COTIZACIÓN PARA LA ELABORACION DEL ESTUDIO DE MERCADO

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, de conformidad con los principios de transparencia para la contratación, convoca públicamente a todos los interesados en proporcionar información para consolidar el estudio de mercado para contratar los servicios de un Editor de Contenidos para ambientes virtuales, para los procesos de formación titulada y complementaria con mediación virtual y a distancia del SENA.

Se solicita registrar sus pre cotizaciones de forma física o vía correo electrónico así:

Dirección de correo electrónico: gestioncontractual@sena.edu.co y lsanabria@misena.edu.co

Dirección física: SENA Dirección GeneralCalle 57 No. 8 – 69 BogotáGrupo formación virtual y a distancia

Asunto para de la remisión: PRECOTIZACION SERVICIO EDITOR DE CONTENIDOS PARA AMBIENTES VIRTUALES - Grupo formación virtual y a distancia

FECHA LÍMITE DE RECEPCION DE PRECOTIZACIONES: MAYO 28 DE 2015 ADVERTENCIA: La información remitida servirá de base para la elaboración de un estudio de mercado, por tanto, no constituye en sí misma una oferta y consecuentemente NO genera obligación de la apertura de un proceso de selección.

INFORMACIÓN GENERAL

La Oficina de Sistemas de la Dirección General del SENA, es la dependencia encargada de garantizar la disponibilidad de información consistente, actualizada y confiable, necesaria para el cumplimiento de la misión institucional así como la definición y actualización de las plataformas tecnológicas y la emisión de conceptos técnicos en las compras de software y hardware acorde a su contenido.

Dese el grupo de formación virtual y a distancia, se gestiona el acompañamiento y seguimiento a la ejecución de la formación virtual y a distancia, garantizando aspectos de calidad y oportunidad durante el desarrollo de la formación.

Para esta actividad, se cuenta con un recurso humano experto de 98 personas organizado en nodos con roles de soporte nivel 1, soporte nivel 2, consejería académica, gestor virtual, programador de instructores y apoyo pedagógico al instructor. Estos

equipos brindan soporte a los 117 centros de formación del SENA con los que se atiende un equipo de instructores de mas de 1.400 y una meta nacional en de 3.273.223 cupos para colombianos con residencia en el país o en el exterior.

Durante la ejecución de la formación, se registran en promedio 700 casos mensuales de usuarios de centro de formación (Instructores y cuerpo administrativo), PQR promedio de 300 usuarios y otros aspectos para atención a convenios, contratos y alianzas institucionales que generan actividades extemporáneas de atención a usuarios. Los casos registrados por usuarios son en referencia al uso del ambiente virtual, ejecución de formación, procesos de ingreso y certificación . Algunos casos tienen características iguales o simulares y pueden ser resueltos de forma automática.

Con el fin de generar respuestas agiles y en línea a los usuarios, se busca mediante este análisis de mercado, un sistema capaz de brindar respuesta en línea masivamente, sin uso permanente de personal. Dicho sistema debe contar con una interfaz amigable e intuitiva, estar en capacidad de brindar respuestas a preguntas de forma automática, a usuarios ubicados desde cualquier equipo con acceso a internet, generar reportes de uso, acceso, y demás requeridos para su administración e incrementar el número de respuestas acorde a las preguntas recibidas.

1. OBJETO

Contar con un sistema de respuesta automática a usuarios, con interfaz amigable y accesible a través de la web, brindando información precisa y en línea.

2. VALIDES DE LA COTIZACIÓN

A los interesados en participar, se recomienda que antes de elaborar y presentar sus ofertas tengan en cuenta los siguientes requisitos:

La validez de la oferta debe ser de 60 días o Superior. En la cotización debe constar el Nombre de la Empresa, el NIT, la Dirección, el

No. Telefónico, Nombres y Correo Electrónico de la persona contacto.

3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS El uso del sistema se puede brindar de 2 formas, primeras por adquisición del software, el cual se debe detallar en la propuesta su uso, indicando forma de instalación, requisitos técnicos (servidor, ancho de banda, número de máquinas en que se puede instalar, demás requeridas para su correcto funcionamiento) y uso de instalación; segunda por usuario activo en el sistema del proveedor.

Este sistema debe contar con un usuario administrador y múltiples usuarios de soporte (mínimo 6).

