cursillo de excel, cursillo sobre planilla electr³nica: parte b, culturema 597s

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En el archivo adjunto se presentan los conceptos básicos y las herramientas más importantes del producto Excel. Las planillas electrónicas sirven para hacer cálculos y gráficas, y tienen un abanico muy amplio de aplicaciones.

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Excel Parte B

Cartelera Social

Tpicos de Excel, Parte B: Conceptos y herramientas (597s)Tpicos de Excel Los filtros

PALABRAS CLAVE (descriptores) - AUTOFILTRO , CLAVE PRESENTACIN ARTT , CLAVE PRESENTACIN LEC , CLAVE TEMTICA COMP , CLAVE TEMTICA EXCEL , CLAVE TEMTICA INF , CLAVE TEMTICA MAT , COMPUTACIN , DATOS SELECTIVOS , ELIMINACIN SELECTIVA DE FILAS , FILTRADO DE DATOS , FILTRAJE DE DATOS , FILTRO SIMPLIFICADO , INFORMACIONES SELECCIONADAS , INFORMTICA , MICROSOFT EXCEL , NOMBRE ARCHIVO boolosfiltros lec excel , NOMBRE ARCHIVO booiii , PREFIJO CLAVE BOO , SELECCIN DE DATOS , SELECCIN PARCIAL DE INFORMACIONES

TEMAS DESTACADOS (temas principales, temas clave) COMPUTACIN, EXCEL, INFORMTICA, LGICA, MATEMTICA, PLANILLA DE CLCULO, PLANILLA ELECTRNICA.

CONTENIDO Leccin de un cursillo sobre Microsoft Excel. En esteescrito bsicamente se describe la forma de uso de la herramienta Autofiltro.NDICE DE SECCIONES Introduccin Condiciones y formas de uso Primera etapa en la aplicacin de Autofiltro: Rango de las listas Segunda etapa en la aplicacin de Autofiltro: Opciones de filtrado El criterio (Las 10 ms...) El criterio (Personalizar...) El criterio (Todas)

FECHA LTIMA ACTUALIZACIN 19 junio 2009 EXTENSIN (tamao) 9 pginas (58 KB)

Introduccin

En una aplicacin con Microsoft Excel puede pasar que un grupo de filas (o eventualmente un grupo de columnas) tenga contenidos muy extensos (tenga listas muy largas), y que en un determinado momento interese visualizar y considerar exclusivamente algunas de esas listas o algunos de esos contenidos, con prescindencia del resto de la informacin. Los criterios de seleccin de lneas (de columnas o de filas) pueden ser evidentemente muy diversos, ya que diversas son tambin las aplicaciones que suelen encararse con los programas de planilla electrnica. Al conjunto de lneas que en un determinado momento interesa particularmente lo llamaremos conjunto retenido, o conjunto filtrado, o informacin filtrada.

Para fijar las ideas supongamos por ejemplo que en una hoja de clculo se tienen ciertas informaciones referentes a las ventas de una tienda en los ltimos doce meses (nmero de factura, fecha, monto, vendedor, etctera). Al propietario de esa tienda muy probablemente le interesen los totales mensuales de toda esta informacin as como eventualmente el detalle completo de la misma, pero a su departamento de personal tal vez le interese discriminar estos totales para los distintos vendedores o para un vendedor en particular.

Por cierto que para realizar una tarea de este tipo, el usuario podr aplicar distintos procedimientos. Por ejemplo, el usuario siempre podr crear una nueva hoja de clculo y podr copiar all slo la informacin que le interesa particularmente (en el caso antes planteado ello correspondera a por ejemplo transferir las ventas de un determinado vendedor a esa nueva hoja de clculo, o a por ejemplo transferir las filas correspondientes a las facturas emitidas los das feriados a esa nueva hoja de clculo, etctera). Evidentemente en esas nuevas hojas de clculo as definidas tambin debern establecerse las frmulas que sean del caso, y los nuevos clculos que puedan all realizarse (totales generales, totales parciales, porcentajes, etctera) sern equivalentes a los que podran haberse hecho en la primitiva hoja de clculo, a condicin evidentemente de realizar all dichos nuevos clculos slo sobre las lneas retenidas y transferidas a cada una de esas nuevas planillas (a condicin evidentemente de solamente considerar al correspondiente conjunto filtrado para la definicin de cada uno de esos grupos de nuevos clculos).

Como el lector seguramente comprender, esta solucin de crear una nueva hoja de clculo o de crear varias hojas de clculo adicionales es conceptualmente sencilla, aunque lo ms probable es que requiera un trabajo considerable de preparacin y de implementacin, especialmente cuando la lista de registros sobre la que se trabaja es larga y/o de estructura compleja.

Por otra parte, esta solucin tambin puede tener otros problemas. En efecto, en esa etapa de definicin de una nueva hoja de clculo podran cometerse errores de diverso tipo, como por ejemplo cometer errores de filtrado de datos (olvidar de transferir algn registro o cometer otros errores al seleccionar los datos a transferir a ese nuevo espacio de clculo), o como por ejemplo realizar esa transferencia de una manera errnea, o como por ejemplo implementar una frmula en una nueva hoja de trabajo en condiciones distintas a las usadas en la primitiva hoja de trabajo, etctera.

