Excel Parte B

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Tpicos de Excel, Parte B: Conceptos y herramientas (597s)Tpicos de Excel Los filtros

PALABRAS CLAVE (descriptores) - AUTOFILTRO , CLAVE PRESENTACIN ARTT , CLAVE PRESENTACIN LEC , CLAVE TEMTICA COMP , CLAVE TEMTICA EXCEL , CLAVE TEMTICA INF , CLAVE TEMTICA MAT , COMPUTACIN , DATOS SELECTIVOS , ELIMINACIN SELECTIVA DE FILAS , FILTRADO DE DATOS , FILTRAJE DE DATOS , FILTRO SIMPLIFICADO , INFORMACIONES SELECCIONADAS , INFORMTICA , MICROSOFT EXCEL , NOMBRE ARCHIVO boolosfiltros lec excel , NOMBRE ARCHIVO booiii , PREFIJO CLAVE BOO , SELECCIN DE DATOS , SELECCIN PARCIAL DE INFORMACIONES

TEMAS DESTACADOS (temas principales, temas clave) COMPUTACIN, EXCEL, INFORMTICA, LGICA, MATEMTICA, PLANILLA DE CLCULO, PLANILLA ELECTRNICA.

CONTENIDO Leccin de un cursillo sobre Microsoft Excel. En esteescrito bsicamente se describe la forma de uso de la herramienta Autofiltro.NDICE DE SECCIONES Introduccin Condiciones y formas de uso Primera etapa en la aplicacin de Autofiltro: Rango de las listas Segunda etapa en la aplicacin de Autofiltro: Opciones de filtrado El criterio (Las 10 ms...) El criterio (Personalizar...) El criterio (Todas)

FECHA LTIMA ACTUALIZACIN 19 junio 2009 EXTENSIN (tamao) 9 pginas (58 KB)

Introduccin

En una aplicacin con Microsoft Excel puede pasar que un grupo de filas (o eventualmente un grupo de columnas) tenga contenidos muy extensos (tenga listas muy largas), y que en un determinado momento interese visualizar y considerar exclusivamente algunas de esas listas o algunos de esos contenidos, con prescindencia del resto de la informacin. Los criterios de seleccin de lneas (de columnas o de filas) pueden ser evidentemente muy diversos, ya que diversas son tambin las aplicaciones que suelen encararse con los programas de planilla electrnica. Al conjunto de lneas que en un determinado momento interesa particularmente lo llamaremos conjunto retenido, o conjunto filtrado, o informacin filtrada.

Para fijar las ideas supongamos por ejemplo que en una hoja de clculo se tienen ciertas informaciones referentes a las ventas de una tienda en los ltimos doce meses (nmero de factura, fecha, monto, vendedor, etctera). Al propietario de esa tienda muy probablemente le interesen los totales mensuales de toda esta informacin as como eventualmente el detalle completo de la misma, pero a su departamento de personal tal vez le interese discriminar estos totales para los distintos vendedores o para un vendedor en particular.

Por cierto que para realizar una tarea de este tipo, el usuario podr aplicar distintos procedimientos. Por ejemplo, el usuario siempre podr crear una nueva hoja de clculo y podr copiar all slo la informacin que le interesa particularmente (en el caso antes planteado ello correspondera a por ejemplo transferir las ventas de un determinado vendedor a esa nueva hoja de clculo, o a por ejemplo transferir las filas correspondientes a las facturas emitidas los das feriados a esa nueva hoja de clculo, etctera). Evidentemente en esas nuevas hojas de clculo as definidas tambin debern establecerse las frmulas que sean del caso, y los nuevos clculos que puedan all realizarse (totales generales, totales parciales, porcentajes, etctera) sern equivalentes a los que podran haberse hecho en la primitiva hoja de clculo, a condicin evidentemente de realizar all dichos nuevos clculos slo sobre las lneas retenidas y transferidas a cada una de esas nuevas planillas (a condicin evidentemente de solamente considerar al correspondiente conjunto filtrado para la definicin de cada uno de esos grupos de nuevos clculos).

Como el lector seguramente comprender, esta solucin de crear una nueva hoja de clculo o de crear varias hojas de clculo adicionales es conceptualmente sencilla, aunque lo ms probable es que requiera un trabajo considerable de preparacin y de implementacin, especialmente cuando la lista de registros sobre la que se trabaja es larga y/o de estructura compleja.

Por otra parte, esta solucin tambin puede tener otros problemas. En efecto, en esa etapa de definicin de una nueva hoja de clculo podran cometerse errores de diverso tipo, como por ejemplo cometer errores de filtrado de datos (olvidar de transferir algn registro o cometer otros errores al seleccionar los datos a transferir a ese nuevo espacio de clculo), o como por ejemplo realizar esa transferencia de una manera errnea, o como por ejemplo implementar una frmula en una nueva hoja de trabajo en condiciones distintas a las usadas en la primitiva hoja de trabajo, etctera.

Las cosas podran complicarse an ms si deben ser considerados distintos criterios de seleccin (distintos criterios de filtrado). Pensando en el caso de la tienda antes planteado, ello correspondera por ejemplo a que por alguna razn tambin interesaran las veinte ventas de mayor monto realizadas en el ltimo ao, o las treinta y cinco ventas de menor monto realizadas en los meses de invierno, o las diez ventas de mayor monto realizadas por un determinado vendedor, o las ventas en das feriados que superaran determinado monto, etctera. Si deseramos implementar todas estas cosas creando una nueva planilla de clculo para cada caso, evidentemente las posibilidades de cometer errores seran bastante grandes, y la gestin de todas estas informaciones se hara sumamente pesada y compleja. Si por el contrario optramos por implementar todos estos clculos en la primitiva hoja de clculo, por cierto que sera necesario usar filas y columnas adicionales donde deberan establecerse ms y ms frmulas, algunas de las cuales probablemente seran largas y complejas, por lo que sta tampoco es una buena solucin.

Ntese adems que la duplicacin de informacin (la duplicacin de datos y de frmulas) es casi siempre una mala tcnica de trabajo, ya que cuando se introducen cambios en las constantes o en las frmulas, podra pasar que esas modificaciones sean implementadas solamente en la primitiva hoja de clculo que tiene la lista completa de registros, y que se olvide de hacer alguna de las correspondientes modificaciones en algunas de las nuevas hojas de clculo que contienen las listas filtradas de registros (o a la inversa). Con la finalidad de evitar todos estos errores potenciales, y con la finalidad de dar mayor comodidad al usuario, Microsoft Excel dispone de una herramienta llamada filtro, cuya forma de uso es presentada y analizada en el presente escrito.

Condiciones y formas de uso

A esta herramienta se accede a travs de la opcin Filtro del men Datos, lo que da acceso a una lista desplegable que ofrece tres opciones: (1) Autofiltro; (2) Mostrar todo; y (3) Filtro avanzado.... En las secciones que siguen veremos particularmente algunas de las principales caractersticas y formas de aplicacin de la herramienta Autofiltro.

Primera etapa en la aplicacin de Autofiltro: Rango de las listas

Esta opcin Autofiltro permite filtrar registros almacenados por filas, o sea que esta opcin permite manejar listas establecidas en las columnas de una hoja de clculo (con esta herramienta no se permite filtrar columnas, lo que en caso necesario por ejemplo podr hacerse simplemente reduciendo o llevando a cero el ancho de las columnas que no interesan, o lo que por ejemplo podr hacerse transponiendo filas con columnas y aplicando entonces esta herramienta Autofiltro). Es posible establecer un solo filtro de filas en una nica columna, aunque tambin es posible establecer un filtro en cada una de las columnas de un determinado rango Cx:Cy (en cada una de las columnas de un determinado intervalo).

Puesto que los criterios de filtrado se establecen por separado y slo en las columnas que interesan, en realidad no molesta establecer filtros en un mayor nmero de columnas, a pesar de que luego algunos de ellos no sean nunca utilizados.

Antes de presentar la forma especfica de aplicacin de esta herramienta Autofiltro, es conveniente que hagamos algunas consideraciones de tipo general.

Reiteramos que si bien el usuario tiene entera libertad para ingresar sus datos en una hoja de clculo de la manera que crea ms conveniente, por lo general entenderemos que los distintos registros de datos son almacenados por filas, ocupando un determinado rango de celdas de la planilla de clculo.

Lo que queremos decir es que frecuentemente las informaciones concernientes a un determinado registro son almacenadas en un determinado intervalo de columnas Cx:Cy de una determinada fila que pongamos por caso sea la nmero Z+1; un nuevo registro ser por su parte almacenado en las correspondientes celdas de por ejemplo la fila Z+2, entre las mismas columnas Cx y Cy, y as sucesivamente para todos los otros registros que deban considerarse.

Remarcamos que los datos de la misma especie de los distintos registros por lo general estarn en una misma columna, formando as una especfica lista de datos (una especfica serie de valores numricos, o de valores textuales, o de valores lgicos, o de valores de tipo mixto; por valores mixtos o mixturados o mezclados entenderemos evidentemente los de una lista que contiene tanto nmeros como textos y/o como valores lgicos).

El usuario no tiene obligacin de definir un rtulo de identificacin especfico para cada registro, aunque ello evidentemente es aconsejable y prctico. El rtulo de un registro puede ser el nombre del registro (en caso que el registro tenga uno), o eventualmente un nmero de serie o un cdigo alfanumrico de serie, o eventualmente el nmero de la fila donde ese registro se encuentra almacenado. Por una cuestin de orden, los rtulos de los distintos registros suelen ser todos diferentes entre s, y ellos suelen ubicarse en la primera columna Cx del rango de columnas Cx:Cy donde se almacena la informacin relativa a cada uno de esos registros. Los rtulos de los distintos registros, sean ellos de tipo Texto (nombres y cdigos alfanumricos) o de tipo Nmero (nmeros de serie, nmeros de factura, fechas y horas, etctera), forman as una lista de rtulos que supondremos ubicada en la columna Cx.

El usuario tampoco tiene obligacin de definir un rtulo de identificacin de una especfica lista de valores ubicada en una determinada columna, aunque ello evidentemente es muy aconsejable. Dado que la lista de los rtulos de los registros as como las otras listas de valores, se encuentran todas ellas almacenadas por columnas, lo lgico es que el rtulo de una determinada lista sea ubicado al principio de la lista (o sea ubicado encabezando la lista, ubicado al tope de la lista, ubicado en la parte superior de la lista, ubicado en la fila nmero Z cuando los distintos valores de cada una de las listas se encuentran ubicados en la fila Z+1 y en las filas siguientes Z+2, Z+3, Z+4, Z+5, etctera). En el rtulo de una columna es usual indicar el nombre o concepto correspondiente a la lista almacenada en dicha columna y/o la unidad de medida utilizada para expresar los valores numricos presentes en esa lista, etctera. El rtulo correspondiente a la lista formada con los nombres de los distintos registros podr eventualmente dejarse en blanco, o podr eventualmente ser definido con el texto RTULOS, o podr ser definido de la manera que se entienda como ms conveniente.

