cuentas x pagar optimizado con seig sigma
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Presentación Proyecto Six Sigma
Reducción del Tiempo de Ciclo en el Area de Cuentas por Pagar
Nombre del proyecto:
Reducción del tiempo de Ciclo en el area de Cuentas por Pagar
Champion:
Miembros del equipo:
Líder:
Asesor Black Belt:
FASES DE LA METODOLOGIA DMAIC
Project CharterProject ID : ID PROYECTO
Project Scope :
Primary Objective :
Secondary Objective:
Key Stakeholders :
Stages Date (Use mm/dd/yyyy)
04/30/2005
Milestones : 5/30/2005
7/15/2005
7/30/2005
Key Deliverables :
Assumptions and raints :
Reducir el tiempo de ciclo en cuentas por Pagar en al menos un 50%.
Supuestos que apoyan el Proyecto: Uno de los objetivos principales de la compañia es aplicar la filosofia Lean en todas las areas, ademas que se empalma con la politica de calidad: "Satisfacer a nuestros clientas a traves del compromiso del personal con la mejora continua". Principales Obstaculos: Resistencia al cambio, Cambio de cultura.
Fase de Definición
Fase de Medición
Fase de Análisis y mejora
Fase de Control y terminación
Reducir el Tiempo de Ciclo en el area de Cuentas por Pagar
Reducir el tiempo de ciclo en el area de cuentas por pagar en por lo menos un 50% ó mas. Actualmente en el ciclo de Cuentas por Pagar intervienen por lo menos 4 areas diferentes (Compras, Almacen de Materia Prima y Almacen de Refacciones, Contabilidad, Recursos Humanos), esto hace que el proceso no sea uniforme y que en repetidas ocasiones se cometan errores u omisiones, ademas; el tiempo de proceso es largo ya que se hacen varias capturas en el sistema y se requieren tambien varias firmas de revision y aceptacion, y en este proceso se invierte mucho tiempo.
Asegurar que las operaciones de Cuentas pór pagar cumplan con la certeza y calidad que la compañia requiere.
Areas Involucradas: Contabilidad, Almacen de Materia Prima, Almacen de Refacciones, Departamento de Compras y Recursos Humanos.
Reducir el tiempo de ciclo en procesos de capturas en el area de Cuentas por Pagar
A continuación mostramos el tiempo invertido en el Ciclo de Cuentas por Pagar y en donde intervienen los siguientes departamentos: Compras, Almacenes (Refacciones, Materias Primas), Vigilancia, Facturación y Cuentas por Pagar con el fin de identificar las variables.
Como se observa en la Grafica de Pastel los departamentos en donde se invierte el mayor tiempo de proceso son Almacén de Materias Primas, de Refacciones y Cuentas por Pagar, por lo que a partir de este momento denominaremos a Cuentas por pagar X1 por ser este el área objeto del proyecto.
Distribución del tiempo total empleado en el ciclo de Cuentas por pagar
Y= X1+X2+X3+Xn
Cuentas por Pagar
Facturación
Compras
Almacen de Refacciones Almacen de
M.Primas
Vigilancia
Definición del ProblemaVariables Criticas de Calidad (CTQ’s)
Y= f( X1 + X2 + X3 + Xn)
Ciclo de Cuentas Por Pagar
Depto. Cuentas por Pagar
Almacenes de M.P. / Refacciones
Depto. Compras
Otros Deptos.
El problema a resolver es el tiempo de Ciclo en el Departamento de Cuentas por Pagar (Y= X1) ya que
es el cuello de botella
ESTABLECIMIENTO DE LA META
Se establece una meta del 50% ó mas en la Reducción del Tiempo de Proceso en el ciclo de cuentas por pagar ya que al tener varios procesos manuales y demasiada documentación hay partes del proceso que están fuera de control y procedimiento y que a su vez corremos el riesgo de incurrir en errores.
50 %
0
25%
50%
75%
100%
Cic
lo d
e C
xP
ANTES META
CONTENIDO DE LA FASE DE MEDICION
Diagrama de flujo del ciclo de CxP
Matriz de Tiempos
Grafica de Pastel por Actividad
Pareto de Tiempos por Area
Diagrama del Ciclo de Cuentas por Pagar
Inicio
Proveedor, Recibe O.C. y conoce sus términos de
pago.
