¿CUÁNDO UNA EMPRESA ESTA ¿CUÁNDO UNA EMPRESA ESTA FUERA DE CONTROL?FUERA DE CONTROL?

La Empresa FAST LTDA. se dedica al transporte de valijas desde la V región a la VIII Región, utilizando vehículos de carga pequeña (marca SUZUKI, modelo CARRY).

En el mes de noviembre del año x, los ejecutivos de Marketing, crearon el “Servicio de Entrega de Correspondencia a Domicilio”, en la ciudad de Valparaíso y zonas aledañas, a un precio altamente competitivo $380, (equivalente a las Cartas Certificadas de Correo dentro de la ciudad).

El servicio tuvo una gran demanda, todos los saludos Navideños y del Año Nuevo, fueron efectuados a través de FAST LTDA.

Los ejecutivos de Marketing estaban felices con su nuevo servicio, pero su felicidad fue empañada, pues en enero del año x+1, fueron informados de que el costo de “Entregar correspondencia a Domicilio” dentro de la ciudad es de aproximadamente $455.

NECESIDAD DE CONTROLNECESIDAD DE CONTROL

El Control es necesario en toda Empresa, por cuanto indica si se están cumpliendo los objetivos expresados en la Estrategia y la eficiencia lograda en los recursos empleados.

DEFINICIÓNDEFINICIÓN

Proceso fundamental para Proceso fundamental para asegurar que todas y cada una de asegurar que todas y cada una de las actividades de una Empresa se las actividades de una Empresa se realicen, de la forma deseada y realicen, de la forma deseada y contribuyan a los objetivos contribuyan a los objetivos globales.globales.

EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE CONTROL DE GESTIÓNCONTROL DE GESTIÓN

Desde una perspectiva tradicional:Desde una perspectiva tradicional:

““Análisis numérico a posterioridad de Análisis numérico a posterioridad de los resultados de la Empresa, con los resultados de la Empresa, con respecto a los resultados que se respecto a los resultados que se deseaban obtener, utilizando para ello deseaban obtener, utilizando para ello información financiera”.información financiera”.

DESDE UNA PERSPECTIVA MODERNA:DESDE UNA PERSPECTIVA MODERNA:

““Proceso completo y coherente que se efectúa Proceso completo y coherente que se efectúa para juzgar el desempeño general de la para juzgar el desempeño general de la Empresa y de todas las áreas de interés en Empresa y de todas las áreas de interés en forma permanente, el cual es ejercido por forma permanente, el cual es ejercido por todas y cada una de las personas que forman todas y cada una de las personas que forman parte de ella, constituyendo un mecanismo de parte de ella, constituyendo un mecanismo de motivación entre ellas”.motivación entre ellas”.

Desde esta perspectiva, el Control no sólo Desde esta perspectiva, el Control no sólo considera los aspectos financieros, sino considera los aspectos financieros, sino también los aspectos ligados al también los aspectos ligados al comportamiento individual, cultura comportamiento individual, cultura organizativa y al entorno.organizativa y al entorno.

DEFINICIÓN DE UN SISTEMA DE DEFINICIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓNCONTROL DE GESTIÓN

Proceso coherente que:Proceso coherente que:

I.I. Vincula Estrategia, Estructura, Aspectos Vincula Estrategia, Estructura, Aspectos Psicosociales y Cultura Organizativa.Psicosociales y Cultura Organizativa.

II.II. Define Indicadores de Control.Define Indicadores de Control.III.III. Determina Sistemas de Medición de la Determina Sistemas de Medición de la

Actuación.Actuación.IV.IV. Determina Sistemas de Planificación.Determina Sistemas de Planificación.V.V. Determina Sistemas de Evaluación.Determina Sistemas de Evaluación.VI.VI. Determina Sistemas de Incentivos y/o Determina Sistemas de Incentivos y/o

MotivaciónMotivación

OBJETIVO DEL SISTEMA DEL OBJETIVO DEL SISTEMA DEL CONTROL DE GESTIÓNCONTROL DE GESTIÓN

““Condicionar el comportamiento de las personas Condicionar el comportamiento de las personas a la consecución de los objetivos de la a la consecución de los objetivos de la empresa”.empresa”.

Aspectos fundamentales para:Aspectos fundamentales para:- El Progreso y Crecimiento empresarial.- El Progreso y Crecimiento empresarial.- La Continuidad y estabilidad en el tiempo.- La Continuidad y estabilidad en el tiempo.

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROLCONTROL

““Debe ser transparente, conocido y entendido Debe ser transparente, conocido y entendido por todos los miembros de la Empresa”.por todos los miembros de la Empresa”.

ASPECTOS DEL SISTEMA DE ASPECTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓNCONTROL DE GESTIÓN

I.I. Vinculación del Sistema de Control Vinculación del Sistema de Control con Estrategia, Estructura con Estrategia, Estructura Organizativa, Aspectos Organizativa, Aspectos Psicosociales y Cultura OrganizativaPsicosociales y Cultura Organizativa..

