councilagenda notice of meeting

of 144/144
Council Agenda NOTICE OF MEETING   Notice is hereby given that an ordinary meeting of Council will be held in the  Council Chamber – Glenelg Town Hall Moseley Square, Glenelg   Tuesday 11 February 2020 at 7.00pm       Roberto Bria CHIEF EXECUTIVE OFFICER

Post on 09-Dec-2021

0 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

Council Agenda 
NOTICE OF MEETING     Notice is hereby given that an ordinary meeting of  Council will be held in the    Council Chamber – Glenelg Town Hall  Moseley Square, Glenelg     
Tuesday 11 February 2020 at 7.00pm         
    Roberto Bria  CHIEF EXECUTIVE OFFICER
1 City of Holdfast Bay     Council Agenda 11/02/2020    
Ordinary Council Meeting Agenda        1.  OPENING      The Mayor will declare the meeting open at 7:00pm.    2.  KAURNA ACKNOWLEDGEMENT      We acknowledge Kaurna  people  as  the  traditional  owners  and  custodians  of  this 
land. 
  We  respect  their  spiritual  relationship  with  country  that  has  developed  over  thousands of years, and the cultural heritage and beliefs that remain important to  Kaurna People today. 
  3.  SERVICE TO COUNTRY ACKNOWLEDGEMENT      The City of Holdfast Bay would like to acknowledge all personnel who have served in 
the Australian forces and services, including volunteers, for our country.    4.  PRAYER      Heavenly Father, we pray for your presence and guidance at our Council Meeting.     Grant  us  your wisdom and  protect  our  integrity  as we  carry  out  the  powers  and 
responsibilities entrusted to us on behalf of the community that we serve.    5.  APOLOGIES      5.1  Apologies Received 
  5.2  Absent    6.  ITEMS PRESENTED TO COUNCIL     7.  DECLARATION OF INTEREST      If a Council Member has an interest (within the terms of the Local Government Act 
1999) in a matter before the Council they are asked to disclose the interest to the  Council and provide full and accurate details of the relevant interest. Members are  reminded to declare their interest before each item. 
  8.  CONFIRMATION OF MINUTES      Motion      That the minutes of the Ordinary Meeting of Council held on 28 January 2020 be 
taken as read and confirmed.      Moved Councillor  _______, Seconded Councillor  ________  Carried     9.  PUBLIC PRESENTATIONS 
  9.1  Petitions  Nil 
    9.2  Presentations  Nil 
  9.3  Deputations  Nil         
   
11.  MEMBER’S ACTIVITY REPORTS         11.1   Mayor’s Activity Report  for November 2019 – January 2020 (Report No: 
20/20)    11.2    Councillor Chabrel’s Activity Report for November 2018 – December 2019 
(Report No: 23/20)    12.  MOTIONS ON NOTICE      12.1  Request for Attendance at Elected Member Leadership Forum – Councillor 
Lindop (Report No: 33/20)    12.2  Rates Notice – Waste Levy – Councillor Chabrel (Report No: 40/20)    13.  ADJOURNED MATTERS  Nil    14.  REPORTS OF MANAGEMENT COMMITTEES AND SUBSIDIARIES  
  14.1  Minutes   Jetty Road Mainstreet Committee  4 December 2019 (Report  No: 29/20) 
  14.2  Minutes  Special Audit Committee – 4 December 2019 (Report No: 32/20)    15.  REPORTS BY OFFICERS       15.1  Items in Brief (Report No: 24/20)    15.2   Budget and Annual Business Plan Update as at 31 December 2019 (Report 
No: 25/20    15.3  Revitalisation of Old Buffalo Site – Engagement Phase 1 (Report No: 22/20)    15.4  Holdfast Bay Community Centre Master Plan (Report No: 31/20)    15.5  Attendance at National General Assembly 2020 (Report No: 30/20)    15.6  Coastal Research and Development Grant (Report No: 35/20)    16.  RESOLUTIONS SUBJECT TO FORMAL MOTIONS      Presented for the information of Members is a listing of resolutions subject to formal 
resolutions, for Council and all Standing Committees, to adjourn or lay on the table  items of Council business, for the current term of Council. 
  17.  URGENT BUSINESS – Subject to the Leave of the Meeting    18.  CLOSURE   
3 City of Holdfast Bay     Council Agenda 11/02/2020    
 
1  City of Holdfast Bay    Council Report No: 20/20 
 
Item No:    11.1    Subject:     MAYOR’S ACTIVITY REPORT FOR NOVEMBER 2019  JANUARY 2020    Date:    11 February 2020    Written By:  Executive Assistant to the CEO and Mayor    General Manager:  Chief Executive Officer     
  SUMMARY      Presented for the information of Members is the Activity Report for the Mayor for November  2019  January 2020.   
  RECOMMENDATION    That the Mayor’s Activity Report for November 2019  January 2020 be received and noted.   
  REPORT   
4/11/2019  Glenelg Museum and Gallery Feedback  Glenelg Town Hall, Mayor's  Parlour 
5/11/2019  Beth and Mayor catch up   Alwyndor 
6/11/2019  JRMC Christmas Break Up   Upstairs at Beach Burrito 56 Jetty  Road, Glenelg  
6/11/2019  JRMC Meeting   Glenelg Library Meeting Room,  Colley Terrace 
7/11/2019  Round Table discussion re Homelessness with  Ministers  similar attendees to 16/4 
Morphett Electorate Office, 4  Byron Street, Glenelg   
8/11/2019  Jetty Redevelopment Project meeting discussion  Morphett Electorate Office, 4  Byron Street, Glenelg   
8/11/2019  EI8HT South Esplanade Glenelg – Topping  Ceremony 
St Johns Row, South Esplanade  Glenelg 
10/11/2019  SA Weekender segment  Jetty Road Glenelg  Channel 7 
11/11/2019  Brighton Oval Redevelopment Project discussions  CEO's Office 24 Jetty Road  Brighton 
11/11/2019  Progress FOGO Trial  Mayor's office Brighton Civic  Centre 
11/11/2019  Remembrance Day Plympton Glenelg RSL  Moseley Square Glenelg 
12/11/2019  Amanda and CEO Agenda catch up   CEO's Office 
12/11/2019  General Council Meeting  Glenelg Town Hall  Chamber 
12/11/2019  Opt In & Stand Out Speaker  Adelaide Oval 
12/11/2019  PreCouncil Workshop  SRWRA Update  Glenelg Town Hall  Chamber 
2  City of Holdfast Bay    Council Report No: 20/20 
 
