Unitatea de invatare nr 1Capitolul I

Managerul de azi pentru a face faţă provocărilor tehnologiilor şi pentru a conduce eficient organizaţia trebuie să cunoască şi să stăpânească multe cunoştinţe din domeniul tehnologiei informaţiei şi a comunicării, domeniu mai cunoscut sub varianta IT&C.

Pentru a veni în sprijinul viitorilor manageri, capitolul de faţă face o trecere în revistă a celor mai uzuale şi în aceleaşi timp necesare cunoştinţe de specialitate, fără a avea pretenţia epuizării domeniului. Veţi întâlni un colaj de noţiuni, concepte, informaţii din literatura de specialitate, prezentat sub o formă accesibilă care să nu ridice probleme speciale de înţelegere, cunoscând faptul că informatica şi tehnologiile informatice şi tot ce este relaţionat de acestea reprezintă noţiuni dificile pentru nespecialişti...

Societatea Informaţională Şi Managementul Modern

1.2. Societatea informaţională, o provocare pentru actul de conducere

În etapa actuală a societăţii informaţională, când complexitatea vieţii şi a activităţilor umane fac din actul de conducere mult mai mult decât o decizie luată într-un moment de fler, când în câteva secunde se pot pierde sau câştiga afaceri de milioane doar accesând sau nu informaţia corectă, cunoaşterea noilor tehnologii, inclusiv cele din domeniul IT&C, constituie nu numai un plus ci o necesitate imperioasă.

Societatea informaţională reprezintă etapa de dezvoltare a societăţii umane datorate în principal avansului tehnologiei informaţiei şi a comunicării. A apărut în Japonia la începutul anilor 80, evident deoarece era prima ţară care şi-a dezvoltat o infrastructură informaţională foarte puternică (Japonia şi la ora actuală este ţara cu cel mai mare grad de informatizare al activităţilor umane) şi a cuprins ţările dezvoltate: Statele Unite ale Americii, Canada, Germania, Franţa, Marea Britanie, Italia etc.

La originea evoluţiei omenirii către societatea informaţională se situează creşterea complexităţii sistemelor economico-sociale, accentuarea necesităţilor de cunoştere şi intervenţie inteligentă asupra acestora, reflectate în cerinţe fără precedent- ca volum, diversitate şi sofisticare - în materie de comunicare şi prelucrare a informaţiilor şi cunoştiinţelor.

Conceptul de societate informaţională1 a fost enunţat în anul 1980 de cercetătorul japonez Yomeji Masuda pentru a exprima esenţa societăţii post-industriale, a societăţii bazate pe progresul tehnologiei, contrapusă societăţii industriale căreia îi succede. În acest nou tip de organizare umană, nevoile de comunicare şi informare devin nevoi umane primare, corespunzător asumării explicite şi active, de către subiecţii individuali şi colectivi, a statutului de agenţi informaţionali şi cognitivi.

Se consideră că următoare evenimente din dezvoltarea statelor avansate au determinat recunoaşterea noii etape socio-economice, iar acestea sunt: pe fundalul dezvoltării fără precedent, explosive, a tehnologiilor din domeniul IT&C, Internetul şi reţelele de calculatoare au constituit un vector tehnologic determinant, o autostradă informaţională cum o numeşte Al Gore în anii 90, care a permis Statelor Unite ale Americii să considere că elementele tehnologice ale societăţii informaţionale erau prezente în economia americană. În acelaşi timp, ţările din Comunitatea Europeană, CEE, nu au rămas indiferente schimbărilor majore din sfera tehnologico-economico-socială şi după o analiză atentă a situaţiilor ţărilor componente, cunoscută sub numele de Raportul Bangemann, raport intitulat Europa şi Societatea Informaţională Globală: Recomandări pentru Consiliul Europei, au trecut la acţiune. Este momentul în care Consiliul Europei a decis constituirea Consiliului pentru Societatea Informaţională (CSI) un organism specializat, dedicat în exclusivitate stabilirii căilor concrete de aplicare a recomandărilor din raportul Bangemann, iar în 19 iulie 1994 a fost elaborat primul plan european de acţiune pentru Societatea Informaţională, intitulat Drumul Europei către Societatea Informaţională.

Din acel moment ţările lumii, fiecare în funcţie de nivelul de dezvoltare tehnologică, au descoperit că noile tehnologii ale informaţiei şi comunicaţiilor şi planurile actualizate ale Uniunii Europene pentru construirea unei Societăţi Informaţionale Globale reprezentau un răspuns cu un mare potenţial de soluţionare a problemelor cu care se confruntau, cum ar fi în găsirea de soluţii şi rezolvarea unor probleme economice şi sociale interne, cum ar fi scăderea economică, creşterea ratei şomajului şi a inflaţiei etc.

Toate guvernele ţărilor membre ale Uniunii Europei au evaluat rapid impactul informatizării, şi au

1 Niţă Dobrotă, coordonator, Dicţionar de economie, editura Economică, Bucureşti,1999, pag. 435

descoperit care sunt câştigurile, mai ales, care sunt pierderile pricinuite de amânarea construirii sau neconstruirea societăţii informaţionale atât în planul creşterii de noi locuri de muncă, al creşterii calităţii serviciilor publice în condiţiile unor costuri reduse, al reducerii poluării, al descongestionării traficului în marile oraşe, aeroporturi şi pe autostrăzi, cât şi în cel al creşterii nivelului de educaţie şi de cunoaştere, îndeosebi al tinerilor dar şi în decursul întregii vieţi (lifelong learning), al dezvoltării economice susţinute în ansamblu.

Drept urmare, toate guvernele europene au declanşat la nivel naţional un amplu proces de analiză a căilor şi mijloacelor prin care pot demara procesul de construire a societăţii informaţionale.

In acest moment nu mai există ţară europeană care să nu dispună de o strategie proprie pentru societatea informaţională mai mult sau mai puţin acordată cu cea a Uniunii Europene, dar desigur există mari diferenţe între acestea datorită în special condiţiilor tehnice, tehnologice şi economice iniţiale de pornire ale fiecărei ţări, precum şi de potenţialul lor uman, economic şi financiar.

Un rol important în definirea obiectivelor şi mijloacelor de realizare a societăţii informaţionale l-au jucat şi, din păcate, îl mai joacă gradul diferit de înţelegere a conceptului de societate informaţională şi a potenţialelor beneficii rezultate din construirea acesteia, de către politicieni şi guvernanţi şi, nu în ultimul rând, prezenţa sau absenţa voinţei politice a acestora de a acţiona în această direcţie.

Au fost iniţiate programe speciale de sprijinire a acestor ţări atât pentru stoparea declinului economic, cât şi pentru relansarea economică în condiţiile unei tranziţii, mai mult sau mai puţin evidente, spre economia de piaţă. Marea majoritate a acestor ţări au declanşat şi un proces simultan de tranziţie spre Societatea Informaţională în scopul creerii condiţiilor unei integrări line în Uniunea Europeană.

Aşa cum se defineşte în literatura de specialitate2, avansul societăţii informaţionale este considerat a fi indus prin dezvoltarea explozivă, în ultimele trei decenii, a tehnologiei avansate, a electronicii şi informaticii, a industriei calculatoarelor şi serviciilor de telecomunicaţii, fără ca, în virtutea acestui fapt, ea să poată fi redusă la accepţiunea simplistă de “societate cablată“, dependentă până la subordonare, faţă de maşinile de calcul şi inteligenţa artificială.

Evoluţia omenirii, prin informatizare, către societatea informaţională, reprezintă tendinţa majoră a contemporaneităţii; ea este caracterizată printr-o extindere de talie planetară, prin schimbări alerte, revoluţionare şi inexorabile ale sistemului social în ansamblul său; ea intensifică procesul de globalizare a vieţii social-economice, în special prin intermediul magistralelor informaţionale transfrontieră.

Practica internaţională demonstrează impactul pozitiv al infrastructurii informaţionale şi de comunicaţii asupra dezvoltării societăţii contemporane, care constă în:

diversificarea posibilităţilor de acces la informaţie şi la resursele informaţionale publice în toate domeniile de activitate umană: guvernarea electronică, economia electronică, comerţul electronic, învăţământul electronic, cultura electronică, medicina electronică etc;

precum şi în creşterea nivelului de ocupaţie a populaţiei prin crearea a noi locuri de muncă.Devenită, în anii ’90, o realitate tangibilă a ţărilor avansate ale lumii, societatea informaţională

constituie o miză strategică pentru toate ţările înscrise pe traiectoria civilizaţiei, indiferent de nivelul decalajelor existente, la un moment dat, în dezvoltarea economiilor şi infrastructurilor lor informatice.

Societatea informaţionale are drept trăsături definitorii: ponderea dominantă şi importanţa critică ale resurselor informaţionale şi a cunoştinţelor în

sistemul resurselor disponibile, rolul prioritar al activităţilor de cercetare ştiinţifică şi inovare tehnologică, accentuarea dimensiunii informaţionale şi de concepţie a muncii, dinamica înaltă a sectorului economic al producerii şi difuzării de bunuri informaţionale.

Tipice pentru această societate sunt activităţilor umane desfăşurate în regim de asistare cu calculatorul, a utilizării intensive a Internetului, a reţelelor de calculatoare, a Intranetului şi Extranetului, a lucrului interactiv şi de acces de la distanţă pentru participanţii dispersaţi teritorial, depăşindu-se barierele spaţiului geografic; reprezentative în acest sens sunt activităţile care utilizează intensiv tehnologia, aşanumitele e-activities. De la încercările timide din anii ‘95-’96 de a introduce conceptul de e-commerce, s-a ajuns în perioada 1998-2005 la promovarea conceptelor de e-business, e-learning, e-procurment, e-vote, e-democracy, e-referendum, e-library şi e-government. Practic de la începutul anului 2006 se poate vorbi de conceptul de e-everything.

In plus, în domeniul comunicaţiilor s-a produs o mutaţie majoră, aproape de neconceput acum câţiva

2 Ibdem, pag 435

ani, comunicaţiile radio şi cele mobile câştigând într-un ritm accelerat o piaţă care avea nevoie de mai multă flexibilitate şi mobilitate, caracteristici pe care telefonia fixă nu le poate oferi. De altfel, telefonul mobil este acum un accesoriu de bază al oricărui manager, iar facilităţile pe care acesta le pune la dispoziţie, de la banala bază de date în care stocăm numerele cunoscuţilor până la conexiune Internet on line, jocuri, poze sau filme etc., telefon mobil concurând cu un minicalculator performant.

Economia societăţii informaţionale este de tip tehnologico-informaţional intensiv, asigurând în cadrul firmelor bazate pe informaţie - o valorificare înaltă a resurselor materiale şi de muncă, pe seama unei investiţii ridicate de inteligenţă. Aceasta conduce la preponderenţa produselor cu informatică încorporată, precum şi la accesibilitatea largă, de la manageri până la cetăţeni, a facilităţilor sistemelor informatice, a sistemelor expert şi a sistemelor informatice integrate, atât la locul de muncă, cât şi în viaţa lor publică şi privată.

