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Copyright RDS Tutti i diritti riservati www.rds-software.com

Introduzione

docService è un servizio di archiviazione elettronica di documenti e di consultazione degli stessi integrato con il gestionale.

E’ una componente software che si interfaccia a sua volta con i servizi offerti da Alfresco, un’applicazione di Content Management System, che consente fra le altre cose di gestire l’archiviazione elettronica di documenti.


Spazi di archiviazione

Access Point

Spazio

Azienda/Ambiente 1

Spazio

Azienda/Ambiente 2

Spazio

Azienda/Ambiente n

FCFatture Clienti

FFFatture Fornitore

OCOrdini Cliente

CPCertificati diPagamento

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FCFatture Clienti

FFFatture Fornitore

OCOrdini Cliente

CPCertificati diPagamento

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Tipi documento gestiti

Gli spazi a più basso livello contengono i documenti raggruppati in modo omogeneo per Tipo Documento, e allo stato attuale quelli che docService può gestire sono quelli appartenenti alle seguenti categorie:

BE – Bolla fornitoreFC – Fattura clienteFF – Fattura fornitoreO3 – Offerta clienteO4 – Ordine aperto clienteOA – Ordine aperto fornitoreOC – Ordine clienteOR – Ordine fornitoreRA – Richiesta di acquistoXA – Bolla cliente


Visualizzazione documenti archiviati

La modalità più semplice per accedere ai documenti archiviati è attraverso la definizione di una query, e il campo che contiene il riferimento al documento è quello con nome HASH della tabella TPJALFI

I documenti archiviati sono accessibili anche attraverso tooltip, oppure dall’esterno di RDS, usando il servizio web di docService

http://aspweb.rds-software.com/rdsv5i/ws/DocServiceWS?WSDL


Archiviazione di documenti cartacei

L’utente riceve il documento cartaceo

Attraverso una funzione stampa il QrCode del documento, che in questo caso conterrà esclusivamente un identificatore progressivo a rottura di anno e un identificativo utente.

Applica l’etichetta sulla prima pagina del documento cartaceo, oppure la colloca su una pagina bianca che sarà messa in testa al documento cartaceo che può essere composto da più pagine.

Avvia la scansione, ed attraverso una funzione di caricamento in Java che gira sul client dell’utente trasferisce il documento nel documentale


Archiviazione di documenti cartacei

Il documento in questa fase risulta solamente archiviato nel documentale, ma non ancora registrato nel gestionale e arricchito per eseguire questa operazione l’utente dovrà:

Accedere alla query che ritorna l’elenco dei documenti non ancora archiviati

Selezionare il documento, e cliccare sulla funzione applicativa che dovrà essere usata per registrarlo

Al termine della registrazione, la funzione applicativa renderà il documento consultabile anche all’interno delle funzioni di visualizzazione dei documenti elettronici archiviati, query e tooltip


Arichiviazione elettronica di stampe

L’utente stampa il documento

Al termine della creazione del PDF, quest’ultimo viene caricato sul documentalePDF e gli attributi che lo caratterizzano, estrapolati dall’XML della stampa, nel documentale

Le transazioni supportate ad oggi sono le seguenti

XMBF (Bolla Fattura)PYFA33XM (Fatturazione batch)XMOC (Ordine cliente)XMFS (Fattura semplificata)XMOA (Ordine aperto)XMBO (Bolla cliente)XMOF (Ordine fornitore)XMFA (Fattura)XMRA (RDA)XMBB (Bolla Banco)


Archiviazione elettronica di stampe

Per abilitare l’archiviazione di una stampa sarà sufficiente editare un file che si trova nella params chiamato ARCHIVE_SPOOL_LIST.XML aggiungendo l’identificato della stampa che deve essere archiviataautomaticamente

