cosa manca ad un brief
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Un progetto parte quasi sempre dalla stesura di un documento di specifiche chiamato brief. Il brief dovrebbe contenere tutte le informazioni relative all’azienda e al progetto: tempi, obiettivi prefissi, statistiche, idea, competitor… Dovrebbe facilitare le decisioni aziendali e le spiegazioni ai fornitori. È il frutto di diverse giornate o settimane di lavoro da parte degli uffici marketing e/o tecnici interni all’azienda, richiede diversi incontri con il management per approvazione/assegnazione del budget e altri incontri con i fornitori dei servizi, per spiegare il progetto e chiedere un preventivo di esecuzione. Ma avete mai provato a riprendere in mano il brief a progetto realizzato e a confrontare l’idea con il progetto finito? In questo talk smontiamo alcuni miti sul brief e proviamo a capire come CTO, CMO e partner/fornitori possano farlo diventare il vero step 1 del progetto. È possibile che le aziende coinvolte scrivano il brief insieme, partecipando all’analisi dell’idea e individuando le informazioni davvero utili? E se fosse il fornitore a guidarvi nella stesura delle soluzioni tecniche? Se già il brief mettesse l’utente al centro del processo?TRANSCRIPT
Cosa manca ad un brief
Be!er So"ware 2013 Firenze, 12 novembre 2013
di Marianna Cerato e Ilaria Mauric
Ilaria Mauric User experience designer GNV&Partners
@ilariamauric����������� ������������������ it.linkedin.com/in/ilariamauric
Marianna Cerato Frontend developer e User experience designer
GNV&Partners
@mariannacerato����������� ������������������ it.linkedin.com/in/mariannacerato
Perché questo talk
• difficoltà ricorrenti
• brief lacunosi
• brief per proge"i digitali stru"urati come brief creativi
• incomprensioni
• time consuming
Obie!ivi
• far diventare il brief un documento autorevole per tu"i i team coinvolti nel proge"o
• consegna di valore fin dal brief
• disegnare un perimetro per lavorare in concerto
Pagine min > 5
max > 100
Formato doc, pdf, ppt
Ricevuto via mail, a volte
anticipato per tel
Possibilità di discuterlo con riunione di
approfondimento
Il����������� ������������������ design����������� ������������������ lo����������� ������������������ fate����������� ������������������ voi,����������� ������������������ lo����������� ������������������ sviluppo����������� ������������������ lo����������� ������������������ fa����������� ������������������ XY,����������� ������������������ al����������� ������������������ resto����������� ������������������ pensiamo����������� ������������������
noi.
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Quanto����������� ������������������ costa?
CLIENTE:
DATA/LUOGO:
INTERLOCUTORI:
OGGETTO:
GENESI DEL PROGETTO:
IL MERCATO DI RIFERIMENTO:
Vantaggio Competitivo:
Posizionamento:
e-xtrategy srlvia s. ubaldo, 36 - 60030 monsano (an) - italy - tel +39 0731 60225- fax +39 0731 690556
www.e-xtrategy.net - info@e-xtrategy.net
1
Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui
Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
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N
1. a condensed or short statement or wri"en synopsis; abstract […]
brief /briːf/
Fonte: Wordreference, Collins Concise English Dictionary © HarperCollins Publishers
ADJ
1. short in duration
2. short in length or extent; scanty: a brief bikini
3. terse or concise; containing few words […]
brief /briːf/
VB (transitive)
1. to prepare or instruct by giving a summary of relevant facts
2. to make a summary or synopsis of
3. […]
Fonte: Wordreference, Collins Concise English Dictionary © HarperCollins Publishers
brief e briefing
Dunque, si definisce briefing un breve incontro in cui vengono impartite sintetiche informazioni e dire"ive in merito a un proge"o o a un piano d’azione.
Fonte: Sapere.it di De Agostini
To brief dall’inglese, si traduce in italiano con “dare informazioni”.
Sovente, nel corso del briefing viene reda"o un documento (brief), che riporta le informazioni e le linee guida per la lavorazione del proge"o. [...]
