Cuadro de Mando Integral (Los indicadores clave de tu negocio)

Índice

• Presentación

• Contexto actual en las Pymes

•¿Qué necesitan?

• Solución: Cuadro de Mando Integral

• Funcionalidades

• Modalidades de Uso

• Beneficios

•¿Por qué elegir a Grupo Neolan?

• Próximos pasos: Prueba de Concepto

Presentación

Grupo Neolan es una empresa especializada en consultoría y servicios informáticos,

comunicaciones y sistemas integrados de gestión empresarial, que esta respaldada por muchos años

de experiencia en todo tipo de servicios informáticos a la empresa.

El ámbito de actuación de la compañía esta dirigido tanto a las pequeñas como a las medianas

empresas, con el objetivo de dar servicios integrales en el mundo de las nuevas tecnologías de la

información.

Grupo Neolan ofrece su colaboración a los clientes en:

Detección, organización e implementación de soluciones en Tecnologías de la Información

Realización de Análisis, diseño y desarrollo de Proyectos

Aportación de la experiencia y capacidad de su equipo de profesionales

Implantación y soporte de las mejores soluciones

Grupo Neolan es una sociedad aragonesa, fundada en 1992, cuya experiencia viene respaldada por

los numerosos proyectos llevados a cabo en los ámbitos de consultoría de empresas, programación

informática, implantación de ERP y outsourcing informático, teniendo clientes tanto en numerosos

puntos de Aragón, Navarra y la Rioja, como en diversos lugares del resto de España.

«Nos hemos gastado mucho dinero en un

ERP y sigo sin tener la información que

necesito»

Contexto actual en las Pymes

Actualmente, la mayoría de las Pymes poseen y generan diariamente una

enorme cantidad de datos imposibles de analizar a simple vista.

En la mayoría de las Empresas, los Sistemas de gestión tipo ERP y/o las

herramientas de Business Intelligence disponen de mucha información,

pero por el contrario los usuarios disponen de poco tiempo para el análisis

sea cual sea su posición en el organigrama empresarial.

«La información que recibo es compleja y

pierdo mucho tiempo en su análisis»

Contexto actual en las Pymes

La mayor parte de estos datos generados no aportan la información

necesaria a la toma de decisiones empresariales debido a su complejidad

con el agravante de tardanza en su obtención.

Los Sistemas mencionados no trabajan por excepción, sino todo lo

contrario por revisión de los datos con un número elevado de cuadros y

gráficos e indicadores que requieren mucho tiempo de análisis por parte de

los usuarios para poder sacar conclusiones y actuar.

«Tardo mucho tiempo en tener la

información que pido»

Los diferentes departamentos de la Empresa están centrados con el día a

día y la realización de informes consume mucho tiempo que normalmente

se considera no productivo.

Contexto actual en las Pymes

«No puedo seguir gestionando la empresa

con información histórica.»

Es cierto que la historia es importante y que debemos aprender de la

trayectoria que se ha seguido, pero es necesario enfocar hacia adelante,

hacia la Estrategia y su cumplimiento.

Contexto actual en las Pymes

«Los datos están en muchos sistemas diferentes

y cuando viajo no tengo acceso a ellos.»

Los sistemas Cloud Computing y la tecnología móvil ya no son una opción

sino una necesidad.

Contexto actual en las Pymes

¿Qué necesitamos?

Necesitamos una Gestión de Indicadores de

Negocio (KPI) que nos informe en tiempo real

sobre la Información de aquellas variables u

objetivos definidos en la Estrategia Global de la

Empresa.

¿Qué necesitamos?

Necesitamos un Sistema que sea:

Potente y sencillo La potencia debe estar relacionada con en su facilidad de uso.

Flexible El sistema de alertas proporciona la información lo antes posible.

Proactivo La información se obtiene de forma automática sin petición previa del usuario

Ahorre costes y aumente ingresos nos permite anticiparnos a los problemas y evitar

costes o pérdida de ingresos.

Integre datos diversos ERP, CRM, Excel, etc

Independiente y autónomo No depender de terceros a la hora de obtener la información

Mínima inversión en software, sin costes de mantenimiento

Herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones, y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la Alta Dirección y a los responsables de Áreas de Negocio, una visión comprensible del negocio o de su área de responsabilidad. La información aportada por el cuadro de mando, permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las Estrategias de la Organización.

Solución: Cuadro Mando Integral

Con CMI se combinan los datos de su negocio, facturación, pedidos, contabilidad,

clientes, etc en un cuadro de mandos móvil que los representa a través de indicadores

para su seguimiento.

Con indicadores adaptados a su negocio. Con información detallada y en profundidad.

Garantizando que toda la información y sus datos quedan asegurados.

