WHAT I   Curriculoprovide aand admonly courCurriculoof Kentuc

1. M2. A

th

All UK emCurriculo Curriculoare accurfeature w

 

 Need hequestionlisted be

 Jani

Joanie E

Rosha

 

  

IS CURRICU 

og is replacinan online cuinistrators wrses are avaog website hcky’s standa

Maintain accuAllow faculty,he curriculum

mployees witog. Employee

og receives inrately submiwill be availa

elp? If you s about youlow: 

e Ellis 

Ett‐Mims 

n Nikou 

ULOG?      

ng the currenrriculum mawho are invoilable but in as been creaard approval 

urate data o, departmenm in a web‐b

th an active es will log in

nformation fitted with upable. 

The reco

have questio

r role in the 

Senate Co

Undergrad

Graduat

  nt curriculumanagement solved in addithe near futated using eprocesses. T

of all course nts, collegesbased appro

link blue ID  using their 

from the Unp‐to‐date inf

ommended 

ons concern

system, ple

ouncil Office

uate Counci

te Council 

m managemsolution. Theng, and modture programxisting curriThe goals of

and programand staff to

oval system.

will be granLINK BLUE ID

niversity of Kformation. In

browsers ar

ing issues ac

ase contact 

Jani

il  joanie.e

rosha

  

Cur

ment system e system is ddifying curricm proposalsculum formf Curriculog a

m offerings; access, edit

nted access tD credential

Kentucky’s SAn the future

re Google Ch

ccessing the

one of the S

e.ellis@uky

ett‐mims@u

n.nikou@uk

rriculo

(eCATS). Cudesigned for culum propo will be addes and followare to: 

t and propos

to originate als.  

AP system toe, the progra

hrome and F

 system, or 

SYSTEM ADM

.edu 

uky.edu 

ky.edu 

og User

rriculog will faculty, stafosals. Currened. The ws the Univer

se changes t

a proposal in

o ensure couam submissio

Firefox 

if you have 

MINISTRATO

257‐5871

257‐9039

257‐1457

1 

r Guide

ff, ntly 

rsity 

to 

n 

urses on 

ORS 

 

 

 

e

 

How to

(USERSMembe To access

M

T

O

Login  Click ‘Log 

 View an Once you Click on yon your n

If you hasystem. E

Nin

Access Cu

S: Originaters, Gradua

s Curriculog,

MY UK > ENT

HE UNIVERS

Others to be 

gin’ located 

nd Adjust S

u log in to Cu

your name aname display

ve not beenExamples of 

Note: It is verndividual’s R

urriculog 

tors, Appro

ate Counc

, please go t

ERPRISE SER

SITY SENATE 

identified 

at the top‐ri

Settings 

urriculog you

as it appearsyed on the l

 assigned a ROLE(s) incl

ry importantROLE has cha

overs, Com

il Member

to one of the

RVICES 

HOME PAG

ight of the p

 

u will be able

s on the top‐eft side of th

ROLE, you wlude departm

t for the Systanged so the

mmittee M

rs, HCCC Co

e following w

E 

page. Your lo

e to change 

‐right of the he page. You

will be limitedment chair, 

tem Adminise flow of revi

  

Cur

Members [U

ouncil Me

websites: 

ogin is your L

your user se

screen. Seleur account s

d to originatdean, unive

strator to kniewing and a

rriculo

Undergrad

mbers]) 

LINK BLUE cr

ettings.   

ect ‘My Settiummary wil

te or view prrsity council

ow as soon approving co

og User

duate Coun

redentials. 

ings’. Then cll appear.  

roposals in tl member, e

as possible ifourses is not

2 

r Guide

ncil 

click 

the tc.  

if an t 

e

 

inw

 Email O The Emadeterminemail opthe User proposalyour Cur Note: Yosubmitte 

Process The Procinvolved proposal

 

  Origina The OrigiCurriculo

 

nterrupted. Wwill help to en

Options  

il Options senes if the emtions under Rights field. has moved riculog acco

u may received by you, yo

s  

ess setting donly (this ms in which yo

tor 

inator settinog.   

