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CORPORACIÓN ESCUELA DE ARTES Y LETRAS INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Dirección de Bienestar
GE-CA-11 8 33 2
001
Elaborado por: Tatiana Andrea Rodríguez
Directora de Bienestar Corporación Escuela de Artes y Letras
Institución Universitaria
Carera 70 No. 12 – 74 Tel. 5417173 www.artesyletras.edu.co
Dirección de Bienestar Calle 71 No. 13 – 47 Sede B
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Dirección de Bienestar
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INDICE
1- GENERALIDADES
1.1- Introducción.
1.2- Objetivos del Manual.
1.3- Alcance del Manual.
2- PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA
2.1- Reunión de Inducción Estudiantes Nuevos y Padres de Familia
2.2- Carnetización
2.3- Logística Reunión de Docentes
2.4- Ceremonia de Grados
2.5- Día de la salud
2.6- Semana Cultural
2.7- Actividades Lúdicas
2.8- Actividades Deportivas y Recreación
2.9- Actividades de Arte y Cultura
2.10- Beneficios Becas Deportivas
2.11- Beneficios incentivos Culturales y Artísticas
2.12- Becas por Excelencia Académica
2.13- Becas Política Institucional
2.14- Incentivos Convenios
2.15- Incentivos Referidos
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3- Procedimientos de Enfermería
3.1- Curaciones
3.2- Lesiones de Tejido Blando
3.3- Cólico Menstrual
3.4- Dolor de Cabeza
3.5- Desmayo
3.6- Síndrome compulsivo
3.7- Hemorragia Nasal
3.8- Urgencia o Emergencia
3.9- Revisión de Botiquines
3.10- Semana de la Salud
3.11- Manejo de Hábitos de vida Saludable
3.12- Conferencias
4- ATENCIÓN DE PSICOLOGÍA
4.1- Terapia de Psicología
4.2- Entrevista Laboral
5- ANEXOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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1. GENERALIDADES
Departamento de Bienestar de la Corporación Escuela de Artes y Letras Institución Universitaria
1.1- Introducción:
La Corporación Escuela de Artes y Letras Institución Universitaria, concibe el Bienestar
Institucional, como la posibilidad que brinda el ambiente académico, para mejorar la calidad
de la educación y de la vida de cada uno de los miembros de la comunidad académica en su
desarrollo físico, psicoafectivo, espiritual y social, a través del arte, la cultura, el deporte y la
recreación, junto con los servicios preventivos de salud para la atención de emergencias,
primeros auxilios y situaciones de riesgo en las instalaciones.
1.2- Objetivos del Manual:
Determinar qué actividades se realizan en Bienestar Institucional definiendo claramente los
procesos y procedimientos propios de esta área.
Desarrollar el buen desempeño de los funcionarios del área en correlación con las demás áreas
de la institución para garantizar que la comunidad Ealista en general reciba un servicio
oportuno y adecuado, optimizando la utilización de los recursos.
Determinar los perfiles de cada cargo para la debida selección de personal.
Definir claramente las obligaciones y actividades a realizar de cada proceso para ser utilizado
como guía para la inducción de nuevo personal.
Servir como herramienta de evaluación para medir la productividad y efectividad de cada
cargo y proceso del área de Bienestar Institucional.
Analizar la forma en que los procesos y procedimientos se realizan para la mejora de la
productividad, teniendo en cuenta tiempos, movimientos, capacitaciones, desarrollo de
habilidades y competencias para posibles modificaciones.
1.3- Alcance del manual
El presente manual se aplica para el área de Bienestar Institucional en una relación de sinergia
con la las demás áreas que componen la Corporación Escuela de Artes y Letras, desde Rectoría,
Vicerrectorías, Direcciones de Programa, Coordinaciones y personal que labora en otros
niveles.
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2- Procedimientos del área de Bienestar
3.1- Reunión de Inducción Estudiantes Nuevos y Padres de Familia
1.3.3- En el desarrollo de cada reunión se informa a los estudiantes y padres de familia
sobre los aspectos académicos, administrativos y propios de las áreas de bienestar.
2.1.2- Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Las fechas se establecen dentro del calendario
académico de cada semestre. Dirección de Bienestar
2
Se ubican espacios para el desarrollo de estas reuniones
con anterioridad para que se mantenga la debida reserva
solicitando cotizaciones para la selección del lugar.
Equipo de Logística de
Bienestar
3
Seleccionada la propuesta más conveniente, se
determinan las condiciones de pago en coordinación con
el área administrativa.
Dirección de Bienestar
4
Se informa a toda la comunidad y en especial a los
estudiantes nuevos y padres de familia, las fechas y
horarios de estas reuniones.
Área de Comunicaciones
5
Se realizan dos reuniones: una para estudiantes nuevos
y otra para padres de familia. El día de la reunión se
diligencia los formatos de asistencia y se evalúa la
actividad.
Dirección de Bienestar
Directores de Programa
6
En el desarrollo de cada reunión se realiza la
presentación institucional, académica y de Bienestar,
también una actividad lúdica o cultural. Se informa a los
estudiantes y padres de familia sobre los aspectos
generales de las diferentes áreas que conforman la
institución.
Dirección de Bienestar
Directores de Programa
Directores de área
Logística Bienestar
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2.1.3- Flujograma
Establecer
fechas
INICIO
Ubicación de
espacios
Condiciones
de pago
Difundir
Información
Desarrollo de
reuniones
Realización
de reuniones
Bienestar Institucional Área de Comunicaciones
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2.2- Carnetización
2.2.1- La Carnetización acredita a los estudiantes, docentes y administrativos como
miembros de la Escuela de Artes y Letras con el fin de permitir su ingreso a las
Instalaciones de la institución y disfrutar de todos los beneficios que se les ofrece.
2.2.2- Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Solicitud de bases del total de matriculados Bienestar
2
Iniciada las actividades académicas se verifica listado
enviado por el área de Sistemas para la respectiva
refrendación de carnets de estudiantes antiguos,
docentes y administrativos.