Infrastructura tipică pentru societatea informaţională este reprezentată de reţelele de calculatoare şi de telecomunicaţii şi de staţiile de lucru inteligente, pe care devin operaţionale sistemele expert şi sisteme integrate sau sisteme de tip “multi-media”, care integrează informaţia de tip text, sunet şi imagine în scopul asistării procesului de cunoaştere, concepţiei şi, nu în ultimul rând al deciziei.

Referitor la dimensiunea geografică a societăţii informaţionale, se observă existenţa a trei centri principali în care necesitatea trecerii la era informaţională a fost conştientizată pe deplin: S.U.A., Europa (şi în special ţările din Uniunea Europeană) şi Japonia. In aceste zone, noile tehnologii informaţionale şi de comunicaţie au avut un impact deosebit, contribuind la modificarea fundamentală a organizării şi funcţionării instituţiilor statului, a activităţii economice, în general a modului de a munci, trăi şi comunica al cetăţenilor.

Construirea societăţii informaţionale este un proces amplu, complex şi de lungă durată. Componentele sale de bază fiind de natură tehnologică, financiară, economică, socială şi culturală. În aceste condiţii actul de conducere capătă noi valenţe, managerii au nevoie de cunoştinţe solide atât în domeniul de activitate dar şi tehnologice. Nu se mai poate concepe un manager de succes care să nu ştie să utilizeze tehnologii înalte, sisteme inteligente de decizie sau chiar un banal Iphone. De cele mai multe ori creşterea sau însăşi existenţa afacerii sunt în funcţie de eficienţa utilizării tehnologiei şi a modului de valorificare a informaţiei.

TEST:

1. Care sunt caracteristicile societatii informationale?2. Ce este specific economiei si infrastructurii societatii informationale?3. Conceptul de life long learning in Romania?4. Care sunt tarile din UE care sunt in etapa de soc. informationala?

Lucrare de verificare: Identificati principalele caracteristici si activitati specifice societatii informationale.

Unitatea de invatare nr 2Capitolul II

2.1 Informaţia şi cunoaşterea, elemente esenţiale procesului de management

Relaţia dintre informaţie şi procesul de management este o relaţie intrinsecă, nu se poate face management de calitate fără informaţie de calitate, iar informaţia este materia primă în procesul de conducere.

În societatea informaţională, informaţia şi cunoaşterea au un rol decisiv ca surse de creştere economică, de dezvoltare socială şi umană.

2.1.1 Conceptele informaţie şi cunoaştere

Informaţia a devenit nu numai un factor major al procesului de producere, dar şi una din resursele la fel de importante precum energia, petrolul, metalele, obţinând, totodată, o calitate cu totul deosebită - ea nu se epuizează, ci dimpotrivă, valoarea ei creşte cu atât mai mult, cu cât este mai intens şi frecvent folosită, iar utilizarea ei conduce la crearea de noi valori.

Cunoştinţele sunt recunoscute ca un factor esenţial al dezvoltării. Ele sunt un factor strategic, cheie, pentru competitivitatea economică într-o lume globalizată, iar dezvoltarea diferenţiată a ţărilor lumii se datorează şi modului diferit de aplicare şi circulaţie a lor în societate.

Informaţia constituie un obiect de studiu complex şi interdisciplinar, apărând în ipostaze multiple, ca operator de bază al funcţionării intelectului uman şi al sistemelor cu inteligenţă artificială, substanţă a actelor de comunicare interumane şi reper esenţial al proceselor de concepţie, decizie şi conducere şi acţiune individuală şi colectivă, determinant pentru nivelul de raţionalitate a comportamentelor umane3.

Informaţia măreşte, în general, gradul de cunoaştere al omului în raport cu anumite evenimente, experienţe, obiecte, cu mediul înconjurător la modul general, deoarece informaţia reprezintă un plus de cunoaştere, având un caracter de noutate.

Noţiunea de informaţie este greu de definit, fiind o noţiune axiomatică. Ea reprezintă o formă de manifestare a materiei, alături de substanţă şi energie4.

Mai jos sunt prezentate câteva încercări de definire a informaţiei.

Dicţionarul explicativ al limbii române tratează informaţia ca fiind:

“Fiecare dintre elementele noi în raport faţă de cunoştinţele prealabile în semnificaţia unui simbol sau a unui grup de simboluri (text scris, mesaj vorbit, imagini plastice, indicaţia unui instrument)”.

În Dicţionarul de Informatică şi Cibernetică regăsim următoarea definiţie:

”Un element material cu proprietatea de a fi semn cu semnificaţii pentru un sistem în acţiune şi care dispune de proprietatea de a genera acţiuni predictive ale sistemului în raport cu repertoriul cunoscut de acţiuni”.

În Teoria Comunicaţiilor găsim:

“Informaţia este un mesaj, un semnal ce reflectă starea unui sistem sau a mediului în care acesta funcţionează şi care aduce receptorului ei un spor de cunoaştere “.

Dezvoltarea fără precedent a societăţii umane, în general şi a activităţilor social-economice în special, care au obiect de activitate transmiterea, memorarea şi tratarea informaţiei au determinat o diversificare foarte mare a naturii informaţiilor şi o creştere masivă a volumului de informaţie.3 Dictionarul de Economie, Ed. Economica, Bucuresti, 1999, pag.2474 Daniela Enachescu, Informatică generala, Ed. Univ. din Ploiesti, 2005, pag.13

2.1.2 Clasificări ale informaţiei

Există foarte multe criterii de clasificare a informaţiei, însă, din toate acestea am ales pe cele care sunt relevante pentru a pune în evidenţă importanţa informaţiei în societatea actuală, în procesul de management5.

Clasificarea informaţiei în timp faţă în raport cu momentul utilizării ei:

informaţie activă – care se referă la procese în curs de desfăşurare (procese operative); informaţie pasivă – referitoare la procese şi fenomene care au avut loc şi s-au terminat; informaţie de tip previzional – referitoare la procese viitoare.

Clasificarea informaţiei după domeniul de activitate din care este obţinută:

informaţie socială– referitoare la procesele sociale; informaţie tehnico-ştiinţifică – referitoare la activitatea tehnico-ştiinţifică; informaţie de tip economic – care se referă la activitatea economică;

Clasificarea informaţiei din punct de vedere al conţinutului acesteia:

informaţie elementară – acea informaţie care nu se mai poate descompune; informaţie complexă - acea informaţie obţinută prin agregarea informaţiilor elementare; informaţie de tip sintetic – aspecte de obţinere a unor indicatori sintetici.

Clasificarea informaţiei după forma de stocare pe un anumit suport:

informaţie sub formă analogică – constă în reprezentarea fenomenelor fizice, a imaginilor fixe, a sunetelor şi imaginilor dinamice aşa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de înregistrare fără a fi necesară o conversie sau o codificare a acestora înainte de transmiterea sau memorarea pe suporturile tehnice de informaţie. De exemplu: înregistrarea mesajelor şi altor informaţii sonore pe bandă magnetică cu ajutorul echipamentelor

audio de tip analogic (magnetofon, casetofon) larg răspândite până la apariţia echipamentelor digitale, precum şi a dispozitivelor de captare a sunetului (microfon);

înregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor activităţi, operaţii şi procese prin folosirea echipamentelor analogice pentru imagine şi sunet de tip videorecorder, videocameră.

informaţie digitală – forma digitală a informaţiei se realizează fie pornind de la forma analogică a acesteia, fie pornind de la fenomenul real; în ambele cazuri are loc o codificare numerică, o evaluare cantitativă, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentării. Este forma artificială a informaţiei.

Pe suportul tehnic, informaţia se prezintă ca o succesiune de valori binare (0 şi 1) ordonate după un sistem de reguli (cod). Informaţia este introdusă în sistemul de calcul cu ajutorul tastaturii sau a altor dispozitive de introducere a informaţiilor. Odată introdusă, informaţia se transmite şi se memorează sub forma digitală chiar din momentul perceperii acesteia, fără a mai fi necesară şi o conversie prealabilă a ei.

Informaţiile analogice pentru a fi supuse procesării computerizate, trebuie supuse conversiei în formă digitală cu ajutorul unor dispozitive specializate de conversie din analogic în digital. Acestea se pot folosi independent sau se pot introduce în configuraţia unui sistem informatic de birou .

Forma digitală a informaţiei prezintă următoarele avantaje:

5 Ibdem, pag. 15

înregistrarea, memorarea şi transmiterea informaţiei sunt realizate cu o înaltă fidelitate; posibilitatea folosirii sistemelor informatice de birou pentru memorarea şi procesarea informaţiei

digitale cu toate avantajele ce decurg din aceasta: viteza de transfer, capacitatea mare de memorare, regăsirea selectivă şi rapidă a informaţiei memorate;

costul relativ redus al informaţiei memorate, procesate şi comunicate în formă digitală fiabilitatea ridicată în timp a informaţiei digitale, suportul pe care este stocată informaţia poate

rezista zeci de ani.

Clasificarea informaţiei după natura formală :

informaţia sub formă de date: numerice, alfanumerice, participând la efectuarea unei game largi de operaţii matematice şi logice cu largă aplicabilitate în activităţile economice, de cercetare ştiinţifică, proiectare tehnologică, statistică, administraţie;

informaţia sub formă de texte – acea informaţie organizată sub forma documentelor, paginilor de texte, paragrafe, fraze, cuvinte, caractere. Acest tip de informaţie este destinată prelucrării cu programe adecvate de editare şi tehnoredactare a textelor, control gramatical şi semantic al cuvintelor, punerii în formă şi apoi în pagină a textului de redactat;

informaţia sub formă de documente grafice – destinate perceperii vizuale de către factorii umani prin afişarea pe monitorul calculatorului electronic, prin scrierea la imprimantă sau la dispozitivul de tipărire a desenelor (plotter). Un document poate conţine ca imagini prelucrate grafic, date sub formă de rapoarte şi situaţii, texte explicative, reprezentări grafice, desene, schiţe tehnice, imagini fotografiate;

informaţia sub formă de secvenţe audio generate de vocea umană, fenomene din realitate, instrumente muzicale sau sintetizatoare electronice de voce şi acustice;

informaţia sub formă de secvenţe video – de natură animată sau film, percepute de dispozitive specializate de tipul camerei de luat vederi sau generate de programe de grafică bidimensională sau tridimensională care sunt de cele mai multe ori însoţite de informaţie sonoră: voce sau sunet.

Clasificarea informaţiei din punct de vedere al suportului informaţional:

informaţie pe suporturi tehnice de informaţii: informaţie pe suporturi magnetice: banda magnetică, caseta magnetică, discul magnetic, cartela

magnetică; informaţie pe suporturi cu lectură optică : discurile optice de mare capacitate a căror informaţie

digitalizată este citită optic cu dispozitive laser;Informaţia memorată pe suporturile tehnice este înregistrată şi poate fi citită numai cu ajutorul unor dispozitive tehnice de citire-scriere cum sunt: dispozitivele periferice de citire şi scriere pe suporturile magnetice, unităţile de lectură optică a discurilor tip CD-ROM, etc.

informaţie pe suporturi uzuale: hârtie, documentele clasice respectiv documentele informatice şi birotice (obţinute la imprimantă),

documentele realizate cu ajutorul plotter-ului. alt supor similar; în locul hârtiei se pot utiliza însă o gamă largă de înlocuitori sintetici cu

caracteristici şi calităţi grafice asemănătoare sau superioare hârtiei, care pot fi consultate vizual ori multiplicate prin mijloace tipografice sau de fotocopiere (de tip Xerox).

informaţie pe suporturi transparente – din peliculă fotografică sau peliculă de film, microfilm care poate fi lecturată numai după ce imaginea înregistrată este mărită.