“Ti briffo”
breve sintetico informativo
Parliamo di proge"i digitali.
Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
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Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
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Azienda o Ente
Proge!o Utenti
Proge!o UtentiAzienda o Ente
CEO
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Partner Fornitore
Team UX
Team dev
Proge!o UtentiAzienda
o Ente CEO
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Partner Fornitore
Team UX
Team dev
Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecnici Customer CareRedazioni Comunicazione …
Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
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Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
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Breve intro
Domande aperte per capire se il problema era sentito anche dagli altri.
5 Commi"enti (CMO, CTO)
10 Partner / Fornitori (design, sviluppo)
Partecipa anche tu su bit.ly/1hzDKbr blog.gnvparters.com
Da chi nascono le idee contenute in un brief?
Dall’Editore o da proposte fa!e dal team di lavoro vagliate comunque da lui.
Dalla proprietà o dai sistemi informativi.
Dai responsabili di prodo!o o di mercato.
Sono idee nostre.
Necessità imposte dal mercato o dal customer care.
Dalle redazioni, dal webmarketing.
Da chi nascono le idee contenute in un brief?
Commi!ente
Su cosa si basa l’idea contenuta in un brief?
Definizione obie!ivi, kpi, budget e tempi.
Best practices, o!imizzazione e automatismo dei flussi di lavoro
Esigenze del momento, aspe!ative sul proge!o, obie!ivi da raggiungere, stare al passo coi tempi.
Informazioni, obie!ivi, richieste.
Su cosa si basa l’idea contenuta in un brief
Commi!ente
Chi deve approvarlo?
Il CEO.
L’editore.
Il responsabile del proge!o.
Il CMO.
La direzione generale.
Chi deve approvarlo?
Commi!ente
Che cos’è per te un brief?
Rappresenta un tentativo di descrizione di quanto il cliente crede di volere (o di poter fare).
Che cos’è per te un brief?
Partner / Fornitore
Che informazioni ti aspe!i di trovare in un brief?
Business model.
Partner / Fornitore
Che informazioni ti aspe!i di trovare in un brief?
Principali a!ori.
Epic stories.
Budget.
Tempistiche.
Vincoli tecnologici.
Le informazioni contenute nei brief che ricevi sono quelle che ti servono?
Non sempre.
Nel 99% dei casi no.
Alcune. Ma sono più interessanti quelle che il cliente non dice. Cose che per lui sono ovvie o implicite, o a cui ha fa!o il callo senza accorgersene.
Partner / Fornitore
Le informazioni che ricevi sono quelle che ti servono?
Cosa si aspe!a da te il Cliente dopo averti mandato un brief?
Cosa ti aspe!i dal partner o fornitore quando gli hai mandato un brief?
Domande per la definizione del proge!o e per evitare
fraintendimenti su obie!ivi e percorsi da
intraprendere.
Partner / FornitoreCommi!ente
Cosa ti aspe!i / cosa si aspe!a dopo averlo mandato?
Una prima ipotesi proge!uale, con un
orizzonte economico identificato.
Partner / FornitoreCommi!ente
Cosa ti aspe!i / cosa si aspe!a dopo averlo mandato?
Economics e tempistiche.
Partner / FornitoreCommi!ente
Cosa ti aspe!i / cosa si aspe!a dopo averlo mandato?
Un preventivo a corpo
e dei tempi.
Partner / FornitoreCommi!ente
Cosa ti aspe!i / cosa si aspe!a dopo averlo mandato?
Un preventivo a corpo
e dei tempi.
Partner / FornitoreCommi!ente
Cosa ti aspe!i / cosa si aspe!a dopo averlo mandato?
Quanto tempo impiegate a scrivere un brief?
Minimo qualche ora o un giorno, massimo qualche se!imana.
Non meno di un mese.
Commi!ente
Quanto tempo impiegate per scrivere un brief?
Quante revisioni subisce?
In media, 2/3. Ma per grandi proge!i, anche 5.
Commi!ente
Quante revisioni subisce?
Quanto tempo trascorre in media dall’invio del brief al partner /fornitore all’avvio el proge!o?
Quanto tempo trascorre in media dalla ricezione del brief all’avvio del proge!o?