Bienestar
3 Se envía la solicitud de elaboración de stickers para la
refrendación del carnet Diseño Institucional
4
En Diseño Institucional se elaboran los carnets de los
estudiantes, docentes y administrativos nuevos antiguos
y de reposición.
Diseño institucional
5 Se verifican los proveedores para la impresión de
stickers Diseño institucional
6
Aprobado el proveedor Diseño Institucional entrega
carnets y stickers a Bienestar para validar con el listado
de matriculados
Diseño institucional
7 Bienestar notifica a comunicaciones para informar a la
comunidad EALISA
Bienestar
Comunicaciones
8
Bienestar entrega los carnets a los estudiantes nuevos y
a los estudiantes que han pagado por la reposición,
recogiendo los respectivos recibos entregándoles sus
carnets.
Bienestar
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2.1.3- Flujograma
Bases
Matriculados
INICIO
Refrendación
Carnets Elaboración
de Stickers
Bienestar Institucional Diseño Institucional
Elaboración
de Carnets
Proveedores
Stickers
Aprobación
Proveedor Aprobación
Proveedor Entrega
Carnets
Área de Comunicaciones
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2.3- Logística Reunión de Docentes
2.3-1. Reunión donde se hace la presentación a los docentes nuevos y antiguos, de las
diferentes direcciones, áreas y coordinaciones, con sus respectivos ajustes y
renovaciones, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos académicos e
institucionales establecidos en el semestre a iniciar.
2.3-2. Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Las fechas se establecen dentro del calendario
académico de cada semestre.
Dirección de Bienestar
Vicerrectoría Académica
Secretaria Académica
2
Se ubican espacios para el desarrollo de estas reuniones
con anterioridad para que se mantenga la debida reserva
solicitando cotizaciones para la escogencia del lugar o
selección del espacio dentro de la institución.
Dirección de Bienestar
Vicerrectoría Académica
Rectoría
3
Coordinación Académica determina a través de un
listado con datos completos, el número de docentes
nuevos o antiguos con los que contará la institución en
el período de estudios en curso, para definir el número
de docentes que se deben convocar.
Secretaría Académica
Bienestar
4
Se determina el proveedor del servicio que se necesite
(almuerzo o refrigerio) para definir costos,
requerimientos, aprobación de los mismos y reserva.
Bienestar
5
De acuerdo a los requerimientos del proveedor, se
determinan los tiempos para la cancelación de los
respectivos costos del alquiler del recinto.
Bienestar
6 El día de la reunión se hace diligenciar formato de
asistencia y verificación de datos.
Bienestar
Docentes
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2.3.3- Flujograma
Fechas
Calendario
INICIO
Ubicación de
Espacios Listado
Docentes
Bienestar Institucional Secretaria Académica
Refrigerios
etc…
Pago de
Lugar
Firmar
Asistencia
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2.4- Ceremonia de grados
2.4.1- La ceremonia de Grados es una reunión donde se hace entrega del diploma o
certificado que documenta la condición profesional del estudiante en cada uno de los
programas académicos de los graduandos.
2.4.2- Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 La fecha de la reunión se establece dentro del calendario
académico de cada semestre.
Dirección de Bienestar
Vicerrectoría Académica
Secretaria Académica
2
Se determina el proveedor para el alquiler del escenario
con una antelación de cuatro meses para definir costos,
aprobación de los mismos y reserva.
Dirección de Bienestar
Rectoría
3
De acuerdo a los requerimientos del proveedor, se
determinan los tiempos para la cancelación de los
respectivos costos del alquiler del recinto.
Dirección de Bienestar
Dirección Financiera
Rectoría
4
Togas y birretes: Se define con el proveedor el costo del
alquiler de togas, birretes y estolas que van
especialmente marcadas con el nombre del programa
(queda en propiedad del graduando), se disponen fechas
para toma de medidas.
Dirección de Bienestar
5
Se solicitan los listados de los graduandos a
Coordinación Académica para citar a toma de medidas
y entrega de invitaciones.
Bienestar
Secretaría Académica
6
Con anterioridad desde Diseño Institucional se
imprimen las invitaciones, las cuales se entregan según
listado enviado por la Coordinación Académica, con
firma de recibido (2 invitaciones por graduando). Se
entregan también a las directivas e invitados especiales.
Dirección de Bienestar
Diseño Institucional
7
Servicio de banquetes: Se determina el proveedor de
este servicio y se solicita una cotización para su debida
aprobación. El proveedor debe emitir una factura o
cuenta de cobro para que en tesorería se realice el
respectivo pago. Requerimientos: (manteles, faldones,
jarras de agua y arreglos de flores).
Dirección de Bienestar
Bienestar
8
Servicio Musical: Se determina el proveedor de este
servicio y se solicita una cotización para su debida
aprobación. El proveedor debe emitir una factura o
cuenta de cobro para que en tesorería se realice el
respectivo pago.
Dirección de Bienestar
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9
Fotógrafo: Se determina este proveedor para que asista
a la ceremonia con el fin de brindar este servicio
voluntario para los asistentes.
Dirección de Bienestar
10
Diseño e Impresión de menciones honoríficas
(reconocimientos, diplomas, certificados, placas y
trofeos), según listado enviado por la Vicerrectoría
Académica. Se procede a la elaboración por parte de
Diseño Institucional.
Vicerrectoría Académica
Secretaria Académica
11
Llegada con anticipación para organización de la
ceremonia. Ubicación de pódium, banderas. Los
floreros, manteles, etc. a cargo del proveedor del
servicio de banquetes.
Dirección de Bienestar
Bienestar
Personal Logístico
12
Acta de Grado: Se solicita a la Secretaría Académica el
archivo para su impresión y se anexa con el “Orden del
día” para que el maestro de ceremonia realice la
respectiva lectura.
Secretaría Académica
Dirección de Bienestar
13
Se desarrolla la programación a través de un “Orden del
día” de acuerdo a la información suministrada por la
Secretaría Académica.