2.2 Informaţiile şi datele, componetele esenţiale ale sistemului informaţional al organizaţiei

Calitatea informaţiei este foarte importantă pentru actul de conducere, utilizarea informaţiei depinzând

de caracteristicile acesteia. Modul în care se transmite informaţia este la fel de important pentru asigurarea acurateţii informaţiei, astfel încât utilizatorul să obţină o informaţie neviciată de transmisie.

Centrul de decizie este reprezentat de receptor în sensul că la acesta ajung datele transmise şi stocate de către emiţător. Emiţătorul oglindeşte comportarea cantitativ-calitativă a unei organizaţii economice.

Figura 1.1. - Procesul de comunicare6În figura 1.1 este prezentat procesul de comunicare, emiţător-canal de transmisie-receptor.

Emiţătorul emite cât mai multe informaţii reprezentând comportări cantitative ale organizaţiei, oglindind comportamentul organizaţiei respective din punct de vedere calitativ.

Canalul de comunicare (transmitere) a datelor şi informaţiilor are menirea de a asigura transmiterea rapidă a datelor astfel încât acestea să ajungă în timp oportun la centrul de decizie (receptor) pentru a se lua deciziile care trebuie luate şi de a transmite fidel informaţiile. Canalul trebuie să aibă capacitate de decodificare şi trebuie să fie pe aceeaşi lungime de undă cu emiţătorul.

Din figura 1.1 reiese că procesul de informare se realizează în două sensuri: conexiunea directă care reprezintă informaţiile de decizie; conexiunea inversă care reprezintă informaţiile de stare, privitoare la starea sistemului condus, sau

feedback.Acest model simplist poate fi aplicat oricărui sistem deci inclusiv unei organizaţii. Astfel, putem

reprezenta modul cum circulă informaţia în interiorul unui agent economic, reprezentându-se doar cele două subsisteme importante şi anume cel de decizie (conducător) şi cel de execuţie (condus). În cadrul unei organizaţii informaţia circulă atât în interiorul acesteia, între diferitele departamente, conform organigramei, dar, la fel de important, are loc un tranfer de informaţie cu mediul exterior organizaţiei. Aceste transferuri de informaţie fac parte din fluxurile informaţionale, circuitele informaţionale respectiv sistemul informaţional specific fiecărei organizaţii.

Fluxul informaţional este o secţiune prin circuitul informaţional şi reprezintă cantitatea de informaţie care circulă între două puncte ale grafului organizaţional având: destinaţie, conţinut, sens şi frecvenţă bine stabilită.

Circuitul informaţional cuprinde drumul pe care îl parcurge informaţia din momentul apariţiei unui eveniment şi până când pe baza cunoaşterii lui, se declanşează un alt eveniment.

Sistemul informaţional este definit ca fiind un ansamblu de fluxuri şi circuite informaţionale organizate în mod unitar şi prin intermediul cărora se asigură legătura informaţională dintre subsistemul condus şi cel conducător, dintre diferitele departamente ale organizaţiei, cu scopul realizării unei bune comunicări care să permită desfăşurarea în bune condiţii a activităţii organizaţiei astfel încât să se ajungă la îndeplinirea obiectivelor propuse.

O altă definiţie a sistemului informaţional îl conturează ca fiind un ansamblu de procedee, metode şi mijloace prin care se asigură culegerea, transmiterea, prelucrarea dar şi valorificarea informaţiilor.6 Zaharia M., Palko Gh., Competiţia şi managementul companiei, Editura Curtea Veche Publishing, Bucureşti, 2000, pag. 177.

FEEDBACK

DECODIFICATOR

CODIFICATOR

SEMNAL

SEMNAL

EMIŢĂTOR

SURSĂ

DISPOZITIVDE

TRANSMISIE

ZGOMOTPERTURBA

ŢII)

CANALDE

COMUNICARE

DISPOZITIVDE

RECEPŢIE

RECEPTOR

MESAJ

Locul, persoana,

echipamentul care produce şi transmite

mesajul

Persoana, echipamentul care primeşte

mesajul

Este bine cunoscut că sistemul informaţional, ca o componentă a sistemului de conducere, are un rol important în funcţionalitatea şi eficienţa economică a firmei deoarece el oferă materia primă informaţională pentru îndeplinirea obiectivelor şi executarea sarcinilor, competenţelor, responsabilităţilor, atât de către conducere cât şi de personalul de execuţie.

În figura 1.2 este prezentat schematic modul în care principalele fluxuri informaţionale circulă în interiorul unei organizaţii dar şi între organizaţii şi mediu.

Figura 1.2 Circulaţia informaţiilor în abordarea sistemică a unei organizaţii

Sistemul informaţional este o componentă a sistemului de management alături de sistemul organizatoric, sistemul decizional şi sistemul de metode şi tehnici de conducere. Din această perspectivă sistemul informaţional poate fi definit ca totalitatea datelor, informaţiilor, circuitelor şi fluxurilor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor existente într-o unitate economică, având ca scop asigurarea suportului informaţional necesar pentru stabilirea şi îndeplinirea obiectivelor.Sistemul informaţional, prin componenţa sa, are pentru unitatea economică acelaşi rol ca sistemul circulator pentru corpul omenesc.

Componenţa sistemului informaţional este următoarea7 : Datele şi informaţiile

Data – în general noţiunea de dată este adesea confundată cu cea de informaţie, dar data este o înşiruire de caractere numerice sau alfanumerice cu o anumită semnificaţie, o descriere letrică / cifrică a unui fenomen, proces, obiect, fapt, eveniment sau a unei acţiuni din cadrul sau din afara unităţii economice, constituind componenţa primară a sistemului informaţional şi care este prelucrată prin mijloace automate. Prin prelucrarea datelor se obţin informaţii.

Informaţia – acea dată care aduce un plus de cunoaştere şi care serveşte pentru luarea unei decizii sau traducerea în viaţă a acestora prin acţiunea ce urmează.

În cadrul unei firme, informaţiile au o triplă dimensiune :

social generală – exprimă rolul informaţiei din cadrul firmei în manifestarea componenţilor săi ca cetăţeni ai ţării, ca purtători ai anumitor drepturi şi obligaţii, în exercitarea cărora informaţiile vehiculate au o pondere apreciabilă;

organizaţională – rezidă în rolul informaţiilor în stabilirea şi operaţionalizarea obiectivelor firmei;

individuală – prin conţinut şi mod de reprezentare influenţează substanţial şi potenţial aspiraţiile fiecărui salariat şi gradul de satisfacere al acestora.

7 Daniela Enachescu, Informatică generală, Ed. Univ. din Ploiesti, 2005, pag 17

SISTEMUL CONDUCĂTOR

SISTEMUL CONDUS

Informaţii către alte sisteme

Informaţii de la alte sisteme

DECIZII INFORMAŢII DE STARE

Resurse Produse(bunuri şi servicii)

Datele reprezintă elementele componente ale informaţiei, ele constituind suportul formal al acesteia.

Există două categorii de informaţii şi anume: informaţii elementare (obţinute din constatări asupra unui obiect sau fenomen) şi informaţii complexe (obţinute ca urmare a agregării informaţilor elementare).

Orice informaţie are o componentă calitativă numită şi identificator care indică natura obiectului la care se referă informaţia şi o componentă cantitativă numită şi componentă de stare care indică fie o stare în care se găseşte obiectul, fie o valoare pe care o are.

Fluxurile informaţionale

Fluxurile informaţionale reprezintă ansamblul de informaţii necesar desfăşurării unei activităţi sau chiar activităţi de transmitere de informaţii între emiţător şi receptor.

În cadrul firmelor moderne se încearcă stabilirea unor fluxuri informaţionale cât mai directe prin evitarea punctelor intermediare şi cât mai scurte prin evitarea prelungirii lor în aval sau în amonte de beneficiarii vizaţi.

Circuitele informaţionale

Circuitele informaţionale reprezintă acele itinerarii parcurse de date şi informaţii de la generare până la activarea sau distrugerea lor în funcţie de caracteristicile organizatorice ale emiţătorilor şi beneficiarilor de informaţii.

Procedurile informaţionale

Procedurile informaţionale sunt acele operaţii executate în cadrul unui circuit informaţional care constau într-un ansamblu de elemente ce presupun un anumit suport de date, o ordine prestabilită a datelor şi informaţiilor, anumite mijloace de tratare a informaţiilor.

Mijloacele de tratarea informaţiilor

Mijloacele de tratarea informaţiilor reprezintă componenta tehnico-materială a sistemului informaţional incluzând instrumentele şi echipamentele care folosesc în tratarea (culegerea, înregistrarea, prelucrarea şi transmiterea) informaţiilor precum şi în stocarea informaţiilor.

Mijloacele de tratare a informaţiilor pot fi: manuale, mecanice, computerizate, automatizate.

În dezbaterea noţiunii de sistem informaţional trebuie să precizăm funcţiile sale în cadrul unităţii economice. Aceste funcţii sunt :

Funcţia documentară care asigură îndeplinirea operaţiilor de înregistrare şi transmitere a informaţiilor având ca finalitate îmbogăţirea cunoştinţelor personalului firmei.

Funcţia operaţională pentru informarea personalului în scopul realizării sarcinilor care revin fiecărui angajat al firmei.

Funcţia decizională care este şi cea mai importantă şi care constă în asigurarea informaţiilor pentru iniţierea, fundamentarea şi adoptarea deciziilor manageriale.

O informaţie de calitate trebuie să fie în acelaşi timp: consistentă, relevantă, oportună, exactă şi accesibilă.

Pentru a analiza o informaţie din punct de vedere calitativ trebuie să explicăm relaţia: informaţie-cunoştinţă. Informaţia reprezintă acel plus de cunoaştere cu caracter obiectiv, pe când cunoştinţa reprezintă tot un plus de cunoaştere dar cu caracter subiectiv. Astfel, relevanţa unei informaţii poate fi analizată ca o sumă de cunoştinţe care pot duce la luarea unei decizii corecte şi în lipsa cărora decizia luată putea fi incorectă.

Atenţie! Relevanţa unei informaţii pentru o anumită decizie nu înseamnă relevanţa acelei informaţii

pentru orice decizie, astfel încât o informaţie poate fi irelevantă pentru o decizie dar relevantă pentru o altă decizie. Din cele spuse mai sus putem trage concluzia că informaţia reprezintă forma dată unei cunoştinţe pentru a permite comunicarea şi manipularea acesteia. Manipularea unei informaţii este influenţată de exactitatea (acurateţea) ei astfel: dacă informaţia este exactă, conţinutul ei va reflecta situaţia reală a fenomenului şi va influenţa de asemenea luarea deciziei. O informaţie inexactă poate duce la consecinţe foarte grave în managementul unei organizaţii.

