Créer un publipostage avec Microsoft OFFICE 2007

Download Créer un publipostage avec Microsoft OFFICE 2007

Post on 24-Jul-2015

284 views

Category:

Documents

2 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007 Jos ACEITUNO Professeur au Lyce Emiland GAUTHEY

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007Vous devez raliser une campagne de mailing (publipostage) dans le cadre dune mission de prospection ou de fidlisation pour votre projet commercial ? Un publipostage consiste crer un mme courrier (un document type) pour lenvoyer un grand nombre de destinataires, le message tant personnalis partir dinformations issues dune base de donnes. Il permet galement de crer les enveloppes et/ou les tiquettes qui accompagnent le courrier. A dfaut de disposer dun logiciel spcialis, la cration du publipostage peut tre ralise trs simplement avec les logiciels bureautiques de la suite Microsoft OFFICE 2007. Le courrier, les enveloppes et/ou les tiquettes peuvent tre labors avec Microsoft Word (traitement de texte), tandis que la liste des destinataires (la source de donnes) peut tre cre directement dans Microsoft Word, dans une feuille Microsoft Excel, dans Microsoft Access partir dune table ou dune requte, ou encore partir de vos contacts Microsoft Outlook.

Etape 1 : crer la source de donnesLe but dun publipostage tant de crer des documents personnaliss en fusionnant un document type avec une base de donnes, il est ncessaire de crer la liste de destinataires avant de crer le document. Il existe plusieurs solutions pour crer une liste des destinataires servant de source de donnes un document type.

1 Crer la source de donnes dans Microsoft Word Lancez Microsoft Word et cliquez sur longlet Publipostage puis Slection des destinataires .

Vous avez le choix entre Entrer une nouvelle liste , Utiliser la liste existante et Slectionner partir des contacts Outlook . Pour crer une nouvelle liste directement dans Microsoft Word :

Cliquez sur Entrer une nouvelle liste .On vous propose alors de crer une nouvelle liste dadresses dans un tableau comportant des champs (colonnes) prdfinis qui peuvent tre modifis en cliquant sur le bouton Personnaliser colonnes .

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007 Jos ACEITUNO Professeur au Lyce Emiland GAUTHEY

Cliquez sur Personnaliser colonnes et adaptez le tableau conformment aux donnes ci-dessous.Civilit contact Civ abrge contact Prnom contact Nom contact Raison sociale Adresse Code postal Ville Gestionnaire Mobile Gestionnaire Date RDV Heure RDV

Vernisse Fleurs Monsieur Monsieur M. M. Jean Patrick BASTIN RAGET A la Folie Passionnment Art Floral Monsieur Madame Monsieur Monsieur M. Mme M. M. Yves Martine Jacques Louis POLET GIBERT VIPERT MALLE Colchic Fleurs Madame Monsieur Monsieur Monsieur Monsieur Madame Monsieur Monsieur Madame Madame Madame Monsieur Monsieur Madame Mme M. M. M. M. Mme M. M. Mme Mme Mme M. M. Mme Ginette Benot Vincent Claude Eric Jeanne Jean Bruno Myriam Annie Aurore Philippe Rmi Christelle HUBERT Cuisery Fleurs LAGOUTTE Fleurs et Nature LILLE MULET DUBOSC CALME SOTIS GITANT Au Coin Fleuri NISSARD Au Palais Fleuri DUBOIS Aurore Fleurs MILARD Florama SUTORD Floramande LANAUD Flores AMORA Marmagne Fleurs Nectoux Fleurs Florissim La Valle des Fleurs Les Floralies Au Camlia Au Royaume des Fleurs Coeur de Marie

2 r Basse Grande Rue 563 rte Nationale 6 9 r de la Fert 21 Ter av Charles de Gaulle pl de la Mairie 93 r Pdt Wilson 81 r Neuve 36 r Croix Blanche 164 r Rambuteau r Rpublique 60 pl du 19 mars 1962 23 r Bourg 22 av Edouard Herriot 1 Grande rue 6 r Verdun 6 r Gn Giraud 11 pl Pont Paron 60 r Libert r Eglise

