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Cartelera SocialTópicos de Excel, Parte B: Conceptos y herramientas (597s)

Tópicos de Excel – Los filtros

PALABRAS CLAVE (descriptores) - “AUTOFILTRO” , “CLAVE PRESENTACIÓN ARTT” , “CLAVE PRESENTACIÓN LEC” , “CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA EXCEL” , “CLAVE TEMÁTICA INF” , “CLAVE TEMÁTICA MAT” , “COMPUTACIÓN” , “DATOS SELECTIVOS” , “ELIMINACIÓN SELECTIVA DE FILAS” , “FILTRADO DE DATOS” , “FILTRAJE DE DATOS” , “FILTRO SIMPLIFICADO” , “INFORMACIONES SELECCIONADAS” , “INFORMÁTICA” , “MICROSOFT EXCEL” , “NOMBRE ARCHIVO boolosfiltros lec excel” , “NOMBRE ARCHIVO booiii” , “PREFIJO CLAVE BOO” , “SELECCIÓN DE DATOS” , “SELECCIÓN PARCIAL DE INFORMACIONES”

TEMAS DESTACADOS (temas principales, temas clave) – “COMPUTACIÓN”, “EXCEL”, “INFORMÁTICA”, “LÓGICA”, “MATEMÁTICA”, “PLANILLA DE CÁLCULO”, “PLANILLA ELECTRÓNICA”.

CONTENIDO – Lección de un cursillo sobre Microsoft Excel. En esteescrito básicamente se describe la forma de uso de la herramienta “Autofiltro”.

ÍNDICE DE SECCIONES – Introducción – Condiciones y formas de uso – Primera etapa en la aplicación de “Autofiltro”: Rango de las listas – Segunda etapa en la aplicación de “Autofiltro”: Opciones de filtrado – El criterio “(Las 10 más...)” – El criterio “(Personalizar...)” – El criterio “(Todas)” –

FECHA ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN – 19 junio 2009 <> EXTENSIÓN (tamaño) – 9 páginas (58 KB)

Introducción

En una aplicación con Microsoft Excel puede pasar que un grupo de filas (o eventualmente un grupo de columnas) tenga contenidos muy extensos (tenga listas muy largas), y que en un determinado momento interese visualizar y considerar exclusivamente algunas de esas listas o algunos de esos contenidos, con prescindencia del resto de la información. Los criterios de selección de líneas (de columnas o de filas) pueden ser evidentemente muy diversos, ya que diversas son también las aplicaciones que suelen encararse con los programas de planilla electrónica. Al conjunto de líneas que en un determinado momento interesa particularmente lo llamaremos conjunto retenido, o conjunto filtrado, o información filtrada.

Para fijar las ideas supongamos por ejemplo que en una hoja de cálculo se tienen ciertas informaciones referentes a las ventas de una tienda en los últimos doce meses (número de factura, fecha, monto, vendedor, etcétera). Al propietario de esa tienda muy probablemente le interesen los totales mensuales de toda esta información así como eventualmente el detalle completo de la misma, pero a su departamento de personal tal vez le interese discriminar estos totales para los distintos vendedores o para un vendedor en particular.

Por cierto que para realizar una tarea de este tipo, el usuario podrá aplicar distintos procedimientos. Por ejemplo, el usuario siempre podrá crear una nueva hoja de cálculo

1 / 58 – Autor: Juan Carlos Anselmi ElissaldeDigimundo al servicio de la comunidad, Digimundo atendiendo necesidades de los usuarios

y podrá copiar allí sólo la información que le interesa particularmente (en el caso antes planteado ello correspondería a por ejemplo transferir las ventas de un determinado vendedor a esa nueva hoja de cálculo, o a por ejemplo transferir las filas correspondientes a las facturas emitidas los días feriados a esa nueva hoja de cálculo, etcétera). Evidentemente en esas nuevas hojas de cálculo así definidas también deberán establecerse las fórmulas que sean del caso, y los nuevos cálculos que puedan allí realizarse (totales generales, totales parciales, porcentajes, etcétera) serán equivalentes a los que podrían haberse hecho en la primitiva hoja de cálculo, a condición evidentemente de realizar allí dichos nuevos cálculos sólo sobre las líneas retenidas y transferidas a cada una de esas nuevas planillas (a condición evidentemente de solamente considerar al correspondiente conjunto filtrado para la definición de cada uno de esos grupos de nuevos cálculos).

Como el lector seguramente comprenderá, esta solución de crear una nueva hoja de cálculo” o de crear varias hojas de cálculo adicionales es conceptualmente sencilla, aunque lo más probable es que requiera un trabajo considerable de preparación y de implementación, especialmente cuando la lista de registros sobre la que se trabaja es larga y/o de estructura compleja.

Por otra parte, esta solución también puede tener otros problemas. En efecto, en esa etapa de definición de una nueva hoja de cálculo podrían cometerse errores de diverso tipo, como por ejemplo cometer errores de filtrado de datos (olvidar de transferir algún registro o cometer otros errores al seleccionar los datos a transferir a ese nuevo espacio de cálculo), o como por ejemplo realizar esa transferencia de una manera errónea, o como por ejemplo implementar una fórmula en una nueva hoja de trabajo en condiciones distintas a las usadas en la primitiva hoja de trabajo, etcétera.

Las cosas podrían complicarse aún más si deben ser considerados distintos criterios de selección (distintos criterios de filtrado). Pensando en el caso de la tienda antes planteado, ello correspondería por ejemplo a que por alguna razón también interesaran las veinte ventas de mayor monto realizadas en el último año, o las treinta y cinco ventas de menor monto realizadas en los meses de invierno, o las diez ventas de mayor monto realizadas por un determinado vendedor, o las ventas en días feriados que superaran determinado monto, etcétera. Si deseáramos implementar todas estas cosas creando una nueva planilla de cálculo para cada caso, evidentemente las posibilidades de cometer errores serían bastante grandes, y la gestión de todas estas informaciones se haría sumamente pesada y compleja. Si por el contrario optáramos por implementar todos estos cálculos en la primitiva hoja de cálculo, por cierto que sería necesario usar filas y columnas adicionales donde deberían establecerse más y más fórmulas, algunas de las cuales probablemente serían largas y complejas, por lo que ésta tampoco es una buena solución.

Nótese además que la duplicación de información (la duplicación de datos y de fórmulas) es casi siempre una mala técnica de trabajo, ya que cuando se introducen cambios en las constantes o en las fórmulas, podría pasar que esas modificaciones sean


implementadas solamente en la primitiva hoja de cálculo que tiene la lista completa de registros, y que se olvide de hacer alguna de las correspondientes modificaciones en algunas de las nuevas hojas de cálculo que contienen las listas filtradas de registros (o a la inversa). Con la finalidad de evitar todos estos errores potenciales, y con la finalidad de dar mayor comodidad al usuario, Microsoft Excel dispone de una herramienta llamada filtro, cuya forma de uso es presentada y analizada en el presente escrito.

Condiciones y formas de uso

A esta herramienta se accede a través de la opción “Filtro” del menú “Datos”, lo que da acceso a una lista desplegable que ofrece tres opciones: (1) “Autofiltro”; (2) “Mostrar todo”; y (3) “Filtro avanzado...”. En las secciones que siguen veremos particularmente algunas de las principales características y formas de aplicación de la herramienta Autofiltro.

Primera etapa en la aplicación de Autofiltro: Rango de las listas

Esta opción Autofiltro permite filtrar registros almacenados por filas, o sea que esta opción permite manejar listas establecidas en las columnas de una hoja de cálculo (con esta herramienta no se permite filtrar columnas, lo que en caso necesario por ejemplo podrá hacerse simplemente reduciendo o llevando a cero el ancho de las columnas que no interesan, o lo que por ejemplo podrá hacerse transponiendo filas con columnas y aplicando entonces esta herramienta Autofiltro). Es posible establecer un solo filtro de filas en una única columna, aunque también es posible establecer un filtro en cada una de las columnas de un determinado rango “Cx:Cy” (en cada una de las columnas de un determinado intervalo).

Puesto que los criterios de filtrado se establecen por separado y sólo en las columnas que interesan, en realidad no molesta establecer filtros en un mayor número de columnas, a pesar de que luego algunos de ellos no sean nunca utilizados.

Antes de presentar la forma específica de aplicación de esta herramienta Autofiltro, es conveniente que hagamos algunas consideraciones de tipo general.

Reiteramos que si bien el usuario tiene entera libertad para ingresar sus datos en una hoja de cálculo de la manera que crea más conveniente, por lo general entenderemos que los distintos registros de datos son almacenados por filas, ocupando un determinado rango de celdas de la planilla de cálculo.

Lo que queremos decir es que frecuentemente las informaciones concernientes a un determinado registro son almacenadas en un determinado intervalo de columnas “Cx:Cy” de una determinada fila que pongamos por caso sea la número “Z+1”; un nuevo “registro” será por su parte almacenado en las correspondientes celdas de por


ejemplo la fila “Z+2”, entre las mismas columnas “Cx” y “Cy”, y así sucesivamente para todos los otros registros que deban considerarse.

Remarcamos que los datos de la misma especie de los distintos registros por lo general estarán en una misma columna, formando así una específica lista de datos (una específica serie de valores numéricos, o de valores textuales, o de valores lógicos, o de valores de tipo mixto; por valores mixtos o mixturados o mezclados entenderemos evidentemente los de una lista que contiene tanto números como textos y/o como valores lógicos).

El usuario no tiene obligación de definir un rótulo de identificación específico para cada registro, aunque ello evidentemente es aconsejable y práctico. El rótulo de un registro puede ser el nombre del registro (en caso que el registro tenga uno), o eventualmente un número de serie o un código alfanumérico de serie, o eventualmente el número de la fila donde ese registro se encuentra almacenado. Por una cuestión de orden, los rótulos de los distintos registros suelen ser todos diferentes entre sí, y ellos suelen ubicarse en la primera columna “Cx” del rango de columnas “Cx:Cy” donde se almacena la información relativa a cada uno de esos registros. Los rótulos de los distintos registros, sean ellos de tipo Texto (nombres y códigos alfanuméricos) o de tipo Número (números de serie, números de factura, fechas y horas, etcétera), forman así una lista de rótulos que supondremos ubicada en la columna “Cx”.

El usuario tampoco tiene obligación de definir un rótulo de identificación de una específica lista de valores ubicada en una determinada columna, aunque ello evidentemente es muy aconsejable. Dado que la lista de los rótulos de los registros así como las otras listas de valores, se encuentran todas ellas almacenadas por columnas, lo lógico es que el rótulo de una determinada lista sea ubicado al principio de la lista (o sea ubicado encabezando la lista, ubicado al tope de la lista, ubicado en la parte superior de la lista, ubicado en la fila número “Z” cuando los distintos valores de cada una de las listas se encuentran ubicados en la fila “Z+1” y en las filas siguientes “Z+2”, “Z+3”, “Z+4”, “Z+5”, etcétera). En el rótulo de una columna es usual indicar el nombre o concepto correspondiente a la lista almacenada en dicha columna y/o la unidad de medida utilizada para expresar los valores numéricos presentes en esa lista, etcétera. El rótulo correspondiente a la lista formada con los nombres de los distintos registros podrá eventualmente dejarse en blanco, o podrá eventualmente ser definido con el texto “RÓTULOS”, o podrá ser definido de la manera que se entienda como más conveniente.

Es usual también que los rótulos de los distintos registros y que los rótulos de las listas sean además destacados de una forma especial, por ejemplo usando “Negrita” y/o usando “Cursiva” o “Negrita-cursiva”. Ello establece una distinción visual muy cómoda en la pantalla y en las eventuales impresiones que luego puedan ser realizadas.


Debe destacarse además que en casos especiales puede convenir manejar varios rótulos para un mismo registro (por ejemplo, un nombre de registro y un número serial de registro). En estos casos, estos varios rótulos suelen ubicarse en las dos primeras columnas del rango de columnas “Cx:Cy” que es utilizado, o en las tres primeras columnas de ese rango, etcétera.

También debe destacarse que en casos especiales podría también reservarse las dos primeras filas del rango de celdas utilizado, para que allí se ubiquen distintos rótulos de listas. Ello puede tener sentido cuando se manejan tanto rótulos para cada lista como rótulos para ciertos grupos de listas.

A efectos de aclarar un poco estas ideas presentaremos diferentes supuestas situaciones correspondientes a distintas aplicaciones que tomaremos como ejemplo.

Pongamos por caso la tienda que fuera antes presentada. Un rótulo para un grupo de columnas podría ser allí necesario si el monto de la factura pudiera ser tanto en dólares como en pesos. En este caso, monto podría ser el rótulo asignado en la fila “1” a la columna “E” (suponemos que las celdas “E1” y “F1” se encuentran unificadas, o sea que ellas se encuentran combinadas), y por su parte “pesos” podría ser el rótulo asignado a la celda “E2”, y “dólares” podría ser el rótulo asignado a la celda “F2”.

Imaginemos ahora el caso de un conjunto de registros en donde cada uno de ellos corresponde a un país diferente. Podríamos perfectamente pensar en esta situación que la columna “A” se reserva para un “número de serie”, que la columna “B” se reserva para el “nombre del país” en idioma “español”, que la columna “C” se reserva para el “nombre del país” en “idioma inglés”, que la columna “D” se reserva para un “código alfabético de serie” (por ejemplo “AR” para “Argentina”, “AT” para “Austria”, “AU” para “Australia”, “BE” para “Bélgica”, “BO” para “Bolivia”, “BR” para “Brasil”, “CA” para “Canadá”, “CL” para “Chile”, “CN” para “China”, “CO” para “Colombia”, “CR” para “Costa Rica”, “CU” para “Cuba”, “UK” para “Reino Unido”, “US” para “Estados Unidos de Norteamérica”, “UY” para “Uruguay”, “VE” para “Venezuela”, etcétera), y además que las columnas del rango “E:N” se reservan para ciertos “datos económicos” de los distintos “países”. En este caso supuesto, se puede considerar que se tienen cuatro rótulos diferentes para cada registro, los que se encuentran ubicados entre las columnas “A” y “D”.

Reiteramos que todos estos supuestos no son especialmente obligatorios, aunque ellos son usuales y frecuentes. La herramienta Autofiltro toma como base este frecuente ordenamiento de datos, suponiendo en particular que los valores sobre los que se trabajará se encuentran en un determinado rango de celdas, donde las filas son los “registros” y donde las columnas son las listas, y suponiendo además que los rótulos de las distintas listas siempre están en la parte superior (siempre están en las filas de menor denominación). Por otra parte, Autofiltro supone también que las listas comienzan inmediatamente debajo de la fila de los rótulos de listas, y que estas listas tienen el largo de la lista de mayor longitud, o sea que estas listas finalizan en la primera fila que es


toda ella vacía. Lo que queremos decir es que Autofiltro asume que las listas se ubican en las columnas del rango “Cx:Cy” entre las filas “Z+1” y “Z+q” cuando los rótulos de listas se ubican en la fila “Z” entre las columnas “Cx” y “Cy”, y cuando las celdas de la fila “Z+q+1” son todas ellas vacías (léase cuando las celdas de la fila “Z+q+1” entre las columnas “Cx” y “Cy” son todas ellas vacías, y simultáneamente cuando las celdas de la columna siguiente a “Cy” entre las filas “Z” y “Z+q+1” son todas ellas vacías, y simultáneamente cuando las celdas de la columna anterior a “Cx” entre las filas “Z” y “Z+q+1” son todas ellas vacías). Aclaramos al lector que las distintas versiones de Microsoft Excel determinan el fin de las listas con filtro aplicando criterios ligeramente diferentes de una versión a otra, lo cual no es un inconveniente demasiado importante puesto que el lector podrá corregir con facilidad aquello que no le convenga gracias a las facilidades interactivas ofrecidas por cualquiera de las distintas versiones de los programas de planilla electrónica.

Antes de activar la herramienta “Autofiltro” de la opción “Filtros” del menú “Datos”, deberán seleccionarse (deberán iluminarse) los rótulos de las distintas listas a las cuales eventualmente se desea aplicar la operación de filtrado (léase incluso que podrán seleccionarse los rótulos de todas las listas de valores y de todas las listas de rótulos de registros). En definitiva, lo que debe seleccionarse (lo que debe pintarse) es un determinado intervalo de columnas en la fila que está inmediatamente antes de la línea que tiene el primer elemento de cada una de las listas. En caso que las listas no tengan rótulos, de todas formas deberá contemplarse una fila en blanco para la posible ubicación de éstos, y será un rango de celdas vacías de dicha fila lo que deberá pintarse antes de activar la herramienta “Autofiltro”.

Acto seguido, al activarse efectivamente la herramienta “Autofiltro” haciendo clic con el ratón sobre el nombre de esa herramienta situada en la lista desplegable correspondiente a la opción “Filtros” del menú “Datos”, se visualizará un pequeño botón con una flecha distintiva apuntando hacia abajo en cada una de las celdas seleccionadas (evidentemente solamente existirá uno de estos botones-flecha por columna, ya que el filtrado se aplica a toda la lista de esa columna; también se señala que una vez establecido un grupo de estos botones-flecha, el mismo sólo podrá ser ampliado desactivando la herramienta “Autofiltro” y luego activando nuevamente la misma y estableciendo los nuevos botones-flecha que sean de interés).

El procedimiento para desactivar estos filtros (o sea para eliminar estos botones-flecha) por su parte es muy sencillo. Simplemente se seleccionará una de las celdas que tiene uno de esos botones-flecha usado como ícono de un filtro, y se deberá entonces hacer clic sobre la herramienta “Autofiltro” de la opción “Filtros” del menú “Datos”.

El lector deberá comprender que la etapa que acabamos de describir es únicamente un procedimiento preparatorio para el filtrado de filas. Esta etapa establece ciertos botones-flecha (también llamados botones-filtro o botones de autofiltro) en cierto intervalo de celdas de una determinada fila, aunque por aplicación de este procedimiento ninguna fila es efectivamente filtrada ni ningún criterio de filtrado es


efectivamente establecido. El lector también deberá saber que podrán agregarse elementos adicionales en una o en varias listas luego de activada la herramienta “Autofiltro”, lo que evidentemente provocará el ingreso automático de nuevas filas entre las que pueden llegar a ser filtradas. El lector deberá comprender que si activa la herramienta “Autofiltro” luego de establecidos los rótulos de las listas pero antes de ingresar los datos, es muy posible que las distintas listas sean entonces definidas como vacías, y que luego la longitud de las mismas se vaya incrementando a medida que se vayan ingresando los datos.

Segunda etapa en la aplicación de Autofiltro: Opciones de filtrado

Ésta es la segunda etapa de la aplicación de la herramienta “Autofiltro”, y la que permite establecer efectivamente un filtrado de filas según determinados criterios. La etapa anterior se supone que ya se encuentra cumplida, y por lo tanto se supone que en la fila de los rótulos se encontrarán visibles varios botones-filtro, o por lo menos que allí se encontrará definido uno de estos botones.

Las listas establecidas en cada una de las correspondientes columnas (por debajo de los botones-filtro) estarán perfectamente determinadas, y el número de elementos de todas estas listas será el mismo para todas ellas (contabilizando tanto celdas vacías como celdas no vacías, y por supuesto contabilizando valores que se repiten con el número de ocurrencias que realmente corresponda).