Es usual tambin que los rtulos de los distintos registros y que los rtulos de las listas sean adems destacados de una forma especial, por ejemplo usando Negrita y/o usando Cursiva o Negrita-cursiva. Ello establece una distincin visual muy cmoda en la pantalla y en las eventuales impresiones que luego puedan ser realizadas.

Debe destacarse adems que en casos especiales puede convenir manejar varios rtulos para un mismo registro (por ejemplo, un nombre de registro y un nmero serial de registro). En estos casos, estos varios rtulos suelen ubicarse en las dos primeras columnas del rango de columnas Cx:Cy que es utilizado, o en las tres primeras columnas de ese rango, etctera.

Tambin debe destacarse que en casos especiales podra tambin reservarse las dos primeras filas del rango de celdas utilizado, para que all se ubiquen distintos rtulos de listas. Ello puede tener sentido cuando se manejan tanto rtulos para cada lista como rtulos para ciertos grupos de listas.

A efectos de aclarar un poco estas ideas presentaremos diferentes supuestas situaciones correspondientes a distintas aplicaciones que tomaremos como ejemplo.

Pongamos por caso la tienda que fuera antes presentada. Un rtulo para un grupo de columnas podra ser all necesario si el monto de la factura pudiera ser tanto en dlares como en pesos. En este caso, monto podra ser el rtulo asignado en la fila 1 a la columna E (suponemos que las celdas E1 y F1 se encuentran unificadas, o sea que ellas se encuentran combinadas), y por su parte pesos podra ser el rtulo asignado a la celda E2, y dlares podra ser el rtulo asignado a la celda F2.

Imaginemos ahora el caso de un conjunto de registros en donde cada uno de ellos corresponde a un pas diferente. Podramos perfectamente pensar en esta situacin que la columna A se reserva para un nmero de serie, que la columna B se reserva para el nombre del pas en idioma espaol, que la columna C se reserva para el nombre del pas en idioma ingls, que la columna D se reserva para un cdigo alfabtico de serie (por ejemplo AR para Argentina, AT para Austria, AU para Australia, BE para Blgica, BO para Bolivia, BR para Brasil, CA para Canad, CL para Chile, CN para China, CO para Colombia, CR para Costa Rica, CU para Cuba, UK para Reino Unido, US para Estados Unidos de Norteamrica, UY para Uruguay, VE para Venezuela, etctera), y adems que las columnas del rango E:N se reservan para ciertos datos econmicos de los distintos pases. En este caso supuesto, se puede considerar que se tienen cuatro rtulos diferentes para cada registro, los que se encuentran ubicados entre las columnas A y D.

Reiteramos que todos estos supuestos no son especialmente obligatorios, aunque ellos son usuales y frecuentes. La herramienta Autofiltro toma como base este frecuente ordenamiento de datos, suponiendo en particular que los valores sobre los que se trabajar se encuentran en un determinado rango de celdas, donde las filas son los registros y donde las columnas son las listas, y suponiendo adems que los rtulos de las distintas listas siempre estn en la parte superior (siempre estn en las filas de menor denominacin). Por otra parte, Autofiltro supone tambin que las listas comienzan inmediatamente debajo de la fila de los rtulos de listas, y que estas listas tienen el largo de la lista de mayor longitud, o sea que estas listas finalizan en la primera fila que es toda ella vaca. Lo que queremos decir es que Autofiltro asume que las listas se ubican en las columnas del rango Cx:Cy entre las filas Z+1 y Z+q cuando los rtulos de listas se ubican en la fila Z entre las columnas Cx y Cy, y cuando las celdas de la fila Z+q+1 son todas ellas vacas (lase cuando las celdas de la fila Z+q+1 entre las columnas Cx y Cy son todas ellas vacas, y simultneamente cuando las celdas de la columna siguiente a Cy entre las filas Z y Z+q+1 son todas ellas vacas, y simultneamente cuando las celdas de la columna anterior a Cx entre las filas Z y Z+q+1 son todas ellas vacas). Aclaramos al lector que las distintas versiones de Microsoft Excel determinan el fin de las listas con filtro aplicando criterios ligeramente diferentes de una versin a otra, lo cual no es un inconveniente demasiado importante puesto que el lector podr corregir con facilidad aquello que no le convenga gracias a las facilidades interactivas ofrecidas por cualquiera de las distintas versiones de los programas de planilla electrnica.

Antes de activar la herramienta Autofiltro de la opcin Filtros del men Datos, debern seleccionarse (debern iluminarse) los rtulos de las distintas listas a las cuales eventualmente se desea aplicar la operacin de filtrado (lase incluso que podrn seleccionarse los rtulos de todas las listas de valores y de todas las listas de rtulos de registros). En definitiva, lo que debe seleccionarse (lo que debe pintarse) es un determinado intervalo de columnas en la fila que est inmediatamente antes de la lnea que tiene el primer elemento de cada una de las listas. En caso que las listas no tengan rtulos, de todas formas deber contemplarse una fila en blanco para la posible ubicacin de stos, y ser un rango de celdas vacas de dicha fila lo que deber pintarse antes de activar la herramienta Autofiltro.

Acto seguido, al activarse efectivamente la herramienta Autofiltro haciendo clic con el ratn sobre el nombre de esa herramienta situada en la lista desplegable correspondiente a la opcin Filtros del men Datos, se visualizar un pequeo botn con una flecha distintiva apuntando hacia abajo en cada una de las celdas seleccionadas (evidentemente solamente existir uno de estos botones-flecha por columna, ya que el filtrado se aplica a toda la lista de esa columna; tambin se seala que una vez establecido un grupo de estos botones-flecha, el mismo slo podr ser ampliado desactivando la herramienta Autofiltro y luego activando nuevamente la misma y estableciendo los nuevos botones-flecha que sean de inters).

El procedimiento para desactivar estos filtros (o sea para eliminar estos botones-flecha) por su parte es muy sencillo. Simplemente se seleccionar una de las celdas que tiene uno de esos botones-flecha usado como cono de un filtro, y se deber entonces hacer clic sobre la herramienta Autofiltro de la opcin Filtros del men Datos.

El lector deber comprender que la etapa que acabamos de describir es nicamente un procedimiento preparatorio para el filtrado de filas. Esta etapa establece ciertos botones-flecha (tambin llamados botones-filtro o botones de autofiltro) en cierto intervalo de celdas de una determinada fila, aunque por aplicacin de este procedimiento ninguna fila es efectivamente filtrada ni ningn criterio de filtrado es efectivamente establecido. El lector tambin deber saber que podrn agregarse elementos adicionales en una o en varias listas luego de activada la herramienta Autofiltro, lo que evidentemente provocar el ingreso automtico de nuevas filas entre las que pueden llegar a ser filtradas. El lector deber comprender que si activa la herramienta Autofiltro luego de establecidos los rtulos de las listas pero antes de ingresar los datos, es muy posible que las distintas listas sean entonces definidas como vacas, y que luego la longitud de las mismas se vaya incrementando a medida que se vayan ingresando los datos.

Segunda etapa en la aplicacin de Autofiltro: Opciones de filtrado

sta es la segunda etapa de la aplicacin de la herramienta Autofiltro, y la que permite establecer efectivamente un filtrado de filas segn determinados criterios. La etapa anterior se supone que ya se encuentra cumplida, y por lo tanto se supone que en la fila de los rtulos se encontrarn visibles varios botones-filtro, o por lo menos que all se encontrar definido uno de estos botones.

Las listas establecidas en cada una de las correspondientes columnas (por debajo de los botones-filtro) estarn perfectamente determinadas, y el nmero de elementos de todas estas listas ser el mismo para todas ellas (contabilizando tanto celdas vacas como celdas no vacas, y por supuesto contabilizando valores que se repiten con el nmero de ocurrencias que realmente corresponda).

Al hacer clic con el ratn sobre uno de estos botones-filtro, un recuadro ser desplegado presentando los distintos valores que componen la lista, as como los distintos tipos de filtrado que se ofrecen.

En la parte superior de este recuadro se ofrecen tres tipos de filtrado: (a) (Todas); (b) (Las 10 ms...); (c) (Personalizar...).

Inmediatamente debajo de (Personalizar...) se presentan los distintos valores componentes de esa lista, siempre ordenados alfabticamente (si esos valores fueran de tipo Texto o de tipo Lgico), o siempre ordenados en forma creciente (si esos valores fueran de tipo Nmero), o siempre ordenados en forma cronolgica (si esos valores fueran de tipo Nmero y de categora Fecha y hora). Corresponde sealar que si un mismo valor se repite varias veces en distintas filas, en esta presentacin de elementos se incluir una nica entrada para dicho valor mltiple. Asimismo corresponde sealar que cuando hayan celdas vacas, al final de todo se incluir la opcin (Vacas) as como la opcin complementaria (No vacas).

Comentaremos brevemente cada una de estas opciones, comenzando por (Todas) y terminando por (No vacas).

La opcin (Todas) es usada para desactivar momentneamente ese filtro, o sea para suprimir el filtrado correspondiente a esa columna, y por lo tanto para restablecer todas las filas que puedan eventualmente estar ocultas por causa del criterio de filtrado asociado a esa columna.

La opcin (Las 10 ms...) es usada para retener cierto nmero de elementos, o para retener un determinado porcentaje de dichos elementos.

La opcin (Personalizar...) por su parte permite aplicar un criterio de seleccin bastante ms variado y complejo.

Por su parte las distintas entradas que muestran los valores presentes en la lista son a su vez un criterio de seleccin que se activa (como en el caso de las otras opciones) simplemente haciendo clic sobre el valor en cuestin. El usuario podr comprobar que el criterio de filtrado as establecido es equivalente o correspondiente a la aplicacin del operador de comparacin es igual a de la opcin (Personalizar...).

Por ltimo, la opcin (Vacas) permite retener exclusivamente las filas que en esa columna tienen una celda vaca, y la opcin (No vacas) permite aplicar el criterio exactamente contrario al anteriormente expresado.

A efectos de mejor aclarar todas estas posibilidades, en las secciones que siguen profundizaremos sobre los tres primeros criterios de filtrado antes referidos.

El criterio (Las 10 ms...)

Al activar la opcin (Las 10 ms...) se despliega un cuadro de dilogo titulado Autofiltro de diez mejores, el que ofrece opciones muy interesantes.

En efecto, en el recuadro de la izquierda de dicho cuadro de dilogo se puede elegir una de las siguientes dos opciones: (a) superiores; (b) inferiores.

Por su parte, en el recuadro de la derecha se puede elegir una de las siguientes dos opciones: (A) elementos; (B) por ciento.