We ask collensure course

etting determmail notificat‘My Setting. Users will rinto their ‘Munt.  

ve a large voour departme

determines wmethod will gou are involv

ng controls w

eges to provies move thro

mines when ions are sengs’, click on treceive emaiMy Tasks’ ta

olume of ement or your c

whether yougenerate fewved only.  

which notific

ide any chanough the app

emails fromnt in a digesthe drop‐dowils regardingb. Do not ch

ails dependicollege. 

u receive notwer notificat

ations the p

  

Cur

nges to ROLEproval proce

m Curriculog t, or as itemswn Email Opg the status ohange the em

ing on the am

 

tifications foions), or if y

proposal orig

rriculo

E(s) in a timeess without is

will be sents occur. To cptions menu of their propmail address

mount of pro

or steps in wou receive n

ginator will r

og User

ely manner. ssues.  

. This settingchange your located undposal or if a s associated 

oposals 

which you arenotifications 

 

receive from

3 

r Guide

This 

g 

der 

with 

e for 

m 

e

 

 

 How to(USERS

 Note: Folsystem. 

 Click on tProposal

Select th

To create

Create a P: Originato

llow the guid

the ‘Proposa’. 

e appropriat

e a proposal

Proposal ors) 

delines of yo

als’ tab on th

te proposal 

l, follow the

our college re

he top left of

form and cli

e instruction

egarding wh

f the screen

ick the check

ns listed on t

  

Cur

ho can subm

. To begin a 

 

kbox icon on

 

the proposa

rriculo

 

mit a proposa

new propos

n the right. 

l form.  

og User

al into the 

sal, click ‘Ne

4 

r Guide

w 

e

 

HELP texthe Help form. You

 

Import  For Courfrom SAP

launchin

LAUNCHtracked a

a. C‘Ffi

  

 

 O

 Impact  For all Codetermincheck SA

xt is availableText icon tou may toggle

se Change aP before beg

g.  DO NOTHED THE Pand viewable

ourse ImpoFilter by Fieldlter and ent

 

Once the imp

Report 

ourse Changne how yourAP to determ

e and is loca display infoe this button

and Course Dginning the p

T UPDATE PROPOSAL.e to all users

rt: After seled’.  To searcer the cours

port is comp

e and Coursr changes womine this info

ated at the toormational ten on and off 

Drop proposproposal.  Yo

IMPORTED. This will ens.  

ecting the SAh by prefix, se number.  

pleted and la

e Drop propould potentiormation. De

op right of thext which wiat any time

sals, you willou must com

D INFORMnsure all cha

AP import, aclick the preClick ‘Search

aunched, ed

posals, be sually affect otepending on 

  

Cur

he New Propill appear ab. 

l need to immplete all re

MATION UNnges to exis

dd a filter toefix filter.  Yoh Available C

 

dits to the fo

ure to run thther courses the results 

rriculo

posal Form.  bove various

port existingquired field

NTIL AFTERsting informa

o your searcou may also Curriculum’. 

 

orm  may be

e Impact Res. The Impacof the repor

og User

    You may s fields in the

g informatios prior to 

R YOU HAVation will be

h by selectinadd the ‘OB

e made. 

port to ct Report wilrt and the na

5 

r Guide

click e 

on 

VE  

ng BJID’ 

ll ature 

e

 

of your pcontact o 

Upload  

You may required from oth If your prReport),  

 Click “Up Note: Yo 

Cross Li Cross list 

Require

a) Mco

b) Mc) Md) Me) Iff) Ifg) C

To Enab

Select th 

proposal, youother college

Attachme

be requiredfor your proer departme

roposal will then you mu

pload” once 

u can only u

isting 

ting allows u

ements for

Must be in saourses or twMust have saMust have saMust have saf one is Distaf one is UK Courses must

ble Cross L

e Cross Listi

u may have tes or depart

ents 

d to submit aoposal to beents/college

directly affeust notify th

you have se

pload attach

sers to esta

r Courses t

ame numberwo 300 level ame credit hoame title ame meetingance Learninore, the otht be approve

Listing 

ng icon  

to submit adments to ad

attachments considered es, etc.).   

ect a separate departme

lected the fi

hments whe

blish official

to be Cross

r series (not courses ours 

g pattern ng, the otherher must be Ued for cross 

 in the Prop

dditional couvise them o

s. These attacomplete (i

e department and attac

ile. 

en a course is

 course rela

s Listed 

necessarily 

r must be DisUK Core listing throu

posal Toolbo

  

Cur

urse proposaf potential c

achments ma.e. syllabus, 

nt (as deterch their appr

s in your ‘My

tionships be

the same nu

stance Learn

ugh Curriculo

ox and selec

rriculo

als. This maychanges.  

ay be additio Core inform

mined in paroval.  