Estrategia y EstructuraEstrategia y Estructura

Existe una estrecha relación de la Existe una estrecha relación de la Estrategia y la Estructura con el Sistema Estrategia y la Estructura con el Sistema de Control, la cual se aprecia en dos de Control, la cual se aprecia en dos direcciones.direcciones.

Primera DirecciónPrimera Dirección::

El Sistema de Control, debe estar adecuado a las El Sistema de Control, debe estar adecuado a las características de la Estrategia y la Estructura. Por características de la Estrategia y la Estructura. Por lo tanto, el tipo de Estrategia y de Estructura, que lo tanto, el tipo de Estrategia y de Estructura, que tiene una Empresa, condicionan las características tiene una Empresa, condicionan las características del SISTEMA DE CONTROL.del SISTEMA DE CONTROL.

Segunda DirecciónSegunda Dirección::El proceso de Control debe realizarse en función de El proceso de Control debe realizarse en función de la Estrategia y de la Estructura, facilitando aquella la Estrategia y de la Estructura, facilitando aquella información que permita la formalización de información que permita la formalización de estrategia y el control de la actuación de los estrategia y el control de la actuación de los distintos responsables.distintos responsables.

Lo anterior se puede presentar mediante el Lo anterior se puede presentar mediante el siguiente cuadro:siguiente cuadro:

Estructura Organizativa.

Jerarquía de Autoridad.

Agrupación de Actividades.

Funciones, personas yRecursos por departamentos.

Procedimientos y Normas.

Personal asignado (selección,formación, retribución).

Grado de descentralización.

Sistemas de coordinación interdepartamental.

Sistema de control.

Indicadores de control.

Sistemas de información.

Sistemas de Planificación.

Sistemas de evaluación.

Sistemas de incentivos.

Planificación estratégica.

Fines Globales de la organización.

Análisis del entorno.

Análisis interno de la organización.

Objetivos de la organización.

Estudio de alternativas.

Formulación del plan estratégico.

Implantación.

Actuación

ResultadoVinculación del Sistema de control a la estrategia y a la estructura

FUENTE: El control de Gestión: Una perspectiva de Dirección Joan María Amat

IMPORTANTEIMPORTANTEEl Sistema de Control debe:El Sistema de Control debe:

- Suministrar información que permita elaborar Suministrar información que permita elaborar la estrategia (planificación estratégica).la estrategia (planificación estratégica).

- Conocer la adecuación de la estrategia y de Conocer la adecuación de la estrategia y de la estructura que se han diseñado (Control la estructura que se han diseñado (Control estratégico).estratégico).

ASPECTOS VITALES PARA LA EVOLUCIÓN ASPECTOS VITALES PARA LA EVOLUCIÓN A LARGO PLAZO DE LA EMPRESAA LARGO PLAZO DE LA EMPRESA

1.1. VINCULACIÓN DEL SISTEMA DE VINCULACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL CON ESTRATEGIACONTROL CON ESTRATEGIA..

Para que una empresa pueda disfrutar de Para que una empresa pueda disfrutar de un nivel sostenible de rentabilidad por un nivel sostenible de rentabilidad por sobre el nivel de la industria, puede sobre el nivel de la industria, puede optar por tres Estrategias Genéricas:optar por tres Estrategias Genéricas:

a) a) Liderazgo en CostosLiderazgo en Costos

Establecer una diferencia de costos Establecer una diferencia de costos significativa y duradera respecto a significativa y duradera respecto a

todos los todos los competidores de una industria.competidores de una industria.

b)b) DiferenciaciónDiferenciación

Consiste en seleccionar una o Consiste en seleccionar una o más características que son más características que son fuertemente valoradas por fuertemente valoradas por los compradores y ofrecer los compradores y ofrecer unas mejores prestaciones unas mejores prestaciones que la competencia en dichas que la competencia en dichas características.características.

c) c) FocalizaciónFocalización

Consiste en concentrarse en Consiste en concentrarse en un grupo particular de un grupo particular de compradores, un segmento de compradores, un segmento de la línea de producción o un la línea de producción o un mercado geográfico.mercado geográfico.

Las influencias de las Las influencias de las Estrategias anteriores, en el Estrategias anteriores, en el diseño del Sistema de diseño del Sistema de Control, se pueden apreciar Control, se pueden apreciar en el siguiente cuadro:en el siguiente cuadro:

Sistema de control

LIDERAZGO DE COSTOS

DIFERENCIACION

Indicadoresde control

Sistemas de Información

Formalizado y rutinario Orientado al control de costos. Puede ser rígido, lento y frenar la motivación.

Indicadorescuantitativos:financieros y de producción.

Orientación a corto plazoImportancia de la fijación de standardProceso muy formalizado y rutinario.

Énfasis en el análisis de las desviaciones respecto a los presupuestos.

Sistemas de Evaluación

Flexible y con énfasis en sistemas informales orientados a resultados.

Indicadores cualitativos y externos.

Orientación a largo plazoImportancia de la previsión de las tendencias del entorno Muy flexible para estimular la creatividad.Análisis como aprendizaje de cara al futuro.

Diseño de un sistema de control en función de la estrategia.