Al hacer clic con el ratón sobre uno de estos botones-filtro, un recuadro será desplegado presentando los distintos valores que componen la lista, así como los distintos tipos de filtrado que se ofrecen.

En la parte superior de este recuadro se ofrecen tres tipos de filtrado: (a) “(Todas)”; (b) “(Las 10 más...)”; (c) “(Personalizar...)”.

Inmediatamente debajo de “(Personalizar...)” se presentan los distintos valores componentes de esa lista, siempre ordenados alfabéticamente (si esos valores fueran de tipo “Texto” o de tipo “Lógico”), o siempre ordenados en forma creciente (si esos valores fueran de tipo “Número”), o siempre ordenados en forma cronológica (si esos valores fueran de tipo “Número” y de categoría “Fecha y hora”). Corresponde señalar que si un mismo valor se repite varias veces en distintas filas, en esta presentación de elementos se incluirá una única entrada para dicho valor múltiple. Asimismo corresponde señalar que cuando hayan celdas vacías, al final de todo se incluirá la opción “(Vacías)” así como la opción complementaria “(No vacías)”.

Comentaremos brevemente cada una de estas opciones, comenzando por “(Todas)” y terminando por “(No vacías)”.

La opción “(Todas)” es usada para desactivar momentáneamente ese filtro, o sea para suprimir el filtrado correspondiente a esa columna, y por lo tanto para restablecer todas


las filas que puedan eventualmente estar ocultas por causa del criterio de filtrado asociado a esa columna.

La opción “(Las 10 más...)” es usada para retener cierto número de elementos, o para retener un determinado porcentaje de dichos elementos.

La opción “(Personalizar...)” por su parte permite aplicar un criterio de selección bastante más variado y complejo.

Por su parte las distintas entradas que muestran los valores presentes en la lista son a su vez un criterio de selección que se activa (como en el caso de las otras opciones) simplemente haciendo clic sobre el valor en cuestión. El usuario podrá comprobar que el criterio de filtrado así establecido es equivalente o correspondiente a la aplicación del operador de comparación “es igual a” de la opción “(Personalizar...)”.

Por último, la opción “(Vacías)” permite retener exclusivamente las filas que en esa columna tienen una celda vacía, y la opción “(No vacías)” permite aplicar el criterio exactamente contrario al anteriormente expresado.

A efectos de mejor aclarar todas estas posibilidades, en las secciones que siguen profundizaremos sobre los tres primeros criterios de filtrado antes referidos.

El criterio “(Las 10 más...)”

Al activar la opción “(Las 10 más...)” se despliega un cuadro de diálogo titulado “Autofiltro de diez mejores”, el que ofrece opciones muy interesantes.

En efecto, en el recuadro de la izquierda de dicho cuadro de diálogo se puede elegir una de las siguientes dos opciones: (a) “superiores”; (b) “inferiores”.

Por su parte, en el recuadro de la derecha se puede elegir una de las siguientes dos opciones: (A) “elementos”; (B) “por ciento”.

El recuadro central proporciona la posibilidad de cambiar el número de elementos que se retienen o el porcentaje de elementos que se retienen.

Las distintas combinaciones que así se ofrecen permiten al usuario variadas posibilidades de filtrado, como por ejemplo las que se indican seguidamente: (1) retener los 10 elementos superiores; (2) retener los 14 elementos inferiores; (3) retener los 15 elementos superiores; (4) retener el 8 por ciento de valores superiores; (5) retener el 20 por ciento de valores inferiores; (6) retener el 10 por ciento de valores superiores; etcétera.

Señalamos a los usuarios que estos criterios de selección son aplicables exclusivamente a las listas de “Números” (a las listas numéricas). En realidad, si se tomara el criterio de


ordenamiento alfabético como equivalente al criterio de orden numérico creciente, estas mismas opciones de selección podrían perfectamente ser aplicadas también a las listas de tipo “Texto” (a las listas alfabéticas).

Microsoft Excel impide aplicar esta opción de filtrado a las listas de tipo “Texto” o a las listas de tipo “Lógico”. En lo que respecta a las listas de tipo “Mixto” que tienen tanto valores numéricos como valores que no son numéricos, la opción “(Las 10 más...)” lo que hace es filtrar siempre tanto las celdas vacías como las celdas que tienen valores no numéricos, aplicando entonces lo solicitado a los valores numéricos restantes.

El criterio “(Personalizar...)”

Al activar esta opción de filtrado, se presenta al usuario un cuadro de diálogo titulado “Autofiltro personalizado” en donde se ofrecen también variadas posibilidades.

En el recuadro de la izquierda se ofrecen doce opciones en total, seis de ellas aplicables tanto a valores de tipo “Número” como a valores de tipo “Texto” y como a valores de tipo “Lógico”, entre las que se encuentran (1) “es igual a”, (2) “no es igual a”, (3) “es mayor que”, (4) “es mayor o igual que”, (5) “es menor que”, (6) “es menor o igual que”, así como seis de ellas aplicables solamente a valores de tipo “Texto”, entre las que se destacan (7) “comienza por”, (8) “no comienza por”, (9) “termina con”, (10) “no termina con”, (11) “contiene”, (12) “no contiene”.

Por su parte, en el recuadro de la derecha es necesario indicar según los casos el “número” que se tomará como referencia, o el “texto” que se tomará como referencia, o el “valor lógico” que se tomará como referencia, o los “caracteres de comienzo” que se tomarán como referencia, o los “caracteres de fin” que se tomarán como referencia, o la “cadena de caracteres” que será buscada dentro de las distintas entradas textuales.

A través de este cuadro de diálogo, el usuario podrá definir solamente una de estas parejas de recuadros, aunque si lo desea también podrá definir dos de estas parejas de recuadros, combinando convenientemente las mismas con los operadores lógicos “Y”, “O”.

El criterio “(Todas)”

Como ya fue indicado, esta “opción” permite anular el filtrado de “filas” definido con el criterio de selección previamente establecido en esa columna. Corresponde señalar que los “botones-filtro” que se encuentran activados, están todos ellos iluminados con color azul, y por lo tanto al desactivar el filtro de una columna con esta opción “(Todas)”, dicha iluminación pasará de azul a negro, restableciéndose la visualización de todas las filas que pudiera entonces corresponder.


Corresponde señalar también que es siempre posible activar los filtros establecidos en varias columnas, y por supuesto el resultado de ello serán las filas que resulten ser seleccionadas por aplicación de todos los criterios de filtrado así establecidos.

HIPERVÍNCULOS INTERNOS – Introducción – Condiciones y formas de uso – Primera etapa en la aplicación de “Autofiltro”: Rango de las listas – Segunda etapa en la aplicación de “Autofiltro”: Opciones de filtrado – El criterio “(Las 10 más...)” – El criterio “(Personalizar...)” – El criterio “(Todas)” –

HIPERENLACES AL CIBERSITIO – PRIMERO – ANTERIOR – ARRIBA – SIGUIENTE –o– ORIENTACIÓN –o– PORTADA –o–


Tópicos de Excel – Manipulaciones básicas

PALABRAS CLAVE (descriptores) - “CAMBIOS DE PRESENTACIÓN EN PANTALLA” , “CELDAS” , “CLAVE PRESENTACIÓN ARTT” , “CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA INF , “CLAVE TEMÁTICA MAT” , “CUADRÍCULA DE TRABAJO” , “CURSILLO DE MICROSOFT EXCEL” , “EXCEL” , “IDENTIFICACIÓN DE UNA CELDA” , “INGRESO DE DATOS” , “FÓRMULAS” , “MATRIZ DE TRABAJO” , “MENÚ FORMATO” , “MENÚ INSERTAR” , “NOMBRE ARCHIVO boomanipulacionesb lec comp” , “NOMBRE ARCHIVO boojjj” , “PREFIJO CLAVE BOO” , “RANGO” , “REPETICIÓN DE FÓRMULAS” , “REPLICACIÓN DE FÓRMULAS” , “SELECCIÓN DE CELDAS”

TEMAS DESTACADOS (temas principales, temas clave) - “COMPUTACIÓN”, “INFORMÁTICA”, “MATEMÁTICA”, “SISTEMA OPERATIVO WINDOWS”.

CONTENIDO - El presente documento (la presente nota) tiene por finalidad principal la de orientar a los usuarios del programa Microsoft Excel sobre las formas básicas de manipulación de los datos a tratar. Este escrito evidentemente es de tipo introductorio y muy elemental, así que el mismo es recomendado especialmente para quienes no tienen información previa sobre este interesante programa de aplicación llamado Microsoft Excel.

ÍNDICE DE SECCIONES - Introducción - Identificación de una celda - Ingreso de datos a una celda - Modificación de datos de una celda - Tipo de informaciones - Repetición de fórmulas similares - Delimitación precisa de un rango - Cambios de tamaño del ancho de una columna o del alto de una fila - Inserción de filas y de columnas en blanco -


Introducción

El programa Microsoft Excel está especialmente orientado al tratamiento de un conjunto de informaciones, las que deben encontrarse ordenadas e interrelacionadas de manera tal de formar una matriz rectangular de datos, o las que deben ser susceptibles de ordenarse e interrelacionarse de esta forma.

El área principal de trabajo del programa “Microsoft Excel” es un conjunto de celdas (un conjunto de casilleros, un conjunto de celdillas) ordenadas según filas y según columnas. Esas filas están numeradas del “1” al “65536”, y su número total es pues “65536”. Las columnas por su parte están identificadas con ciertas combinaciones de las 26 principales letras del alfabeto latino, comenzando por “A”, y siguiendo por “B”, “C”, etcétera, hasta “Z”, y siguiendo luego por “AA”, “AB”, “AC”, etcétera, hasta “AZ”, y así sucesivamente hasta “IV” (nótese que no se utiliza ni la “Ñ”, ni la “Ç”, ni ninguna otra letra especial). El número total de estas columnas es pues “256”, como puede verificarse sencillamente. En efecto, 26 son las columnas identificadas por una sola letra, y dado que desde la “A” hasta la “H” se cuentan ocho letras, entonces las columnas identificadas por dos letras y que no comienzan por “I” son en total ocho por veintiséis; por último, desde la columna “IA” hasta la columna “IV” se cuentan veintidós columnas adicionales, y por lo tanto el número total de columnas es igual a (26 + 8*26 + 22), lo que es igual a “256”.

La matriz de trabajo de “Microsoft Excel” está pues formada por una “grilla” rectangular (por una “cuadrícula”, por una “matriz”) de “65536” filas y de “256” columnas, dentro de la cual el usuario ubicará sus informaciones en la forma que le resulte más conveniente y práctica.


Obviamente el usuario no tiene obligación de usar la totalidad de los “16:777216” elementos previstas en la cuadrícula de trabajo del programa “Microsoft Excel”, así que en una aplicación específica existirá un número frecuentemente importante de celdas vacías (de celdas sin ningún contenido, de celdas en blanco).

Identificación de una celda

Una determinada celda está siempre en una determinada columna y en una determinada fila, así que la identificación de una celda podrá hacerse indicando simplemente la columna y la fila a la que ella pertenece.

Así por ejemplo, la celda del rincón superior izquierdo de la matriz de trabajo de “Microsoft Excel” será la “A1”. Por su parte, la fila número “1” de dicha matriz de trabajo tendrá “256” celdas identificadas respectivamente por “A1”, “B1”, etcétera, hasta “IV1”.

Naturalmente, los “16:777216” elementos manejados por “Microsoft Excel” no pueden ser simultáneamente representados en “pantalla”, por lo que sólo es posible visualizar en el “monitor” una pequeña zona rectangular de celdas.

El procedimiento para seleccionar una celda es muy sencillo, y consiste simplemente en hacer “clic” sobre la misma con el “botón primario” del “ratón” (si es que dicha celda se encuentra visible en ese momento en la “pantalla”).

La otra posibilidad es la de ir pasando de una celda previamente seleccionada a alguna de las cuatro celdas contiguas, lo que se logra simplemente pulsando alguna de las cuatro “teclas-flecha” (“flecha hacia arriba”, “flecha hacia abajo”, “flecha a la izquierda”, “flecha a la derecha”).

En la “barra de fórmulas”, en el “área indicadora” llamada “cuadro de nombres”, se indica la identificación de la celda (el nombre de la celda) que ha sido seleccionada (este “sector” generalmente está situado en el extremo izquierdo de dicha “barra”). En el extremo derecho de la “barra de fórmulas”, se presenta otro “cuadro” (otro “recuadro”, otro “sector”) donde se indica el contenido de la celda que ha sido seleccionada; este “recuadro” suele ser llamado “cuadro de fórmulas”, pues en dicho “sector” se indica la fórmula que eventualmente pudo haber sido definida en la celda cuya identificación es señalada en ese momento en el “cuadro de nombres” de la “barra de fórmulas”, mientras que el valor calculado por la fórmula es señalado en la celda correspondiente. Más adelante volveremos a insistir sobre estos asuntos, cuando veamos con más detalle cómo es que se definen las fórmulas.

Otra forma para cambiar la selección de una celda consiste simplemente en hacer “clic” sobre el “cuadro de nombres” de la “barra de fórmulas”. Ante esta situación, el “sistema” lleva el cursor a dicho “cuadro de nombres”, quedando así habilitado este


sector para el ingreso de datos. Si en este estado allí se digita un nuevo nombre de celda, entonces esa será la nueva celda seleccionada (si fuera necesario, el área visible en “pantalla” será modificada de forma de incluir a esa nueva celda seleccionada, es decir, de forma que esa nueva celda seleccionada se encuentre visible en el “monitor”).

Otra forma de cambiar la selección de una celda es pulsando la tecla “Enter” (o la tecla “Intro”), lo que tiene un efecto idéntico al que se hubiera podido obtener si en ese estado se hubiera pulsado la tecla “flecha hacia abajo”.

Ingreso de datos a una celda

A estos efectos, primero que nada se debe seleccionar la celda en la que se desea ingresar información.

Hecho esto, la información que desee ser ingresada en la celda seleccionada deberá ser directamente digitada en el teclado, en forma similar a como se ingresa información en un “procesador de palabras”.

Siempre se deberá tener en cuenta que la información ingresada en una celda será dispuesta en un único párrafo, aunque el tamaño de dicho párrafo no se limita a la parte visible en “pantalla” que se muestra en la “matriz de trabajo”; también se deberá tener en cuenta que el usuario podrá modificar (si lo desea) el ancho de las columnas en dicha “matriz de trabajo”, con lo que se estará modificando el número de caracteres que podrán ser visualizados en cada celda.

En las “barras de herramientas”, el usuario seguramente reconocerá muchos “botones” que son muy similares a los usados en el programa “Microsoft Word”, y que permitirán precisamente cambiar el tipo de letra, o el tamaño de la misma, o el subrayado del texto, o la inclinación de los caracteres, o el centrado del texto ingresado, o la alineación a la derecha del texto ingresado, etcétera, etcétera, etcétera (evidentemente nos estamos refiriendo al texto ingresado en una determinada celda).

Obviamente, la lista específica de herramientas disponibles puede variar de una máquina a otra (de un “PC” a otro), pues es muy elevado el grado de personalización de los distintos programas de “Windows”. De todas formas, por lo general “Microsoft Excel” presenta las herramientas análogas a los “procesadores de palabras” que son indicadas seguidamente: “Negrita”, “Cursiva”, “Subrayado”, “Alinear a la izquierda”, “Centrar”, “Alinear a la derecha”.

También será posible modificar los bordes de una celda, o la trama de la misma, o definir otros aspectos de presentación de una celda y de su contenido, y a estos efectos se deberá interactuar convenientemente con los “cuadros de diálogo” correspondientes a la opción “Celdas…” del menú “Formato”.


Algunos de estos cambios también pueden ser efectuados usando ciertas herramientas disponibles, como por ejemplo las que son indicadas a continuación: “Cambiar y centrar” o “Combinar y centrar”, “Estilo moneda”, “Estilo porcentual”, “Estilo millares”, “Aumentar decimales”, “Disminuir decimales”, “Disminuir sangría” o “Reducir sangría”, “Bordes”, “Color de relleno (Amarillo)”, “Color de fuente (Rojo)”. Estas herramientas son las que están disponibles en la versión del programa “Microsoft Excel” que se está utilizando como guía para la elaboración del presente cursillo; recordemos nuevamente que la personalización permitida por “Windows” es muy grande, así que esa lista puede variar de una máquina a otra (de un “PC” a otro).

A efectos de dar fin al ingreso de datos en una celda, simplemente se seleccionará otra celda, y a estos efectos se usará el “ratón”, o se usará la tecla “Enter” o la tecla “Intro”, o se usará algunas de las “teclas flecha”.

Modificación de datos de una celda

Una forma de cambiar la información previamente ingresada en una celda, consistirá simplemente en seleccionar la misma y en digitar entonces el nuevo texto, lo que causa que todo el texto anterior sea eliminado y sustituido por el texto que así se ingresa.

En particular se podrá dejar vacío el contenido de la celda seleccionada simplemente con un pulso en la “barra espaciadora”.

Si la modificación se quisiera hacer directamente sobre el texto anteriormente ingresado, se deberá seleccionar primero la celda y luego se deberá pulsar la tecla “F2”. En este caso el cursor será visualizado dentro de la celda, donde quedará habilitada la modificación de texto en la forma que es usual. Otra forma de hacer exactamente lo mismo (otra forma de poder llegar a este mismo estado) consiste en hacer un doble “clic” sobre la celda en la que se desea modificar un texto (un primer “clic” para seleccionar la celda, y un segundo “clic” para obtener el estado de modificación de contenido).

Otra forma de poder hacer una modificación directamente sobre el texto anterior consiste en hacer “clic” con el “ratón” en el sector derecho de la “barra de fórmulas”. En este caso el cursor será entonces visualizado dentro de la “barra de fórmulas” (en el “cuadro de fórmulas”), donde quedará habilitada la modificación de valor o de fórmula (la modificación de texto) correspondiente a la celda seleccionada.

La “barra de fórmulas” también puede contener alguna herramienta orientada precisamente a la modificación del contenido de una celda, como por ejemplo “Insertar función”, y ésta es otra posibilidad de cambio del contenido de una celda.

Tipo de informaciones


La información ingresada en una celda puede ser de tipo alfanumérico, o puede ser de tipo numérico, o puede ser una fecha, o puede ser una fórmula, etcétera.

Las fórmulas siempre comenzarán con el signo de “igual” (con el signo “=”). Por ejemplo, “=256*65536” es una fórmula que permite hacer el cálculo de la multiplicación entre “256” y “65536”. Los signos de las cuatro operaciones aritméticas básicas son “+”, “-“, “*”, “/” (“suma”, “resta”, “multiplicación”, y “división”). Estos signos convenientemente combinados con distintos valores numéricos constituirán una expresión aritmética que si es indicada luego del signo “=”, constituirán así una fórmula válida para el programa “Microsoft Excel”; dicha fórmula será evaluada aplicando las convenciones de notación que son de uso corriente. En una fórmula de “Microsoft Excel” también podrán utilizarse los paréntesis curvos “(“ y “)”, según las mismas convenciones usadas en matemática.

