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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

AREA: COORDINACION DE INFORMATICA Mayo, 2004

COORDINACION DE INFORMATICA

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9.1.- PROCEDIMIENTO: Préstamo del servicio a usuarios internos de la fundación.

OBJETIVO: Prestar servicio a usuarios internos de la fundación. NORMA ESPECIFICA: - Los usuarios internos de la fundación deben comunicar el problema a la Coordinación de Informatica a través de la extensión numero 15.

Responsable Acción

Usuarios internos de la fundación

1. Debe comunicar a la extensión 140

Coordinación de Informática

2. Comunica el problema.

3. Anota en un formato denominado: “Control de usuarios internos” .

4. Ubica a la empresa contratada para el soporte de software y hardware

Empresa contratada para el soporte de software y hardware.

5. El encargado firma la planilla y se debe dirigir a la persona que comunicó el problema de inmediato.

6. Comunica a la Coordinación de Informática para informarle que ya se prestó el servicio.


7. Debe dirigir a la persona que se le prestó el servicio para que firme conforme.

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9.2.- PROCEDIMIENTO: Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de Informatica.

OBJETIVO: Preparar el Plan Operativo Anual de la Coordinación de Informatica. NORMA ESPECIFICA:

- El Plan Operativo Anual debe elaborarse de acuerdo a los lineamientos y directrices dictados por el Consejo Consultivo. - El respectivo informe debe enviarse a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación.

Responsable Acción

Persona designada 1. Recibe en Consejo Consultivo los lineamientos y directrices por las cuales se debe regir el Plan Operativo Anual.


2. .Analiza los lineamientos y directrices, para diseñar el Plan Operativo Anual de la Coordinación.

3. Determina las actividades que la Coordinación va a desarrollar en el año, además se deben especificar todos los requerimientos necesarios para que esas actividades se lleven a cabo.

4. Distribuye las actividades mes por mes. 5. Toma las actividades a desarrollar en un mes. 6. Distribuye las actividades semanalmente. 7. Elabora el presupuesto de la Coordinación de

Informática para ese año (ya teniendo todas las actividades y lo que se requiere para cada una de ellas, se elaboran las partidas).

8. Prepara un informe, para dar a conocer el Plan Operativo Anual a seguir.


9. Imprime un (1) ejemplar del informe.

10. Saca una (1) copia del ejemplar del informe 11. Envía el ejemplar del informe, junto con su respectiva

copia; a la Gerencia de Planificación y Desarrollo de Ciencia, Tecnología e Innovación (las personas que reciben el respectivo informe deben firmar la copia como recibida).

12. Archiva la copia del informe firmada por los responsables

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9.3.- PROCEDIMIENTO: Diseño de políticas de respaldo de información.

OBJETIVO: Realizar los respaldos y diseñar las políticas de respaldos, cuando se considere conveniente. NORMA ESPECIFICA:

- La coordinación de Informática debe elaborar las políticas de respaldo cuando lo considere conveniente.

Responsable Acción

Gerencias, Coordinaciones o Unidades solicitantes

1. Se tiene la información que se necesita respaldar.

Coordinación de Informatica 2. Respalda en el disco duro la información de un servidor dispuesto para ello.

3. Registra en un formato denominado: “Respaldos” (se deberá indicar un título puntual para identificar la información respaldada y en que disco fue creado el respaldo)

4. A medida que se requiera se elaborarán las políticas de los respaldos (dependiendo del criterio de la Coordinación de Informática).

5. Ejecuta las políticas de respaldo.

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9.4.- PROCEDIMEINTO: Actualización de los programas en la fundación, con los avances relacionados en informática.

OBJETIVO: Actualizar los programas de la fundación con los avances relacionados en informática, para adaptarse con lo actual en esta área. NORMA ESPECIFICA: - La Coordinación de Informática debe contrastar la información de los nuevos avances con un estudio de la situación actual de la Fundación.

Responsable Acción

Coordinación de Informática 1. Debe mantener actualizada la fundación, sobre los cambios que se generan a cada momento en el entorno externo con avances relacionados en Informática (a través de revistas, Internet, prensa, etc.)

2. Si se cree necesario la incorporación a la fundación de nuevos avances, se recopila toda la información necesaria sobre esos nuevos avances.

3. Analiza la información recopilada. 4. Debe realizar un estudio profundo de la situación

actual de la fundación (este estudio se puede desarrollar con un análisis FODA).