Date  Activity  Location 
12/11/2019  Susan Grace Benny Event Meeting  Mayor's office Brighton Civic  Centre 
13/11/2019  Brett Taylor re Glenelg Rotary Club dinner  presentation/interview 
Mediterranean Café Glenelg  South 
14/11/2019  Brave new wave: desert women painters  Bay Discovery Centre  
14/11/2019  Mayor's Catch up – Mayor Claire Boan  Somerton Surf Club, Glenelg 
14/11/2019  Messenger photo shoot  
14/11/2019  St Jude's Players Opening night of Beyond  Reasonable Doubt 
St Jude's Hall 
Brighton Secondary School  Gymnasium  
18/11/2019  Informal catch up with Principal Amanda Parslow  from McCauley School 
Sellar Door  Jetty Road, Brighton 
18/11/2019  Susan Grace Benny Afternoon Soiree  Brighton Bust  near Library 
19/11/2019  EM  Workshop  Seacliff Park Residential and  care DPA  Infrastructure 
Brighton Civic Centre  Kingston  Room 
19/11/2019  The Big Issue  Mayor assisting with selling  Jetty Road, outside St. Andrews  Church, Glenelg 
20/11/2019  Rotary Club of Glenelg Business Dinner – Guest  Speaker 
Holdfast Hotel, Brighton Road ,  Brighton 
22/11/2019  2019 NAIDOC Week (Assembly Presentation) at  Seacliff Primary 
Seacliff Primary 
OnSite  Brighton Oval  
23/11/2019  Nido Early School Open Day  100 Diagonal Road Somerton  Park 
24/11/2019  Christmas Pageant  Jetty Road, Glenelg 
26/11/2019  Amanda and CEO Agenda catch up   CEO's Office 
26/11/2019  General Council Meeting  Glenelg Town Hall  Chamber 
26/11/2019  PreCouncil Workshop  Chapel Street Plaza and  Hindmarsh Final Designs 
Glenelg Town Hall  Chamber 
1/12/2019  Glenelg Brass Band Concert  St Andrew's Uniting Church,  Glenelg 
2/12/2019  Speaking Made Easy Brighton Group Christmas  St Joseph's Brighton Parish  Activity Centre 24 Strathmore  Tce, Brighton 
3/12/2019  Community Centres Network Meeting  Mawson Room 
3/12/2019  EM  Workshop  Environment Strategy  (2nd  Workshop) 
Brighton Civic Centre  Kingston  Room 
4/12/2019  Adelaide Ocean Safari Launch  Marina Pier, Holdfast Shores,  Glenelg 
4/12/2019  Brighton Rugby – brief meeting  Onsite  Brighton Oval 
4/12/2019  Special Audit Committee Meeting  Brighton Civic Centre  Kingston  Room 
4/12/2019  Volunteer Christmas Function  GU Film House  
5/12/2019  Climate Change meeting – Coast Protection  Board 
Glenelg Town Hall, Mayor's  Parlour 
3  City of Holdfast Bay    Council Report No: 20/20 
 
Date  Activity  Location 
6/12/2019  Coast Protection Board meeting   DEW:81 Waymouth 7.5 Keith  Walker Room  
6/12/2019  Guest Speaker  Glenelg Probus Club  Holdfast Bowling Club  583 Anzac  Hwy, Glenelg North  
7/12/2019  Minda Christmas Carols and Markets – Guest  Speaker 
Minda  
Bay Discovery Centre, Glenelg 
10/12/2019  Australia Day Selection Panel Meeting  Mayor's Office Brighton Civic  Centre 
10/12/2019  General Council Meeting  Glenelg Town Hall  Chamber 
10/12/2019  PreCouncil Workshop   New Planning Code  Glenelg Town Hall  Chamber 
11/12/2019  Glenelg Community Club Christmas Lunch –  Guest Speaker 
Glenelg Surf Lifesaving Club 
12/12/2019  Photo shoot  Messenger  Glenelg 
12/12/2019  St Leonard's Year 7 Graduation  Presenting  School Achievement Award 
St Leonard's Jervois Street  Glenelg North 
13/12/2019  City of Holdfast Bay Staff End of Year Celebrations  The Function Room, Beachouse,  Colley Reserve, Glenelg 
16/12/2019  McAuley Community School site tour  McAuley Community School, King  George Avenue, Hove    
17/12/2019  ABC 891 interview  carols  
17/12/2019  Brighton Oval site visit and project update with  Hon Corey Wingard MP 
Onsite  Brighton Oval  
17/12/2019  Coastal Strategy Meeting Amanda/Heidi/Lauren   Glenelg Town Hall  
18/12/2019  ABC  radio interview  
19/12/2019  Lord Mayor’s Christmas Reception  Queen Adelaide Room, Adelaide  Town Hall 
27/12/2019  ABC Radio interview and 5AA interviews  
28/12/2019  Chanel 7 interview Moseley Square  
28/12/2019  Bay Sports Festival  Proclamation Classic Swim  Foreshore Reserve 
28/12/2019  Proclamation Day Ceremony  Old Gum Tree 
28/12/2019  VIP Marquee  Bay Sheffield Men's final Award  presenting 
Colley Reserve 
12/01/2020  Greek Blessing of the Water  Glenelg Beach 
17/01/2020  5049 Coastal Community Meeting  RM Mawson Room 
17/01/2020  5049 Group  David Bagshaw  Mediterranean Cafe 
17/01/2020  Meeting Peter  Owen – Wilderness Society 
17/01/2020  P&C Manager and Amanda  CEO KPI's Review  Mayor's Office Brighton Civic  Centre 
17/01/2020  Waste Management: Mayor Amanda Wilson, City  of Holdfast Bay, and Minister Speirs 
Sellar Door, 73 Jetty Road,  Brighton 
19/01/2020  Marilyn Jetty Swim Soiree  Dunluce Castle 
4  City of Holdfast Bay    Council Report No: 20/20 
 
20/01/2020  Meeting with Deputy Mayor Bob Snewin  
20/01/2020  Meeting with Andrew McIntyre & Tim Rubless 
21/01/2020  Mayor Wilson & Marnie Lock & UCWB (Mark  Perry & Carol Shard) re Homelessness 
Office of Stephen Patterson MP, 4  Byron Street, Glenelg  
21/01/2020  Glenelg to Kangaroo Island Ferry round table   Mayor’s Parlour  Glenelg Town  Hall 
21/01/2020  Photo for Brighton Jetty Sculptures   Brighton Jetty  
21/01/2020  Training  Public Interest Disclosure Act (replaced  Whistleblowers Protection Act) 
Brighton Civic Centre  Kingston  Room 
22/01/2020  Officially open the 2020 Brighton Jetty Sculptures  Exhibition  
Brighton Surf Club 
22/01/2020  891 Radio interview   
25/01/2020  TDU Race Firing the Start Gun  Colley Terrace, Glenelg  
26/01/2020  Australia Day Citizenship Ceremony  Glenelg Foreshore 
28/01/2020  Amanda and CEO Agenda catch up   CEO's Office 
28/01/2020  Council Meeting  Glenelg Town Hall  Chamber 
28/01/2020  Pre  Council Workshop – Glenelg Town Hall  Glenelg Town Hall  Chamber 
30/01/2020  Bay Waters Retirement Village  Movie Event  catch up 
GU Filmhouse Glenelg 
 