En “Microsoft Excel” también puede usarse una expresión aritmética que utilice tanto valores numéricos como identificaciones de celdas. Así por ejemplo “=A5+D5” expresará la suma de los valores asociados a las celdas “A5” y “D5”, y por ejemplo “=B14+8” indicará que se deberá definir el valor de la celda con el resultado de la suma entre el valor “8” y el contenido de la celda “B14”, y por su parte “=(E520+32)*8” indicará que se deberá definir el valor de la celda que contenga esta fórmula con el valor de la celda “E520”, sumado al valor “32”, y luego multiplicando el resultado obtenido por el valor “8”.

Hay también una manera abreviada de indicar operaciones que involucran a varias celdas contiguas, a través del uso de lo que se llama un rango indicativo. Por ejemplo, “B2:E2” representa las celdas “B2”, “C2”, “D2”, y “E2”, y por su parte “G5:G7” representa las celdas “G5”, “G6” y “G7”.

Con esta sencilla convención para expresar un rango, podrán interpretarse con facilidad las fórmulas del tipo “=SUMA(rango)”. Por ejemplo, la fórmula “=SUMA(H2:H3)” equivale a la fórmula “=H2+H3”, la fórmula “=SUMA(A7:A7)” equivale a la fórmula “=A7”, y la fórmula “=SUMA(D6:F6)” equivale a la fórmula “=D6+E6+F6”.

Puede usarse también una forma abreviada para indicar todas las celdas de una fila, o todas las celdas de una columna. Así por ejemplo, “54:54” es equivalente a “A54:IV54”, y por si parte “AC:AC” es equivalente a “AC1:AC65536”.

Repetición de fórmulas similares

Es bastante común que se necesiten definir varias celdas contiguas de una misma fila o varias celdas contiguas de una misma columna, con una serie de fórmulas todas ellas muy similares entre sí, pues tal vez por ejemplo se quiere que todas estas fórmulas indiquen (para distintas filas) la suma de cuatro celdas contiguas ubicadas siempre en las columnas “D”, “E”, “F”, y “G”.


Hay una manera muy sencilla de replicar una fórmula similar a otra que fue antes establecida, y para ello se debe proceder de la siguiente manera:

(a) Primero se selecciona la celda cuya fórmula desea ser replicada.(b) Luego se ubica el “puntero” del “ratón” en el rincón inferior derecho de esa

celda seleccionada.(c) Luego se oprime el “botón primario” del “ratón” y se arrastra dicho rincón

hasta la celda en donde se desea establecer una fórmula similar.

Destacamos que este tipo de arrastre sólo puede ser realizado a lo largo de una misma fila o a lo largo de una misma columna. Destacamos también que en este caso todas las celdas intermedias situadas en el camino del arrastre serán definidas con una fórmula similar (y no solamente la celda del extremo).

Destacamos también que este procedimiento de replicación con auxilio del “ratón” podrá ser aplicado tanto cuando la celda de partida ha sido definida con una fórmula, como cuando la celda de partida ha sido definida con un texto o con un valor numérico; en estos dos últimos casos, el contenido que se replica es evidentemente dicho texto o dicho valor.

Delimitación precisa de un rango

La especificación de un rango es indicada por las identificaciones de dos celdas (por los identificadores de dos celdas) separadas por el carácter “:” (por el carácter “dos puntos”). Cualquier especificación de este tipo será interpretada por “Microsoft Excel”, y las celdas que así se identifican serán las celdas de un área rectangular que tienen a las celdas particularmente señaladas en dos rincones opuestos.

Por ejemplo, “K5:M6” señala a las celdas “K5”, “K6”, “L5”, “L6”, “M5”, “M6”, y por su parte “K6:M5” señala también ese mismo conjunto de celdas. También “M6:K5” y “M5:K6” señalan ese mismo conjunto de seis celdas (obviamente aplicamos aquí el término conjunto en su estricto sentido matemático).

Por su parte, “9:23” será equivalente a “A9:IV23”, y por ejemplo “IA:IC” será equivalente a las celdas indicadas por “IA1:IC65536”.

Cambios de tamaño del ancho de una columna o del alto de una fila

El programa “Microsoft Excel” permite cambiar (en ambos sentidos) el área en donde son editados (en “pantalla”) los datos correspondientes a las distintas celdas. A estos efectos, se debe proceder con el “ratón” tal como se hace por ejemplo en el programa “Explorador de Windows”, cuando se desean cambiar los anchos de las distintas zonas donde se editan los distintos contenidos de las carpetas.


En el presente caso (en el caso de “Microsoft Excel”), la intervención con el “ratón” debe hacerse en las divisiones que separan los nombres de las columnas (para modificar el ancho de las columnas), y en las divisiones que separan los números de las filas (para modificar el alto de las filas).

La libertad que tiene el usuario para hacer estas modificaciones es bastante grande, inclusive podrá definirse el ancho de una columna con un tamaño aún mayor que el ancho de la “pantalla”, así como también podrá definirse el alto de una fila con un tamaño aún mayor que la propia dimensión vertical de la “pantalla”.

Inserción de filas y de columnas en blanco

En todo momento el operador podrá insertar una fila totalmente vacía o una columna totalmente vacía entre los datos existentes en ese momento en la cuadrícula (en la grilla, en la matriz de “Excel”). Esta operación es muy sencilla, y se hace con la opción “Filas” o con la opción “Columnas” del menú “Insertar”. La nueva fila o la nueva columna que así se agrega, se situará previamente a la fila o a la columna que en ese momento se encuentre seleccionada.

Naturalmente, esta operación de inserción provoca la reubicación de los contenidos existentes previamente en las distintas celdas, aunque respetando esa estructuración previa. Evidentemente esta operación no elimina el contenido de ninguna celda (en ningún caso).

Obviamente, y a efectos de que no hayan pérdidas de información, no podrá insertarse una fila en blanco (una columna en blanco) si todas las filas (todas las columnas) ya se encontraren con alguna información en alguna casilla (en alguna celda).

HIPERVÍNCULOS INTERNOS – Introducción - Identificación de una celda - Ingreso de datos a una celda - Modificación de datos de una celda - Tipo de informaciones - Repetición de fórmulas similares - Delimitación precisa de un rango - Cambios de tamaño del ancho de una columna o del alto de una fila - Inserción de filas y de columnas en blanco -

HIPERENLACES AL CIBERSITIO – PRIMERO – ANTERIOR – ARRIBA – SIGUIENTE


Tópicos de Excel – Manipulaciones especiales

PALABRAS CLAVE (descriptores) - “AJUSTE DE TEXTO” , “ALINEACIÓN DE TEXTO” , “CLAVE PRESENTACIÓN ARTT” , “CLAVE PRESENTACIÓN LEC” , “CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA EXCEL” , “CLAVE TEMÁTICA INF” , “CLAVE TEMÁTICA MAT” , “COMBINACIÓN DE ELEMENTOS” , “COMPUTACIÓN” , “EXCEL” , “INFORMÁTICA” , “MATEMÁTICA” , “MICROSOFT EXCEL” , “NOMBRE ARCHIVO boomanipulacionese lec excel” , “NOMBRE ARCHIVO bookkk” , “PREFIJO CLAVE BOO” , “REFERENCIAS ABSOLUTAS” , “REFERENCIAS A CELDAS DE OTRAS HOJAS” , “REFERENCIAS MIXTAS” , “REFERENCIAS RELATIVAS” , “TIPO DE DATOS”


CONTENIDO – Lección de un cursillo sobre Microsoft Excel. En el presente documento web se instruye al lector sobre los diferentes procedimientos de edición del valor asociado a una celda (“Tipo de Fuente”, “Tamaño de fuente”, “Estilo”, “Alineación a la izquierda”, “Centrar”, “Orientación”, “Rellenar”, “Reducir hasta ajustar”, “Ajustar texto”, “Combinar Celdas”, etcétera), así como sobre las distintas “categorías de números” que son admitidas (“fracción”, “fecha”, “hora”, “científica”, etcétera). También se hace una presentación sobre las “referencias absolutas” y las “referencias relativas” a celdas o a rangos de celdas, así como sobre las “referencias” a celdas o a rangos de celdas de otras hojas del mismo “libro Excel”.

ÍNDICE DE SECCIONES – Introducción – Ajuste y alineación de texto – Los tipos de datos – Referencias a celdas y a rangos de celdas de otras hojas – Referencias absolutas y referencias mixtas – Referencias del tipo L, C, L[#], C[#], L[#]C[#] –


Introducción

La presente sección se orienta fundamentalmente a detallar cierto tipo de manipulaciones que es posible efectuar con el programa “Microsoft Excel”, las que son de gran utilidad pues a veces permiten ahorrar mucho tiempo de ingreso de datos y/o de ingreso de fórmulas, y a veces permiten ahorrar tiempo de manipulación de datos y de formatos, pero las que en realidad no agregan nada que no se pueda hacer con las facilidades ya vistas en otras lecciones, En efecto, de no existir los mecanismos que aquí se detallarán, de todas formas los “usuarios” de “Excel” podrían encarar sus distintos trabajos y llevarlos a feliz término, a condición evidentemente de aplicar el tiempo y el esfuerzo de registro (de tipeo, de ingreso de datos) que fuera necesario, y a condición de también dedicarle tiempo a la manipulación de los datos registrados y a la definición de sus correspondientes formatos y de otros detalles de presentación.

Nos ocuparemos en esta sección de ciertos detalles de presentación de las tablas (de las matrices, de las planillas), es decir, de los datos introducidos y de los resultados de los cálculos planteados, con vistas a poder realizar una mejor edición en “pantalla” de estas informaciones, así como con vistas (con el objetivo) de eventualmente realizar una ulterior impresión de dichas informaciones bajo la forma de ciertas tablas impresas en una o en varias carillas.

También nos ocuparemos de aclarar algunas cuestiones relativas a las distintas clases de informaciones permitidas en “Excel”, así como a las distintas maneras (usadas en las fórmulas) para hacer referencia a una celda o para hacer referencia a un rango de celdas.


Reiteramos lo ya expresado en otras lecciones de este mismo cursillo. “Estas notas pretenden presentar las posibilidades de “Microsoft Excel” en una forma didáctica. Puesto que las facilidades brindadas por este “software” son muy numerosas y diversas, no pretendemos comentar todas ellas en el presente cursillo, sino que nuestro objetivo es el de detallar los conceptos y las herramientas más básicas. La práctica, así como las distintas opciones de ayuda que este mismo “software” ofrece, sin duda permitirá que los “usuarios” puedan completar sus conocimientos, para poder así sacar el máximo provecho de este interesante y versátil programa de “planilla electrónica” desarrollado por la firma “Microsoft”.

Ajuste y alineación de texto

La ficha “Alineación”, a la que es posible acceder a través de la opción “Celdas...” del menú “Formato”, ofrece al “usuario” una serie de opciones para la presentación del contenido de una celda, y por lo tanto al ingresar los datos no es necesario ocuparse en detalle del tamaño horizontal y vertical de las distintas celdas (y por lo tanto al ingresar los datos no es necesario preocuparse demasiado ni por el tamaño horizontal de las distintas columnas ni por el tamaño vertical de las distintas filas).

En efecto, lo lógico es que el “usuario” ingrese la información de su interés por columnas (o eventualmente por filas), sin preocuparse para nada del ancho de las columnas o del alto de las filas (o de la altura de las filas). Con posterioridad al ingreso inicial o primario de datos, lo lógico es que se ajuste el tamaño del ancho de alguna columna según sea el número de caracteres (según sea el largo) de las informaciones contenidas en esa columna (ya que en algunos casos tal vez haya caracteres no vistos mientras que en otros casos tal vez haya numerosos e innecesarios espacios en blanco).

Pensemos por ejemplo en una columna que tenga nombre de países. Tal vez, dentro de una extensa lista de nombres de países, ocurra que solamente dos o tres de ellos sean mucho más largos que los restantes. Lo lógico en este caso no es hacer el ajuste del ancho de la columna para que el nombre más largo pueda visualizarse allí en forma completa, sino que lo lógico es reducir un poco el tamaño de letra de los nombres más largos, de forma de que esos nombres se puedan editar completos dentro de una celda algo más pequeña (o sea dentro de una columna con ancho algo más reducido).

Por cierto que en estos casos el “usuario” siempre tiene la posibilidad de cambiar el tamaño de la letra usada en una determinada celda, y/o cambiar el tipo de esa letra, y por cierto que puede hacerse esto precisamente en las celdas que contienen los nombres más largos antes referidos. Si el “usuario” actúa así con paciencia y por tanteos sucesivos, finalmente logrará sin duda el objetivo buscado de presentar su “hoja de cálculo” de una manera más prolija (recordemos que “Microsoft Excel” tiene varias herramientas tales como “Negrita”, “Cursiva”, “Subrayado”, “Fuente”, “Tamaño de fuente”, “Alinear a la izquierda”, “Centrar”, “Alinear a la derecha”, etcétera, todas


ellas muy parecidas a facilidades similares del programa “Microsoft Word”, las que ofrecen al “usuario” variadas y diversas posibilidades).

También “Microsoft Excel” ofrece algunas herramientas que permiten realizar ciertos cambios en forma semiautomática y muy rápida, proporcionando incluso ciertas facilidades no disponibles aún en las versiones corrientes de los “procesadores de texto” (digo esto último ya que continuamente este tipo de programas están en fase de desarrollo y de mejoramiento, y en cualquier momento podrían ingresar al mercado nuevas versiones con nuevas y mejores posibilidades).

La ficha “Alineación” está contenida en el cuadro de diálogo “Formato de celdas”, y este cuadro de diálogo se obtiene activando la opción “Celdas...” del menú “Formato”. Esta ficha ofrece los recuadros subtitulados “Horizontal”, “Vertical”, “Sangría”, “Orientación”, “Control de texto”.

El recuadro “Horizontal” presenta las opciones “General”, “Izquierda (con sangría)”, “Centrar”, “Derecha”, “Rellenar”, “Justificar”, “Centrar en la selección”. Por su parte, el recuadro “Vertical” presenta las opciones “Superior”, “Centrar”, “Inferior”, “Justificar”.

Varias de las opciones de los recuadros “Horizontal” y “Vertical” se explican por sí solas, así que no procede explicarlas con mucho detalle. La opción “General” permite adoptar una determinada alineación según sea el tipo de información ingresada en la celda, ya que selecciona la alineación “Izquierda (con sangría 0)” cuando el contenido es un “Texto”, selecciona la opción “Centrar” cuando el contenido es un “valor lógico”, y selecciona la opción “Derecha” cuando el contenido es un “Número”, así como cuando el contenido es una “Fecha”, o una “Hora”, o un “Porcentaje”, o una “Fracción”, o un “valor monetario” (“Moneda”). Por su parte la opción “Rellenar” provoca la repetición del contenido (sea cual sea) tantas veces como lo permita el ancho de la celda. La opción “Justificar” hace precisamente esto, y cuando el texto es suficientemente largo provoca la duplicación del alto de la celda de forma de que dicho texto sea presentado en forma completa en dos líneas, o provoca la triplicación del alto de la celda de forma de que dicho texto sea presentado en forma completa en tres líneas, etcétera.

El manejo del recuadro “Orientación” es sumamente sencillo e intuitivo, y a través del mismo es posible dar cierta inclinación al contenido de una celda.

La opción “Reducir hasta ajustar” es sumamente útil cuando el contenido de una celda no es visualizado en su totalidad; esta opción reduce el “Tamaño de la fuente” de forma de permitir la visualización del contenido total de la celda sin cambiar el ancho de la misma. La opción “Ajustar texto” también actúa cuando el contenido de una celda no es visualizado en su totalidad, aunque en este caso lo que se ajusta es la altura de la celda.


Por su parte, la opción “Combinar celdas” permite unir dos celdas contiguas, o permite unir varias celdas contiguas, de forma que el contenido de una de ellas pueda ser presentado en la totalidad del espacio así formado (por supuesto que esta opción une las celdas que en ese momento se encuentren pintadas).

Los tipos de datos

Cuando se introducen datos en una celda, los caracteres (los signos) que allí son introducidos, son interpretados de una manera que podríamos llamar “General”, o sea admitiendo tanto texto (palabras del lenguaje corriente) como información numérica. Por otra parte, la propia información numérica así admitida permite el uso de distintas clases de números (de distintas categorías de números). La clase numérica más sencilla y que primero viene a la mente es evidentemente la clase de los números enteros. Evidentemente, un número entero podrá ser expresado combinando adecuadamente los diez conocidos caracteres “0”, “1”, “2”, “3”, “4”, “5”, “6”, “7”, “8”, y “9”, así como los signos “+” y “-” (los que permiten señalar respectivamente a los números positivos y a los números negativos).

Por supuesto que también se usan otras clases de números (otras categorías de números), como por ejemplo los números reales expresados en notación científica.

“Microsoft Excel” también permite el uso de otras categorías adicionales de números, como por ejemplo los quebrados (o sea las fracciones), los porcentajes, los valores monetarios, e incluso las fechas, ya que finalmente una fecha expresa el número de días transcurridos a partir de determinado origen (al que convencionalmente se le asigna el valor cero).

Una hora también es evidentemente de tipo numérico, ya que ella puede ser considerada como el número de segundos transcurridos respecto de cierto origen. Incluso hasta los meses del año pueden ser imaginados como de tipo numérico; con toda evidencia, en el lenguaje corriente los meses del año son tanto expresados en forma numérica (usando los números naturales entre el “1” y el “12”) como expresados en forma alfabética (usando los conocidos nombres “enero”, “febrero”, “marzo”, “abril”, “mayo”, “junio”, “julio”, “agosto”, “septiembre”, “octubre”, “noviembre” y “diciembre”, o bien usando las abreviaturas “ene”, “feb”, “mar”, “abr”, “may”, “jun”, “jul”, “ago”, “sep”, “oct”, “nov”, y “dic”).

En el lenguaje corriente una fecha puede ser expresada en distintas formas, cuando pasamos de un idioma a otro diferente, y también dentro de un mismo idioma. “Excel” admite varias formas para indicar las fechas, por ejemplo usando el formato día/mes/año, usando el formato día-mes-año, indicando el día siempre con dos dígitos (dd), indicando el año con cuatro dígitos o solamente con dos dígitos (aaaa o aa), indicando el mes en forma numérica o en forma alfabética o en forma alfabética abreviada, etcétera.


Una hora es indicada de la forma que es usual, usando los dígitos del “0” al “9”, y separando las horas de los minutos con el signo “dos puntos”, y también separando los minutos de los segundos con el signo “dos puntos” (ejemplos: “03:30”; “14:54:10”; “15:45”; “23:50”). También se permite el uso de las iniciales AM y PM para diferenciar las horas previas al mediodía de aquellas que son posteriores al mediodía.

“Microsoft Excel” también contempla el uso de los dos valores lógicos “VERDADERO” y “FALSO”, los que pueden ser así directamente expresados con estas palabras.

Referencias a celdas y a rangos de celdas de otras hojas

Este tipo de referencias se generan muy fácilmente; sólo basta con especificar el nombre de la hoja correspondiente (hoja1, hoja2, hoja3, etcétera), seguido del signo “cerrar admiración” (o sea seguido del signo “!”), y seguido del identificador de celda o del rango de celdas que corresponda; ejemplos: (a) hoja1!A55:C548; (b) hoja3!A5:B40; (c) hoja16!5:5; (d) hoja24!B:F; (a) hoja1!A5. Recuérdese que los “nombres de hojas” predefinidos por “Excel” pueden ser cambiados por el “usuario”, así que tampoco sería extraño encontrar referencias tales como las siguientes: (e) mapaxx!A8; (f) datos!A8:B50; (g) otro!C5.

