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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

AREA: COORDINACION DE BECAS Mayo, 2004

COORDINACION DE BECAS

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6.1.- PROCEDIMIENTO: Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de Becas. OBJETIVO: Preparar el Plan Operativo Anual de la Coordinación de Becas NORMAS ESPECÍFICAS: - La persona designada debe recibir en Consejo Consultivo los lineamientos y directrices por los cuales se debe regir el Plan Operativo Anual. - El respectivo informe debe enviarse a la gerencias de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología.

Responsable Acción Persona designada 1. Recibe en Consejo Consultivo los lineamientos y

directrices por las cuales se debe regir el Plan Operativo Anual (Ver procedimiento: “Servir de conexión entre los entes de adscripción y la fundación con respecto a los lineamientos y directrices que dicten los entes para la elaboración del Plan Operativo Anual” Pág. 356 )

Coordinación de Becas 2. Analiza los lineamientos y directrices, para diseñar el Plan Operativo Anual de la Coordinación.

3. Determina las actividades que la Coordinación va a desarrollar en el año, además se deben especificar todos los requerimientos necesarios para que esas actividades se lleven a cabo.

4. Distribuye las actividades mes por mes. 5. Toma las actividades a desarrollar en un mes. 6. Distribuye las actividades semanalmente.

7. Elabora el presupuesto de la Coordinación de Becas para ese año (ya teniendo todas las actividades y lo que se requiere para cada una de ellas, se elaboran las partidas).

8. Prepara un informe, para dar a conocer el Plan Operativo Anual a seguir.

9. Imprime un (1) ejemplar del informe. 10. Saca una (1) copia del ejemplar del informe. 11. Envía el ejemplar del informe, junto con su respectiva

copia a la Gerencia de Planificación y Desarrollo de Ciencia, tecnología e Innovación (Las personas que reciben el respectivo informe deben firmar la copia como recibida).

12. Archiva la copia del informe firmada por los responsables

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6.2.- PROCEDIMIENTO: Control de las actividades planificadas que se llevan a cabo. OBJETIVO: Mantener un control sobre las actividades planificadas, para comprobar que se lleven a cabo en la coordinación. NORMA ESPECIFICA: - Se deben discutir les fechas de cada una de las actividades a realizar durante el mes con el Presidente y el Gerente de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación.

Responsable Acción

Presidente, el Gerente de Planificación y Desarrollo en Ciencias, Tecnología e Innovación y la Coordinación de Becas.

1. Discute entre el Presidente, el Gerente de Planificación y Desarrollo en Ciencias, Tecnología e Innovación y la Coordinación de Becas las fechas de cada una de las actividades a realizar en el mes, esta discusión se realizará en Puntos de Cuenta o en Consejos consultivos, cual sea el caso.

Coordinación de Becas 2. Elabora un cronograma con las fechas ya discutidas.

3. Realiza cada una de las actividades. 4. Elabora reportes del desarrollo de cada

actividad (semanalmente, o cada vez que la Junta Directiva, el Presidente, el Gerente de Planificación y Desarrollo de Ciencias, Tecnología e Innovación o la persona asignada para el control de la misma, lo requiera).

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6.3.- PROCEDIMIENTO: Organización, control y coordinación del proceso de selección para la distinción a preescolares. OBJETIVO: Organizar, controlar y coordinar el proceso de selección para la distinción a instituciones de la región. NORMAS ESPECIFICAS: - El Coordinador de Becas debe promocionar el proceso mediante visitas a alcaldías, la radio, la TV, programas radiales, rueda de prensa, entre otros. - Se deben entregar las planillas por municipio al colaborador local seleccionado. - La premiación se realiza en cada municipio dependiendo del reglamento vigente en la Coordinación.

Responsable Acción

Coordinación de Becas 1. Promociona el proceso; mediante visitas a alcaldías, avisos de prensa, programas radiales y televisivos, ruedas de prensa, entre otros.

2. Elabora todos los requerimientos necesarios, para infundir por prensa, programas radiales y televisivos, ruedas de prensa entre otros, la información necesaria.

3. Envía los requerimientos a la Coordinación de Promoción y Divulgación (Ver procedimiento: “Apoyo al resto de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades en lo referente a promoción y divulgación” Pág. 253).

4. Selecciona a un Colaborador por municipio en las visitas realizadas a los mismos (esto dependerá del reglamento vigente en la Coordinación de Becas, el coordinador será el mismo que se escogió para becas y reconocimiento a la excelencia).

5. Llenar un formato denominado:”Planilla de inscripción a Preescolares “, y se presenta el proyecto en ejecución en ciencia, tecnología e innovación.