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2.4.3- Flujograma
Menciones
Honorificas
Servicio
Musical
Proveedor EAL Secretaria Académica Diseño Institucional
Establecer
fechas
INICIO
Elegir
Lugar Define el
Pago
Bienestar Institucional Rectoría
Togas y
Birretes
Listados
Graduandos
Servicio de
Banquetes
Fotógrafo
Diseño
Invitaciones
Organización
Ceremonia
Acta de
Grado
Orden del
Día
FIN
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2.5- Día de la Salud
2.5.1- Es un espacio que se utiliza para desarrollar actividades que promueven hábitos y
estilos de vida saludables dentro de la Comunidad Ealista.
2.5.2- Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 La fecha de la actividad se establece dentro del
calendario académico de cada semestre. Dirección de Bienestar
2
Se solicita al área de Enfermería y Psicología la
propuesta de actividades para organizar la respectiva
programación.
Área de Enfermería y
Psicología
Dirección de Bienestar
3 Se determina el número de refrigerios para los
participantes invitados y equipo de logística.
Dirección de Bienestar
Dirección Financiera
3 Se solicita a la Dirección Financiera el presupuesto
requerido para la ejecución de la actividad Bienestar
4 Se publica la programación en forma impresa y digital
en la página web.
Dirección de Bienestar
Comunicaciones
5 Coordinación de Bienestar hace el acompañamiento y
evaluación de la actividad. Coordinación de Bienestar
2.5.3- Flujograma
Dirección Financiera Comunicaciones
Establecer
fechas
INICIO
Actividades
Bienestar Institucional Enfermería
Refrigerios
Presupuesto
Evaluación
Calidad
Publica
Programación
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2.6- Semana Cultural
2.7.1- Es un espacio que se utiliza para desarrollar actividades culturales, artísticas,
deportivas, recreativas y académicas (Talleres, seminarios, charlas, etc.) con el fin de
integrar a la Comunidad Ealista en una unidad institucional que logre el
fortalecimiento personal de cada uno de sus miembros.
2.7.2- Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 La fecha de la reunión se establece dentro del calendario
académico de cada semestre. Dirección de Bienestar
2
Se les envía con anticipación a los Directores de los
diferentes Programas Académicos de la Institución, la
solicitud de propuestas para conferencias, talleres u
otras actividades que se consideren idóneas para
desarrollar durante estos días con un determinado plazo
(ver en archivo de Formatos).
Dirección de Bienestar
Directores de Programa
Directores de los diferentes
Departamentos
3 De acuerdo al tipo de actividad se ubican salones,
talleres o auditorios.
Dirección de Bienestar
Secretaría Académica
4
Para las actividades culturales y artísticas (música,
danza, teatro, etc.) se coordina con los docentes de
lúdicas presentaciones con los estudiantes de su clase.
Dirección de Bienestar
Docentes Lúdicas
5
Se invitan de otras instituciones o se evalúan propuestas
de los estudiantes (grupos musicales propios, artistas
externos, etc.)
Dirección de Bienestar
Bienestar
6 Se comunica a toda la comunidad académica la
programación de todas las actividades.
Dirección de Bienestar
Comunicaciones
7
Requerimientos Técnicos: Se informa con anterioridad
al área de Audiovisuales la programación para separar
los equipos necesarios (Video beam, TV, HDMI,
cámaras, etc.)
Dirección de Bienestar
Dirección Audiovisuales
8
Solicitud de cotizaciones de tarima y backline para
presentación de grupos musicales y actividades
artísticas.
Bienestar
9
Refrigerios: Se determina el número de personas que
participarán en cada una de las actividades de Semana
Cultural para solicitar los refrigerios para ser entregados
por el grupo logístico que cubrirá el desarrollo de cada
actividad.
Direcciones de Programa
Bienestar
10 Acompañamiento y evaluación de cada actividad,
realización de encuesta.
Grupo logístico de Bienestar
Bienestar
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2.7.3- Flujograma
Invitaciones
Instituciones
Comunicaciones Audiovisuales
Establecer
fechas
INICIO
Actividades
Programación
Actividades
Bienestar Institucional Docentes
Solicitud
Conferencia
s
Requerimientos
Técnicos
Ubicar
Salones
Cotizaciones
Refrigerios
Encuesta
FIN
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2.7- Actividades Lúdicas
2.7.1- Las actividades lúdicas buscan desarrollar en el estudiante Ealista, aspectos muy
importantes a nivel cognitivo, afectivo, motriz y social, que le permitirán tener un
mejor desempeño en todas las actividades académicas, logrando su permanencia
dentro de la Institución.
2.7.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Inscripción y selección de la lúdica de acuerdo a las
actividades más solicitadas por los estudiantes
Dirección de Bienestar
Bienestar
2 Programación y ubicación de espacios. Dirección de Bienestar
Secretaría Académica
3 Se contactan docentes idóneos en cada una de las
lúdicas y se establecen horarios.
Dirección de Bienestar
Directores de Programa
Docentes
4 Se entrega a los docentes formatos para control de
asistencia.
Bienestar
Docentes
5 Seguimiento Bienestar
6
De acuerdo al número de asistentes (Reglamento de
Bienestar: mínimo10 estudiantes) se mantiene la lúdica
o se cierra.
Dirección de Bienestar
Bienestar
7 Selección de talentos para representación en actividades
culturales y artísticas.
Dirección de Bienestar
Docentes
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2.7.3- Flujograma
Reglamento
Bienestar
Docentes
Selección
Lúdica
INICIO
Espacios
Control de
Asistencias
Bienestar Institucional S. Académica
Contacto
Docentes
Seguimiento
Representación
Cultural
FIN
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2.8- Actividades Deportivas y Recreación
2.8.1- La EAL apoya y fomenta las actividades deportivas y recreativas para la formación
integral de nuestros estudiantes, docentes y administrativos. Una adecuada práctica
deportiva y recreativa, induce a que la comunidad de nuestra institución articule estas
actividades en sus rutinas laborales y/o académicas habituales, como una manera
eficaz de preservar la buena salud física y mental.
2.8.2- Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Cada semestre se realiza la inscripción de estudiantes a
las actividades deportivas.
Dirección de Bienestar
Bienestar
2 De acuerdo a las actividades más solicitadas por los
estudiantes se hace la propuesta. Dirección de Bienestar
3 Publicación de lugar, fecha y hora de entrenamientos a
través de Comunicaciones.