Referencias absolutas y referencias mixtas

En la sección anterior se han usado referencias de celdas que son relativas, vale decir, referencias que cambian al cambiar la posición de la celda en la que ellas se encuentran expresadas (que cambian al cambiar la posición de la celda que contiene una fórmula que usa este tipo de referencias). “Microsoft Excel” también permite utilizar referencias absolutas, o sea referencias que no cambian al cambiar de lugar la celda donde ellas son usadas (referencias que no cambian al transferir o copiar una fórmula de una celda a otra celda).

“Microsoft Excel” también permite utilizar referencias mixtas, o sea identificadores de celdas que tienen una columna absoluta y una fila relativa, o bien que tienen una columna relativa y una fila absoluta. Los identificadores de celdas que se indican seguidamente son ejemplos de referencias mixtas (referencias absolutas respecto de la fila 3 aunque relativas respecto de la columna): (a) AZ$3; (b) B$3; (c) H$3; (d) CJ$3; (e) IV$3. Estos cinco identificadores de celdas cambiarán en cuanto el cambio afecte a la columna, aunque no cambiarán en cuanto el cambio afecte a la fila, ya que siempre indicarán la fila 3 (por más que copiemos una fórmula que use algunos de estos cinco identificadores, por más que insertemos distintas filas y distintas columnas en diferentes lugares, estos identificadores siempre apuntarán a la fila 3).

Referencias absolutas respecto de columnas pero no de filas son por ejemplo las siguientes: (a) $A1; (b) $H5; (c) $DJ24; (d) $IV50; (e) $IM33; (f) $AA3.


Por su parte, referencias absolutas tanto de filas como de columnas (o sea referencias absolutas completas) son por ejemplo las siguientes: (a) $A$1; (b) $B$68; (c) $AA$56; (d) $IV$348; (e) $BK$344; (f) $AA$3; (g) $AB$1334.

Referencias del tipo L, C, L[#], C[#], L[#]C[#]

Estas referencias son muy cómodas de usar en cierto tipo de aplicaciones. Las letras L y C significan respectivamente “línea” (o “fila”) y “columna”. Por ejemplo, L hace referencia a toda la fila situada sobre la celda en la que esa referencia es usada, y por su parte C hace referencia a toda la columna situada sobre la celda en cuestión. También puede usarse la referencia L[#] y la referencia C[#], donde # indica un número entero. Por ejemplo, L[3] referencia a toda la fila situada tres filas más abajo de la celda activa, L[-5] referencia a toda la fila situada cinco filas más arriba de la celda activa, L[4] referencia por su parte a toda la fila situada cuatro filas por debajo de la celda activa, C[6] referencia a toda la columna situada seis posiciones más a la derecha de la celda activa, C[-11] referencia a toda la columna situada once posiciones más a la izquierda de la celda en cuestión, etcétera, etcétera, etcétera.

Se comprenderá fácilmente que por ejemplo L[-6]C referencia a la celda situada en la misma columna que la celda activa y seis filas más arriba que ésta, y que por ejemplo L[7]C[-3] referencia a la celda situada siete filas más abajo y tres columnas a la izquierda, etcétera.

HIPERVÍNCULOS INTERNOS – Introducción – Ajuste y alineación de texto – Los tipos de datos – Referencias a celdas y a rangos de celdas de otras hojas – Referencias absolutas y referencias mixtas – Referencias del tipo L, C, L[#], C[#], L[#]C[#] –



Tópicos de Excel – Secuencias

PALABRAS CLAVE (descriptores) - “CLAVE PRESENTACIÓN ARTT” , “CLAVE PRESENTACIÓN LEC” , “CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA EXCEL” , “CLAVE TEMÁTICA INF” , “CLAVE TEMÁTICA MAT” , “COMPUTACIÓN” , “DUPLICACIÓN DE FÓRMULAS” , “INFORMÁTICA” , “LISTA PERSONALIZADA” , “MATEMÁTICA” , “NOMBRE ARCHIVO boosecuencias lec excel” , “NOMBRE RCHIVO boolll” , “PREFIJO CLAVE BOO” , “REPETICIÓN DE FÓRMULAS” , “REPETICIÓN DE VALORES” , “REPLICACIÓN DE FÓRMULAS” , “REPLICACIÓN DE SECUENCIAS” , “REPLICACIÓN DE VALORES” , “SECUENCIA AUTODEFINIDA” , “SECUENCIA LÓGICA” , “SECUENCIA PERSONALIZADA” , “SECUENCIA REPETITIVA” , “SECUENCIA SIMPLE” , “SERIE AUTODEFINIDA” , “SERIE LÓGICA” , “SERIE PERSONALIZADA” , “SERIE REPETITIVA” , “SERIE SIMPLE” , “TRASLACIÓN DE FÓRMULAS” , “TRASLACIÓN DE VALORES”


CONTENIDO – Lección de un cursillo sobre “Microsoft Excel”. Este “webdocumento” introduce al “lector” sobre la interesante facilidad para generar secuencias o series de uso común (días de la semana, meses del año, series numéricas aritméticas, series de fechas a iguales intervalos de tiempo, series ordinales, etcétera). También se instruye al “lector” sobre el procedimiento para “replicar fórmulas”.

ÍNDICE DE SECCIONES – Introducción – Procedimiento general de replicación de secuencias – Series personalizadas – Replicación de fórmulas – Otras formas de replicación –


Introducción

Con alguna frecuencia es necesario definir una secuencia repetitiva en un tramo de celdas de una fila o en un tramo de celdas de una columna. Pongamos por caso que en las celdas B2:B17 deban definirse los números 1, 3, 5, 7, 9, 11, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25, 27, 29, y 31, que en las celdas C2:C17 deban definirse los valores textuales Viernes, Domingo, Martes, Jueves, Sábado, Lunes, Miércoles, Viernes, Domingo, Martes, Jueves, etcétera, y que además en las celdas D1:T1 deban definirse las secuencias ene/02, ene/08, ene/14, ene/20, ene/26, ene/32, ene/38, ene/44, ene/50, ene/56, ene/62, ene/68, ene/74, ene/80, ene/86, ene/92, y ene/98.

Evidentemente, el ingreso detallado de toda esta información requerirá al “operador” un tiempo considerable, siendo esta tarea repetitiva y aburrida, ya que en principio sería necesario digitar (tipear, ingresar) uno a uno todos estos valores (todos estos datos).

Obsérvese que en el caso hipotético que venimos de plantear, el “operador” deberá ingresar 16+16+17=49 valores en las 32 celdas del rango B2:C17 y en las 17 celdas del rango D1:T1, lo que finalmente no es tampoco una tarea enorme. No obstante, en otros casos ello podría implicar el ingreso de varios centenares de valores, o incluso el ingreso de más de mil valores, lo que tal vez podría llevar más de una hora de trabajo. Si toda esta enorme cantidad de datos a ingresar pudieran ser automáticamente generados en base a una fórmula o por cualquier otro procedimiento más o menos automático, evidentemente la tarea de digitación (la tarea de ingreso de informaciones) se podría reducir en forma muy significativa.


A efectos de facilitar las cosas, “Microsoft Excel” ofrece la posibilidad de repetir secuencias de datos. El procedimiento a ser aplicado es muy sencillo, y en el caso del ejemplo antes detallado, consistiría por ejemplo en definir las celdas B2, B3, C2, C3, D1, E1 respectivamente con los valores 1, 3, Viernes, Domingo, ene/02, ene/08. En ese estado deberá definirse como bloque (deberá pintarse) el sector de celdas B2:C3, y acto seguido se deberá colocar el puntero del “ratón” sobre el punto negro situado en el rincón inferior derecho de esa área pintada (situado en el borde inferior derecho de esta selección de celdas), y arrastrar entonces dicho punto negro (con el botón primario del “ratón” convenientemente oprimido) a lo largo de la columna y hasta llegar a la celda hasta la cual se desea repetir la serie de valores (o sea hasta llegar a las celdas B17 y C17). Al proceder de esta forma, “Excel” ingresará convenientemente todos los valores faltantes (“Excel” definirá convenientemente todas las celdas vacías involucradas).

Evidentemente, para completar los valores faltantes en el grupo de celdas F1:T1, se deberá proceder de una manera completamente análoga.

Procedimiento general de replicación de secuencias

Podríamos describir el procedimiento general para ingresar una secuencia repetitiva de valores en celdas adyacentes en el sentido horizontal, o en celdas adyacentes en el sentido vertical, de la forma como se indica seguidamente:

♦ Ingresar el primer dato, o ingresar el primer y el segundo dato, o ingresar los tres primeros datos (en sentido horizontal o en sentido vertical) en las primeras celdas de la fila o de la columna respectiva.

♦ Seleccionar (pintar) la o las celdas definidas en el paso anterior.♦ Posicionar el puntero del “ratón” sobre el ya mencionado punto negro

(también llamado punto controlador de relleno o punto controlador de replicación) situado en el rincón inferior derecho del sector seleccionado (cuando el puntero del “ratón” se encuentre exactamente ubicado sobre dicho punto negro, el diseño de ese puntero cambiará, tomando el aspecto de una cruz o de un signo de más).

♦ En el estado descripto en el paso anterior, presionar el botón primario del “ratón” y arrastrar horizontalmente o verticalmente (según corresponda) hasta donde se quiera que continúe la serie de valores.

Convendría aclarar que “Excel” permite replicar (permite repetir) dos tipos diferentes de series de valores: (1) serie repetitiva de tipo lógico (de tipo conocido); (2) serie repetitiva autodefinida o serie repetitiva simple. Cuando se solicita replicar una serie de valores a “Excel”, dicho programa informático verifica en primer término si dicha serie de valores puede o no ser interpretada como una parte de una serie lógica; en caso afirmativo, “Excel” asumirá que el “usuario” desea usar para la repetición la correspondiente serie lógica, y en caso negativo, “Excel” asumirá que el “usuario” desea usar para la replicación la serie por él especificada (esa serie especificada por el “usuario” podrá tener un único valor, o podrá tener el número de valores que el


“usuario” desee, o sea que la serie a replicar tendrá en este caso el número de elementos que el “operador” haya definido).

Evidentemente, una serie autodefinida será replicada tal como fue definida por el “operador”. Si la misma consta de un solo valor, será ese valor único el que se replicará; si la misma consta de dos valores, serán esos dos valores los que se repetirán; y así sucesivamente.

Por el contrario, en el caso de las series lógicas (en el caso de las series que “Excel” conoce), la serie que será repetida se completará con los valores faltantes, y serán entonces la totalidad de esos valores los que se replicarán y no solamente el valor o los dos o tres valores que pueda haber ingresado el “operador”.

Por cierto que en el ejercicio propuesto “ut supra” en el que se solicitaban definir los bloques de celdas B2:C17 y D1:T1 con tres series repetitivas, “Excel” interpreta las parejas de valores que se sugirieron ingresar como los primeros valores de otras tantas series repetitivas lógicas.

Las series lógicas (las secuencias lógicas) reconocidas por “Excel” como tales son las que se indican a continuación:

(a) Todas las series numéricas, tanto si se deben considerar en sentido ascendente o en sentido descendente. Nótese que si solamente se especifica un único valor numérico, la serie a replicar se supone entonces compuesta por ese único valor. Nótese también que para por ejemplo obtener la secuencia 1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, etcétera en lugar de la secuencia 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, etcétera, lo que se deberá hacer es definir los tres primeros valores (en las respectivas tres primeras celdas) pero haciéndolo a través de una fórmula (o sea por ejemplo haciéndolo a través de las fórmulas =1, =2, =3, o haciéndolo a través de las fórmulas =1*1, =4/2, ={3}, o haciéndolo con cualquier otra variante de este estilo). Nótese que si se proporcionan más de dos valores numéricos, la secuencia de números que se agregan son los que corresponden a las ordenadas de la recta que mejor ajusta linealmente a los valores dados (por supuesto, esta recta es calculada aplicando el conocido método de los mínimos cuadrados).

(b) Los meses del año, o sea la secuencia de nombres enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre, y diciembre. Por supuesto que los valores de esta serie lógica serán reconocidos aunque el “usuario” pueda expresar los mismos adoptando las variantes usuales; por ejemplo, para indicar el segundo mes del año podrá ponerse tanto Febrero como FEBRERO o FEBrero o FEB o Feb o feb o febrero. Nótese que si el “usuario” señala un único nombre de mes, el programa “Excel” interpretará no obstante que se desea replicar la serie completa de meses en forma cronológica y partiendo del mes que se ha señalado. Nótese también que para replicar un valor alfabético formado por el nombre de un mes, lo que el “usuario” deberá hacer es definir dicho valor a través


de una fórmula; por ejemplo, para replicar la palabra octubre, lo que deberá hacerse es definir esta cadena de caracteres alfabéticos a través de la fórmula =“octubre”, o bien a través por ejemplo de la fórmula =Concatenar(“oct”;“ubre”) y así, al replicar una celda definida de esta forma, los valores que entonces se agregarán en las sucesivas celdas adyacentes serán octubre, octubre, octubre, octubre, octubre, octubre, etcétera, en lugar de noviembre, diciembre, enero, febrero, marzo, abril, etcétera. Por el contrario, si se replica una única celda cuyo contenido fue definido como SEPtiembre (cuyo contenido fue definido como la cadena de diez letras igual a SEPtiembre), entonces, los valores que se replicarán en las correspondientes celdas adyacentes serán OCTubre, NOViembre, DICiembre, ENEro, FEBrero, MARzo, ABRil, etcétera. Nótese también que el noveno mes del año solamente es reconocido si se usa la palabra septiembre o la abreviatura sep, aunque no es reconocido como nombre de mes si se usa la palabra setiembre o la abreviatura set (para que setiembre y para que set sean reconocidos como nombres de mes, se deberá definir previamente una conveniente serie personalizada, cuyo procedimiento de ingreso será visto más adelante).

(c) La serie de los días de la semana lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado, y domingo. También se podrán usar las tres primeras letras del día para indicar ese día.

(d) Las series de fechas, tanto en orden ascendente como descendente, y siempre que los valores especificados sean los dos primeros. Nótese que gracias a esta facilidad, se podrán por ejemplo obtener los 48 meses de los años 2000, 2001, 2002 y 2003 expresados de la forma ENE-00, FEB-00, MAR-00, etcétera, hasta DIC-03. Nótese además que gracias a esta facilidad, también se podrá por ejemplo generar automáticamente la serie de fechas 03-Sep-03, 10-Sep-03, 17-Sep-03, 24-Sep-03, 01-Oct-03, 08-Oct-03, 15-Oct-03, 22-Oct-03, 05-Nov-03, 12-Nov-03, etcétera, las que corresponden a los días miércoles de los meses Sep-03, Oct-03, Nov-03, etcétera.

(e) Las series ordinales que utilizan los valores del tipo 1ro, 2do, 3ro, 4to, 5to, 6to, 7mo, 8vo, 9no, 10mo, 11mo, 12mo, 13ro, 14to, 15to, 16to, 17mo, 18vo, 19no, 20mo, 21ro, etcétera. Nótese que para definir una serie de este tipo a partir por ejemplo del valor 102do, bastará únicamente con ingresar únicamente dicho valor en una celda, y aplicar entonces a esa celda el procedimiento antes señalado de replicación de secuencia. Nótese por ejemplo que si lo que se quiere hacer es replicar los valores ordinales 3ro, 3ro, 3ro, 3ro, etcétera, en lugar de la serie 3ro, 4to, 5to, 6to, 7mo, etcétera, lo que deberá hacerse por ejemplo es aplicar el procedimiento de replicación a la fórmula =“3ro”, o lo que deberá hacerse es aplicar el procedimiento de replicación proporcionando los dos primeros valores (o sea proporcionando 3ro y 3ro).

Series personalizadas


“Microsoft Excel” permite definir una serie personalizada de entradas (una secuencia personalizada de valores, una lista personalizada de entradas).

Esta facilidad puede ser especialmente útil en ciertas aplicaciones, por ejemplo cuando se necesita utilizar una lista de “productos”, o una lista con los nombres y apellidos de los “empleados” de una empresa, o una lista con los apellidos y fechas de nacimiento de un grupo de “personas”; etcétera.

Luego de haber definido una secuencia personalizada, al aplicar el mecanismo de replicación a uno de los valores de la misma, automáticamente “Excel” considerará que lo que se quiere replicar es una secuencia lógica, y hará entonces todo el resto de la tarea.

Para poder ingresar una nueva lista personalizada de entradas, se deberá proceder de la siguiente manera.

♦ Seleccionar la opción “Opciones...” del menú “Herramientas”.♦ En el grupo de fichas que así se visualiza, seleccionar “Listas personalizadas”.♦ En el área de datos titulada “Listas personalizadas:”, seleccionar entonces

“NUEVA LISTA”.♦ En el área de datos titulada “Entradas de lista:”, ingresar toda la secuencia de

entradas que se desee definir, pulsando por supuesto la tecla “Enter” o la tecla “Intro” para marcar el fin de cada entrada.

♦ Una vez concluido el paso anterior, hacer “clic” con el “ratón” sobre el botón “Agregar”.

♦ Los tres pasos inmediatos anteriores podrán ser repetidos varias veces, a efectos de agregar otras tantas listas personalizadas. Cuando todas las secuencias personalizadas hayan sido convenientemente agregadas, o sea cuando se desee cerrar esta herramienta, hacer “clic” con el “ratón” sobre el botón “Aceptar”.

A efectos de practicar esta facilidad, se sugiere al “lector” que defina en su “PC” las entradas personalizadas que se indican seguidamente:

(a) <18; 18-21; 22-25; 26-29; 30-34; 35-39; 40-49; 50-59; >59.

(b) Primavera; Verano; Otoño; Invierno.

(c) Cuarzo; Feldespato; Mica.

(d) Era Primaria; Era Secundaria; Era Terciaria; Era Cuaternaria.

(e) /Lunes/; /Martes/; /Miércoles/; /Jueves/; /Viernes/.

(f) Eras; Era Primaria; Era Secundaria; Era Terciaria; Era Cuaternaria.


(g) Laborables; Lunes; Martes; Miércoles; Jueves; Viernes.

(h) Primer semestre; Segundo semestre.

(i) Primer bimestre; Segundo bimestre; Tercer bimestre; Cuarto bimestre; Quinto bimestre; Sexto bimestre.

(j) Signos monetarios; ¥; £; Pts; PTA; F; FF; FS; FB; DFA; CFP; CFA; M$N; $ley; $a; A; $Ar; m$n; N$; $U; $UR; UR$; $Uy; Cr; $Cr; Cz; $Cz; $R; $Br; G; C; B; Bs; S; $b; $BOL; $CU; RD$; P; $F; $COL; $Col; $MEX; $mex; £G; £E; £.; I£; £Leb; £L; £N; £Syr; £S; £T; J£; IR£; L; L.; L.it.; TL; f.; U$S; EC$; BH$; NT$; $A; $CAN; B$; HK$; S$; TT$; $G; $M; $NZ; M; DDM; RM; DM; R; Re; Rp; R.; DEG; Lk; Lv; Rl; Yn; Ry; Kr; Kp; fl; ft; Ft; Din.

(k) Setiembre; Octubre; Noviembre; Diciembre; Enero; Febrero; Marzo; Abril; Mayo; Junio.