Oportunitatea unei informaţii implică existenţa unui decalaj corespunzător între momentul recepţionării informaţiei şi momentul necesar pentru luarea deciziei, este deosebit de importantă în orice activitate şi mai ales în procesul de conducere pentru că o informaţie obţinută cu întârziere are o valoare scăzută sau îşi pierde în totalitate valoarea. Informaţia este un produs perisabil.

Oportunitatea informaţiei depinde în foarte mare măsură de procesul de informare, care stabileşte legătura între subsistemul condus şi subsistemul conducător.

Revenind la caracteristicile informaţiei trebuie să subliniem că, pe lângă relevanţă, oportunitate,

acurateţe, informaţia trebuie să aibă şi consistenţă şi de asemenea să fie şi accesibilă.

Consistenţa informaţiei se referă la faptul că o informaţie trebuie să furnizeze cât mai multe cunoştinţe celui care o recepţionează.

Accesibilitatea unei informaţii se referă la modul de prezentare al informaţiei care determină viteza de trecere de la informaţie la cunoştinţă. O informaţie confuză se procesează mult mai greu decât o informaţie clară.

Utilitatea unei informaţii poate fi legată de un compartiment al organizaţiei economice, de un nivel de conducere sau de organizaţia economică în general. Într-o organizaţie economică volumul informaţiilor este foarte mare ceea ce necesită existenţa unui sistem informaţional bine pus la punct pentru bunul mers al respectivei organizaţii.

Eficienţa informaţiei reprezintă raportul dintre valoarea informaţiei şi costul obţinerii informaţiei, de aceea este important să se stabilească o valoare optimă a acestui raport.

Procesul managerial este înţeles în primul rând ca un proces de utilizare a informaţiei prin ciclul:

informaţie – decizie – acţiune, de aceea managementul poate fi conceput şi ca o serie de activităţi ce implică

recepţionarea, procesarea şi transmiterea informaţiei. Cu alte cuvinte, managementul este asaltat de o

mulţime de informaţii care trebuie să fie în primul rând eficiente şi de calitate pentru acţiuni profitabile altfel

se pot lua decizii incorecte care să ducă la consecinţe foarte grave pentru viitorul organizaţiei.

TEST:

1. Care sunt componentele sistemului informational?2. Care este diferenta dintre informatia analogica si cea digitala?3. Cum se calculeaza eficienta informatiei?4. Ce este o informatie de calitate?5. Argumentati legatura: informatie-date-cunostinte.6. Este firma un sistem cibernetic?

Lucrare de verificare: Argumentati legatura dintre informatie-date si cunostinte in activitatea de

management

Unitate de invatare nr 3.

Capitolul III

Reţele de calculatoare, Internet; intranet si extranet în activitatea de management.

Introducere

Se poate afirma că până acum, societatea informaţională a fost redusă la producerea şi comercializarea de echipamente şi programe din ce în ce mai performante, într-o spirală ascendentă, fiecare nouă dezvoltare tehnologică atrăgând după sine creşterea posibilităţii de ridicare a performanţelor în domeniul programelor de bază şi reciproc.

Evenimentul care a revoluţionat cu adevărat modul de percepere a societăţii informaţionale de către marea masă de cetăţeni dar şi modul de conducere al firmelor a fost utilizarea reţelelor de calculatoare şi de comunicaţie, a Internetului şi a reţelelor VPN.

3.1 Importanţa utilizării reţelelor de calculatoare şi a Internetului în managementul modern

În secolul XX, tehnologia cheie este legată de colectarea, prelucrarea şi distribuirea informaţiei.

3.1.1 Reţelele de calculatoare utilizate în management

În ultimele decenii, printre alte realizări, am asistat la instalarea reţelelor telefonice mondiale, la apariţia şi dezvoltarea radioului şi a televiziunii, la naşterea şi creşterea nemaivazută a industriei de calculatoare şi lansarea sateliţilor de comunicaţii.

Datorită progresului tehnologic rapid, aceste domenii converg în ritm alert, iar diferenţele între colectarea, transportul, stocarea şi prelucrarea informaţiei dispar pe zi ce trece. Organizaţii, cu sute de birouri răspândite pe o arie geografică largă, se aşteaptă să poată examina şi utiliza în mod curent, printr-o simplă apăsare de buton chiar şi lucrările sau echipamentele cele mai îndepărtate. Pe măsură ce posibilităţile noastre de a colecta, prelucra şi distribui informaţia cresc tot mai mult, cererea pentru o prelucrare şi mai sofisticată a informaţiei creşte şi mai rapid.

O reţea de calculatoare reprezintă un sistem de calcul complex, care este format din mai multe calculatoare omogene şi eterogene ca arhitecură şi echipare software, interconectate printr-un sistem de comunicaţie, format din adaptoare şi structuri hardware care asigură comunicarea şi transferul de date.

Reţeaua permite folosirea în comun, de către utilizatori, a resurselor hardware şi software aparţinând acesteia. Componente ale reţelei, de asemenea se pot folosi în comun, ca şi echipamentele periferice, cum ar fi: imprimanta, plotter. Oferă posibilitatea obţinerii unor sisteme cu un grad înalt de flexibilitate şi adaptabilitate.

O reţea de calculatoare poate furniza un mediu de comunicare puternic între angajaţii aflaţi la mare depărtare unii de alţii. Folosind o reţea, este uşor ca două sau mai multe persoane, care trăiesc în locuri diferite, să scrie împreună un raport.

Un alt scop al conectării în reţele, este scalabilitatea, posibilitatea ca, odată cu volumul de muncă, să crească treptat şi performanţa sistemului prin adăugarea de noi echipamente şi noi staţii fără modificări esenţiale, dar şi economia realizată atât în echipamente cât şi în software, prin folosirea lor în comun.

In funcţie de aria de răspândire, reţelele se împart în: LAN (locale), MAN (magistrale, la nivel de oraş), WAN (pe arii intinse)8.

Reţele LAN

LAN (Local Area Network) – se întinde pe o distanţă de câteva sute de metri, în spaţiul unei clădiri şi implementează de obicei sistemului informatic al organizaţiei sau instituţiei respective.

Din punct de vedere conceptual exista două tipuri de LAN: reţele de tipul egal la egal (peer-to-peer); reţele de tipul client-server.

Caracteristica reţelelor peer-to-peer este aceea că toate calculatoarele conectate la reţea au aceleaşi 8 Ibdem, pag 103

funcţii în reţea, astfel încât oricare utilizator care lucrează la unul dintre PC-uri poate avea acces la resursele fizice şi logice ale oricărui alt calculator din reţea.

Reţelele client-server sunt reţele în care unul sau mai multe calculatoare sunt dotate atât din punct de vedere hardware, cât şi software, să funcţioneze ca file-server (network-server).

Dacă în reţeaua de tip peer-to-peer componentele software de reţea care permit comunicarea între staţii lucrează sub restricţiile sistemului de operare ale staţiilor de lucru, din aceasta cauză fiind foarte limitate, în cazul reţelelor client-server, pe serverul de reţea, rulează un sistem de operare specific reţelei, numit NOS (Network Operating Sistems). Acest sistem de operare al reţelei gestionează toate operaţiile din reţea.

Sistemul de operare al reţelei are metode şi structuri proprii privind formarea discurilor, gestionarea şi alocarea resurselor, posibilitatea de refacere a informaţiilor, protecţia şi accesul la date.

La reţelele locale sunt răspândite trei topologii majore (figura 2.1): stea, magistrală şi inel, dar pot fi folosite şi conexiuni plasă sau inel etc..

Într-o reţea de topologie stea toate calculatoarele se conectează la calculatorul central, care îndeplineşte şi funcţia de control al reţelei. Topologia fizică stea este un caz particular al topologiei fizice arbore cu un singur nivel. Schimbul de date dintre toate calculatoarele se efectuează prin intermediul calculatorului central.

Într-o reţea de topologie magistrală (bus). denumită şi liniară , toate calculatoarele sunt conectate la un singur cablu-magistrală; este cea mai răspîndită topologie în reţelele locale existente. În asemenea reţele toate calculatoarele folosesc un singur mediu de transmisie date. Deci nu este posibil schimbul de date simultan între mai multe perechi de calculatoare, conectate la magistrală, cu excepţia cazului difuzării de mesaje.

Figura 2.1 Tipuri de reţele de calculatoarea

Într-o reţea inel fiecare calculator este conectat la două calculatoare adiacente cu câte un segment de cablu, toate calculatoarele cu legăturile respective formînd un cerc fizic. În reţelele de topologie fizică inel, fiecare mesaj este transmis de la o staţie la alta pe inel într-un singur sens, cu regenerarea semnalului la fiecare staţie, până ajunge la destinaţie.

Pentru sporirea fiabilităţii, precum şi a altor performanţe, în reţelele de generaţia a doua şi a treia se utilizează topologia inel dublu cu transmisia datelor pe fiecare inel aparte, în sensuri opuse.

Reţele MAN

O reţea metropolitană (Metropolitan Area Network), sau MAN este, o versiune extinsă de LAN şi utilizează în mod normal tehnologii similare cu aceasta. O reţea metropolitană se poate întinde pe zona ocupată de un grup de birouri învecinate sau pe suprafaţa unui întreg oraş şi poate fi atât privată cât şi publică. Un MAN poate suporta atât date cât şi voce şi poate chiar să aibă legături cu reţeaua locală de televiziune prin cablu. Un MAN dispune numai de un cablu sau două, fără să conţină elemente de comutare care deviază pachetele pe una din cele câteva posibile linii de ieşire.

Reţele WAN

O reţea larg răspândită geografic (Wide Area Network) sau WAN, acoperă o arie geografică întinsă, deseori o ţară sau un continent întreg. Reţeaua conţine o colecţie de maşini utilizate pentru a executa programele utilizatorilor. Aceste maşini sunt numite gazde. Gazdele sunt conectate printr-o subreţea de comunicaţie sau pe scurt, subreţea. Sarcina subreţelei este să transporte mesaje de la gazdă la gazdă, exact aşa cum sistemul telefonic transmite cuvintele de la vorbitor la ascultător.

3.1.2 Internetul – infrastructură de comunicare

În ultimele decenii, caracterizate printr-o explozie informaţională fară precedent în istoria omenirii, o importanţă deosebită au dobândit-o capacitatea şi resursele de comunicaţii de care dispun proiectanţii şi utilizatorii sistemelor informatice.

Schimbul de informaţii reprezintă însăşi motivaţia existenţei reţelelor de calculatoare interconectate, în cadrul cărora se detaşează conglomeratul sau mediul de reţele extrem de complex. Cel mai reprezentativ mediu din domeniu comunicării şi informării la nivel global, în acest moment, este constituit de Internet.

Mediul Internet este deosebit de bogat în resurse şi creşterea capacităţilor sale este explozivă.

