curs instrumente software pentru proiecte de marketing

INSTRUMENTE SOFTWARE

PENTRU PROIECTE DE

MARKETING

Conf. univ. dr. Dana-Maria BOLDEANU

Semestrul I

An universitar 2014-2015

Facultatea de Marketing

1. Concepte fundamentale privind

gestiunea proiectelor

Project Management

(Managementul de proiect) - arta de a

contrabalansa obiectivele unui proiect, pe de o

parte, i constrngerile de timp, buget i calitate a rezultatelor, pe de alt parte.

Ce reprezint Project Management

Managerul de proiect

Persoana responsabil n planificare, execuia i finalizarea unui proiect prin atingerea obiectivelor stabilite, mai ales n domeniul construciilor, arhitectur, IT i telecomunicaii.

Responsabilitile cheie ale manager de proiect definirea de obiective clare i realizabile n proiect, definirea cerinelor de proiect, a rezultatelor ateptate

precum i a obiectivului general al proiectului gestionarea triplei constrngeri pentru proiecte:

cost/resurse, timp i scop pe domeniul de aplicabilitate.

Abordri moderne n managementul de proiecte

Planificare de jos n sus (Bottom-up Project

Management) - se pune accent pe elaborarea mai

simpl a proiectelor, pe cicluri mai scurte ntr-un proiect, pe o colaborare eficient ntre membrii echipei i o implicare mai puternic a acestora i pe luarea deciziilor.

Membrii echipei de proiect sunt invitai s participe la fiecare pas al procesului de management. Decizia cu

privire la un curs de aciune este luat de ctre ntreaga echip.

Corporaii precum New York Times, Ernst&Young, IBM, etc. au ales o astfel de abordare de management.

Abordri moderne n managementul de proiecte

Planificare i revizuirea de sus n jos (Top-Down Project Management) - caracterizat de luarea deciziilor la nivel de entitate n privina portofoliului de proiecte pe care ar trebui s l aib o organizaie.

Expresia "top-down" nseamn c toate direciile provin de la managementul de vrf, angajaii afectai de schimbare nu prea au posibilitatea de a influena propunerile naintate de factorul de decizie.

Toate ateptrile managerului de proiect sunt comunicate n mod clar fiecrui participant la proiect.

Orice proiect poate fi definit prin urmtoarele caracteristici (PMBOK, 2013):

are un obiectiv unic

este temporar

este dezvoltat folosind elaborarea progresiv

specificaii ale proiectului sunt definite, iniial, mai larg, la modul general i apoi, rafinate, i mai detaliate pe msur ce proiectul avanseaz

necesit resurse, de multe ori din diverse domenii: umane, financiare, de timp, etc.

ar trebui s aib un client primar sau un finanator

finanatorul de proiect ofer, de obicei, direcia i finanarea pentru proiectul

implic un anumit grad de incertitudine

dac obiectivele sunt neclare, apare dificultatea de a estima corect timpul de finalizare i a costurile i apare dependena de factorii externi.

Avantajele utilizrii managementului de proiect (Schwalbe, 2007):

Control mai bun al resurselor financiare, fizice i umane

mbuntirea relaiilor cu clienii

Reducerea timpului de dezvoltare

Reducerea costurilor

O mai bun calitate i fiabilitate sporit

Marje de profit mai mari

mbuntirea productivitii

Coordonare intern mai bun

Triunghiul managementului de proiect

Succesul unei bune gestionri de proiect presupune ndeplinirea celor 3 + 1 obiective

principale:

scopul/domeniul

timpul

resursele/costurile

calitatea rezultatelor obinute i a proiectului n sine.

Factori importani care asigur succesul unui proiect:

predare la timp: ncheierea proiectului n

orizontul de timp prevzut iniial

ncadrarea n domeniul de aplicabilitate i livrarea la standarde de calitate nalt: producerea rezultatelor prevzute potrivit unor standarde calitative i cantitative.

livrarea n limitele bugetului: utilizarea numai a

resurselor prevzute, de exemplu resurse financiare, resurse umane, resurse materiale,

etc.

Metodologia proceselor de Project Management

Descrierea managementului proiectelor este posibil prin analiza ciclului de via al proiectelor, care se refer la ansamblul logic de faze ale proiectului, ale cror denumiri i numr sunt determinate de necesitile realizrii scopurilor sau obiectivelor proiectului.

Cele mai multe metodologii ale proceselor de Project Management acoper 5 faze principale de realizare.

Succesul unui proiect depinde de: etapa de planificare n vederea satisfacerii obiectivelor

tehnice i a cerinelor de timp ale proiectului

ncadrarea n bugetul proiectului

Fazele de realizare ale managementului de proiecte

Iniierea proiectului

Planificarea proiectului

Execuia proiectului

Analiz, Monitorizare i

Control

Finalizarea proiectului


Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumit perioad de timp la nivelul unui proiect din punct de vedere al:

Alocrii de resurse pe sarcinile stabilite

Stabilirii unor termene de predare

Raportarii activitilor proiectului

ajut managerul de proiect s:

coordoneze i

controleze activitatea echipei pe care o conduce n vederea

ncadrrii n:

termenele i bugetul stabilit,

eliminrii riscurilor i

creterii productivitii muncii.