.FUENTE: El Control de Gestión: Una perspectiva de Dirección. Joan María Amat.

1.1. VINCULACIÓN DEL SISTEMA DE VINCULACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL CON ESTRUCTURA CONTROL CON ESTRUCTURA ORGANIZATIVAORGANIZATIVA..

DIMENSIONES QUE CARACTERIZAN UNA DIMENSIONES QUE CARACTERIZAN UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:a) Estilo de Dirección o Grado de a) Estilo de Dirección o Grado de Formulación:Formulación:

(Control: familiar, burocrático, (Control: familiar, burocrático, resultados, resultados, ad-hoc). ad-hoc).b) Grado de Descentralización:b) Grado de Descentralización:

(Centralizada, descentralizada)(Centralizada, descentralizada)c) Tipo o Forma de Estructura:c) Tipo o Forma de Estructura:

(Funcional, Divisional, matricial).(Funcional, Divisional, matricial).

a)a)Diseño del Sistema de Control en función del Estilo Diseño del Sistema de Control en función del Estilo de Direcciónde Dirección..

Control FamiliarControl Familiar::Empresas muy centralizadas en que la Gestión de la Empresas muy centralizadas en que la Gestión de la Empresa se basa fundamentalmente en el liderazgo y la Empresa se basa fundamentalmente en el liderazgo y la supervisión directa del propietario o principal director de supervisión directa del propietario o principal director de ella.ella.Control burocráticoControl burocrático::En Empresas con actividades muy rutinarias, donde el En Empresas con actividades muy rutinarias, donde el Control se efectúa primordialmente en la especificación de Control se efectúa primordialmente en la especificación de los procedimientos de las actividades a efectuarse.los procedimientos de las actividades a efectuarse.Control por resultadosControl por resultados::Predominante en actividades relativamente rutinarias con Predominante en actividades relativamente rutinarias con un entorno altamente competitivo.un entorno altamente competitivo.Control Ad HocControl Ad Hoc::Se produce en empresas altamente descentralizadas y que Se produce en empresas altamente descentralizadas y que cuentan con un Sistema de Control basado en la cuentan con un Sistema de Control basado en la supervisión directa y en la confianza interpersonal de sus supervisión directa y en la confianza interpersonal de sus miembros.miembros.

CONTROL CONTROL FAMILIARFAMILIAR

CONTROL CONTROL BUROCRÁTICBUROCRÁTIC

OO

CONTROL CONTROL POR POR

RESULADOSRESULADOS

CONTROL CONTROL

AD-HOCAD-HOC

Sistemas Sistemas de Controlde Control

Énfasis en Énfasis en las normas las normas culturales y culturales y en la en la confianza confianza del líder con del líder con sus sus colaboradorecolaboradores.s.

Énfasis en Énfasis en cálculos cálculos (procedimiento(procedimientos formales).s formales).

Énfasis en el Énfasis en el control y en control y en la toma de la toma de decisiones.decisiones.

Énfasis en Énfasis en las normas las normas culturales y culturales y en la en la confianza confianza interpersonalinterpersonal..

IndicadoreIndicadores de s de ControlControl

- Lealtad- Lealtad

- Indicadores- Indicadores

Cualitativos.Cualitativos.

Ligados a la Ligados a la eficiencia eficiencia Indicadores Indicadores Cuantitativos.Cuantitativos.

Indicadores Indicadores financieros y financieros y otros.otros.

Indicadores Indicadores cualitativos cualitativos internos y internos y externos externos (innovación, (innovación, calidad, calidad, cuota de cuota de mercado, mercado, etc.).etc.).

CONTROL CONTROL FAMILIARFAMILIAR

CONTROL CONTROL BUROCRÁTICOBUROCRÁTICO

CONTROL POR CONTROL POR RESULADOSRESULADOS

CONTROL CONTROL

AD-HOCAD-HOC

Sistema de Sistema de InformaciónInformación

Poco Poco formalizado, de formalizado, de carácter carácter cualitativo.cualitativo.

Sistemas Sistemas Contables Contables orientados a:orientados a:

- Gastos - Gastos

- Valorización de - Valorización de inventarios.inventarios.

Sistemas Sistemas Económicos Económicos financieros financieros orientados a:orientados a:

- Control de - Control de ResponsabilidadeResponsabilidades.s.

- Análisis de - Análisis de Decisiones.Decisiones.

Poco Poco formalizado, formalizado, de carácter de carácter cualitativo, con cualitativo, con énfasis en el énfasis en el Análisis de Análisis de Mercado.Mercado.

Proceso de Proceso de PlanificaciónPlanificación

Poca Poca Planificación, Planificación, por la por la preferencia de preferencia de sistemas no sistemas no formalizados.formalizados.

Importancia en la Importancia en la fijación de fijación de Estándares.Estándares.

Importancia en la Importancia en la elaboración de elaboración de Propuestas.Propuestas.

Poca Poca Planificación, Planificación, por la por la identificación identificación de las de las personas con personas con los objetivos los objetivos de la empresa.de la empresa.