Dirección de Bienestar
Comunicaciones
Diseño institucional
4
Se contactan docentes idóneos en cada una de las
disciplinas establecidas y se fijan horarios para
entrenamientos.
Dirección de Bienestar
5 Se definen espacios para entrenamientos. Dirección de Bienestar
Secretaría Académica
6 Se entrega a los entrenadores formatos para control de
asistencia. Bienestar
7
De acuerdo al número de asistentes (Reglamento de
Bienestar: mínimo10 estudiantes) se mantiene la
actividad deportiva o se cierra.
Dirección de Bienestar
8
Se realiza la debida inscripción a los Torneos
Interinstitucionales donde se participa con las
disciplinas más representativas.
Dirección de Bienestar
Entrenadores
9
La Coordinación de Bienestar o alguno de los docentes
de alguna disciplina deportiva asiste a las reuniones
periódicas (Red OUN, Grupo Cerros, etc.)
Bienestar
Entrenadores
10
A través del correo institucional se recibe la respectiva
información sobre la programación de cada torneo y se
informa al entrenador respectivo. También se recibe
información sobre eventos recreativos (Festival del
Viento y la familia, Día de la Red OUN, etc.)
Dirección de Bienestar
11 Se hace el seguimiento y evaluación de resultados. Bienestar
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2.8.1- Flujograma
Formatos
Asistencias
Secretaria académica Entrenadores
Inscripción
Estudiantes
INICIO
Entrenos
Publica
Entrenos
Bienestar Institucional Comunicaciones
Realiza
Propuestas
Inscripción
Torneos
Contacto
Docentes
Seguimiento
Reglamento
Bienestar
Correo
Institucional
FIN
Reuniones
ONU
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2.9- Actividades de Arte y Cultura
2.9.1- Las actividades culturales contribuyen a la formación integral de la comunidad
Ealista, afirmando los valores que hacen posible la convivencia y el respeto entre las
personas a través de exposiciones, música, teatro, danza, canto, etc.
2.9.2- Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1
Las actividades se planean, de acuerdo a la
programación de la Semana Cultural, invitaciones de
eventos interinstitucionales y otros.
Dirección de Bienestar
2
Desde la Coordinación General de Cultura de la Red
OUN, se citan a reuniones para determinar las diferentes
actividades que se desarrollarán durante cada año:
Concurso de Canto, Festival de Artes Escénicas (Danza
y Teatro), Concurso de Cuenteros, Exposición de
Fotografía, etc.
Dirección de Bienestar
Bienestar
Entrenadores
3
A través de convocatorias y de las actividades lúdicas se
seleccionan los talentos que nos representaran en cada
actividad cultural o artística que se programe.
Bienestar
Docentes Lúdicas
Diseño de piezas gráficas y divulgación de cada
actividad.
Dirección de Bienestar
Diseño Institucional
Comunicaciones
4 Se realiza la respectiva inscripción. Bienestar
5
La Coordinación de Bienestar acompaña a los
estudiantes, docentes o administrativos en el desarrollo
de cada evento.
Bienestar
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2.9.3- Flujograma
Piezas
Graficas
Diseño institucional
Planear
Actividades
INICIO
Promover
información
Bienestar Institucional Comunicaciones
Reuniones
ONU
Convocatorias
Inscripción
Acompaña el
Desarrollo
FIN
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2.10- Beneficios Becas Deportivas
2.10.1- Las becas deportivas son beneficios económicos que se otorgan para el pago de la
matrícula a estudiantes de la comunidad ELISTA que han obtenido resultados
destacados en el ámbito deportivo y que mantienen un promedio mínimo exigido por
la Dirección de Bienestar en las políticas creadas dentro de la dependencia.
2.10.2- Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Convocatoria participación deportiva Dirección de Bienestar
Entrenadores
2 Selección de talentos Entrenadores
3
Se realiza la selección de los torneos a participar y se
realiza la inscripción a torneos universitarios a nivel
local y Nacional
Dirección de Bienestar
Rectoría
Entrenadores
4 Se programa jornada de entrenamiento con escenario
asignados por la Dirección de Bienestar
Dirección de Bienestar
Entrenadores
5 Participación en los torneo asignados Entrenadores
Estudiantes
6 Se realiza la postulación a beca de los estudiantes por
parte de los entrenadores
Dirección de Bienestar
Entrenadores
7 Se verifica el promedio académico de los estudiante por
parte de la Dirección de Bienestar Dirección de Bienestar
8
Se realiza la aprobación por parte de rectoría de los
estudiantes que cumplen los requisitos para las becas
deportivas
Rectoría
9 Se firma compromiso por parte del estudiante para
acceder a las becas.
Dirección de Bienestar
Estudiantes
10
Se entrega el listado de los becados aprobados a
Dirección de Crédito y cartera para la ejecución de la
beca en el sistema
Dirección de Bienestar
Dirección de Crédito y
Cartera
11 Se notifica al estudiante de la aprobación para que pueda
realizar el pago de su matricula Bienestar
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2.10.3- Flujograma
Postulación
Becas
Estudiantes Rectoría
Convocatoria
INICIO
Selección
Talentos
Bienestar Institucional Entrenador
Selección
Torneos
Torneos Jornada de
Entreno
Notificar
Estudiante
Firma
Compromiso
Promedio
Académico Aprobación
Becas
Listado
Becas
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2.11- Beneficios Incentivos Culturales y Artísticos
2.11.1- Los incentivos Culturales y Artísticos son beneficios económicos que se otorgan
para el pago de la matrícula a estudiantes de la comunidad ELISTA que han obtenido
resultados destacados para la representación institucional en el ámbito Cultural o
Artístico de manera interna o externa y que garantizarán el cumplimiento exigido por
la Dirección de Bienestar en las políticas creadas dentro de la dependencia.
2.11.2- Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Verificación de la participación del estudiante Dirección de Bienestar
2 Validación del aporte promocional a la institución Dirección de Bienestar
3
Se verifica por parte de la Dirección de Bienestar el
cumplimiento de la normatividad institucional de los
estudiantes.