(l) Set; Oct; Nov; Dic; Ene; Feb; Mar; Abr; May; Jun.

(m) Peso pluma; Peso gallo; Peso mediano; Peso pesado.

Obsérvese que las secuencias (d) y (f) antes señaladas son muy parecidas entre sí. Hemos incluido precisamente a ambas como pretexto para señalar que en algunos casos el “operador” puede tener la dificultad de no recordar exactamente la forma como fueron indicadas las entradas de una lista personalizada. Si éste fuera el caso, si ésta fuera una dificultad que se repite, el “operador” siempre podrá redefinir las secuencias personalizadas en las que pueda tener problemas, agregando a las mismas una nueva entrada falsa que sea como una especie de nombre o una especie de título de esa lista personalizada. Procediendo de esta forma, el “usuario” podrá fácilmente generar una secuencia personalizada completa con sólo recordar dicha especie de título (con sólo recordar esa entrada falsa); con posterioridad a la aplicación del correspondiente procedimiento de replicación, siempre se podrá eliminar dicha entrada falsa en el área de trabajo de “Excel”, o siempre se podrá definir con otro valor la celda o las celdas donde hayan quedado esas entradas falsas.

Replicación de fórmulas

Las fórmulas también pueden ser repetidas aplicando un procedimiento idéntico al que fuera antes señalado.

Corresponde indicar que al replicar una fórmula a través del punto controlador de duplicación (a través del punto negro), la estructura de la misma quedará por supuesto incambiada, y las referencias absolutas a celdas y a rangos de celdas también quedarán sin modificación. En lo que concierne a las referencias relativas a celdas y a rangos de celdas, ellas por supuesto se replicarán con los cambios que correspondan.


Recordemos brevemente que las referencias absolutas a celdas y a rangos de celdas son las del tipo $IV$5 y las del tipo $K$32:$L$54, mientras que las referencias relativas a celdas y a rangos de celdas son todas las restantes. O sea que para transformar la referencia o identificación de una celda de relativa en absoluta, se deberá adosar el signo $ antes de la respectiva referencia a la fila, y también se deberá adosar el signo $ antes de la respectiva referencia a la columna. Nótese además que si en la referencia a una celda se insertara solamente el signo $ antes de la referencia a la fila pero no antes de la referencia a la columna, entonces ese identificador de celda (al replicarse) dejará siempre fija la fila aunque considerará la columna como relativa y la cambiará según corresponda (lo mismo se cumple a la inversa cuando se usa un identificador de celda con referencia relativa en la fila pero con referencia fija en la columna).

Otras formas de replicación

Otra manera de replicar una fórmula o de replicar una serie de fórmulas es utilizando las conocidas herramientas “Copiar” y “Pegar” de la barra estándar de herramientas, o bien usando las opciones “Copiar” y “Pegar” del menú “Edición”.

Estas herramientas funcionan igual que las herramientas conocidas con estos nombres del programa “Microsoft Word”, así que no vale la pena que demos mayores detalles sobre este asunto.

Por supuesto, en lugar de usar las recién citadas opciones “Copiar” y “Pegar”, podrán usarse las opciones “Cortar” y “Pegar”, si lo que se desea hacer es trasladar de lugar una serie de fórmulas.

Nótese que en estos casos, “Excel” replica una serie de fórmulas o cambia de lugar una serie de fórmulas, aunque las referencias a celdas y a rangos de celdas son convenientemente modificados en forma relativa a la posición de las correspondientes celdas de destino (salvo que en algún caso ello se encuentre inhibido por un correspondiente signo $).

Por supuesto que las herramientas “Cortar”, “Copiar” y “Pegar” (así como las opciones “Cortar”, “Copiar”, y “Pegar” del menú “Edición”) también podrán usarse para trasladar o para repetir series de valores constantes, y para trasladar o repetir series con mezcla de constantes y de fórmulas.

HIPERVÍNCULOS INTERNOS – Introducción – Procedimiento general de replicación de secuencias – Series personalizadas – Replicación de fórmulas – Otras formas de replicación –



Tópicos de Excel – Tipos de datos

PALABRAS CLAVE (descriptores) - “CATEGORÍA DE DATOS” , “CLAVE PRESENTACIÓN ARTT” , “CLAVE PRESENTACIÓN LEC” , “CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA EXCEL” , “CLAVE TEMÁTICA INF” , “CLAVE TEMÁTICA MAT” , “CÓDIGOS PARA EL INGRESO DE DATOS” , “COMPUTACIÓN” , “EDICIÓN DE DATOS” , “EDICIÓN DE VALORES” , “ENTRADA DE DATOS” , “ESTILO EN LA REPRESENTACIÓN DE CONTENIDOS” , “FORMATO DE DATOS” , “FORMATO DE INFORMACIONES” , “FORMATOS DEL INGRESO DE DATOS” , “INFORMÁTICA” , “INGRESO DE INFORMACIONES” , “MATEMÁTICA” , “MICROSOFT EXCEL” , “MS EXCEL” , “NOMBRE ARCHIVO bootipos lec excel” , “NOMBRE ARCHIVO boommm” , “PREFIJO CLAVE BOO” , “PRESENTACIÓN DE CONTENIDOS” , “PRESENTACIÓN DE VALORES” , “REPRESENTACIÓN DE FECHAS” , “REPRESENTACIÓN DE FRACCIONES” , “REPRESENTACIÓN DE HORAS” , “REPRESENTACIÓN DE NÚMEROS” , “REPRESENTACIÓN DE VALORES” , “TIPO DE DATOS” , “TIPO DE FORMATOS” , “TIPO ENTERO” , “TIPO LÓGICO” , “TIPO TEXTO”


CONTENIDO – Lección de un cursillo sobre “Microsoft Excel”. Esta “página web” instruye particularmente al “lector” sobre los “tipos de valores” y las “categorías” manejadas por “Microsoft Excel”. Estas “notas” son especialmente recomendables para quienes recién se inician en el conocimiento de “Excel”, y también para quienes por alguna razón han perdido práctica en el manejo de este interesante “programa informático” (y que por lo tanto deseen y necesiten hacer un “repaso general” sobre este programa de “planilla electrónica”).

ÍNDICE DE SECCIONES – Introducción – Los números enteros – Los números decimales – Las fechas – Las horas – Los porcentajes – Las fracciones – Los tipos de datos y las categorías de “Microsoft Excel” –


Introducción

“Microsoft Excel” permite asociar un determinado valor a una cualquiera de las celdas que integran su “estructura reticular”. Dicho valor podrá ser un texto (o sea un párrafo, es decir, una frase, una cadena cualquiera de caracteres alfanuméricos, una serie cualquiera de caracteres, una serie de palabras), o podrá ser un número entero, o podrá ser un número con decimales, o podrá ser una fecha, o podrá ser una hora, etcétera. Dicho valor también podrá ser de tipo lógico, es decir podrá ser uno de los dos valores “VERDADERO”, “FALSO”, o podrá ser una indicación de error. En la presente sección se señalan precisamente los códigos (las representaciones) que podrán ser usados a efectos de indicar precisamente estas distintas categorías o clases de informaciones.

Los números enteros

Estos números son indicados como es usual hacerlo en matemática, es decir, usando los dígitos “0”, “1”, “2”, “3”, “4”, “5”, “6”, “7”, “8”, y “9”, así como los signos “+” y “-”. Un número sin signo será considerado como si fuera un número positivo. Son ejemplos de números enteros los que se indican seguidamente: “00” ; “-0741” ; “+5” ; “+23” ; “+077” ; “01” ; “+0” ; “1” ; “10” ; “-55” ; “0” ; “7” ; “123” ; “-123456” ; “123456” .


Cuando se ingrese un número entero en una celda a través del “teclado”, serán eliminados los eventuales dígitos “0” no significativos que dicho número pudiera tener a la izquierda del primer dígito distinto de “cero”. El signo “+” también será eliminado por superfluo, ya que (como ya fue dicho) un número sin signo es siempre considerado como positivo. Como podrá observarse, los siete primeros ejemplos “ut-supra” señalados tienen todos ellos caracteres superfluos.

Corresponde destacar que un número entero (o en general cualquier clase o categoría de número) es representado internamente por “Microsoft Excel” sólo con quince dígitos significativos. Los números enteros que al ingreso sean indicados con dieciséis o más cifras significativas serán por lo tanto redondeados (truncados), sustituyendo las cifras excedentes menos significativas por “ceros”. Por cierto, si el número de posiciones existentes en un casillero (en el “entramado reticular” de “Excel”) no fuera suficiente como para presentar todo el número, el mismo será indicado abreviadamente en notación científica, usando los dígitos más significativos, e indicando el exponente de la potencia de diez por el cual ese valor debe ser multiplicado. Por ejemplo, luego de ingresar (por “teclado”) el número de dieciocho cifras significativas “123456789123456789”, internamente este número es truncado y representado por el número “123456789123456000”, aunque en el casillero correspondiente de la “estructura reticular”, dicho número es generalmente representado por la expresión aproximada “1,23457E+17”.

Corresponde destacar también que los números negativos podrán ser también representados indicando los mismos sin signo y entre paréntesis.

Los números decimales

Los números decimales se expresan utilizando los mismos caracteres antes indicados (los diez caracteres que son usados para indicar los dígitos, los dos caracteres que son usados para representar los signos, y los dos paréntesis que pueden eventualmente ser usados para señalar a un número como negativo), así como utilizando también el carácter que señala la “coma decimal” (o sea usando también el carácter “,”). Los siguientes son ejemplos de números expresados en forma decimal; “-269854,80000” ; “-1,0” ; “-01,” ; “+012,0” ; “(1,0)” , “5278,65” ; “+0,65” ; “(0,001)” ; “0,0000001”.

Luego de ingresar un número decimal a través del “teclado”, serán eliminados los caracteres “0” no significativos que pudieran existir al inicio del número, o a la derecha del número (como los indicados en los cinco primeros ejemplos recién presentados). El signo “+” también será suprimido por superfluo, ya que se asumirá que un número es “positivo” cuando no tiene signo indicado. Asimismo, el carácter “,” será eliminado por superfluo en aquellos números enteros que terminen precisamente con dicho signo de “coma decimal”, así como en aquellos números que a la derecha de la “coma decimal” solamente tengan “ceros” no significativos.


Las fechas

Las fechas básicamente se indican por los correspondientes datos del día, del mes, y del año (en ese orden). La información del día debe separarse de la información del mes por un “guión” o por una “barra inclinada”, y también la información del mes debe separarse de la información del año por un “guión” o por una “barra inclinada”.

La información del día es simplemente dada por un número comprendido entre 1 y 31. La información del mes podrá ser indicada en forma numérica (como un número comprendido entre 1 y 12), o en forma alfabética por el correspondiente nombre (enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre, y diciembre), o en forma alfabética abreviada (ene, feb, mar, abr, may, jun, jul, ago, sep, oct, nov, y dic). Por último la información del año podrá ser indicada como un número entero comprendido entre 1900 y 9999, o podrá ser indicada abreviadamente por un número entero comprendido entre 00 y 99 (en este último caso se interpreta que el año tiene esta terminación y que el mismo corresponde al siglo del año en curso, o al siglo inmediato anterior, o al siglo inmediato siguiente, según sea la terminación que es indicada, según sea el año en curso, y según sea la versión usada de “Microsoft Excel”).

Corresponde especialmente destacar que la categoría “Fecha” de “Microsoft Excel” no permite representar fechas anteriores al 1/enero/1900 o posteriores al 31/diciembre/9999. Corresponde también señalar que en ciertos casos se admite que se omita la información del día o del año, definiéndose entonces la información faltante con un valor por defecto.

Las horas

Las horas serán indicadas por los correspondientes valores de las horas, los minutos, y los segundos; uno de estos valores será separado del siguiente por el signo “dos puntos”.

Por supuesto que en estos casos las informaciones referentes a los minutos y a los segundos deben ser siempre indicadas por un número entero comprendido entre 00 y 59.Por su parte, lo usual es que la información de la hora sea dada como un número entero comprendido entre 00 y 23, aunque se permite también expresar un valor de hora superior a 24, interpretándose en este caso que lo que se indica es el número de horas transcurridas respecto de la hora 00:00:00 del día 31 de diciembre de 1899; en esta última situación, algunas versiones de “Microsoft Excel” admiten expresar así un número de horas de hasta cuatro dígitos, o sea un número de horas comprendido entre 0 y 9999.

Los porcentajes


Los porcentajes son simplemente indicados por un número entero o por un número decimal seguido del signo “%”. El número así expresado es interpretado como un porcentaje y representado como tal.

Las fracciones

Una fracción es simplemente indicada como una parte entera y una parte fraccionaria, donde la parte entera debe ser un número entero con o sin signo explícito, y donde la parte fraccionaria debe ser indicada como un número entero sin signo (numerador), seguido del signo “barra inclinada”, y seguido de otro número entero sin signo (denominador).

Se destaca que dicha parte entera deberá estar separada por un espacio de la correspondiente parte fraccionaria. Se destaca también que cuando una fracción es indicada entre paréntesis, ella es interpretada como un valor negativo.

Los tipos de datos y las categorías de “Microsoft Excel”

“Microsoft Excel” contempla el uso de tres “tipos de datos” principales o básicos, y ellos son: (a) los “números”; (b) los “textos”; (c) los “valores lógicos”.

Es posible asociar también una determinada “categoría” a una celda. A estos efectos se debe seleccionar la opción “Número” (el botón “Número”, la ficha “Número”) en el “cuadro de diálogo” titulado “Formato de celdas” (en el “lote de fichas” titulado “Formato de celdas”); dicho “cuadro de diálogo” se obtiene seleccionando la opción “Celdas...” del menú “Formato”. Las “categorías” que son allí ofrecidas al “usuario” son las que se indican seguidamente: “General”; “Número”; “Moneda”; “Contabilidad”; “Fecha”; “Hora”; “Porcentaje”; “Fracción”; “Científica”; “Texto”; “Especial”; “Personalizada” .

La categoría “Texto” indica que en dicha celda se espera un texto. Por lo tanto, si desde el teclado se ingresa una determinada secuencia de caracteres a una celda que tiene la categoría “Texto”, la definición así establecida será entonces interpretada como una cadena de caracteres, sin tener en cuenta si el primer carácter de dicha secuencia es una letra, o si dicho carácter es el signo “=”, o si dicho carácter es un dígito, o si es el signo “-” o el signo “+”, o si es el carácter “abrir comillas”, etcétera. O sea que en esta situación, el valor que se asociará a esa celda es directamente el texto que fue introducido por el “teclado”, o es directamente la secuencia asociada a la celda a la que se hace referencia a través de una fórmula. Lo que queremos decir es que cuando desde el “teclado” se ingresa un determinado valor en una celda antes definida con categoría “Texto”, la secuencia ingresada siempre será interpretada como texto, aún cuando dicha secuencia tenga el aspecto de un número, o aún cuando dicha secuencia tenga el aspecto de una fórmula o de un valor lógico o de una constante de error. Por otra parte, si una celda tuviera asociado un número, y si se impusiera la categoría “Texto” a dicha celda,


ese número antes asociado a esa celda será convertido a formato de caracteres y así establecido como un texto.

La categoría “Número” indica por su parte que se espera que esa celda sea definida con un número, y además ella permite establecer la forma de presentación de dicho número en el casillero correspondiente de la “estructura reticular” de “Excel”. Concretamente, lo que se permite definir es la cantidad de “Posiciones decimales” de este número, así como la forma de representación de los “Números negativos”.

Corresponde señalar que si se impone la categoría “Número” en una celda que no se encuentre vacía, el valor previamente asociado a dicha celda no será alterado, aunque si dicho valor fuera de tipo numérico, entonces lo que podrá eventualmente modificarse es la edición de este valor en la “estructura reticular” (en la “estructura de tipo panel de abejas”) de “Microsoft Excel”. Corresponde señalar también que si se impone la categoría “Número” en una celda que ya tiene un valor asociado, siendo dicho valor asociado de tipo texto o de tipo lógico, el tipo de ese valor asociado naturalmente no cambiará, y la edición de ese valor previo obviamente tampoco variará; en esta situación, la definición establecida de la “categoría” simplemente será tomada como una acción preparatoria de una ulterior definición de un valor numérico que se podrá asociar a esa celda.

Por su parte, la categoría “Fracción” también prepara a una celda para recibir un número como valor asociado, y en este caso dicho número será editado en la “estructura reticular” como su parte entera, seguida de su parte decimal expresada en forma de fracción. Esta categoría “Fracción” admite que se seleccione una opción entre una serie de opciones de presentación que se ofrecen al “usuario”; las alternativas de edición de un valor numérico que así se ofrecen son las siguientes: “Hasta un dígito en el denominador”; “Hasta dos dígitos en el denominador”; “Hasta tres dígitos en el denominador”; “La parte decimal expresada en medios” (como ½ o sin parte decimal); “La parte decimal expresada como cuartos” (o sea sin parte decimal, o como ¼, o como ¾, etcétera); “La parte decimal expresada en octavos” (como octavos); “La parte decimal expresada en dieciseisavos” (como dieciseisavos); “La parte decimal expresada en décimas” (como décimas); “La parte decimal expresada en centésimas” (como centésimas). Corresponde hacer notar que todas estas opciones definen la forma de presentación del número en el casillero correspondiente de la “estructura reticular”, así como el tipo de redondeo que es adoptado al efectuar dicha presentación, aunque en nada modifican el valor intrínseco interno de dicho número, el que en cualquier caso continuará siendo un entero con quince cifras significativas, o un valor con decimales también con quince dígitos significativos.

La categoría “Porcentaje” por su parte también prepara a una celda para recibir a un número, sólo que en este caso dicho número es interpretado como un porcentaje y representado como tal (lo que queremos decir es que el valor entero o el valor con decimales asociado a una celda con categoría “Porcentaje” será en realidad igual a la cantidad expresada dividida por “cien”). Esta categoría “Porcentaje” también permite


establecer el número de “Posiciones decimales” que se desea utilizar en la edición del correspondiente valor. Por supuesto en el caso de porcentajes negativos también se podrá usar el correspondiente valor sin signo incluido entre paréntesis.

Por su parte, las categorías “Moneda” y “Contabilidad” permiten que un número entero (o que un número decimal) sea representado en una celda como un valor monetario, usando un determinado signo monetario flotante a la izquierda del valor, o eventualmente usando un determinado signo monetario a la derecha del valor. Estas dos categorías ofrecen al “usuario” la posibilidad de optar por una serie de signos monetarios de uso común en distintos países; solamente a título de ejemplo se indican a continuación una serie de distintas posibilidades que se encuentran disponibles a través de este procedimiento: “$ 121,34”; “$121,34”; “121,34 $”; “B121,34”; “121,34 BF”; “121,34 mk”; “Bs 121,34”; “C$121,34”.

En lo que concierne a la categoría “Fecha”, evidentemente ella obliga a que el valor numérico asociado a una celda sea obligatoriamente representado como una fecha, es decir, obliga a que el contenido de esa celda sea editado como un día, un mes, y un año (aún cuando al ingreso el año se omita, o aún cuando al ingreso el día se omita, ya que en caso de omisión se tomará un valor por defecto). Esta “categoría” también permite optar por distintas formas de edición de la fecha en el casillero correspondiente de la “estructura reticular” (por ejemplo, omitiendo el año, u omitiendo el día, o expresando el mes en letras, o expresando el mes como un número, etcétera).