Sistemas de Sistemas de EvaluaciónEvaluación

En aspectos En aspectos cualitativos, cualitativos, énfasis en el énfasis en el comportamientcomportamientoo

Limitada Limitada importancia del importancia del Sistema de Sistema de Control como Control como instrumento de instrumento de evaluación.evaluación.

En base al cálculo En base al cálculo y análisis de y análisis de desviaciones.desviaciones.

En aspectos En aspectos cualitativos, cualitativos, énfasis en la énfasis en la creatividad, creatividad, proceso, etc.proceso, etc.

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL, EN FUNCIÓN DEL ESTILO DE DIRECCIÓN

FUENTE: El Control de la Función: Una perspectiva de Dirección. Joan María Amat.

b) b) Diseño de un Sistema de Control en función del Diseño de un Sistema de Control en función del Grado de DescentralizaciónGrado de Descentralización..

DescentralizaciónDescentralización::

Consiste que las decisiones que se toman:Consiste que las decisiones que se toman:i) i) Son adoptadas por estratos directivos inferiores.Son adoptadas por estratos directivos inferiores.ii) ii) Requieren de un buen sistema de información, Requieren de un buen sistema de información, coordinación y control.coordinación y control.iii)iii) Consideran un mínimo de consultas a los Consideran un mínimo de consultas a los superiores.superiores.Lo anterior, implica que la DIRECCIÓN puede delegar Lo anterior, implica que la DIRECCIÓN puede delegar operaciones del día a día y por consiguiente operaciones del día a día y por consiguiente concentrarse en los aspectos de carácter estratégico concentrarse en los aspectos de carácter estratégico de la Empresa.de la Empresa.

CentralizaciónCentralización::Lo contrario a descentralización.Lo contrario a descentralización.

ESTRUCTURA CENTRALIZADA

Sistema de Control Poco sofisticado.Utilización de mecanismos de control informales o en la definición de normas rígidas de procedimiento.

Indicadores de control Cualitativos

ESTRUCTURA DESCENTRALIZADA

Bastante sofisticado.Énfasis en mecanismos formales, especialmente en los sistemas de control financiero.

Cuantitativos / Cualitativos

Sistema de Información

Orientado al resultado Global Orientado a la toma de decisiones.

Proceso de Planificación

-Escaso-Puede tener carácter burocrático.

Es fundamental para lograr el consenso en los objetivos globales.

Sistema de Evaluación En base a información no financiera.

Es base a información financiera y no financiera.

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL EN FUNCIÓN DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL EN FUNCIÓN DEL GRADO DE CENTRALIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA GRADO DE CENTRALIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA

ORGANIZATIVAORGANIZATIVA

FUENTE: El Control de la Función: Una perspectiva de Dirección. FUENTE: El Control de la Función: Una perspectiva de Dirección. Joan María Amat. Joan María Amat.

c) c) Diseño de un Sistema de Diseño de un Sistema de Control en Función del Tipo de Control en Función del Tipo de EstructuraEstructura..

FuncionalFuncional::

Consiste en agrupar por Consiste en agrupar por especialidad los insumos especialidad los insumos requeridos para desempeñar las requeridos para desempeñar las tareas de la organización. Por tareas de la organización. Por ejemplo: Finanzas, Marketing, etc.ejemplo: Finanzas, Marketing, etc.

DIRECTORGENERAL

STAFF

DIRECTORPRODUCCIÓN

DIRECTORMARKETING

STAFF

DIRECTOR

FABRICA 1

DIRECTOR

FABRICA 2

DIRECTOR

FABRICA 3

DIRECTORPRODUCTO

A

DIRECTORPRODUCTO

B

DIRECTORPRODUCTO

C

STAFF

ESTRUCTURA FUNCIONAL

DivisionalDivisional::

La Organización se efectúa en La Organización se efectúa en torno a sus resultados. Por torno a sus resultados. Por ejemplo: Productos, mercados, ejemplo: Productos, mercados, clientes, ubicaciones clientes, ubicaciones geográficas, etc.geográficas, etc.

DIRECTORGENERAL

STAFF

DIRECTOR DIVISION Y

DIRECTOR DIVISION Z

DIRECTOR DIVISION X

DIRECTOR

FABRICA 1

DIRECTOR PRODUCTO

A

DIRECTOR

FABRICA 2

DIRECTOR PRODUCTO

B

DIRECTOR

FABRICA 3

DIRECTOR PRODUCTO

C

STAFF STAFF STAFF

ESTRUCTURA DIVISIONAL

MatricialMatricial::

Tanto los insumos como los Tanto los insumos como los resultados son considerados resultados son considerados de igual importancia en la de igual importancia en la segmentación de las segmentación de las actividades.actividades.

GERENTE GENERAL

OPERACIONES

PRODUCTOS

CARAMELOS

GALLETAS

CHOCOLATES

FINANZAS MARKETING PERSONAL

ESTRUCTURA MATRICIAL

ESTRUCTURAFUNCIONAL

ESTRUCTURADIVISIONAL

ESTRUCTURAMATRICIAL

Predominio del control burocrático.

