convencion gelsa 2014 hotel royal decameron baru

CONVENCION GELSA 2014

HOTEL ROYAL DECAMERON BARU

CONVENCION GELSA 2014HOTEL ROYAL DECAMERON BARU

Beach Resort, Spa y Centro de Convenciones

CONVENCION GELSA 2014HOTEL ROYAL DECAMERON BARU

Ubicado en la Isla de Barú, frente a las Islas del Rosario, el Hotel

Royal Decamerón Barú se caracteriza por sus hermosas playas

de arenas blancas y aguas cristalinas, rodeadas de un entorno de

lagunas y manglares exóticos que combinan con un frente de mar

y la más espectacular barrera de corales multicolores. Todos estos

factores hacen de este hotel un lugar exquisito para descansar,

divertirse, tomar el sol, practicar deportes acuáticos y mucho más.

El diseño del Hotel es de tipo tropical moderno, mezclándose con

el entorno natural de la zona. Se encuentra situado en la Isla de

Barú a 90 minutos del aeropuerto internacional de Cartagena,

cuenta con vista directa al mar, 4 restaurantes, 5 bares, 3 piscinas,

Centro de Convenciones dotado con equipos de última tecnología

con capacidad para 700 personas y un business center.

ALLREPS tiene el placer de ofrecerle DECAMERON BARU

BEACH RESORT SPA Y CENTRO DE CONVENCIONES, el hotel

cuenta con capacidad para atender hasta 700 personas con el

sistema Todo Incluido.

Deseamos poner a su disposición nuestros servicios de la más

alta calidad y eficiencia para satisfacer cualquier necesidad en la

realización de su evento.

SERVICIOS SOLICITADOS1. Tiquetes aéreos en la ruta:

BOGOTA - CARTAGENA - BOGOTA

2. Requerimientos

2.1 Asistencia Puente Aéreo- Bogota

2.2 Recibimiento Aeropuerto Cartagena

2.3 Organización de material POP

2.4 Recibimiento y acomodación en el hotel

2.5 Instalación de la convención

2.6 Almuerzo-instalaciones del hotel

2.7 Cena y coctel de bienvenida

2.8 Actividad de integración

2.9 Almuerzo-instalaciones del hotel

2.10 Cena y Fiesta de preemisión

2.11 Excursión a Isla del Rosario

3. Liquidación de servicios

4. Tarjeta de asistencia al viajero

5. Forma de Pago

1. TIQUETE AÉREO EN LA RUTA BOGOTÁ - CARTAGENA - BOGOTÁ

240 Pasajeros en tarifa comercial y 20 pasajeros tarifa ejecutiva

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GRUPO 1AVIANCA BOGOTA – CARTAGENA- BOGOTA

TOTAL SILLAS 65

GRUPO 2AVIANCA BOGOTA – CARTAGENA - BOGOTA

TOTAL SILLAS 53

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TOTAL SILLAS 53


TOTAL SILLAS 65

VALOR PERSONA TOTAL TARIFA CON IMPUESTOS INCLUIDOS en clase económica $ 325.000.oo

VALOR PERSONA TOTAL TARIFA CON IMPUESTOS INCLUIDOS en clase

ejecutiva $ 1.296.000.oo

Para la segunda opción de fecha podemos ofrecer la misma alternativa de vuelos

Estos vuelos están solicitados a la aerolínea mas no hay nada confirmado

2. REQUERIMIENTOS

DIA 01 FEBRERO 2014

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Se coordinara la entrega de marcadores de equipaje con logo institucional, lo marcaremos con anticipación con la lista definitiva de todos los participantes, se enviara un formato para completar. así personal de All Reps se encargara de marcarlo a cada participante para facilitar su entrega La Cartera de viaje se entregara con toda la documentación necesaria de viaje, previamente a cada participante se le enviara recomendaciones de viaje y agenda para que tengan conocimiento de toda la logística Toda la información se manejara através de un sitio Web, actualizado para que ustedes puedan consultar en línea. Personal de All Reps viajara con anticipación para tener organizado la logística con el hotel y las empresas prestadoras de servicios All Reps tiene oficina propia en Cartagena lo cual facilita una organización más eficiente y efectiva

2.1 Asistencia Puente Aéreo - Bogotá

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Se realizara un pre-chequeo con la aerolínea el día anterior para tener todo muy bien organizado, así fluirá muy rápido la entrega de equipaje. Personal de All Reps estará en el Puente Aéreo prestando asistencia a cada uno de los participantes en los vuelos confirmado, se identificaran con pancartas con el logo institucional. Una vez chequeados ingresaran a la sala para tomar el vuelo con destino a Cartagena.