En lo que concierne a la categoría “Hora”, evidentemente ella obliga a que el valor numérico asociado sea obligatoriamente expresado, interpretado, y representado como un número de horas, un número de minutos, y un número de segundos (aún cuando al ingreso se omita el número de segundos, o aún cuando al ingreso se omita el número de minutos y el número de segundos, ya que en estos casos de omisión se tomará el valor cero como valor por defecto de los segundos, o como valor por defecto de los minutos y segundos). Esta categoría “Hora” también permite optar por distintas formas de edición en el casillero correspondiente de la “estructura reticular” (por ejemplo, omitiendo los segundos, expresando las horas siempre con dos dígitos, expresando las horas con el menor número de dígitos que sea posible, expresando los segundos como una fracción de minuto, etcétera).

En lo que concierne a la categoría “General”, ella admite valores que según los casos serán o un texto, o un número, o una fecha, o un porcentaje, o un valor lógico, etcétera. El “usuario” por cierto no estará obligado a indicar previamente el “tipo de valor” que se va a ingresar en una celda o la “categoría” que usará para codificar el valor que se ingresará, ya que cuando se tiene la categoría “General”, se tomará dicha definición como un número si el mismo puede ser interpretado como tal, y se tomará dicha definición como una fórmula si la misma comienza con el carácter “igual”, y se tomará dicha definición como una fecha si la misma tiene el aspecto de una fecha, y se tomará lo ingresado por “teclado” como una hora o como un valor lógico si dicha cadena de caracteres tuviera alguno de estos aspectos, y se tomará lo ingresado por “teclado”


como un texto si dicha cadena de caracteres es una secuencia de palabras, o sea si dicha cadena está constituida por letras y por espacios, etcétera.

La práctica permitirá a los “usuarios” hacer el ingreso de datos a una “hoja de cálculo” de “Microsoft Excel” en la forma que mejor convenga. De todas maneras, si en algún momento se ingresara una información no deseada, la misma podrá ser luego cambiada sin mayores inconvenientes, ya que todo el procesamiento previsto en dicho “programa” es muy interactivo.

Corresponde destacar que no está contemplada ninguna categoría “Lógico”, lo cual personalmente entendemos que es una omisión. De todas formas, esta probable o posible omisión no es excesivamente importante, ya que una celda en la que se contemple establecer un valor lógico siempre podrá ser definida con categoría “General”.

Ya para concluir con este escrito, corresponde señalar a los “lectores” dos o tres cuestiones adicionales.

En primer lugar, debe destacarse que una “hoja de cálculo” vacía tiene a todas sus 16777216 celdas definidas con la categoría “General”; dicha “categoría” es pues la opción por defecto. En segundo lugar, debe destacarse que los dos valores lógicos reconocidos por “Microsoft Excel” son siempre representados por las palabras “VERDADERO” y “FALSO”, ambas indicadas con todas sus letras en mayúscula. Por supuesto, el ingreso de un valor lógico es admitido tanto en letras mayúsculas como en letras minúsculas, o con letras minúsculas y la inicial en mayúscula, etcétera.

Por último debe destacarse que la edición de un valor en un casillero (sea éste un número, o un texto, o un valor lógico) siempre podrá recostarse a la izquierda, o siempre podrá recostarse a la derecha, o siempre podrá centrarse, o siempre podrá alinearse a la izquierda o a la derecha con cierta sangría, etcétera. El “usuario” por supuesto tendrá la posibilidad de definir todos estos detalles utilizando las posibilidades ofrecidas por la ficha “Alineación” de la opción “Celdas...” del menú “Formato”. La categoría “General” en realidad establece estos detalles de alineación de una manera muy particular, provocando que los textos que se ingresan sean automáticamente alineados a la izquierda, provocando que los valores lógicos y que los valores de error que se ingresan sean automáticamente centrados, y provocando que los números que se ingresan (los números enteros, los números con decimales, y también los números expresados en los formatos “Moneda”, “Contabilidad”, “Fecha”, “Hora”, “Porcentaje”, “Fracción”, “Científica”, “Especial”, y “Personalizada”) sean automáticamente alineados a la derecha. Idéntico criterio de alineación se establece en una celda de categoría “General” cuando dicha celda está definida a través de una fórmula. Estos detalles de alineación son sumamente cómodos, ya que ello coincide con lo que usualmente se quiere, y ya que ello también permite verificar con claridad la forma como “Microsoft Excel” reconoce un valor ingresado por teclado o un valor establecido por una fórmula.


HIPERVÍNCULOS INTERNOS – Introducción – Los números enteros – Los números decimales – Las fechas – Las horas – Los porcentajes – Las fracciones – Los tipos de datos y las categorías de “Microsoft Excel” –



Microsoft Excel – Tratamiento de valores monetarios(aplicación y uso de ciertas funciones)

PALABRAS CLAVE (descriptores) - “AUSTRAL” , “BALBOA” , “BOLÍVAR” , “COLÓN” , “CÓRDOBA” , “CORONA” , “CRUZADO” , “CRUZEIRO” , “DIN” , “DINAR” , “DINERO” , “DÓLAR” , “DONG” , “DRACMA” , “ESCUDO” , “EURO” , “FEDERAL” , “FLORÍN” , “FRANCO” , “GAUCHO” , “GUARANÍ” ; “LEK” , “LEU” , “LEV” , “LIBRA” , “LIRA” , “NAIRA” , “NUEVO PESO” , “PATACÓN” , “PESETA” , “PESO” , “PESO ARGENTINO” , “PESO BOLIVIANO” , “PESO COLOMBIANO” , “PESO CHILENO” , “PESO MEXICANO” , “PESO URUGUAYO” , “PIASTRA” , “QUETZAL” , “RAND” , “REAL” , “REIS” , “RIAL” , “RIEL” , “RIYAL” , “RUBLO” , “RUPIA” , “RYAL” , “SCHILLING” , “SOL” , “SUCRE” , “SUREÑO” , “TAKA” , “UNIDAD MONETARIA” , “WON” , “YEN” , “YUAN” , “CLAVE PRESETACIÓN ARTT” , “CLAVE PRESETACIÓN LEC” , “CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA EXCEL” , “CLAVE TEMÁTICA INF” , “CLAVE TEMÁTICA MAT” , “FUNCIONES DE EXCEL” , “MICROSOFT EXCEL” , “MONEDA” , “NOMRE ARCHIVO bootratamieto lec excel” , “NOMBRE ARCHIVO boonnn” , “PREFIJO CLAVE BOO”

TEMAS DESTACADOS (temas principales, temas clave) – “COMPUTACIÓN”, “EXCEL”, “INFORMÁTICA”, “LÓGICA”, “MATEMÁTICA”, “MONEDA”, “PLANILLA DE CÁLCULO”, “PLANILLA ELECTRÓNICA”.

CONTENIDO – Lección de un cursillo sobre “Microsoft Excel”. En estas “notas” se aclaran al “lector” los distintos formatos (o categorías) de edición de valores numéricos, particularizando en la edición de valores monetarios (de cantidades monetarias). También se ilustra sobre la utilización de algunas funciones tales como la función TIPO(), las funciones lógicas FALSO(), VERDADERO(), NO(), O(), Y(), la función de prueba o testeo SI(), las funciones numéricas REDONDEAR(), TRUNCAR(), ENTERO(), las funciones textuales CONCATENAR(), DECIMAL(), DERECHA(), IZQUIERDA(), REPETIR(), y la función numérica LARGO().

ÍNDICE DE SECCIONES – Introducción – La edición de valores monetarios – La edición personalizada de valores numéricos – La función TIPO() – Las funciones lógicas – La función de prueba o testeo – Las expresiones lógicas – La función REDONDEAR() – La función TRUNCAR() – La función ENTERO() – La función CONCATENAR() – La función DECIMAL() – Las funciones DERECHA() e IZQUIERDA() – La función LARGO() – La función REPETIR() –

FECHA ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN – 11 noviembre 2003 <> EXTENSIÓN (tamaño) – 11 páginas (69 KB)

Introducción

Muchas de las aplicaciones que se hacen con el programa de “Office” conocido como “Microsoft Excel” son en el área financiera, así que muchos de los valores numéricos tratados con “Excel” son valores monetarios (como por ejemplo, los correspondientes a un precio unitario, o a un jornal, o a un salario, o a una deuda, o al monto total de una factura, o al valor de un detalle de factura, o a un tipo de cambio en la compra, o a una tasa de cambio para la venta, etcétera). Por cierto que cuando en una aplicación determinada se utilizan valores monetarios, también se suelen utilizar otros números que no expresan una cantidad en dinero, como por ejemplo, días trabajados, o días laborables, o día del mes, o año en curso, o cantidad de artículos, o la pesada de un objeto expresada en kilogramos, o una tasa de interés, o un número de alumnos, o un tiempo en días, o una edad en siglos, o un tiempo en meses o en años, o un tiempo en segundos, o una duración expresada en horas o en minutos, o un tiempo en centésimas de segundo, o una fuerza expresada en dinas, o una masa expresada en gramos, etcétera.

Es el “usuario” de “Excel” quien deberá establecer la diferencia entre los distintos tipos de números registrados en una determinada hoja de cálculo, y es el “usuario” quien tendrá la responsabilidad de tratar convenientemente los números en sus hojas de cálculo, estableciendo entre ellos las operaciones aritméticas que realmente


correspondan (o sea sumando los números que realmente puedan sumarse con algún sentido práctico, multiplicando dos números cuando ello proporcione un resultado interpretable, etcétera). Una conveniente referencia a la unidad de medida asociada al número contenido en una determinada celda podrá ser eventualmente indicada en la propia celda en cuestión, y/o podrá ser indicada como cabezal en alguna otra celda de la misma columna (o alternativamente podrá ser indicada como cabezal de fila en alguna otra celda ubicada en la misma fila), y/o podrá ser indicada en una de las celdas adyacentes.

El “usuario” de “Excel” tendrá la posibilidad de imponer la forma de edición del contenido numérico de una celda, a través de la opción “Celdas...” del menú “Formato”. Dicha opción “Celdas...” presenta entonces al “usuario” las fichas tituladas “Número”, “Alineación”, “Fuente”, “Bordes”, “Tramas”, “Proteger”. Precisamente en la ficha titulada “Número” es que se puede imponer el formato de edición con el que se editará el contenido numérico de la celda o de las celdas que hayan sido previamente seleccionadas en el área de trabajo de “Excel” (que hayan sido previamente pintadas en el área de trabajo de “Excel”).

Si el “operador” hace algunas pruebas, podrá observar que un valor numérico cualquiera que él pueda ingresar en una celda, podrá ser editado sin ningún tipo de inconvenientes como si fuera un valor monetario (adjuntándole entonces alguno de los signos monetarios previstos), y también podrá ser editado como una fecha, o como un porcentaje, o como una hora, o como una fracción, etcétera. Para ello bastará con que el “usuario” active la opción “Celdas...” del menú “Formato”, y que entonces defina el formato de edición que necesita a través de la ficha “Número”.

La citada ficha “Número” tiene un área de selección titulada “Categoría:” en donde se podrá optar por alguno de los formatos de edición previstos por “Excel”, como por ejemplo: “General”, “Número”, “Moneda”, “Contabilidad”, “Fecha”, “Hora”, “Porcentaje”, “Fracción”, “Científica”, etcétera. La mayoría de estas distintas formas de edición ofrecen a su vez distintas opciones adicionales, por lo que las opciones totales que así se ofrecen al “usuario” son sumamente diversas y variadas.

La edición de valores monetarios

Al seleccionar la categoría “Moneda” en la ficha “Número”, las opciones que se presentan son para las “Posiciones decimales:”, para el “Símbolo:” que se agregará a la edición del valor numérico, y para la forma de indicar los “Números negativos:”. Los símbolos o signos monetarios que se ofrecen son sumamente variados, ya que variadas son también las unidades monetarias que son usadas en los distintos países del mundo (por ejemplo, euro, yen, balboa, bolívar, córdoba, corona, din, sol, sucre, guaraní, peso, real, lek, etcétera).

Estos procedimientos para la elección de las posiciones decimales, para la elección del signo monetario, y para la elección de la representación de los números negativos son


sumamente sencillos de utilizar, así que entendemos que no es necesario que agreguemos otros comentarios o aclaraciones adicionales.

La edición personalizada de valores numéricos

Reiteramos que los valores monetarios son tratados por “Excel” como números, y por lo tanto, a ellos se les pueden aplicar las operaciones aritméticas usuales de suma, resta, multiplicación, división, y potenciación, así como también se les pueden aplicar las funciones que admiten argumentos numéricos (tales como por ejemplo ABS(), SIGNO(), RAIZ(), SUMA(), PRODUCTO(), POTENCIA(), etcétera). Nótese por ejemplo que el resultado de multiplicar dos valores monetarios entre sí no tiene evidentemente una interpretación desde el punto de vista contable o económico, aunque ello es perfectamente posible de hacer con el programa “Excel”.

Reiteramos que en realidad, la única diferencia que hace “Excel” entre un valor monetario y un valor numérico cualquiera es en cuanto a la edición de esas informaciones, ya que por cierto es deseable que en una determinada celda se indique simultáneamente tanto el monto de dinero que corresponda como el símbolo de la unidad monetaria utilizada (ejemplos: 153$, U$S64, Bs*****830, $1.402,34, FS34,80, ¥100; £25; $Mex532); el “usuario” podrá verificar que algunas de las formas de edición de valores monetarios incluidas en esta lista de ejemplos son muy fáciles de generar con “Excel” (a través de la ya citada categoría “Moneda” de la ficha “Número”), mientras que otras de las formas de edición presentadas en dicha lista sólo podrán ser producidas en base a una programación específica realizada por el “usuario”, o bien a través del uso de la categoría “Personalizada”.

Hacemos notar que en el enfoque que acaba de detallarse, se indica que “Excel” aplica a los valores monetarios un tratamiento que no es muy diferente del que se aplica en el caso de los valores que expresan fecha y hora. En efecto, una información sobre fecha y hora puede ser imaginada como el número de segundos (o si se prefiere el número de milésimas de segundo) transcurridos respecto de una determinada fecha y hora tomada como origen (en el caso de “Excel”, la fecha y hora tomada como referencia es el día 0 de enero de 1900 hora 00:00:00 000, o mejor dicho el 31 de diciembre de 1899 hora 12:00:00 am).

Cualquier “usuario” de “Excel” podrá verificar el origen tomado como referencia de tiempo y su escala, usando precisamente el propio programa “Microsoft Excel”. En efecto, para ello bastará con definir el valor entero “cero” en una celda que tenga el formato “General”, y luego cambiar el formato en dicha celda, imponiendo el formato “Hora” o el formato “Fecha” (en el cuadro de fórmulas de la barra de fórmulas se establecerá entonces con claridad la fecha y hora que es interpretada).

Básicamente el código que se usa para la representación de la fecha y hora es el que se indica a continuación:


(a) El 1 de enero del año 1900 se codifica con el valor 1, el 2 de enero del año 1900 se codifica con el valor 2, y así sucesivamente (el 1 de febrero del año 1900 se codifica por lo tanto con el valor 32). La hora correspondiente a cualquiera de estos valores enteros es siempre la de la medianoche (o sea la hora 12:00:00 a.m.).

(b) El valor incremental de una hora se codifica por lo tanto con el valor 0,04166666666667; el valor incremental de un minuto se codifica evidentemente igual a una sesenta-ava parte del valor incremental de una hora, y el valor incremental de un segundo es igual al valor incremental de un minuto dividido por sesenta.

A lo que queremos llegar con estas explicaciones es que en esencia, la diferencia que hace “Excel” entre los distintos tipos de números registrados en una hoja de cálculo es en cuanto a la edición de esta información en “pantalla” o en una “impresora”, ya que según sea el caso el número es expresado tal cual es en su formato decimal, o bien es expresado usando la notación científica, o bien es expresado usando sólo dos dígitos decimales y anteponiendo el signo $, o bien es convenientemente truncado y expresado en el formato hh:mm:ss, etcétera, etcétera, etcétera. Por supuesto, facilidades equivalentes también son ofrecidas para el ingreso de estas informaciones numéricas especiales, o sea para el ingreso de una fecha, o para el ingreso de una hora, o para el ingreso de una fracción, o incluso para el ingreso de un valor monetario junto con el signo $, etcétera.

En la presente lección ilustraremos al “lector” sobre el procedimiento que él puede utilizar a efectos de poder fabricar su propia edición personalizada de un número (sea éste un valor monetario, o sea este un valor numérico expresado en cierta unidad).

La función TIPO()

Esta función devuelve un código numérico que indica el tipo de información correspondiente al argumento indicado (1:Número, 2:Texto, 4:Valor lógico, 16:Algún valor de error, 64:Matriz).

Corresponde recordar que se consideran números tanto los valores enteros como los valores decimales, las fracciones, los porcentajes, las fechas, y las horas. Corresponde señalar también que si una determinada celda está vacía (está en blanco), al aplicar la función “TIPO()” a dicha celda se obtiene como resultado también el código 1.

Las funciones lógicas

Estas funciones son las que se indican seguidamente: FALSO(), VERDADERO(), NO(valor), O(valor1;valor2;valor3;etcétera), Y(valor1;valor2;valor3;etcétera).

Por supuesto, valor, valor1, valor2, valor3, etcétera, representan a un valor lógico determinado, o al identificador de una celda que está definida con un valor lógico, o a


una expresión cuyo resultado es un valor lógico. El “lector” seguramente reconocerá en estas cinco funciones a las que se usan en el álgebra de Boole.

En efecto, la función “FALSO()” es la función lógica constante que siempre proporciona el valor lógico “FALSO”, y por su parte “VERDADERO()” es la función lógica constante que proporciona el valor lógico “VERDADERO” (obviamente, ninguna de estas dos funciones debe llevar argumentos).

Por su parte, la función lógica “NO()” debe tener siempre un único argumento; esta función devuelve el valor lógico “VERDADERO” cuando el valor lógico del argumento es igual a “FALSO”, y devuelve el valor lógico “FALSO” cuando el valor lógico del argumento es igual a “VERDADERO”.

La función lógica “O()” (a veces también llamada función “OR()”) admite hasta treinta argumentos; esta función lógica devuelve el valor lógico “VERDADERO” cuando existe por lo menos un argumento al que le corresponde el valor lógico “VERDADERO”, y devuelve el valor lógico “FALSO” cuando a todos los argumentos les corresponde el valor lógico “FALSO”.

La función lógica “Y()” (a veces también conocida por función “AND()”) admite hasta treinta argumentos; esta función lógica devuelve el valor lógico “VERDADERO” cuando a todos los argumentos les corresponde el valor lógico “VERDADERO”; en todos los otros casos esta función devuelve el valor lógico “FALSO”.

A partir de las funciones “ut supra” señaladas, podrá generarse cualquier otra función lógica. Por ejemplo, la función lógica “O-exclusiva” (a veces llamada también función “Oex” o función “Exor”) puede ser perfectamente generada usando la siguiente fórmula: “=O(Y(valor1;NO(valor2));Y(NO(valor1);valor2))”. Como podrá comprobarse con facilidad, esta expresión lógica proporciona el valor lógico “FALSO” cuando tanto “valor1” como “valor2” son ambos iguales a “FALSO”, así como también cuando tanto “valor1” como “valor2” son ambos iguales a “VERDADERO”; por el contrario, esta expresión lógica toma el valor lógico “VERDADERO” cuando “valor1” es igual a “FALSO” mientras que “valor2” es igual a “VERDADERO”, y también cuando “valor1” es igual a “VERDADERO” mientras que “valor2” es igual a “FALSO”.