2 se!imane.Non meno di un mese.
Mesi e mesi.
Partner / FornitoreCommi!ente
Quanto tempo trascorre dall’invio al partner/fornitore al kickoff?
2 se!imane.Non meno di un mese.
Mesi e mesi.
2 se!imane.Non meno di un mese.
Mesi e mesi.
Partner / FornitoreCommi!ente
Quanto tempo trascorre dall’invio al partner/fornitore al kickoff?
I GANTT prefissati vengono rispe!ati?
I GANTT prefissati vengono rispe!ati?
Sì.
A volte.
Partner / FornitoreCommi!ente
I GANTT prefissati vengono rispe!ati?
Mai.
ahahahahahahahah!!
Partner / FornitoreCommi!ente
I GANTT prefissati vengono rispe!ati?
Sì.
A volte.
Partner / FornitoreCommi!ente
Mai.
Quali sono i problemi ricorrenti nei proge!i nati da un brief?
Quali sono i problemi ricorrenti nei proge!i nati da un brief?
Cambiamenti acce!ati mal volentieri.
Mancanza di de!aglio.Analisi poco approfondita.
Partner / FornitoreCommi!ente
Quali sono i problemi ricorrenti in un proge!o nato da un brief?
Rigidità.
Informazioni inutili o incomplete.
Partner / FornitoreCommi!ente
Quali sono i problemi ricorrenti in un proge!o nato da un brief?
Cambiamenti acce!ati mal volentieri.
Mancanza di de!aglio.Analisi poco approfondita.
Quali sono i vantaggi ricorrenti nei proge!i nati da un brief?
Quali sono i vantaggi ricorrenti nei proge!i nati da un brief?
Concordare a priori obie!ivi e KPI.
Condivisione del proge!o.
Punti di vista molteplici.
Partner / FornitoreCommi!ente
Quali sono i vantaggi ricorrenti in un proge!o nato da un brief?
Concordare a priori obie!ivi e KPI.
Condivisione del proge!o.
Punti di vista molteplici.
Esistono?
Partner / FornitoreCommi!ente
Quali sono i vantaggi ricorrenti in un proge!o nato da un brief?
Abbiamo l’occasione di trovare i giusti
interlocutori e far loro le giuste domande.
Partner / FornitoreCommi!ente
Quali sono i vantaggi ricorrenti in un proge!o nato da un brief?
Concordare a priori obie!ivi e KPI.
Condivisione del proge!o.
Punti di vista molteplici.
Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
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Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
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Azienda o Ente
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Redazioni Customer Care Comunicazione
CEO
Idea di proge"o tempo sconosciuto
Utenti
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Redazioni Customer Care Comunicazione
Idea di proge"o tempo sconosciuto
UtentiAzienda
o EnteCEO
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Redazioni Customer Care Comunicazione
Scri"ura del brief 1 se! • 1 mese
Proge!o UtentiAzienda
o EnteCEO
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Redazioni Customer Care Comunicazione
Scri"ura del brief 1 se! • 1 mese
Proge!o UtentiAzienda
o EnteCEO
Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecnici …
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Redazioni Customer Care Comunicazione
CEO valuta il brief prodo"o 1 se! • 1 mese
Proge!o UtentiAzienda
o EnteCEO
Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecnici …
Partner Fornitore
Partner Fornitore
Partner Fornitore
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Redazioni Customer Care Comunicazione
Partner / fornitori selezionati analizzano il brief 1 g • 5 gg
Proge!o UtentiAzienda
o EnteCEO
Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecnici …
Partner Fornitore
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Redazioni Customer Care Comunicazione
Scelta del partner / fornitore 1 se! • 1 mese
Proge!o UtentiAzienda
o EnteCEO
Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecnici …
Partner Fornitore
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Redazioni Customer Care Comunicazione
Approfondimenti con partner / fornitore scelto 1 se! • 1 mese
Proge!o UtentiAzienda
o EnteCEO
Team UX
Team dev
Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecnici …
Partner Fornitore
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecniciRedazioni Customer Care Comunicazione
Approvazione e kickoff 1 mese • 8 mesi
Proge!o UtentiAzienda
o EnteCEO
Team UX
Team dev
…
Fonte: Agile Experience Design di Lindsay Ratcliffe e Marc McNeill
CEO, CMO, CTO… DEV
Come����������� ������������������ utente…⋯����������� ������������������ voglio…⋯����������� ������������������
in����������� ������������������ modo����������� ������������������ che…⋯
DESIGN
Il Cliente si aspe"a che i designer si occupino della grafica e gli sviluppatori dello sviluppo.