2.2 Recibimiento Aeropuerto Cartagena

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Llegada al aeropuerto de Cartagena donde los estarán

esperando personal de All Reps quienes se encargaran de

recibirlos, coordinar el equipaje hasta el hotel, (máximo una

maleta por participante) en caso de equipaje adicional

tendremos que colocar un transporte.

Ofrecemos vehículos con capacidad de:

11 a 14 pasajeros

15 a 27 pasajeros

28 a 32 pasajeros

30 a 45 pasajeros

Para participantes VIP se revisara el numero que llega por

vuelo o si lo desean ofrecemos automóviles de alta gama

Mercedes Benz, Audi, son limitados así que se deben

programar con la debida anticipación.

Se ofrecerá a todos toalla refrescante y botella de agua.

2.3 Organización de material POP

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Las habitaciones se tendrán 5 horas antes y se debe pagar un valor adicional con el fin de organizar todo el material para que los participantes a su arribo tengan la sorpresa Personal de All Reps coordinara con el hotel este tema tan importante. Sugerimos: Bolsa de playa, abanico, bloqueadores, gafas de sol todo el material con logo institucional.

2.4 Recibimiento y acomodación en el hotel

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Recibimiento en el hotel en privado para el evento con un grupo de danzas típicas, se entregara las llaves con una escarapela con el nombre de cada participante y la agenda de actividades. Las habitaciones ya estarán asignadas a la llegada del grupo. Las habitaciones para los invitados especiales tendrán una ubicación preferencial, una vez confirmado el grupo nos encargaremos de separarlas. El minibar de las habitaciones esta incluido, solo se coloca agua

2.5 Instalación de la Convención

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Centro de convenciones, un auditorio para 260 personas

Se incluye:

• Coordinador del evento.

• Salones con aire acondicionado central.

• Montaje de acuerdo a las necesidades del grupo.

• Dos Coffee Break diarios por día en caso de utilización de

salón.

• Equipos Audiovisuales básicos (un pódium, un DVD,

Papelógrafo y un señalizador láser)

• Sistema de sonido integrado con dos micrófonos de cable

• Servicio de técnico permanente (sonido y equipos

audiovisuales)

CENTRO DE CONVENCIONES

COFFEE BREAKS INCLUIDOS MENÚ ESTANDAR

DOS SERVICIOS DIARIOS POR NOCHE EN ALOJAMIENTO DEL GRUPO (SI HACEN USO

DEL CENTRO DE CONVENCIONES)

Equipos adicionales costo adicional

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Llegada al aeropuerto de Cartagena donde los estarán esperando personal

de All Reps quienes se encargaran de recibirlos, coordinar el equipaje hasta

el hotel, (máximo una maleta por participante) en caso de equipaje adicional

tendremos que colocar un transporte.

Ofrecemos vehículos con capacidad de:

11 a 14 pasajeros

15 a 27 pasajeros

28 a 32 pasajeros

30 a 45 pasajeros

Para participantes VIP se revisara el numero que llega por vuelo o si lo

desean ofrecemos automóviles de alta gama Mercedes Benz, Audi, son

limitados así que se deben programar con la debida anticipación.

Se ofrecerá a todos toalla refrescante y botella de agua.

Equipos adicionales costo adicional

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2.6 Almuerzo al aire libre

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Se ofrece dos opciones de almuerzo, la primera en el restaurante principal

del hotel separando un área para el grupo sin ningún costo adicional no es al

aire libre, el segundo almuerzo al aire libre junto al centro de convenciones

con un valor adicional.

Se ofrecerá una temática para el almuerzo con el menú típico caribeño, todo

el personal con vestuario, show de muestra folklórico, palenqueras para fotos

y repartición de frutas para el postre, mesas decoradas.

Se revisaran más opciones una vez confirmado el grupo con el mismo valor

que se incluye en esta cotización.

Todo esto depende del tiempo que tengan los participantes.

2.7 Cena y coctel de bienvenida

RESTAURANTES PARA CENACAPACIDADES DE LOS RESTAURANTES

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Coctel de Bienvenida

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UBICACIÓN:

Centro de convenciones

Terraza Spa

HORARIO: A partir de las 18:00 horas

Dos horas de bar abierto (bebidas alcohólicas y no alcohólicas) (Licores

nacionales Whiskey estándar)

Pasabocas circuladas en bandejas:

o Langostinos mariposas apanados

o Empanaditas criollas

o Canapés de salmón

o Deditos de pescado con salsa tártara

o Higos con tocineta

o Pastelitos de pollo

o Brusquetas de alcaparras y queso

EL ambiente del recinto será en salas Lounge con capacidad para 10

persona cada una,tarima,sonido,Luces y efectos especiales, personal de

servicio para atención a las mesas.,cañón de confeti, o ventury incluye 3

disparos, cámara de humo profesional).