Internetul nu reprezintă un nou tip de reţea fizică, este o reţea de reţele la nivel mondial, cu metode de interconectare a reţelelor fizice cât şi a utilizatorilor independenţi, o metodă de transport a datelor împreună cu un ansamblu de convenţii de utilizare a ansamblului reţelelor legate, care permit interoperarea staţiilor de lucru şi a terminalelor de la care utilizatorii au acces la acest mediu. Reprezintă un mediu informaţional şi de calcul cu foarte bogate servicii şi resurse, biblioteci, baze de date. Internet-ul este o sumă de reţele care se întind la nivel planetar sau continental care a apărut în urma cu 40 de ani. Reţelele sunt conectate între ele prin intermediul cablului telefonic, cablu coaxial sau optic, a undelor radio (antene radio) şi undelor electromagnetice (antene de satelit).

În acest context, tehnologia de realizare şi tipurile de staţii de lucru şi echipamente nu sunt neapărat

de ultimă generaţie, însă facilităţile de nivel înalt sunt asigurate de software-ul de comunicaţie al Internet-

ului.

Caracteristica principală este capacitatea extraordinară de comunicare între orice utilizatori al acestei reţele, oriunde s-ar afla, la orice distanţă.

Este, în acelaşi timp, o imensă comunitate de persoane din toate domeniile vieţii economico-sociale, gata să răspundă la solicitări, să asculte părerea altora şi să partajeze informaţii. Mediul Internet nu este omogen, ci foarte eterogen, nu este proprietatea unui guvern, companii sau universităţi, nu constituie o componentă software sau hardware de sine stătătoare, nu este o singură reţea, ci un grup de reţele aranjate logic într-o ierarhie (negrupate însă şi egale din punct de vedere fizic), nu se limitează doar la cercetare şi nu este folosit zilnic doar de profesionişti, ci şi de oameni de toate specializările şi interesele imaginabile.

Comunicarea şi conexiunea în Internet se bazează pe o serie de protocoale (reguli) din care sunt foarte cunoscute protocoalele TCP/IP. Protocoalele care permit transferul pachetelor de informaţii în reţeaua Internet sunt TCP/IP.

TCP (Transfer Control Protocol) - protocol de control al transferului de pachete. El controleaza modul în care se transferă informaţia şi poate face corecţii ale modului de transfer al informaţiei.

IP (Internet Protocol)- protocolul specific de dirijare a pachetului de informaţii.Pachetele de informaţii cuprind informaţiile care circulă între calculatoarele interconectate. Un pachet

conţine: adresa expeditorului şi a destinatarului; informaţia propriu-zisă; numele aplicaţiei client care a formulat cererea şi a aplicaţiei de pe server care va primi cererea

spre rezolvare.Reţeaua Internet dispune de mijloace de dirijare a pachetelor, astfel încât cererea să ajungă al

destinaţie.Evident că, orice deziderat informaţional al unui utilizator din Internet se sprijină pe o foarte

puternică logistică de comunicaţie şi pe un solid şi foarte divers suport software de servicii pentru comunicare.

Ansamblul de mii de reţele de calculatoare interconectate, sute de mii de calculatoare individuale şi milioane de utilizatori, care împreună formează comunitatea Internet, partajează un mediu compatibil pentru interacţiunea tuturor acestora în scopul schimbului de date numerice.

Serviciile Internetului sunt multiple, dar poate cele mai folosite şi cunoscute sunt: poşta electronică (e_mail), IRC-urile, Telnet, FTP (File Transfer Protocol), WWW( World Wide Web), etc.

Nu trebuie neglijat un domeniu aflat într-o puternică expansiune şi diversificare şi anume afacerile electronice (e-bussines) cu foarte cunoscutul şi utilizatul e-commerce. De altfel comerţul electronic, de la eBay la un banal site de prezentare, au adus o nouă valenţă, extrem de profitabilă, activităţilor firmelor. Dacă la începutul lor, activităţile economice desfăşurate prin intermediul Internetului au fost un adevărat Eldorado pentru cei care le iniţiau, firmele de tip .com având profituri mult supraevaluate, în timp lucru acesta s-a diminuat după un şoc bursier în anii 2004-2005, dar mai puţin puternic ca cel din anii 2007.

Şi totuşi, domeniul afacerilor utilizând Internetul ca infrastructură de informare, comunicare, comandă, plată şi livrare a produselor, reprezintă o sursă sigură şi rapidă de profit. Un exemplu extrem de recent este noul serviciu de tip reţea socială Twitter, care face furori printre utilizatori, devenind un concurent serios al chaturilor, sms-urilor sau Facebook.

Internetul este un extrem de variat şi bogat mediu de informaţii care poate facilita obţinerea următoarelor beneficii:

Are loc un schimb comod şi rapid de informaţii, prin asigurarea unor servicii specializate precum e-mail (poştă electronică), transfer de fişiere cu protocol ftp, transferul vocii şi al imaginilor etc.

Se pot primi informaţii şi face actualizări regulate ale subiectelor ce interesează în mod special, prin existenţa în Internet al unui mare grup de interes ce publica documente periodice şi la care se pot alătura utilizatorii interesaţi. Se constituie aşa-numitele grupuri de mailing lists (liste de distribuţie prin e-mail), fiecare membru al unui grup primind automat informaţia, de îndată ce aceasta se introduce în reţea.

Apare posibilitatea de a putea accesa cu uşurinţă adrese de persoane ce posedă o experienţă deosebită în mai toate domeniile posibile de a prezenta un interes.

Se poate asigura un acces extrem de larg (global), la informaţia pe care un utilizator o plasează în reţea. Foarte important în acest context este de a asigura o conexiune cât mai ieftină la furnizorul de servicii în care suntem interesaţi.

Este permis accesul la mii de arhive informaţionale din întreaga lume, prin intermediul unor mari servere specializate în gestiunea şi în servirea cererilor de interogare, vizualizare şi expediere a componentelor acestor arhive.

Apare posibilitatea de a contacta şi aduna specialişti răspândiţi pe o arie largă, pentru a construi grupe puternice de lucru, pentru rezolvarea unor proiecte, utilizând videoconferinţele.

Se pot transforma şi transfera date între maşini (platforme) foarte diferite aflate la distanţă. Ajustarea formatelor datelor folosite de diverse platforme este realizată de programe convertoare de o mare diversitate.

Nu în ultimul rând, se lărgesc posibilităţile de divertisment în acest cadru atât de generos, cu posibilitatea obţinerii unei stări de destindere şi confort pentru utilizatori.

Tehnologiile Internetului dar şi facilităţile acestuia, au fost punctul de plecare în realizarea unor reţele virtuale care să permită comunicarea şi transferul de date la fel de uşor ca în Internet, adică oriunde în lume şi foarte ieftin, dar cu protecţia datelor la fel ca într-o reţea privată.

3.1.3 Reţelele VPN

Din nevoia de securitate sporită a datelor, absolut esenţială într-o activitate managerială, securitate care nu este asigurată de Internet decât într-o măsură foarte mică, s-au dezvoltat aşa numitele reţele virtuale private sau VPN-uri. Cele mai cunoscute şi utilizate VPN astăzi, de practic orice companie mai mare, sunt INTRANET-ul şi EXTRANET-ul. Soluţiile de comunicaţii metropolitane dar şi la nivel global sunt asigurate de două tipuri de conexiuni: intranet, respectiv extranet.

Aplicaţiile de comunicaţii metropolitane îţi oferă mediul în care îţi poţi gestiona şi superviza de la distanţă locaţiile situate în acelaşi oraş, în condiţiile unui canal de comunicare flexibil şi în condiţii de securitate, cu garantarea vitezei de transmisie.

VPN înseamnă Virtual Private Network adică o reţea de mari dimensiuni, creată special pentru compania utilizatoare şi care, deşi foloseşte canalele uzuale de transmisiuni Internet, rămâne accesibilă

exclusiv celor care au dreptul să o foloseasca9.Site-urile intranet/extranet sunt folosite de către firmele care au nevoie de o comunicare rapidă şi

eficace în condiţii de deplină securitate. Funcţionalitatea acestora este diversă şi adaptată direct nevoilor firmei, una dintre calităţile unui VPN este că se proiectează strict după cerinţele beneficiarului, ca un sistem propriu.

Fiecare tip de VPN este desemnat pentru anumite activităţi, astfel:

Intranet VPN

Intranet VPN asigură comunicaţia între sediile unei firme. Comunicarea intranet este cel mai des folosită şi în cadrul organizaţiilor, între diferitele departamente, cum ar fi departamentul de resurse umane sau departamentul care se ocupă cu actualizarea conţinutului informaţional al site-ului. Intranet-ul poate fi folosit şi pentru partajarea resurselor informative ale firmei.

Un intranet poate fi privit ca o variantă personalizată a Internetului sau chiar ca o extensie privată a Internetului pentru o anumită organizaţie. Primele website-uri de tip Intranet chiar şi sub forma unor pagini web personalizate au fost folosite încă din anii 1990-1991. Termenul de Intranet, deşi nu sunt date oficiale, ar fi fost utilizat pentru prima dată prin anii 1992 de către universităţi şi companiile care lucrau în domeniul tehnologiilor IT&C.

Cerinţele principale şi în acelaşi timp facilităţile care sunt puse la dispoziţia utilizatorilor de Intranet VPN sunt: metode puternice de criptare pentru a proteja confidenţialitatea datelor, fiabilitate pentru a garanta transmiterea datelor către aplicaţiile critice (bazele de date ale clienţilor şi ale vânzărilor, schimbul de documente) şi scalabilitatea (uşurinţa în redimensionarea reţelei, conform creşterilor rapide ale numărului de utilizatori, sedii şi aplicaţii).

Ce este Intranetul ? Un intranet foloseşte aceleaşi structuri şi tehnici ca şi Internetul global pentru furnizarea de informaţii şi servicii dar numai în interiorul unei companii. Acesta poate lucra la fel de bine pentru o companie mică cu câţiva angajaţi aflaţi în locuri diferite, oriunde în lume, sau pentru o corporaţie multinaţională. Utilizând un intranet la birou sau la şcoală, veţi observa că documentele sunt la fel cu cele de pe Internet. Un Intranet poate funcţiona şi fără o conexiune cu exteriorul.

Avantajele Intranetului sunt multiple, dar cel mai important avantaj se referă la economia de timp şi bani în comunicaţii şi transfer de documente, în condiţii de securitate.

Un exemplu de folosire a Intranetului cu eficienţă deosebită în conducerea afaceriii îl întâlnim în mod curent în hypermarketuri, unde toate tranzacţiile care se fac în diferite departamente, de la controlul vânzărilor până la plată şi distribuţia mărfii sunt urmărite şi centralizate de fiecare persoană autorizată.

Câteva dintre cele mai populare utilizări şi avantaje ale Intranetului10:

Intranetul poate fi folosit şi ca platformă electronică care permite schimb de păreri, mai ales în cadrul marilor corporaţii unde este aproape imposibil să comunici cu toţi angajaţii, astfel angajaţii sunt încurajaţi să comunice folosind aplicaţiile de tip forum, ceea ce poate duce la noi idei de îmbunătăţire a managementului, productivităţii, calităţii sau altor probleme ale organizaţiei.