El recuadro central proporciona la posibilidad de cambiar el nmero de elementos que se retienen o el porcentaje de elementos que se retienen.

Las distintas combinaciones que as se ofrecen permiten al usuario variadas posibilidades de filtrado, como por ejemplo las que se indican seguidamente: (1) retener los 10 elementos superiores; (2) retener los 14 elementos inferiores; (3) retener los 15 elementos superiores; (4) retener el 8 por ciento de valores superiores; (5) retener el 20 por ciento de valores inferiores; (6) retener el 10 por ciento de valores superiores; etctera.

Sealamos a los usuarios que estos criterios de seleccin son aplicables exclusivamente a las listas de Nmeros (a las listas numricas). En realidad, si se tomara el criterio de ordenamiento alfabtico como equivalente al criterio de orden numrico creciente, estas mismas opciones de seleccin podran perfectamente ser aplicadas tambin a las listas de tipo Texto (a las listas alfabticas).

Microsoft Excel impide aplicar esta opcin de filtrado a las listas de tipo Texto o a las listas de tipo Lgico. En lo que respecta a las listas de tipo Mixto que tienen tanto valores numricos como valores que no son numricos, la opcin (Las 10 ms...) lo que hace es filtrar siempre tanto las celdas vacas como las celdas que tienen valores no numricos, aplicando entonces lo solicitado a los valores numricos restantes.

El criterio (Personalizar...)

Al activar esta opcin de filtrado, se presenta al usuario un cuadro de dilogo titulado Autofiltro personalizado en donde se ofrecen tambin variadas posibilidades.

En el recuadro de la izquierda se ofrecen doce opciones en total, seis de ellas aplicables tanto a valores de tipo Nmero como a valores de tipo Texto y como a valores de tipo Lgico, entre las que se encuentran (1) es igual a, (2) no es igual a, (3) es mayor que, (4) es mayor o igual que, (5) es menor que, (6) es menor o igual que, as como seis de ellas aplicables solamente a valores de tipo Texto, entre las que se destacan (7) comienza por, (8) no comienza por, (9) termina con, (10) no termina con, (11) contiene, (12) no contiene.

Por su parte, en el recuadro de la derecha es necesario indicar segn los casos el nmero que se tomar como referencia, o el texto que se tomar como referencia, o el valor lgico que se tomar como referencia, o los caracteres de comienzo que se tomarn como referencia, o los caracteres de fin que se tomarn como referencia, o la cadena de caracteres que ser buscada dentro de las distintas entradas textuales.

A travs de este cuadro de dilogo, el usuario podr definir solamente una de estas parejas de recuadros, aunque si lo desea tambin podr definir dos de estas parejas de recuadros, combinando convenientemente las mismas con los operadores lgicos Y, O.

El criterio (Todas)

Como ya fue indicado, esta opcin permite anular el filtrado de filas definido con el criterio de seleccin previamente establecido en esa columna. Corresponde sealar que los botones-filtro que se encuentran activados, estn todos ellos iluminados con color azul, y por lo tanto al desactivar el filtro de una columna con esta opcin (Todas), dicha iluminacin pasar de azul a negro, restablecindose la visualizacin de todas las filas que pudiera entonces corresponder.

Corresponde sealar tambin que es siempre posible activar los filtros establecidos en varias columnas, y por supuesto el resultado de ello sern las filas que resulten ser seleccionadas por aplicacin de todos los criterios de filtrado as establecidos.HIPERVNCULOS INTERNOS Introduccin Condiciones y formas de uso Primera etapa en la aplicacin de Autofiltro: Rango de las listas Segunda etapa en la aplicacin de Autofiltro: Opciones de filtrado El criterio (Las 10 ms...) El criterio (Personalizar...) El criterio (Todas)

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TEMAS DESTACADOS (temas principales, temas clave) - COMPUTACIN, INFORMTICA, MATEMTICA, SISTEMA OPERATIVO WINDOWS.

CONTENIDO - El presente documento (la presente nota) tiene por finalidad principal la de orientar a los usuarios del programa Microsoft Excel sobre las formas bsicas de manipulacin de los datos a tratar. Este escrito evidentemente es de tipo introductorio y muy elemental, as que el mismo es recomendado especialmente para quienes no tienen informacin previa sobre este interesante programa de aplicacin llamado Microsoft Excel.

NDICE DE SECCIONES - Introduccin - Identificacin de una celda - Ingreso de datos a una celda - Modificacin de datos de una celda - Tipo de informaciones - Repeticin de frmulas similares - Delimitacin precisa de un rango - Cambios de tamao del ancho de una columna o del alto de una fila - Insercin de filas y de columnas en blanco -FECHA LTIMA ACTUALIZACIN 24 junio 2009 EXTENSIN (tamao) 6 pginas (51 KB)

Introduccin

El programa Microsoft Excel est especialmente orientado al tratamiento de un conjunto de informaciones, las que deben encontrarse ordenadas e interrelacionadas de manera tal de formar una matriz rectangular de datos, o las que deben ser susceptibles de ordenarse e interrelacionarse de esta forma.

El rea principal de trabajo del programa Microsoft Excel es un conjunto de celdas (un conjunto de casilleros, un conjunto de celdillas) ordenadas segn filas y segn columnas. Esas filas estn numeradas del 1 al 65536, y su nmero total es pues 65536. Las columnas por su parte estn identificadas con ciertas combinaciones de las 26 principales letras del alfabeto latino, comenzando por A, y siguiendo por B, C, etctera, hasta Z, y siguiendo luego por AA, AB, AC, etctera, hasta AZ, y as sucesivamente hasta IV (ntese que no se utiliza ni la , ni la , ni ninguna otra letra especial). El nmero total de estas columnas es pues 256, como puede verificarse sencillamente. En efecto, 26 son las columnas identificadas por una sola letra, y dado que desde la A hasta la H se cuentan ocho letras, entonces las columnas identificadas por dos letras y que no comienzan por I son en total ocho por veintisis; por ltimo, desde la columna IA hasta la columna IV se cuentan veintids columnas adicionales, y por lo tanto el nmero total de columnas es igual a (26 + 8*26 + 22), lo que es igual a 256.

La matriz de trabajo de Microsoft Excel est pues formada por una grilla rectangular (por una cuadrcula, por una matriz) de 65536 filas y de 256 columnas, dentro de la cual el usuario ubicar sus informaciones en la forma que le resulte ms conveniente y prctica.

Obviamente el usuario no tiene obligacin de usar la totalidad de los 16:777216 elementos previstas en la cuadrcula de trabajo del programa Microsoft Excel, as que en una aplicacin especfica existir un nmero frecuentemente importante de celdas vacas (de celdas sin ningn contenido, de celdas en blanco).

Identificacin de una celda

Una determinada celda est siempre en una determinada columna y en una determinada fila, as que la identificacin de una celda podr hacerse indicando simplemente la columna y la fila a la que ella pertenece.

As por ejemplo, la celda del rincn superior izquierdo de la matriz de trabajo de Microsoft Excel ser la A1. Por su parte, la fila nmero 1 de dicha matriz de trabajo tendr 256 celdas identificadas respectivamente por A1, B1, etctera, hasta IV1.

Naturalmente, los 16:777216 elementos manejados por Microsoft Excel no pueden ser simultneamente representados en pantalla, por lo que slo es posible visualizar en el monitor una pequea zona rectangular de celdas.

El procedimiento para seleccionar una celda es muy sencillo, y consiste simplemente en hacer clic sobre la misma con el botn primario del ratn (si es que dicha celda se encuentra visible en ese momento en la pantalla).

La otra posibilidad es la de ir pasando de una celda previamente seleccionada a alguna de las cuatro celdas contiguas, lo que se logra simplemente pulsando alguna de las cuatro teclas-flecha (flecha hacia arriba, flecha hacia abajo, flecha a la izquierda, flecha a la derecha).

En la barra de frmulas, en el rea indicadora llamada cuadro de nombres, se indica la identificacin de la celda (el nombre de la celda) que ha sido seleccionada (este sector generalmente est situado en el extremo izquierdo de dicha barra). En el extremo derecho de la barra de frmulas, se presenta otro cuadro (otro recuadro, otro sector) donde se indica el contenido de la celda que ha sido seleccionada; este recuadro suele ser llamado cuadro de frmulas, pues en dicho sector se indica la frmula que eventualmente pudo haber sido definida en la celda cuya identificacin es sealada en ese momento en el cuadro de nombres de la barra de frmulas, mientras que el valor calculado por la frmula es sealado en la celda correspondiente. Ms adelante volveremos a insistir sobre estos asuntos, cuando veamos con ms detalle cmo es que se definen las frmulas.

Otra forma para cambiar la seleccin de una celda consiste simplemente en hacer clic sobre el cuadro de nombres de la barra de frmulas. Ante esta situacin, el sistema lleva el cursor a dicho cuadro de nombres, quedando as habilitado este sector para el ingreso de datos. Si en este estado all se digita un nuevo nombre de celda, entonces esa ser la nueva celda seleccionada (si fuera necesario, el rea visible en pantalla ser modificada de forma de incluir a esa nueva celda seleccionada, es decir, de forma que esa nueva celda seleccionada se encuentre visible en el monitor).

Otra forma de cambiar la seleccin de una celda es pulsando la tecla Enter (o la tecla Intro), lo que tiene un efecto idntico al que se hubiera podido obtener si en ese estado se hubiera pulsado la tecla flecha hacia abajo.

Ingreso de datos a una celda

A estos efectos, primero que nada se debe seleccionar la celda en la que se desea ingresar informacin.

Hecho esto, la informacin que desee ser ingresada en la celda seleccionada deber ser directamente digitada en el teclado, en forma similar a como se ingresa informacin en un procesador de palabras.

Siempre se deber tener en cuenta que la informacin ingresada en una celda ser dispuesta en un nico prrafo, aunque el tamao de dicho prrafo no se limita a la parte visible en pantalla que se muestra en la matriz de trabajo; tambin se deber tener en cuenta que el usuario podr modificar (si lo desea) el ancho de las columnas en dicha matriz de trabajo, con lo que se estar modificando el nmero de caracteres que podrn ser visualizados en cada celda.

En las barras de herramientas, el usuario seguramente reconocer muchos botones que son muy similares a los usados en el programa Microsoft Word, y que permitirn precisamente cambiar el tipo de letra, o el tamao de la misma, o el subrayado del texto, o la inclinacin de los caracteres, o el centrado del texto ingresado, o la alineacin a la derecha del texto ingresado, etctera, etctera, etctera (evidentemente nos estamos refiriendo al texto ingresado en una determinada celda).

Obviamente, la lista especfica de herramientas disponibles puede variar de una mquina a otra (de un PC a otro), pues es muy elevado el grado de personalizacin de los distintos programas de Windows. De todas formas, por lo general Microsoft Excel presenta las herramientas anlogas a los procesadores de palabras que son indicadas seguidamente: Negrita, Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha.