 
 
Item No:    11.2    Subject:    COUNCILLOR CHABREL’S ACTIVITY REPORT FOR NOVEMBER 2018 
DECEMBER 2019    Date:    11 February 2020    Written By:  Personal Assistant to the General Manager, Strategy & Business 
Services    General Manager:  Strategy & Business Services, Ms P Jackson     
  SUMMARY      Presented for the  information of Members  is the Activity Report for Councillor Chabrel  for  November 2018 – December 2019.   
  RECOMMENDATION    That Councillor Chabrel’s Activity Report for November 2018  December 2019 be received  and noted.   
  REPORT   
Brian Nadilo Reserve & GTH 
27/11/2018  Council Swearing In  Glenelg Town Hall 
29/11/2018  Council Induction  Brighton Civic Centre 
2/12/2018  Glenelg Brass Band  St Andrews 
5/12/2018  JRMC Meeting  Glenelg Library Meeting Room 
5/12/2018  JRMC Christmas Drinks  Moseley Beach Club 
6/12/2018  Alwyndor Induction  Alwyndor, Hove 
8/12/2018  Summersalt Concert  Glenelg Beach 
14/12/2018  Council Staff Xmas Show  Pier Hotel 
18/12/2018  Alwyndor  Management  Committee  (AMC) Meeting 
Alwyndor, Hove 
28/12/2018  Bay Sheffield  Colley Reserve 
15/01/2019  Council Induction  Brighton Civic Centre 
2  City of Holdfast Bay    Council Report No: 23/20 
 
Alwyndor, Hove 
21/01/2019  SRWRA Tour  Seaford Heights 
23/01/2019  Brighton Jetty Sculptures Opening  Brighton Surf Lifesaving Club 
26/01/2019  Australia Day Ceremony  Glenelg Foreshore 
5/02/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
10/02/2019  By The C Concert  Glenelg Beach 
12/02/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
18/02/2019  Residents meeting Parkinson Reserve  Neighbourhood 
Parkinson Reserve Glenelg North 
Alwyndor, Hove 
Alwyndor, Hove 
26/02/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
27/02/2019  Aged Care Quality Standards Seminar  Conducted  by  Aged  Care  Quality  and  Safety  Commission  at  Stamford Plaza 
5/03/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
7/03/2019  Meeting with Mayor Wilson  Mayoral  Office  Brighton  Civic  Centre 
7/03/2019  Meeting  with  Mayor  Wilson  and  Alwyndor Chair T.Auckett 
Mayoral  Office  Brighton  Civic  Centre 
12/03/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
19/03/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
21/03/2019  Alwyndor  Management  Committee  (AMC) Meeting 
Alwyndor, Hove 
21/03/2019  Justin Lynch's Farewell  Brighton Civic Centre 
25/03/2019  Attended  Darwin  St  Glenelg  North  responding  to  resident  feedback  re  street parking problems 
Darwin St Glenelg North 
26/03/2019  Meeting  with  Matt  Cowdry  MP  re  Parkinson Reserve 
Matt Cowdry MP Electorate Office  Henley Beach 
28/03/2019  Meeting  with  SAPOL  R.Mowday  &  M.Foweraker  re;  Parkinson  Precinct  Safety 
SAPOL Henley Beach 
2/04/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
8/04/2019  Met Mr  Dolling  of  First  Ave  Glenelg  East re carparking yellow lines 
First Ave Glenelg East 
16/04/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
23/04/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
24/04/2019  Alwyndor  Management  Committee  (AMC) Meeting 
Alwyndor, Hove 
7/05/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
3  City of Holdfast Bay    Council Report No: 23/20 
 
14/05/2019  Visit to St Leonards Primary School re  street parking 
St Leonards Primary Glenelg North 
16/05/2019  Alwyndor  Management  Committee  (AMC) Meeting 
Alwyndor, Hove 
28/05/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
4/06/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
11/06/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
14/06 19/06/19 
Canberra 
Alwyndor, Hove 
2/07/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
9/07/2019  Council & Workshop   Glenelg Town Hall 
16/07/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
18/07/2019  Alwyndor  Management  Committee  (AMC) Meeting 
Alwyndor, Hove 
6/08/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
12/08/2019  Meeting  with  Residents  and  City  Administration  re  Biodiversity  corridor Glenelg North 
Brighton Civic Centre 
15/08/2019  Alwyndor  Management  Committee  (AMC) Meeting 
Alwyndor, Hove 
27/08/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
3/09/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
10/09/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
19/09/2019  Alwyndor  Management  Committee  (AMC) Meeting 
Alwyndor, Hove 
1/10/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
8/10/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
15/10/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
17/10/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
17/10/2019  Alwyndor  Management  Committee  (AMC) Meeting 
Alwyndor, Hove 
22/10/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
29/10/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
12/11/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
19/11/2019  Council Workshop  Brighton Civic Centre 
26/11/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
4  City of Holdfast Bay    Council Report No: 23/20 
 
26/11/2019  Meeting  on  Chapel  St/Hindmarsh  Lane  Upgrade  with  Pamela  Jackson  and Emily Kenchington 
Glenelg Town Hall 
10/12/2019  Council Meeting & Workshop  Glenelg Town Hall 
13/12/2019  Suicide Prevention Australia, Turning  Points Roundtable 
Anglicare SA, Hindmarsh 
17/12/2019  Council Elected Members and Senior  Leadership  Team  Christmas  Dinner  Partridge House 
Partridge House 
19/12/2019  Alwyndor  AMC  Christmas  Dinner,  Zucca Holdfast Shores 
Zucca Holdfast Shores 
 
1  City of Holdfast Bay    Council Report No: 33/20 
Item No:  12.1    Subject:  MOTION  ON  NOTICE  –  REQUEST  FOR  ATTENDANCE  AT  ELECTED 
MEMBER LEADERSHIP FORUM – COUNCILLOR LINDOP    Date:  11 February 2020     
  PROPOSED MOTION    Councillor Lindop proposed the following motion: 
In accordance with the Elected Member Training and Development Policy, Council approves for  Councillor Lindop to attend the Elected Member Leadership Forum at LG House, Adelaide on 17  February 2020.   
  BACKGROUND    The Elected Member Leadership Forum is only for Elected Members and the theme is ‘Strategic  Thinking  as  Strategic  Seeing’.  This  forum  offers  insights  into  current  leadership  research  and  explores  how  having  an  understanding  of  different  perspectives  relates  to  Elected  Member  leadership effectiveness and enhances strategic thinking.    The facilitator is Rowena McLean, Sector Development Director, LGA and Dr ChiaYen Chiu, who  is a published researcher on leadership, has worked both in Australia and overseas and is a Senior  Lecturer at UniSA.   
Key learnings from this forum will include: 
 
an  understanding  of  ‘strategic  thinking’  in  the  context  of  a  Council’s  Strategic 
management process; 
an understanding of ‘shared leadership’; 
insight into current research on ‘leadership humility’ and what it means for the Elected 
Member leadership role; and  
an  understanding  of  the  skills  a  leader  requires  to  be  effective  in  strategic  decision 
making. 
 