DISCOTECA

Bar abierto

DIA 02 FEBRERO 2014 Desayuno buffet en el restaurante principal del hotel.

2.8 INTEGRACION OLIMPIADAS DECAMERONHORA: 09 00 am a 13:00 pm

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Actividades recreativas se entregara pañoletas de colores, puntos de

hidratación, recreadores.

Importante:

Dichas actividades se realizan tanto en la playa como en las piscinas.

Cada actividad cuenta con un recreacioncita.

Se elige un equipo ganador al final del evento

Los premios los suministra el cliente

Esta incluida una pañoleta para cada integrante del equipo y que cada

equipo cuente con un color que lo identifique

Importante ropa cómoda para la realización de las pruebas así como

bloqueador solar.

Actividades:

Competencia de kayak: Llegar hasta un punto determinado en kayak y de

regreso.

Carrera de relevos: se enfrentan 2 equipos para buscar un objeto y regresar

al punto de partida. El primer equipo que llegue al punto de partida gana.

Competencia de natación: Competencia entre 2 equipos en la piscina 3.

Polo: Partido de waterpolo en la piscina 3.

2.9 Almuerzo buffet en el restaurante principal del hotel

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Lugar Plata Puntilla

Horario de 07 30 pm – 01:00 am

Los funcionarios de All Reps junto con los funcionarios del hotel se

encargaran a partir de las 18 00 pm de coordinación y traslados de todos los

invitados a Playa Puntilla lugar donde se realizara el evento de premiación.

Personal de All Reps estará atento a todo el montaje del evento

2.10 CENA DE PREMIACION

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Descripción de las fiestas temáticas a elegir

FIESTA HAWAIIANA

El Luau es una fiesta milenaria de las islas de Hawai que aún en nuestros días se celebra. Los nativos hawaianos ofrecían presentes y viandas al Dios Fuego para apaciguar su ira, que veían reflejada en los ríos de lava producto de las erupciones volcánicas, una de las características geográficas más importantes de este hermoso archipiélago. El Royal Decamerón Baru, quiere hacerlo sentir en una de estas islas, en una fiesta celebrada en la hermosa playa de arena blanca que nos destaca y con una ambientación que hace de ésta una réplica de las fiestas típicas en Hawai. Los invitados harán su entrada por un corredor de antorchas y el área de la fiesta estará decorada totalmente al estilo hawaiano. Se les dará la bienvenida con un cóctel típico y un Lai (collar típico de Hawai). Luces multicolores enmarcarán el escenario donde hermosas doncellas recrearán la cadenciosa sensualidad de los bailes hawaianos. Cóctel alusivo a la fiesta, decoración alusiva al tema, menú Buffet, bar abierto de licores nacionales. Pareo y collares para las mujeres y Camisas hawaianas para los hombres

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NOCHE BUCANERA

Haciendo alusión a las batallas llevadas a cabo entre corsarios, bucaneros, piratas, filibusteros y conquistadores españoles en busca de la posesión de fantásticos tesoros sacados de las Indias Occidentales; El Royal Decamerón Baru, busca revivirlas adecuando fabulosos ambientes para esta espectacular velada. El área se rodeará con mechones, palmeras y banderas de piratas que demarcan el lugar del evento. Nuestro personal de animación los divertirá con concursos y juegos que involucrarán a todos sus invitados. A la entrada, una de las anfitrionas hará entrega a cada participante de un parche, un gorro o pañoleta pirata y los recibiremos con el Cóctel Tres Carabelas, deliciosa mezcla de licores y jugos de frutas tropicales.La fiesta estará amenizada por una Disco Móvil.. Parche y pañoleta pirata

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FIESTA CARNAVAL DE BARRANQUILLA

El Carnaval de Barranquilla es la fiesta más grande e importante de Colombia y uno de

los carnavales más festivos y coloridos del mundo.

El Carnaval es un acontecimiento cultural en el que se expresan y representan todas

las variedades culturales de la Costa Caribe colombiana, se da rienda suelta al folclor

de la región, a las más variadas manifestaciones culturales locales, a la música y al

baile. Constituye, sin lugar a dudas, el aspecto más representativo de la ciudad, un

espacio lúdico que cada año atrae a propios y extraños. Los invitados portaran Antifaz,

pitos y corbatines de colores

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ARTISTA INVITADO

MALUMA

El Show especial para el evento estará cargo del Reggetonero MALUMA Joven

cantante de Medellín que ha tenido la oportunidad de compartir escenarios con artistas

como Arcángel, Plan B, J. Alvarez, Alberto Style, Nicky Jam, Ñejo y Dalmata, J Blavin,

Reykon, Golpe a Golpe, Jowell y Randy entre otros.