3.1. SECCIÓN DE PREGUNTA - RESPUESTA a. Chat de respuesta automática b. Chat de respuesta automática con acompañamiento humano, permitiendo que

el sistema lance la pregunta que desconoce a un agente de servicio y este pueda dar respuesta

c. Retroalimentación de la base de preguntas d. Estado de cada pregunta, permitiendo activar, publicar o inactivar e. Estado de cada categoría, permitiendo activar, publicar o inactivar f. Capacidad de integración con sistemas institucionales g. Preguntas anidadas con búsqueda de integración con bases de datos de la

institución h. Validación de información con integración con base de datos de la institución i. Parametrización de una amplia lista de preguntas y respuestas j. Almacenamiento de mas de 10 mil respuestas k. Interpretación de textos l. Diversificación de palabras para una misma pregunta m. Varias preguntas para una misma respuesta n. Gestión de categorización de preguntas o. Presentación de preguntas frecuentes p. Área de dialogo entre el usuario y el sistema q. Evaluación de respuesta recibida por pregunta r. Revisión de historial de preguntas durante conversación activa s. Presentación de imágenes de sensibilización al usuario t. Banco de preguntas predefinido a respuestas de saludos o conversaciones

básicas de usuarios u. Presentación de respuesta a preguntas con voz predefinida del sistema v. Modulo para administración de las preguntas, categorías w. Presentación de respuestas mas consultadas a los usuarios,

3.2. ACCESO Y PUBLICACIÓN a. Integración con sistemas de redes sociales b. Permitir dar respuestas a través de redes sociales c. Acceso desde cualquier punto de internet d. Acceso desde equipos de computo y dispositivos móviles, adaptación a cada uno

en visualización e. Personalización de avatar f. Secuencia de conversación por usuario

3.3. INFORMES a. Total de usuarios que han ingresado al sistema b. Total de usuarios por día c. Total de usuarios en rol administrador o soporte d. Total de preguntas resueltas e. Total de preguntas no resueltas f. Lista de preguntas no resueltas g. Preguntas mas consultadas h. Consolidado de preguntas resueltas y número de veces que se consultó i. Consolidado de evaluación de preguntas

3.4. SOPORTE TÉCNICO a. Soporte técnico en español las 24 horas del día, los 7 días de la semana. b. Disponer un sistema de registro de solicitudes en la web c. El sistema dispuesto para registro de casos permite agregar el detalle del caso y

cargar documentos adjuntos d. El sistema dispuesto permite la revisión de trazabilidad del caso e. Los casos son registrados por usuarios específicos f. Los casos que se generen solo podrán ser cerrados por el SENA g. Nivel de disponibilidad del sistema del 99% mensualmente h. Ayuda de sistema para el uso de la herramienta en idioma español

3.5. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO a. Transferencia de conocimiento de uso de la herramienta en rol administrador y

usuario generador de contenido

4. CONDICIONES DE CONTRATACIÓN 4.1. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo de ejecución del Contrato no excederá el 28 de diciembre de 2016.

4.2. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

4.2.1. El CONTRATISTA se obliga para con el SENA:

a) Cumplir ADEMAS DE LAS CONTEMPLADAS EN EL ARTICULO 5 DE LA LEY 80 DE 1993

b) Otorgar acceso al sistema de los usuarios establecidos o instalación del software licenciado.

c) Ejecutar el objeto del contrato en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes, de acuerdo con la propuesta y los documentos soportes del proceso de selección.

d) Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato imparta el SENA, por conducto del Supervisor de conformidad con la propuesta presentada.

e) No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen fuera de la Ley, con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho, debiendo informar inmediatamente al SENA a través del Supervisor acerca de la ocurrencia de tales peticiones o amenazas y a las demás autoridades competentes para que se adopten las medidas y correctivos si fueran necesarios.

f) Avisar al SENA dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al conocimiento del hecho o circunstancias que puedan incidir en la no oportuna o debida ejecución del contrato o que puedan poner en peligro los intereses legítimos del SENA.

g) Proveer bienes, productos o elementos de Óptima calidad Y BAJOS LAS ESTIPULACIONES TECNICAS ANOTADAS.

h) Reemplazar los bienes, productos o elementos que resulten defectuosos o de mala calidad.

i) Igualmente deberá restituir a su costa, sin que implique modificación al plazo de entrega, los bienes, productos o elementos defectuosos o de especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos. Si el PROVEEDOR no restituye los bienes, productos o elementos defectuosos dentro del término señalado por el SENA, éste podrá proceder a declarar el siniestro de incumplimiento y/o a solicitar el pago de las multas señaladas en el contrato.

j) Avisar al SENA, dentro del día hábil siguiente a conocida su existencia, la causal de incompatibilidad o inhabilidad sobreviniente.