Avizier electronic intern pe care orice angajat poate să-l acceseze direct, obţinând informaţiile care sunt disponibile, cum ar fi informaţii legate de companie, de la adrese de email şi numere de telefon, la bazele de date cu resursele umane, agendele cu întâlniri şi afişarea problemelor curente aflate în dezbatere.

Creşterea productivităţii forţei de muncă. Intranetul ajută utilizatorii să localizeze şi să acceseze informaţiile dorite foarte repede şi pot folosi chiar aplicaţii dedicate rolului şi responsabilităţilor angajaţilor. Prin intermediul unui browser de web, utilizatorii pot accesa datele conţinute în bazele de date ale organizaţiilor de oriunde şi oricând, evident dacă acestea sunt disponibile, utilizând terminalele companiei. În acest mod se măreşte considerabil abilitatea angajaţilor de a-şi rezolva sarcinile de producţie mult mai repede, corect şi cu date de calitate.

Intranetul permite organizaţiilor să distribuie informaţia către angajaţi la momentul necesar, economisind timp. Angajaţii se pot conecta la infomaţiile relevante atunci când au nevoie şi de câte ori au nevoie, fără să fie distraşi de la lucru cum se întâmplă prin folosirea excesivă a poştei

9 http://www.rdsnet.ro/solutii/metropolitane.htm10 http://www.epagini.com/internet/ce-este-un-intranet.php

electronice. Mijloc de comunicaţii eficient şi rentabil. Intranetul reprezintă un mecanism rentabil pentru

transportarea informaţiilor. Angajaţii vor folosi email-ul în loc de faxuri sau telefoane, de cele mai multe ori scumpe, pentru comunicarea între departamente. In plus, protocolul de transfer al fisierelor (FTP-ul) înlocuieşte serviciile de poştă rapidă sau de mesagerie, atât la sediul respectiv cât şi în alte localităţi.

Intranetul este folosit ca platformă pentru dezvoltarea şi implementarea aplicaţiilor necesare activităţilor de decizie sau de afaceri pentru întreaga firmă.

Utilizarea intranetului în activitatea curentă de afaceri de fiecare zi. Aceste funcţii pot include procesarea comenzilor, evidenţa vânzărilor, controlul inventarului şi starea expediţiilor de mărfuri. Prin plasarea pe intranet a unor documente, cum ar fi manuale ce explică politica firmei sau liste cu telefoanele angajaţilor, o companie poate economisii mulţi bani din costurile de tipărire sau de distribuire.

Beneficiile intraneturilor sunt descoperite în fiecare zi de companiile care le integrează în structura proprie. Unul din cele mai semnificative beneficii este creşterea productivităţii, care rezultă din comunicaţii rapide în cadrul companiei.

Intranetul îşi găseşte aplicaţii din ce în ce mai multe şi sofisticate, este folosit pentru a furniza instrumente şi aplicaţii cum ar fi de cele de colaborare la distanţă (pentru a facilita comunicarea în grupurile de lucru şi teleconferinţe) sau unelte sofisticate pentru îmbunătăţirea managementului relaţiilor cu clienţii sau pentru umărirea vânzărilor, dar şi pentru managementul proiectelor şi nu în ultimul rând pentru creşterea productivităţii.

Costurile unui intranet sunt mici în comparaţie cu economiile pe termen lung. Majoritatea companiilor au deja aproape toate resursele necesare, cum ar fi calculatoare, modemuri şi linii telefonice. Celelalte echipamente necesare sunt disponibile oricând şi relativ ieftine în comparaţie cu construirea şi întreţinerea unei reţele obişnuite. Angajaţii au de obicei dreptul de a vedea majoritatea documentelor de pe un intranet. Unele intraneturi solicită angajaţilor să deschidă o sesiune de lucru cu un nume şi parola, pe când altele îi redirectează către pagina de deschidere a intranetului.

Intranetul este construit având la bază aceleaşi concepte şi tehnologii care se folosesc în cazul Internetului, cum ar fi legătura de tip client-server si protocoalele TCP/IP, dar se folosesc inclusiv serviciile de tip mail şi web sau transferul de fişiere evident având ca bază tehnologică protocoalele aferente SMTP, HTTP sau FTP. Tehnologii Internet sunt adesea utilizate pentru a oferi interfeţe moderne pentru sistemele de informaţii vechi care utilizează baze de date corporative.

Din punct de vedere tehnologic, Intranet-ul este definit ca o legătură de

conexiuni LAN-LAN, astfel că riscul din punct de vedere al securităţii este cel mai mic

(se presupune că firmele au încredere în filialele lor). In astfel de cazuri, compania are

control asupra reţelelei/nodurilor destinaţie cât şi asupra celei sursă. In situaţia în care

ambele capete ale canalului de comunicaţie sunt de încredere, compania poate adopta o soluţie VPN care se

axează mai degraba pe performanţă decât pe securitate (limitată la puterea metodelor de criptare şi

autentificare între cele două routere). Cantităţi mari de date sunt schimbate frecvent între LAN-uri într-o

reţea privată, deci foarte importantă este viteza de transmisie şi interoperabilitatea. LAN-urile care sunt

conectate prin intermediul unor baze de date centralizate sau prin alte resurse de calcul răspandite în reţeaua

firmei ar trebui să fie considerate ca făcând parte din aceeaşi reţea. Acesta este un Intranet VPN tipic, unde

tunele bidirecţionale şi criptate sunt stabilite între LAN-uri de încredere, prin intermediul Internetului11.

11 ibdem

Paradoxal, ameninţările la adresa securităţii comunicaţiilor vin adesea chiar din interiorul firmei. Dintr-un studiu efectuat de FBI şi Computer Security Institute reiese că aproape jumătate din accesul neautorizat în reţeaua firmei vine din interiorul acesteia. Dacă se doreşte a aplica diferite niveluri de încredere în funcţie de departament sau chiar de persoane, atunci ar trebui să se folosească o soluţie VPN pentru a securiza informaţiile şi de a stopa posibilitatea scurgerii de informaţii prin intermediul angajaţilor firmei, fie că se face aceasta intenţionat sau nu. Astfel există control asupra traficului de infomaţie pe baza unui sistem de autentificare şi a unei politici de securitate la nivel utilizator decât pe baza încrederii în securitate acordate reţelei în sine. Acesta este Intranet VPN-ul de mare securitate: numai anumiţi utilizatori din filiale au acces la resursele firmei şi fiecare are diferite drepturi. Toate datele transferate peste Intranet sunt complet criptate şi autentificate până la punctul de destinaţie, nu numai în cadrul reţelei.

Extranet VPN

De decenii instituţiile s-au interconectat creeând reţele private în scopul utilizării în comun a informaţiilor. Diferenţa constă în faptul că un extranet/intranet foloseşte reţelele fizice existente cu o partajare logică a resurselor şi având o securitate sporită a transmisilor de date.

Un extranet poate fi înţeles fie ca un intranet mapat pe internetul public sau fie ca alte sisteme de transmisie care nu sunt accesibile publicului dar sunt gestionate de cel puţin unul dintre administratorii companiei. De exemplu, reţelele militare, care au nivele diferite de securitate pot folosi sisteme militare de transmisie radio obişnuite care pot fi conectate la internet, de altfel orice reţea privată se poate mapa pe una publică, utilizând protocoale speciale de securitate. Acesta este rolul unei reţele virtuale private.

Termenul de extranet a fost folosit spre sfârşitul anilor 90 de către firmele care lucrau în diferite sectoare industriale pentru a descrie depozite centrale de date partajabile care pot fi accesate via web numai pentru grupuri de lucru private autorizate.

Comunicarea extranet12, este o reţea privată care partajează într-un mod sigur părţi ale unei afaceri (informative sau operative) către furnizori, vânzători, parteneri, clienţi sau alte afaceri. Acest tip de comunicare este folosit în special în relaţia firmă-client având o calitate excelentă.

Un Extranet este o reţea VPN care permite accesul controlat din afara companiei, în scopuri economice, de afaceri, sau în scopuri educaţionale. Extranetul este considerat adesea ca fiind o extensie a Intranetului companiei către utilizatori din afara companiei, în mod uzual parteneri de afaceri, vânzători sau furnizori. Este şi o metodă de a face afaceri electronice de tip B2B (business-to-business) cu anumite companii care sunt selectate.

Extranet VPN asigură comunicaţia între o firmă şi partenerii strategici: clienţi, furnizori, etc. În plus faţă de securitatea transmisiunilor, Extranet VPN-ul presupune o soluţie care să permită inter-operabilitatea tuturor aplicaţiilor folosite de toţi membrii reţelei. In plus, este important controlul traficului, pentru a elimina congestiile în punctele de acces în reţea şi pentru a asigura transmiterea rapidă a datelor pentru aplicaţiile critice.

Spre deosebire de Intranet, care este relativ izolat, Extranetul este destinat comunicării mai largi, nu numai cu angajaţii aflaţi la distanţă, ci şi cu partenerii, clienţii şi furnizorii.

De exemplu, în industria construcţiilor, membrii proiectelor pot accesa un proiect de tip extranet pentru a folosi în comun desenele, documentele, pentru a face comentarii sau a cere informaţii suplimentare. La fel se pot folosii facilitaţile extranetului în cazul serviciilor contabile sau juridice pentru a partaja şi folosi în comun datele virtuale.

Securizarea unei astfel de reţele de dimensiuni mari necesită un management foarte sever al accesului, cu reguli şi instrumente adecvate: de la firewalluri la certificate digitale de acces. Un Extranet VPN trebuie să ofere o ierarhie a securităţii iar accesarea datelor confidenţiale trebuie să se facă sub cel mai strict control. Trebuie să se protejeze toate aplicaţiile, inclusiv cele ce folosesc protocoalele TCP şi UDP, cum ar fi RealAudio, FTP, etc. sau aplicaţii integrate produse de companii de profil, ca SAP, BAAN, PeopleSoft, Oracle, etc. sau aplicaţii dezvoltate în cadrul firmei folosind diverse medii: Java, C++, Active X, Visual Basic, etc. In plus, o soluţie Extranet VPN trebuie să fie versatilă - majoritatea reţelelor firmelor sunt

12 http://www.rdsnet.ro/solutii/metropolitane.htm

eterogene şi cu numeroase sisteme mai vechi iar interoperabilitatea reţelei să fie maximă. Principalul obiectiv al unui Extranet VPN-ului este să se asigure că datele secrete ajung intacte şi

exact la persoana căreia îi sunt adresate, fără riscul de a expune resursele protejate unor eventuale ameninţări. Elementele de securitate dintr-un VPN pot fi ierarhizate în diferite moduri, dar în cazul unui Extranet VPN, toate aceste componente - criptare, autentificare şi controlul accesului - trebuie să fie strâns integrate într-un perimetru de securitate. Aceasta înseamnă în mod uzual situarea unui server VPN în spatele unui Firewall impenetrabil care blochează tot traficul neautentificat. Orice trafic care este autorizat este transmis direct serverului VPN care face filtrarea conţinutului în conformitate cu politica de securitate a firmei. Este esenţial ca legătura între firewall şi VPN să fie sigură şi fiabilă, iar software-ul client să fie cât mai transparent posibil.

