Corso di formazione su Microsoft® Office Outlook®  2007

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Sommario del corso

• Panoramica: La nuova versione di Outlook

• Lezione 1: Novità principali

• Lezione 2: Trovare i comandi di uso comune

• Lezione 3: Inviare e ricevere allegati e immagini

Ogni lezione include un elenco di attività consigliate e alcune domande di verifica.

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Panoramica: La nuova versione di Outlook

È disponibile una nuova versione di Outlook.

La nuova versione offre un aspetto completamente rinnovato e nuove funzionalità. Queste novità non comportano tuttavia tempi eccessivi di apprendimento del nuovo programma.

Al contrario, la nuova struttura e le nuove funzionalità garantiscono efficienza e semplicità maggiori nello svolgimento delle attività eseguite quotidianamente in Outlook.

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Obiettivi del corso

• Esplorare Outlook 2007, acquisire familiarità con le modifiche e comprenderne i motivi.

• Trovare i comandi sulla barra multifunzione ed effettuare le normali attività quotidiane, come leggere e inviare messaggi di posta elettronica, gestire appuntamenti e riunioni nonché utilizzare i contatti.

• Inviare e ricevere immagini e allegati. Assicurarsi che i destinatari possano aprire allegati nei nuovi formati della versione Microsoft Office 2007.

Lezione 1

Novità principali

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Novità principali

La prima volta che si crea un messaggio in Outlook 2007 o si apre un messaggio ricevuto, viene visualizzata la barra multifunzione.

Si tratta dell'area superiore della finestra.

Il nuovo aspetto di Outlook è determinato in particolare dalla barra multifunzione, che costituisce una delle novità più significative introdotte in Outlook.

Acquisendo familiarità con il programma, si noterà che non si tratta solo di una novità visiva, ma che la barra multifunzione consente di eseguire qualsiasi operazione in modo più semplice e con un numero minore di passaggi.

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Introduzione alla barra multifunzione

Nuovo messaggio di posta elettronica. La barra multifunzione viene visualizzata nella parte superiore della finestra.

La barra multifunzione è visibile ogni volta che si crea o modifica un elemento di Outlook.

Prima di introdurre il nuovo sistema, Microsoft ha compiuto un'attenta ricerca sulle modalità di utilizzo dei comandi di Outlook da parte degli utenti.

In base ai risultati della ricerca, è stata conferita maggiore evidenza ad alcuni comandi di Outlook mentre i comandi più comuni sono stati visualizzati e raggruppati in modo da semplificarne l'individuazione e l'utilizzo.

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Panoramica dettagliata della barra multifunzione

Per semplificare l'apprendimento dell'utilizzo della barra multifunzione, di seguito vengono fornite alcune informazioni sulla disposizione di base degli elementi della barra.

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Schede: la barra multifunzione è composta da diverse schede, ognuna correlata a tipi specifici di operazioni effettuate in Outlook.

Gruppi: ogni scheda contiene diversi gruppi in cui vengono raggruppati elementi correlati.

Comandi: un comando è un pulsante, una casella per l'immissione di informazioni o un menu.

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Nella barra multifunzione vengono visualizzati gli elementi necessari

Come già illustrato, la barra multifunzione viene visualizzata quando si effettuano operazioni specifiche, ad esempio la creazione di messaggi, voci del calendario o contatti.

Nella barra multifunzione vengono visualizzati i comandi e le schede appropriati per l'operazione da effettuare.

Di conseguenza, le schede visualizzate nella barra multifunzione variano a seconda dell'area di Outlook utilizzata.

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Nella figura sono illustrate alcune delle differenze.

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In un nuovo messaggio vengono visualizzate le schede Messaggio e Opzioni.

In un nuovo appuntamento viene visualizzata la scheda Appuntamento.

In un nuovo contatto viene visualizzata la scheda Contatto.

Nella barra multifunzione vengono visualizzati gli elementi necessari

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Molte altre funzionalità da scoprire

Una piccola freccia nella parte inferiore di un gruppo indica la disponibilità di elementi aggiuntivi rispetto a quelli visualizzati.

Questo pulsante   è denominato pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo.

Nella figura viene mostrato come, per visualizzare un elenco completo di opzioni relative ai tipi di carattere, sia necessario fare clic sulla freccia accanto al gruppo Testo base nella scheda Messaggio di un nuovo messaggio di posta elettronica.