Dirección de Bienestar
4
Se realiza la postulación a beca de los estudiantes por
parte de los Docentes y/o directores de programa a cargo
de la actividad
Directores de Programa
Dirección de Bienestar
Docentes
5
Se realiza la aprobación por parte de rectoría de los
estudiantes que cumplen los requisitos para las becas
deportivas
Rectoría
6 Se firma compromiso por parte del estudiante para
acceder a los incentivos
Dirección de Bienestar
Estudiantes
7
Se entrega el listado de los becados aprobados a
Dirección de Crédito y cartera para la ejecución de la
beca en el sistema
Dirección de Bienestar
Crédito y Cartera
8
Se notifica al estudiante de la aprobación para que pueda
realizar el pago de su matricula Bienestar
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2.11.3- Flujograma
Postulación
Beca
Verificar
Participación
INICIO
Bienestar Institucional Rectoría
Validación
Aporte
Cumplimiento
Normatividad
Aprobación
Beca
Firma
Compromiso
Listado
Becados
Notificar
Estudiante
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2.12- Becas por Excelencia Académica
2.12.1- Este proceso, es realizado y regulado por la Consejería Académica Estudiantil,
quien se encarga desde las distintas asignaturas de divulgar dicho beneficio, su
proceso y la emisión de informes para su correspondiente aplicación.
El proceso de asignación de medias becas se llevara a cabo de la siguiente manera:
el candidato solicitará por escrito a la Consejería Académica ser considerado para
el efecto; solamente las solicitudes radicadas en las fechas estipuladas serán
consideradas; prioritariamente los promedios más altos recibirán tratamiento
favorable. En caso de existir promedios iguales, en circunstancias de excelencia
similar y quedando una sola media beca a otorgar, el valor total de la media beca
puede ser distribuido proporcionalmente entre los solicitantes.
2.12.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1
Según fechas programadas por Calendario Académico y
Vicerrectoría Académica, la CA informa al Equipo de
Consejería las fechas estipuladas para el proceso de
beca. Esta misma fecha se notifica a la Vicerrectoría
Académica o al personal encargado de desarrollar la
Carta Pecuniaria
Dirección de Bienestar
2 Notificación a los estudiantes de las fechas establecidas
para el proceso de solicitud de beca
Bienestar
Comunicaciones
3 Si el estudiante tiene un promedio superior a 4.5:
Radicación carta de solicitud de beca Estudiante
4
Recepción de carta, se aclaran las políticas del proceso
a los estudiantes y las fechas determinadas para el
mismo. Asimismo se aclara el proceso a seguir para
informar a los estudiantes de si reciben o no el beneficio
Dirección de Bienestar
5 Se ejecuta informe y se recalcula promedio si hay lugar
ello, (asignaturas intersemestrales). Dirección de Bienestar
6 Se envía informe a la Rectoría para asignación de
beneficios Dirección de Bienestar
7
La Rectoría firma los beneficios y hace entrega a la
Dirección de Consejería Rectoría
8
Reporte de Becas en físico al departamento de Tesorería
y Crédito y Cartera. Reporte virtual a los Directores de
Programa
Dirección de Bienestar
9 Información virtual y telefónica de los resultados
obtenidos Dirección de Bienestar
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10 Envío de informe a Diseño Institucional para su
publicación Dirección de Bienestar
11 Atención a estudiantes que se acerquen a la oficina por
este concepto y aclaración del proceso Dirección de Bienestar
12 Emisión de la orden de matrícula con el descuento
aplicado Estudiante
13 Ejecución proceso de matrícula Estudiante
2.12.3- Flujograma
Presentar
Informe
Atención
Estudiantes
Estudiantes Rectoría
Establecer
fechas
INICIO
Comunicar
Estudiantes
Bienestar Institucional Comunicaciones
Recepción
Cartas
Ejecutar
Informe
Orden de
Matricula
Ejecución
Matricula
Firma
Beneficios
Informe
Resultados
Promedio
mayor 4,5
Enviar
Informe
FIN
Reporte
Becas
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2.13- Becas Política institucional
2.13.1- Las Becas por Política Institucional son los beneficios económicos que se otorgan
para el pago de la matrícula a los administrativos y docentes o núcleo familiar de
administrativos o docentes que se encuentren matriculados en la institución, y que
garantizarán el cumplimiento exigido por la Dirección de Bienestar en las políticas
creadas dentro de la dependencia.
2.13.2- Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Solicitud de beca por parte del administrativo o docente
a la Dirección de Bienestar
Administrativos
Dirección de Bienestar
2 Validación de la vinculación laboral del postulante a la
beca
Dirección de Bienestar
Administrativos
3
Se verifica por parte de la Dirección de Bienestar el
cumplimiento de la normatividad institucional de los
administrativos y/o estudiantes
Dirección de Bienestar
4 Se realiza la postulación a beca de los estudiantes por
parte de la Dirección de Bienestar a Rectoría
Rectoría
Dirección de Bienestar
5 Se realiza la aprobación o negación por parte de rectoría
de los estudiantes postulados
Rectoría
Dirección d Bienestar
6
Se entrega el listado de los becados aprobados a
Dirección de Crédito y cartera para la ejecución de la
beca en el sistema
Dirección de Bienestar
Crédito y Cartera
7
Se notifica al estudiante de la aprobación para que pueda
realizar el pago de su matricula Bienestar
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2.13.3- Flujograma
Verificar
Cumplimiento
Rectoría
Solicitud
Beca
INICIO
Aprobar
Beca
Postulación
Beca
Bienestar Institucional Administrativos
Validación
Laboral
Lista
Becados
Notifica a
Estudiante
FIN
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2.14- Incentivos convenios
2.14.1- Los incentivos por convenio son los beneficios económicos que se otorgan para el
pago de la matrícula a los administrativos y docentes o núcleo familiar de
administrativos o docentes que se encuentren matriculados en la institución, y que
garantizarán el cumplimiento exigido por la Dirección de Bienestar en las políticas
creadas dentro de la dependencia.