Las cosas podran complicarse an ms si deben ser considerados distintos criterios de seleccin (distintos criterios de filtrado). Pensando en el caso de la tienda antes planteado, ello correspondera por ejemplo a que por alguna razn tambin interesaran las veinte ventas de mayor monto realizadas en el ltimo ao, o las treinta y cinco ventas de menor monto realizadas en los meses de invierno, o las diez ventas de mayor monto realizadas por un determinado vendedor, o las ventas en das feriados que superaran determinado monto, etctera. Si deseramos implementar todas estas cosas creando una nueva planilla de clculo para cada caso, evidentemente las posibilidades de cometer errores seran bastante grandes, y la gestin de todas estas informaciones se hara sumamente pesada y compleja. Si por el contrario optramos por implementar todos estos clculos en la primitiva hoja de clculo, por cierto que sera necesario usar filas y columnas adicionales donde deberan establecerse ms y ms frmulas, algunas de las cuales probablemente seran largas y complejas, por lo que sta tampoco es una buena solucin.

Ntese adems que la duplicacin de informacin (la duplicacin de datos y de frmulas) es casi siempre una mala tcnica de trabajo, ya que cuando se introducen cambios en las constantes o en las frmulas, podra pasar que esas modificaciones sean implementadas solamente en la primitiva hoja de clculo que tiene la lista completa de registros, y que se olvide de hacer alguna de las correspondientes modificaciones en algunas de las nuevas hojas de clculo que contienen las listas filtradas de registros (o a la inversa). Con la finalidad de evitar todos estos errores potenciales, y con la finalidad de dar mayor comodidad al usuario, Microsoft Excel dispone de una herramienta llamada filtro, cuya forma de uso es presentada y analizada en el presente escrito.

Condiciones y formas de uso

A esta herramienta se accede a travs de la opcin Filtro del men Datos, lo que da acceso a una lista desplegable que ofrece tres opciones: (1) Autofiltro; (2) Mostrar todo; y (3) Filtro avanzado.... En las secciones que siguen veremos particularmente algunas de las principales caractersticas y formas de aplicacin de la herramienta Autofiltro.

Primera etapa en la aplicacin de Autofiltro: Rango de las listas

Esta opcin Autofiltro permite filtrar registros almacenados por filas, o sea que esta opcin permite manejar listas establecidas en las columnas de una hoja de clculo (con esta herramienta no se permite filtrar columnas, lo que en caso necesario por ejemplo podr hacerse simplemente reduciendo o llevando a cero el ancho de las columnas que no interesan, o lo que por ejemplo podr hacerse transponiendo filas con columnas y aplicando entonces esta herramienta Autofiltro). Es posible establecer un solo filtro de filas en una nica columna, aunque tambin es posible establecer un filtro en cada una de las columnas de un determinado rango Cx:Cy (en cada una de las columnas de un determinado intervalo).

Puesto que los criterios de filtrado se establecen por separado y slo en las columnas que interesan, en realidad no molesta establecer filtros en un mayor nmero de columnas, a pesar de que luego algunos de ellos no sean nunca utilizados.

Antes de presentar la forma especfica de aplicacin de esta herramienta Autofiltro, es conveniente que hagamos algunas consideraciones de tipo general.

Reiteramos que si bien el usuario tiene entera libertad para ingresar sus datos en una hoja de clculo de la manera que crea ms conveniente, por lo general entenderemos que los distintos registros de datos son almacenados por filas, ocupando un determinado rango de celdas de la planilla de clculo.

Lo que queremos decir es que frecuentemente las informaciones concernientes a un determinado registro son almacenadas en un determinado intervalo de columnas Cx:Cy de una determinada fila que pongamos por caso sea la nmero Z+1; un nuevo registro ser por su parte almacenado en las correspondientes celdas de por ejemplo la fila Z+2, entre las mismas columnas Cx y Cy, y as sucesivamente para todos los otros registros que deban considerarse.

Remarcamos que los datos de la misma especie de los distintos registros por lo general estarn en una misma columna, formando as una especfica lista de datos (una especfica serie de valores numricos, o de valores textuales, o de valores lgicos, o de valores de tipo mixto; por valores mixtos o mixturados o mezclados entenderemos evidentemente los de una lista que contiene tanto nmeros como textos y/o como valores lgicos).

El usuario no tiene obligacin de definir un rtulo de identificacin especfico para cada registro, aunque ello evidentemente es aconsejable y prctico. El rtulo de un registro puede ser el nombre del registro (en caso que el registro tenga uno), o eventualmente un nmero de serie o un cdigo alfanumrico de serie, o eventualmente el nmero de la fila donde ese registro se encuentra almacenado. Por una cuestin de orden, los rtulos de los distintos registros suelen ser todos diferentes entre s, y ellos suelen ubicarse en la primera columna Cx del rango de columnas Cx:Cy donde se almacena la informacin relativa a cada uno de esos registros. Los rtulos de los distintos registros, sean ell