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Barra di formattazione rapida

La barra di formattazione rapida consente di accedere rapidamente ai comandi di formattazione esattamente nel punto in cui sono necessari, ovvero nel corpo di un messaggio di posta elettronica.

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Selezionare il testo trascinando il mouse, quindi posizionare il puntatore sulla selezione.

La barra di formattazione rapida verrà visualizzata con un effetto di dissolvenza. Se si posiziona il puntatore del mouse sulla barra, questa viene attivata ed è possibile fare clic su un'opzione di formattazione.

Nella figura è illustrato il funzionamento della barra:

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Barra di accesso rapido

La barra di accesso rapido è una piccola barra degli strumenti visualizzata al di sopra della barra multifunzione.

La barra di accesso rapido rende immediatamente disponibili i comandi necessari e utilizzati con maggiore frequenza.

La caratteristica più interessante della barra di accesso rapido è che consente di visualizzare i comandi preferiti dell'utente.

È infatti possibile aggiungere i comandi preferiti con un semplice clic del mouse.

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Barra di accesso rapido

In funzione dell'area di Outlook in uso, verranno visualizzate e utilizzate barre di accesso rapido diverse.

Le personalizzazioni della barra di accesso rapido per i messaggi da inviare, ad esempio, non sono presenti nella barra di accesso rapido per i contatti. 

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Tasti di scelta rapida

Se si utilizzano tasti di scelta rapida anziché il mouse o un'altra periferica di puntamento, si noterà che alcuni tasti di scelta rapida sono rimasti invariati, mentre altri sono stati modificati.

Poiché l'introduzione della barra multifunzione ha comportato la modifica della posizione dei comandi, i tasti di scelta rapida che utilizzano ALT risulteranno probabilmente diversi da quelli delle versioni precedenti.

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Tasti di scelta rapida

Se si utilizzano tasti di scelta rapida anziché il mouse o un'altra periferica di puntamento, si noterà che alcuni tasti di scelta rapida sono rimasti invariati, mentre altri sono stati modificati.

Per semplificare le operazioni:

1. Premere innanzitutto ALT.

2. Premere il tasto indicato per visualizzare la scheda corretta, quindi premere la lettera corrispondente al comando desiderato.

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Opzioni disponibili

In Outlook sono disponibili molte opzioni per modificare l'aspetto e il funzionamento del programma.

Le modalità per accedere a queste opzioni del programma sono rimaste invariate.

Come illustrato nella figura, è ancora necessario scegliere Opzioni dal menu Strumenti nella finestra principale di Outlook e utilizzare la finestra di dialogo Opzioni .

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Ulteriori informazioni sulle opzioni

È possibile impostare le opzioni di Outlook 2007 da più posizioni diverse.

Opzioni per la composizione dei messaggi di posta elettronica

Se si desidera modificare le impostazioni per la composizione dei messaggi di posta elettronica, ad esempio se si desidera non ignorare le parole in maiuscolo durante il controllo ortografico, è possibile utilizzare la finestra di dialogo Opzioni editor.

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Ulteriori informazioni sulle opzioni

È possibile impostare le opzioni di Outlook 2007 da più posizioni diverse.

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Fare clic sul pulsante Microsoft Office .

Creare innanzitutto un messaggio, quindi effettuare le seguenti operazioni:

Fare clic su Opzioni editor.

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Ulteriori informazioni sulle opzioni

È possibile impostare le opzioni di Outlook 2007 da più posizioni diverse.

Opzioni per l'invio dei messaggi di posta elettronica

Quando si invia un messaggio di posta elettronica, è possibile determinare la modalità di invio del messaggio. Per impostare queste opzioni, è necessario utilizzare le schede disponibili nella barra multifunzione per il messaggio aperto.

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Ulteriore novità: barra Da fare

Posizionata all'estremità sinistra della finestra, labarra Da fare viene visualizzata ogni volta che si utilizza Outlook.

La barra Da fare è utile per tenere traccia di attività e appuntamenti in scadenza.

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Ulteriore novità: barra Da fare

Posizionata all'estremità sinistra della finestra, labarra Da fare viene visualizzata ogni volta che si utilizza Outlook.

Nella figura sono indicati alcuni degli elementi principali della barra:

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Selezione data

Appuntamenti del calendario in scadenza

Uno strumento in cui immettere le nuove attività digitandole

Elenco delle attività4

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Nuovo aspetto del calendario

La nuova struttura del calendario di Outlook 2007 semplifica la visualizzazione e l'apprendimento dei diversi elementi.

