%
20%
40%
60%
80%
100%
1994 1996 1998 2000
Fracasados
Incumplidos
Exitosos
Fuente: Ibid
Datos estadísticos:¿Cómo suelen terminar los proyectos?
Resolución de proyectos (1994-2000)
1627 26 28
53 3346 49
31 4028 23
0%
20%
40%
60%
80%
100%
1994 1996 1998 2000
Fracasados
Incumplidos
Exitosos
Fuente: Ibid
Sobreplazo: 222%Sobrecosto: 189%
Sobreplazo: 63%Sobrecosto: 45%
Los principales factores de éxito
Alta gerencia 18
Usuarios 16
Director del Proyecto 14
Objetivos de negocio claros 12
Alcance minimizado (costos y tiempo menores) 10
Infraestructura de software estándar 8
Requerimientos básicos firmes 6
Metodologías formales 6
Estimaciones razonables 5
Otros 5
97% de los proyectos exitosos
Fuente: Ibid
Necesidad de profesionalizar laGestión de Proyectos
• Porque los objetivos propuestos deben alcanzarse:– A satisfacción del cliente– En el plazo establecido– Sin recursos adicionales
• Considerando los diferentes grupos de intereses• Con responsabilidad social, profesional y personal
Tener claro los procesos involucrados en la dirección de proyectos nos ayuda
a controlarlos y a comunicarnos adecuadamente
Profesionalizar la gestión de proyectos
Los proyectos son instrumentos por medio de los cuales se implementan las nuevas
estrategias de negocio
La dirección de proyectos es una profesión relativamente
joven y emergente
Gestión de proyectos: profesión emergente
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
350.000
1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005 2010
• Más de 300.000 miembros y de 350.000 certificados como Project Management Professional (PMP) y más de 3 millones de copias del PMBOK en circulación
• 25 años para alcanzar los 10.000 miembros; 10 años para superar los 250.000
Indicador: Project
Management Institute (PMI®)
Gestión de proyectos, ciencia o arte Las empresas de hoy necesitan que los productos se
hagan mas rápido, baratos y fáciles de usar Muchos directores de proyectos inexpertos confían en
el enfoque de arte, o sea su habilidad para manejar gente
La gestión real de proyectos es la aplicación de procesos sistemáticos, definidos y acordados por la comunidad de directores, para iniciar, planificar, ejecutar , controlar y cerrar un proyecto
El arte de la Gestión de Proyectos debería centrarse en como los gerentes usan la ciencia de la gestión de proyectos
¿Qué es un PROYECTO?
“Un proyecto es un emprendimiento
temporario realizado para crear
un producto o servicio único”.
¿Qué es un PROYECTO?
“Un proyecto es un emprendimiento
temporario realizado para crear un producto o
servicio único”.
Elaboración gradual: desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos
Las organizaciones realizan trabajo a través de proyectos y operaciones
Ambos:• requieren gente• están limitados por restricciones (recursos)• son planificados, ejecutados y controlados• son realizados para alcanzar objetivos de la orgPERO:• los proyectos son temporarios y únicos (como sus
equipos y las oportunidades)
• las operaciones son continuas y repetitivas.
¿Es Proyecto o es Operación? – Reconstruir el Teatro Solís– Hacer una torta– Construir un edificio de apartamentos– Hacer una encuesta de intención de voto
En muchos casos será necesario analizar la unicidad o el grado de rutina.
Ejercicio
¿Qué es Gestión de Proyectos?
Es la aplicación de conocimiento, destrezas, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con los requisitos del mismo
El Director del proyecto es el responsable de alcanzar los objetivos
Dirección de Proyectos
Dirección de Proyectos
Disciplinas de dirección
Fundamentos de la Dirección de
Proyectos
Fundamentos de la Dirección de
Proyectos
Gestión en General
Área de Aplicación
Habilidades
interpersonales
Compr
ensió
n
del
ento
rno
El Director del Proyecto:
Es el responsable individual por:
• Planificar y organizar el trabajo• Gestionar las actividades diarias del
proyecto• Entregar los resultados del proyecto al
cliente• Interactuar con los interesados
Proveedores
Gerencia
Cliente
Área de Seguridad
Departamento Legal
Funcionarios
Depto. Financiero
ArquitectoProgramadores
TesteadoresDocumentadores
Prensa
El DP es el primer contacto del proyecto
Auditoria
...y un Director de Proyecto DEBE:
Negociar con quien le asigna recursos Definir la organización del Proyecto Asignar roles y responsabilidades. Asegurarse de que son
conocidos y comprendidos Asegurarse que se desarrollen descripciones de trabajo
detalladas Identificar las necesidades de formación y entrenamiento
de todos los INTERESADOS. E implementar ese entrenamiento!
Mantener los recursos del equipo enfocados en desarrollar y ejecutar el Plan
Ajustar el Plan cuando sea necesario.
siempre son el recurso más valioso
y debe tener en cuenta que LAS PERSONAS...
Programa, Portafolio y Subproyecto Programa: proyectos
relacionados con dirección coordinada para lograr beneficios y controles que no se obtendrían si se dirigieran individualmente
Portafolio: conjunto de proyectos o programas (no necesariamente relacionados) y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestión efectiva y cumplir los objetivos estratégicos del negocio
Subproyectos: subdivisión de los proyectos en componentes para facilitar la gestión. Pueden ser considerados como proyectos y dirigidos como tales
Ejemplo de relaciones entre portafolio, programas, proyectos y subproyectos
Objetivos estratégicos del negocio
Proyecto x.A
…
Proyecto x.J
Programa x.K
Proyecto x.N.n
…
Proyecto x.N.1…
Programa x.N
Otros x.O
Otros ...