Managerul de proiect este cel care trebuie s angajeze procesele de management ale

proiectului, respectiv procesele existente n

ciclului de via al unui proiect

Aria de competene a managerului de proiect - managementului de timp, costuri, riscuri, calitate,

resurse umane, comunicare, ct i pe partea de definire a domeniului de aplicabilitate, management al

cerinelor, pe partea de achiziii publice, infrastructur, etc.

Faza de iniiere

n aceast faz se definete natura i domeniul de aplicare al proiectului, se identific contextul i nevoia de proiect, se ajunge la un consens ntre actorii implicai i se stabilesc obiectivele generale.

Etapa de iniiere ar trebui s includ un plan care cuprinde urmtoarele domenii:

analiza cerinelor de afaceri/ cerinele n obiective msurabile

revizuirea operaiunilor curente

analiza financiara a costurilor i beneficiilor, inclusiv un buget

analiza prilor interesate, inclusiv utilizatorii, i a echipei de suport pentru proiect

un grafic al proiectului ce include costurile, sarcinile, rezultate i durat n timp.

Faza de planificare

Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumit perioad de timp la nivelul unui proiect din punct de vedere al:

Alocrii de resurse pe sarcinile stabilite

Stabilirii unor termene de predare

Raportrii activitilor proiectului

ajut managerul de proiect s coordoneze i s controleze activitatea echipei pe care o conduce n vederea ncadrrii n termenele i bugetul stabilit, eliminrii riscurilor i creterii productivitii muncii.

n evaluarea performanelor proiectului de afaceri intervine ca factor decisiv satisfacia clienilor din punct de vedere al calitii rezultatelor obinute.

Planificarea i gestionarea unei bune execuii a unui proiect genereaz multiple beneficii att pentru echipa proiectului, ct i pentru beneficiarii direci ai rezultatelor.

Etapele procesului de planificare

a) Identificarea activitilor

Formularea obiectivelor proiectului este utilizat pentru a descrie proiectul ca un grup de activiti sau sarcini (Task).

Activitatea - element de munc, efectuat n timpul derulrii proiectului, a crui executare poate fi ncredinat unui sau mai multor membri ai echipei.

Termenul de sarcin - n general, sinonim cu activitatea, cu toate acestea n multe aplicaii, activitile sunt considerate ca fiind subdivizate n mai multe sarcini.

Sarcinile trebuie s fie asociate cu repere de referin (milestone).

Reper de referin - un eveniment intermediar important care survine n cursul unei realizri, asociat cu obinerea unui rezultat important sau cu o analiz de stadiu, caracterizat drept critic. Exemple: terminarea unei faze a proiectului, furnizarea unui raport final, recepia unui echipament, etc.


b) Estimarea duratelor i resurselor

Sarcinile se caracterizeaz prin durate n timp, determinate de o dat de nceput i o dat de sfrit.

Sarcinile pot fi programate pentru a fi executate n serie sau n paralel,

conform cu dependenele lor reciproce.

c) Identificarea relaiilor i dependenelor activitilor

Dependenele dintre activitile proiectului prezint relaia de ordine dintre dou activiti succesive, respectiv legtura dintre activiti - cea mai folosit este relaia de tip Finish-to-Start leag evenimentul de sfrit al activitii precedente cu evenimentul de nceput al activitii urmtoare.

Dependenele logice dintre activiti pot fi definite utiliznd o diagram n reea a activitilor.


d) Identificarea constrngerilor (de resurse material sau financiare

i de timp)

Deciziile de programare condiionate de disponibilitatea limitat a resurselor pot fi rezolvate prin nivelarea resurselor. Astfel, exist constrngeri referitoare la:

Date impuse (referitoare la datele de nceput i de sfrit) pentru terminarea unor livrabile.

Evenimente importante sau milestone-uri programate i ateptate.

e) Stabilirea programrii

Programarea const n analiza:

succesiunii activitilor,

a duratelor activitilor,

a necesarului de resurse pentru a creea programul de desfurare a proiectului, care trebuie s precizeze datele de nceput i de sfrit pentru activitile proiectului i datele planificate pentru milestone-uri.

Monitorizarea & Finalizarea unui proiect

Pentru monitorizarea unui proiect exist mai multe tipuri de rapoarte:

liste de activiti, cu procentaje de ndeplinire

analize n timp ale proiectului

grafice-reea (Network Diagram)

diagrame sau grafice Gantt de ealonare calendaristic a activitilor cea mai utilizat variant

rapoarte de execuie lunare, trimestriale, semianuale sau anuale.

Finalizarea proiectului const n acceptarea formalizat a rezultatelor proiectului i presupune:

nchiderea administrativ care implic generarea, colectarea i diseminarea informaiilor pentru a formaliza terminarea proiectului;

nchiderea contractului: terminarea i decontarea contractului, inclusiv rezolvarea oricror probleme deschise.