Il Cliente è tendenzialmente o"imista sui tempi di lavoro che affida all’esterno.
Il partner / fornitore è tendenzialmente guardingo sul proge"o in generale e sui tempi di realizzazione.
Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
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Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
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Il brief (o l’idea) non è stato verificato con le persone a cui è rivolto.
Utenti
Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecnici …
Il brief (o l’idea) non è stato verificato con le persone che coinvolge.
Quasi sempre, i partner / fornitori che lavoreranno sul brief non conoscono il dominio e sul documento non se ne parla.
Quasi sempre, i partner / fornitori temono che durante il proge"o emergano aspe"i che lo porteranno a un bagno di sangue.
Rigidità.
Informazioni inutili o incomplete.
Partner / FornitoreCommi!ente
Quali sono i problemi ricorrenti in un proge!o nato da un brief?
Cambiamenti acce!ati mal volentieri.
Mancanza di de!aglio.Analisi poco approfondita.
Non sono previste a"ività di verifica neanche post proge"o.
Riscontrato sopra!u!o su proge!i di servizio, non di prodo!o.
Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
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Come nasce un brief (parte 2)
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Come nasce un brief (parte 1)
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Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
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#1 Definire il dominio
Partner / FornitoreAzienda o Ente
Dominio Dominio
O!enere Fare
Strategia
Partner / FornitoreAzienda o Ente
#2 Dichiarare la strategia di business
Dichiarare la strategia di business
• obie"ivi di business e bmc • benchmark e competitor • vincoli stru"urali o tecnici • a"ori ed epic stories • kpi e metriche • priorità, tempi, budget • product owner e interlocutori
• obie"ivi di business e bmc • benchmark e competitor • vincoli stru"urali o tecnici • a"ori ed epic stories • kpi e metriche • priorità, tempi, budget • product owner e interlocutori
“Puliamo” il linguaggio
Definire un obie!ivo
specificoS
A
R
T
misurabile
acce!abile
rilevante
tempificato / tracciabile
M
Obie!ivoAzione
≠Strumento
AzioneStrumento
Obie!ivo
Il����������� ������������������ design����������� ������������������ lo����������� ������������������ fate����������� ������������������ voi,����������� ������������������ lo����������� ������������������ sviluppo����������� ������������������ lo����������� ������������������ fa����������� ������������������ XY,����������� ������������������ al����������� ������������������ resto����������� ������������������ pensiamo����������� ������������������
noi.
Mi����������� ������������������ mandi����������� ������������������ il����������� ������������������ preventivo����������� ������������������ per����������� ������������������ la����������� ������������������ grafica����������� ������������������ ����������� ������������������ di����������� ������������������ questo����������� ������������������ progetto?
Vogliamo����������� ������������������ una����������� ������������������ community,����������� ������������������ ����������� ������������������ quanto����������� ������������������ costa?
Vogliamo����������� ������������������ la����������� ������������������ gamification.����������� ������������������ ����������� ������������������
Le����������� ������������������ regole����������� ������������������ le����������� ������������������ facciamo����������� ������������������ noi,����������� ������������������ ����������� ������������������ te����������� ������������������ le����������� ������������������ diamo����������� ������������������ tra����������� ������������������ poco.����������� ������������������ ����������� ������������������
Quanto����������� ������������������ costa?
Vogliamo����������� ������������������ aumentare����������� ������������������ le����������� ������������������ vendite����������� ������������������ dei����������� ������������������ nostri����������� ������������������
prodotti.