Sistema de Control

Indicadores de control.Sistema de Información

Indicadores cuantitativos de eficiencia.Énfasis en la medición rutinaria y periódica de los gastos e ingresos.

Se centra en la asignación de recursos a los diferentes centros.

Proceso de Planificación

Predominio del control por resultados.

Indicadores cuantitativos de eficacia.Fundamentalmente financiero, midiendo el resultado de cada centro.

Sistema de Evaluación

Limitada importancia de la evaluación.

Es fundamental para evaluar posteriormente la actuación de los responsables.

Énfasis en la evaluación del resultado de cada centro y en la actuación de cada responsable.

Combinación entre el control cultural y por resultados.Indicadores cuantitativos y especialmente cualitativos.

Fundamentalmente no financiero.

Es fundamental para asegurar la coordinación entre departamentos funcionales y los programas o proyectoÉnfasis en el resultado global.

FUENTE: El Control de la Función: Una perspectiva de Dirección. Joan María Amat.

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL EN FUNCIÓN DEL TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

3.3. VINCULACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL CON VINCULACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL CON ASPECTOS PSICOSOCIALESASPECTOS PSICOSOCIALES..

Estos aspectos están ligados a los estilos individuales Estos aspectos están ligados a los estilos individuales de comportamiento y a las relaciones que surgen entre de comportamiento y a las relaciones que surgen entre las personas que forman parte de la Empresa.las personas que forman parte de la Empresa.Los aspectos que se deben considerar en el Control son Los aspectos que se deben considerar en el Control son los siguientes:los siguientes:

a)a) Personalidades individuales del equipo directivo Personalidades individuales del equipo directivo (estilo participativo, actitud para delegar, estilo (estilo participativo, actitud para delegar, estilo

de de resolución de los conflictos, etc.) y las de resolución de los conflictos, etc.) y las de personal personal (edad, expectativas respecto al trabajo e (edad, expectativas respecto al trabajo e incentivos incentivos esperados, etc.).esperados, etc.).b)b) Características de la actividad.Características de la actividad.

Grado de desafío, autonomía en la realización de Grado de desafío, autonomía en la realización de las las tareas, etc.tareas, etc.c)c) Relaciones de poder.Relaciones de poder.

¿Por qué es importante considerar ¿Por qué es importante considerar los ASPECTOS PSICOSOCIALES en los ASPECTOS PSICOSOCIALES en el Control?.el Control?.

““Para promover el comportamiento Para promover el comportamiento deseado y permitir la congruencia entre deseado y permitir la congruencia entre objetivos individuales y de la Empresa”.objetivos individuales y de la Empresa”.

Desarrollo individual paralelo al de la Desarrollo individual paralelo al de la Empresa.Empresa.

4.4. VINCULACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL CON VINCULACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL CON CULTURA ORGANIZATIVACULTURA ORGANIZATIVA..

Cultura OrganizativaCultura OrganizativaConjunto de creencias y valores que desarrolla una Conjunto de creencias y valores que desarrolla una empresa para legitimar un determinado empresa para legitimar un determinado comportamiento, y de esta manera lograr la integración comportamiento, y de esta manera lograr la integración interna de los diversos elementos que la constituyen.interna de los diversos elementos que la constituyen.En función de esos valores y creencias, la empresa En función de esos valores y creencias, la empresa puede caracterizarse por:puede caracterizarse por:- - El énfasis en la acción o, por el contrario, en la El énfasis en la acción o, por el contrario, en la reflexión.reflexión.- - El énfasis en criterios profesionales (eficacia, El énfasis en criterios profesionales (eficacia, eficiencia) o no profesionales (amistad, lealtad, eficiencia) o no profesionales (amistad, lealtad, confianza personal).confianza personal).- - La orientación a las personas (satisfacción de sus La orientación a las personas (satisfacción de sus necesidades en el funcionamiento organizativo) o necesidades en el funcionamiento organizativo) o a a las tareas.las tareas.

¿Por qué es importante ¿Por qué es importante considerar la CULTURA, en el considerar la CULTURA, en el Control?.Control?.

Porque, la CULTURA Porque, la CULTURA ORGANIZATIVA fomenta el ORGANIZATIVA fomenta el AUTOCONTROL y por consiguiente AUTOCONTROL y por consiguiente complementa el control y facilita complementa el control y facilita su aceptación.su aceptación.

II.II. INDICADORES DE CONTROLINDICADORES DE CONTROL

Unidades de Medida Unidades de Medida cuantitativas o cualitativas, que cuantitativas o cualitativas, que se utilizan para medir el se utilizan para medir el desempeño de una Empresa, las desempeño de una Empresa, las cuales están definidas a cuales están definidas a diferentes niveles jerárquicos: diferentes niveles jerárquicos: Corporativo, de Negocios y Corporativo, de Negocios y funcional.funcional.