 

y Tasks’ tab

etween two 

umber); i.e., 

ning 

og  

ct ‘Add Cross

og User

y require yo

onal documemation, appr

rt by the Im

.   

or more cou

two 500 lev

s Listing’. 

6 

r Guide

u to 

ents rovals 

pact 

urses. 

vel 

e

 

Note: Yocross listiprocess a

Adding  After youoriginal p‘Child’. 

 

Note: Yodepartm

To LAUNListing icLAUNCH 

The Pareeffective

Launch  Once you

proposal

originato

Change Note: Whbe no imp 

u MUST choing after lauas two separ

a Cross Lis

u ‘Add Crossproposal will

u need to client, prefix, p

CH the propon         and icon.  

nt and Child until both a

Proposal 

u have comp

 by using the

or and tracke

e proposals

hen a NEW Cported infor

ose to cross unching the prate courses.

sted Cours

s Listing’ to yl always be y

ick on the ‘Chprerequisite)

posal, you wichoose the 

d proposals mare approved

pleted the pr

e  icon. T

ed by other C

s should be

COURSE proprmation that

list the courproposal. Cro. Cross listed

se 

your course your ‘Parent

Child’ propos). The fields i

ill need to re‘Parent’ pro

move througd. 

roposal and 

This creates 

Curriculog u

e edited o

posal form ist needs to be

 

rse prior to loss listed cod courses are

you will neet’ proposal, w

al to make cin grey may 

eturn to the oposal. Once

gh the system

uploaded th

the proposa

sers. Impornly after t

s launched ite edited.   

  

Cur

launching. Yourses will me identified b

ed to edit thewhile the cro

changes to ynot be edite

‘Parent’ proe all changes

m independ

he necessary

al and allow

rted informhe propos

t skips the ‘o

rriculo

You will not bove throughby the cross 

e cross listedoss listing is 

your cross lised from the 

oposal. Click have been 

ently and w

y attachmen

s it to be ed

mation forsal has bee

originator’ st

og User

be able to adh the approvlisting icon.

d proposal. Tconsidered 

sting (i.e. col‘Child’ propo

k on the Crosmade click t

ill not becom

nts, LAUNCH

ited by the 

r Course en launche

tep, as there

7 

r Guide

dd a val   

The the 

llege, osal.  

ss the 

me 

H the 

ed.  

e will 

e

 

 

Edit Imp Note: Yo Once you

form fieldremove t In this ex 

To see thUser Trac

 

Review(USERS To review

1. MPco

2. Mvi

3. Wn

Click on t

ported Dat

u may only e

u have launc

ds using thetext. When i

xample, we h

he edits in thcking. 

ing Propos:  Originato

w proposals,

My Tasks: Lisrocess. You ontained in tMy Proposalsiew the statWatch list: Dext to a prop

the View Pro

ta  

edit data if t

ched your Co

 Edit icon. n edit mode

have added t

 

he saved pro

sals ors and Ap

, login to Cur

sts proposalswill be notifthe email ws: Shows theus of your pisplays any pposal will ad

oposal icon 

the proposal

ourse Chang

  To makee, save any c

the highligh

oposal choos

pprovers)

rriculog.  Clic

s that requirfied by emaiill take you de proposals wroposal. proposals thdd it to the w

to view 

l is in your ‘M

e proposal, 

e edits, click hanges mad

ted text. 

se the ‘Show

ck on the ‘Pr

re your reviel if a proposdirectly to thwhich you h

at you havewatch list. 

a course pro

 

  

Cur

My Tasks’ ta

you may ed

 on the apprde to the for

w current wit

roposals’ ta

ew in order tal requires yhe proposal.ave created

e added to yo

oposal.  

rriculo

ab. 