Vogliamo����������� ������������������ raggiungere����������� ������������������ gli����������� ������������������
utenti����������� ������������������ che����������� ������������������ usano����������� ������������������ il����������� ������������������ nostro����������� ������������������ software����������� ������������������ da����������� ������������������ nuovi����������� ������������������ dispositivi.
Vogliamo����������� ������������������ diventare����������� ������������������ il����������� ������������������ punto����������� ������������������ di����������� ������������������ riferimento����������� ������������������ per����������� ������������������ X����������� ������������������ nel����������� ������������������ territorio����������� ������������������ Y.����������� ������������������
Vogliamo����������� ������������������ ridurre����������� ������������������ i����������� ������������������ costi����������� ������������������ di����������� ������������������ assistenza.
A!ori
Sono singole persone o gruppi di persone che hanno bisogno di usare il servizio o prodo"o digitale.
Sistema fa!urazione
Proge!o
Anonimo
Registrato
Magazzino
Admin
Sistema spedizione
Customer care
Epic story
Una epic story rappresenta un bisogno di uno degli a"ori del sistema che potrà essere descri"o in user stories più de"agliate.
#3 Verifica e sostenibilità degli obie!ivi
Verifica e sostenibilità degli obie!ivi
• partire dai dati reali • verificare le idee con gli a"ori che dovranno
realizzarla, possibilmente prima di prome!erle al CEO
• priorità e rilasci non per feature, ma per obie"ivi e metriche.
#4 Ridefinire i ruoli
Il partner / fornitore non è “quello che fa la grafica”, “quello che fa il sito”, “quello che scrive codice”.
L’utente non è un’entità che genera impression e statistiche.
Ridefinire i ruoli
#5 Condividere la design vision
Fonte: Agile Experience Design di Lindsay Ratcliffe e Marc McNeill (rivisitato)
CEO, CMO, CTO…
conoscenza del dominio
esperienza
dirige
addestra
sostiene
delega
Leadership situazionale
esperienza
dirige
addestra
sostiene
delega
Buone pratiche del partner / fornitore
Buone pratiche del partner / fornitore
• chiedere perché (Ask Why, why, why, why and why!)
• guarire dalla sindrome del “Me l’avete chiesto voi”
• individuare interlocutori e product owner • chiarire chi fa cosa
h!p://zurb.com/manifesto
• rilasci basati sulle priorità • basta dire che per tu"o ci vuole minimo
un anno • misurare • rinunciare al proprio ego: non è per voi
ma per il Cliente e per chi beneficerà del proge"o
Buone pratiche del partner / fornitore
Proge!o UtentiAzienda
o EnteCEO
Partner Fornitore
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Redazioni Customer Care Comunicazione
Proge!o UtentiAzienda
o EnteCEO
Team UX
Team dev
Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecnici …
Partner Fornitore
CMO
CTO
Responsabile di proge!o
Tech / Digital / Web unit
Redazioni Customer Care Comunicazione
Proge!o UtentiAzienda
o EnteCEO
Team UX
Team dev
Uffici contabili Copy Uffici legaliUffici tecnici …
ipotizziamo che il tempo necessario corrisponda al best case
Vantaggi
• meno spreco
• meno dispersione delle informazioni
• riduzione del rischio
• le riunioni sono già operative
• team multidisciplinare perme"e di orientare le scelte consapevolmente
Rispondi al questionario!Aiutaci a capire come scrivere meglio un brief per far partire un proge"o col piede giusto:
bit.ly/1hzDKbr
@mariannacerato,����������� ������������������ @ilariamauric
Ringraziamenti• Mabel Morri (www.mabelmorri.it) per le
illustrazioni
• Lia, Marco, Alessandro, Stefano, Sergio
• Francesco, Michele, Lorenzo, Ma"eo, Daniele, Alessandro, Daniel, Alberto, Michele, Lorenzo
• Nicolò, Luca, e Fabio di GNV&Partners
Be!er So"ware 2013 • Firenze, 12 novembre 2013
#1 Definire il dominio #2 Dichiarare la strategia di business #3 Verifica e sostenibilità degli obie!ivi #4 Ridefinire i ruoli #5 Condividere la design vision