cotizacion para digitalizacion documentos

PROPUESTA DE ORGANIZACIN ARCHIVSTICA

1. Identificacin del Fondo Documental Acumulado (FDA) Se dice que un fondo documental es acumulado cuando los documentos que lo conforman se han ido almacenando sin ningn tipo de valoracin y seleccin, razn por la cual en ellos coexisten documentos con valores primarios (administrativo, precautelativo, judicial, legal, etc.), documentos con valores secundarios (histricos e investigativos) y documentos sin valor. Para la organizacin de dicho fondo es necesario acogerse a la Ley 594 del 2000, por medio de la cual se dicta la ley general de archivos para entidades pblicas o privadas con funciones pblicas, y se dictan otras disposiciones como el acuerdo 002 de 2004 AGN, por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados, en el artculo tercero donde se especifican cuatro etapas para la organizacin de los FDA: primera etapa: compilacin de informacin institucional; segunda etapa: Diagnstico; tercera etapa: elaboracin y ejecucin del plan de trabajo archivstico integral y cuarta etapa: valoracin. Realizada toda esta parte, posteriormente se elaborarn las Tablas de Valoracin Documental como producto del anlisis y organizacin del FDA, que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotacin de sus fechas extremas, su valoracin, su disposicin final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposicin final; esto con el fin de describir en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado y convertirse en la gua para la organizacin, seleccin Nueva Direccin CLL 45 No. 87-15 Medelln Telfono: 4484878 e-mail: [email protected]

y conservacin de documentos de valor histrico y expurgo de los documentos que han perdido su valor. Para la elaboracin de las Tablas de Valoracin documental (TVD) se requiere las siguientes actividades: Investigacin de la historia institucional y las normas relacionadas con su creacin, modificacin a su estructura orgnica y sus funciones. Identificacin de las series y/o asuntos producidos y recibidos en la institucin. Clasificacin de los documentos al interior de cada unidad funcional por series, subseries, asunto. Clasificacin y codificacin de los documentos de acuerdo con la estructura orgnica y funcional de ADN Alas de Nuevo. Aplicacin de criterios se de valorizacin para identificar qu eliminar tomando en cuenta la documentacin debe

aprobacin del Comit de Archivo. Identificacin de que series deben conservarse de acuerdo con los plazos de conservacin establecidos. Se debe tener en cuenta que los documentos que se conservan en el archivo central, tienen un valor administrativo, legal, fiscal y contable; y los que conservan para el archivo histrico, tienen un valor cultural, investigativo o cientfico. Aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental Eliminacin de documentos. Identificacin de qu documentacin debe digitalizarse: cuando se evalen los tiempos que deben conservarse las Historias Clnicas, se determinarn cules debern pasar por el proceso de digitalizacin y no realizar reproceso con documentos que ya han perdido su valor administrativo y/o histrico. Calle 45 No. 87-15 Medelln Telfono: 4484878 - 2539003 e-mail: [email protected] 2

Ordenacin de los documentos segn criterios previamente definidos. Descripcin: realizar el inventario de cada unidad documental registrando los datos requeridos en el formato nico de inventario documental establecido por el AGN (para la realizacin de este inventario debern hacerse cargo ustedes, con nuestra asesora).

Ubicacin fsica de la documentacin reflejando la clasificacin y ordenacin de las series documentales.

2. Diagnstico sobre el estado actual del archivo de Historias Clnicas. Basados en estas disposiciones, se realiz inicialmente en la empresa ADN un anlisis general sobre la identificacin de depsitos y el estado actual de los documentos, arrojando los siguientes aspectos: Entidad: ADN Alas de Nuevo Comit de Rehabilitacin. Nmero y ubicacin de los depsitos: Un depsito ubicado en el rea administrativa del Centro de Rehabilitacin, donde la documentacin se encuentra en cuatro estantes rodantes. Y el otro depsito ubicado en las instalaciones de la IPS de ADN cerca al rea administrativa. Condiciones ambientales: La condicin fsica del rea del archivo de la Entidad se encuentra relativamente adecuada para preservar y conservar la totalidad de su documentacin en el primer depsito, a favor de tener una temperatura de 18 C aproximadamente y una humedad relativa que oscila entre 45 y 55%. A dems su estructura Calle 45 No. 87-15 Medelln Telfono: 4484878 - 2539003 e-mail: [email protected] 3