Tambin ser posible modificar los bordes de una celda, o la trama de la misma, o definir otros aspectos de presentacin de una celda y de su contenido, y a estos efectos se deber interactuar convenientemente con los cuadros de dilogo correspondientes a la opcin Celdas del men Formato.

Algunos de estos cambios tambin pueden ser efectuados usando ciertas herramientas disponibles, como por ejemplo las que son indicadas a continuacin: Cambiar y centrar o Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual, Estilo millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales, Disminuir sangra o Reducir sangra, Bordes, Color de relleno (Amarillo), Color de fuente (Rojo). Estas herramientas son las que estn disponibles en la versin del programa Microsoft Excel que se est utilizando como gua para la elaboracin del presente cursillo; recordemos nuevamente que la personalizacin permitida por Windows es muy grande, as que esa lista puede variar de una mquina a otra (de un PC a otro).

A efectos de dar fin al ingreso de datos en una celda, simplemente se seleccionar otra celda, y a estos efectos se usar el ratn, o se usar la tecla Enter o la tecla Intro, o se usar algunas de las teclas flecha.

Modificacin de datos de una celda

Una forma de cambiar la informacin previamente ingresada en una celda, consistir simplemente en seleccionar la misma y en digitar entonces el nuevo texto, lo que causa que todo el texto anterior sea eliminado y sustituido por el texto que as se ingresa.

En particular se podr dejar vaco el contenido de la celda seleccionada simplemente con un pulso en la barra espaciadora.

Si la modificacin se quisiera hacer directamente sobre el texto anteriormente ingresado, se deber seleccionar primero la celda y luego se deber pulsar la tecla F2. En este caso el cursor ser visualizado dentro de la celda, donde quedar habilitada la modificacin de texto en la forma que es usual. Otra forma de hacer exactamente lo mismo (otra forma de poder llegar a este mismo estado) consiste en hacer un doble clic sobre la celda en la que se desea modificar un texto (un primer clic para seleccionar la celda, y un segundo clic para obtener el estado de modificacin de contenido).

Otra forma de poder hacer una modificacin directamente sobre el texto anterior consiste en hacer clic con el ratn en el sector derecho de la barra de frmulas. En este caso el cursor ser entonces visualizado dentro de la barra de frmulas (en el cuadro de frmulas), donde quedar habilitada la modificacin de valor o de frmula (la modificacin de texto) correspondiente a la celda seleccionada.

La barra de frmulas tambin puede contener alguna herramienta orientada precisamente a la modificacin del contenido de una celda, como por ejemplo Insertar funcin, y sta es otra posibilidad de cambio del contenido de una celda.

Tipo de informaciones

La informacin ingresada en una celda puede ser de tipo alfanumrico, o puede ser de tipo numrico, o puede ser una fecha, o puede ser una frmula, etctera.

Las frmulas siempre comenzarn con el signo de igual (con el signo =). Por ejemplo, =256*65536 es una frmula que permite hacer el clculo de la multiplicacin entre 256 y 65536. Los signos de las cuatro operaciones aritmticas bsicas son +, -, *, / (suma, resta, multiplicacin, y divisin). Estos signos convenientemente combinados con distintos valores numricos constituirn una expresin aritmtica que si es indicada luego del signo =, constituirn as una frmula vlida para el programa Microsoft Excel; dicha frmula ser evaluada aplicando las convenciones de notacin que son de uso corriente. En una frmula de Microsoft Excel tambin podrn utilizarse los parntesis curvos ( y ), segn las mismas convenciones usadas en matemtica.

En Microsoft Excel tambin puede usarse una expresin aritmtica que utilice tanto valores numricos como identificaciones de celdas. As por ejemplo =A5+D5 expresar la suma de los valores asociados a las celdas A5 y D5, y por ejemplo =B14+8 indicar que se deber definir el valor de la celda con el resultado de la suma entre el valor 8 y el contenido de la celda B14, y por su parte =(E520+32)*8 indicar que se deber definir el valor de la celda que contenga esta frmula con el valor de la celda E520, sumado al valor 32, y luego multiplicando el resultado obtenido por el valor 8.

Hay tambin una manera abreviada de indicar operaciones que involucran a varias celdas contiguas, a travs del uso de lo que se llama un rango indicativo. Por ejemplo, B2:E2 representa las celdas B2, C2, D2, y E2, y por su parte G5:G7 representa las celdas G5, G6 y G7.

Con esta sencilla convencin para expresar un rango, podrn interpretarse con facilidad las frmulas del tipo =SUMA(rango). Por ejemplo, la frmula =SUMA(H2:H3) equivale a la frmula =H2+H3, la frmula =SUMA(A7:A7) equivale a la frmula =A7, y la frmula =SUMA(D6:F6) equivale a la frmula =D6+E6+F6.

Puede usarse tambin una forma abreviada para indicar todas las celdas de una fila, o todas las celdas de una columna. As por ejemplo, 54:54 es equivalente a A54:IV54, y por si parte AC:AC es equivalente a AC1:AC65536.

Repeticin de frmulas similares

Es bastante comn que se necesiten definir varias celdas contiguas de una misma fila o varias celdas contiguas de una misma columna, con una serie de frmulas todas ellas muy similares entre s, pues tal vez por ejemplo se quiere que todas estas frmulas indiquen (para distintas filas) la suma de cuatro celdas contiguas ubicadas siempre en las columnas D, E, F, y G.

Hay una manera muy sencilla de replicar una frmula similar a otra que fue antes establecida, y para ello se debe proceder de la siguiente manera:

(a) Primero se selecciona la celda cuya frmula desea ser replicada.

(b) Luego se ubica el puntero del ratn en el rincn inferior derecho de esa celda seleccionada.

(c) Luego se oprime el botn primario del ratn y se arrastra dicho rincn hasta la celda en donde se desea establecer una frmula similar.

Destacamos que este tipo de arrastre slo puede ser realizado a lo largo de una misma fila o a lo largo de una misma columna. Destacamos tambin que en este caso todas las celdas intermedias situadas en el camino del arrastre sern definidas con una frmula similar (y no solamente la celda del extremo).

Destacamos tambin que este procedimiento de replicacin con auxilio del ratn podr ser aplicado tanto cuando la celda de partida ha sido definida con una frmula, como cuando la celda de partida ha sido definida con un texto o con un valor numrico; en estos dos ltimos casos, el contenido que se replica es evidentemente dicho texto o dicho valor.

Delimitacin precisa de un rango

La especificacin de un rango es indicada por las identificaciones de dos celdas (por los identificadores de dos celdas) separadas por el carcter : (por el carcter dos puntos). Cualquier especificacin de este tipo ser interpretada por Microsoft Excel, y las celdas que as se identifican sern las celdas de un rea rectangular que tienen a las celdas particularmente sealadas en dos rincones opuestos.

Por ejemplo, K5:M6 seala a las celdas K5, K6, L5, L6, M5, M6, y por su parte K6:M5 seala tambin ese mismo conjunto de celdas. Tambin M6:K5 y M5:K6 sealan ese mismo conjunto de seis celdas (obviamente aplicamos aqu el trmino conjunto en su estricto sentido matemtico).

Por su parte, 9:23 ser equivalente a A9:IV23, y por ejemplo IA:IC ser equivalente a las celdas indicadas por IA1:IC65536.

Cambios de tamao del ancho de una columna o del alto de una fila

El programa Microsoft Excel permite cambiar (en ambos sentidos) el rea en donde son editados (en pantalla) los datos correspondientes a las distintas celdas. A estos efectos, se debe proceder con el ratn tal como se hace por ejemplo en el programa Explorador de Windows, cuando se desean cambiar los anchos de las distintas zonas donde se editan los distintos contenidos de las carpetas.

En el presente caso (en el caso de Microsoft Excel), la intervencin con el ratn debe hacerse en las divisiones que separan los nombres de las columnas (para modificar el ancho de las columnas), y en las divisiones que separan los nmeros de las filas (para modificar el alto de las filas).

La libertad que tiene el usuario para hacer estas modificaciones es bastante grande, inclusive podr definirse el ancho de una columna con un tamao an mayor que el ancho de la pantalla, as como tambin podr definirse el alto de una fila con un tamao an mayor que la propia dimensin vertical de la pantalla.

Insercin de filas y de columnas en blanco

En todo momento el operador podr insertar una fila totalmente vaca o una columna totalmente vaca entre los datos existentes en ese momento en la cuadrcula (en la grilla, en la matriz de Excel). Esta operacin es muy sencilla, y se hace con la opcin Filas o con la opcin Columnas del men Insertar. La nueva fila o la nueva columna que as se agrega, se situar previamente a la fila o a la columna que en ese momento se encuentre seleccionada.

Naturalmente, esta operacin de insercin provoca la reubicacin de los contenidos existentes previamente en las distintas celdas, aunque respetando esa estructuracin previa. Evidentemente esta operacin no elimina el contenido de ninguna celda (en ningn caso).

Obviamente, y a efectos de que no hayan prdidas de informacin, no podr insertarse una fila en blanco (una columna en blanco) si todas las filas (todas las columnas) ya se encontraren con alguna informacin en alguna casilla (en alguna celda).

HIPERVNCULOS INTERNOS Introduccin - Identificacin de una celda - Ingreso de datos a una celda - Modificacin de datos de una celda - Tipo de informaciones - Repeticin de frmulas similares - Delimitacin precisa de un rango - Cambios de tamao del ancho de una columna o del alto de una fila - Insercin de filas y de columnas en blanco -

HIPERENLACES AL CIBERSITIO PRIMERO ANTERIOR ARRIBA SIGUIENTE

Tpicos de Excel Manipulaciones especialesPALABRAS CLAVE (descriptores) - AJUSTE DE TEXTO , ALINEACIN DE TEXTO , CLAVE PRESENTACIN ARTT , CLAVE PRESENTACIN LEC , CLAVE TEMTICA COMP , CLAVE TEMTICA EXCEL , CLAVE TEMTICA INF , CLAVE TEMTICA MAT , COMBINACIN DE ELEMENTOS , COMPUTACIN , EXCEL , INFORMTICA , MATEMTICA , MICROSOFT EXCEL , NOMBRE ARCHIVO boomanipulacionese lec excel , NOMBRE ARCHIVO bookkk , PREFIJO CLAVE BOO , REFERENCIAS ABSOLUTAS , REFERENCIAS A CELDAS DE OTRAS HOJAS , REFERENCIAS MIXTAS , REFERENCIAS RELATIVAS , TIPO DE DATOS

TEMAS DESTACADOS (temas principales, temas clave) COMPUTACIN, EXCEL, INFORMTICA, LGICA, MATEMTICA, PLANILLA DE CLCULO, PLANILLA ELECTRNICA.