Diagram Gantt

2. Definirea i salvarea unui nou proiect

utiliznd Microsoft Project 2010

Soluia Microsoft Project (MS Project)

Permite integrarea proceselor de management specifice proiectelor

cu analiza de business, att de necesar unei companii pentru a fi

competitiv pe pia.

Aceast soluie furnizeaz funcionaliti extinse pentru managerii de

proiect care doresc s mbunteasc programarea activitilor i a

capacitilor de planificare a resurselor.

Microsoft Project 2010 instrument puternic menit s ajute

organizaiile n prioritizarea invesiilor i optimizarea resursele

alocate, s permit ctigarea controlului asupra activitilor

desfurate i s vizualizeze performana obinut prin utilizarea

unor puternice i sugestive tablouri de bord.

Crearea unui proiect MS Project 2010

Se poate realiza printr-una din urmtoarele

variante:

Start Microsoft Office Microsoft Project 2010

Meniul File New Blank Project Create

Un nou proiect se poate crea i pe baza unui fiier

existent de tip MS Excel sau MS SharePoint.

Meniul File New New from Excel workbook

Un proiect se poate deschide i pe baza unor abloane

sau template-uri predefinite de tip Planners, Schedules,

etc.

Crearea unui nou proiect utiliznd MS Project 2010

Fereastra Microsoft Project 2010

Permite planificarea unui nou proiect prin utilizarea celor cinci meniuri ale Ribbon-ului: Task

Resource

Project

View

Format

Modul implicit de vizualizare al unui proiect este cel al Diagramei Gantt (Gantt Chart) prin: descrierea activitilor/task-urilor i a resurselor alocate

acestora n partea din stng a ferestrei (Table area)

vizualizarea ealonrii n timp a acestora n partea dreapt a ecranului (Timescale Gantt Chart).

Fereastra Microsoft Project 2010

Salvarea unui proiect MS Project

Se realizeaz tot prin intermediul meniului

File Save As

Formatul standard al fiierului de tip proiect cu

extensia implicit .mpp (Microsoft Project Plan) se

salveaz n folderul dedicat.

Proiectul se poate salva sub diverse forme, inclusiv

ca template, fiier PDF sau XML, sub formele

anterioare ale Microsoft Project 2000-2003 sau

Microsoft Project 2007.

3. Modaliti de lucru n cadrul unui

proiect de tip Microsoft Project 2010

Setarea informaiilor generale FILEOPTIONS

Seciunea General furnizeaz informaii generale despre tipul operaiei sau al diagramei implicite care va fi afiat n momentul deschiderii aplicaiei i a generrii unui nou proiect (diagrama Gantt).

Se poate seta modul de afiare al datei calendaristice.

Seciunea Display furnizeaz informaii despre:

tipul calendarului folosit (implicit se folosete calendarul Gregorian),

se seteaz unitatea monetar i simbolul folosite pentru buget i numrul de zecimale.

se stabilete care vor fi coloanele implicite care vor aprea n seciunea tabelelor de lucru a diagramei Gantt (Table Area) i care dintre ele vor fi editabile.

Setarea informaiilor generale FILEOPTIONS

Seciunea Schedule seteaz prima zi a sptmnii de lucru,

luna de ncepere a anului fiscal,

calendarul standard de la 8 AM la 5 PM,

numrul de ore lucrtoare pe zi, pe sptmn, numr de zile lunare, etc.

De asemenea, se stabilete cum sunt vor fi introduse noile task-uri, cum se introduce munca desfurat (de exemplu, n ore lucrtoare) i cum se calculeaz durata muncii (de exemplu, n zile lucrtoare)

Seciunea Advanced permite setarea unui cost standard/or la nivelul ntregului proiect, precum i al unui cost al orelor suplimentare ca urmare a supra-alocrii unor resurse umane.

Meniul Task

Permite planificarea i gestionarea task-urilor organizate i conectate ntre ele prin legturi din punct de vedere al ordinii i importanei.

Grupul de opiuni Insert permite crearea de: activiti simple sau recurente n cadrul unui proiect (Task)

activiti grupate pe faze principale prin defalcarea n mai multe subactiviti sau subtask-uri (Summary)

repere de referin (Milestone)

Task recurent

Tipuri de sarcini n Microsoft Project

Sarcini programate automat (Automatic Scheduled Tasks).

MS Project ataeaz o durat de 1 zi fiecrui task nou

introdus. Semnul de ntrebare indic faptul c este o durata

estimat

Sarcini programate manual (Mannualy Scheduled Tasks).

Manually Schedule (desemnate prin pictograma Pushpin) nu

se vor muta n timp dect cu excepia cazului explicit cnd

se precizeaz acest lucru


Sarcini centralizatoare (Summary Tasks) - reprezint un

task principal, de baz, constituind sumarul subtask-

urilor care l compun.