2.14.2- Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Validación de la vigencia de los convenios por parte de
la Dirección de Bienestar
Dirección de Bienestar
Rectoría
2 Notificación a Crédito y cartera de los convenios
vigentes para el periodo siguiente Dirección de Bienestar
3
Recepción de soportes por parte de Crédito y Cartera de
los beneficios vigentes notificados por la Dirección de
Bienestar
Crédito y Cartera
4
Crédito y cartera hace efectiva o rechaza la aplicación
del incentivo según cumplimiento de las políticas
estipuladas en el convenio.
Crédito y Cartera
4
Crédito y Cartera entrega soporte de los beneficios
aplicados con debidos soportes a tesorería y a la
Dirección de Bienestar
Crédito y Cartera
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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2.14.3- Flujograma
Notificar
Convenios
Validar
Vigencia
INICIO
Acepta o
Rechaza
Bienestar Institucional Crédito y Cartera
Recepción
Soportes
Entrega
Soportes
FIN
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2.15- Incentivos Referidos
2.15.1- Los incentivos por referidos son los beneficios económicos que se otorgan para el
pago de la matrícula a los estudiantes que a través de la promoción de los programas
académicos garanticen matriculados en programas técnicos profesionales y
Profesionales de la institución.
2.15.2- Actividades:
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Validación de vigencia del beneficio y valor aprobado
por parte de la Dirección de Bienestar Dirección de Bienestar
2
Notificación de la renovación del beneficio por parte de
la Dirección de Bienestar a Promoción, crédito y Cartera
y estudiantes
Dirección de Bienestar
3
Presentación del aspirante por parte del estudiante al
departamento de Promoción para presentarle los
programas académicos
Estudiantes
4 Toma de datos por parte de Promoción y mercadeo y
seguimiento del aspirante Promoción
5 Validación por parte de promoción de los matriculados
registrados. Promoción
6
Notificación por parte de Promoción a la Dirección de
Bienestar de los estudiantes que aplican para beneficio
de referidos
Promoción
7 Validación de los datos entregados Dirección de Bienestar
8 Notificación de la Dirección de Bienestar a Crédito y
Cartera de los beneficios por referidos Crédito y Cartera
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2.15.3- Flujograma
Notificar
Estudiantes
Promoción Secretaria Académica
Validación
Vigencia
INICIO
Toma de
Datos
Bienestar Institucional Estudiantes
Notificar
Renovación
Presentación
Aspirante
Validación
Datos
Notificar
Beneficios
Validación
Matriculados
FIN
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3- PROCEDIMIENTOS DE ENFERMERÍA
Todos los procedimientos que se realizan desde el Área de Enfermería tienen como objetivo brindarle
a la comunidad Ealista los primeros auxilios en caso de una urgencia, emergencia y cualquier
quebranto de salud.
3.1- Curaciones
3.1.1- Es el proceso de restauración de la salud de un organismo desequilibrado, enfermo
o dañado. La curación es la limpieza de una herida causada por un elemento corta
punzante u otro en el cual se retira cuerpos extraños a la piel.
3.1.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1
El estudiante, docente, administrativo y personal de
servicios generales acuden a la enfermería por alguna
herida causada durante sus labores.
Enfermera
2
Se realiza recepción del paciente donde se le solicita
datos personales y narración de los hechos que causaron
la herida.
3
La enfermera alista bandeja con: tapabocas, guantes,
gasas, jeringa, solución salina normal, isodine jabón,
isodine solución, esparadrapo, tijeras, vaselina y bolsa
recolectora de deshechos.
4
La enfermera accede a realizar el debido protocolo de
curaciones (Utilizar los elementos propios para tal
procedimiento: lavado de manos, tapabocas, etc.)
5 Se efectúa la debida nota del procedimiento en los
registros de enfermería.
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3.1.3- Flujograma
Protocolo de
Curación
Acudir a
Enfermería
INICIO
Enfermería Personal Inst.
Recepción
de Datos
Alista
Bandeja
Nota del
Proceso
FIN
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3.2- Lesión en tejido blando
3.2.1- Son lesiones de estructuras cutáneas, músculos, tendones, ligamentos o
cápsulas de tejido que rodean ciertas articulaciones.
3.2.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1
Recepción del paciente en enfermería donde se le
solicita datos personales.
Enfermera
2 Se procede a dar atención inmediata al paciente,
verificando el estado de la lesión.
3 Se inmoviliza la extremidad o área afectada.
4 Control de signos vitales.
5 De acuerdo a la gravedad de la lesión se direcciona a su
respectiva EPS, a su hogar o al aula de clase.
6 Se efectúa la debida nota del procedimiento en los
registros de enfermería.
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3.2.3- Flujograma
Control Sig.
Vitales
Acudir a
Enfermería
INICIO
Enfermería Personal Inst.
Atención
inmediata
Inmoviliza
Área
Gravedad de
Lesión
FIN
Nota de
Proceso
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3.3- Cólico menstrual
3.3.1- Son dolores en las zonas del vientre y la pelvis que son experimentados por una
mujer como consecuencia de su período menstrual.
3.3.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Recepción del paciente en enfermería donde se le
solicita datos personales.
Enfermera
2
Se procede a dar atención inmediata a la paciente,
brindándole comodidad y seguridad acostándola en
camilla.
3 Se le ofrece aromática con azúcar.
4 Se le coloca bolsa con agua caliente en región
abdominal.
5 La paciente una vez recuperada regresa a su aula escolar
o se envía a su casa.
6 Se efectúa la debida nota del procedimiento en los
registros de enfermería.
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3.3.3- Flujograma
Bolsa con
Agua
Caliente
Acudir a
Enfermería
INICIO
Enfermería Personal Inst.
Atención
inmediata
Aromática
con azúcar
Regresa a
clase
FIN
Regresa a
clase
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3.4- Dolor de Cabeza (Cefalea)
3.4.1- El término cefalea hace referencia a los dolores y molestias localizadas en
cualquier parte de la cabeza, en los diferentes tejidos de la cavidad craneana, en las
estructuras que lo unen a la base del cráneo, los músculos y vasos sanguíneos que
rodean el cuero cabelludo, cara y cuello.
3.4.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Recepción del paciente en enfermería donde se le
solicita datos personales.