71710 71390 71680 71150 71400 71000 71200 71290 71400 71000 71190 71500 71710 71000 71250 71170 71100 71100 71130 71260

MONTCENIS BUXY CRECHES SUR SAONE CHAGNY AUTUN SENNECE LES MACON LE CREUSOT CUISERY AUTUN MACON ETANG SUR ARROUX BRANGES MARMAGNE MACON SALORNAY SUR GUYE CHAUFFAILLES CHALON SUR SAONE SAINT REMY GUEUGNON LUGNY

M. Philippe CLAIR M. Philippe CLAIR M. Philippe CLAIR M. Philippe CLAIR M. Philippe CLAIR Mlle Emilie NOIRE Mlle Emilie NOIRE Mlle Emilie NOIRE Mlle Emilie NOIRE M. Philippe CLAIR Mlle Emilie NOIRE Mlle Emilie NOIRE M. Philippe CLAIR Mlle Emilie NOIRE M. Philippe CLAIR Mlle Emilie NOIRE M. Philippe CLAIR Mlle Emilie NOIRE M. Philippe CLAIR Mlle Emilie NOIRE

06 86 56 08 30 06 86 56 08 30 06 86 56 08 30 06 86 56 08 30 06 86 56 08 30 06 86 37 51 82 06 86 37 51 82 06 86 37 51 82 06 86 37 51 82 06 86 56 08 30 06 86 37 51 82 06 86 37 51 82 06 86 56 08 30 06 86 37 51 82 06 86 56 08 30 06 86 37 51 82 06 86 56 08 30 06 86 37 51 82 06 86 56 08 30 06 86 37 51 82

18/06/2010 18/06/2010 18/06/2010 18/06/2010 19/06/2010 18/06/2010 18/06/2010 18/06/2010 18/06/2010 19/06/2010 19/06/2010 19/06/2010 20/06/2010 20/06/2010 20/06/2010 20/06/2010 20/06/2010 20/06/2010 21/06/2010 21/06/2010

09 :15 11 :15 14 :15 16 :30 08 :45 09 :15 11 :15 14 :15 16 :30 11 :15 08 :45 14 :15 09 :00 09 :00 11 :15 11 :15 15 :15 15 :30 08 :30 08 :15

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007 Jos ACEITUNO Professeur au Lyce Emiland GAUTHEY

Renseignez le tableau avec les donnes de la base ci-dessus. Cliquez sur OK la fin de la saisie.

Enregistrez votre liste dans un dossier appropri aprs lui avoir donn un nom de fichier (par exemple publipostage liste partir de Word ). Vous pouvez remarquer que le fichier cr porte une extension .mdb. En fait, Microsoft Word cre un fichier de base de donnes au format Microsoft Access. En ouvrant ce fichier avec Microsoft Access, on peut voir que les donnes que vous avez saisies sont prsentes dans une table appele Office_Adress_List .

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007 Jos ACEITUNO Professeur au Lyce Emiland GAUTHEY

2 Crer la source de donnes dans Microsoft ExcelLorsque la base de donnes utiliser devient consquente, il est prfrable dutiliser Microsoft Excel ou Microsoft Access qui offrent, en plus, une protection des donnes. Microsoft Excel est la solution la plus simple mettre en uvre pour crer la source de donnes condition que la base de donnes soit mono-table . Dans Microsoft Excel, il sagit de crer, dans une feuille, une table de base de donnes, cest--dire, un tableau dont la premire ligne contient des en-ttes de colonne (noms des champs) toutes diffrentes (nom, prnom, adresse). Chaque colonne ne contient que des donnes de mme type : texte, numrique, montaire, date... Chaque ligne du tableau correspond une fiche (ou un enregistrement ) et contient toutes les informations retenues pour dcrire un destinataire du publipostage (pour la socit Art Floral : le nom de la socit, son adresse, son code postal, sa ville). Si vous disposez dj dune base de donnes dans une feuille Excel, vous pouvez en extraire les donnes utiles votre publipostage, en utilisant par exemple, le menu de longlet Donnes , Filtrer . Notez que la modification de la liste de destinataires par des tris et des filtrages est galement possible dans Microsoft Word, cependant les possibilits offertes en la matire sont bien moins labores que dans Microsoft Excel.