Proveedor, Entrega material o servicio a planta.
Es servicio
El Gerente firma de conformidad, factura
original y copias
Almacén recibe y firma factura original y copia y entrega al
proveedor su copia de recibido.
Almacenista junta:O.C. y Copia
Factura original y copia al final del día.
Captura recepción en sistema todas las mañanas
y crea la RC.
Integra el formato de recepción y colecta firmas
de autorización.
CxP, Coteja que la OC, Factura, RC coicidan, ademas integra
cuentas de gastos y fletes en su caso y aplica notas de credito o
cargo
Proveedor, conserva original y copias y
entrega documentacion al almacenista
No
Si
Fin
El usuario elabora la requisicion de compra y la
autoriza el Gerente correspondiente
Compras elabora la O.C., solicita la autorizacion y la
envia al Proveedor
Es servicio y no tiene
OC
Si
No
Entregan su factura a Vigilancia para que les den contrarecibo o la factura llega directamente a CxP
CxP solicita la aprobacion de la factura (Telmex, Luz, Gas, etc)
Captura informacion en el sistema y crea el
Pasivo
Documentacion completa y
correcta
No
Si
Selecciona el Pasivo para Pago
Para entender excatamente las areas de oportunidad en el ciclo de cuentas por pagar nos dimos a la tarea de analizar el flujo del ciclo e incluimos una matriz de tiempos en donde se mustra claramente el o los cuellos de botella.
Nota: Esta matriz de tiempos surge de una hoja de recoleccion de datos.
Actividad Responsable
Tiempo Aproximado
diario % casos críticos Descripción del caso crítico
El usuario elabora la requisición de compra y la autoriza el gerente correspondiente. Todos 15 min 0%
Compras elabora la O.C solicita la autorización y entrega al proveedor. Compras :
Importación 15 min 5%
Refacciones, son diferentes investigar etc... Depende si hay
material
Nacionales 120 Min 15%
Requisicion sin codigo material (Investiga en catálogo y confirma
con el usuario)
Gerente firma de conformidad factura original y copias Logística 5 min 0%
Entregan su factura a vigilancia para tener contrarecibo o la factura llega directamente a CXP Vigilancia 96 min 0%
C x P solicita la aprovacion de la factura Telmex, Luz, Gas etc. C x P 15 min 1%
Captura recepción en sistema todas las mañanas Almacén 120 min 0%cintas metalicas repatir gtos flete
1 hora más
Integra el formato de recepción y recolecta firmas de autorización Almacén 30 min 0%
C x P Integra facturas originales a cada recepción C x P 180 min 30%Algunas facturas tardan en llegar
al mismo tiempo que la RC
C x P coteja que la OC, Factura, Rc coincidan. C x P 40 min 5%
Revisa datos Fiscales C x P 60 min 2%Algunas facturas tienen error en
los datos fiscales
Asigna fechas de vencimiento C x P 60 min 0%
Integra cuentas de gastos y fletes y an su caso aplica notas de credito o cargo Facturación 96 min 10%
No llegaban algunas facturas y se registraba como variación.
Captura la información en el sistema y crea el pasivo C x P 240 min 0%
Selecciona el pasivo para pago C x P 30 min 0%
Ciclo de Cuentas por Pagar. Matriz de Tiempos
Tiempo Total del Ciclo
1,122 Min.
En esta gráfica de pastel observamos claramente cuales son las actividades y áreas en donde ese invierte el mayor tiempo en el proceso y precisamente en las que enfocaremos
este proyecto.
Ciclo de Cuentas por Pagar por Actividades
240
180
135120
96
96
60
60
4030
30 15 155C x P.- Captura y crea Pasivo
C x P.- Integracion de Fact.OriginalesCompras.- Elaboracion de OC
Almacen.- Captura en sistema
Facturacion.- Integra Ctas. De Gtos yFletesVigilancia.- elabora contrarecibo
C x P.- Revisa datos Fiscales
C x P.- Asigna Fechas deVencimientoC x P.- Coteja Doctos.