 
Cr Lindop would appreciate the Council’s support to be able to attend.       
2  City of Holdfast Bay    Council Report No: 33/20 
ADMINISTRATION COMMENT    Council has Elected Member training budget remaining for attendance at this training.    Councillor Lindop was approved by Council to attend:   
 
1  City of Holdfast Bay    Council Report No: 40/20 
Item No:  12.2    Subject:  MOTION  ON  NOTICE  –  RATES  NOTICE  –  WASTE  –  COUNCILLOR 
CHABREL    Date:  11 February 2020     
  PROPOSED MOTION    Councillor Chabrel proposed the following motion: 
As part of the 20202021 budget process, Administration investigate listing separately a State  Government Waste Levy on future Rate Notices.   
  BACKGROUND    In the 2019/20 financial year, the State Government waste levy increased from $100 per tonne to  $140 per tonne.  This levy is collected, on behalf of the State Government, by Councils through  the rates notice. In the 2019/20 year, the City of Holdfast Bay absorbed this additional cost so that  it was not passed onto rate payers. In the 2020/21 budget, it will be unlikely Council can continue  to absorb the cost on behalf of ratepayers.    Listing  the  waste  levy  separately  on  rate  notices  will  assist  in  communicating  and  providing  transparency that there is a standard rate amount from Council and an additional amount to cover  the State Government’s increases.   
1  City of Holdfast Bay    Council Report No: 29/20 
 
Item No:  14.1    Subject:   MINUTES – JETTY ROAD MAINSTREET COMMITTEE – 4 DECEMBER 
2019    Date:  11 February 2020    Written By:  General Manager Community Services    General Manager:  Community Services, Ms M Lock   
  SUMMARY      The Minutes of  the  Jetty Road Mainstreet Committee meeting held on 4 December 2019 are  attached and presented for Council’s information.    Jetty Road Mainstreet Committee Agendas, Reports and Minutes are all available on Council’s  website and the meetings are open to the public.   
  RECOMMENDATION    That Council notes the minutes of the Jetty Road Mainstreet Committee of 4 Dececmber 2019.   
  COMMUNITY PLAN    Placemaking: Creating lively and safe places  Community: Providing welcoming and accessible facilities  Economy: Supporting and growing local business  Economy: Making it easier to do business  Economy: Boosting our visitor economy  Culture: Being financially accountable  Culture: Supporting excellent, efficient operations  Culture: Being financially accountable    COUNCIL POLICY    Not applicable.    STATUTORY PROVISIONS    Not applicable.     
2  City of Holdfast Bay    Council Report No: 29/20 
 
BACKGROUND    The Jetty Road Mainstreet Committee (JRMC) has been established to undertake work to benefit  the traders on Jetty Road Glenelg, using the separate rate raised for this purpose. Council has  endorsed the Committee’s Terms of Reference and given the Committee delegated authority to  manage the business of the Committee.    Jetty Road Mainstreet Committee Agendas, Reports, and Minutes are all available on Council’s  website and the meetings are open to the public.    REPORT    Minutes  of  the  meeting  of  JRMC  held  on  4  December  2019  are  attached  for  member’s  information.    BUDGET    Not applicable.    LIFE CYCLE COSTS    Not applicable.     
Attachment 1
CITY OF HOLDFAST BAY
Minutes of the meeting of the Jetty Road Mainstreet Committee of the City of Holdfast Bay held in the Glenelg Library Meeting Room, Colley Terrace, Glenelg on Wednesday 4 December 2019 at 6:00pm. PRESENT Elected Members Councillor R Abley Councillor W Miller Community Representatives Maios Group, Mr C Maios Elite Choice Home Improvements, Ms E Leenearts Cibo Espresso, Mr T Beatrice Beach Burrito, Mr A Warren Skin Things, Ms L Boys Ikos Holdings Trust, Mr A Fotopoulos Staff General Manager, Community Services, Ms M Lock Manager City Activation, Ms S Heading Jetty Road Development Coordinator, Ms M Zeunert 1. OPENING The Chairman, Mr C Maios, declared the meeting open at 6.03pm 2. APOLOGIES 2.1 Leave of Absence - Mr S Robinson, Ms G Martin, Mr N Hughes 2.2 For Absence –Nil 3. DECLARATION OF INTEREST Members were reminded to declare any interest before each item.
166 City of Holdfast Bay Minutes 4 December 2019
4. CONFIRMATION OF MINUTES Motion
That the minutes of the Jetty Road Mainstreet Committee held on 6 November 2019 be taken as read and confirmed.
Moved A Warren, Seconded T Beatrice Carried 5. QUESTIONS BY MEMBERS 5.1 Without Notice – Councillor Abley asked a question regarding member attendance. The Chairperson and General Manager, Community Services provided a response. 5.2 With Notice – Nil 6. MOTIONS ON NOTICE – Nil 7. ADJOURNED ITEMS – Nil 8. PRESENTATION – Adelaide Ocean Safari
Presenter, Tony Coppins, Owner/Operator of Adelaide Ocean Safari was an apology and therefore presentation to be rescheduled.
9. REPORTS/ITEMS OF BUSINESS A Fotopoulos entered the room at 6.19pm 9.1 Monthly Finance Report (Report No: 452/19)
The Jetty Road Mainstreet Committee September variance report is prepared by the Jetty Road Development Coordinator and is presented for information of the members of the Jetty Road Mainstreet Committee. Motion That the Jetty Road Mainstreet Committee note this report. Moved A Warren Seconded T Beatrice Carried
167 City of Holdfast Bay Minutes 4 December 2019
9.2 JRMC Governance Model (Report No: 453/19) The Jetty Road Mainstreet Committee (JRMC) is an advisory committee of the City of Holdfast Bay formed under Section 41 of the Local Government Act 1999. The JRMC conducted a Special Meeting on 2 October 2019 to workshop alternative governance models and an accompanying discussion paper provided background on alternative governance model options. During 2018 the JRMC investigated their preferred model of an Incorporated Association and this was presented to Council at their 12 March 2019 Council meeting where council adjourned the motion for 6 months. The JRMC conducted a Governance workshop on 2 October 2019 and at the 4 December 2019 JRMC meeting the committee will endorse its preferred governance model. Motion
That the Jetty Road Mainstreet Committee note this briefing and endorse one of the following as the preferred governance model:
b. Section 41 Committee that is provided a degree of delegation, so as to take
advantage of opportunities that may arise within the constraint of the financial levy raised.
Moved A Warren Seconded A Fotopoulos Carried
9.3 Marketing Update (Report No: 456/19)
The report provides an update on marketing initiatives being undertaken from the Jetty Road Mainstreet Committee 2018/19 Marketing Plan and initiatives aligned to the delivery of the Jetty Road Glenelg Retail Strategy 2018-2022. Motion
That the Jetty Road Mainstreet Committee note this report.
Moved T Beatrice Seconded Councillor Abley Carried 9.4 Events Update (Report No: 454/19)
JRMC in partnership with the City of Holdfast Bay are responsible for implementing and managing a variety of major events to support economic stimulus in the precinct in accordance with the annual marketing and business plan. This report provides an overview of upcoming events. Motion
That the Jetty Road Mainstreet Committee note this briefing
Moved Councillor Miller Seconded A Warren Carried
168 City of Holdfast Bay Minutes 4 December 2019
9.5 Christmas Decorations (Report No: 455/19)
The Jetty Road Mainstreet Committee (JRMC) are responsible for the purchase and maintenance of Christmas decorations to be installed in the mainstreet in November annually. The Jetty Road Development Coordinator (JRDC) will provide a progress report on the Jetty Road Christmas decorations project. Motion That the Jetty Road Mainstreet Committee note this briefing Moved Councillor Abley Seconded A Warren Carried
10. URGENT BUSINESS 11. DATE AND TIME OF NEXT MEETING The next meeting of the Jetty Road Mainstreet Committee will be held on Wednesday 5
February 2019 in the Glenelg Library Meeting Room, Colley Terrace, Glenelg. 12. CLOSURE
The meeting closed at 8.28pm. CONFIRMED: Wednesday 5 February 2020
CHAIRMAN
 