6. Entrega las planillas por municipio a cargo de un colaborador.

7. Recibe los recaudos. 8. Analiza los recaudos. Comisión Encargada 9. Visita a los preescolares si es necesario para verificar y

escoger a los ganadores por municipios, a cargo de la comisión encargada para tal fin.

Coordinación de Becas 10. Elabora un acta del proceso de selección y de los planteles escogidos.

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Responsable Acción

Coordinación de Becas 11. Envía a la Junta Directiva. Presidente Coordinación de Becas

12. Analiza en Junta Directiva, si todo esta de acuerdo a los reglamentos, normas y estatutos de la Fundación se envía a la Coordinación de Becas la aprobación para que publique los resultados, si no se envían las correcciones pertinentes.

13. Publica los resultados, en cada alcaldía, en la Pág. Web de la fundación, en la prensa regional y en la cartelera de la fundación (Ver procedimientos: “Desarrollo y mantenimiento actualizado de las paginas Web de la fundación” y “Apoyo al resto de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades en lo referente a promoción y divulgación “Pág.237 y 253)

14. Realiza el proceso de premiación (El acto central a ejecutar en el Municipio Libertador).

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6.4.- PROCEDIMIENTO: Organización, control y coordinación del proceso de selección para la distinción a docentes. OBJETIVO: Organizar, controlar, y coordinar el proceso de selección para la distinción a docentes de las instituciones de la región. NORMAS ESPECIFICAS: - El Coordinador de Becas debe promocionar el proceso mediante visitas a alcaldías, la radio, la TV, programas radiales, rueda de prensa, entre otros. - Se deben entregar las planillas por municipio al coordinador local seleccionado. - La comisión nombrada debe analizar los recaudos para el proceso de distinción. - La premiación se realiza en cada municipio dependiendo del reglamento vigente en la Coordinación.

Responsable Acción




4. Selecciona a un Colaborador por municipio en las visitas realizadas a los mismos.

5. Entrega las planillas por municipio a cargo de un coordinador local (colaborador).

6. Llenar un formato denominado: “Planilla de Postulación de Reconocimiento a Docentes”, y además, se debe presentar los requisitos exigidos.

7. Recibe los recaudos. Comisión encargada 8. Analiza los recaudos a cargo de la comisión

nombrada para tal fin. Coordinación de Becas 9. Elabora un acta del proceso de selección y de los

planteles escogidos. 10. Envía a Junta Directiva.

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Responsable Acción

Presidente 11. Analiza en Junta Directiva, si todo esta de acuerdo a los reglamentos, normas y estatutos de la fundación se envía a la Coordinación de Becas la aprobación para que publique los resultados, si no se envían las correcciones pertinentes.

Coordinación de Becas 12. Publica los resultados, en cada alcaldía, en la pagina Web de la fundación, en la prensa regional y en la cartelera de la fundación (Ver procedimientos: “Desarrollo y mantenimiento actualizado de las paginas Web de la fundación” y “ Apoyo al resto de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades en lo referente a promoción y divulgación” Páginas 237 y 253.)

13. Realiza el proceso de premiación (El acto central a ejecutar en el Municipio Libertador).

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6.5.- PROCEDIMIENTO: Organización, control y coordinación del proceso de selección para los premios de Reconocimiento a la Excelencia y Becas Estímulos. OBJETIVO: Organizar, controlar, y coordinar el proceso de selección para otorgar Premios de Reconocimiento a la Excelencia y Becas Estímulos. NORMAS ESPECIFICAS: - El Coordinador de Becas debe promocionar el proceso mediante visitas a alcaldías, la radio, la TV, programas radiales, rueda de prensa, entre otros. - La Coordinación de Becas debe elaborar las pruebas. - Se deben analizar los resultados de las pruebas de los concursos para otorgar premio de reconocimiento a la excelencia y beca estímulo para identificar al ganador.

Responsable Acción




4. Apertura el proceso con la publicación en los diarios de mayor circulación en la región.

5. Distribuye (Venta) los sobres con el material de inscripción en el periodo establecido.

6. Recibe los requisitos en el periodo establecido. 7. Revisa todos los documentos de los solicitantes. 8. Efectúa la lectura óptica de la planilla de

inscripción de los documentos validos. 9. Incluye la data en el sistema de selección.

10. Si es necesario se efectúan correctivos por errores de planillas.

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Responsable Acción

Coordinación de Becas 11. Publica lista de aspirantes con derecho a presentar la prueba.