Almacen.- Integra RC y recolectafirmasC x P.- Selecciona Pasivo para pago
C x P.- Solicita aprovacion Telmex,Luz, etc.Todos.- Elaboracion de Requisicion
Gerentes.- Firman de conformidad
Los valores numericos representan los minutos por actividad
Tiempo Total del Ciclo= 1,122 Min.
5 W’s + 1 H para validar las causas raíz
Causas Por Que? Como? Quien? Cuando? Donde?
Captura de informacion en el sistema y crea Pasivo
Es el principal cuello de botella y es necesario reducir el tiempo de captura
Elaborando un AMEF para validar las causas raiz.
Mirna Curro MayoEn el sistema formal de la empresa: Mfg_Pro
Integra Facturas Originales a cada recepción.
Si no esta integrado correctamente o si faltan documentos, no es posible continuar con el proceso
En los Almacenes y atravez de comunicados a Proveedores
Mirna Curro Abri - Mayo Toda la planta
Elabora Orden de Compra
Es el documento base para generar cualquier compra.
Explicando el Proyecto y el alcance.
Raul Martinez
AbrilOficina de Compras
Almacen captura en el sistema todas las recepciones de materiales y servicios
Es el punto medular para actualizar los inventarios y continuar con el ciclo de CxP
Explicando el Proyecto y el alcance, ademas recopilando informacion estadistica.
Emiliano Huerta y Ponciano Sanchez
Abril - Junio Almacenes
El encargado de Facturacion integra cuentas de Gastos y Fletes
Para que la compra este debidamente integrada y completa.
Por medio de comunicados a transportistas y Agentes aduanales.
Heriberto Guzman
Mayo-Junio Oficina Heriberto
Vigilancia elabora contrarecibo
Vigilancia no debe tener esta responsabilidad
Explicando el proyecto y comuinicados a vigilantes y proveedores.
Mirna Curro / Raul
MartinezAbril
Caseta de Vigilancia y RH
Revisa Datos fiscalesSi no cumple con los requisitos no puede procesarse el pago
Enviando comunicados a los proveedores.
Mirna Curro Abril - Mayo Oficina Mirna
Asigna Fechas de Vencimiento
Para poder programar el pago oportuno
Haciendo el calculo manual conforme a las fechas de vencimiento
Mirna Curro Abril - Junio Oficina Mirna
CONTENIDO DE LA FASE DE ANALISIS
5 W’s + 1 H
Análisis de Modo y Efecto de Falla (AMEF)
Validación de la Causas
Resumen de Causas Raíz
Proceso: Ciclo de Cuentas por Pagar Responsable del Proceso: Encargado de C x PagarEquipo de Trabajo: Raul Mtz., Mirna Curro, Mauricio Sanchez. AMEF Num: 1Fecha: 01 de Agosto 2005Preparo: Raul Martinez
Paso del Proceso Modos de Falla PotencialesEfectos
Potenciales de Falla
Se
ve
rid
ad
Causas Potenciales
Oc
urr
en
cia
Controles o Procesos actuales
De
tec
cio
n
RP
N
Captura Informacion en el Sistema y Crea Pasivo
1.- Informacion Incompleta5
Responsabilidades Indefinidas 2 6 60
2.- No hay Facturas Originales7 Desconocimiento 3 8 168
3.- Exceso de Papeles 9 Desconocimiento 3 8 2164.- No Checa la Oc con Recibo o Factura 4 Irresponsabilidad 2 5 40
5.- Se hace una factura por cada recibo 8 Desconocimiento 3 8 192
Integracion de los documentos 1.- No hay facturas Originales 9 Desconocimiento 4 7 2522.- Se reciben por separado 7 Desconocimiento 3 7 1473.- El correo es deficiente 5 Desconocimiento 3 7 105
ANALISIS DE MODO Y EFECTO DE FALLAAMEF de Diseño / Proceso
No se Puede Procesar la Informacion
Falta de Comunicacion
No
se
Pu
ed
e P
roce
sar
la
Info
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Fa
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2010Subgroup 0
7
6
5
4
3
2
1In
div
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l Valu
e
Mean=3.998
UCL=6.748
LCL=1.247
4
3
2
1
0
Movi
ng R
ang
e
1
R=1.034
UCL=3.379
LCL=0
I and MR Chart for Tiempo en Horas
Para Validar las Causas Raíz nos dimos a la tarea de elaborar un carta de lecturas Individuales y rangos móviles I-MR, la cual nos arroja los limites de control y en base a esto se establecen las
conclusiones Validacion de la Causa RaizCaptura Informacion en el sistema y crea Pasivo.