Se determinan en función de la Se determinan en función de la identificación de las variables claves de identificación de las variables claves de la Empresa en su conjunto y/o cada la Empresa en su conjunto y/o cada unidad en particular. Entendiéndose unidad en particular. Entendiéndose por Áreas claves (variables o factores por Áreas claves (variables o factores críticos de éxito), aquellas vinculadas críticos de éxito), aquellas vinculadas con las actividades centrales de la con las actividades centrales de la Empresa, que deben realizarse en Empresa, que deben realizarse en forma correcta, para que ésta logre sus forma correcta, para que ésta logre sus objetivos y asegure su desempeño objetivos y asegure su desempeño competitivo exitoso, en el entorno en competitivo exitoso, en el entorno en el cual se desenvuelve.el cual se desenvuelve.

CARACTERÍSTICAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DE LAS VARIABLES CLAVESVARIABLES CLAVES..

- Específicas para cada Empresa.Específicas para cada Empresa.

- Explican el éxito o fracaso de la Explican el éxito o fracaso de la Empresa Empresa o de una unidad.o de una unidad.

- Se les debe adoptar de continuo Se les debe adoptar de continuo para para reflejar los cambios que se reflejar los cambios que se producen en producen en la Empresa o en el la Empresa o en el entorno.entorno.

FUENTES PARA DETERMINAR LOS FUENTES PARA DETERMINAR LOS FACTORES CRITICOS DE ÉXITO (FCE)FACTORES CRITICOS DE ÉXITO (FCE)..

1. 1. ESTRUCTURA DEL SECTORESTRUCTURA DEL SECTORCada sector tiene, por su propia naturaleza, Cada sector tiene, por su propia naturaleza,

un un conjunto de FCE que vienen determinados conjunto de FCE que vienen determinados por por las las características propias del mismo, características propias del mismo, por por consiguiente cada empresa del sector consiguiente cada empresa del sector debe debe tener tener en cuenta esos factores.en cuenta esos factores.

2.2. ESTRATEGIA COMPETITIVA. POSICIÓN ESTRATEGIA COMPETITIVA. POSICIÓN EN EN ELSECTORELSECTOR..

Todas y cada una de las empresas dentro de Todas y cada una de las empresas dentro de un un sector tienen una posición individual sector tienen una posición individual determinada por su historia y su estrategia determinada por su historia y su estrategia competitiva habitual.competitiva habitual.

3.3.OTROS FACTORES DEL OTROS FACTORES DEL ENTORNOENTORNO

4.4.FACTORES TEMPORALESFACTORES TEMPORALES

Se trata de aquellas áreas de Se trata de aquellas áreas de actividad que son significativas actividad que son significativas para el éxito de una para el éxito de una organización durante un organización durante un período de tiempo concreto.período de tiempo concreto.

EJEMPLO DE VARIABLES CLAVESEJEMPLO DE VARIABLES CLAVES .INDUSTRIA DEL AUTOMÓVIL

DISEÑO CALIDAD DEL SISTEMA DE DISTRIBUCIONES CONTROL DE COSTOS

CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS ENERGÉTICAS.B. INDUSTRIA DE SUPERMERCADOS

GAMA DE PRODUCTOS EXISTENCIAS EN ALMACÉN PROMOCIÓN DE VENTAS PRECIOS

VARIABLES CLAVE INDICADORES DE CONTROL

1. Imagen en los mercados financieros.

Ratio. Precio/Beneficio.

2. Prestigio tecnológico ante los clientes.

Ratio. Pedidos/ofertas.Resultados de las entrevistas sobre el pensamiento de los clientes.

3. Éxito en el mercado Cambios en la participación (Cuota) del mercado (por cada producto).

4. Estudio y determinación del riesgo en importantes ofertas y grandes trabajos.

Años de experiencia de la empresa con productos similares.Cliente “Nuevo” o Antiguo”Relaciones previas con el cliente

5. Margen de utilidad en distintos trabajos.

Margen de utilidad, expresado en porcentaje sobre la utilidad en trabajos similares, dentro de la misma línea de producto.

6. Moral de la Empresa Rotación de personal, absentismo laboral, etc.

7. Desempeño presupuestario Costo del trabajo presupuestado/real

8. Calidad de los productos Porcentaje de reclamaciones

9. Rentabilidad Ratios: Utilidad/ventas.

UNA VEZ IDENTIFICADAS LAS VARIABLES CLAVES, SE PROCEDE A SELECCIONAR UNA VEZ IDENTIFICADAS LAS VARIABLES CLAVES, SE PROCEDE A SELECCIONAR AQUELLOS INDICADORES QUE PERMITAN SU SEGUIMIENTO.AQUELLOS INDICADORES QUE PERMITAN SU SEGUIMIENTO.

EJEMPLO:EJEMPLO:

• SISTEMAS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓNINFORMACIÓN

Sistemas que permiten Sistemas que permiten recoger el desempeño de los recoger el desempeño de los miembros de la Empresa.miembros de la Empresa.

Esta medición, se puede efectuar a Esta medición, se puede efectuar a través de información financiera y no través de información financiera y no financiera.financiera.

a)a) INFORMACIÓN FINANCIERAINFORMACIÓN FINANCIERA

Proviene de los Sistemas Contables:Proviene de los Sistemas Contables:

- Contabilidad General- Contabilidad General- Contabilidad de Costos- Contabilidad de Costos

b)b) INFORMACIÓN NO FINANCIERAINFORMACIÓN NO FINANCIERA

i) i) Estadísticas extracontablesEstadísticas extracontables Por ejemplo: Estadísticas de ventas.Por ejemplo: Estadísticas de ventas.