fsica est debidamente ubicada y en buenas condiciones, solo le hacen falta las medidas de aseguramiento contra desastres, especialmente contra El incendios, contando depsito se con alarmas detectores encuentra en de humo y no muy extintores. segundo condiciones recomendables, puesto que es un lugar muy encerrado y biolgicas crticas, produciendo con ello, prdida de la misma. hmedo,

estando gran parte de las Historias Clnicas vulnerables a infecciones

Volumen documental en metros lineales: Tomando en cuenta que un metro lineal equivale a 0.90 mts. y el promedio de folios por metro lineal es de 6.300, se obtuvieron las siguientes medidas En el primer depsito se encontraron 224 metros lineales y 14.112 Historias Clnicas, en promedio de 100 folios por Historia. Y en el segundo depsito 364 metros lineales y 22. 932 Historias Clnicas, en promedio de 100 folios por Historia.

Identificacin de Historias Clnicas como Unidades Documentales. Evaluacin de la ordenacin numrica de las carpetas, encontrndose dos formas diferentes numrico y por cedula). de codificacin (Cdigo

Duplicidad de la documentacin (fotocopias y/o documentos repetidos). Quedando un interrogante en la cantidad de historias clnicas ya que en lo visto en el inventario que tienen y los datos

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suministrados hacen referencia a 94.000 historias clnicas, donde estn las otras? O por qu hay un clculo de 94.000? ya se ha hecho eliminacin?

3. Digitalizar las Historias Clnicas. (Solicitud de ADN) Tomando la valoracin de las Historias Clnicas comprendida en las Tablas de Valoracin Documental y despus de haber avalado ante el Comit de Archivo las que se deben eliminar, se realizar el proceso de digitalizacin, para las que no se han de destruir. La digitalizacin cobija una serie de pasos previos de preparacin dependiendo del tipo de documentos a procesar y otros posteriores, que permiten facilitar las consultas de los mismos segn el resultado que se desea obtener. Estos son: PREPARACIN: Desempastar o deslegajar, desprendimiento de papelera continua, eliminar copias y tirillas, quitar ganchos y desdoblar. No incluye ningn tipo de organizacin ni revisin. ORGANIZACIN: organizar en forma cronolgica los documentos al interior de la carpeta. EXPURGO: eliminar documentos especificados por el cliente. CLASIFICACIN: Clasificar de acuerdo a instrucciones del cliente (como son Historias Clnicas, este proceso se realizar de acuerdo a la Resolucin 1995 de 1999 AGN) DIGITALIZACIN: pasar por el scanner los documentos, configurar la intensidad y las condiciones en que se digitaliza, garantizar que no falte ningn documento por digitalizar en ninguna de sus caras si es el caso Calle 45 No. 87-15 Medelln Telfono: 4484878 - 2539003 e-mail: [email protected] 5

CONTROL DE CALIDAD: puede ser pgina nica (incluye girar imgenes, garantizar que los documentos sean legibles) o multipgina con nombre de archivo automtico (incluye girar imgenes, separar garantizar que los documentos sean legibles y en donde termina el archivo, nombrando