Solución: Cuadro Mando Integral

CMI le proporciona la

información relevante y los

indicadores clave de su

negocio al momento,

permitiendo de forma

sencilla y rápida supervisar y

controlar su negocio en

cualquier momento y lugar.

Solución: Cuadro Mando Integral

CONOZCA LA SALUD DE SU NEGOCIO

Conocer el estado de su negocio, saber si las cosas van bien o van mal, es a

veces una tarea muy laboriosa; hay que pedir informes, ver datos en el

programa de gestión ERP, en la contabilidad, consultar a diferentes

responsables, etc.

Con CMI esto no ocurre, la app se encarga de

recopilar toda esa información de forma

automática y representarla a través de diferentes

indicadores en un cuadro de mandos móvil al que

puede acceder desde su tablet.

Cada indicador dispone de un valor objetivo y

tramos o rangos, que indican el nivel de

cumplimiento de los indicadores. Un gráfico que

muestra la evolución en el tiempo y acceso a más

detalles o nivel de profundidad de los datos.

En las siguientes pantallas vamos a ver ejemplos de Indicadores clave en

cada una de las 4 perspectivas que contempla un Cuadro de Mando Integral

Explicaremos el significado de cada indicador y veremos con pantallas reales

como se muestran al Usuario

Vamos a ver los siguientes KPI:

Plazo de entrega de los Pedidos de Venta

No Conformidades

EBITDA

Ratio de Liquidez

T.A.M. de Ventas

Plazo medio de cobro

Funcionalidades

Funcionalidades

Este KPI nos indica la capacidad de la Organización para satisfacer los

requerimientos de los Clientes en el tiempo marcado como Objetivo.

Para conseguir este Objetivo tienen que funcionar correctamente todas

las Áreas de la cadena de suministro: Administración, preparación de

pedidos, recepción de productos, transporte, calidad, etc.

Su cumplimiento implica un aumento de los Ingresos debido a una

reducción de los costes de operación( disminución de las no

conformidades, mejor control de inventario, mayor calidad, etc)

Funcionalidades

Al “pinchar” en el KPI de Plazos de Entrega, vemos un grafico que nos

muestra la evolucion de los plazos de entrega de los Pedidos de Venta.

Opcionalmente, el desglose se puede hacer por diferentes tipos de Pedidos.

Funcionalidades

Si partimos de la base de que un cliente satisfecho transmite su

sensación de positividad al menos a tres personas, y que un cliente

insatisfecho transmite su malestar a por lo menos nueve personas, y a

esto, le unimos que, captar un nuevo cliente es 4 veces más caro que

retener uno ya existente, hablar de estrategia de fidelización de clientes

ya no es una opción para las compañías, es una obligación.

Este KPI nos permite medir el grado de satisfacción general del parque

de Clientes. Se puede medir por meses/trimestres/etc

Funcionalidades

EBITDA es el acrónimo en inglés de los ingresos antes de intereses,

impuestos, depreciaciones y amortizaciones.

Este KPI es un indicador financiero muy utilizado pues nos muestra cual

es el resultado real de la empresa con motivo de su actividad comercial,

ya que no tiene en cuenta ciertos criterios contables como la depreciación

y la amortización, ni el efecto de los impuestos y los intereses financieros.

Funcionalidades

Al “pinchar” en el KPI EBITDA, vemos graficos que nos muestran la

situacion actual, la evolucion del KPI en los ultimos 12 meses y la evolucion

en los ultimos 3 años.

Funcionalidades

Los ratios de liquidez comprenden un conjunto de indicadores y medidas

cuya finalidad es diagnosticar si una entidad es capaz de generar

tesorería, o lo que es lo mismo, convertir sus activos en liquidez a través

de su ciclo de explotación

Este ratio mide la capacidad que tiene la Empresa para atender sus

compromisos a corto plazo con los activos líquidos que posee, es decir

con su tesorería y aquellos activos que puedan ser considerados como

cuasi tesorería.

Funcionalidades

Al “pinchar” en el KPI, vemos graficos que nos muestran los ratios de

liquidez , el de liquidez inmediata y el desglose de la cartera de efectos a

cobrar/pagar por periodos de tiempo

Funcionalidades

Al “pinchar” en el desglose de pagos por periodos de tiempo, veremos mas

información de detalle:

ABC de pagos (resumen de pagos por proveedor)

Vencimientos de pago (detalle pago a pago ordenado por vencimiento)

Funcionalidades

Las cifras de venta pueden experimentar grandes oscilaciones a lo largo

del año debido a los datos estacionales o a efectos puntuales sobre la

actividad, por lo que el estudio de los resultados mensuales no pueden

proporcionarnos datos directos sobre las tendencias en las ventas. Para

lograrlo, utilizamos el conocido como “TAM”

El TAM se calcula sumando las ventas del mes actual más las

acumuladas de los últimos 12 meses

Funcionalidades

Al “pinchar” en el KPI, veremos mas información de detalle correspondiente

a los datos mensuales.