Enfermera
2 Se indaga sobre las posibles causas: Hipertensión
arterial, insolación, etc.
3 Se procede a controlar la tensión arterial.
4
Dependiendo de los resultados se procede a enviar su
respectiva EPS o permanecer un tiempo prudente en
reposo para regresar al aula de clases.
5 Se efectúa la debida nota del procedimiento en los
registros de enfermería.
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3.4.3- Flujograma
Enviar a
EPS
Acudir a
Enfermería
INICIO
Enfermería Personal Inst.
Causas
Posibles
Controlar
Tensión
Nota del
Procedimiento
FIN
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3.5- Desmayo
3.5.1- Pérdida momentánea del sentido o del conocimiento que sufre una persona.
3.5.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 El paciente recibe una atención inmediata en el lugar del
quebranto de salud.
Enfermera
2 Se ubica al paciente en una posición supina con los pies
en alto.
3 Se controlan signos vitales.
4 Se procede a controlar la tensión arterial.
5
Una vez recuperado el estado de conciencia se indaga
sobre las posibles causas y se correlaciona ésta
información con el resultado de los signos vitales y la
observación reciente del estado del paciente.
6
Dependiendo de los resultados se procede a enviar su
respectiva EPS o permanecer un tiempo prudente en
reposo para regresar al aula de clases.
7 Se efectúa la debida nota en los registros de enfermería.
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3.5.3- Flujograma
Controlar
Tensión.
Acudir a
Enfermería
INICIO
Enfermería Personal Inst.
Ubicar al
Paciente
Controlar S.
Vitales
Recuperar
estado
FIN
Enviar a la
EPS
Nota en los
Registros
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3.6- Síndrome convulsivo
3.6.1- Es un síntoma transitorio caracterizado por actividad neuronal en el cerebro que
conlleva a hallazgos físicos peculiares como la contracción y distensión repetida y
temblorosa de uno o varios músculos de forma brusca y generalmente violenta.
3.6.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 El paciente recibe una atención inmediata en el lugar del
quebranto de salud.
Enfermera
2 Se ubica al paciente de medio lado despejándole la vía
aérea y evitando el acercamiento de personas.
3 Se llaman a los servicios de Emergencia
4 Se le proporciona seguridad al paciente y se le evita
cualquier tipo de estimulación (gritos, risas, etc.)
5 Se espera su recuperación y la atención del médico de
Emergencia
6 Se siguen indicaciones médicas y se informa a un
familiar del paciente.
7 Se efectúa la debida nota del suceso en los registros de
enfermería.
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3.6.3- Flujograma
Llamar a
Emergencias
Atención
Inmediata
INICIO
Enfermería
Ubicar al
Paciente
Seguridad al
Paciente
FIN
Espera su
Recuperación
Nota del
Suceso
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3.7- Hemorragia Nasal
3.7.1- Es la pérdida de sangre del tejido que recubre la nariz.
3.7.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Recepción del paciente en enfermería donde se le
solicita datos personales.
Enfermera
2
Se ubica al paciente en una silla, colocándole compresa
de agua fría con hielo en la frente y se le hace presión en
la nariz según el caso.
3 Se realiza limpieza.
4 Control de signos vitales.
5 Se indaga sobre posibles causas.
6 Se realiza vigilancia y observación del sangrado.
7 De acuerdo a la respuesta a los primeros auxilios se
envía a su respectiva EPS o al aula de clase.
8 Se efectúa la debida nota del suceso en los registros de
enfermería.
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3.7.3- Flujograma
Controlar S.
Vitales.
Acudir a
Enfermería
INICIO
Enfermería Personal Inst.
Ubicar al
Paciente
Realizar
Limpieza
Posibles
Causas
FIN
Observar
Sangrado
Enviar a EPS
Nota Suceso
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3.8- Urgencia o Emergencia
3.8.1- Una urgencia es cuando una persona está en riesgo de muerte y una
emergencia es una situación fuera de control que se presenta por el impacto de
un desastre.
3.8.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Se brinda seguridad y comodidad al paciente.
Enfermera
2 Se brindan los primeros auxilios.
3 Se llama a los servicios de Emergencias
4 Se siguen indicaciones médicas y se informa a un
familiar del paciente.
5 Se efectúa la debida nota del suceso en los registros de
enfermería.
3.8.3- Flujograma
Llamar a
Emergencias
INICIO
Enfermería
Brindar
Seguridad
Brindar
Auxilios
Indicaciones
Médicas
FIN
Nota Suceso
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3.9- Revisión de los botiquines
3.9.1- Proceso mediante el cual se revisan los elementos necesarios que debe tener
un botiquín para brindar los primeros auxilios
.
3.9.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Se planean las visitas a los botiquines de cada sede.
Enfermera
2 Se revisa cada botiquín verificando los elementos y las
fechas de vencimiento.
3 En caso de presentar fecha de vencimiento se procede a
reemplazarlo.
4 Se registra en la planilla de seguimiento y cuidado de los
botiquines.
3.9.3- Flujograma
Reemplazar
INICIO
Enfermería
Visitas
Botiquín
Revisar
Botiquín
Registrar en
Planilla
FIN
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3.10- Semana de la Salud
3.10.1- Es un espacio que se utiliza para desarrollar actividades que promueven hábitos
y estilos de vida saludables dentro de la Comunidad Ealista.
3.10.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 La fecha de la actividad se establece dentro del
calendario académico de cada semestre. Dirección de Bienestar
2
Se realizan los contactos con las diferentes entidades de
salud y organismos estatales (Secretaría de salud,
Fiscalía, etc.) para realizar actividades conjuntas.
Área de Enfermería y
Psicología
3
En caso de recibir el apoyo de dichas entidades se
procede a realizar una programación dentro de los días
establecidos para desarrollar las actividades de la
Semana de la Salud.
Área de Enfermería y
Psicología
4
Se diligencia un memorando a la Vicerrectoría
Académica solicitando los espacios que se necesiten
para el desarrollo de la programación.