automticamente el archivo). El resultado final puede ser en formato jpg, tiff o pdf, en caso de ser plano que este pueda ser visto en autocad de igual forma queda como imagen. RENOMBRAR ARCHIVOS: es colocar un nombre especfico al archivo de la imagen porque no puede ser automtico. Mximo 14 caracteres para el nombre INDEXACIN: puede ser por lote (en grupos mnimo de 50 imgenes) o por imagen LEGAJACIN: consiste en volver a organizar los documentos en las carpetas con legajo. No incluye materiales (carpetas y legajos) El proceso de digitalizacin puede realizarse en nuestras instalaciones o en las instalaciones del cliente con un costo adicional. El nmero de campos de indexacin puede extenderse de acuerdo con los requerimientos del cliente con un costo adicional. El nmero de caracteres para los campos de indexacin no podr exceder de 40 en promedio los cuales son acumulables. Por ejemplo si son 4 campos el total de caracteres no podr exceder de 160. Las Historias Clnicas deben ser inventariadas con los siguientes campos: Cdula, Nombres, Apellidos, fecha de la primera consulta y fecha de la ltima consulta, tipo de la ultima consulta, e identificar cuales historias son histricas por ser patrimonio cultural o cientfico (Personajes de la sociedad y enfermedades epidemiolgicas). Calle 45 No. 87-15 Medelln Telfono: 4484878 - 2539003 e-mail: [email protected] 6

De acuerdo a la valoracin realizada anteriormente descrita, les ofrecemos la siguiente cotizacin: 1. Lo primero a realizar son las Tablas de Valoracin documental, ya que son exigidas por Ley para su Entidad, estas no solo cubren el anlisis de la historia clnica sino de todos los documentos que produce la entidad en sus diferentes dependencias, ayudan a normalizar la produccin e identificar los documentos que ya cumplieron vigencia lo cual permite reducir costos en procesos como digitalizacin.

2. Para el manejo de los inventarios y el seguimiento en el da a da, les ofrecemos el programa PISCIS. MODULO 1 Manejo Inventario e impresin de etiquetas de identificacin. Manejo de Enlace de imgenes en los formatos .PDF, .TIFF, .JPG Software, totalmente configurable por el usuario, permite tener los campos que el usuario decida, no es cerrado. Manejo de envi por e-mail o buzones. de Gestin Documental


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Permite manejar Radicados Internos, Externos, Recibidos, Enviados y un control de los documentos no radicables. Prstamo de documentos. Manejo de las series, subseries y tipos documentales de las diferentes dependencias. Manejo de contactos (Clientes y Usuarios) que interactan con las dems opciones, haciendo gil la indexacin. Control de ubicaciones fsicas donde documentos. Manejo de la Tabla de Valoracin y Retencin Documental haciendo opaco el proceso para el usuario final. Control de tiempos de conservacin, control de uso de series y subseries por dependencia, control de actas de destruccin de documentos. se encuentran los

Permite consultar por palabras en cualquier parte del campo, o consultar por cualquier campo de la tabla y traer la imagen enlazada.

La propuesta es la siguiente Organizacin y digitalizacin de Historias clnicas, indicando los parmetros para el manejo de los dems tipos documentales de la entidad, y capacitndolos en un proceso que garantice la organizacin hacia el futuro y evitar tener nuevamente un Fondo Acumulado desorganizado. Incluye: 1. Realizacin Tablas de valoracin documental (TVD) Calle 45 No. 87-15 Medelln Telfono: 4484878 - 2539003 e-mail: [email protected] 8

2. Organizacin de las Historias Clnicas en forma Cronolgica e inventarios con los campos de: Cdula, Nombres, Apellidos, Fecha primera consulta, Fecha ltima consulta, Tipo de ltima consulta. (Identificar su proceso histrico debe ser realizado por ustedes) 3. Digitalizacin de los documentos de las historias clnicas que todava son vigentes, una historia clnica es vigente hasta 20 aos despus de su ltima consulta. 4. Se entrega el Modulo Piscis No. I donde se entregar toda la informacin inventariada y escaneada. Inversin: $9.980 por Historia Clnica mas IVA. Se realizan todos los procesos anteriores siempre que la cantidad de Historias sea mayor a 8.016, en caso contrario se cobrar cada producto por separado.


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