Meniul Task grupul de opiuni Insert Summary

Ascunderea sau vizualizarea acestor Summary Tasks se

realizeaz din meniul Format Summary Tasks

Pentru a crea un Summary Task este suficient s ne

plasm pe task-ul imediat urmtor i s-I stabilim de

ierarhie inferioar prin optiunea Task Schedule

Indent Task


Milestone-urile sunt evenimente cheie care trebuie

sa fie atinse pe parcursul proiectului, de exemplu,

finalizarea unei faze a proiectului.

Task-urile nou create au o durata default de 1 zi.

Pentru a crea un task milestone, durata acestuia

trebuie sa fie 0 (zero), deoarece nu presupune nici

un fel de munca.

Task-urile milestone sunt reprezentate grafic printr-

un romb:


O alta metoda de stabilire a milestone-urilor este sa bifai

optiunea Mark Task As Milestone din tab-ul Advanced al

casetei de dialog Task information, doar daca se doreste

sa se faca milestone un task cu durata mai mare de zero zile.

Tipuri de dependene

Ordinea cronologic n care se desfoar task-uri

se numete secven.

Legtura ntre un task precedent i unul successor

poat numele de dependen (predecessors). Astfel

se controleaz data de final a unui task cu data de

nceput a urmtorului task de care este dependent.

Tipuri de dependene

Cea mai utilizat dependen este cea de tip Finish to Start

(FS)

Task2 nu poate ncepe dect dupa terminarea activitatii Task1.

Intre ele poate exista un lag (intarziere) de cateva zile, ore,

etc.

Tipuri de dependene

Microsoft Proiect creeaz o legtur in mod implicit o dependenta de tip Finish-to-Start prin actionarea

comenzii Link Tasks din Meniul Task > Schedule.

Anularea dependentei se face prin acionarea comenzii Unlink Tasks

Tipuri de dependene

Dependen Star to Start (SS)

Task2 poate s inceapa in paralel cu Task1 sau

decalat cu un numr de zile.

Tipuri de dependene

Dependen Finish to Finish (FF) Task2 nu se poate termina dect o data cu Task1. Se

finalizeaza simultan.

Daca lag-ul dintre cele doua activitati este >0 Task2 se poate finaliza mai tarziu, daca lag-ul este negativ

(lead time), Task2 se poate finaliza mai devreme.

Tipuri de dependene

Dependenta Start to Finish (SF) n cazul n care data de ncepere a Task1 determin data de finalizare a Task2.

Acesta este modul n care creai programarea just-in-time. De exemplu, dac o sarcin este nevoie sa se termine inainte de un milestone sau de data de sfarsit a proiectului, dar nu conteaz exact cnd, putei crea o dependen SF ntre activitatea pe care dorii sa o programati la timp (predecesorul) i sarcina conexa (succesorul).

n lumea real de tipul de dependen SF apare mai putin frecvent fata de celelalte tipuri de dependene.

Stabilirea restriciilor

Restricii flexibile - opiunea implicit a programului As Late As Possible: Programeaz activitatea ct de trziu este

posibil, fr a decala activitile ulterioare. Nu utilizeaz date de restricie.

As Soon As Possible: Programeaz activitatea pentru a ncepe ct de curnd este posibil. Nu utilizeaz date de restricie.

Restricii semi-flexible un task trebuie sa nu inceapa sau sa se termine mai devreme sau mai tarziu de o data definit de utilizator Finish No Earlier Than: Programeaz activitatea pentru a se

termina la data restriciei sau dup aceasta.

Finish No Later Than: Programeaz activitatea pentru a se termina la data restriciei sau nainte de aceasta.

Start No Earlier Than: Programeaz activitatea pentru a ncepe la data restriciei sau dup aceasta.

Start No Later Than: Programeaz activitatea pentru a ncepe la data restriciei sau nainte de aceasta.


Restricii inflexebile - un task trebuie inceapa sau sa se termine la o anumita data precizata

de utilizator

Must Finish On: Programeaz activitatea pentru a se termina la data restriciei. Odat selectat, nu va mai fi posibil mutarea activitii pe scala de timp.

Must Start On: Programeaz activitatea pentru a ncepe la data restriciei. Odat selectat, nu va mai fi posibil mutarea activitii pe scala de timp


Utilizati optiunea

Deadline impreuna

cu As soon as possible

in locul optiunii Must

Finish On

Meniul Task

Grupul de opiuni View permite alegerea modului de vizualizare al task-urilor, avnd selectat implicit modul de vizualizare Gantt Chart.

Prin intermediul acestui meniu se pot efectua operaii de copiere, formatare i lipire a task-urilor i permite vizualizarea detaliilor despre acestea.

n grupul de opiuni Properties casetele Task Information i Display Task Details afieaz informaii detaliate despre starea task-ului, modul de programare manual sau automat, durata de desfurare,

resursele alocate, etc.

Stabilirea sarcinilor/task-urilor

Lista de task-uri se poate introduce direct ntr-un

Tabel Entry View cum ar fi n modul de vizualizare

Gantt Chart sau dac avei deja o list cu task-urile

dintr-o alt aplicaie ea fie se pot importa, fie se

pot copia cu Copy i Paste n aplicaia MS Project.