Dias Tiempo en Horas
Rangos de la grafica Moving
Range
1 4.052 2.30 1.753 6.20 3.904 3.30 2.905 4.00 0.706 4.10 0.107 4.30 0.208 4.50 0.209 4.30 0.20
10 5.00 0.7011 6.00 1.0012 4.30 1.7013 2.50 1.8014 2.80 0.3015 3.00 0.2016 2.50 0.5017 3.20 0.7018 3.40 0.2019 4.20 0.8020 6.00 1.80
79.95Promedio 4.00
2010Subgroup 0
7
6
5
4
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1
Ind
ivid
ual V
alu
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Mean=3.998
UCL=6.748
LCL=1.247
4
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1
0
Mo
ving
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nge
1
R=1.034
UCL=3.379
LCL=0
I and MR Chart for Tiempo en Horas
CONCLUSION: Se determina que los rangos móviles no están en control ya que algunos salen del rango y otros están al limite, por lo tanto el Tiempo de Captura es una Causa Raíz.
Resumen de Causas Raíz
• El AMEF elaborado para el ciclo de Cuentas por pagar muestra dos pasos del proceso con RPN’s > 200, por lo que:
• Los pasos uno (Captura de Información en el sistema) y dos (Integración de Facturas Originales) son causas Raíz.
• Derivados del estudio se observo que atacando estas dos causas contribuimos a mejorar otros pasos del proceso.
CONTENIDO DE LA FASE DE IMPLEMENTACION (MEJORA)
Plan de Acciones
Diagrama de Flujo con Mejoras.
Matriz de Tiempos con Mejoras
Grafica de Pastel con Mejoras
Pareto con las Mejoras obtenidas
Análisis de Modo y Efecto de Falla (AMEF)
Cumplimiento de la Meta
Inicio
Proveedor, Recibe O.C. y conoce sus términos de
pago.
Proveedor, Entrega material o servicio a planta.
Es servicio
El Gerente firma de conformidad, factura
original y copias
Almacén recibe y firma factura original y copia y entrega al
proveedor su copia de recibido.
Almacenista junta:O.C. con una Copia,
Factura original y copia al final del día.
Captura recepción en sistema todas las mañanas
y crea la RC.
Integra el formato de recepción y colecta firmas
de autorización.
CxP, Coteja que la OC, Factura, RC coicidan y aplica notas de credito o cargo si es el caso
Proveedor, conserva original y copias y
entrega documentacion al almacenista
No
Si
Fin
El usuario elabora la requisicion de compra y la
autoriza el Gerente correspondiente
Compras elabora la O.C., solicita la autorizacion y la
envia al Proveedor
Es servicio y no tiene
OC
Si
No
CxP solicita la aprobacion de la factura (Telmex, Luz, Gas, etc)
Captura informacion en el sistema y crea el
Pasivo
Documentacion completa y
correcta
No
Si
Selecciona el Pasivo para Pago
Diagrama del Ciclo de Cuentas por Pagar con Mejoras
De la fase de análisis de desprenden las mejoras que se muestran a continuación:
Se elimina este paso
del proceso
Almacen solo recibe facturas originales
CUMPLIMIENTO DE LA META
Como se estableció en un principio la meta era reducir un 50% ó mas en el Tiempo de ciclo de cuentas por pagar, afortunadamente con el uso de las herramientas lean se pudo reducir en un 64.3 %.
64.3%
0
25%
50%
75%
100%
Cic
lo d
e C
xP
ANTES META
CONTENIDO DE LA FASE DE CONTROL
Capacitacion en los nuevos metodos
Procedimiento Actualizado
Conclusiones y Reflexión
Con el fin de asegurar la continuidad en el proceso que se implemento, se realizo la actualización del procedimiento en base a requerimientos corporativos y leyes mexicanas, actualmente se encuentra en la Intranet para consulta de quien lo requiera