Anche l'esplorazione risulta più semplice.

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I pulsanti di dimensioni maggiori rendono più veloce il passaggio dalla visualizzazione giornaliera alla visualizzazione settimanale e mensile e viceversa.

I pulsanti Indietro e Avanti consentono di passare rapidamente al giorno, alla settimana o al mese precedente o successivo nel calendario.

Nella figura sono illustrati alcuni esempi:

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Nuovo aspetto del calendario

La nuova struttura del calendario di Outlook 2007 semplifica la visualizzazione e l'apprendimento dei diversi elementi.

Anche l'esplorazione risulta più semplice.

3 Un'altra novità è costituita dall'area Attività , in cui sono visualizzate le attività correnti e in scadenza e che consente di tenere traccia dei risultati.

Nella figura sono illustrati alcuni esempi:

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Nuovo aspetto per i contatti

Le funzionalità relative ai biglietti da visita elettronici di Outlook 2007 semplificano la visualizzazione e la condivisione dei contatti.

Il nuovo aspetto per i contatti risulterà immediatamente evidente facendo clic su Contatti per passare all'area corrispondente di Outlook.

È possibile inviare biglietti da visita elettronici per posta elettronica e includere il proprio nella firma del messaggio di posta elettronica.

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Nuovo aspetto per i contatti

Si noti inoltre che nella figura il riquadro di spostamento è compresso per consentire una visualizzazione più ampia del riquadro Contatti.

È possibile comprimere il riquadro di spostamento da qualsiasi area di Outlook facendo clic sul pulsante Comprimi il riquadro di spostamento. 

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Suggerimenti per l'esercitazione1. Creare un messaggio ed esaminare la barra multifunzione.

2. Utilizzare la barra di formattazione rapida, il pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo e aggiungere un comando alla barra di accesso rapido.

3. Aprire un messaggio ed esaminare la barra multifunzione per un messaggio ricevuto.

4. Impostare le opzioni del programma, dell'editor di posta elettronica e del messaggio di posta elettronica.

5. Utilizzare i tasti di scelta rapida.

6. Esplorare e provare a personalizzare la barra Da fare.

7. Esplorare il calendario ed esaminare i contatti nella nuova visualizzazione Biglietti da visita (facoltativo).

Esercitazione in linea (richiede Outlook 2007)

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Test 1, domanda 1

La barra multifunzione presenta lo stesso aspetto sia nei messaggi di posta elettronica nuovi sia in quelli ricevuti. Scegliere una sola risposta.

1. Vero.

2. Falso.

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Test 1, domanda 1: Risposta

Falso.

Gli elementi disponibili nella barra multifunzione differiscono poiché le esigenze di gestione di un nuovo messaggio e di un messaggio ricevuto sono diverse.

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Test 1, domanda 2

Si desidera esaminare il nuovo aspetto del calendario. Per rendere disponibile più spazio per la visualizzazione nella finestra di Outlook, quale delle seguenti operazioni è necessario effettuare in Outlook? Scegliere una sola risposta.

1. Utilizzare i pulsanti in alto per nascondere i dettagli.

2. Comprimere il riquadro di spostamento.

3. Modificare le impostazioni di risoluzione dello schermo.

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Test 1, domanda 2: Risposta

Comprimere il riquadro di spostamento.

Per comprimere il riquadro di spostamento in questa versione di Outlook, fare clic sul pulsante Comprimi il riquadro di spostamento.

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Test 1, domanda 3

Per accedere ai comandi della barra multifunzione utilizzando la tastiera, qual è il tasto da premere per primo? Scegliere una sola risposta.

1. CTRL.

2. ALT.

3. MAIUSC.

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Test 1, domanda 3: Risposta

ALT.

Premendo ALT verranno visualizzate le lettere utili per accedere ai comandi desiderati.

Lezione 2

Trovare i comandi di uso comune

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Trovare i comandi di uso comune

Nella lezione precedente è stato installato Outlook 2007 e sono state esaminate alcune delle differenze rispetto alle versioni precedenti.

A questo punto è possibile iniziare a utilizzare effettivamente il programma.

Si potrebbero nutrire dubbi sulla semplicità della nuova versione di Outlook per lo svolgimento delle normali attività eseguite nelle versioni precedenti.