Crez dans une feuille Microsoft Excel, la liste de destinataires prsente au point prcdent.

Il est souvent utile de nommer la plage de donnes afin de faciliter son exploitation.

Slectionnez la base de donnes (CTRL + *) et saisissez un nom dans la Zone Nom (par exemple publipostage ). Lorsque votre liste est termine, enregistrez bien le fichier Excel avec le nom publipostage liste partir dExcel.xlsx et fermez-le.

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007 Jos ACEITUNO Professeur au Lyce Emiland GAUTHEY

3 Crer la source de donnes dans Microsoft AccessSi vous disposez dune base de donnes Microsoft Access, vous pouvez en extraire la source de donnes de votre publipostage. Microsoft Access est un Systme de Gestion de Base de Donnes Relationnelles (SGBDR), sa vocation est donc de grer les bases de donnes multi-tables. Les donnes sont regroupes en catgorie dinformations. Par exemple, les donnes relatives aux prospects sont regroupes dans la table Prospects , les donnes relatives aux commerciaux sont regroupes dans la table Commerciaux , les donnes relatives aux actions (RDV, appel, envoi courrier) sont regroupes dans la table Actions . Une base de donnes relationnelle utilise les valeurs correspondantes de deux tables pour relier les donnes de lune des tables celles de lautre table. Microsoft Access convient mieux que Microsoft Excel la cration et lexploitation de listes de donnes complexes rparties dans plusieurs tables.

Ouvrez la base de donnes Gestion commerciale accompagnant cet article Cliquez sur longlet Outils de base de donnes puis sur le bouton Relations pour visualiser la structure de la base de donnes.Vous remarquez que les tables sont relies entre elles par des champs communs. La table Commerciaux est relie la table Prospects par le champ N com qui est une cl primaire dans la table Commerciaux (donne permettant de reprer une ligne prcise dans la table) et une cl trangre (donne permettant de faire le lien avec la cl primaire dune autre table) dans la table Prospects . De mme, la table Prospects est relie la table Actions par le champ N prospect . Les relations sont de type 1 plusieurs (un commercial gre plusieurs prospects, un prospect fait lobjet de plusieurs actions). Pour crer la source de donnes de votre publipostage, vous devrez ici crer une requte afin de regrouper les donnes dans un seul tableau.

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007 Jos ACEITUNO Professeur au Lyce Emiland GAUTHEY Cliquez sur longlet Crer puis sur le bouton Cration de requte , ajouter

les 3 tables et cliquez sur Fermer .

Ajoutez les donnes ncessaires au publipostage dans la grille de slection.

Faites bien attention la provenance des donnes. Par exemple, lidentit du gestionnaire (Civ + Prnom + Nom) du prospect est fournie par le champ N com dans la table Prospects . Le n de mobile du gestionnaire provient de la table Commerciaux , les dates et heures de RDV sont fournies par la table Actions . Notez galement que les champs Date action et Heure action ont t renomms dans la requte en Date RDV et Heure RDV . Vrifiez le rsultat de la requte en cliquant sur le bouton Affichage (vous

passez du mode Cration au mode Affichage de la requte).

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007 Jos ACEITUNO Professeur au Lyce Emiland GAUTHEY

Cliquez sur le mme bouton pour retourner en Mode

Cration . Enregistrez la requte avec le nom publipostage et fermez-l.Votre source de donnes semble prte !

4 Crer la source de donnes partir de contacts Microsoft OutlookMicrosoft Outlook est un client de messagerie mais galement un logiciel de gestion de contacts et dorganisation de lactivit commerciale. Il est donc tout fait capable de grer des bases de donnes plus ou moins complexes dans les domaines de la prospection et de la relation client. Lancez Microsoft Outlook et cliquez sur Contacts .

Crez un nouveau dossier (Nom : Publipostage ; emplacement : Contacts) pour enregistrer votre liste de destinataires.