Item No:  14.2    Subject:  MINUTES  SPECIAL AUDIT COMMITTEE – 4 DECEMBER 2019    Date:  11 February 2020    Written By:  Personal Assistant – Strategy and Business Services    General Manager:  Strategy and Business Services, Ms P Jackson   
  SUMMARY    The minutes of the meeting of the Special Audit Committee held on 4 December 2019 are  presented to Council for information and endorsement.   
  RECOMMENDATION    1. That the minutes of the Special Audit Committee meeting held on 4 December 2019 
be noted.   
     
  COMMUNITY PLAN    A Place that Provides Value for Money    COUNCIL POLICY    Not applicable    STATUTORY PROVISIONS    Local Government Act 1999, Sections 41 and 126    BACKGROUND    The Audit Committee is established under Section 41 of the Local Government Act 1999, and  Section 126 of the Local Government Act 1999 defines the functions of the Audit Committee  to include: 
reviewing annual financial statements to ensure that they present fairly the state of  affairs of the council;  
2  City of Holdfast Bay    Council Report No: 32/20 
 
  proposing, and providing information relevant to, a review of the council’s strategic  management plans or annual business plan;  
  proposing, and reviewing, the exercise of powers under section 130 A;  
  if  the  council  has  exempted  a  subsidiary  from  the  requirement  to  have  an  audit  committee,  the  functions  that  would,  apart  from  the  exemption,  have  been  performed by the subsidiary’s audit committee;  
  liaising with the council’s auditor; and 
  reviewing  the  adequacy  of  the  accounting,  internal  control,  reporting  and  other  financial management systems and practices of the council on a regular basis. 
  REPORT    Minutes of the meeting of the Special Audit Committee held on 4 December 2019 are attached  for Members’ information.    BUDGET    Not Applicable    LIFE CYCLE COSTS    Not Applicable   
Attachment 1 
City of Holdfast Bay  1  Audit Committee Minutes 04/12/19 
Minutes of the special meeting of the Audit Committee of the City of Holdfast Bay held in the Kingston  Room, Civic Centre, 24 Jetty Road, Brighton on Wednesday 4 December 2019 at 6:00pm.    PRESENT  Members    Mayor – A Wilson  Presiding Member – Councillor J Smedley  Councillor R Snewin  Mr S Spadavecchia  Mr S Tu  Ms P Davies    Staff    Chief Executive Officer – Mr R Bria  General Manager Business Services – Ms P Jackson  Manager Finance – Mr J Newton    Invited Guests  Mark Booth – Chairman – Southern Region Waste Resource Authority (SRWRA)  Chris Adams – Chief Executive Officer SRWRA      1.  OPENING      The Presiding Member declared the meeting open at 6:17pm.    2.  APOLOGIES      2.1  Apologies Received    2.2  Absent    3.  DECLARATION OF INTEREST      Members were reminded to declare their interest before each item.    4.  CONFIRMATION OF MINUTES      Motion      That  the minutes  of  the Audit  Committee held  on  9 October  2019  be  taken  as  read  and 
confirmed.              Moved Councillor Snewin,      Seconded  Mr Spadavecchia                          Carried     
City of Holdfast Bay  2  Audit Committee Minutes 04/12/19 
5.  REPORTS BY OFFICERS – Nil    6.  CONFIDENTIAL ITEMS        6.1  Materials Recovery Facility (MRF) (Report No: 459/19)         Motion – Exclusion of the Public – Section 90(3)(d) Order        1.  That under provisions of Section 90(2) of the Local Government Act 1999 
an order be made  that  the public be excluded  from attendance at  this  meeting with the exception of  the staff   and SRWRA representatives  in  attendance in order to consider   Report No: 459/19 Materials Recovery  Facility in confidence. 
      2.  That in accordance with Section 90(3) of the Local Government Act 1999 
Audit  Committee    is  satisfied  that  it  is  necessary  that  the  public  be  excluded  to  consider  the  information  contained  in  Report  No:  459/19  Materials Recovery Facility on the following grounds: 
        d.   pursuant  to Section 90(3)(d) of  the Act,  the  information  to be 
received, discussed or considered in relation to this Agenda Item  is commercial information of a confidential nature (not being a  trade  secret)  the  disclosure  of  which  could  reasonably  be  expected to confer a commercial advantage on a third party. 
        In  addition,  the  disclosure  of  this  information  would,  on  balance,  be 
contrary to the public interest. The public interest in public access to the  meeting has been balanced against the public  interest  in the continued  nondisclosure  of  the  information.  The  benefit  to  the  public  at  large  resulting from withholding the information outweighs the benefit to it of  disclosure of the information.  
      3.  The  Audit  Committee  is  satisfied,  the  principle  that  the  meeting  be 
conducted in a place open to the public, has been outweighed by the need  to keep the information or discussion confidential. 
      Moved Mr Tu,          Seconded   Mr Spadavecchia  Carried          RETAIN IN CONFIDENCE – Section 91(7) Oder      1.  That having considered Report No: 459/19 Material Recovery Facility in confidence 
 