Funcionalidades

Al “pinchar” en un mes en concreto, podemos ver los datos del periodo

desglosados por varios criterios: Ruta, Segmento, etc.

Funcionalidades

El plazo medio de cobro mide el número de días, en promedio, que una

empresa tarda en cobrar de sus clientes.

Cuanto más elevado sea el valor de este ratio, significará que la empresa

tiene un mayor volumen de recursos indisponibles, llegando el caso de

tener que recurrir a la financiación externa (líneas de crédito).

Otro de los factores que puede afectar negativamente a este indicador es la política comercial

de crédito. En determinadas ocasiones, para incrementar las ventas se ofrece el aplazamiento

del pago con el consiguiente coste financiero que ello supone. Asimismo, el aumento de la

morosidad en la cartera de clientes puede hacer que se dispare el periodo medio de cobro.

Funcionalidades

Funcionalidades

Adicionalmente a la gestion de KPI, tenemos la funcionalidad de recibir

varios tipos de alertas parametrizadas.

Algunas alarmas:

• clientes no rentables por encima de un umbral

• retrasos en la entrega de pedidos (umbrales por importe y dias)

• impagados por encima de un cierto importe

• etc

Funcionalidades

FUNCIONALIDADES

A continuación, se muestra una relación con los KPI más importantes

encuadrados en cada Perspectiva del Cuadro de Mando Integral.

Por supuesto, cada empresa deberá elegir entre ellos los más

adecuados para su negocio

FUNCIONALIDADES

Beneficio neto / Utilidad neta: son los ingresos menos los gastos.

Margen de beneficio neto / Margen de utilidad neta: es el porcentaje de ingresos que son beneficio neto.

Margen de beneficio bruto / Margen de utilidad bruta: es el porcentaje de ingresos que son beneficio bruto.

Margen de beneficio operativo / Margen de utilidad operativa: muestra la eficiencia de una empresa en el

control de costes. Se calcula dividiendo los ingresos operativos o de explotación por las ventas netas.

EBITDA o beneficio bruto de explotación calculado antes de la deducción de los gastos financieros.

Tasa de crecimiento de los ingresos: es la velocidad a la que aumentan los ingresos de la empresa.

Rentabilidad de la inversión (ROI): son los ingresos generados a partir de la inversión de dinero en algún

aspecto de las operaciones de la empresa, en relación al coste de dicha inversión.

Rentabilidad sobre los activos (ROA)

Relación deuda / patrimonio

Relación de gastos de funcionamiento (REA)

Desde la Perspectiva Financiera

FUNCIONALIDADES

Desde la Perspectiva de Clientes

Índice de promotores netos (NPS): diferencia entre clientes promotores (que hablan bien) y detractores (que

hablan mal) de la marca, empresa o servicio.

Tasa de retención de clientes: ¿Cuántos de nuestros clientes vuelven a por más? ¿Y en qué medida son leales

a nuestra marca, empresa o servicio?

Índice de satisfacción del cliente

Tiempo del ciclo de cumplimiento de los pedidos (OFCT): es el tiempo que pasa desde que el cliente realiza

el pedido hasta que recibe el producto o servicio.

Tasa de entrega completa y a tiempo (DIFOT): es el número de pedidos completados y entregados a tiempo,

en comparación con el número total de pedidos.

Rentabilidad del cliente: beneficios que nos deja un cliente tras deducir todos los costes derivados de captar y

conservar a dicho cliente (publicidad, atención al cliente, etc).

Valor del tiempo de vida del cliente (CLV): es el valor generado por un cliente en su relación con la compañía

a lo largo del tiempo.

Índice de rotación de clientes: tiene en cuenta las altas y bajas de clientes durante un período determinado de

tiempo.

Fidelización del cliente

Quejas de los clientes

FUNCIONALIDADES

Desde la Perspectiva de los Procesos Internos

•Tasa de uso de la capacidad (CUR): indica en qué medida una empresa utiliza su capacidad productiva. ¿Estamos

alcanzando realmente nuestro potencial con la cantidad de trabajo que realizamos y los recursos de los que disponemos?

•Tasa de contracción de inventario (ISR): indica la pérdida de inventario debido a diversos factores, incluyendo hurto y

robo.

•Variación en el cronograma del proyecto (PSV): ¿Se están cumpliendo los tiempos de realización de nuestros

proyectos?

•Variación en el coste del proyecto (PCV): ¿Logramos completar nuestros proyectos sin sobrepasar el presupuesto

inicial?