12. Aplica la prueba en la fecha prevista 13. Revisa todas las hojas de respuestas.

14. Realiza la lectura óptica de la hoja de respuesta. 15. Incluye la data en el sistema. 16. Si es necesario se efectúan correctivos por errores

en hoja de respuesta. 17. Emite lista preliminar de ganadores. 18. Procede a efectuar el trabajo Social con base en

una muestra de población. 19. Recibe informe de los trabajadores sociales sobre

la investigación efectuada. 20. Emite lista final de ganadores. 21. Envía informe con los ganadores a la Junta

Directiva. 22. Publica en Carteleras, Página Web y prensa

regional los ganadores con las fechas y lugares de premiación.

23. Efectúa las premiaciones.

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6.6.- PROCEDIMIENTO: Coordinación para elaborar la prueba a aplicar en cada edición del proceso. OBJETIVO: Coordinar la elaboración de la prueba a aplicar cuando así lo requiera el proceso. NORMA ESPECIFICA: - La Coordinación de Becas debe convocar a las personas que integrarán la comisión.

Responsable Acción

Coordinación de Becas 1. Convoca a las personas que integrarán la comisión ( Profesores universitarios, Profesores de básica, media y diversificada, profesionales, pedagogos, lingüísticos, psicólogos entre otros, esto dependerá del reglamento vigente en la Coordinación de Becas).

2. Coordina todo lo referente a la logística para la realización de la reunión (Ver procedimiento: “Organización de las reuniones en la fundación ” Pág. 349)

Comisión encargada 3. Establece los contenidos de evaluación. 4. Comienza a formular las pruebas. Coordinación de Becas 5. Reúne periódicamente a la comisión, para discutir el

avance de las pruebas. 6. Una vez finiquitada la realización de las pruebas se

imprimen, y se aplican.

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6.7.- PROCEDIMIENTO: Selección de las becas ayudantía. OBJETIVO: Seleccionar las personas que van a desempeñar la actividad de beca ayudantía en la Gerencia, Coordinación o Unidad que lo solicite. NORMA ESPECIFICA: - Se deben realizar tres evaluaciones para seleccionar la persona; la primera consiste en analizar los documentos recaudados, una segunda que se refiere a la prueba escrita y por último la entrevista en donde deben estar presentes (1) persona de la alta gerencia, la persona que solicitó la beca ayudantía y la Coordinación de Becas.

Responsable Acción

Gerencias, Coordinaciones o Unidades solicitantes

1. Remitir a la Coordinación de Beca los siguientes requerimientos: Perfil de la persona que se solicita, Plan de Trabajo a realizar y demás requerimientos que se consideren necesarios para ser discutidos en Consejo Consultivo.

Coordinación de Becas 2. Elabora todo lo necesario, para infundir por prensa o por cualquier otro medio, la información necesaria.

3. Envía los requerimientos a la Coordinación de Promoción y Divulgación (Ver procedimiento: “Apoyo al resto de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades en lo referente a promoción y divulgación” Pág. 253)

Coordinación Responsable 4. Recibe los documentos exigidos (En la Coordinación de Becas o donde se indique).

Coordinación de Becas 5. Realiza la primera evaluación (en esta primera evaluación, sólo se analizarán los recaudos exigidos anteriormente, y deben estar presentes, una (1) persona de al alta Gerencia, la persona que solicitó la beca ayudantía y la Coordinación de Becas).

6. Elabora una lista con las personas preseleccionadas (esta lista debe contener la fecha y lugar de la próxima evaluación).

7. Publica la lista en las carteleras ubicadas en la fundación.

8. Elabora la prueba, dependiendo de los requerimientos de la persona que solicitó la beca ayudantía, se solicita asesoramiento externo si es necesario.

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Responsable Acción

Coordinación de Becas 9. Evalúa la pruebas (en esta evaluación deben estar presentes, una (1) persona de al alta Gerencia, la persona que solicitó la beca ayudantía y el Coordinador de Becas).

10. Elabora una lista con las personas preseleccionadas en la prueba (esta lista debe contener la fecha y lugar de la próxima evaluación).

11. Envía a la Coordinación de Promoción y Divulgación, para que haga la publicación en las carteleras de la fundación (Ver procedimiento: “Apoyo al resto de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades en lo referente a promoción y divulgación”Pág. 253 )

Coordinación de Promoción y Divulgación Coordinación de Becas Coordinación de Promoción y Divulgación Coordinación de Becas


13. Elabora la última prueba, que consiste en una

entrevista (en esta entrevista deben estar presentes, una (1) persona de la alta Gerencia, la persona que solicito la beca ayudantía y la Coordinación de Becas).