5. Debe contrastar la información de los nuevos avances (ya analizada), con el estudio profundo de la situación actual de la fundación.

6. Una vez conocido el panorama necesario, se sabrá hacia donde se debe crecer y como se debe crecer.

7. Elabora un informe para el Presidente, en este se dará a conocer el panorama existente y las posibles mejoras que se le pueden realizar a la fundación.

8. Envía a Presidencia 9. Presenta la propuesta al Presidente.

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9.5.- PROCEDIMIENTO: Desarrollo de las páginas Web de la fundación.

OBJETIVO: Desarrollar y mantener actualizadas las páginas Web de la fundación. NORMA ESPECIFICA: - Se debe recibir la información necesaria para el desarrollo de la página Web de cada Gerencia, Coordinación o Unidad que así lo requiera.

Responsable Acción

Gerencias, Coordinaciones o Unidades solicitantes

1. Envía los requerimientos necesarios para el desarrollo de una página Web (estos requerimientos deberán contener toda la información necesaria).

Coordinación de Informática 2. Analiza los requerimientos. 3. Diseña el menú que se va a aplicar. 4. Elabora un diagrama de flujo de los enlaces. 5. Se monta toda esa información (el menú, el

diagrama de flujo y la información que se va a usar). 6. Coloca en la Web. Coordinación de Informática 7. Se va actualizando a medida que vaya surgiendo

nueva información.

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9.5.1.- PROCEDIMIENTO: Desarrollo y mantenimiento actualizado de las páginas Web de la fundación.

OBJETIVO: Desarrollar y Mantener actualizadas las páginas Web de la Fundación, publicar los Estados Financieros y los listados elaborados por la Coordinación de Becas. NORMA ESPECIFICA:

- Se debe recibir la información que necesita ser publicada en la página Web en un archivo digital.

Responsable Acción

Gerencias, Coordinaciones o Unidades Solicitantes Coordinación de Informática

1. Envía los Estados Financieros o cualquier otra información que amerite ser publicada en la página Web de la fundación (listado de personal seleccionado, o de becarios entre otros), en un archivo digital.

2. Recibe la Información. 3. Guarda en Excel como archivo HTML. 4. Se abre con otro software especial para páginas

Web. 5. Arregla la página (se le da color y se acomoda lo

necesario). 6. Se copia en el servidor y se coloca disponible en

línea.

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9.6.- PROCEDIMIENTO: Desarrollo de los programas que facilitan el intercambio de información vía Internet.

OBJETIVO: Desarrollar los programas que faciliten el intercambio de información vía Internet con otros usuarios. NORMA ESPECIFICA: - Se debe determinar si le programa que se quiere desarrollar puede ser vía Internet, que la información no sea confidencial.

Responsable Acción

Gerencias, Coordinaciones o Unidades Solicitantes

1. Envía los requerimientos necesarios para el desarrollo de cualquier programa (estos requerimientos deberán contener toda la información necesaria).

Coordinación de Informática 2. Recibe y analiza los requerimientos. 3. Determina si ese programa que se quiere desarrollar

puede ser vía Internet (si la información no es confidencial).

4. Diseña el menú que se a aplicar. 5. Elabora un diagrama de flujo de los enlaces. 6. Se monta toda la información (el menú, el diagrama

de flujo y la información que se va a usar).

7. Coloca en la Web. 8. Se va actualizando a medida que vaya surgiendo

nueva información.

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9.7.- PROCEDIMIENTO: Funcionamiento y Coordinación de los Infocentros.

OBJETIVO: Coordinar los Infoncentros por medio de los pasantes o beca ayudantía, para prestar el servicio al público en general. NORMA ESPECIFICA:

- Se deben solicitar los pasantes y becas ayudantía a la Coordinación respectiva.

Responsable Acción

Coordinación de Informática 1. Solicita pasantes y becas ayudantía para el funcionamiento de los Infocentros (Ver procedimientos: ”Selección de los Becas ayudantía” y “Solicitud y canalización de pasantes para la fundación” Pág. 171 y 54)

2. Coordina el desenvolvimiento eficiente del Plan de Trabajo.

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9.8.- PROCEDIMIENTO: Seguimiento y evaluación en el desarrollo de Software.