Avantajele extranetului sunt multe dar amintim câteva: Posibilitatea schimbului unui volum mare de date folosind protocoalele EDI (Electronic Data

Interchange); Utilizarea în comun a cataloagelor de produse/producţie exclusiv cu partenerii de afaceri; Colaborarea cu alte companii în eforturile comune de dezvoltare; Posibilitatea accesului la servicii de tip online banking.

Evident că sunt şi dezavantaje ale utilizării reţelelor VPN, de la costul suplimentar (în hardware, software şi training suplimentar pentru angajaţi) pentru firmele care le utilizează până la efortul suplimentar privind securitatea datelor atunci când se utilizează date deosebit de importante, dar punând în balanţă, folosirea reţelelor virtuale reprezintă o decizie corectă şi profitabilă pentru managementul companiei.

TEST:

1. Care sunt avantajele economice ale utilizarii retelor de calculatoare?2. Ce se intelege prin retele VPN?3. Care este diferenta dintre un INTRANET si un EXTRANET?4. Ce sunt topologiile retelelor?5. Dati exemple de topologii.6. Cand a aparut Internetul?7. Care sunt serviciile acestuia?8. Cum utilizam Internetul in cadrul firmei si care sunt avantajele dar si dezavantajele acestuia?9. Dati exemple de metode de securitate aplicate in cadrul fiermei.

Lucrare de verificare: Care sunt pricipalele caracteristici ale retelelor private? Dar ale retelelor locale?

Unitatea de invatare nr 4Capitolul IV

Sistemul informatic şi informaţional in activ de management

4.1.Utilizarea sistemelor informatice şi a sistemelor integrate în activitatea de management

Introducerea reţelelor de calculatoare şi de comunicaţii şi utilizarea acestora pe scară largă atât în viaţa de zi cu zi, dar mai ales în sfera economică a permis creşterea eficienţei, a productivităţii activităţilor dar şi scurtarea timpilor de decizie.

Toate acestea nu se puteau obţine fără implementarea şi utilizarea pe scară largă a bazelor de date locale sau distribuite, a sistemelor informatice, a sistemelor expert de decizie sau inteligente şi a sistemelor integrate.

4.1.1 Organizarea datelor şi utilizarea bazelor de date în activitatea firmei

Prelucrarea informaţiilor în timp real şi eficient, mai ales când volumul acestora este extrem de mare, impune utilizarea unor mijloace informatice computerizate, de la banalele programe de calcul tabelar până la performanţa sistemelor informatice integrate care lucrează cu concepte ca BI, data mining sau OLAP. Ce au în comun toate acestea? Un concept relativ simplu de organizare a datelor prelucrabile şi anume bazele de date.

Organizarea datelor nu este un concept nou sau o activitate nouă. Fără o organizare foarte eficientă a datelor nu se puteau ridica piramidele sau concepe o incursiune armată. Practic activitatea umană a utilizat diferite metode de organizare a datelor chiar de la începutul apariţiei unor forme organizate de viaţă. Diferenţa însă majoră între o carte de telefon pe format hârtie şi o agendă electronică este însă dată de eficienţa organizării şi mai ales a accesului la date, a timpului extrem de scurt în care se pot introduce, organiza şi accesa aceste date, ca să nu mai vorbim de posibilitaea exportului de date, a raportărilor şi nu în ultimul rând a fiabilităţii stocării datelor pe suport informatic.

Metodele şi tehnicile de organizare a datelor au cunoscut în timp o evoluţie continuă determinată pe de o parte de evoluţia sistemelor electronice de calcul, iar pe de altă parte de sporirea complexităţii activităţii economice şi sociale care au condus la creşterea volumului de date culese, transmise, prelucrate, stocate sau raportate prin intermediul sistemelor informatice.

Organizarea datelor ocupă un loc important în proiectarea sistemelor informatice, deoarece de modul în care sunt organizate datele depinde eficienţa sistemului informatic.

Organizarea datelor presupune următoarele operaţii13:

definirea, structurarea, ordonarea şi gruparea datelor în colecţii de date omogene; stabilirea legăturilor, a relaţiilor între date, între elementele unei colecţii şi între colecţiile de date; reprezentarea, respectiv stocarea lor pe suport informaţional, prelucrabil într-un sistem de calcul.Scopul urmărit în organizarea datelor cât mai riguroasă îl constitue regăsirea automată a datelor după

diverse criterii şi forme.

Obiectivele din organizarea datelor se referă în principal la:

timpul de acces la datele organizate pe diferite suporturi de date să fie minim, deci un acces rapid la date;

spaţiul de memorie internă şi externă ocupat de date să fie cât mai redus, pentru a se putea face economie de memorie internă şi externă;

datele să apară o singură dată în sistem asigurând unicitatea datelor; în sistemul de organizare a datelor să se reflecte, pe cât posibil, toate legăturile dintre obiecte,

fenomenele, procesele economice pe care aceste date le reprezintă; să permită schimbarea structurii datelor şi a relaţiilor dintre ele fără a modifica programele ce le

gestionează asigurându-se astfel flexibilitatea datelor.

Organizarea informatică a datelor se bazează pe câteva concepte fundamentale, cum ar fi: entitate-atribut-valoare, bază de date, fişier de date, SGBD etc. Vom încerca pe scurt să prezentăm aceste noţiuni aşa cum sunt ele prezente în literatura de specialitate, fără pretenţia unui studiu aprofundat, obiectivul fiind doar de familiarizare cu aceste noţiuni.

Fişierul de date este definit ca o colecţie de date omogene, din punctul de vedere al structurii, al conţinutului informatic şi al criteriilor de prelucrare, care este conservată pe o memorie externă în concordanţă cu restricţiile impuse de prelucrarea automată a datelor, pentru satisfacerea cerinţelor de informare a unuia sau a mai multor utilizatori.

Datele stocate necesare gestionării unei întreprinderi au devenit din ce în ce mai complexe şi mai interdependente. Utilizatorii diferitelor fişiere au dorit integrarea acestora precum şi a aplicaţiilor, care până în acel moment au fost utilizate izolat. Au dorit în aceeaşi măsură să poată reprezenta legături mult mai 13 I. Lungu ș.a., Baze de date, Editura All, București, 1995

complexe între diferitele înregistrări, astfel că în scurt timp conceptul de fişiere a fost progresiv înlocuit cu cel de bază de date, folosit pentru prima dată în 1964 în cadrul uneii conferinţe organizate la Santa Monica (California, S.U.A.), când s-a adoptat soluţia descrierii datelor sub 3 viziuni:

logică (externă, subschemă); fizică (internă); conceptuală (globală, virtuală, schemă).

O bază de date reprezintă un ansamblu de date integrat, anume structurat şi dotat cu o descriere a acestei structuri. Descrierea structurii poartă numele de dicţionar de date sau metadate şi crează o interdependenţă între datele propriu-zise şi programe14.

Baza de date poate fi privită ca o colecţie de fişiere interconectate care conţin nucleul de date necesare unui sistem informatic. Astfel, poate fi considerată drept un model al unor aspecte ale realităţii unei unităţi economice, modelată prin intermediul datelor. Diferitele obiecte din cadrul realităţii ce prezintă interes sunt denumite clase sau entităţi. Pentru aceste obiecte sunt achiziţionate şi memorate date referitoare la diferite caracteristici (atribute). Baza de date se constituie ca un ansamblu intercorelat de colecţii de date, prin care se realizează reprezentarea unei realităţi.

Componentele bazei de date pot fi structurate pe trei nivele, în funcţie de clasa utilizatorilor:

nivelul logic - este dat de viziunea programatorului de aplicaţii, care realizează programele de aplicaţii pentru manipularea datelor şi structura logică (subschema) corespunzătoare descrierii datelor aplicaţiei;

nivelul coceptual (global) - este dat de viziunea administratorului bazei de date, care realizează structura conceptuală (schema) corespunzătoare descrierii;

nivelul fizic- este dat de viziunea inginerului de sistem care realizează structura fizică corespunzătoare descrierii datelor pe suport fizic (extern, periferic).

Criteriul principal de clasificare a bazelor de date îl reprezintă modelul conceptual utilizat în descrierea structurii conceptuale şi logice a datelor. În funcţie de acest criteriu bazele de date pot fi: ierarhice, în reţea, relaţionale, distribuite, multimedia, orientate obiect, deductive, funcţionale, etc.

4.1.2 Importanţa utilizării sistemelor informatice în activitatea managerialăImportanţa sistemelor informatice în activitatea de management constă în principal din înţelegerea

conducerii organizaţiilor că nu se mai poate face un management de calitate, în societatea informaţională, fără o utilizare avansată a tehnologiilor informaţiei sau ale comunicării. Sistemele informatice devin astfel o componentă principală a succesului în afaceri pentru o organizaţie.

Sistemul informatic al unei firme reprezintă o parte a sistemului informaţional al acesteia. Scopul sistemului informatic pentru conducere este furnizarea datelor şi informaţiilor managerilor într-un timp util, astfel încât aceştia să poată lua decizii valoroase, bine fundamentate, care să permită atingerea scopurilor organizaţiei.

Sistemul informatic de conducere este ansamblul coerent structurat, format din echipamente

electronice de calcul şi comunicare, din procese şi proceduri automate şi manuale, din structuri

organizatorice şi salariaţii care utilizează echipamentele electronice de calcul şi de comunicare, pentru o

mai bună comunicare şi transmitere a informaţiilor şi prelucrarea şi stocarea datelor datelor între

subsistemul condus şi subsistemul conducător, în vederea eficientizării activităţii desfăşurate în organizaţia

respectivă15.

În concluzie, sistemul informatic de conducere asigură prelucrarea automată a datelor din unitatea

(organizaţia) economică. Din punct de vedere logic, prelucrarea datelor se face, în general, prin intermediul

14 Romică Trandafir, Mihai Nistorescu, Bazele informaticii şi Limbaje de programare, curs, UTC Bucureşti, 200615 Ibdem, pag.20

bazelor de date (locale sau distribuite) şi a S.G.B.D.-urilor (Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date), iar din

punct de vedere fizic cu reţele de calculatoare şi echipamente periferice.

Pentru buna conducere a organizaţiei economice este necesar ca sistemul informatic pentru

conducere să aibă următoarele caracteristici:

să fie conceput în jurul bazelor de date; să fie suplu; să fie alcătuit din mai multe module; să fie dinamic şi flexibil.

Conceptele de BI (Business Intelligence), tehnologiile OLAP sau data mining nu au rămas doar pe masa cercetătorilor ci şi-au găsit utilizarea rapidă în viaţa de zi cu zi, rezolvând probleme reale de eficientizare şi optimizare, de la creşterea vânzărilor pe produs până la optimizarea traficului aerian.

Se poate spune că domeniul Business Intelligence se află în vârful piramidei trofice informatice: nici reţelele, nici sistemele de stocare şi nici softul de bază nu ar servi la nimic dacă n-ar contribui la transformarea datelor în informaţii care să ajute managerii să ia decizii inteligente.