Llamaremos expresión lógica a una expresión que proporciona un determinado valor lógico combinando adecuadamente ciertos valores constantes, ciertas referencias a celdas, ciertas referencias a rangos de celdas, ciertas funciones, y ciertos operadores.

Corresponde aclarar que “Microsoft Excel” permite expresar el valor lógico “VERDADERO” de dos formas posibles, una de ellas es a través de la función lógica “VERDADERO()” que ya fue antes señalada, y la otra es a través de la constante lógica “VERDADERO”. Por supuesto, el otro valor lógico puede ser por su parte indicado tanto por “FALSO()” como por “FALSO”.


Con la práctica, el “usuario” aprenderá a usar todas estas variantes en la forma correcta, y por ejemplo aprenderá que los valores como por ejemplo 3044, 656,434, 1448,55, 410, ACEPTADO, RECHAZADA, VERDADERO, FALSO, etcétera, podrán ser indicados de varias formas posibles, una de ellas es directamente por las cadenas de caracteres antes indicadas, y otra de ellas es a través de una fórmula como por ejemplo =3044, =656,434, =1448,55, =410, =“ACEPTADO”, =“RECHAZADA”, =VERDADERO, =FALSO, etcétera. Pueden usarse también otras variantes, por ejemplo usando fórmulas que utilicen funciones tales como las siguientes: =SUMA(3044;0), =ABS(656,434), =PRODUCTO(1448,55;1), =SUMA(155;255), =CONCATENAR(“ACEPTAD”;“O”), =CONCATENAR(“RECHAZAD”;“A”), =VERDADERO(), =FALSO().

La función de prueba o testeo

Esta función de testeo (también conocida como función de prueba) responde a la siguiente estructura general: “SI(condición;w1;w2)”.

Como podrá observarse, la función “SI()” debe tener obligatoriamente tres argumentos, a los que hemos representado por los nombres “condición”, “w1”, y “w2”. El primero de estos argumentos debe ser siempre una determinada expresión que al ser evaluada proporcione un determinado valor lógico. Este primer argumento permite expresar la condición de prueba (la condición de testeo) que gobernará el cálculo de esta función (que gobernará la evaluación o determinación de esta función “SI()”). Por su parte, “w1” y “w2” (o sea el segundo argumento y el tercer argumento) son los dos valores posibles de la función “SI()” (son los dos resultados posibles de la función “SI()”).

La función “SI()” será definida con el valor “w1” cuando “condición” sea igual a “VERDADERO”, y por el contrario, cuando “condición” sea igual a “FALSO”, la función “SI()” será definida con el valor “w2”.

Se señala que tanto “w1” como “w2” pueden ser un valor numérico, o un valor lógico, o un texto; cualquiera de estos dos argumentos podrá por tanto ser expresado directamente por una determinada constante (como por ejemplo los textos “APROBADO”, “REPROBADO”, “SI”, “NO”, “FIN”, o como los valores lógicos VERDADERO, FALSO, o como los números 14,058, 34, 2, etcétera), o bien podrá referenciar al valor de una determinada celda (a través del correspondiente identificador de celda, como por ejemplo A1, B4, H132, IV48, EW59, etcétera), o bien podrá aludir al valor de una determinada función, o en general, cualquiera de estos dos argumentos podrá corresponder al resultado de una determinada expresión aritmética, o de una determinada expresión lógica, o de una determinada composición de signos (o sea de una determinada composición de caracteres, de una determinada composición de palabras).


Corresponde destacar que “condición” puede ser expresado en particular por una única función cuyo resultado proporcione un valor lógico. Por lo tanto, “condición” podrá ser por cierto cualquiera de las cinco funciones lógicas detalladas en la sección anterior. En una situación similar también se encuentra la propia función “SI()” cuando tanto su segundo como su tercer argumento proporcionan cierto valor lógico; en este caso, esta función “SI()” pasa a ser una función lógica (este recurso es bastante usado por los “usuarios” cuando se necesita que el valor a definir en una determinada celda dependa de una condición compleja que involucra a los valores de otras dos celdas, o que involucra a los valores de otras varias celdas).

El uso de varias funciones “SI()” en una misma fórmula es bastante frecuente, y el “usuario” deberá aprender a manejar adecuadamente este tipo de expresiones. Corresponde destacar que “Microsoft Excel” admite hasta siete niveles de anidamiento de funciones. Lo que quiere señalarse es que “Excel” permite que se use una función como argumento de otra función, la cual a su vez puede ser argumento de una tercera función, y así se puede seguir anidando funciones en la medida de que no se sobrepase de los siete niveles.

Por supuesto, la función “SI()” también puede usarse como segundo argumento y/o como tercer argumento de otra función “SI()”, y ésta es otra posibilidad que tiene el “usuario” para definir el valor de una celda cuando dicho valor depende de una condición compleja.

Las expresiones lógicas

Las expresiones lógicas son aquellas expresiones reconocidas por “Microsoft Excel” y cuyo resultado es un valor lógico. O sea que una expresión lógica es aquella expresión que al ser evaluada, o bien proporciona el valor lógico “VERDADERO”, o bien proporciona el valor lógico “FALSO”.

Las expresiones lógicas más sencillas son aquellas que están compuestas por un único elemento, el cual puede ser una función lógica, o el cual puede ser una simple referencia a una celda que contiene un valor lógico, o el cual puede simplemente ser uno de los dos valores lógicos (VERDADERO o FALSO).

Existen también determinados operadores relacionales (operadores de comparación) que permiten comparar dos valores entre sí; dichos operadores relacionales son los seis que se indican seguidamente: (a) “=” (igual); (b) “<>” (distinto); (c) “<” (menor); (d) “<=” (menor o igual); (e) “>” (mayor); (f) “>=” (mayor o igual).

El “usuario” podrá muy fácilmente verificar que estos operadores relacionales permiten las comparaciones entre números (decimales, facciones, valores monetarios, fechas, horas, etcétera), y que también permiten las comparaciones entre valores textuales (entre cadenas de caracteres); por supuesto los números se suponen ordenados en forma creciente, las fechas y las horas se suponen ordenadas en forma cronológica, y los textos


se suponen ordenados en orden alfabético. El “usuario” podrá también verificar que estos mismos operadores relacionales permiten las comparaciones entre valores lógicos, en el entendido que “FALSO”, “VERDADERO” es el ordenamiento que corresponde a los mismos (en el entendido que “FALSO” es menor que “VERDADERO”, en el entendido que “FALSO” está antes que “VERDADERO”).

La función REDONDEAR()

Esta función responde a la siguiente estructura: REDONDEAR(v1;v2), donde v1 es el número que se quiere redondear, y donde v2 es un número entero que indica la posición de redondeo respecto de la coma decimal.

Obviamente, si v2 fuera igual a 0, entonces el redondeo se hace hacia el entero más próximo a v1; por su parte, si v2 fuera igual a –2, entonces el redondeo se hace hacia la centena más próxima a v2, si v2 fuera igual a 2, entonces el redondeo es en la posición de los centésimos, etcétera.

La función TRUNCAR()

Esta función es parecida a la función REDONDEAR(), y como ésta debe también tener dos argumentos, a los que también llamaremos v1 y v2 respectivamente.

En el caso de la función TRUNCAR(), v1 es el número que se quiere truncar, y v2 es un número entero que indica la posición de truncamiento respecto de la coma decimal (v2 debe ser entero y positivo cuando se desea truncamiento en las posiciones decimales, y por el contrario v2 debe ser nulo o entero negativo cuando se desea truncamiento en las posiciones a la izquierda de la coma decimal).

Esta función TRUNCAR() permite suprimir la parte del número v1 a partir de la posición indicada por el entero v2.

El “usuario” podrá fácilmente verificar que para valores positivos de v1, REDONDEAR(v1;0) resulta ser equivalente a TRUNCAR(v1+0,5;0), y que por su parte para valores negativos de v1, REDONDEAR(v1;0) resulta ser equivalente a TRUNCAR(v1-0,5;0).

La función ENTERO()

Esta función tiene un único argumento al que llamaremos v1. La función ENTERO() permite obtener el valor entero inferior más próximo al valor del argumento v1.

El “usuario” podrá verificar con facilidad que ENTERO(v1) es siempre equivalente a TRUNCAR(v1) cuando v1 es mayor o igual que cero.

La función CONCATENAR()


Esta función permite unir varios textos en uno solo. Por supuesto, esta función admite hasta treinta argumentos diferentes, cada uno de los cuales puede ser una referencia a una determinada celda, o puede ser un valor textual (una cadena de caracteres encerrada entre comillas), etcétera; por lo tanto, de esta manera es posible componer los textos presentes en dos celdas o en varias celdas, e intercalar entre ellos los caracteres que se deseen. Se señala que en los argumentos de esta función tanto se puede incluir una referencia a cierta celda que contiene un número como una referencia a cierta celda que contiene un texto, y en estos casos el resultado que se obtiene ciertamente es una cadena de caracteres que intercala esos números convenientemente convertidos en caracteres con esos textos.

Con esta función “CONCATENAR()” se puede precisamente personalizar la edición de un valor monetario.

En efecto, supongamos que en la celda X1 se tiene un determinado valor monetario registrado allí como número, y que se desea editar el mismo en la celda Y1 anteponiendo los caracteres U$S a dicho valor monetario. Por cierto que esto es muy sencillo de hacer, pues basta con definir la celda Y1 con la fórmula =CONCATENAR(“U$S”;X1), y eventualmente con definir también la alineación deseada en la celda Y1 (recurriendo a la ficha “Alineación” del cuadro de diálogo “Formato de celdas” que se obtiene al activar la opción “Celdas...” del menú “Formato”, y en dicha ficha definir por ejemplo la alineación “Horizontal:” como “Derecha”, o bien definir la alineación que mejor convenga).

A pesar de su simplicidad, el modelo de fórmula de edición personalizada que acaba de ser propuesto permite resolver a satisfacción una cantidad grande de requerimientos de edición, ya que así el “usuario” podrá incluir los caracteres (los signos) que él desee tanto antes como después de los caracteres que correspondan a la edición propiamente dicha del número contenido en una determinada celda.

Para aclarar las ideas un poco más, veamos otro ejemplo de aplicación algo más complicado. Pensemos ahora que en la celda Y1 se desea editar el mismo valor de la celda X1, pero en este caso anteponiendo el signo monetario FS (abreviatura del “franco suizo”), y además indicando los números negativos con una letra d (en minúscula). A estos efectos se podrá por ejemplo definir la celda Y1 con la fórmula que se indica seguidamente.

((en Y1)) =SI(X1<0;“FS_”&ABS(X1)&“_d”;“FS_”&X1&“__”)

Como el “usuario” podrá fácilmente verificar, la fórmula que se indica “infra” es aún algo más sencilla y totalmente equivalente a la fórmula presentada en el párrafo anterior.

((en Y1)) =“FS_”&ABS(X1)&SI(X1<0;“_d”;“__”)


Nótese que con la finalidad de que estas últimas dos fórmulas fueran algo más breves y claras, en sustitución de la función CONCATENAR() se usó el operador de composición &. Así como el uso de los operadores aritméticos + y * suele ser mucho más cómodo que el uso de las funciones SUMA() y PRODUCTO(), también el empleo del operador & resulta ser equivalente y mucho más cómodo que el empleo de la función CONCATENAR(), ya que ello permite abreviar significativamente la expresión de las fórmulas en las que se lo usa.

El “usuario” que se guíe por cualquiera de los tres modelos de fórmulas presentados “ut supra”, podrá observar no obstante que hay pequeños problemas de alineamiento no enteramente resueltos cuando alguno de estos modelos es aplicado a valores que utilizan centésimos.

Por ejemplo, imaginemos que en la celda Y1 se aplica la fórmula =“$Mex”&X1. En este caso, podrá verificarse que cuando X1 es definido con el número 22,58, entonces Y1 presenta el valor textual $Mex22,58, mientras que cuando X1 es definido con el número 108,50, entonces Y1 presenta el texto $Mex108,5, y mientras que cuando X1 es definido con el número 800,00, entonces Y1 presenta el contenido $Mex800. Por supuesto que este pequeño inconveniente de alineación puede ser perfectamente resuelto por “Microsoft Excel”, pero a condición de utilizar por ejemplo las fórmulas que se sugieren seguidamente.

La celda IT1 se definirá con la fórmula =TRUNCAR(X1;0)La celda IU1 se definirá con la fórmula =REDONDEAR(ABS(X1-IT1)*100;0)La celda Y1 se definirá con la fórmula =“$Mex”&IT1&SI(IU1<10;“,0”; “,”)&IU1

Como podrá observarse, para hacer esta tarea hemos usado las celdas adicionales IT1 y IU1. El uso de este tipo de casilleros auxiliares es bastante frecuente en los distintos trabajos que se hacen con “Excel”, ya que ello puede simplificar considerablemente algunas fórmulas, así como el enfoque de ciertos trabajos.

La función DECIMAL()

Esta función contempla el uso de tres argumentos a los que respectivamente llamaremos v1, v2, y vf. Esta función redondea el número indicado por el primer argumento en la posición indicada por el segundo argumento, y devuelve este resultado en forma de texto; el texto que es así devuelto elimina por cierto todas las posiciones situadas a la derecha de la posición de redondeo y solamente dichas posiciones.

La función DECIMAL(v1,v2,vf) es muy parecida a la función REDONDEAR(v1;v2). La diferencia entre ambas es que el resultado de la función REDONDEAR() sigue siendo un número al cual por lo tanto se le podrán aplicar tanto las operaciones aritméticas como las funciones aplicables a argumentos numéricos; por el contrario, el resultado de la función DECIMAL() es un texto. Como el “lector” comprenderá


fácilmente, TIPO(REDONDEAR()) será igual a 1, mientras que por su parte TIPO(DECIMAL()) será igual a 2.

El tercer argumento de esta función puede tomar cualquiera de los valores lógicos VERDADERO y FALSO. Cuando vf es VERDADERO no se aplica la indicación de los millares al representar el número v1, y por el contrario se indica la posición de los millares así como las posiciones de los millones, de los miles de millones, de los billones, etcétera, cuando vf es FALSO. Por su parte el valor por omisión del tercer argumento es FALSO, y el valor por omisión del segundo argumento es 2.

Esta función DECIMAL() puede ser usada también para editar un número en forma personalizada. Como ilustración, proponemos por ejemplo definir la celda Y1 con la fórmula =“$Mex”&DECIMAL(X1;2;VERDADERO). El “lector” podrá verificar perfectamente que esta forma de definición de Y1 es enteramente equivalente al último ejemplo presentado en la sección anterior.

Las funciones DERECHA() e IZQUIERDA()

Estas funciones contemplan el uso de dos argumentos a los que llamaremos respectivamente t y v (el primero de los cuales representa un texto y el segundo de los cuales representa un valor entero). Estas funciones permiten aislar los caracteres de un texto; por supuesto, DERECHA() proporciona los caracteres del texto desde el extremo derecho, e IZQUIERDA() proporciona los caracteres del texto desde el extremo izquierdo. El número de caracteres proporcionados por estas funciones es el que se indica en el segundo argumento. Obviamente, si el valor v (el valor indicado por el segundo argumento) fuera mayor que la longitud del texto t, entonces estas funciones proporcionan la totalidad de dicho texto t. Si se omite el segundo argumento, se asume que el mismo es igual a la unidad.

La función LARGO()

Esta función permite saber el número de caracteres que componen el texto que se especifica como argumento.

La función REPETIR()

Esta función permite generar un texto formado por la repetición de un texto dado. Esta función admite dos argumentos a los que respectivamente llamaremos t y v (t es el texto que se repite, y v es un número entero que indica el número de repeticiones que se generarán).

Esta función es muy útil para por ejemplo proteger la edición de un número completando la misma con asteriscos (algo que por cierto es bastante usual en contabilidad).


En efecto, supongamos que en la celda Y1 se quiere editar el valor numérico indicado en la celda X1 siempre con 12 caracteres, y que el asterisco es el signo que se desea insertar a la izquierda como carácter de protección. Las fórmulas que se indican seguidamente permiten efectuar precisamente esta definición (la primera de ellas corresponde a la definición de la celda auxiliar HL1, la segunda corresponde a la definición de la celda auxiliar HM1, y la tercera corresponde a la definición de la celda Y1).

((HL1)) =DECIMAL(X1;2;VERDADERO)((HM1)) =LARGO(HL1)((Y1)) =SI(HM1>11;REPETIR(“*”;0);REPETIR(“*”;12-HM1))&HL1

Como podrá observarse, en esta última fórmula REPETIR(“*”;0) representa (genera) el texto vacío, o sea el texto que no tiene caracteres.

Un esquema muy parecido al que acaba de sugerirse, puede ser también utilizado si se quiere editar un valor monetario usando un signo monetario que no sea flotante, o sea usando un signo monetario que se recueste a la izquierda siempre en la misma posición, y que por su parte el monto correspondiente se recueste a la derecha. Las fórmulas que se indican seguidamente permiten efectuar precisamente una edición de este tipo en la celda Y1 del monto indicado en la celda X1 y usando el signo monetario “U$S” (la primera de dichas fórmulas corresponde a la definición de la celda auxiliar HL1, la segunda fórmula corresponde a la definición de la celda auxiliar HM1, y la tercera fórmula corresponde a la definición de la celda Y1).

((en HL1)) =DECIMAL(X1;2;VERDADERO)((en HM1)) =LARGO(HL1)((en Y1)) =SI(HM1>11;REPETIR(“_”;0);“U$S”&REPETIR(“_”;12-HM1))&HL1

Como el “lector” con cierta experiencia comprenderá, una forma mucho más cómoda de hacer lo indicado en el último ejercicio, es editar el texto “U$S” en la celda W1 alineándolo a la izquierda, editar el número en la celda X1 alineándola a la derecha, y en la impresión ajustando el ancho de las columnas W y X, y eliminando la separación entre la columna W y la columna X.