Estadísticas de producciónEstadísticas de producción

ii) ii) OtrasOtras Por ejemplo: Información social:Por ejemplo: Información social: “ “Grado de contribución de las políticas de Grado de contribución de las políticas de

la la Empresa, a la satisfacción de los Empresa, a la satisfacción de los diferentes diferentes grupos grupos que inciden en ella que inciden en ella (personal, (personal, proveedores, proveedores, consumidores, consumidores, comunidad)”.comunidad)”.

Esto se puede lograr, a través de Esto se puede lograr, a través de ENCUESTAS ENCUESTAS DE OPINIÓN.DE OPINIÓN.

IV.IV. PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN

La Planificación a través de los La Planificación a través de los Programas y Presupuestos entrega, Programas y Presupuestos entrega, toda la información requerida para toda la información requerida para analizar el desarrollo de las tareas, de analizar el desarrollo de las tareas, de ahí que es fundamental que las ahí que es fundamental que las diferentes partes que componen la diferentes partes que componen la Empresa, participen en la elaboración Empresa, participen en la elaboración de los Presupuestos, puesto que éstos de los Presupuestos, puesto que éstos constituyen un puente entre constituyen un puente entre PLANIFICACIÓN y CONTROL.PLANIFICACIÓN y CONTROL.

V.V. EVALUACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA ACTUACIÓNACTUACIÓN

Comparar si la Empresa se ha Comparar si la Empresa se ha desempeñado de acuerdo a desempeñado de acuerdo a sus objetivos preestablecidos.sus objetivos preestablecidos.

VI.VI. SISTEMAS DE MOTIVACIONES Y DE SISTEMAS DE MOTIVACIONES Y DE RECOMPENSASRECOMPENSAS..

Mecanismos que refuerzan la congruencia entre los Mecanismos que refuerzan la congruencia entre los objetivos individuales y de la Empresa, tanto en el objetivos individuales y de la Empresa, tanto en el Corto como en el Largo Plazo.Corto como en el Largo Plazo.Estos mecanismos están ligados básicamente con:Estos mecanismos están ligados básicamente con:- Administración de Compensaciones (retribución - Administración de Compensaciones (retribución monetaria adecuada).monetaria adecuada).- - Recursos materiales y humanos disponibles.Recursos materiales y humanos disponibles.- - Posibilidad de utilizar una variedad de Posibilidad de utilizar una variedad de habilidades.habilidades.- - Percepción de las influencia personal en el Percepción de las influencia personal en el resultado de la actividad y la contribución al resultado de la actividad y la contribución al resultado de la Empresa.resultado de la Empresa.- - Autonomía en el ejercicio de las tareas.Autonomía en el ejercicio de las tareas.- - Interacción con otras personas.Interacción con otras personas.- - Etc.Etc.

ESTUDIO DE LAS ESTUDIO DE LAS COMPENSACIONESCOMPENSACIONES

1)1) ASPECTOS IMPORTANTES DE LAS ASPECTOS IMPORTANTES DE LAS COMPENSACIONESCOMPENSACIONES..

- - Económico: Para la Empresa es un Económico: Para la Empresa es un costo y costo y para para los trabajadores un los trabajadores un ingreso.ingreso.- - Psicológico: Satisface necesidades.Psicológico: Satisface necesidades.-- Sociológico: Determina status y Sociológico: Determina status y movilidad movilidad social.social.- - Ético: La compensación puede ser Ético: La compensación puede ser vista vista como justa como justa o injusta.o injusta.

2)2) OBJETIVOS DE LA OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE COMPENSACIONESCOMPENSACIONES..

- Contar con personal calificado.- Contar con personal calificado.

- Retener empleados actuales.- Retener empleados actuales.

- Garantizar la igualdad.- Garantizar la igualdad.

- Alentar desempeño adecuado.- Alentar desempeño adecuado.

- Otros.- Otros.

3)3) FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE COMPENSACIONESCOMPENSACIONES..

Fase I: Fase I: Identificación y estudio de los cargos.Identificación y estudio de los cargos.Análisis de los Cargos.Análisis de los Cargos.

Fase II: Equidad Interna.Fase II: Equidad Interna.Evaluación de los cargos.Evaluación de los cargos.

Fase III: Competitividad.Fase III: Competitividad. Externa.Externa. Estudio de Mercado sobre Estudio de Mercado sobre

Remuneraciones.Remuneraciones.

Fase IV:Fase IV: Equilibrio interno y externo. Equilibrio interno y externo. Determinación de Compensación.Determinación de Compensación.

PERSPECTIVAS DE LA CONCEPCIÓN DEL CONTROLPERSPECTIVAS DE LA CONCEPCIÓN DEL CONTROL

CONCEPTO CONCEPTO PERSPECTIVA PERSPECTIVA TRADICIONALTRADICIONAL

PERSPECTIVAPERSPECTIVA

MODERNAMODERNA

Filosofía Filosofía Control “desde arriba” Control “desde arriba” por la dirección.por la dirección.