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007 Jos ACEITUNO Professeur au Lyce Emiland GAUTHEY Dans Mes contacts , slectionnez le dossier Publipostage .

Cliquez sur Nouveau pour crer un nouveau contact.

Les champs de saisie proposs par Outlook ne correspondent pas ncessairement nos besoins. Par exemple, le champ Civ abrge contact dans notre liste de destinataires (M., Mme, Mlle) correspond au champ Titre dans Nom complet mais il nexiste pas de champ Civilit (Monsieur, Madame, Mademoiselle) correspondant. Il nexiste pas non plus de champ qui pourrait correspondre aux champs Gestionnaire , Mobile gestionnaire , Date RDV et Heure RDV . Avant de saisir les informations sur nos destinataires, il nous faut donc Personnaliser les fiches contacts afin de faire correspondre les champs par dfaut dOutlook ceux de notre liste ( condition que cela soit possible videmment). Lors du publipostage, Microsoft Word ne regarde que dans la liste des champs Contact. Nous allons saisir une premire fiche.

Saisissez les donnes de notre liste de destinataires dans les champs qui pourraient correspondre : Civ abrge contact dans Titre ; Prnom contact dans Prnom ; Nom contact dans Nom ; Raison sociale dans Socit ; Adresse dans Rue (bureau) ; Code postal dans Code postal (bureau) ; Ville dans Ville (bureau) .

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007 Jos ACEITUNO Professeur au Lyce Emiland GAUTHEY

Cliquez ensuite sur longlet Champs puis slectionner dans tous les champs contact .

Nous allons utiliser des champs existants pour y saisir les informations restantes de notre liste de destinataires.

Saisissez Gestionnaire dans Champ Utilisateur 1 ; Mobile gestionnaire dans dans Champ Utilisateur 2 ; Date RDV dans Champ Utilisateur 3 ; Heure RDV dans Champ Utilisateur 4 .Comme vous pouvez le remarquer, nous sommes limits 4 champs utilisateur. Au-del il faudra utiliser les autres champs sans pouvoir les renommer dans la fiche. Il reste le champ Civilit , nous pourrions lui trouver un champ dans la liste des champs Contact (seule liste capable de servir de source de donnes Outlook dans Microsoft Word) mais nous pourrons nous en passer comme vous le verrez par la suite, lors de la cration de notre lettre-type (cf. Etape 2).

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007 Jos ACEITUNO Professeur au Lyce Emiland GAUTHEY A prsent, nous devons modifier laffichage.

Slectionnez le dossier Publipostage . Dans Affichage en cours , cliquez sur Fichier de donnes Outlook puis Personnaliser laffichage en cours .

Cliquez sur le bouton Champs pour slectionner les champs afficher dans Tous les champs Contact et cliquez sur OK .

Cliquez ensuite sur Format des colonnes pour renommer les champs Titre , Socit , Champ Utilisateur 1 et cliquez sur OK .

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007 Jos ACEITUNO Professeur au Lyce Emiland GAUTHEY

Saisissez, pour finir, les donnes afin dobtenir la liste de contacts suivante :

Votre source de donnes Outlook semble prte !

Crer un publipostage avec Microsoft Office 2007 Jos ACEITUNO Professeur au Lyce Emiland GAUTHEY

Etape 2 : crer vos documents personnaliss pour le publipostageVous pouvez crer tout type de document pour votre publipostage : lettre-type, enveloppe, tiquette

1 Crez une lettre-type Lancez Microsoft Word 2007 et cliquez sur longlet Publipostage Cliquez sur Dmarrer la fusion et le publipostage puis sur Lettres . Enregistrez le fichier sous le nom Lettre-type .

Vous devez maintenant crer votre lettre-type en rdigeant les parties qui seront identiques chaque lettre (en-tte, expditeur, corps du texte, formule de politesse). Il vous faut galement prvoir la personnalisation de votre lettre. Vous devez donc identifier lemplacement des parties qui doivent changer dans chaque document, cest--dire les champs de fusion (les champs issus de...

Recommended

View more >