In questa lezione verrà dimostrato come questi dubbi siano infondati.

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Creare un nuovo messaggio

In questo passaggio verrà composto e inviato per la prima volta un messaggio di posta elettronica utilizzando la nuova versione di Outlook.

Si noterà subito che alcune caratteristiche sono rimaste invariate.

Innanzitutto, per iniziare, non è necessario disporre di nuove informazioni. Per avviare la composizione di un nuovo messaggio, è infatti possibile procedere come nelle versioni precedenti.

In un nuovo messaggio acquisire innanzitutto familiarità con la barra multifunzione. La scheda Messaggio viene visualizzata nella parte superiore e include i comandi utilizzati più di frequente per la creazione e l'invio di un messaggio.

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Creare un nuovo messaggio

Utilizzo delle altre schede

Per inserire un'immagine in linea con il testo del messaggio e non come allegato separato, ad esempio, sarà necessario passare alla scheda Inserisci.

Se non si riesce a trovare un comando o un pulsante, è possibile che questo si trovi in un'altra scheda.

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Utilizzare la Rubrica per aggiungere destinatari

La Rubrica può essere utilizzata per aggiungere nomi ai campi A, Cce Ccn.

Il comando Rubrica è disponibile nella scheda Messaggio .

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Visualizzare o nascondere il campo Ccn

Se si preferisce digitare gli indirizzi di posta elettronica direttamente nelle caselle A e Cc, può rivelarsi utile sapere come visualizzare anche il campo Ccn per immettere nomi anche in questo campo.

Nella figura è indicata la posizione del comando Mostra Ccn .

Come illustrato nella figura, il comando è disponibile nella scheda Opzioni .

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Includere la firma

È possibile utilizzare una firma di posta elettronica personale alla fine dei messaggi di Outlook.

Quando si esegue l'aggiornamento a Outlook 2007, la firma utilizzata nelle versioni precedenti del programma continuerà a essere disponibile.

Se in precedenza non si utilizzavano le firme, perché ritenute troppo complicate o troppo difficili da creare o individuare, la semplicità delle firme di Outlook 2007 si rivelerà una piacevole sorpresa.

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Includere la firma

È possibile modificare firme esistenti o crearne di nuove, nonché impostare una firma predefinita.

Nella figura sono illustrati i passaggi successivi:

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Se in precedenza sono state create firme, queste verranno visualizzate nell'elenco.

Per creare nuove firme, impostare una firma predefinita o modificare firme esistenti, fare clic su Firme.

Fare innanzitutto clic sulla freccia visualizzata al di sotto del comando Firma.

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Utilizzare contrassegni e promemoria

I contrassegni e i promemoria sono utili per ricordare le attività da eseguire.

Per aggiungere un contrassegno, un promemoria o entrambi durante la creazione di un messaggio, fare innanzitutto clic su Completa nel gruppo Opzioni di un nuovo messaggio.

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Utilizzare contrassegni e promemoria

Comando Completa per uso personale

Per non dimenticare di eseguire un'attività, contrassegnare il messaggio per uso personale facendo clic su Completa , quindi su Domani.

Il messaggio verrà contrassegnato e aggiunto all'Elenco Da fare in Attività . Il messaggio verrà inoltre visualizzato come elemento nella barra Da fare.

Si supponga di inviare a un collega un messaggio in cui si comunica una riunione di aggiornamento per il giorno successivo.

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Utilizzare contrassegni e promemoria

Comando Completa per destinatari

Prima di inviare il messaggio, specificare quando si desidera ricordare al destinatario di mettersi nuovamente in contatto.

Come illustrato nella figura, il messaggio ricevuto includerà un contrassegno e l'icona raffigurante una campana. Se il messaggio è presente nella cassetta postale di Outlook, all'ora specificata verrà visualizzato un promemoria.

È inoltre possibile allegare un contrassegno per il completamento per i destinatari utilizzando il comando Contrassegna per destinatari, evidenziato nella figura.

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Rispondere a un messaggio

L'utilizzo della posta elettronica non si limita al semplice invio di messaggi…

…ma si estende anche alla ricezione e alla risposta.

Quando si crea una risposta da un messaggio aperto, si utilizzano i pulsanti inclusi nel gruppo Rispondi della scheda Messaggio nella barra multifunzione.