Lista de activiti propus pentru planificare editat n MS Excel

Tipuri de resurse

WORK Resources - oameni i echipamente care realizeaz munca pentru proiect

Personal

Imobilizri

Echipament

MATERIAL Resources - consumabile care sunt utilizate

pe masur ce progreseaza proiectul

COST Resources - resurse financiare asociate cu o

sarcin de care avei nevoie pentru derularea planului. Exemplele, bilete de avion, divertisment, etc.

Pre fix per sarcin de lucru

Meniul Resource - Adugarea de resurse

Prin comanda Resource Pool are loc stabilirea i actualizarea rezervei de resurse (contactele din cadrul companiei,

departamentele, etc).

Meniul Resource

Permite planificarea i gestionarea resurselor.

Cele mai populare vizualizrile orientate pe resurse sunt Team Planner i Resource Sheet.

O dat cu selectare modului de vizualizare Resource Sheet din grupul de opiuni View Team Planner se activeaz bara de instrumente Resource Sheet Tools ce permite

adugarea de resurse Add Resources (umane, materiale i financiare) care vor fi, ulterior, asignate task-urilor proiectului.

Gestiunea resurselor n Microsoft

Project Etape

1. Stabilirea informaiilor de baz privind resursele de munc implicate n proiect.

2. Ajustarea capacitii maxime de munc a fiecrei resurse.

3. Precizarea onorariilor de plat pentru timpul standard de munc i pentru timpul suplimentar.

4. Precizarea calendarului de munc pentru anumite resurse umane.

5. Stabilirea costurilor resurselor pentru urmrirea financiar a evoluiei proiectului.

6. nregistrare informaiilor adiionale despre o resurs.

Disponibilitatea unei resurse de munc

Se msoar n Uniti de resurs (Max Units) preciznd ct la sut din timp este disponibil resursa.

Exemple:

O persoan care lucreaz part-time doar 4 ore pe zi va

avea valoarea cmpului Max Units 50%.

O persoan care lucreaz full-time (8 ore pe zi) va pstra

valoarea de 100% uniti de resurs.

O echip de lucru format din 2 persoane ce vor lucra full-

time va avea o valoarea de 200% disponibilitate.

Calendarul de lucru al unei resurse de munc

Presupune un orar de munc diferit de cel definit

prin calendarul proiectului.

Ofer posibilitatea de a defini:

zile nelucrtoare pentru o resurs de munc sau

perioade de indisponibilitate.

un program limitat de munc (preciznd un interval

orar) ce va fi luat n considerare la alocarea resursei n

cadrul sarcinilor de lucru.

Disponibilitatea unei resurse de munc se aplic

ntotdeauna la timpul de lucru definit prin

calendarul resursei.

Definirea costurilor unei resurse

Cheltuiala cu o resurs de munc reprezint costul

acesteia pe o anumit perioad de timp.

Costul standard (Standard rate) suma de plat pentru o

perioad inclus n programul normal de lucru.

Costul orelor suplimentare (Overtime rate) Suma de

plat primit pe o perioad de timp pentru o persoan

care lucreaz n afara programului (orele suplimentare

trebuie definite n mod explicit).

Costul fix (Cost/use) Se aplic pentru fiecare utilizare a

resursei de munc n cadrul proiectului.

Caseta de dialog Task Details

Alocarea resurselor de munc

Asocierea uneia sau mai multor resurse la o singur sarcin definit.

Posibilitatea modificrii procentului de disponibilitate a resursei doar pentru sarcina curent.

Microsoft Project ajusteaz durata unei sarcini, volumul de munc sau procentul de disponibilitate al unei resurse potrivit urmtoarei formule:

[Munca]=[Durata]*[Unitati Disponibilitate]

[Work]=[Duration]*[Units]

Definirea termenilor de lucru in

alocarea resurselor

Work Cantitatea de munca (ore/persoana) necesara pentru a finaliza un task (de ex. Revizuirea unui document necesita 8h de munca din partea referentului)

Units (Assignment Units) Numarul de resurse si/sau procentul la care o resursa va fi desemnata sa lucreze la un task incarcarea implicita este 100% (de ex. un referent isi va dedica 50% din timpul sau pentru revizuirea unui document)

Duration durata de desfasurare a unui task (de ex. Revizuirea unui document va dura 2 zile)

Relatia dintre Units Work - Duration

Duration = Work/Units

Exemplu:

Duration (16h sau 2 zile)= Work (8h efort)/50% din

timpul

persoanei

Fixarea componentelor Work, Units

sau Duration

Duration = Work/Units

D U D W

Fixed W Fixed U (Default)

W U

Fixed D

Optiunea Effort Driven

Daca se adauga sau se elimina resurse la nivelul

unui task, durata acestuia scade sau creste in

conformitate cu resursele asignate.

Modificarea programrii n funcie de efort intr n scen doar cnd sunt implicate resurse multiple.

Poate fi activata sau dezactivata pentru Fixed

Duration sau Fixed Units

Opiunea Effort-driven este specific exclusiv unei sarcini i nu unei resurse.

Nu poate fi dezactivata pentru optiunea Fixed Work

Implicit task-urile sunt Fixed Units si Effort Driven.