it the inform

ropriate fieldrm. 

th markups’

b.   

to continue iyour review.. . The tab wi

our Watch L

og User

mation in the

d to add or 

’ option und

in the Appro. The link 

ll allow you 

List. Clicking

8 

r Guide

e 

der 

oval 

to 

     

e

 

 User Tr(USERS 

When yothe Propmarkup’

 

 In this ex 

  

Comme(USERS You may 

under th

 Note: Yo

  Review

Click on tuploaded

 

acking :  Originato

ou have selecosal Toolbox. 

xample you c

ents :  Originato

add comme

e ‘Tracking a

u can only m

 Attachme

the Files icond. 

ors, Appro

cted a coursx section. To

can see all o

ors, Appro

ents to the p

and Comme

make comme

ents 

n    in the

overs, Com

e to view, clo view all ed

f the edits th

 

overs, Com

proposal for 

ents’ icon. 

ents when th

e Proposal T

mmittee M

lick on the Tits on the pr

 

hat have bee

mmittee M

subsequent 

 

he proposal i

oolbox to re

  

Cur

embers) 

Tracking and roposal, click

en made.  

embers) 

 reviewers. T

is in your ‘M

eview any at

rriculo

Comments k ‘Show curr

This option 

My Tasks’ tab

ttachments t

og User

icon    urent with 

is also availa

b. 

that have be

9 

r Guide

under 

able 

een 

e

 

 

Approv(USERS 

Click on tand click 

A

Rpco

CC N

Once a dmoved o

Urgency(USERS

Utad‘U

Stlisthre

Custom(USERS Creating A customfeature wapproval NOTE:  C 

ve, Reject, :  Approve

the Decision‘Make My D

Approve:  Se

Reject:  Sendroposal andomment be 

ancel:  Sendurriculog alt

Note:  Only th

ecision has n to the nex

y Threshol:  All) 

Urgency Threask list withoisplay in theUrgent’. 

tuck Threshst without ahreshold, it wequiring atte

m Routes :  Only tho

a Custom Rom route is anwill allow yo steps for th

Custom Rout

or Cancel  ers) 

ns    icon Decision’, on

nds the prop

s the propos relaunch thincluded. 

ds a request together. Th

he System Ad

been made txt step. 

ld and Stuc

eshold: The tout a decisioe ‘My Tasks’ 

old: The thr decision or will display aention.   

ose with a 

oute is an ad “ad hoc” stu to send thhe proposal. 

tes can only 

in the Proponly if the pro

posal to the 

sal directly through each 

to a Systemis option req

dministrator

to ‘Approve

ck Thresho

threshold ofon. Once a ptab with an 

eshold of timhaving beenas “stuck” on

Role in the

dditional optep outside te proposal tCustom Rou

be sent to u

osal Toolboxoposal is in y

next review

to the Originof the appro

 Administratquires a com

r or the Orig

e’ a message

old 

f time in whiroposal has orange excl

me in which n worked onn the Admin

e System)

tion that mathe original ato someone utes require

users with a 

  

Cur

x. Select ‘Appyour step. 

wer in the Ap

nator. The Ooval steps. T

tor to deletemment be inc

ginator can c

 will appear 

ich a propospassed this lamation po

a proposal mn. Once a pronistrator Das

ay be availabapproval prowho is not ce System Ad

role in the s

rriculo

prove’, ‘Reje

pproval Proce

riginator maThis option r

e the proposcluded.  

cancel a prop

 indicating t

sal may remathreshold, tint to mark t

may remain oposal has pshboard as a

ble in the Proocess. The cucurrently incministrator 

system. 

og User

ect’, or ‘Can

ess 

ay edit the requires a 

sal from 

posal reques

he proposal

ain in a userthe proposalthe item as 

in a user’s tpassed this  proposal 

oposal Toolbustom routecluded in theapproval.  