Come si noterà, gli elementi visualizzati nella barra multifunzione per un messaggio ricevuto sono diversi da quelli disponibili per un nuovo messaggio di posta.

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Richiamare un messaggio

Si supponga che subito dopo avere inviato un messaggio ci si accorga dell'inesattezza di un dettaglio importante.

Un messaggio relativo ai risultati di una riunione del consiglio di amministrazione, ad esempio, potrebbe contenere un grave errore di ortografia.

Se si utilizza Microsoft Exchange Server per la posta elettronica, è possibile richiamare il messaggio appena inviato.

Se si agisce prima che il destinatario legga il messaggio, sarà possibile inviarne una versione corretta, evitando possibili motivi di imbarazzo.

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Richiamare un messaggio

Si supponga che subito dopo avere inviato un messaggio ci si accorga dell'inesattezza di un dettaglio importante.

Un messaggio relativo ai risultati di una riunione del consiglio di amministrazione, ad esempio, potrebbe contenere un grave errore di ortografia.

Effettuare le seguenti operazioni:

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Nel riquadro di spostamento selezionare Posta inviata per passare alla cartella.

Nella cartella Posta inviata fare doppio clic sul messaggio che si desidera richiamare per aprirlo.

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Richiamare un messaggio

Si supponga che subito dopo avere inviato un messaggio ci si accorga dell'inesattezza di un dettaglio importante.

Un messaggio relativo ai risultati di una riunione del consiglio di amministrazione, ad esempio, potrebbe contenere un grave errore di ortografia.

Effettuare le seguenti operazioni:

3 Nel messaggio aperto fare clic su Altre azioni nel gruppo Azioni , quindi fare clic su Richiama il messaggio.

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Organizzare il tempo e ricordarsi delle attività da eseguire

Outlook non è solo un programma di gestione della posta elettronica.

È anche un'applicazione che consente di organizzare il proprio tempo tramite il calendario.

Quando si crea o si apre un elemento del calendario, nella barra multifunzione vengono visualizzati i gruppi e i comandi necessari per la gestione del tempo.

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Organizzare il tempo e ricordarsi delle attività da eseguire

Quando si crea un tipo qualsiasi di elemento del calendario, viene automaticamente impostato un promemoria.

Per modificare l'ora del promemoria per un appuntamento:

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Nella scheda Appuntamento fare clic sulla freccia per aprire l'elenco Promemoria , quindi selezionare un periodo di tempo.

Dopo avere apportato la modifica, fare clic su Salva e chiudi all'estremità sinistra della barra multifunzione.

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Convocare una riunione e invitare altri utenti

Un appuntamento è un elemento personale.

Quando sono coinvolti altri utenti, è necessario creare una riunione.

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Nella scheda Appuntamento fare clic su Invita partecipanti.

Verranno visualizzati un pulsante e una casella A. Digitare i nomi direttamente nella casella oppure fare clic sul pulsante A per aggiungere i partecipanti selezionandoli in un elenco.

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Convocare una riunione e invitare altri utenti

Un appuntamento è un elemento personale.

Quando sono coinvolti altri utenti, è necessario creare una riunione.

3 Dopo avere immesso tutti i dettagli relativi alla riunione, fare clic su Invia per inviare la convocazione agli altri partecipanti alla riunione.

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Utilizzare un contatto

Quando si apre o si modifica un contatto, si utilizzano i pulsanti inclusi nel gruppo Mostra per visualizzare o nascondere ulteriori informazioni su un contatto.

Se, ad esempio, si desidera annotare il compleanno o l'anniversario di un contatto, fare clic sul pulsante Dettagli , quindi selezionare la data appropriata accanto a Compleanno o Anniversario.

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Suggerimenti per l'esercitazione

1. Utilizzare la Rubrica e il campo Ccn.

2. Controllare l'ortografia e la grammatica.

3. Visualizzare le firme.

4. Aggiungere un contrassegno per il completamento.

5. Rispondere a un messaggio e richiamare un messaggio (facoltativo).

6. Pianificare un appuntamento e impostare un promemoria.

7. Creare un nuovo contatto.

8. Modificare un biglietto da visita.

Esercitazione in linea (richiede Outlook 2007)

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Test 2, domanda 1

Per creare un nuovo messaggio, è necessario utilizzare la barra multifunzione. Scegliere una sola risposta.

1. Vero.

2. Falso.

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Test 2, domanda 1: Risposta

Falso.