HIPERVÍNCULOS INTERNOS – Introducción – La edición de valores monetarios – La edición personalizada de valores numéricos – La función TIPO() – Las funciones lógicas – La función de prueba o testeo – Las expresiones lógicas – La función REDONDEAR() – La función TRUNCAR() – La función ENTERO() – La función CONCATENAR() – La función DECIMAL() – Las funciones DERECHA() e IZQUIERDA() – La función LARGO() – La función REPETIR() –



Tópicos de Excel – Tratamientos condicionales

PALABRAS CLAVE (descriptores) - “ASISTENTE DE FUNCIONES” , “CÁLCULO ARITMÉTICO” , “CÁLCULO ESTADÍSTICO” , “CLAVE PRESENTACIÓN ARTT” , “CLAVE PRESENTACIÓN LEC” , “CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA EXCEL” , “CLAVE TEMÁTICA MAT” , “COMPUTACIÓN” , “COMPUTADOR” , “COMPUTADORA” , “ESTADÍSTICA” , “EXCEL” , “FUNCIÓN CONTAR()” , “FUNCIÓN CONTARA()” , “FUNCIÓN CONTAR.BLANCO()” , “FUNCIÓN CONTAR.SI()” , “FUNCIÓN SUMAR.SI()” , “FUNCIÓN ESTADÍSTICA” , “FUNCIONES ESTADÍSTICAS” , “INFORMÁTICA” , “MATEMÁTICA” , “MICROSOFT EXCEL” , “MS EXCEL” , “NOMBRE ARCHIVO bootratamientos lec excel” , “NOMBRE ARCHIVO booooo” , “ORDENADOR” , “PALETA DE FUNCIONES” , “PLANILLA DE CÁLCULO” , “PLANILLA ELECTRÓNICA” , “PLANILLA ESTADÍSTICA” , “PLANILLA MATEMÁTICA” , “PLANILLA NUMÉRICA” , “PREFIJO CLAVE BOO” , “PROCESAMIENTO CONDICIONADO” , “PROCESAMIENTO CONDICIONAL” , “PROCESO CONDICIONADO” , “PROCESO CONDICIONAL” , “PROCESO DE CUENTA” , “PROGAMA EXCEL” , PROGRAMA DE OFFICE” , “SUMA CONDICIONADA” , “SUMA CONDICIONAL” , “TRATAMIENTO CONDICIONADO” , “TRATAMIENTO CONDICIONAL”


CONTENIDO – Lección de un cursillo sobre “Microsoft Excel”. En estas “notas” se describen algunas funciones de “Excel” tales como SUMAR.SI(), CONTAR.SI(), CONTAR.BLANCO(), etcétera.

ÍNDICE DE SECCIONES – Introducción – Función SUMAR.SI() – Función CONTAR.SI() – Función CONTAR.BLANCO() – Función CONTAR() – Función CONTARA() –


Introducción

“Microsoft Excel” ofrece a los “usuarios” una enorme cantidad de funciones que permiten aplicar un determinado proceso a los valores asociados a un conjunto de celdas de un determinado rango; dichos valores por lo general intervienen todos ellos en la definición de la función, influyen todos ellos de una manera o de otra en la definición del valor de retorno de la función.

Existen en particular ciertas funciones de “Excel” que tienen la particularidad de poder ser imaginadas como aplicando un proceso dividido en dos etapas. En dicha primera etapa sería donde se efectuaría la determinación de los valores que serían considerados o que serían retenidos para el tratamiento previsto, y en dicha segunda etapa sería donde se aplicaría efectivamente dicho tratamiento específico al conjunto de los valores seleccionados en la primera etapa; este tratamiento específico podría ser por ejemplo la suma de los valores seleccionados, o podría ser por ejemplo la simple contabilización del número de dichos valores.

El citado proceso en dos etapas equivaldría en alguna medida a la aplicación de un filtro. En la presente lección nos ocuparemos precisamente de esas funciones especiales, cuyas particularidades serán detalladas en las siguientes secciones.

Función SUMAR.SI()

Esta función contempla el uso de tres argumentos, a los que respectivamente llamaremos rangob, condición, rangoc.

El argumento rangob es el rango de celdas a cuyos valores se aplica la condición. El argumento condición es el criterio que se aplicará a los valores especificados en rangob; es así como se


definirán las posiciones que serán retenidas y las posiciones que serán excluidas. El argumento rangoc especifica o indica las celdas cuyos valores participarán en la suma que se solicita. Obviamente, el número de celdas de rangob debe ser el mismo que el número de celdas de rangoc, a efectos de que exista correspondencia entre ambos conjuntos de celdas.

El valor asociado a una celda de rangoc participará en la suma que se solicita solamete si el valor asociado a la celda correspondiente de rangob cumple con el criterio especificado (cumple con la condición especificada).

Esta función SUMAR.SI() admite que su tercer argumento sea omitido, y en este caso se asume que rangoc coincide con rangob.

El argumento condición puede consistir simplemente en un valor o en una expresión que determina un valor, y en este caso las posiciones que se retienen son aquellas cuyos correspondientes valores en rangob son exactamente iguales a ese valor establecido en condición. El valor así establecido en condición puede ser tanto un número, como un texto, o como un valor lógico.

El “lector” podrá verificar que si como condición se estableciera un número incluido entre comillas, el mismo será considerado como número y no como texto; lo mismo sucede si se estableciera un valor lógico entre comillas.

Este argumento condición puede también formarse indicando un determinado valor precedido por alguno de los siguientes seis operadores relacionales (1) <, (2) <=, (3) >, (4) >=, (5) =, y (6) <>, e incluyendo todo el conjunto entre “comillas”, en cuyo caso evidentemente se interpretará y se procederá en consecuencia. En este segundo caso, el valor allí establecido entre comillas también puede ser un número, o un texto (una palabra o una serie de palabras directamente indicadas), o un valor lógico; se señala muy especialmente que lo que acaba de detallarse es una característica muy especial del segundo argumento de la función SUMAR.SI(), ya que una cadena de caracteres incluida entre comillas por lo general es interpretada por “Microsoft Excel” como si fuera un texto.

Por si no quedara claro, corresponde señalar que en este segundo caso, si el valor establecido entre comillas y que sigue al operador relacional fuera un número, entonces las posiciones de rangob que no se retienen son todas aquellas que contienen un texto o que contienen un valor lógico o que contienen un valor de error, así como todas aquellas que contienen un número que no verifica la condición. Debe también leerse algo análogo cuando el valor establecido entre comillas y que sigue al operador relacional fuera un valor lógico, o cuando dicho valor fuera una palabra o una sucesión de palabras no interpretable como número.

Corresponde señalar también que las celdas vacías de rangob son también excluidas en todos los casos.

Función CONTAR.SI()

Esta función requiere dos argumentos a los que respectivamente llamaremos rangob y condición.

Esta función es muy similar a la función SUMAR.SI() cuando la misma es usada sólo con dos argumentos. Lo que queremos decir es que los dos argumentos de la función CONTAR.SI()


son muy similares a los dos primeros argumentos de la función SUMAR.SI() en cuanto a su estructura e interpretación.

Esta función CONTAR.SI() permite contar las celdas no vacías que cumplen con condición. Una determinada celda de rangob se cuenta (se contabiliza) cuando su valor asociado cumple con el criterio especificado (cumple con la condición especificada). Se reitera que este segundo argumento es interpretado de una manera enteramente análoga al segundo argumento de la función SUMAR.SI().

Función CONTAR.BLANCO()

Esta función requiere un solo argumento al que llamaremos rangob. Esta función CONTAR.BLANCO() es relativamente similar a la función CONTAR.SI(); en el presente caso las celdas de rangob que se cuentan son las celdas vacías.

Función CONTAR()

Esta función admite hasta treinta argumentos, a los que podemos llamar ref1, ref2, ref3, ref4, etcétera; cada uno de estos argumentos puede ser una constante, o una referencia a una celda, o una referencia a un rango de celdas. Esta función lo que hace es evaluar los valores asociados con estos argumentos, dando como resultado el número de elementos que son números.

Deberá tenerse presente que las celdas vacías no son contadas (no son contabilizadas). Tampoco son contabilizadas las celdas que tienen asociado un valor lógico, o un valor de error, o un texto que no pueda ser interpretado como un número expresado en alguno de sus formatos (entero, decimal, fracción, porcentaje, fecha, hora, moneda, etcétera). En ciertas circunstancias, serán contabilizados como números aquellos textos que puedan ser interpretados como una secuencia de caracteres de esta especie (aquellos textos que puedan ser traducidos a números).

Función CONTARA()

Al igual que la función CONTAR(), la función CONTARA() también admite hasta treinta argumentos. Dicha función CONTARA() contabiliza todas las celdas que no se encuentren vacías. Como podrá observarse, en cierto sentido la función CONTARA() es complementaria de la función CONTAR.BLANCO(). La diferencia formal entre ambas funciones es que la función CONTAR.BLANCO() admite solamente un argumento, mientras que la función CONTARA() admite hasta treinta argumentos.

HIPERVÍNCULOS INTERNOS – Introducción – Función SUMAR.SI() – Función CONTAR.SI() – Función CONTAR.BLANCO() – Función CONTAR() – Función CONTARA() –



Tópicos de Excel y de Word – Autocorrección de texto

PALABRAS CLAVE (descriptores) - “AUTOCORRECCIÓN DE TEXTO” , “CLAVE PRESENTACIÓN ARTT” , “CLAVE PRESENTACIÓN LEC” , “CLAVE TEMÁTICA COMP” , “CLAVE TEMÁTICA EXCEL” , “CLAVE TEMÁTICA MAT” , “CLAVE TEMÁTICA WORD” , “COMPUTACIÓN” , “MICROSOFT EXCEL” , “MICROSOFT WORD” , “NOMBRE ARCHIVO boowordexcelautocorreccion lec word excel” , “NOMBRE ARCHIVO booppp” , “PREFIJO CLAVE BOO” , “USO DE ABREVIATURAS” , “USO DE LA HERRAMIENTA AUTOCORRECCIÓN” , “USO DE SÍMBOLOS ESPECIALES”

TEMAS DESTACADOS (temas principales, temas clave) – “COMPUTACIÓN”, “EXCEL”, “INFORMÁTICA”, “MATEMÁTICA”, “PLANILLA DE CÁLCULO”, “PLANILLA ELECTRÓNICA”, “PROCESADOR DE PALABRAS”, “PROCESADOR DE TEXTOS”, “WORD”.

CONTENIDO – Lección de un cursillo sobre “Microsoft Excel”. En este “ciberdocumento” se presenta la herramienta “Autocorrección”, la que básicamente funciona de la misma manera tanto en “MS Excel” como en “MS Word”. También se hace referencia al mecanismo previsto en “Excel” que permite asociar un determinado comentario a una determinada celda.

ÍNDICE DE SECCIONES – La herramienta “Autocorrección” – Comentarios y notas –


La herramienta “Autocorrección”

Tanto “Microsoft Excel” como “Microsoft Word” tienen una muy interesante herramienta llamada “Autrocorrección”. Para activar esta herramienta, se deberá activar la opción “Autocorrección...” del menú “Herramientas”.

Al proceder como se ha indicado, el sistema despliega un cuadro de diálogo titulado “Autocorrección”, el cual tiene las siguientes cuatro fichas: “Autocorrección”; “Autoformato mientras escribe”; “Autotexto”; “Autoformato”.

En la ficha “Autocorrección” se presenta un área de datos encabezada con la leyenda “Reemplazar:”, así como otra área de datos encabezada con la leyenda “Con:”. En la primera de ellas se deberán ingresar las palabras que usualmente se digitan (que usualmente se escriben) en forma incorrecta, y en la segunda área de datos se deberán definir los respectivos textos escritos en la forma correcta. Para validar cada una de estas parejas de palabras luego de su ingreso, se deberá hacer “clic” con el “ratón” sobre el botón “Agregar”.

En caso que se desearan ingresar sucesivamente varias parejas de palabras a través de esta ficha titulada “Autocorrección”, se podrá repetir varias veces el mecanismo antes indicado. Al finalizar la entrada completa de la lista de todas estas nuevas parejas de palabras, se deberá hacer “clic” con el “ratón” sobre el botón “Aceptar”.

Una vez incorporadas al sistema todas esas parejas de palabras definidas por el “usuario”, todo quedará pronto para que se pueda comenzar a trabajar con “Microsoft Word” o con “Microsoft Excel” (según sea el caso). En los textos que entonces se ingresen (en un “documento de word” o en una celda de una “hoja de cálculo” según sea el caso), el sistema sustituirá automáticamente todas las palabras que coincidan con


las que hay que corregir, por las respectivas versiones correctas de dichas palabras (o sea, por las respectivas versiones oportunamente ingresadas en el área titulada “Con:”).

Este mecanismo de autocorrección también es cómodo de aplicar para sustituir abreviaturas por la palabra completa que corresponda, o para sustituir una determinada cadena mnemotécnica de caracteres por un símbolo que no está directamente previsto en el “teclado”.

Por ejemplo, en muchos “teclados” no se encuentran previstos los signos monetarios correspondientes a “libra” y a “yen”, y cuando alguno de ellos quiere ser usado, se deberá por ejemplo recurrir a la opción “Símbolo...” del menú “Insertar”, o bien se deberá recurrir al programa “Mapa de caracteres” (al que generalmente se puede acceder a través de la secuencia “Inicio”, “Programas”, “Accesorios”, “Mapa de caracteres”). Lamentablemente, la búsqueda específica de un símbolo por alguno de estos dos mecanismos no es una tarea sencilla, dada la enorme cantidad de opciones allí existentes y allí ofrecidas al “usuario”.

Mucho más sencillo y rápido sería por supuesto generar directamente esos símbolos especiales a través del “teclado”, y ello es perfectamente posible gracias a que cada símbolo tiene un equivalente numérico. Por ejemplo, el símbolo “¥” se puede generar con las teclas “Alt” + “0165”, y el símbolo “£” se puede generar con las teclas “Alt” + “0163” (usando el sector numérico del “teclado” y la tecla “Alt” ubicada en el sector izquierdo del “teclado”); el inconveniente de este segundo mecanismo es el de que el “usuario” debe recordar el código correspondiente a los símbolos que con más frecuencia son por él empleados.

A efectos de facilitar aún más las cosas, también se podrá recurrir al mecanismo de autocorrección ya antes referenciado, imponiendo por ejemplo que la abreviatura mnemotécnica “($Y)” sea sustituida por “¥”, imponiendo también que la abreviatura mnemotécnica “($L)” sea sustituida por “£”, y así podríamos ir implementando otras sencillas formas mnemotécnicas para generar otros signos monetarios y otras palabras de uso frecuente, como por ejemplo las abreviaturas mnemotécnicas que se sugieren a continuación:

(a) Abreviatura “($UK)” a sustituir por “£”;(b) Abreviatura “($US)” a sustituir por “U$S”;(c) Abreviatura “($JP)” a sustituir por “¥”;(d) Abreviatura “(etc)” a sustituir por “etcétera”;(e) Abreviatura “($CR)” a sustituir por “C”;(f) Abreviatura “($VE)” a sustituir por “Bs”;(g) Abreviatura “($CL)” a sustituir por “$Ch”;(h) Abreviatura “($CO)” a sustituir por “$C”;(i) Abreviatura “($PY)” a sustituir por “G”;(j) Abreviatura “($GT)” a sustituir por “Q”;(k) Abreviatura “($UY)” a sustituir por “$U”;


(l) Abreviatura “($EC)” a sustituir por “S/”;(m) Abreviatura “($PE)” a sustituir por “S”;(n) Abreviatura “($BR)” a sustituir por “R”;(o) Abreviatura “(etc3)” a sustituir por “etcétera, etcétera, etcétera”;(p) Abreviatura “fmi%” a sustituir por “Fondo Monetario Internacional”;(q) Abreviatura “(wp)” a sustituir por “WordPad”;(r) Abreviatura “cr%” a sustituir por “Costa Rica”;(s) Abreviatura “(sol+)” a sustituir por “=(-B1+RAIZ(B1*B1-4*A1*C1))*0,5/A1”;(t) Abreviatura “(sol-)” a sustituir por “=(-B1-RAIZ(B1*B1-4*A1*C1))*0,5/A1”;(u) Abreviatura “ar%” a sustituir por “Argentina”;(v) Abreviatura “dic%” a sustituir por “diciembre”;(w) Abreviatura “py%” a sustituir por “Paraguay”;(x) Abreviatura “(mw)” a sustituir por “Microsoft Word”;(y) Abreviatura “br%” a sustituir por “Brasil”;(z) Abreviatura “(mc)” a sustituir por “mercredi”.

En varios de los ejemplos indicados “ut supra”, hemos iniciado las abreviaturas con un “abrir paréntesis”, y hemos finalizado las mismas con un “cerrar paréntesis”, ya que ésta nos pareció una clave cómoda de recordar y de usar, aunque naturalmente cada quien podrá usar las claves o abreviaturas que le resulten más cómodas.

Como cualquier “usuario” podrá fácilmente constatar, “Microsoft Excel” y “Microsoft Word”, ya ellos tienen definida una lista bastante extensa de palabras dentro de este mecanismo de autocorrección; a continuación se indican algunas de las expresiones incorrectas que se encuentran contempladas:

(1) “absenteísmo que es sustituido por “absentismo”;(2) “consecion” que es sustituido por “concesión”;(3) “consecuente a” que es sustituido por “consecuente con”;(4) “debajo llave” que es sustituido por “bajo llave”.

Esta lista de palabras también contiene algunas expresiones mnemotécnicas o fórmulas mnemotécnicas que permiten generar ciertos caracteres especiales, como por ejemplo los que se indican seguidamente:

(5) “(c)” que es sustituido por “©”;(6) “(r)” que es sustituido por “®”;(7) “:(” que es sustituido por “”.

Como se podrá fácilmente verificar, la sustitución se opera sólo cuando una de las expresiones previstas se ingresa en su orden natural. Por lo tanto, para poder generar (c) en lugar de ©, lo que debe hacerse por ejemplo es primero ingresar por “teclado” el último carácter (que en este caso es el “cerrar paréntesis”), y luego


insertar en el lugar conveniente los caracteres “abrir parántesis” y “letra c minúscula”.

Comentarios y notas

“Microsoft Excel” también proporciona la posibilidad de definir un comentario (una nota corta) referente a una determinada celda (asociada a una determinada celda).

Para implementar esta opción, es necesario seleccionar la celda en cuestión, y en ese estado recurrir al menú contextual, y en él seleccionar la opción “Insertar comentario”. Alternativamente, también se podrá usar la opción “Comentario” del menú “Insertar”.

Al así proceder, “Excel” ofrece un área destacada y característica donde se podrá ingresar una frase corta o eventualmente varias frases cortas. Al finalizar el ingreso de dichas frases, simplemente se deberá hacer “clic” con el “ratón” sobre cualquier celda, con la finalidad de salir de este procedimiento y de poder así continuar con otras tareas. Todas las celdas a las que se le haya definido algún texto de comentario quedarán destacadas en la hoja de cálculo con una pequeña marca roja ubicada en el rincón superior derecho del contorno de dichas celdas.

Para visualizar el comentario de una determinada celda (la cual está pues destacada con una marca roja superior derecha), bastará con ubicar el puntero del “ratón” sobre dicha marca roja o sobre algún punto de esa celda. Para visualizar todos los comentarios ya definidos, se podrá usar la opción “Comentarios” del menú “Ver”.

Para modificar (para redefinir) un comentario existente, bastará con seleccionar la celda correspondiente, y en ese estado recurrir a la opción “Modificar comentario” del menú contextual (o alternativamente recurrir a la opción “Modificar comentario” del menú “Insertar”).

Para eliminar un comentario, bastará con redefinir el mismo con un texto todo en blanco, o en su defecto, bastará con seleccionar la celda correspondiente y entonces activar la opción “Eliminar comentario” del menú contextual.

Para dejar visible el comentario de una celda en forma permanente, bastará con activar la opción “Mostrar comentario” del menú contextual.

Se recuerda que para poder visualizar el menú contextual, bastará con ubicar el puntero del “ratón” sobre la celda en cuestión, y allí hacer “clic” con el botón secundario (y allí pulsar el botón derecho del ratón).

HIPERVÍNCULOS INTERNOS – La herramienta “Autocorrección” – Comentarios y notas –



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