El control no sólo es El control no sólo es realizado por la realizado por la dirección sino por dirección sino por todos.todos.

Concepto de controlConcepto de control Comparación del Comparación del resultado obtenido resultado obtenido respecto al previsto respecto al previsto inicialmente.inicialmente.

Orientación del Orientación del comportamiento hacia comportamiento hacia los objetivos de la los objetivos de la organización.organización.

Mecanismo de controlMecanismo de control Sistema de control Sistema de control financiero.financiero.

Diferentes mecanismos Diferentes mecanismos formales y no formales formales y no formales entre los cuales hay el entre los cuales hay el sistema de control sistema de control financiero.financiero.

Consideración del Consideración del contexto organizativocontexto organizativo

Limitado. Énfasis en Limitado. Énfasis en el diseño de los el diseño de los aspectos técnicos.aspectos técnicos.

Diseño y utilización del Diseño y utilización del sistema de control sistema de control financiero de forma financiero de forma coherente con coherente con contexto organizativo.contexto organizativo.

CONCEPTO CONCEPTO PERSPECTIVA PERSPECTIVA TRADICIONALTRADICIONAL

PERSPECTIVAPERSPECTIVA

MODERNAMODERNA

Consideración del Consideración del

ComportamientoComportamientoReducido a standard y a Reducido a standard y a valores monetarios y valores monetarios y limitado por normas de limitado por normas de comportamiento rígidas.comportamiento rígidas.

Dificultad de reducirlo a Dificultad de reducirlo a términos monetarios y términos monetarios y de limitarlo en de limitarlo en condiciones de condiciones de incertidumbre. La incertidumbre. La cuantificación ayuda a cuantificación ayuda a tomar decisiones.tomar decisiones.

Indicadores de control Indicadores de control En términos En términos cuantitativoscuantitativos

Incluyen también Incluyen también aspectos no financieros aspectos no financieros y cualitativos.y cualitativos.

Formulación de objetivosFormulación de objetivos

y proceso de y proceso de planificaciónplanificación

En términos En términos cuantitativos e cuantitativos e integrados en el proceso integrados en el proceso presupuestario.presupuestario.

Incluyen también Incluyen también aspectos no financieros aspectos no financieros y cualitativos no y cualitativos no integrados en proceso integrados en proceso presupuestario.presupuestario.

Sistema de mediciónSistema de medición Sistema de control Sistema de control financiero.financiero.

Sistemas formalizados e Sistemas formalizados e informales.informales.

Proceso de evaluaciónProceso de evaluación El comportamiento se El comportamiento se mide a partir del mide a partir del resultado.resultado.

El resultado sólo mide El resultado sólo mide parcialmente el parcialmente el comportamiento por ello comportamiento por ello es necesario es necesario

C. HOSPITAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

INTEGRACIÓN REGIONAL DE LOS SERVICIOS SANITARIOS CON OTROS HOSPITALES.

EFICIENTE UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS MÉDICOS ESCASOS.

MEJORA DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS.

EJEMPLO DE OBJETIVOSEJEMPLO DE OBJETIVOS EMPRESA CON FINES LUCRATIVOS

DIVIDENDO POR ACCIÓN RENDIMIENTO DE LA INVERSIÓN PARTICIPACION EN EL MERCADO

ÉXITO DE LOS NUEVOS PRODUCTOSETC.

EMPRESA DE FINES NO LUCRATIVOS (EJEMPLO HOSPITAL) ( CALIDAD DE LOS SERVICIOS SANITARIOS CUMPLIMIENTO DE LAS NECESIDADES DEL FUTURO ENTORNO SANITARIO ETC.

EJEMPLOS DE ALGUNOS INDICADORES POR EJEMPLOS DE ALGUNOS INDICADORES POR DEPARTAMENTODEPARTAMENTO

COMPRAS

Unidades compradas de materia prima

Precio de compra

Costos variables de aprovisionamiento

Costos fijos de aprovisionamiento

Costos financieros de la inversión del departamento

Inversión en activo fijo del centro

Inversión en stock de M.P. envases y embalajes,comerciales, etc.Calidad

Plazo de aprovisionamiento

Políticas de pago

Relación con proveedores

OtrosIndicadores

PRODUCCION

Unidades vendidas de los diferentes productos en los diferentes mercados

Precio de venta unitario (incluye descuentos, rappels)

Costos variables comerciales

Costos financieros de la inversión

Inversión en activo fijo del centro

Inversión en stocks de acabados

Conocimiento del mercado

Capacidad de innovación

Satisfacción de consumidores

Plazo de entrega

Indicadores de tipo económico

Unidades producidas de los diferentes productos en las diferentes fabricas

Costos variables industriales

Costos fipos industriales

Costos financieros de la inversión

PRODUCCION

Indicadores de tipo Financiero

Inversión en activo fijo del centro

Inversión en stocks de en cursos y acabados

Calidad

Plazo de entrega

Adaptación tecnológica

Mermas

Devoluciones