CONTENIDO Leccin de un cursillo sobre Microsoft Excel. En el presente documento web se instruye al lector sobre los diferentes procedimientos de edicin del valor asociado a una celda (Tipo de Fuente, Tamao de fuente, Estilo, Alineacin a la izquierda, Centrar, Orientacin, Rellenar, Reducir hasta ajustar, Ajustar texto, Combinar Celdas, etctera), as como sobre las distintas categoras de nmeros que son admitidas (fraccin, fecha, hora, cientfica, etctera). Tambin se hace una presentacin sobre las referencias absolutas y las referencias relativas a celdas o a rangos de celdas, as como sobre las referencias a celdas o a rangos de celdas de otras hojas del mismo libro Excel.NDICE DE SECCIONES Introduccin Ajuste y alineacin de texto Los tipos de datos Referencias a celdas y a rangos de celdas de otras hojas Referencias absolutas y referencias mixtas Referencias del tipo L, C, L[#], C[#], L[#]C[#]

FECHA LTIMA ACTUALIZACIN 19 junio 2003 EXTENSIN (tamao) 6 pginas (43 KB)

Introduccin

La presente seccin se orienta fundamentalmente a detallar cierto tipo de manipulaciones que es posible efectuar con el programa Microsoft Excel, las que son de gran utilidad pues a veces permiten ahorrar mucho tiempo de ingreso de datos y/o de ingreso de frmulas, y a veces permiten ahorrar tiempo de manipulacin de datos y de formatos, pero las que en realidad no agregan nada que no se pueda hacer con las facilidades ya vistas en otras lecciones, En efecto, de no existir los mecanismos que aqu se detallarn, de todas formas los usuarios de Excel podran encarar sus distintos trabajos y llevarlos a feliz trmino, a condicin evidentemente de aplicar el tiempo y el esfuerzo de registro (de tipeo, de ingreso de datos) que fuera necesario, y a condicin de tambin dedicarle tiempo a la manipulacin de los datos registrados y a la definicin de sus correspondientes formatos y de otros detalles de presentacin.

Nos ocuparemos en esta seccin de ciertos detalles de presentacin de las tablas (de las matrices, de las planillas), es decir, de los datos introducidos y de los resultados de los clculos planteados, con vistas a poder realizar una mejor edicin en pantalla de estas informaciones, as como con vistas (con el objetivo) de eventualmente realizar una ulterior impresin de dichas informaciones bajo la forma de ciertas tablas impresas en una o en varias carillas.

Tambin nos ocuparemos de aclarar algunas cuestiones relativas a las distintas clases de informaciones permitidas en Excel, as como a las distintas maneras (usadas en las frmulas) para hacer referencia a una celda o para hacer referencia a un rango de celdas.

Reiteramos lo ya expresado en otras lecciones de este mismo cursillo. Estas notas pretenden presentar las posibilidades de Microsoft Excel en una forma didctica. Puesto que las facilidades brindadas por este software son muy numerosas y diversas, no pretendemos comentar todas ellas en el presente cursillo, sino que nuestro objetivo es el de detallar los conceptos y las herramientas ms bsicas. La prctica, as como las distintas opciones de ayuda que este mismo software ofrece, sin duda permitir que los usuarios puedan completar sus conocimientos, para poder as sacar el mximo provecho de este interesante y verstil programa de planilla electrnica desarrollado por la firma Microsoft.

Ajuste y alineacin de texto

La ficha Alineacin, a la que es posible acceder a travs de la opcin Celdas... del men Formato, ofrece al usuario una serie de opciones para la presentacin del contenido de una celda, y por lo tanto al ingresar los datos no es necesario ocuparse en detalle del tamao horizontal y vertical de las distintas celdas (y por lo tanto al ingresar los datos no es necesario preocuparse demasiado ni por el tamao horizontal de las distintas columnas ni por el tamao vertical de las distintas filas).

En efecto, lo lgico es que el usuario ingrese la informacin de su inters por columnas (o eventualmente por filas), sin preocuparse para nada del ancho de las columnas o del alto de las filas (o de la altura de las filas). Con posterioridad al ingreso inicial o primario de datos, lo lgico es que se ajuste el tamao del ancho de alguna columna segn sea el nmero de caracteres (segn sea el largo) de las informaciones contenidas en esa columna (ya que en algunos casos tal vez haya caracteres no vistos mientras que en otros casos tal vez haya numerosos e innecesarios espacios en blanco).

Pensemos por ejemplo en una columna que tenga nombre de pases. Tal vez, dentro de una extensa lista de nombres de pases, ocurra que solamente dos o tres de ellos sean mucho ms largos que los restantes. Lo lgico en este caso no es hacer el ajuste del ancho de la columna para que el nombre ms largo pueda visualizarse all en forma completa, sino que lo lgico es reducir un poco el tamao de letra de los nombres ms largos, de forma de que esos nombres se puedan editar completos dentro de una celda algo ms pequea (o sea dentro de una columna con ancho algo ms reducido).

Por cierto que en estos casos el usuario siempre tiene la posibilidad de cambiar el tamao de la letra usada en una determinada celda, y/o cambiar el tipo de esa letra, y por cierto que puede hacerse esto precisamente en las celdas que contienen los nombres ms largos antes referidos. Si el usuario acta as con paciencia y por tanteos sucesivos, finalmente lograr sin duda el objetivo buscado de presentar su hoja de clculo de una manera ms prolija (recordemos que Microsoft Excel tiene varias herramientas tales como Negrita, Cursiva, Subrayado, Fuente, Tamao de fuente, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha, etctera, todas ellas muy parecidas a facilidades similares del programa Microsoft Word, las que ofrecen al usuario variadas y diversas posibilidades).

Tambin Microsoft Excel ofrece algunas herramientas que permiten realizar ciertos cambios en forma semiautomtica y muy rpida, proporcionando incluso ciertas facilidades no disponibles an en las versiones corrientes de los procesadores de texto (digo esto ltimo ya que continuamente este tipo de programas estn en fase de desarrollo y de mejoramiento, y en cualquier momento podran ingresar al mercado nuevas versiones con nuevas y mejores posibilidades).

La ficha Alineacin est contenida en el cuadro de dilogo Formato de celdas, y este cuadro de dilogo se obtiene activando la opcin Celdas... del men Formato. Esta ficha ofrece los recuadros subtitulados Horizontal, Vertical, Sangra, Orientacin, Control de texto.

El recuadro Horizontal presenta las opciones General, Izquierda (con sangra), Centrar, Derecha, Rellenar, Justificar, Centrar en la seleccin. Por su parte, el recuadro Vertical presenta las opciones Superior, Centrar, Inferior, Justificar.

Varias de las opciones de los recuadros Horizontal y Vertical se explican por s solas, as que no procede explicarlas con mucho detalle. La opcin General permite adoptar una determinada alineacin segn sea el tipo de informacin ingresada en la celda, ya que selecciona la alineacin Izquierda (con sangra 0) cuando el contenido es un Texto, selecciona la opcin Centrar cuando el contenido es un valor lgico, y selecciona la opcin Derecha cuando el contenido es un Nmero, as como cuando el contenido es una Fecha, o una Hora, o un Porcentaje, o una Fraccin, o un valor monetario (Moneda). Por su parte la opcin Rellenar provoca la repeticin del contenido (sea cual sea) tantas veces como lo permita el ancho de la celda. La opcin Justificar hace precisamente esto, y cuando el texto es suficientemente largo provoca la duplicacin del alto de la celda de forma de que dicho texto sea presentado en forma completa en dos lneas, o provoca la triplicacin del alto de la celda de forma de que dicho texto sea presentado en forma completa en tres lneas, etctera.

El manejo del recuadro Orientacin es sumamente sencillo e intuitivo, y a travs del mismo es posible dar cierta inclinacin al contenido de una celda.

La opcin Reducir hasta ajustar es sumamente til cuando el contenido de una celda no es visualizado en su totalidad; esta opcin reduce el Tamao de la fuente de forma de permitir la visualizacin del contenido total de la celda sin cambiar el ancho de la misma. La opcin Ajustar texto tambin acta cuando el contenido de una celda no es visualizado en su totalidad, aunque en este caso lo que se ajusta es la altura de la celda.

Por su parte, la opcin Combinar celdas permite unir dos celdas contiguas, o permite unir varias celdas contiguas, de forma que el contenido de una de ellas pueda ser presentado en la totalidad del espacio as formado (por supuesto que esta opcin une las celdas que en ese momento se encuentren pintadas).

Los tipos de datos

Cuando se introducen datos en una celda, los caracteres (los signos) que all son introducidos, son interpretados de una manera que podramos llamar General, o sea admitiendo tanto texto (palabras del lenguaje corriente) como informacin numrica. Por otra parte, la propia informacin numrica as admitida permite el uso de distintas clases de nmeros (de distintas categoras de nmeros). La clase numrica ms sencilla y que primero viene a la mente es evidentemente la clase de los nmeros enteros. Evidentemente, un nmero entero podr ser expresado combinando adecuadamente los diez conocidos caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, y 9, as como los signos + y - (los que permiten sealar respectivamente a los nmeros positivos y a los nmeros negativos).

Por supuesto que tambin se usan otras clases de nmeros (otras categoras de nmeros), como por ejemplo los nmeros reales expresados en notacin cientfica.

Microsoft Excel tambin permite el uso de otras categoras adicionales de nmeros, como por ejemplo los quebrados (o sea las fracciones), los porcentajes, los valores monetarios, e incluso las fechas, ya que finalmente una fecha expresa el nmero de das transcurridos a partir de determinado origen (al que convencionalmente se le asigna el valor cero).

Una hora tambin es evidentemente de tipo numrico, ya que ella puede ser considerada como el nmero de segundos transcurridos respecto de cierto origen. Incluso hasta los meses del ao pueden ser imaginados como de tipo numrico; con toda evidencia, en el lenguaje corriente los meses del ao son tanto expresados en forma numrica (usando los nmeros naturales entre el 1 y el 12) como expresados en forma alfabtica (usando los conocidos nombres enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre, o bien usando las abreviaturas ene, feb, mar, abr, may, jun, jul, ago, sep, oct, nov, y dic).

En el lenguaje corriente una fecha puede ser expresada en distintas formas, cuando pasamos de un idioma a otro diferente, y tambin dentro de un mismo idioma. Excel admite varias formas para indicar las fechas, por ejemplo usando el formato da/mes/ao, usando el formato da-mes-ao, indicando el da siempre con dos dgitos (dd), indicando el ao con cuatro dgitos o solamente con dos dgitos (aaaa o aa), indicando el mes en forma numrica o en forma alfabtica o en forma alfabtica abreviada, etctera.

Una hora es indicada de la forma que es usual, usando los dgitos del 0 al 9, y separando las horas de los minutos con el signo dos puntos, y tambin separando los minutos de los segundos con el signo dos puntos (ejemplos: 03:30; 14:54:10; 15:45; 23:50). Tambin se permite el uso de las iniciales AM y PM para diferenciar las horas previas al medioda de aquellas que son posteriores al medioda.