OBJETIVO: Darle seguimiento y evaluar el desarrollo de los programas que se vayan a implementar en la fundación. NORMA ESPECIFICA:

- La empresa contratada debe hacer entrega a la Coordinación de Informática de un informe indicando cronograma de actividades, el diseño de software a desarrollar y la planificación que va a cumplir.

Responsable Acción

Empresa Contratada 1. La empresa contratada debe hacer entrega a la coordinación de los siguientes requerimientos:

2. Un cronograma de actividades. 3. El diseño de software a desarrollar (si el software

tiene bases de datos deberá entregar el diseño de las bases de datos).

4. La Planificación que se a cumplir para el desarrollo del software (deberá incluir 3 avances o informes, y además un curso a dictar para el aprendizaje del programa desarrollado (dependiendo del cumplimiento de esa planificación se irán recomendando los pagos)).

Coordinación de Informática 5. Analiza los requerimientos entregados por la empresa contratada (tomando en cuenta la normativa existente).

6. Si no se le detectan fallas, se le avisa a la empresa contratada para que comience a programar; Si se le detectan fallas se devuelve a la empresa contratada el respectivo material con sus correcciones.

Empresa Contratada 7. Envía a la Coordinación de Informática el primer avance.

Coordinación de Informática 8. Revisa y analiza el primer avance, este debe cumplir con los siguientes requisitos:

9. El programa que se está entregando debe tener desarrollo (debe correr).

10. El programa que se esta desarrollando debe coincidir con el diseño del software y de la base de datos (si es el caso).

11. Cuantifica la calidad del programa que se desarrollo.

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Responsable Acción

Coordinación de Informática 12. Recomienda el pago dependiendo de cómo sea dicho avance.

13. Elabora un memorando a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad recomendando el pago, a este se le debe anexar el avance que entregó la empresa contratada, se debe especificar la parte que se va a pagar.

14. Informa a la empresa contratada las conclusiones del análisis con respecto al programa entregado.

15. Si la empresa no cumplió con los requisitos exigidos, deberá entregar un segundo avance a la Coordinación de Informática (en este informe se corregirá las fallas del primer informe).

16. Revisa y analiza el segundo avance. 17. Cuantifica la calidad del programa que se desarrolló;

Se recomienda el pago dependiendo de cómo sea dicho avance.

Coordinación de Informática 18. Elabora un memorando a la Gerencia de Gestión Interna recomendando el pago, a este se le debe anexar el avance que entregó la empresa contratada, se debe especificar la parte que se va a pagar.

Empresa Contratada 19. Entrega el software definitivo a la Coordinación de Informatica (este ultimo avance deberá contener un instalador y manuales de uso).

Coordinación de Informática 20. Evalúa el software junto con el instalador. 21. Informa a la empresa contratada las conclusiones de

la evaluación. 22. Se arman los cursos a desarrollar para el aprendizaje

del programa. Empresa Contratada 23. La empresa contratada entrega a la Coordinación de

Informática el material de apoyo a utilizar para dictar los cursos (este material debe ser entregado a la Coordinación de Informática, con suficientes días de anticipación para su evaluación).

Coordinación de Informática 24. Analiza el material de apoyo (para asegurar de que se cubran todos los tópicos).

25. Evalúa la calidad del curso dictado (a través de la satisfacción de los participantes).

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Responsable Acción

Coordinación de Informática 26. Si todo esta bien se recomienda el último pago; si no se le informa a la empresa para que corrija los errores y solo después se recomendará el pago.

27. Elabora un memorando a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad recomendando el último pago, a este se le debe especificar lo que resta por pagarle a la empresa (Ver procedimiento:” Elaboración y gestión de los pagos de la Fundación” M. S y P. C.)

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9.9- PROCEDIMIENTO: Apertura y cierre de las cuentas de correo electrónico del personal de la fundación.

OBJETIVO: Abrir y cerrar las cuentas de correo electrónico del personal de la fundación, cuando sea solicitado por las autoridades pertinentes.

NORMA ESPECIFICA: - Se debe recibir de la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación la autorización para el proceso de la cuenta de correo electrónica.

Responsable Acción

Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación

1. Envía la solicitud para aperturar una cuenta de correo electrónico a nuevo personal de la fundación, esta debe contener todos los requerimientos necesarios (Ver procedimiento: “Organización, evaluación y selección del personal a contratar en la fundación” Pág. 342)

Coordinación de Informática 2. Analiza los requerimientos. 3. Abre la cuenta de correo electrónico a la persona que

entró a la fundación.

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