City of Holdfast Bay  3  Audit Committee Minutes 04/12/19 
    Moved Ms Davies,  Seconded Mr Spadavecchia       Carried        DATE AND TIME OF NEXT MEETING      The next meeting of the Audit Committee will be held on Wednesday 5th February 2020 in the 
Kingston Room, Civic Centre, 24 Jetty Road, Brighton.    7.  CLOSURE      The Meeting closed at 7:23 pm.        CONFIRMED  Wednesday 5 February 2020                                     PRESIDING MEMBER 
1  City of Holdfast Bay    Council Report No: 24/20 
 
Item No:    15.1    Subject:    ITEMS IN BRIEF    Date:    11 February 2020    Written By:  Personal Assistant – Strategy & Business Services    General Manager:  Strategy and Business Services, Ms P Jackson   
  SUMMARY      These items are presented for the information of Members.    After noting the report any items of interest can be discussed and, if required, further motions  proposed.   
  RECOMMENDATION    That the following items be noted and items of interest discussed:     1.  Quarter 2 External Funding Report  2.  Brighton Jetty Sculptures Council Purchase  3.  Events Update   
  COMMUNITY PLAN    Culture: Supporting excellent, efficient operations    COUNCIL POLICY    Not applicable    STATUTORY PROVISIONS    Not applicable    REPORT    1. Quarter 2 External Funding Report    For the 201920 financial year (second quarter) Council has received $10,903,091 in 
external grant funding (not including any operating subsidies from Alwyndor). This  consists of: 
  • $1,000,000 in capital grants received in Quarters 1 and 2; 
2  City of Holdfast Bay    Council Report No: 24/20 
 
• $8,312,237 in capital grants received in previous financial years for use in 
this financial year; 
• $1,528,854 in recurring grants. 
    The attached schedule provides the details of our external grant position. This shows 
the total for the second quarter, during which $2,047,391 had been received.                     Refer Attachment 1      In the second quarter, Council applied for and was successful  in securing $20,000 
from the State Government for the 2019 New Year’s Eve Celebrations.      Council was unsuccessful  in securing money under the MaC project grant scheme 
for the Sturt River Biodiversity Partnership.       Council will continue to monitor grant opportunities with the aim for applying for 
funding where applicable and suitable.    
  2.  Brighton Jetty Sculptures Council Purchase   
The Patritti Brighton  Jetty  Sculptures  (BJS)  Festival was held  from 22  January – 2  February 2020. This event is a major fundraiser for the Brighton Surf Life Saving Club  (BSLSC)  and  a  valuable  annual  arts  event  for  Holdfast  Bay.  This  year  the  festival  hosted a record number of sculptures, including 69 outdoor installations along the  Esplanade and in Bindarra Reserve.     A new ‘relief /wallhung sculpture’ category was also introduced and featured over  39 new artworks, providing an exciting opportunity for new artists to be part of the  sculptures event.    The City of Holdfast Bay has sponsored the event since its inception and has shown  ongoing commitment and support of the annual festival. This art event provides the  opportunity for people to view and appreciate art in the public realm and draws an  audience of well over 100,000 people to the seaside destination of Brighton.    In 2020 Council allocated $20,000 for the purchase of a sculpture from the BJS event  for permanent public display along the coast and to add to the city’s public art assets.  To ensure a fair and transparent selection process the sculptures were judged by a  selection  panel  comprising  of  Council  representatives,  art  educators,  arts  professionals and artists.    The selection panel were asked to base their decisions on a range of criteria and  consideration was also given to the suitability of the sculpture for permanent public  display in the harsh coastal environment.    Each member of  the  selection panel was encouraged  to  select  three  (3) outdoor  sculptures against the selection criteria. The results were then consolidated and the  top three sculptures underwent a risk management assessment. The final artwork 
3  City of Holdfast Bay    Council Report No: 24/20 
 