10 

r Guide

cel’ 

st. 

 has 

r’s l will 

task 

box.  e e 

e

 

When recurrent scustom r Note:  A  

To create

Under th The user 

 and s  

Finding(USERS In the Agaccess to

agendas  

 *AGENIMPLE 

Agenda The Agenagenda. Obehalf of 

questing a cstep or advaroute will all

custom rout

e a custom r

he Proposal T

who initiate

selecting ‘Ca

 and View:  All Users

gendas Moduo view the ‘A

can be acce

NDA ADMMENTAT

a 

nda tab allowOnly Agendf a committe

custom routence to the now you to n

te cannot be

route for a co

Toolbox click

ed the custo

ancel Custom

ing an Ages) 

ule, users caAll Agendas’ 

ssed using t

 

MINISTRATION 

ws committea Administree.  

e, you must ext step. A cotify users w

e created fro

ourse curren

k the Custom

m route ma

m Route’. 

enda 

an view a listtab. Ten (10

he Next 10 b

TOR OPT

ee membersators will be

decide whetcomment mwhen the ste

m an existin

ntly in your ‘

m Route icon

y cancel it b

t of agendas 0) agendas w

button.  

TIONS AR

s to view ande able to cre

  

Cur

ther the proust be includep is comple

ng custom ro

‘My Tasks’ t

n.   

by navigating

 in the left pwill appear in

 

E ON HO

d discuss proate agendas

rriculo

oposal will reded with a ceted.   

oute step.  

tab click the 

g to the Cust

pane. All usen the list and

LD FOR F

oposals on as and approv

og User

eturn to its custom route

Edit icon. 

tom Route ic

ers will have d further 

FUTURE 

 meeting ve proposals

11 

r Guide

e. A 

 

con

s on 

e

 

 Note: A C

 Create A The Agenreached 

1. N2. C

T3. C

d

4. P

  

Committee m

A New Age

nda Adminisa committee

Name the Aglick on ‘Addhe Notes fielick on ‘Addialog box wia. Select

Propo

Agenddispla

ublish/Unpua. Publis

agend

utilizin

clickinonly b

b. Unpub

unpub

Agendto ma

must be crea

enda 

trator will he step.  A ne

enda. Committee

eld allows us/Remove Prll open dispt the propososals will app

da Summaryyed when hublish Agendshing the age

da, navigate 

ng the Print 

ng on the Edbe edited by blishing the 

blish the age

da icon    ike edits to t

ated in Curric

ave the abiliew agenda m

e’ to select thers to enterroposals’ to laying the elals to add topear in the P

y   and theovering ovedas enda will ma

to the  ico

icon in the u

it icon  ththe Agendaagenda rem

enda click on

in the upperthe agenda w

culog for the

ity to createmay be creat

he committenotes for thadd the proligible propoo the agendaProposals sec

n the Propor the propos

ake the agen

on in the up

upper right. 

hat appears t Administrat

moves the ag

n the Edit ico

r left. This fewithout the 

  

Cur

e agenda fea

e a new agened by clickin

 

ee to which the agenda.oposals to thosals. a, then click ction of the 

osal   by utsal within th

nda available

per left. You

    You can

to the right otor who creagenda from t

on , then n

eature allowsagenda bein

rriculo

 

ature to be e

nda when prng on ‘New A

the agenda 

he agenda fo

‘Done Selecagenda. You

tilizing the ahe agenda. 

e to all users

u may print a

n edit a pub

of the agendated the agethe ‘All Agen

navigate to t

s the Agendng visible to 

og User

enabled. 

roposals havAgenda’.  

will be avail

or review.  A 

cting Proposu may view t

ppropriate i

s. To publish

an agenda 

lished agend

da. Agendas enda.  ndas’ tab. To

the Unpublis

a Administraother users

12 

r Guide

ve 

able.  

sals’.  the 

con 

h the 

da by 

may 

o 

sh 

ator .  

e

 

Editing 

1. T

clath

ic 

2. Ap

3.  AbNn

4. Tthfo 

5. WAag

nag Nth

an Existing

o make chan

lick the Edit ppropriate che agenda.  

con.   