k) El CONTRATISTA es el único responsable por la vinculación de su personal y la celebración de subcontratos todo lo cual debe realizar en su propio nombre y por su propia cuenta y riesgo sin que el SENA adquiera responsabilidad ni solidaridad alguna por dichos actos.

l) Deberá entregar GARANTIAS y los manuales de operación y mantenimiento de los bienes, productos o elementos que lo requieran, sin que esto genere costos adicionales para la entidad contratante.

m) Responder ante los organismos de control y ante terceros civil y extracontractualmente por la ejecución del mismo y mantener indemne al SENA.

n) Dar cumplimiento al pago de aportes parafiscales (ICBF, SENA y Cajas de Compensación Familiar), seguridad social (Salud, Pensión y Riesgos Laborales) y a la cuota de aprendizaje o indicar que no está obligado a contratar aprendices, acreditándolo a través de Certificación expedida por el Revisor Fiscal cuando la empresa esté obligada a tenerlo o en su defecto por el Representante Legal. En la Certificación se debe acreditar que se ha dado cumplimiento a lo ordenado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 en los últimos seis (6) meses, es decir que se encuentra al día en sus aportes a la salud, pensión, parafiscales y cuota de

aprendices si está obligado a ello. Lo anterior, para dar cumplimiento al artículo 1 de la Ley 828 de 2003.

o) Las demás obligaciones que sean propias de la ejecución del contrato. Respecto a la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato: EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor del SENA, por intermedio de una Compañía de Seguros ó Entidad Bancaria, legalmente establecida en el país, una (1) Garantía Única que cubra los siguientes riesgos, por las vigencias y porcentajes estipulados así: a. Amparo de cumplimiento: para garantizar el cumplimento de todos y cada una de las obligaciones contractuales a su cargo, el pago de la cláusula penal pecuniaria e indemnizaciones a que hubiere lugar, la cual será equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con vigencia al plazo de contrato y cuatro (4) meses más. b. Amparo de salarios, prestaciones sociales: para garantizar que el contratista cumpla con las obligaciones derivadas del empleo de terceras personas, en cuantía al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y con vigencia equivalente al plazo del contrato y tres (3) años más. c. Amparo de estabilidad de la obra; para garantizar la correcta ejecución de la obra, en cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total del contrato por un término de dos (2) años, contados a partir de la fecha de aprobación del acta de Recibo Final a satisfacción. d. Responsabilidad civil extracontractual: para garantizar la responsabilidad civil frente a terceros, derivada de la ejecución del contrato, en cuantía equivalente a 200 SMMLV, que cubra los siguientes amparos: predios y operaciones, gastos médicos inmediatos, responsabilidad patronal y contratistas vigente durante el plazo del contrato.

4.2.2. Obligaciones del SENA

a) Exigir del Contratista la ejecución idónea del objeto del contrato. b) Aprobar la Garantía única que en debida forma constituya el contratista. c) Vigilar la debida y oportuna ejecución del contrato y el cumplimiento de todas las

obligaciones contractuales. d) Brindar al contratista los accesos técnicos y de información que correspondan a la

entidad. e) Cancelar el valor del contrato en los términos establecidos en el mismo.

4.3. FORMA DE PAGO

a) Un único pago al finalizar el contrato correspondiente al 100% del contrato, previo

cumplimiento de los requisitos de ejecución y soporte y acta de recibo a satisfacción expedida por el supervisor del contrato.

4.4. RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN

a. Incumplimiento de obligaciones: a. No entrega de los recursos solicitados b. Sistema no compatible con servicios de recurso dispuesto (para el

caso de instalación de software) c. Reportes incompletos por no existencia de almacenamiento de

información d. Error en función de los sistemas que no se alcanzan a solucionar

durante el plazo establecido para el contrato e. Falta de soporte oportuno a los casos/dudas expuestas en referencia

al aplicativo f. Cronogramas inconclusos por recursos del proveedor (realización

transferencias) b. Perdida de información institucional

a. No almacenamiento de información c. Falta de permisos para acceso al sistema

a. No acceso a la base de datos institucional para la extracción de información

b. No acceso al servidor para la configuración de funciones requeridas para funcionamiento del sistema (para el caso de instalación de software)

4.5. MECANISMOS DE COBERTURA DE LOS RIESGOS

Generación de póliza por parte del contratista con cubrimiento total del plazo de ejecución del contrato mas cuatro (4) meses adicionales al tiempo de la ejecución.

5. VALOR OFRECIDO

Se solicita cotización de acuerdo con lo descrito en la presente invitación, con el fin de determinar el presupuesto oficial.

6. LUGAR DE EJECUCIÓN

La ejecución del contrato tendrá lugar en las instalaciones del SENA a nivel nacional.