   
3.  Events Update        Glenelg Street Party and Santos Tour Down Under Stage 5 Race Start   
 
 
  SpinCycle Music Festival   
The SpinCycle Music Festival provided a great performance platform for 8 youth (15  to 30 years) bands and musicians from the Holdfast Bay area and wider metropolitan  Adelaide. The young musicians were given the opportunity to perform on a full size  stage  with  professional  sound  and  equipment  set  up,  in  a  high  profile  location.  Performances ranged from rock to pop indie and electronic house and all were well  received by community members and visitors stopping to take part in the event.  
    Australia Day Citizenship and Community Awards Ceremony   
The annual Australia Day citizenship and community awards ceremony was held on  the Glenelg Foreshore Reserve on Sunday 26 January 2020. Every year on Australia  Day,  Council  recognises  and  celebrates  the  outstanding  achievements  and  contributions of members in our community with our Australia Day and Community  Recognition Awards.    With approximately 400 people in attendance 80 new citizens were welcomed from  17  countries  and  community  award  recipients  were  congratulated  for  their  achievement. Australia Day Ambassador, Dr Victoria Cox spoke of her professional  achievements and the world open water swimming champion also reflected on her  time as a Glenelg Surf Lifesaving Club member. Senator Penny Wong, Matt Cowdrey  OAM MP, and Stephen Patterson MP all delivered an Australia Day address. 
    Mayor Wilson then announced the City of Holdfast Bay Australia Day award winners.   Certificates and native  flowers were presented  to each of  the worthy winners of  these  prestigious  awards.  This  followed  a  thorough  assessment  process  by  a  Selection  Panel  comprising  of  the Mayor,  one  (1)  Elected Member,  CEO,  one  (1)  General  Manager  and  one  (1)  Administration  staff  member  in  determining  the  Citizen of the Year Awards. A summary of the award winners are listed below:      Citizen of the Year 
  Ian Grant    Young Citizen of the Year 
  Alex Miller    Community Event of the Year 
  Glenelg Brass Band    Local Hero Awards (x2) 
  Barry Heffernan    Brighton Surf Life Saving Female Boat Crew (Diane Donaldson, Katrina 
Meehan, Stephanie Wyatt, Dayna Blyth and Ken Screen)    Community Recognition Awards (x3) 
  Anthea Williams    Be the One (Jonty Belfield, Sam Patterson, Bryce Gassner, Sam Young, 
Alex Triplow and Austin Edwards)     JDRF South Australia One Walk 
  The City of Holdfast Bay Concert Band entertained the crowd pre and post event  including a rendition of the Australian National Anthem, and I am Australian. The  BBQ breakfast was again provided by Kiwanis Club of Glenelg. 
Attachment 1
SUCCESSFUL APPLICATIONS Grant - Capital
Financial Year(s) 2019-20 Total
Received 2019-20 Quarter 1
Received 2019-20 Quarter 2
Received 2019-20 Quarter 3
Received 2019-20 Quarter 4
Total Received during 2019-20
Program Status
Brighton Oval Sporting Complex SA Government- received June 2018 2,000,000$ 2,000,000$ 2,000,000$ -$ -$ 1/07/2018 30/06/2020 Grant Awarded Brighton Oval Sporting Complex - Outdoor Training Facilities 40,000$ 40,000$ 40,000$ -$ 1/07/2019 31/01/2020 Grant Awarded Brighton Oval Sporting Complex Federal Funding 5,000,000$ 5,000,000$ 1,000,000$ 1,000,000$ 1/11/2019 31/01/2021 Grant Awarded Brighton Oval Sporting Complex AFL Funding 75,000$ 75,000$ 75,000$ -$ 1/11/2019 31/01/2021 Grant Awarded Coast Park Minda Dunes - received March 2018 4,241,684$ 4,241,684$ 4,241,684$ -$ -$ 1/07/2018 30/06/2019 Grant Awarded Changing Places Accessible Toilet for Chapel St Plaza 100,000$ 100,000$ -$ 2/07/2019 30/06/2020 Grant Awarded Pedestrian Safety Improvement Grant 185,095$ 185,095$ 185,095$ -$ Grant Awarded Jetty Road Stage 1 Construction 1,770,458$ 1,770,458$ 1,770,458$ -$ 2019/20 30/06/2020 Grant Awarded Coastal Management Strategy 13,000$ 13,000$
Total 13,425,237$ 8,312,237$ 13,425,237$ -$ 1,000,000$ -$ -$ 1,000,000$
Grant - Non-Cash Receipt Council Owned Assets
Bid Title Grant Total Received in Previous
Financial Year(s) 2019-20 Total
Received 2019-20 Quarter 1
Total Received during 2019-20
Program Status
Libraries Capital Materials Funding 118892 Recurring 118892 In kind contribution -$ 1/07/2019 30/06/2020 Public Library Board Grant Awarded Total 118,892$ -$ 118,892$ -$ -$
Grant - Operating Project and other
Bid Title Grant Total Received in Previous
Financial Year(s) 2019-20 Total
Received 2019-20 Quarter 1
Received 2019-20 Quarter 2
Received 2019-20 Quarter 3
Received 2019-20 Quarter 4
Total Received during 2019-20
Program Status
Kaurna Exhibition Bay Discovery Centre 12,000$ 12,000$ 12,000$ 1,000$ 13,000$ Grant Awarded HACC operating grant 30,000$ 30,000$ 30,000$ 30,000$ Grant Awarded 2019 New Years Eve Celebrations 20,000$ 20,000$ 20,000$ 20,000$ 31/12/2019 7/12/2020 Grant Awarded
Total 62,000$ -$ 62,000$ 42,000$ 21,000$ 63,000$
Grant - Recurring
Quarter 1 Received 2019-20
Quarter 2 Received 2019-20
Quarter 3 Received 2019-20
Funding Body/Grant Program
Grant Awarded
Grant Awarded
372,852$ 372,852$ 1/07/2017 30/06/2018 South Australian Local Government Grants Commission
Grant Awarded
Libraries Board Grant - Brighton Library 70,232$ Recurring 70,232$ 70,232$ 1/07/2017 30/06/2018 Public Library Board Public Library Board Grant Awarded Libraries Board Grant - Glenelg Library 70,232$ Recurring 70,232$ 70,232$ 1/07/2017 30/06/2018 Public Library Board Public Library Board Grant Awarded
NRM Biodiversity and Coastal Project Officer 125,255$ Recurring 56,000$ 56,000$ 1/07/2019 30/06/2020 Adelaide Mt Lofty Ranges NRM Board
NRM Board Grant Awarded
Grant Awarded
16,397,399$
8,312,237$
Total of Grant Funding for 2019-20 Confirmed
Total received in 2018-19 applicable to 2019-20
Total Received 2019-20 - Quarter 2 Total Received 2019-20 - Quarter 3 Total Received 2019-20 - Quarter 4
Total Received in 2019-20 for future financial years
Total Received 2019-20 - Quarter 1
1 of 2
Grant funding applications Bid Title Amount Applied For Department Fund Status Column5 Stormwater Management Plan Implementation 550,000.00$ Stormwater Management Authority Sturt River Biodiversity Corridor partnership 100,000.00$ Department of Environment and Water Greener Neighbourhoods Unsuccessful Kaurna Exhibition Bay Discovery Centre 12,000.00$ History Trust SA MaC Project Grant Successful
Total 662,000.00$
Under discussion
 
Item No:  15.2    Subject:  BUDGET AND ANNUAL BUSINESS PLAN UPDATE – AS AT 31 
DECEMBER 2019    Date:  11 February 2020    Written By:  Management Accountant      General Manager:   Strategy and Business Services, Ms P Jackson     
  SUMMARY      This report covers the second update of Council’s 2019/20 budget conducted as at 31 December  2019. 
A comprehensive review of Municipal budgets has decreased the forecast operating deficit by  $82,620 to $140,104. This deficit, due to budget carry forwards, is offset by the $1.9m surplus in  2018/19  which  over  the  two  year  period  places  Council  in  a  strong  financial  position. Major  favourable  variances  have  occurred  in  street  lighting  due  to  an  SA  Power  Networks  refund,  additional Roads to Recovery grant funding and interest on investments and borrowings. This has  been  part  offset  by  additional  waste  disposal  costs  due  to  the  increase  in  the  Environment  Protection Authority (EPA) Levy. 
Capital  expenditure  has  increased  by  $2.97  million  as  a  result  of  additional  projects  already  approved by Council, including Stage 2 of the Brighton Oval Masterplan, and offset by projects no  longer to be completed in 2019/20. Capital revenue has increased by $3.5 million due to Federal  funding for Brighton Oval Masterplan while also accounting for other grant funding that will no  longer be received.  
Attached are financial reports for Municipal and Alwyndor operations, commercial activities and  progress summaries and analysis of Annual Business Plan projects.   
  RECOMMENDATION    1.  That  Council  notes  the  second  2019/20  budget  update  for  Council’s  municipal 
operations including:      (a)  a  decrease  in  the  forecast  operating  deficit  for  2019/20  of  $82,620  from 
$222,724 to $140,104;    (b)  an  increase  in  forecast  capital  expenditure  of  $2,970,730  from  $31.951 
million to $34.922 million;    (c)    an increase in forecast capital revenue of $3,500,000 from $8.005 million to 
$11.505 million;    (d)  a decrease  in  forecast net  financial  liabilities of $611,890 at 30  June 2020 
from $27.844 million to $27.232 million.  
2  City of Holdfast Bay    Council Report No: 25/20   
 