Agenda Admiroposal or fra. The p

The ADecisito the

b. AgendAgend

Note:  AgAgenda M

After a comme able to arc

Note: If all coeed to “Com

o complete he agenda thor placemen

When all proAgenda Admigenda.  The 

avigating to gendas may

Note: Commiheir committ

g Agenda  

nges to an u

icon.   Thcommittee wIf the agend

inistrators carom the ageroposals up genda Admiions other the proposal fo

da Administrda Module.  

enda AdminModule. 

mittee has mchive the ageourses on an mplete” the a

the agenda,hat do not hnt on other a

posals on aninistrator.  Aagenda may

the Archive be viewed i

ittee membetee’s step.   

npublished 

he Agenda Adwith the agea is complet

an make decnda.   for vote wilinistrator mahan ‘Approvor action. 

rators are th 

nistrators are

made their deenda.   agenda do nagenda prior

 click the Coave a decisioagendas.   

n agenda havA pop‐up winy be archived

e Agenda icoin the ‘Archi

ers will receiv

agenda, find

dministratornda, enter nte and ready

cisions on be

l display unday select a dve’ or ’Reject

he only users

e identified b

ecision on an

not have a dr to archiving

omplete Ageon will be re

ve a decisionndow will disd by selectin

n  in theived Agenda

ve an email 

  

Cur

d the agenda

r will be ablenotes, and edy to publish, 

ehalf of the 

der the Propdecision fromt’ will redire

s allowed to 

by an * to th

n agenda, th

decision the Ag the agend

nda icon.eleased from

n, the agendsplay with thng the optio

e upper left oas’ tab.   

notification 

rriculo

a you wish th

e to associatdit the propclick the Pu

committee d

posals sectiom the drop dect the Agend

 make decis

he right of th

he Agenda A

Agenda Admda. 

  Any propm the agenda

da may be arhe option ton in the mes

of the agend

when a prop

og User

he change a

te the osals includeublish Agend

directly from

n of the agedown menu. da Administ

ions from th

heir name in 

Administrato

ministrator w

osals attacha and availab

rchived by tho archive thessage or sim

da.  Archived

posal reache

13 

r Guide

nd 

ed in a 

m the 

enda.   rator 

he 

the 

or will 

will 

ed to ble 

he e ply 

d 

es 

e

Curriculog Icon’s 

Note: Curriculog uses the same symbol to represent many icons.   

 Start Proposal – Allows you to begin a proposal.  

  Help Text – Allows you to display informational text which will appear above various 

fields in the form. 

  Import – Allows you to import data from SAP.  

  Decision – Allows you to make a decision in order to advance the proposal to the next 

step in the process.  

  Launch ‐  Allows you to launch a proposal.   

 Impact Report – Displays how your changes will affect other courses.  

  View Proposal – Allows you to view a proposal.  

   Publish Agenda‐ Allows you to publish the agenda for users to see. 

  Unpublish Agenda – Allows the Agenda Administrator to make edits to the agenda 

without the agenda being visible to other users.  

 Archive Agenda – Allows the Agenda Administrator to archive completed agendas.  

  Complete Agenda – Allows you to complete an agenda when a decision has not been 

made on all associated proposals.  Any proposals attached to the agenda that does not have a 

decision will be released from the agenda and available for placement on other agendas.  

  Tracking and Comments – Displays any edits or comments made to a proposal.   

  Status – Displays the status of each step in progress.  

  Files – Allows you to attach documents to your proposal.  

  Custom Route – Allows you to create a “ad hoc”: step outside the original approval 

process.  *Requires System Administrator approval* 

  Cross Listing – Allows users to establish official course relationships between two or 

more courses. 

  Urgent ‐ Indicates a task is urgent. An item will be considered urgent once the urgency 

threshold has been met, which is set by an Administrator.  

  View Summary ‐ Will create a flyout on the right pane displaying information relevant to 

the proposal. The fields that appear in the Process Fields section will be determined by your 

Administrator.  

  Edit Proposal ‐ Directs you to the Proposal Toolbox, where you may make modifications 

and enter your decision on this proposal depending upon your permissions.  

  Send message about Proposal – Allows you to send a message to another user within 

Curriculog. Emails are not maintained within Curriculog.  

  Print – Allows you to print a proposal or agenda.  

  Watch Proposal ‐ Allows you to keep track of a proposal in progress by listing under the 

Watch List tab.  

  Done Watching Proposal ‐ Allows you to stop tracking the Proposal.  

  My current decision ‐ This icon will change based on what decision you have made on the 

Proposal. You can click the help icon or see above for a key to what the different decision icons 

mean.