Microsoft Excel tambin contempla el uso de los dos valores lgicos VERDADERO y FALSO, los que pueden ser as directamente expresados con estas palabras.

Referencias a celdas y a rangos de celdas de otras hojas

Este tipo de referencias se generan muy fcilmente; slo basta con especificar el nombre de la hoja correspondiente (hoja1, hoja2, hoja3, etctera), seguido del signo cerrar admiracin (o sea seguido del signo !), y seguido del identificador de celda o del rango de celdas que corresponda; ejemplos: (a) hoja1!A55:C548; (b) hoja3!A5:B40; (c) hoja16!5:5; (d) hoja24!B:F; (a) hoja1!A5. Recurdese que los nombres de hojas predefinidos por Excel pueden ser cambiados por el usuario, as que tampoco sera extrao encontrar referencias tales como las siguientes: (e) mapaxx!A8; (f) datos!A8:B50; (g) otro!C5.

Referencias absolutas y referencias mixtas

En la seccin anterior se han usado referencias de celdas que son relativas, vale decir, referencias que cambian al cambiar la posicin de la celda en la que ellas se encuentran expresadas (que cambian al cambiar la posicin de la celda que contiene una frmula que usa este tipo de referencias). Microsoft Excel tambin permite utilizar referencias absolutas, o sea referencias que no cambian al cambiar de lugar la celda donde ellas son usadas (referencias que no cambian al transferir o copiar una frmula de una celda a otra celda).

Microsoft Excel tambin permite utilizar referencias mixtas, o sea identificadores de celdas que tienen una columna absoluta y una fila relativa, o bien que tienen una columna relativa y una fila absoluta. Los identificadores de celdas que se indican seguidamente son ejemplos de referencias mixtas (referencias absolutas respecto de la fila 3 aunque relativas respecto de la columna): (a) AZ$3; (b) B$3; (c) H$3; (d) CJ$3; (e) IV$3. Estos cinco identificadores de celdas cambiarn en cuanto el cambio afecte a la columna, aunque no cambiarn en cuanto el cambio afecte a la fila, ya que siempre indicarn la fila 3 (por ms que copiemos una frmula que use algunos de estos cinco identificadores, por ms que insertemos distintas filas y distintas columnas en diferentes lugares, estos identificadores siempre apuntarn a la fila 3).

Referencias absolutas respecto de columnas pero no de filas son por ejemplo las siguientes: (a) $A1; (b) $H5; (c) $DJ24; (d) $IV50; (e) $IM33; (f) $AA3.

Por su parte, referencias absolutas tanto de filas como de columnas (o sea referencias absolutas completas) son por ejemplo las siguientes: (a) $A$1; (b) $B$68; (c) $AA$56; (d) $IV$348; (e) $BK$344; (f) $AA$3; (g) $AB$1334.

Referencias del tipo L, C, L[#], C[#], L[#]C[#]

Estas referencias son muy cmodas de usar en cierto tipo de aplicaciones. Las letras L y C significan respectivamente lnea (o fila) y columna. Por ejemplo, L hace referencia a toda la fila situada sobre la celda en la que esa referencia es usada, y por su parte C hace referencia a toda la columna situada sobre la celda en cuestin. Tambin puede usarse la referencia L[#] y la referencia C[#], donde # indica un nmero entero. Por ejemplo, L[3] referencia a toda la fila situada tres filas ms abajo de la celda activa, L[-5] referencia a toda la fila situada cinco filas ms arriba de la celda activa, L[4] referencia por su parte a toda la fila situada cuatro filas por debajo de la celda activa, C[6] referencia a toda la columna situada seis posiciones ms a la derecha de la celda activa, C[-11] referencia a toda la columna situada once posiciones ms a la izquierda de la celda en cuestin, etctera, etctera, etctera.

Se comprender fcilmente que por ejemplo L[-6]C referencia a la celda situada en la misma columna que la celda activa y seis filas ms arriba que sta, y que por ejemplo L[7]C[-3] referencia a la celda situada siete filas ms abajo y tres columnas a la izquierda, etctera.

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TEMAS DESTACADOS (temas principales, temas clave) COMPUTACIN, EXCEL, INFORMTICA, LGICA, MATEMTICA, PLANILLA DE CLCULO, PLANILLA ELECTRNICA.

CONTENIDO Leccin de un cursillo sobre Microsoft Excel. Este webdocumento introduce al lector sobre la interesante facilidad para generar secuencias o series de uso comn (das de la semana, meses del ao, series numricas aritmticas, series de fechas a iguales intervalos de tiempo, series ordinales, etctera). Tambin se instruye al lector sobre el procedimiento para replicar frmulas.NDICE DE SECCIONES Introduccin Procedimiento general de replicacin de secuencias Series personalizadas Replicacin de frmulas Otras formas de replicacin

FECHA LTIMA ACTUALIZACIN 19 junio 2003 EXTENSIN (tamao) 7 pginas (51 KB)

Introduccin

Con alguna frecuencia es necesario definir una secuencia repetitiva en un tramo de celdas de una fila o en un tramo de celdas de una columna. Pongamos por caso que en las celdas B2:B17 deban definirse los nmeros 1, 3, 5, 7, 9, 11, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25, 27, 29, y 31, que en las celdas C2:C17 deban definirse los valores textuales Viernes, Domingo, Martes, Jueves, Sbado, Lunes, Mircoles, Viernes, Domingo, Martes, Jueves, etctera, y que adems en las celdas D1:T1 deban definirse las secuencias ene/02, ene/08, ene/14, ene/20, ene/26, ene/32, ene/38, ene/44, ene/50, ene/56, ene/62, ene/68, ene/74, ene/80, ene/86, ene/92, y ene/98.

Evidentemente, el ingreso detallado de toda esta informacin requerir al operador un tiempo considerable, siendo esta tarea repetitiva y aburrida, ya que en principio sera necesario digitar (tipear, ingresar) uno a uno todos estos valores (todos estos datos).

Obsrvese que en el caso hipottico que venimos de plantear, el operador deber ingresar 16+16+17=49 valores en las 32 celdas del rango B2:C17 y en las 17 celdas del rango D1:T1, lo que finalmente no es tampoco una tarea enorme. No obstante, en otros casos ello podra implicar el ingreso de varios centenares de valores, o incluso el ingreso de ms de mil valores, lo que tal vez podra llevar ms de una hora de trabajo. Si toda esta enorme cantidad de datos a ingresar pudieran ser automticamente generados en base a una frmula o por cualquier otro procedimiento ms o menos automtico, evidentemente la tarea de digitacin (la tarea de ingreso de informaciones) se podra reducir en forma muy significativa.

A efectos de facilitar las cosas, Microsoft Excel ofrece la posibilidad de repetir secuencias de datos. El procedimiento a ser aplicado es muy sencillo, y en el caso del ejemplo antes detallado, consistira por ejemplo en definir las celdas B2, B3, C2, C3, D1, E1 respectivamente con los valores 1, 3, Viernes, Domingo, ene/02, ene/08. En ese estado deber definirse como bloque (deber pintarse) el sector de celdas B2:C3, y acto seguido se deber colocar el puntero del ratn sobre el punto negro situado en el rincn inferior derecho de esa rea pintada (situado en el borde inferior derecho de esta seleccin de celdas), y arrastrar entonces dicho punto negro (con el botn primario del ratn convenientemente oprimido) a lo largo de la columna y hasta llegar a la celda hasta la cual se desea repetir la serie de valores (o sea hasta llegar a las celdas B17 y C17). Al proceder de esta forma, Excel ingresar convenientemente todos los valores faltantes (Excel definir convenientemente todas las celdas vacas involucradas).

Evidentemente, para completar los valores faltantes en el grupo de celdas F1:T1, se deber proceder de una manera completamente anloga.

Procedimiento general de replicacin de secuencias

Podramos describir el procedimiento general para ingresar una secuencia repetitiva de valores en celdas adyacentes en el sentido horizontal, o en celdas adyacentes en el sentido vertical, de la forma como se indica seguidamente:

Ingresar el primer dato, o ingresar el primer y el segundo dato, o ingresar los tres primeros datos (en sentido horizontal o en sentido vertical) en las primeras celdas de la fila o de la columna respectiva.

Seleccionar (pintar) la o las celdas definidas en el paso anterior.

Posicionar el puntero del ratn sobre el ya mencionado punto negro (tambin llamado punto controlador de relleno o punto controlador de replicacin) situado en el rincn inferior derecho del sector seleccionado (cuando el puntero del ratn se encuentre exactamente ubicado sobre dicho punto negro, el diseo de ese puntero cambiar, tomando el aspecto de una cruz o de un signo de ms).

En el estado descripto en el paso anterior, presionar el botn primario del ratn y arrastrar horizontalmente o verticalmente (segn corresponda) hasta donde se quiera que contine la serie de valores.

Convendra aclarar que Excel permite replicar (permite repetir) dos tipos diferentes de series de valores: (1) serie repetitiva de tipo lgico (de tipo conocido); (2) serie repetitiva autodefinida o serie repetitiva simple. Cuando se solicita replicar una serie de valores a Excel, dicho programa informtico verifica en primer trmino si dicha serie de valores puede o no ser interpretada como una parte de una serie lgica; en caso afirmativo, Excel asumir que el usuario desea usar para la repeticin la correspondiente serie lgica, y en caso negativo, Excel asumir que el usuario desea usar para la replicacin la serie por l especificada (esa serie especificada por el usuario podr tener un nico valor, o podr tener el nmero de valores que el usuario desee, o sea que la serie a replicar tendr en este caso el nmero de elementos que el operador haya definido).

Evidentemente, una serie autodefinida ser replicada tal como fue definida por el operador. Si la misma consta de un solo valor, ser ese valor nico el que se replicar; si la misma consta de dos valores, sern esos dos valores los que se repetirn; y as sucesivamente.

Por el contrario, en el caso de las series lgicas (en el caso de las series que Excel conoce), la serie que ser repetida se completar con los valores faltantes, y sern entonces la totalidad de esos valores los que se replicarn y no solamente el valor o los dos o tres valores que pueda haber ingresado el operador.

Por cierto que en el ejercicio propuesto ut supra en el que se solicitaban definir los bloques de celdas B2:C17 y D1:T1 con tres series repetitivas, Excel interpreta las parejas de valores que se sugirieron ingresar como los primeros valores de otras tantas series repetitivas lgicas.