7. PROPUESTA- COTIZACIÓN

La cotización deberá:

Atender los requerimientos del numeral 3 de este documento, incluir todos los productos discriminados que se encuentran en el servicio a suministrar

Adicionalmente, relacionar los beneficios que obtendrá la entidad con la adquisición.

Se debe especificar el nombre del software que se prestará mediante servicio en línea

Especificar el valor por usuario y por el paquete que se esperaría adquirir (cumple/no cumple)

El valor de la propuesta incluyendo costos directos e indirectos, la propuesta económica debe ser clara y verificable matemáticamente, en ella se debe discriminar el IVA y cualquier tipo de impuesto que se derive del presente proceso de contratación. Con base en la anotación anterior, el valor del contrato será el valor de la oferta seleccionada.

La Entidad solicita presentar en la precotización los datos en FORMATO Excel, manteniendo en cada fila cada una de los requerimientos acorde al ítem 6 Formatos del presente documento.

Por ningún motivo EL SENA considerará costos adicionales de transporte y/o fletes.

Solamente se recibe la presentación de una (1) cotización por INTERESADO. No se tendrán en cuenta cotizaciones de varias empresas que perteneciendo a un mismo dueño coticen de manera separada, o por interpuesta persona. Se considera dueño aquel que posea el 50% o más del capital de la empresa.

No se acepta la presentación de COTIZACIONES parciales ni alternativas. 8. Gestión del proyecto y soporte en gestión documental:

El Contratista que sea seleccionado se responsabilizará de las siguientes acciones relacionadas con la Gestión del Proyecto, el Plan de Calidad, Riesgos y el soporte a la Gestión Documental.

GESTIÓN DEL PLAN DEL PROYECTO

En ese sentido, el contratista deberá elaborar al inicio del Proyecto, el Plan de Gestión del Proyecto de acuerdo con las indicaciones de SENA, constituyendo la guía para la ejecución y control del mismo a nivel de organización y coordinación entre el contratista y SENA. Igualmente, dicha guía recogerá la definición del Proyecto, la planificación global, las decisiones tomadas principalmente en lo relativo a los mecanismos de gestión y ejecución del Proyecto, las responsabilidades de cada parte y la línea base de planificación. A su vez, recogerá los mecanismos de gestión, de control de la calidad y las metodologías a aplicar durante la ejecución de los trabajos, entre otros aspectos.

GESTIÓN DE CALIDAD DEL PROYECTO El contratista deberá velar por la calidad de los trabajos y la consecución de objetivos, en tiempo y forma, así como por la

satisfacción de los beneficiarios. Para ello, proporcionará el plan de calidad del Proyecto. Entre los aspectos a gestionar tendrá que realizar las siguientes actuaciones: a) Revisión y supervisión de los planes de los proveedores y colaboradores. b) Revisión documental y de estándares de identidad corporativa. c) Informes de revisión a la Supervisión de SENA. d) Seguimiento y cierre de las acciones correctivas derivadas de las incidencias y auditorías internas de proceso y producto realizadas por SENA. e) Otras funciones que se puedan detectar en el marco de coordinación de actividades y aseguramiento de la calidad del servicio con los estándares de calidad de servicio especificado por SENA.

GESTIÓN DE INCIDENCIAS Y RIESGOS. El contratista deberá proporcionar un plan de gestión de incidencias y riesgos responsabilizándose entre otros de: a) Seguimiento y cierre de las incidencias. b) Informes de estado de incidencias a la Supervisión de SENA.

SOPORTE A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y JUSTIFICACIÓN ADMINISTRATIVA. El contratista deberá responsabilizarse de tener completada, custodiar debidamente y entregar a la supervisión del SENA, toda la documentación necesaria para acreditar el correcto desarrollo de las actividades, de acuerdo a las indicaciones y criterios de SENA. El contratista deberá responsabilizarse de las actividades de justificación administrativa del Proyecto de acuerdo con las indicaciones y criterios de SENA. Entre las actividades a desarrollar, incluirá: a) Registro y clasificación de documentos. b) Custodia. c) Control de versiones. d) Elaboración de las Memorias de Justificación del Proyecto según criterios de SENA. e) Recopilación y custodia de la documentación administrativa de solicitantes y beneficiarios de las acciones. Requisitos El contratista deberá cumplir con los siguientes requisitos obligatorios: 1. Disponer de los medios técnicos necesarios para la prestación del servicio. 2. El contratista tendrá disponibilidad para viajar a la sede de SENA cuando fuese requerido. 3. El contratista deberá estar presente en todas las actividades y demás eventos que pudieran organizarse en el marco del proyecto 4. Se designará un responsable del proyecto (Director del Proyecto), con categoría de consultor Senior, que actuará de interlocutor con SENA. SENA podrá proponer la sustitución de parte del personal asignado, en cuyo caso, el contratista procederá a realizarla sin que ello suponga coste adicional alguno. En ningún caso, la colaboración del contratista supondrá la concesión a éste por parte de SENA de facultades de representación para promover y/o concluir operaciones por cuenta y en nombre de la entidad. El contratista se someterá a las pautas y directrices que en el desarrollo de la ejecución del contrato pudieran dictarse, sometiéndose a las actuaciones de supervisión y control por parte de SENA. Plan Operativo El contratista deberá presentar, junto con su oferta, un Plan Operativo en el que aparezca con todo detalle la planificación, gestión y administración del servicio que constituye el objeto del contrato, así como su funcionamiento en conjunto.