Subproy x.N.1.n
…
Subproy x.N.1.1
Subproy x.A.2
Subproy x.A.1
Subproy x.A.2.2
Subproy x.A.2.1
Subproy x.A.2.3
Portafolio wPortafolio w
Portafolio xPortafolio x
Proyecto w.A
Proyecto w.BSubproy w.B.2
Subproy w.B.1
Proyecto …
Ciclos de vida
Ciclo de vida del producto: entre que se aprueba la creación del producto hasta que se desecha
Ciclo de vida del proyecto: entre fecha de inicio y fin del proyecto (que genera o modifica al producto)
Fases: división en partes del ciclo de vida del proyecto con el objetivo de facilitar su control
Fase inicial
Fase xxx
Fase yyy
Fase www
Fase final
Ciclo de vida del producto
Ciclo de vida del proyecto
IdeaOperación y
mantenimiento
Fases de un Proyecto
• Fase: secuencia lógica diseñada para asegurar la definición y elaboración apropiada del producto del proyecto
• Cada fase se caracteriza por –como mínimo- un entregable y se le asociará un tiempo y un costo para completarla
• Fin de fase tiene una revisión de entregables y del rendimiento del proyecto para:
a) Detectar/corregir errores costo-efectivamente
b) Evaluar ¿debe comenzar la próxima fase?
Fases de un Proyecto
Ejemplo: construcción de una máquina embotelladora
Fase EntregableFactibilidad Documento
Diseño Planos, cálculo veloc., costos
Prototipo Prototipo construido
Construcción Embotelladora construida
Prueba Documentos de resultados, propuestas de cambio
Instalación Embotelladora en la fábrica
Ciclo de vida del Proyecto
El conjunto de fases constituye el ciclo de vida del Proyecto
¿Información relevante?
Tipo de Información Ejemplo: en fase “Diseño de policlínica”
El trabajo técnico de cada fase
1. Diseñar los planos2. Especificaciones del mobiliario
Cuándo se generan los entregables
1. A los 30 días de comenzada la fase2. A los 5 días luego del anterior
Cómo se revisa y valida c/producto
1. Contra estándares de …2. Existencia de 3 proveedores mínimo
Roles involucrados en cada fase
1. Equipo de arquitectos y Jefe de Div. Arquitectura, Tec. control de calidad
Procedimientos de aprobación
1. Firmas de Jefe División Arquitectura, del Médico responsable y del DP
Cuándo se hace la transf. tecnológica
1. Durante las instancias de relevamiento y de aprobación
Modelos de Ciclo de Vida en la industria del software
Modelo del ciclo de vida: es el conjunto de fases estándar en que se divide el ciclo de vida de los proyectos. Ejemplo:
– Modelo Cascada: Tiene definido un sistema de desarrollo lineal y asume que los requerimientos luego de definidos permanecen estables..
– Modelo Incremental: Provee un desarrollo progresivo donde cada versión agrega nuevas funcionalidades.
Modelos de Ciclo de Vida en la industria del software, ejemplo
– Modelo Espiral: El software es desarrollado siguiente un enfoque en espiral o iterativo en lugar de lineal..
– Modelo Prototipamiento: Usando para desarrollar prototipos que clarifiquen los requerimientos del usuario
Modelos de Ciclo de Vida en la industria del software, otros ejemplos
• Modelo Rapid Application Development (RAD): Usado para producir sistemas rápidamente sin sacrificar la calidad
• Extreme programming (XP): Desarrolladores programan en partes y debe escribir los tests para su propio código.
• Scrum: Desarrollo iterativo en la que cada repetición se refiere como sprints, la cual es normalmente de 30 días. Generalmente se reúnen cada día en una reunión corta, llamada scrum, para decidir que realizar ese día. Funciona mejor para tecnología orientada a objetos y requiere fuerte liderazgo para coordinar el trabajo.
Características de los ciclos de vida
Costo y cant. de
personas
Salidas de gestión del
proyecto:
Ejecución
Tiempo
Acta
Comienzo
Organización Cierre
Plan del Proyecto
Entregables aceptados
Docs archivados
Influencia de los interesados
Costo de los cambios
Características de los ciclos de vida
Grado
Impacto de las variables en función del tiempo del proyecto
Bajo
Alto
Riesgos e incertidumbre
Características de los ciclos de vida
Grado
Impacto de las variables en función del tiempo del proyecto
Bajo
Alto
Control de avance del cursoProductos de gestión de Proyectos
• Ciclo de vida del proyecto• Línea Base del Alcance:
– Declaración del Alcance – EDT – Diccionario de la EDT
• Cronograma• Plan de Gestión de RRHH• Plan de Gestión de las
Comunicaciones• Plan de Gestión de Riesgos• Plan de Gestión de la
Configuración• Plan de Gestión de Cambios
• Acta de Constitución• Registro de interesados y
Estrategia de gestión de los interesados
• Documento de Requisitos, Plan de gestión de requisitos y Matriz de trazabilidad
• Lista de actividades, Red, Recursos y Duración
• Registro de riesgos
Plan para la Dirección del Proy.
Documentos del Proy.
Repaso
• Fundamentos de la necesidad de profesionalizar la gestión de los proyectos
• Definición de proyectos y su diferencia con las operaciones continuas
• Definición dirección de proyectos, conocimiento involucrado y rol Director de Proyecto
• Definición de programa, portafolio y subproyecto
• Ciclo de vida y fases del proyecto.
Curso: Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de TI
Rosario Morelli, [email protected]
Fin del primer móduloDefiniciones iniciales