Las series lgicas (las secuencias lgicas) reconocidas por Excel como tales son las que se indican a continuacin:

(a) Todas las series numricas, tanto si se deben considerar en sentido ascendente o en sentido descendente. Ntese que si solamente se especifica un nico valor numrico, la serie a replicar se supone entonces compuesta por ese nico valor. Ntese tambin que para por ejemplo obtener la secuencia 1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, etctera en lugar de la secuencia 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, etctera, lo que se deber hacer es definir los tres primeros valores (en las respectivas tres primeras celdas) pero hacindolo a travs de una frmula (o sea por ejemplo hacindolo a travs de las frmulas =1, =2, =3, o hacindolo a travs de las frmulas =1*1, =4/2, ={3}, o hacindolo con cualquier otra variante de este estilo). Ntese que si se proporcionan ms de dos valores numricos, la secuencia de nmeros que se agregan son los que corresponden a las ordenadas de la recta que mejor ajusta linealmente a los valores dados (por supuesto, esta recta es calculada aplicando el conocido mtodo de los mnimos cuadrados).

(b) Los meses del ao, o sea la secuencia de nombres enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre, y diciembre. Por supuesto que los valores de esta serie lgica sern reconocidos aunque el usuario pueda expresar los mismos adoptando las variantes usuales; por ejemplo, para indicar el segundo mes del ao podr ponerse tanto Febrero como FEBRERO o FEBrero o FEB o Feb o feb o febrero. Ntese que si el usuario seala un nico nombre de mes, el programa Excel interpretar no obstante que se desea replicar la serie completa de meses en forma cronolgica y partiendo del mes que se ha sealado. Ntese tambin que para replicar un valor alfabtico formado por el nombre de un mes, lo que el usuario deber hacer es definir dicho valor a travs de una frmula; por ejemplo, para replicar la palabra octubre, lo que deber hacerse es definir esta cadena de caracteres alfabticos a travs de la frmula =octubre, o bien a travs por ejemplo de la frmula =Concatenar(oct;ubre) y as, al replicar una celda definida de esta forma, los valores que entonces se agregarn en las sucesivas celdas adyacentes sern octubre, octubre, octubre, octubre, octubre, octubre, etctera, en lugar de noviembre, diciembre, enero, febrero, marzo, abril, etctera. Por el contrario, si se replica una nica celda cuyo contenido fue definido como SEPtiembre (cuyo contenido fue definido como la cadena de diez letras igual a SEPtiembre), entonces, los valores que se replicarn en las correspondientes celdas adyacentes sern OCTubre, NOViembre, DICiembre, ENEro, FEBrero, MARzo, ABRil, etctera. Ntese tambin que el noveno mes del ao solamente es reconocido si se usa la palabra septiembre o la abreviatura sep, aunque no es reconocido como nombre de mes si se usa la palabra setiembre o la abreviatura set (para que setiembre y para que set sean reconocidos como nombres de mes, se deber definir previamente una conveniente serie personalizada, cuyo procedimiento de ingreso ser visto ms adelante).

(c) La serie de los das de la semana lunes, martes, mircoles, jueves, viernes, sbado, y domingo. Tambin se podrn usar las tres primeras letras del da para indicar ese da.

(d) Las series de fechas, tanto en orden ascendente como descendente, y siempre que los valores especificados sean los dos primeros. Ntese que gracias a esta facilidad, se podrn por ejemplo obtener los 48 meses de los aos 2000, 2001, 2002 y 2003 expresados de la forma ENE-00, FEB-00, MAR-00, etctera, hasta DIC-03. Ntese adems que gracias a esta facilidad, tambin se podr por ejemplo generar automticamente la serie de fechas 03-Sep-03, 10-Sep-03, 17-Sep-03, 24-Sep-03, 01-Oct-03, 08-Oct-03, 15-Oct-03, 22-Oct-03, 05-Nov-03, 12-Nov-03, etctera, las que corresponden a los das mircoles de los meses Sep-03, Oct-03, Nov-03, etctera.

(e) Las series ordinales que utilizan los valores del tipo 1ro, 2do, 3ro, 4to, 5to, 6to, 7mo, 8vo, 9no, 10mo, 11mo, 12mo, 13ro, 14to, 15to, 16to, 17mo, 18vo, 19no, 20mo, 21ro, etctera. Ntese que para definir una serie de este tipo a partir por ejemplo del valor 102do, bastar nicamente con ingresar nicamente dicho valor en una celda, y aplicar entonces a esa celda el procedimiento antes sealado de replicacin de secuencia. Ntese por ejemplo que si lo que se quiere hacer es replicar los valores ordinales 3ro, 3ro, 3ro, 3ro, etctera, en lugar de la serie 3ro, 4to, 5to, 6to, 7mo, etctera, lo que deber hacerse por ejemplo es aplicar el procedimiento de replicacin a la frmula =3ro, o lo que deber hacerse es aplicar el procedimiento de replicacin proporcionando los dos primeros valores (o sea proporcionando 3ro y 3ro).

Series personalizadas

Microsoft Excel permite definir una serie personalizada de entradas (una secuencia personalizada de valores, una lista personalizada de entradas).

Esta facilidad puede ser especialmente til en ciertas aplicaciones, por ejemplo cuando se necesita utilizar una lista de productos, o una lista con los nombres y apellidos de los empleados de una empresa, o una lista con los apellidos y fechas de nacimiento de un grupo de personas; etctera.

Luego de haber definido una secuencia personalizada, al aplicar el mecanismo de replicacin a uno de los valores de la misma, automticamente Excel considerar que lo que se quiere replicar es una secuencia lgica, y har entonces todo el resto de la tarea.

Para poder ingresar una nueva lista personalizada de entradas, se deber proceder de la siguiente manera.

Seleccionar la opcin Opciones... del men Herramientas.

En el grupo de fichas que as se visualiza, seleccionar Listas personalizadas.

En el rea de datos titulada Listas personalizadas:, seleccionar entonces NUEVA LISTA.

En el rea de datos titulada Entradas de lista:, ingresar toda la secuencia de entradas que se desee definir, pulsando por supuesto la tecla Enter o la tecla Intro para marcar el fin de cada entrada.

Una vez concluido el paso anterior, hacer clic con el ratn sobre el botn Agregar.

Los tres pasos inmediatos anteriores podrn ser repetidos varias veces, a efectos de agregar otras tantas listas personalizadas. Cuando todas las secuencias personalizadas hayan sido convenientemente agregadas, o sea cuando se desee cerrar esta herramienta, hacer clic con el ratn sobre el botn Aceptar.

A efectos de practicar esta facilidad, se sugiere al lector que defina en su PC las entradas personalizadas que se indican seguidamente:

(a) 59.

(b) Primavera; Verano; Otoo; Invierno.

(c) Cuarzo; Feldespato; Mica.

(d) Era Primaria; Era Secundaria; Era Terciaria; Era Cuaternaria.

(e) /Lunes/; /Martes/; /Mircoles/; /Jueves/; /Viernes/.

(f) Eras; Era Primaria; Era Secundaria; Era Terciaria; Era Cuaternaria.

(g) Laborables; Lunes; Martes; Mircoles; Jueves; Viernes.

(h) Primer semestre; Segundo semestre.

(i) Primer bimestre; Segundo bimestre; Tercer bimestre; Cuarto bimestre; Quinto bimestre; Sexto bimestre.

(j) Signos monetarios; ; ; Pts; PTA; F; FF; FS; FB; DFA; CFP; CFA; M$N; $ley; $a; A; $Ar; m$n; N$; $U; $UR; UR$; $Uy; Cr; $Cr; Cz; $Cz; $R; $Br; G; C; B; Bs; S; $b; $BOL; $CU; RD$; P; $F; $COL; $Col; $MEX; $mex; G; E; .; I; Leb; L; N; Syr; S; T; J; IR; L; L.; L.it.; TL; f.; U$S; EC$; BH$; NT$; $A; $CAN; B$; HK$; S$; TT$; $G; $M; $NZ; M; DDM; RM; DM; R; Re; Rp; R.; DEG; Lk; Lv; Rl; Yn; Ry; Kr; Kp; fl; ft; Ft; Din.

(k) Setiembre; Octubre; Noviembre; Diciembre; Enero; Febrero; Marzo; Abril; Mayo; Junio.

(l) Set; Oct; Nov; Dic; Ene; Feb; Mar; Abr; May; Jun.

(m) Peso pluma; Peso gallo; Peso mediano; Peso pesado.

Obsrvese que las secuencias (d) y (f) antes sealadas son muy parecidas entre s. Hemos incluido precisamente a ambas como pretexto para sealar que en algunos casos el operador puede tener la dificultad de no recordar exactamente la forma como fueron indicadas las entradas de una lista personalizada. Si ste fuera el caso, si sta fuera una dificultad que se repite, el operador siempre podr redefinir las secuencias personalizadas en las que pueda tener problemas, agregando a las mismas una nueva entrada falsa que sea como una especie de nombre o una especie de ttulo de esa lista personalizada. Procediendo de esta forma, el usuario podr fcilmente generar una secuencia personalizada completa con slo recordar dicha especie de ttulo (con slo recordar esa entrada falsa); con posterioridad a la aplicacin del correspondiente procedimiento de replicacin, siempre se podr eliminar dicha entrada falsa en el rea de trabajo de Excel, o siempre se podr definir con otro valor la celda o las celdas donde hayan quedado esas entradas falsas.

Replicacin de frmulas

Las frmulas tambin pueden ser repetidas aplicando un procedimiento idntico al que fuera antes sealado.

Corresponde indicar que al replicar una frmula a travs del punto controlador de duplicacin (a travs del punto negro), la estructura de la misma quedar por supuesto incambiada, y las referencias absolutas a celdas y a rangos de celdas tambin quedarn sin modificacin. En lo que concierne a las referencias relativas a celdas y a rangos de celdas, ellas por supuesto se replicarn con los cambios que correspondan.

Recordemos brevemente que las referencias absolutas a celdas y a rangos de celdas son las del tipo $IV$5 y las del tipo $K$32:$L$54, mientras que las referencias relativas a celdas y a rangos de celdas son todas las restantes. O sea que para transformar la referencia o identificacin de una celda de relativa en absoluta, se deber adosar el signo $ antes de la respectiva referencia a la fila, y tambin se deber adosar el signo $ antes de la respectiva referencia a la columna. Ntese adems que si en la referencia a una celda se insertara solamente el signo $ antes de la referencia a la fila pero no antes de la referencia a la columna, entonces ese identificador de celda (al replicarse) dejar siempre fija la fila aunque considerar la columna como relativa y la cambiar segn corresponda (lo mismo se cumple a la inversa cuando se usa un identificador de celda con referencia relativa en la fila pero con referencia fija en la columna).

Otras formas de replicacin

Otra manera de replicar una frmula o de replicar una serie de frmulas es utilizando las conocidas herramientas Copiar y Pegar de la barra estndar de herramientas, o bien usando las opciones Copiar y Pegar del men Edicin.

Estas herramientas funcionan igual que las herramientas conocidas con estos nombres del programa Microsoft Word, as que no vale la pena que demos mayores detalles sobre este asunto.