2.  That Council notes for Alwyndor operations no change to the 2019/20 original budget  forecast.  
  3.  That Council note the Annual Business Plan quarterly update for December 2019.    COMMUNITY PLAN    Culture: Being financially accountable    COUNCIL POLICY    Not applicable.    STATUTORY PROVISIONS    Local Government (Financial Management) Regulations 2011, Regulation 9.    BACKGROUND    The Local Government (Financial Management) Regulations 2011 require three specific budget  performance reports to be prepared and considered by Councils including:    1.  Budget Update (at least twice per year);  2.  Midyear Budget Review (once per year); and  3.  Report on Financial Results (after completion and audit of annual financial statement of 
previous financial year).    The three reports collectively are  intended to provide a comprehensive reporting process that  allows  Council  to  track  performance  against  the  financial  targets  it  established  in  its  annual  budget.      REPORT    The current forecast projections comprise the original budget adopted by Council at its meeting  on 11 June 2019, items carried forward from 2018/19 adopted by Council on 13 August 2019 and  the first budget update as at 30 September 2019 adopted by Council on 22 October 2019.     Following  a  comprehensive  review  of  these  budgets  no  change  is  proposed  to  Alwyndor’s  budgeted  operating  result,  but  a  number  of  proposed  variations  have  been  identified  for  Municipal operations.     Positive operational variances have been forecast with additional income expected through on street car parking and interest earnt, along with savings on interest paid and legal fees. Additional  revenue has also been received from the Roads to Recovery program and SA Power Networks  (SAPN). The Local Government Association  (LGA) secured a determination  from the Australian  Energy Regulator  (AER)  confirming  that SAPN had overcharged public  lighting customers. As a  result  City  of  Holdfast  Bay  have  received  a  refund  of  $203,000,  including  interest,  however 
3  City of Holdfast Bay    Council Report No: 25/20   
 
Council’s share of  the associated  legal costs are not yet known. These positive variances have  been offset by an increase in waste disposal costs and other minor variances including higher than  normal rate revaluation objections.     The  result  is a  reduction  to  the  forecast operating deficit of $82,620  to $140,104. Though  the  forecast remains in deficit this is offset by the $1.9m surplus in 2018/19 which over the two year  period places Council in a strong financial position.     The capital expenditure variance includes a number of projects already approved by Council such  as Stage 2 of the Brighton Oval Masterplan, traffic studies at King George Avenue and the upgrade  of  the  Glenelg  District  Cricket  Club  practice  nets.  This  increase  in  expenditure  is  offset  by  a  reduction  in planned expenditure  in 2019/20 of  the Stormwater  Implementation Plan and  the  Wigley Reserve Playspace. Capital revenue has also increased as a result of Federal grant funding  for  the Brighton Oval Masterplan, but  reduced  for unsuccessful grant  funding applications  for  stormwater and Wigley Reserve Playspace.      Further  details  of  the  amounts  and  notes  along  with  funding  statements  for  both  Council  Municipal and Alwyndor operations have been prepared and are attached to this report. 
      Refer Attachment 1    The statements comprise six columns:    •  The 2019/20 original full year budget.  •  The current year to date revised forecast.   •  Actual to 31 December 2019.   •  Year to date variance to 31 December 2019.  •  The current approved full year revised forecast comprising the original budget,  items 
carried forward from 2018/19 and the budget update to 30 September 2019.   •  Proposed budget forecasts variances arising from this budget update.  •  Note References.     Major  yeartodate  variances  have  been  accounted  for  as  part  of  this  budget  update.  The  remaining yeartodate variances are the result of budget timings.    Waste Management    A number of recent issues have affected the cost of providing waste collection services for Council,  namely the increase in the EPA Levy and the ‘China Sword’ policy regarding recycled waste.    It is forecast that the increase in the EPA Levy from $103 to $110 from July and then a further  increase  to  $140  in  January will  result  in  an  additional  cost  to Council  of  $165,000. A budget  adjustment  for  this  amount  is  proposed  at  this  update  and  is  offset  by  operational  savings  identified through the review process.     Discussions  are  currently  being  held with our waste provider  over  recycling  costs,  due  to  the  ‘China  Sword’  policy.  As  the  outcome  of  these  discussions  are  not  yet  known  no  budget 
4  City of Holdfast Bay    Council Report No: 25/20   
 
adjustment is recommended at this time. When discussions are completed a report, along with  any financial implications, will be presented to Council.    Financial Statements    The financial regulations also require the midyear review to include a revised forecast of each  item  shown  in  the  budgeted  financial  statements  compared  with  estimates  in  the  budget  presented in a manner consistent with the Model Financial Statements.     These financial statements have been prepared and are provided for municipal, Alwyndor and  consolidated operations. 
       Refer Attachment 2]   
 
 
 
 
 
Original Budget  Forecast 
Revised Budget  Forecast 
Net Financial Liabilities  ratio*** 
Asset Sustainability Ratio  ***** 
90% 110%  127%  133% 
  *Operating Result is the result from total operating income less total operating expenses before  asset disposals, amounts received for assets and changes in the valuations of assets.  **Operating Ratio expresses the operating result as a percentage of total operating income.  ***Net  Financial  Liabilities  Ratio  expresses  total  liabilities  less  total  financial  assets  as  a  percentage of total operating income.  ****Interest Cover Ratio expresses finance costs including interest on borrowings less interest on  investments as a percentage of total operating revenue excluding interest on investments.     *****Asset  Sustainability  Ratio  is  defined  as  net  capital  expenditure  on  the  renewal  and  replacement of existing assets expressed as a percentage of the asset management plan required  expenditure.          
Ratio – Alwyndor Funds  Target – from 2019/20  Annual Budget/LTFP 
Original Budget  Forecast 
Revised Budget  Forecast 
Net Financial Liabilities  ratio 
   
Original Budget  Forecast 
Revised Budget  Forecast 
Operating&n