•Medida del valor ganado (EV): valor generado por los proyectos que la empresa tiene en marcha.

•Rendimiento de primera pasada (FPY): medida para evaluar la eficiencia inicial de un proceso de producción de

múltiples pasos. Equivale al porcentaje de producto sin defectos antes de realizar una revisión del trabajo.

•Nivel de retrabajo: trabajo que hay que realizar para corregir los defectos de un trabajo realizado previamente.

•Índice de calidad: ¿Está la calidad de nuestros productos o servicios al nivel de lo que esperan nuestros clientes?

•Tiempo de inactividad de la máquina o procesos: ¿Cuánto tiempo se desperdicia por inactividad, fallo técnico o

enfermedad personal?

•Resolución al primer contacto (FCR): mide la eficacia, eficiencia y nivel de satisfacción del cliente en su primer contacto

con la marca o empresa.

FUNCIONALIDADES

Desde la Perspectiva de la Formación y Aprendizaje

•Ingresos por empleado

•Índice de satisfacción de los empleados

•Nivel de compromiso de los empleados: ¿En qué medida el comportamiento de los empleados contribuye a los objetivos

generales de la empresa?

•Indicador de respaldo del personal: ¿Qué posibilidades hay de que nuestro personal recomiende a nuestra empresa

como un buen sitio en el que trabajar?

•Tasa de rotación de personal

•Promedio de permanencia del personal

•Factor de Bradford: mide el absentismo laboral. ¿Cuánto le está costando a la empresa la ausencia no autorizada de

personal?

•Relación de competitividad salarial (SCR)

•Tiempo de contratación

•Rentabilidad de la inversión en formación

Junio 2014

Modalidades de Uso

•Pago por uso, es la nueva forma de adquirir el software,

donde por una cuota mensual se puede utilizar el producto sin tener que

preocuparse por la disponibilidad, seguridad, actualizaciones, etc.

No hay que hacer un desembolso inicial alto para poder utilizar el

servicio.

El alquiler es un gasto deducible

•Compra, licencia de servidor/cliente para un número determinado

de usuarios y posteriormente se paga un mantenimiento anual.

Permite realizar una implantación propia y/o adaptación del producto

Idóneo para empresas que dispongan de un Dpto. de Informática

BENEFICIOS

Incremento de la cifra de negocio

Mejorar la satisfacción y el servicio a los clientes

Mejorar el tiempo respuesta al mercado

Facilitar la toma de decisiones

Aumentar la habilidad para hace frente a los competidores

Incremento de ingresos

BENEFICIOS

Reducción de los costes operativos

Automatización de procesos manuales

Mejora de los procesos operativos

Mejora de la agilidad de la organización

Mejora el análisis de la información

Ahorro de Costes

¿Por qué elegir a Grupo Neolan? Necesitas un Socio que entienda los cambios y

tendencias en las Tecnologías de la Información y

en paralelo conozca tu Sector de Actividad.

También necesitas un socio tecnológico con la

suficiente experiencia y flexibilidad para

proporcionarte Soluciones que necesitas en el

continuo entorno cambiante de los Negocios

• Nuestros Consultores tienen la capacidad de analizar ampliamente tus

necesidades de negocio, suministrando soluciones flexibles y estratégicas

• Como Socios Tecnológicos, proporcionamos soluciones a medida,

experiencia en la industria y capacidades de grupo

• Nos posicionamos contigo en todo momento en los cambios, oportunidades y

necesidades

Próximos Pasos: Prueba de Concepto

Podemos establecer una demostración practica y

tangible con su propio sistema ERP o con datos

genéricos, para verificar que el concepto es

susceptible de ser positivo para transformar la

forma de enfocar su Negocio.

Siempre firmamos un acuerdo de no divulgación para

que pueda estar seguro de sus datos y procesos de

negocio. La Prueba de Concepto es segura,

confidencial y sin ningún compromiso.

¿Cómo saber si la implantación de algún proyecto de

Tecnología traerá al Negocio los beneficios esperados?

Próximos Pasos: Prueba de Concepto

Nos gustaría tener la oportunidad de analizar sus necesidades con vistas a proponerles

Soluciones que les reporten un retorno de la inversión lo mas rápido posible.

Esperamos que hayan encontrado interesante esta presentación y hayamos conseguido

mostrarles las ventajas de la implantación de un Cuadro de Mando Integral en su Negocio

Analizaremos tus necesidades al detalle

Tu equipo dedicado:

Director Técnico

Le proporcionara soporte estratégico, experiencia y

será el interlocutor valido para acceder al resto del

equipo y capacidades de Grupo Neolan

Consultor Business Intelligence

Consultor/a dedicado exclusivamente para atenderle

en las necesidades del negocio

Equipo Soporte

Resolverá tus dudas del día a día