Por supuesto, en lugar de usar las recin citadas opciones Copiar y Pegar, podrn usarse las opciones Cortar y Pegar, si lo que se desea hacer es trasladar de lugar una serie de frmulas.

Ntese que en estos casos, Excel replica una serie de frmulas o cambia de lugar una serie de frmulas, aunque las referencias a celdas y a rangos de celdas son convenientemente modificados en forma relativa a la posicin de las correspondientes celdas de destino (salvo que en algn caso ello se encuentre inhibido por un correspondiente signo $).

Por supuesto que las herramientas Cortar, Copiar y Pegar (as como las opciones Cortar, Copiar, y Pegar del men Edicin) tambin podrn usarse para trasladar o para repetir series de valores constantes, y para trasladar o repetir series con mezcla de constantes y de frmulas.

HIPERVNCULOS INTERNOS Introduccin Procedimiento general de replicacin de secuencias Series personalizadas Replicacin de frmulas Otras formas de replicacin

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PALABRAS CLAVE (descriptores) - CATEGORA DE DATOS , CLAVE PRESENTACIN ARTT , CLAVE PRESENTACIN LEC , CLAVE TEMTICA COMP , CLAVE TEMTICA EXCEL , CLAVE TEMTICA INF , CLAVE TEMTICA MAT , CDIGOS PARA EL INGRESO DE DATOS , COMPUTACIN , EDICIN DE DATOS , EDICIN DE VALORES , ENTRADA DE DATOS , ESTILO EN LA REPRESENTACIN DE CONTENIDOS , FORMATO DE DATOS , FORMATO DE INFORMACIONES , FORMATOS DEL INGRESO DE DATOS , INFORMTICA , INGRESO DE INFORMACIONES , MATEMTICA , MICROSOFT EXCEL , MS EXCEL , NOMBRE ARCHIVO bootipos lec excel , NOMBRE ARCHIVO boommm , PREFIJO CLAVE BOO , PRESENTACIN DE CONTENIDOS , PRESENTACIN DE VALORES , REPRESENTACIN DE FECHAS , REPRESENTACIN DE FRACCIONES , REPRESENTACIN DE HORAS , REPRESENTACIN DE NMEROS , REPRESENTACIN DE VALORES , TIPO DE DATOS , TIPO DE FORMATOS , TIPO ENTERO , TIPO LGICO , TIPO TEXTO

TEMAS DESTACADOS (temas principales, temas clave) COMPUTACIN, EXCEL, INFORMTICA, LGICA, MATEMTICA, PLANILLA DE CLCULO, PLANILLA ELECTRNICA.

CONTENIDO Leccin de un cursillo sobre Microsoft Excel. Esta pgina web instruye particularmente al lector sobre los tipos de valores y las categoras manejadas por Microsoft Excel. Estas notas son especialmente recomendables para quienes recin se inician en el conocimiento de Excel, y tambin para quienes por alguna razn han perdido prctica en el manejo de este interesante programa informtico (y que por lo tanto deseen y necesiten hacer un repaso general sobre este programa de planilla electrnica).NDICE DE SECCIONES Introduccin Los nmeros enteros Los nmeros decimales Las fechas Las horas Los porcentajes Las fracciones Los tipos de datos y las categoras de Microsoft Excel

FECHA LTIMA ACTUALIZACIN 19 junio 2003 EXTENSIN (tamao) 7 pginas (47 KB)

Introduccin

Microsoft Excel permite asociar un determinado valor a una cualquiera de las celdas que integran su estructura reticular. Dicho valor podr ser un texto (o sea un prrafo, es decir, una frase, una cadena cualquiera de caracteres alfanumricos, una serie cualquiera de caracteres, una serie de palabras), o podr ser un nmero entero, o podr ser un nmero con decimales, o podr ser una fecha, o podr ser una hora, etctera. Dicho valor tambin podr ser de tipo lgico, es decir podr ser uno de los dos valores VERDADERO, FALSO, o podr ser una indicacin de error. En la presente seccin se sealan precisamente los cdigos (las representaciones) que podrn ser usados a efectos de indicar precisamente estas distintas categoras o clases de informaciones.

Los nmeros enteros

Estos nmeros son indicados como es usual hacerlo en matemtica, es decir, usando los dgitos 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, y 9, as como los signos + y -. Un nmero sin signo ser considerado como si fuera un nmero positivo. Son ejemplos de nmeros enteros los que se indican seguidamente: 00 ; -0741 ; +5 ; +23 ; +077 ; 01 ; +0 ; 1 ; 10 ; -55 ; 0 ; 7 ; 123 ; -123456 ; 123456 .

Cuando se ingrese un nmero entero en una celda a travs del teclado, sern eliminados los eventuales dgitos 0 no significativos que dicho nmero pudiera tener a la izquierda del primer dgito distinto de cero. El signo + tambin ser eliminado por superfluo, ya que (como ya fue dicho) un nmero sin signo es siempre considerado como positivo. Como podr observarse, los siete primeros ejemplos ut-supra sealados tienen todos ellos caracteres superfluos.

Corresponde destacar que un nmero entero (o en general cualquier clase o categora de nmero) es representado internamente por Microsoft Excel slo con quince dgitos significativos. Los nmeros enteros que al ingreso sean indicados con diecisis o ms cifras significativas sern por lo tanto redondeados (truncados), sustituyendo las cifras excedentes menos significativas por ceros. Por cierto, si el nmero de posiciones existentes en un casillero (en el entramado reticular de Excel) no fuera suficiente como para presentar todo el nmero, el mismo ser indicado abreviadamente en notacin cientfica, usando los dgitos ms significativos, e indicando el exponente de la potencia de diez por el cual ese valor debe ser multiplicado. Por ejemplo, luego de ingresar (por teclado) el nmero de dieciocho cifras significativas 123456789123456789, internamente este nmero es truncado y representado por el nmero 123456789123456000, aunque en el casillero correspondiente de la estructura reticular, dicho nmero es generalmente representado por la expresin aproximada 1,23457E+17.

Corresponde destacar tambin que los nmeros negativos podrn ser tambin representados indicando los mismos sin signo y entre parntesis.

Los nmeros decimales

Los nmeros decimales se expresan utilizando los mismos caracteres antes indicados (los diez caracteres que son usados para indicar los dgitos, los dos caracteres que son usados para representar los signos, y los dos parntesis que pueden eventualmente ser usados para sealar a un nmero como negativo), as como utilizando tambin el carcter que seala la coma decimal (o sea usando tambin el carcter ,). Los siguientes son ejemplos de nmeros expresados en forma decimal; -269854,80000 ; -1,0 ; -01, ; +012,0 ; (1,0) , 5278,65 ; +0,65 ; (0,001) ; 0,0000001.

Luego de ingresar un nmero decimal a travs del teclado, sern eliminados los caracteres 0 no significativos que pudieran existir al inicio del nmero, o a la derecha del nmero (como los indicados en los cinco primeros ejemplos recin presentados). El signo + tambin ser suprimido por superfluo, ya que se asumir que un nmero es positivo cuando no tiene signo indicado. Asimismo, el carcter , ser eliminado por superfluo en aquellos nmeros enteros que terminen precisamente con dicho signo de coma decimal, as como en aquellos nmeros que a la derecha de la coma decimal solamente tengan ceros no significativos.

Las fechas

Las fechas bsicamente se indican por los correspondientes datos del da, del mes, y del ao (en ese orden). La informacin del da debe separarse de la informacin del mes por un guin o por una barra inclinada, y tambin la informacin del mes debe separarse de la informacin del ao por un guin o por una barra inclinada.

La informacin del da es simplemente dada por un nmero comprendido entre 1 y 31. La informacin del mes podr ser indicada en forma numrica (como un nmero comprendido entre 1 y 12), o en forma alfabtica por el correspondiente nombre (enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre, y diciembre), o en forma alfabtica abreviada (ene, feb, mar, abr, may, jun, jul, ago, sep, oct, nov, y dic). Por ltimo la informacin del ao podr ser indicada como un nmero entero comprendido entre 1900 y 9999, o podr ser indicada abreviadamente por un nmero entero comprendido entre 00 y 99 (en este ltimo caso se interpreta que el ao tiene esta terminacin y que el mismo corresponde al siglo del ao en curso, o al siglo inmediato anterior, o al siglo inmediato siguiente, segn sea la terminacin que es indicada, segn sea el ao en curso, y segn sea la versin usada de Microsoft Excel).

Corresponde especialmente destacar que la categora Fecha de Microsoft Excel no permite representar fechas anteriores al 1/enero/1900 o posteriores al 31/diciembre/9999. Corresponde tambin sealar que en ciertos casos se admite que se omita la informacin del da o del ao, definindose entonces la informacin faltante con un valor por defecto.

Las horas

Las horas sern indicadas por los correspondientes valores de las horas, los minutos, y los segundos; uno de estos valores ser separado del siguiente por el signo dos puntos.

Por supuesto que en estos casos las informaciones referentes a los minutos y a los segundos deben ser siempre indicadas por un nmero entero comprendido entre 00 y 59.

Por su parte, lo usual es que la informacin de la hora sea dada como un nmero entero comprendido entre 00 y 23, aunque se permite tambin expresar un valor de hora superior a 24, interpretndose en este caso que lo que se indica es el nmero de horas transcurridas respecto de la hora 00:00:00 del da 31 de diciembre de 1899; en esta ltima situacin, algunas versiones de Microsoft Excel admiten expresar as un nmero de horas de hasta cuatro dgitos, o sea un nmero de horas comprendido entre 0 y 9999.

Los porcentajes

Los porcentajes son simplemente indicados por un nmero entero o por un nmero decimal seguido del signo %. El nmero as expresado es interpretado como un porcentaje y representado como tal.

Las fracciones

Una fraccin es simplemente indicada como una parte entera y una parte fraccionaria, donde la parte entera debe ser un nmero entero con o sin signo explcito, y donde la parte fraccionaria debe ser indicada como un nmero entero sin signo (numerador), seguido del signo barra inclinada, y seguido de otro nmero entero sin signo (denominador).

Se destaca que dicha parte entera deber estar separada por un espacio de la correspondiente parte fraccionaria. Se destaca tambin que cuando una fraccin es indicada entre parntesis, ella es interpretada como un valor negativo.

Los tipos de datos y las categoras de Microsoft Excel

Microsoft Excel contempla el uso de tres tipos de datos principales o bsicos, y ellos son: (a) los nmeros; (b) los textos; (c) los valores lgicos.

Es posible asociar tambin una determinada categora a una celda. A estos efectos se debe seleccionar la opcin Nmero (el botn Nmero, la ficha Nmero) en el cuadro de dilogo titulado Formato de celdas (en el lote de fichas titulado Formato de celdas); dicho cuadro de dilogo se obtiene seleccio