14. Elabora un último listado, este debe especificar quien fue la persona seleccionada y hacia donde se debe dirigir.


16. Efectúa la inducción a los becas ayudantía.

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6.8.- PROCEDIMIENTO: Elaboración de la nómina de los beca ayudantía. OBJETIVO: Elaborar la nómina de pago de los beca ayudantía de la fundación. NORMAS ESPECIFICAS: - Se debe determinar la cantidad a pagar de acuerdo a la información del sistema de asistencia. - Los Departamentos que poseen Becas Ayundatías, entre otros tienen (5) días hábiles después de finalizado el mes para solicitar el pago a los mismos.

Responsable Acción

Coordinación de Becas 1. Recibe la solicitud del pago de cada dependencia. 2. Coteja con la información del sistema de asistencia. 3. De encontrarse errores se devuelve la solicitud. 4. Determina la cantidad a pagar. 5. Elabora la Nómina estructurada por dependencia con

los datos del beneficiario y la cantidad a pagar.

6. Llena la nómina. 7. Imprime la nómina. 8. Elabora e imprime un oficio con su respectiva copia,

este debe indicar el mes que se esta pagando, el concepto del mismo y demás indicaciones que se consideren importantes.

9. Envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad, para que revise la nómina.

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

10. Revisa la nómina y el respectivo oficio.

11. Si presenta fallas se devuelve con las respectivas correcciones a la Coordinación de Becas ; Si no presenta fallas se lleva la nómina a la Gerencia de Gestión Interna.

Coordinación de Becas 12. Envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad, Para su firma.

13. Envía a la Gerencia de Gestión Interna, para que la revise.

Gerencia de Gestión Interna 14. Firma.

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Responsable Acción

Gerencia de Gestión Interna 15. Envía al Presidente. Secretaria Ejecutiva 16. Revisa para determinar si la nómina pasó por todos

los canales regulares, de no ser así se devolverá al lugar donde se detecto la falla.

Presidencia

17. Entrega al Presidente 18. Firma, Sella.

19. Entrega a la Coordinación de becas para que envíe el original al respectivo banco, junto con las dos (2) copias.

Banco 20. El Banco debe firmar las dos (2) copias. 21. Envía una (1) copia a la Coordinación de Becas y la

otra se envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad para que efectúe el registro de la transacción.

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6.9.- PROCEDIMIENTO: Elaboración de la nomina de los becarios externos. OBJETIVO: Elaborar la nómina de pago de los becarios de Educación Básica, Media, Diversificada y Media Profesional. NORMAS ESPECIFICAS: - Se debe cancelar de acuerdo a la Unidad Tributaria Vigente. - La nómina de los becarios de Educación básica, media y diversificada se elaborará los diez (10) primeros días de cada mes, y se entregará a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad los quince (15) primeros días de cada mes.

Responsable Acción

Coordinación de Becas 1. Recibe copia de los números de cuenta de los becarios.

2. Transcribe la información necesaria con la herramienta de Windows Block de notas.

3. Inserta la data en el Sistema Bancario S.I.E.T.E. 4. Revisa la información correspondiente a C. I., Nombre,

Apellido, N° de cuenta , y monto a pagar. 5. Elabora un oficio dirigido al Banco solicitando el

abono en cuenta a los becarios. 6. Envía la nómina impresa y el oficio a la Coordinación

de Finanzas y Contabilidad para su revisión y firma. Coordinación de Finanzas y Contabilidad

7. Revisa la nómina y el respectivo oficio.

8. Si no presenta fallas se lleva la nómina a la Gerencia de Gestión Interna(12) ; Si presenta fallas se devuelve con las respectivas correcciones a la Coordinación de becas(11).

Coordinación de Becas 9. Envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad, para su firma.

10. Envía a la Gerencia de Gestión Interna, para que la revise.

Gerencia de Gestión Interna

11. Firma

12. Envía a Presidente. Secretaria Ejecutiva 13. Revisa para determinar si la nómina pasó por todos

los canales regulares, de no ser así se devolverá al lugar donde se detecto la falla.

14. Entrega al Presidente, para su firma

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Responsable Acción

Presidencia 15. Envía a la Coordinación de Becas. Coordinación de Becas 16. Indica a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad

para que proceda a enviar la nómina vía on line antes de las 12:00 AM en que debe hacerse efectivo el pago.

17. Envía el oficio al banco. Banco 18. El Banco debe firmar las dos (2) copias. 19. Envía una (1) copia a la Coordinación de Becas y la

otra se envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad para que efectúe el registro de la transacción.

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