Effort driven - Fixed units

Effort driven - Fixed work

Effort driven - Fixed duration

Campul Peak

Se adauga ca o coloana separata in modul de

vizualizare Task Usage

Afiseaza procentul maxim sau numr de uniti pentru care o resurs este atribuit la un moment dat unei sarcini (implicarea maxima)

Campul Assignment Units arat cat din resursele asignate sunt alocate unui task

(implicarea initiala a unei resurse la nivelul unui

task).

Campul Peak - arat unitatile asignate in folosita pentru un anumit task

Diferenta dintre coloanele Assignment

Units si Peak

Optiuni de alegere

Alegeti Fixed Work daca task-ul este cu adevarat determinat de cantitatea de munca implicata (de exemplu, amenajarea unei sali pentru un eveniment)

Alegeti Fixed Duration cand cantitatea de munca, numarul de resurse nu sunt considerate o problema (de exemplu, obtinerea unei autorizatii sau in faza initiala de planificare a unui eveniment).

Alegeti Fixed Units (default) daca timpul de implicare a resursei pe care il poti folosi sau numarul de resurse disponibile sunt considerate un factor variabil de constrangere.

Activati optiunea Effort driven daca este posibil sa adaugati sau sa eliminati resurse in vederea modificarii duratei unui task.

Programare sarcinilor

Task Type Duration Units Work

Fixed Duration Work Work Units

Fixed Units Work Duration Duration

Fixed Work Units Duration Duration

Microsoft Project recalculeaz

Daca utilizatorul modific

Programarea sarcinilor n funcie de efortul depus

Tipul sarcinii Cu opiunea effort-driven

Fr opiunea effort-driven

Fixed units Adugarea de

resurse scurteaz

durata sarcinii.

Adugarea de resurse crete volumul total de munc, pstrnd

neschimbat durata i unitile de alocare.

Fixed duration Adugarea de

resurse implic

scderea unitilor alocate pentru fiecare

resurs.

Adugarea de resurse crete volumul total de munc, pstrnd

neschimbat durata i unitile de alocare.

Fixed work Adugarea de

resurse scurteaz

durata.

Nu se aplic.

Alocarea resurselor pe sarcini

Trebuie sa se realizeze o atribuirea realist a resurselor de

munc (umane si logistice) si a celor materiale

Alocarea se realizeaza prin intermediul casetei de dialog

Display Task Details (meniul Task).

Supra-alocare resurselor

Supralocarea resurselor poate fi rezultatul programrii

manuale a task-urilor.

Dac n cadrul unui task sau a unor task-uri anterioare sunt

alocate mai multe resurse pe o perioad mai mare de timp

acest lucru va genera n coloana Indicators un semnal de

atenionare pentru managerul de proiect.

Factorii care genereaz supralocarea i msurile care pot fi

luate pentru a contracara acest efect sunt generai prin

selecia butonului Inspect din meniul Task -> grupul de opiuni

Tasks

Rezolvarea supra-alocarii resurselor

Rezolvarea supra-alocarii

Caseta Task Inspector va fi inserat n partea stng a

diagramei Gantt. Se vor specifica resursa umane

supralocat i opiunile de soluionare a problemei:

prin reprogramarea (Reschedule Task) pe o alt perioad

disponibil sau prin reducerea perioadei propuse, de obicei

prin schimbarea din modul Manual Schedule n modul Auto

Schedule.

prin replanificarea n cadrul echipei de lucru prin modul de

vizualizare Team Planner. Task-ul se replanific prin

operaiuni de tip Drag&Drop pe o perioad ulterioar mai

puin ncrcat sau se reasigneaz altei resurse umane.

Meniul Project

Permite planificarea i gestionarea proiectelor pe nivel de informare.

Meniul este orientat pe comenzi referitoare la vizualizarea informaiilor despre proiect, definirea calendarelor de lucru, stabilirea unei imagini de baz a proiectului (baseline), inserarea de subproiecte i creare de legturi ntre proiecte, generarea diferitelor rapoatelor, etc.

Include comenzi pentru a recalcula planificarea unui proiect, a actualiza starea general a acestuia i pentru a compara ntre ele dou proiecte (Compare Projects).

Prin intermediul casetei de dialog Project Information se pot

face modificri legate de data de nceput sau de sfrit a proiectului.

n general se recomand ca programarea s se fac de la data de start i se poate specifica utilizarea:

calendarului standard de 8 ore/zi, 5 zile pe sptmn (de la 8 AM la 5 PM cu o or pauz de mas)

24h

programul de noapte (de la 11PM la 5 AM, cu o or pauz) n funcie de specificul activitilor planificate.

Meniul Project

Calendarul activitilor n Microsoft Project

Aplicabil pentru definirea condiiilor de timp n programarea sarcinilor.

Vizeaz resursele de munc alocate.