El contratista presentará un organigrama de trabajo donde queden definidos las funciones y trabajos profesionales que estructurarán el servicio.

9. FORMATOS

FORMATO No.1 PRECOTIZACION

CONCEPTO VALOR IVA VALOR TOTAL

Contar con un sistema de respuesta automática a usuarios, con interfaz amigable y accesible a través de la web, brindando información precisa y en línea.

Nota: El valor total de la cotización incluye todos los costos y gastos relacionados con la ejecución del objeto a contratar.

FORMATO No2: HERRAMIENTAS DEL EDITOR DE CONTENIDO

DETALLE CUMPLE (X)

NO CUMPLE (X)

PREGUNTA - RESPUESTA

a. Chat de respuesta automática

b. Chat de respuesta automática con acompañamiento humano, permitiendo que el sistema lance la pregunta que desconoce a un agente de servicio y este pueda dar respuesta

c. Retroalimentación de la base de preguntas d. Estado de cada pregunta, permitiendo activar, publicar o inactivar e. Estado de cada categoría, permitiendo activar, publicar o inactivar f. Capacidad de integración con sistemas institucionales

g. Preguntas anidadas con búsqueda de integración con bases de datos de la institución

h. Validación de información con integración con base de datos de la institución i. Parametrización de una amplia lista de preguntas y respuestas j. Almacenamiento de mas de 10 mil respuestas k. Interpretación de textos

l. Diversificación de palabras para una misma pregunta

m. Varias preguntas para una misma respuesta

n. Gestión de categorización de preguntas o. Presentación de preguntas frecuentes p. Área de dialogo entre el usuario y el sistema q. Evaluación de respuesta recibida por pregunta r. Revisión de historial de preguntas durante conversación activa s. Presentación de imágenes de sensibilización al usuario

t. Banco de preguntas predefinido a respuestas de saludos o conversaciones básicas de usuarios u. Presentación de respuesta a preguntas con voz predefinida del sistema v. Modulo para administración de las preguntas, categorías w. Presentación de respuestas mas consultadas a los usuarios, ACCESO Y PUBLICACIÓN x. Integración con sistemas de redes sociales y. Permitir dar respuestas a través de redes sociales a. Acceso desde cualquier punto de internet

b. Acceso desde equipos de computo y dispositivos móviles, adaptación a cada uno en visualización c. Personalización de avatar

d. Secuencia de conversación por usuario 1.1. INFORMES Total de usuarios que han ingresado al sistema Total de usuarios por día

Total de usuarios en rol administrador o soporte Total de preguntas resueltas Total de preguntas no resueltas Lista de preguntas no resueltas Preguntas mas consultadas Consolidado de preguntas resueltas y número de veces que se consultó Consolidado de evaluación de preguntas

1.2. SOPORTE TÉCNICO a. Soporte técnico en español las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

b. Disponer un sistema de registro de solicitudes en la web

c. El sistema dispuesto para registro de casos permite agregar el detalle del caso y cargar documentos adjuntos d. El sistema dispuesto permite la revisión de trazabilidad del caso

e. Los casos son registrados por usuarios específicos f. Los casos que se generen solo podrán ser cerrados por el SENA g. Nivel de disponibilidad del sistema del 99% mensualmente h. Ayuda de sistema para el uso de la herramienta en idioma español

FORMATO No3: VALOR DESGLOSADO

REQUERIMIENTO VALOR POR USUARIO MES (si aplica)

VALOR TOTAL POR MES

Valor por adquisición de software (si aplica) Valor por licencia de uso para administración de soporte (si aplica)

Valor modulo reportes

Soporte técnico (numeral 1.3)

Transferencia de conocimiento (numeral 1.3)