La creazione di un messaggio viene effettuata come nelle versioni precedenti.

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Test 2, domanda 2

Quale tra i seguenti elementi consente di visualizzare o nascondere rapidamente il campo Ccn in un messaggio? Scegliere una sola risposta.

1. La Rubrica.

2. La barra di accesso rapido.

3. Il pulsante Mostra Ccn nella scheda Opzioni.

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Test 2, domanda 2: Risposta

Il pulsante Mostra Ccn nella scheda Opzioni.

Nella lezione precedente è stato illustrato come in Outlook siano disponibili numerose opzioni. Per accedere al pulsante, è necessario utilizzare una scheda specifica per le opzioni dei messaggi, ovvero la scheda Opzioni.

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Test 2, domanda 3

È stato appena inviato un messaggio contenente un grave errore di ortografia e si desidera richiamarlo. Qual è la prima operazione da effettuare, tenendo conto che non si sta utilizzando Microsoft Exchange Server? Scegliere una sola risposta.

1. Nella finestra principale di Outlook scegliere Richiama il messaggio dal menu Azioni.

2. Individuare e aprire il messaggio nella cartella Posta inviata.

3. Individuare e selezionare il messaggio nella cartella Posta inviata.

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Test 2, domanda 3: Risposta

Individuare e aprire il messaggio nella cartella Posta inviata.

Aprire il messaggio nella cartella Posta inviata e utilizzare un comando specifico della barra multifunzione: fare clic su Altre azioni nel gruppo Azioni, quindi fare clic su Richiama il messaggio.

Lezione 3

Inviare e ricevere allegati e immagini

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Inviare e ricevere allegati e immagini

L'invio e la ricezione di file allegati in Outlook 2007 sono operazioni semplici da eseguire e in alcuni casi sono state semplificate rispetto alle versioni precedenti.

Di seguito vengono illustrate le modifiche.

Quando si ricevono immagini o file di Microsoft Office in allegato, è possibile utilizzare il visualizzatore anteprima allegati per visualizzare in anteprima gli allegati direttamente nel riquadro di lettura di Outlook.

In caso di immagini allegate, la barra multifunzione consente di inviarle esattamente nel modo desiderato.

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Inserire un allegato

L'aggiunta di un'immagine o di un documento allegato a un messaggio è più semplice che mai.

Come in precedenza, è innanzitutto necessario creare un nuovo messaggio. Utilizzare quindi il comando Allega file sulla barra multifunzione.

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Inserire un allegato

Posizione del comando Allega file

Nella figura il comando è disponibile nella scheda Inserisci.

Poiché l'aggiunta di un allegato rappresenta un'attività comune, il comando Allega file è disponibile sia nella scheda Messaggio sia nella scheda Inserisci.

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Inserire un allegato

Non tutti gli elementi possono essere allegati

Questo comportamento è rimasto invariato rispetto alle versioni precedenti.

Alcuni tipi di file precedentemente bloccati, tuttavia, sono ora consentiti, mentre nuovi tipi di file sono stati aggiunti all'elenco degli elementi bloccati.

Alcuni tipi di file allegati vengono bloccati in Outlook.

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Inserire un'immagine in linea con il testo

In Outlook inserire immagini nel corpo dei messaggi di posta elettronica anziché come file allegati separati è un'operazione semplice.

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Fare clic su Immagine nella scheda Inserisci.

Come illustrato nella figura, verrà visualizzata un'immagine nel corpo del messaggio.

A tale scopo:

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Visualizzare e nascondere le schede

La spiegazione delle opzioni relative alle immagini offre l'opportunità di illustrare un'altra caratteristica della barra multifunzione:

Alcune schede vengono visualizzate solo durante l'esecuzione di attività specifiche.

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Selezionare l'immagine inserita in un messaggio…

…Verrà visualizzata la scheda Strumenti immagine nella barra multifunzione.

La scheda Formato contiene comandi che è possibile utilizzare per modificare l'immagine prima di inviarla.

Ad esempio:

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Visualizzare in anteprima gli allegati prima di aprirli

La ricezione degli allegati in Outlook 2007 avviene esattamente come nelle versioni precedenti.

Nella nuova versione è inoltre possibile visualizzare in anteprima alcuni file allegati direttamente dal riquadro di lettura.

Si supponga di ricevere da un utente due diagrammi di Microsoft Office Visio ® come allegati, ma di voler esaminare solo quello che raffigura la nuova aula di formazione dell'edificio.