Elemente predefinite (se pot modifica):

5 zile pe sptmn

8 ore pe zi

Timpul pentru lucrul de diminea: 8:00 12:00

O or de pauz de mas: 12:00-13:00

Timpul pentru lucrul de dup-amiaz:13:00-17:00

Nu se lucreaz n week-end (zilele de smbt i duminic);

Nicio srbtoare nu este inclus n calendar.

Meniul Project - Caseta de dialog Project

Information

Se pot crea i calendare proprii companiei sau persoanei individuale care gestioneaz proiectul.

Aceste calendare sunt utile atunci cnd exist programe diferite pentru mai multe resurse sau se dorete stabilirea unor date care nu vor fi luate n considerare n calculul perioadei de lucru (ex: srbtori naionale, program part time, etc.).

Se realizeaz prin intermediul grupului de opiuni Properties Change Working Time Create New Calendar

Tot din meniul Project se poate alege opiunea WBS (Work Breakdown Structure), cu o mare utilitate n planificarea activitilor/task-urilor proiectului, constnd n realizarea unei structuri de codificare a acestora pe nivele ierarhice.

Meniul Project

O nou coloan se poate insera n cadrul vizualizrii de tip Table Entry i va avea ataat valoarea predefinit WBS, iar ca urmare a nivelului de detaliere al task-urilor realizat din meniul Task grupul

de opiuni Schedule Indent/Outdent Task se poate urmri structura generat automat.

Meniul Project

Structura de tip WBS

(Work Breakdown Structure)

Meniul View

Conine butoane de referin legate de cele mai populare vizualizri de task-uri i resurse.

De asemenea, din caseta de dialog More Views se poate alege

modul de vizualizare dorit sub form de:

Task Form

Task Sheet

Timeline

Aceast meniu are comenzi de control a informaiilor pe care dorii s le vizualizai: mai multe niveluri n ierarhie, tabelele de intrri, costuri, filtre, grupri, sortri, etc.

Avei posibilitatea s activai/dezactivai opiunea Cronologie (Timeline) i panoul de detalii referitor la fiecare task

Se poate observa cum selectnd opiunea Resource Sheet se va comuta la modul de vizualizare Resource Sheet n care

fiecare linie conine informaii despre o singur resurs.

Meniul View

n modul de vizualizare Task Usage se pot observa prezentate toate

task-urile, iar pentru fiecare task n parte se detaliaz informaii despre resursele asignate acestuia (umane, de timp, etc.). Scala de timp

cumulat pe task-uri se poate afia pe zile, sptmni, luni, etc. (Timescale)

Meniul View

Meniul Format

Ofer diverse comenzi de formatare n funcie de modul activ de vizualizare.

De exemplu, n cazul vizualizrii Gantt Chart, meniul Format permite:

inserarea de noi coloane n cadrul tabelului

formatarea barelor orizontale ale graficului prin schimbarea culorilor

de fundal i aplicarea de stiluri pe text

afiarea elementelor de sumarizare sau a task-urilor critice (milestone), etc.

Dac se schimb modul de vizualizare din meniul Task n Timeline View, meniul Format permite adugarea de task-uri i formatarea acestora.

Meniul Format

Meniul Format - Modaliti de formatare pentru

modul de vizualizare Resource Usage

Pentru modul de vizualizare Resource Usage exist casete de opiune pentru cmpurile care se doresc a fi evideniate n grid-ul din partea dreapt a ferestrei legate de:

ncrcare pe om

numrul total de ore lucrate

costuri

timp disponibil pn la finalizarea proiectului, etc.

4. Monitorizarea si urmarirea progresului

task-urilor

Urmarirea progresului task-urilor

Pentru a judeca performana proiectului n mod corespunztor, este util s se compare cu planul iniial. Acest plan iniial se numete planul de referin sau Baseline (linia de baza).

Un Baseline este o colecie a valori importante dintr-un plan de proiect, cum ar fi datele preconizate pentru nceperea, datele de finalizare, precum si costurile sarcinile, resursele i asignarile.

Cnd salvai un Baseline, proiect face un "instantaneu (snapshot) al valorilor existente i-l salveaz n planul de proiect pentru comparaii viitoare.

Salvarea unui Baseline

Urmrirea progresului task-urilor

Cea mai simpl abordare de urmrire a progresului este de a raporta c munca efectic (actual work) s-a realizat exact cum a fost planificat. De exemplu, n cazul n care prima lun a unui proiect de cinci luni a trecut i toate sarcinile sale au nceput i s-au terminat asa cum au fost programate, putei nregistra rapid acest lucru n caseta de dialog Update Project.

Cnd nregistrai progresele va referiti la o anumit dat atunci MS Project calculeaza durata efectiva, durata rmas, costurile reale, precum i alte valori pn la data la care le-ai introdus.

Monitorizarea si urmarirea progresului

proiectului conform planificarii

Project > Update Project

Stabilirea progresului automat al task-urilor

pornind de la o data specificata (Status Date)

Progresul proiectului

Dup activitatea a nceput pe o anumita sarcin, putei nregistra rapid progresul obtinut.