Termenul Business Intelligence (BI) a fost folosit pentru prima oară în anul 1958 şi se referă la tehnologiile, aplicaţiile şi metodele utilizate pentru colectarea, integrarea, analiza şi prezentarea informaţiilor utilizate în afaceri. Scopul BI este de a fi un suport performant pentru luarea celor mai bune decizii în afaceri16.

Termenul BI descrie seturi de concepte şi metode pentru a îmbunătăţi luarea deciziilor utilizând sisteme suport bazate pe de fapte (fact-based support systems) ca şi sistemele informatice executive (executive information systems).

Terminologia BI este de fapt semnificativ diversificată, câteva sinonime şi termeni adiacenţi acestui domeniu fiind: corporate performance management (CPM), business analytics (BA), Balanced Scorecards (BS), business performance management (BPM), dashboarding, etc.

Soluţiile BI au apărut ca un răspuns la cerinţele managerilor de top de a obţine rapid informaţii de sinteză alături, la cerere, cu detalii explicative referitoare la sintezele prezentate.

Sistemele BI asigură vizualizări ale operaţiilor de afaceri atât curente dar şi din trecut, inclusiv cu capacităţi de predicţie, folosind cel mai adesea datele care au fost stocate în depozite de date specializate ale companiilor, de tipul data warehouse sau data mart, dar ocazional pot folosi inclusiv date operaţionale. Elementele software permit realizarea de rapoarte, analize de tipul pivot_table, vizualizare sau analize statistice de tipul data mining. Aplicaţiile folosesc date provenite din diferite departamente ale companiilor, cum ar fi vânzări, producţie, financiar, în scopul îmbunătăţirii performanţelor conducerii afacerii.

Domeniul Business Inteligence (BI) a devenit un vârf al aplicaţiilor informatice atunci când reţelele de calculatoare şi sofware–ul de bază, sistemele de stocare sau sistemele informatice care ar trebui să ajute managerii companiilor multinaţionale sau simpli utilizatori să ia deciziile cele mai bune şi anume decizii inteligente, nu au mai făcut faţă17. Practic, atât în domeniile de activitate ale companiilor, sau din punct de vedere al compartimentelor ce pot beneficia de astfel de soluţii şi platforme, posibilităţile sunt nelimitate. Iar plus-valoarea adusă de astfel de sisteme BI devine cu atât mai mare cu cât volumul de date procesate este mai mare.

Monitorizarea rezultatelor financiare, a vânzărilor, a stocurilor, a încasărilor şi cheltuielilor sunt probabil printre primele domenii la care ne gândim să aplicăm soluţii BI, dar realitatea ne demonstrează că domeniile posibile şi în care capacităţile de analiză rapidă şi flexibilă sunt o necesitate, sunt de fapt mult mai numeroase.

Aplicaţiile Business Intelligence prevăd o manevrabilitate mai bună a informaţiilor de către manageri, permiţându-le să ia decizii de afaceri mai bune. Sistemele BI joacă un rol cheie în procesul de planificare strategică a corporaţiei incluzând aplicaţii privind profilul clientului, analiza pieţei, anti-spalare de bani, anti-fraudă, analiza contactului clientului, segmentarea pieţei, bonitatea creditului, profitabilitatea produsului, mişcari de inventariere ca şi unele riscuri aplicate.

16 http://en.wikipedia.org/wiki/Business_Intelligence17 http://www.qqinfo.ro/comunicat_de_presa_2.htm

Cunoscute şi ca soluţii OLAP (OnLine Analytical Processing), soluţiile de raportare dinamică permit utilizatorilor non-IT să acceseze în mod interactiv, coerent şi sintetic structuri complexe de date colectate din mai multe sisteme informaţionale.

Din cauza volumului de date tot mai mare şi mai ales a complexităţii datelor şi relaţiilor dintre ele, posibilitatea ca omul - chiar înarmat cu cele mai eficiente unelte de raportare şi vizualizare - să descopere legăturile existente între diverse evenimente încapsulate în datele pe care le avem înregistrate în sistemele noastre, devine tot mai mică. Aici intervin soluţiile de data mining, care descoperă şi verifică automat sau semiautomat legături între evenimente corelate.

În abordarea clasică, datorită volumului mare de date şi a necesităţilor de procesare uriaşe, atât soluţiile de raportare dinamică cât şi cele de data mining au nevoie de o infrastructură informatică puternică, care să permită capacităţi masive de stocare, interconectare, procesare şi corelare. Şi aici este vorba nu numai despre capacităţile hardware, cât mai ales de cele software, inclusiv parametrizările specifice fiecărei organizaţii.

În primele abordări, BI-ul viza în principal necesităţile top managementului corporaţiilor multinaţionale de a vizualiza şi conecta rapid datele importante şi a lua cele mai corecte soluţii. Însă odată cu democratizarea preţurilor soluţiilor de BI şi a platformelor hardware şi software, adresabilitatea acestor sisteme a crescut, atât din punct de vedere al organizaţiilor care pot beneficia de astfel de sisteme, cât şi la nivelele de management sau operaţionale până la care poate coborî utilitatea şi accesibilitatea soluţiilor actuale de BI.

Practic, atât în domeniile de activitate ale companiilor, cât şi la nivelul compartimentelor ce pot beneficia de astfel de soluţii şi platforme, posibilităţile sunt nelimitate. Iar plus-valoarea adusă de astfel de sisteme BI devine cu atât mai mare cu cât volumul de date procesate este mai mare.

Monitorizarea rezultatelor financiare, a vânzărilor, a stocurilor, a încasărilor şi cheltuielilor sunt probabil printre primele domenii în care se aplică soluţii BI, dar realitatea ne demonstrează că domeniile posibile şi în care capacităţile de analiză rapidă şi flexibilă sunt o necesitate, sunt de fapt mult mai numeroase.

O facilitate esenţială a sistemelor BI este capacitatea acestora de a se conecta simultan şi coerent la mai multe surse de date, care pot fi sisteme operaţionale diferite (contabilitatea, ERP, CRM, SCM, MRP etc.), rezultate ale unor cercetări de piaţă, log-uri de activitate şi acces, sau orice poate avea relevanţă pentru organizaţia-beneficiar, în general informaţii structurate, dar aflate în formate variate, de la fişiere text (CSV) până la structuri stocate în maşini mainframe18.

În cadrul unei organizaţii (întreprindere) toate activităţile acesteia pot fi integrate şi gestionate prin intermediul unor sisteme de programe specializate: gestiunea producţiei; relaţiile cu clienţii; relaţiile cu furnizorii; contabilitate; gestiunea depozitelor şi logistică; resursele umane.

Astfel de sisteme se regăsesc pe piaţa de specialitate grupate în următoarele categorii: Enterprise Resource Planning (ERP); Customer Relationship Management (CRM); Supply Chain Management (SCM); Process Life-cycle Management (PLM); Human Resources Management (HRM); Financial. Fiecare sistem oferă posibilitatea de introducere de informaţii în bazele de date asociate, de prelucrare, de regăsire a informaţiilor şi de obţinere de rapoarte privind diverse situaţii.

Principalii producători de sisteme pentru gestiunea afacerilor în cadrul întreprinderilor sunt SAP (mySAP), Oracle (Oracle 11i – e-Business Suite) şi PeopleSoft (PeopleTools).

4.1.3 Sistemelele informatice integrate şi managementul organizaţieiSisteme informatice integrate reprezintă ansambluri informatice complexe, atât din punct de vedere

hardware, software, dar şi uman, cu aplicaţii care sunt proiectate ca să acţioneze ca un tot, care partajează aceleaşi nuclee informaţionale, informatizând procesele de business la nivelul întregii organizaţii oricât de complexe ar fi ele, multinaţionale, prezentând soluţii integrate şi colaborative.

În cazul sistemelor integrate se aplică principiul introducerii unice a datelor dar şi cel al prelucrărilor multiple în concordanţă cu nevoile fiecărui utilizator, practic putem vorbi de integrarea mai multor sisteme informatice într-unul singur, integrând aplicaţiile cele mai diferite, de la producţie până la contabilitate şi gestiune stocuri sau personal. Reprezintă soluţia globală pentru planificarea resurselor unei organizaţii.

Securitatea sistemelor informatice integrate este ridicată la rangul unei preocupări permanente în activitatea economică şi socială. Ea prezintă obiectivul vizat de întreprinderile care doresc să garanteze fiabilitatea sistemelor de prelucrare a informaţiei şi prin extensie a fluxurilor informaţionale de comunicaţii,

18 ibdem

greu controlabile şi în acelaşi timp vulnerabile.

În primul rând, întreprinderile trebuie protejate împotriva riscurilor la care sunt expuse. Acestea sunt importante, iar costurile devin considerabile în momentul când riscul devine pierdere. Riscurile sunt mai accentuate când configuraţia informatică este distribuită sau repartizată, ceea ce este întotdeauna cazul în activitatea unei firme mari. În cazul în care informaţia este distribuită, este deja deosebit de greu de a păstra confidenţialitatea datelor, datorită numărului de persoane care au acces la informaţie. În cazul informaţiei repartizate, este tot atât de dificil de a realiza o politică coerentă de securitate, datorită multitudinii centrelor de prelucrare. Problema se agravează în cazul unui sistem de reţele generalizate.

Faţă de această realitate împotriva riscurilor este necesar un sistem tehnic de protecţie adecvat. Identificarea acestor riscuri ne arată că pot să apară riscuri de intenţie dar şi riscuri accidentale. În general, 40% din pierderi provin din erorile umane în manipularea sistemelor, 15% din erorile de programare, 10% din fraude şi sabotaje externe firmei. Într-un sistem informatic, probleme speciale de securitate le ridică sistemul de depozitare a datelor, bazele de date şi tranzacţiile înter departamente sau sucursale. Securitatea trebuie organizată, în aşa fel încât să se asigure confidenţialitatea stocării sau transmisiei, garantarea integrării mesajului primit, prevăzând semnătura, autentificând sursa mesajului primit şi o angajare pentru o recepţie sigură. Se vor supraveghea deasemeni întreruperea alimentării electrice care poate antrena pierderi de programe sau date înaintea înregistrării acestora. Trebuie diminuat riscul de distrugere a suporţilor fizici în cursul înregistrării sau în momentul recopierii unui document.

Acceptarea unui înalt grad de informatizare, adoptarea unor tehnologii avansate de prelucrare şi de regăsire a informaţiilor prezintă limite de vulnerabilitate în măsura în care nu se adoptă sau nu se proiectează strategii de securizare a datelor din sistemele informatice corespunzătoare.

TEST:

1. Care este diferenta dintre un sistem informational si un sistem informatic?2. Ce este o baza de date?3. Care sunt caracteristicile organizarii datelor?4. Ce sunt sistemele informatice integrate?5. Care sunt tipurile principale de baze de date folosite in managemnt?6. Ce este un ERP? Dati exemple.

Lucrare de verificare: Explicati care este importanta utilizarii sistemelor informatice in activitatea de

management.