È possibile scegliere rapidamente quale file aprire o salvare sul disco rigido.

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Visualizzare in anteprima gli allegati prima di aprirli

Come illustrato nella figura, la visualizzazione in anteprima degli allegati può rivelarsi un'utile soluzione.

La visualizzazione in anteprima degli allegati consente all'utente di visualizzare alcuni tipi di file direttamente nel riquadro di lettura di Outlook. È possibile eseguire questa operazione senza necessariamente aprire i file allegati.

Per visualizzare in anteprima un allegato, fare clic sulla relativa icona. L'anteprima dell'allegato verrà visualizzata nel riquadro di lettura.

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Modalità di ricezione degli allegati inviati

Quando si utilizza Outlook 2007, i destinatari ricevono i file allegati esattamente come nelle versioni precedenti.

L'unica novità è costituita dal formato di file utilizzato da alcuni programmi di Office System 2007.

Gli allegati inviati o ricevuti possono utilizzare questo nuovo formato, che riduce le dimensioni dei file e ne garantisce la protezione. L'invio e la ricezione di file che utilizzano questi nuovi formati sono completamente supportati in Outlook.

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Modalità di visualizzazione degli allegati inviati

Per inviare un file di Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007 a un utente che non dispone ancora di Office System 2007, sono disponibili due opzioni.

• È possibile salvare il file in formato 97-2003 prima di inviarlo. • I colleghi che dispongono delle versioni comprese tra Microsoft Office

2000 e Microsoft Office 2003 potranno aprire, modificare e salvare i file in versione 2007 installando Microsoft Office Compatibility Pack per formati di file Word, Excel e PowerPoint 2007, offerto gratuitamente da Microsoft.

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Suggerimenti per l'esercitazione

1. Allegare un file a un messaggio e inviarlo a se stessi.

2. Inserire un'immagine in linea con il testo del messaggio.

3. Visualizzare in anteprima un allegato.

4. Verificare i visualizzatori anteprima installati nel computer (facoltativo).

Esercitazione in linea (richiede Outlook 2007)

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Test 3, domanda 1

Come si inserisce un'immagine in linea con il testo di un messaggio? Scegliere una sola risposta.

1. Utilizzare il formato RTF.

2. Utilizzare il comando File della scheda Inserisci.

3. Utilizzare il comando Inserisci immagine da file della scheda Inserisci.

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Test 3, domanda 1: Risposta

Utilizzare il comando Inserisci immagine da file della scheda Inserisci.

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Test 3, domanda 2

Si è ricevuto un messaggio con due immagini JPEG allegate. Qual è il modo più rapido per determinare se salvare o meno gli allegati? Scegliere una sola risposta.

1. Aprire il messaggio e fare doppio clic sull'icona di ogni allegato.

2. Fare clic sulle icone degli allegati nel Riquadro di lettura.

3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona dell'allegato, quindi scegliere Apri.

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Test 3, domanda 2: Risposta

Fare clic sulle icone degli allegati nel Riquadro di lettura.

Se si fa clic sulle icone degli allegati, è possibile visualizzare un'anteprima delle immagini, una alla volta, direttamente nel riquadro di lettura. Questo metodo può essere utilizzato anche per altri tipi di allegato, come, tra gli altri, presentazioni di PowerPoint, documenti di Word e cartelle di lavoro di Excel.

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Test 3, domanda 3

In molti programmi di Office 2007 viene utilizzato un nuovo formato di file. In che modo questo formato influisce su Outlook 2007? Scegliere una sola risposta.

1. Quando si crea un nuovo messaggio di posta elettronica, viene utilizzato questo nuovo formato.

2. Gli allegati inviati o ricevuti possono utilizzare il nuovo formato.

3. I file allegati vengono visualizzati in linea con il testo del messaggio di posta elettronica.

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Test 3, domanda 3: Risposta

Gli allegati inviati o ricevuti possono utilizzare il nuovo formato.

L'invio e la ricezione di file nel nuovo formato sono completamente supportati in Outlook. Inoltre, se si collabora con utenti che non hanno ancora eseguito l'aggiornamento, è possibile scegliere tra numerose opzioni per la lettura di questi file.

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Scheda di riferimento rapido

Per un riepilogo degli argomenti trattati in questo corso, visualizzare la Scheda di riferimento rapido.