Cnd introducei un procent de finalizare diferit de 0%, MS Project schimba data efectiv de ncepere (actual start date) a sarcinii pentru a se potrivi data de ncepere programat (start date). MS Project calculeaza apoi durata efectiva,

durata rmas, costurile reale, precum i alte valori n funcie de procentul introdus.

De exemplu, dac specificai c o sarcin de patru zile este 50 % completa, MS Project calculeaza c a avut dou zile de durata real i are dou zile de durat rmase.

Introducerea procentelor de progres:

Utilizai 0%, 25%, 50%, 75%, i 100% din butoanele grupului Schedule > meniul Task

Introducei orice valoare procentual dorii n caseta de dialog Update Tasks (pentru a accesa aceast caset de dialog din meniul Task, grupul de butoane Schedule, selectati sageata de la optiunea Mark on Track).

Progresul proiectului - %Complete

Drumul critic

n limbajul managementului de proiect, data de finalizare

a unui proiect este determinat de drumul critic.

Drumul critic este format din seria de sarcini care vor

mpinge in afara planificarii initiale data de finalizare a

proiectului, dac sarcinile sunt ntrziate. Din acest motiv, atunci cnd se evalueaz durata unui proiect, ar trebui s se concentreze n principal pe sarcinile de pe drumul critic, numite sarcini critice.

Termenul critic nu are nimic de-a face cu ct de importante sunt aceste sarcini pentru proiectul de

ansamblu. Se refer doar la modul n care programarea lor va afecta dat de finalizare a proiectului

Analiza drumului critic

Format > Critical tasks

Drumul critic este un lan de task-uri interconectate care afecteaz n mod direct data de finalizare a proiectului. n cazul n care orice task de pe drumul critic

este intarziat, ntregul proiect va intarzia.

5. Generarea de rapoarte

Generarea de rapoarte

Se realizeaza din meniul Project -> Reports

Reports

Permite generarea unui set de rapoarte predefinite de formatare si vizualizare grafic.

Exist mai multe categorii de rapoarte predefinite sau care se pot personaliza privind evoluia valorii planificate, gradul de finalizare, costul total, costul planificat, costul efectiv al lucrului efectuat, dispobilitatea resurselor umane, alocarea acestora i multe alte informaii.

Se permite posibilitatea de export a rapoartelor vizuale sub forma de grafice n MS Excel sau MS Visio.

Tipuri de rapoarte

Overview reports afieaz informaii generale cu privire la proiect, inclusiv datele cheie: durata, costuri, sarcini, numar de ore alocate, starea resurse lor,

planificarea sarcinilor, urmarirea progresului acestora, costurile si timpul de

lucru alocat pe sarcini, task-uri critice, milestone-uri, calendarul proiectului, zile

lucratoare, exceptii, etc.

Current Activity Reports afiseaza situatii despre task-uri care nu au inceput inca, task-urile care urmeaza sa inceapa, task-uri in desfasurare, task-uri

finalizate, task-uri care ar fi trebuit sa inceapa (intarziate), sarcini reesalonate

de la data de referinta. Ultimele doua tipuri de rapoarte au la baza definirea

initiala a unui baseline.

Cost Reports

Cash Flow - afieaz costurile pentru fiecare activitate sptmnal ntr-un format tabelar.

Buget - afiseaza toate sarcinile, costul lor n buget, costurile reale i variaia dintre costurile bugetate i efective.

Alte tipuri de rapoarte afiseaza task-uri suprabugetate, resursele suprabugetate

si valoarea castigata prin compararea fiecarei sarcini planificate in raport cu

costurile reale.

Tipuri de rapoarte

Assignment Reports - afieaz o list de resurse, sarcinile atribuite fiecrui, volumul de munc planificat, munca de zi cu zi programat pentru fiecare resurs, liste de tip to-do care afieaz lista de sarcinilor atribuita saptamanal pe fiecare resursa, resursele supra-alocate cu task-urile si numrul total de ore de lucru care le sunt atribuite.

Workload - afieaz list de sarcini, listele de resurse, resursele alocate pentru fiecare i cantitatea de munc care este atribuita fiecrui resurs n trepte sptmnale

Custom diverse rapoarte personalizate in functie de cerintele de management

Bibliografie

Biafore, B. (2010), Microsoft Project 2010: The Missing Manual, OReilly, First Edition

Bodea, C. (2011), Microsoft Office Project Professional 2007, Curs Masterat Managementul Proiectelor, ASE.

Chatfield, C., Johnson, T. (2010), "Microsoft Project 2010 Step by Step", Microsoft

Press

Cleland, David I., Ireland, Lewis R. (eds.) (2008), Project manager's handbook:

applying best practices across global industries. New York: McGraw-Hill

PMBOK (2013): A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK

Guide, Project Management Institute, Incorporated, Jan 1, 2013, 5th edition

Wideman Comparative Glossary of project Management Terms,

http://www.maxwideman.com/pmglossary/

*** http://office.microsoft.com/en-us/project/project-management-planning-software-

project-standard-FX103996174.aspx

*** http://blogs.technet.com/b/office2010/archive/2009/10/22/introducing-project-

2010.aspx

curs instrumente software pentru proiecte de marketing

Documents