<Spool id="XMRA" templateId="default" arcProfileId="000"/>


Aggiornamento documento elettronico

Qualora ci fosse la necessità di aggiornare il documento archiviato, e preciso, il solo documento e non gli attributi di quest’ultimo, si potrà procedere secondouna di queste modalità

Ristampa il QrCode del documento

Caricamento manuale del documento


Amministrazione documenti

Una scheda è quell’insieme di informazioni che caratterizzano il documento stesso, queste informazioni sono contestuali al tipo documento e virtualmente possono essere associate a tutti i seguenti campi definiti nella TPJALFI

Nome campo Descrizione

SIGLA Sigla societaria

ANNO_DOC Anno del documento

NUMR_DOC Numeratore documento – Parametro FA per fatture, NM per altri documenti

PROG_DOC Progressivo/Numero documento

RIF_INTERN Numero di riferimento interno

RIF_ORDCLI Riferimento ordine cliente

NUM_PROT Numero protocollo

DATA_REG Data registrazione

DATA_DOC Data documento

COD_CLI Codice cliente

COD_CLI_SP Codice cliente di spedizione

COD_FOR Codice fornitore

COD_FOR_SP Codice fornitore di spedizione

ENTE Ente

MAGA Magazzino

UBIC Ubicazione

COGNOME Cognome del cliente/fornitore, di default coincide con la ragione sociale

NOME Nome del cliente/fornitore, di default coincide con la ragione sociale

RAGSOC Ragione sociale

CODFISC Codice fiscale

PIVA Partita iva

VAR_STR_NN(0<= NN <=15)

Sono quindici campi generici di tipo testo che consentono di associare al documento archiviato informazioni che saranno decise in fase di definizione dei metadati dello specifico documento. Metadati che devono poter essere personalizzabili in funzione delle esigenze del cliente

VAR_NUM_NN(0<= NN <=10)

Sono 10 campi generici di tipo testo che consentono di associare al documento archiviato informazioni che saranno decise in fase di definizione dei metadati dello specifico documento. Metadati che devono poter essere personalizzabili in funzione delle esigenze del cliente

Gli altri campi di TPJALFI che non sono riportati nell’elenco sono statiintenzionalmente omessi in quanto di sistema, e quindi non possono e nondevono essere modificati dall’utente durante l’aggiornamento dei dati dellascheda.

La funzione di amministrazione visualizzerà per ogni tipo documento,esclusivamente quei campi che colui che ha parametrizzato la scheda hadeciso possano essere modificati dall’utente.


Creare nuove schede documento

Associare un nuovo documento elettronico alla scheda

Aggiornare o eliminare schede documento preesistenti

Funzione di amministrazione


Attivazione di docService

Configurazione interfaccia con Alfresco

Stampa QrCodemanagerClassName -com.rds_software.release.projects.alfresco.qrcodeprinter.generic.GenericStampaQrCode waId - release/alfresco/qrcodegeneric


Attivazione di docService

Ristampa QrCode (solamente agganciabile da query)La definizione dell’SD è analoga al precedente, a meno dei primi due caratteri del campo MASK che dovranno essere valorizzati ad ** e della WEB APPLICATION che sarà la XWebApp Generica – Apertura su frame xxxx1

Agganciando l’SD alla query su TPJALFI, K1 dovrà essere collegato al Tipo Documento mentre K2 all’Hash del documento

Caricamento manuale documento (solamente agganciabile da query)Poiché l’SD è agganciabile da query i primi due caratteri del MASK dovranno essere valorizzati a **

managerClassName - com.rds_software.release.projects.alfresco.uploader.GenericDocUploaderwaId - release/alfresco/uploader

Agganciando l’SD alla query su TPJALFI, K1 dovrà essere collegato all’Hash del documento

Funzione di amministrazione

managerClassName - com.rds_software.release.projects.alfresco.admin.gui.AdminAlfrescoApplication waId - ALFI


Documentazione

http://asp.rds-software.com/asptest/impl/ALFI/docs/docService.pdf

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