Área de Enfermería y
Psicología
5 Esta información se entrega a la Dirección de Bienestar. Área de Enfermería y
Psicología
6 Se realizan las piezas gráficas del evento y se comunican
por medio físico y digital
Dirección de Bienestar
Diseño institucional
Comunicaciones
7 Se verifica la cantidad de participantes para solicitud de
presupuesto para refrigerios Dirección de Bienestar
8 Se solicita a la Dirección Financiera presupuesto para la
compra de los refrigerios Dirección de Bienestar
9 Se distribuyen los refrigerios a los participantes Bienestar
10
Durante la ejecución y desarrollo de la Semana de la
Salud se realiza el acompañamiento y evaluación de la
actividad.
Bienestar
Diseño Institucional
Comunicaciones
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3.10.3- Flujograma
Comunicaciones
Diligencia
Memorando
.
Contactos
INICIO
Bienestar Institucional Enfermería.
Establecer
Fechas
Realizar
Programación
Entrega a
Bienestar
FIN
Realizar
Piezas Gra.
Verifica
Participantes
Presupuesto
Diseño Institucional
Comunica en
Físico.
Refrigerios
Acompañamiento
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3.11- Manejo de Hábitos de Vida Saludable
3.11.1- Esta actividad se realiza partiendo del peso y talla corporal del individuo para
obtener el índice de masa corporal el cual se confronta con una tabla estandarizada la
cual nos da como resultado indicaciones de peso normal, sobre peso, obesidad o
bajo peso, con el fin de brindar una orientación individual a cada consultante en hábitos
alimenticios, deporte y recreación.
3.11.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Recepción del consultante en enfermería donde se le
solicita datos personales.
Enfermería
2 Control de peso, talla, signos vitales y de ser necesario
glucometría.
3 Se tipifica el resultado con el índice de masa corporal
4 Se dan indicaciones pertinentes para cada caso.
5 Se efectúa la debida nota del procedimiento en los
registros de enfermería.
6 Seguimiento
3.11.3- Flujograma
Indicaciones
Pertinentes.
Acudir a
Enfermería
INICIO
Enfermería Personal Inst.
Realizar
Controles
Tipifica
Resultado
Nota de
Proceso
FIN
Seguimiento
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3.12- Conferencias
3.12.1- Actividades educativas que buscan orientar a la comunidad Ealista en la
promoción de hábitos de vida saludable.
3.12.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Preparación del tema a tratar según la necesidad que se
presente y de acuerdo a las competencias del cargo.
Dirección de Bienestar
Área de Enfermería y
Psicología
2 Se ubican los espacios y horarios de común acuerdo con
los docentes.
Área de Enfermería y
Psicología
Secretaría Académica
3 Se ejecuta la actividad. Área de Enfermería y
Psicología
4 Se registra asistencia y se evalúa. Área de Enfermería y
Psicología
Registra
Asistencia
Preparación
de Tema
INICIO
Enfermería Bienestar Insti.
Se ubican
Espacios
Ejecuta
Actividad
FIN
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4- ATENCIÓN EN PSICOLOGÍA
Es un procedimiento en el cual se realiza evaluación, diagnóstico, tratamiento y seguimiento a un
paciente o consultante.
4.1- Terapia psicológica
4.1.1- Es un proceso en el cual se realiza un análisis y evaluación del problema; se hace
un diagnóstico para luego aplicar estrategias de intervención basadas en métodos y
conceptos conductistas con el fin de modificar las dificultades a partir del cambio en
el comportamiento de un individuo.
4.1.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Asignación de cita.
Psicóloga
2 Admisión del paciente
3 Evaluación
4 Diagnóstico
5 Tratamiento
6 Seguimiento
7 Los casos que ameriten, se hace remisión a psiquiatría y
a otros profesionales de la salud de sus respectivas EPS.
8 Nota del procedimiento en los registros de enfermería.
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4.1.3- Flujograma
Evaluación
Remisión
Psiquiatría
INICIO
Enfermería
Asignación
de Cita
Admisión
del Paciente
Diagnostico
FIN
Tratamiento
Seguimiento
Nota Proceso
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4.2- Entrevista Laboral
4.2.1- Es una actividad muy importante que hace parte del proceso de selección del
personal que ingresa a la institución.
4.2.2- Actividades
N° Descripción de las Actividades Responsable
1 Recepción de la Hoja de Vida de Recursos Humanos
Psicóloga
2 Llamar al candidato
3 Asignar cita
4 Ejecución de la entrevista
5 Diligenciamiento del formato de entrevista institucional
6 Anexo del reporte de entrevista a la Hoja de Vida del
candidato.
7 Entrega de Hoja de Vida con informe a Recursos
Humano.
4.2.3- Flujograma
Ejecución
Entrevista
Hoja de Vida
INICIO
Enfermería Personal Inst.
Llamar al
Candidato
Asignar Cita
Formato
entrevista
FIN
Anexo
Deporte
Informe
HDV
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Definiciones:
Calendario Académico: Es un sistema integral de organización y programación de las actividades
académicas y de apoyo, que se desarrollan en la Institución cada semestre. Funciona como una
herramienta de comunicación oficial dirigido a la comunidad Ealista donde se orienta la vida académica
de los estudiantes y su interacción con las distintas áreas de la institución.
Comunidad Ealista: Ente constituido por los estudiantes, docentes y personal administrativo de la
Corporación Escuela de Artes y Letras.
Formato: Documento establecido para una actividad en particular con el fin de recopilar información
necesaria para el control de datos.
Stickers: Es un adhesivo que contiene la fecha actualizada del período académico en curso y se renueva
en cada carnet institucional semestralmente, con el fin de acreditar que el estudiante, docente o
administrativo se encuentra vigente dentro de la Institución.
Reposición: Es la renovación del carnet institucional a causa de pérdida o deterioro.
Graduando: Persona que recibe o está próxima a recibir un grado universitario.
Orden del día: Programación que se va a desarrollar durante una actividad.
Acta de grado: Documento por medio del cual se hace constar el otorgamiento de un título con el
correspondiente Diploma.
Menciones Honoríficas: Reconocimientos académicos que se otorgan a estudiantes y docentes por sus
respectivos logros.
1 Documentos afines:
Manual de Funciones
Reglamento de Bienestar Institucionalización