Algunos temas MALUMA:

Máximo Nivel, Me Envuelve, Cosas Raras, Que Pasara, No Quiero, Loco ,Más y Más,

Linda pero peligrosa, Pierde el Control, Vámonos De Fuga, Tragao, El Juego, Dime qué

te parece, reemplazable, Primer Amor.

DJ a partir de la 10 de las noche hasta la llegada del artista invitado

Regreso al hotel: 01:00 am

El transporte de ida y regreso es en ferry.

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ARTISTA INVITADO

ALQUILADOS

El sonido de La banda es una nueva propuesta en el mundo de la música que

combinando el reggae con sonidos urbanos y pop ha logrado ubicar sus dos primeros

sencillos SOLA y ESTO ES AMOR en los primeros lugares de la radio Latinoamérica.

Cinco amigos que andan hace rato haciendo música y que como ALKILADOS

encontraron el sonido que ellos mismos han denominado PURA PLAYA que les ha

permitido están nominados a los premios NUESTRA TIERRA los mas importantes de la

música en nuestro país. Entre sus canciones mas sonadas estan Solitaria y Mona lisa.

CALI & EL DANDEE

Es un dúo colombiano de música pop, compuesto por los hermanos Alejandro (Cali) y

Mauricio Rengifo Pérez (Dandee).Mauricio Nació el 15 de octubre de1988 y Alejandro

el 3 de septiembre de 1993, ambos originarios de la ciudad de Cali.1Fueron conocidos

en su Colombia natal gracias a su canción «Volver», que tuvo gran acogida en todas

las emisoras de este país.

Fuera de Colombia, son conocidos gracias a sus canciones «Yo te esperaré» y «Gol»,

cuyos vídeos fueron dos de los más vistos en YouTube España en 2011, ocupando el

segundo y cuarto lugar, respectivamente

DIA 03 FEBRERO / 2014

DESAYUNO BUFFET EN EL HOTEL09:00 AM - 12:30 PM PLAN TURÍSTICO

2.11 ISLAS DEL ROSARIO

Magnífico paseo a un espectacular arrecife de coral, mar turquesa y muchas bellezas

naturales: Se ofrece un Tour panorámico donde podrá apreciar la belleza imponente del lugar y

su ambiente ecológico por las Islas que conforman este archipiélago coralino, hasta llegar a la

Isla San Martín de Pajarales, donde se deleitarán en el Acuario observando el famoso Show de

Delfines.

Incluye: Transporte marítimo, guía profesional, una bebida hidratante (agua o gaseosa),

entrada al Acuario en la Isla San Martín de Pajarales.

Recomendaciones: bloqueador solar, vestido de baño, ropa cómoda para la playa, toalla de

playa, wet shoes.

Salida: 9:00 a.m. Regreso: 12:30 p. m.

Los participantes antes de salir a la excursión deben hacer su checkout y dejar maletas fuera

de la habitación, personal del hotel y All Reps estarán atentos a tener el equipaje en los

respectivos buses para estar listos a salir al aeropuerto una vez terminen de almorzar

Los buses saldrán a parir de las 13:30 para estar en el aeropuerto a las 15:00.

Se puede organizar las salidas de acuerdo a la hora de salida del vuelo

Los funcionarios de All Reps se encargaran de coordinarán el chequeo y entrega de equipaje

en el counter de la aerolíneas, se hace la entrega de los pasa bordos a cada uno de los

funcionarios.

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DETALLE VALOR DE LOS SERVICIOS

PRECIO POR PERSONA Servicio Sencilla Doble

Tiquetes aereos 325.000 325.000Asistencia en el Puente aereo 0 0Asistencia en el aeropuerto de Cartagena 0 0Botella de agua y toallita refrescante a la llegada 0 0Marcamaletas logo institucional 0 0Cartera con documentos de viaje 19.960 19.960Traslado aeropuerto Cartagena - Hotel Baru 54.000 54.000Coctel de bienvenida 0 0Recibiento con dos bailarines 0 0Alojamiento en el hotel 2 noches 930.000 620.000Plan todo incluido del hotel 0 0Habitaciones disponibles desde la 8 de la mañana 40.000 40.000Material POP Bolso de playa con logo institucional 14.000 14.000Gafas de sol 7.500 7.500Abanicos con caja , logo y cinta 5.100 5.100Bloqueador de sol con logo institucional 22.000 22.000Escarapela personalizada con programacion y cinta marcada con el logo 3.960 3.960Salon para 200 personas 0 0Equipos audiovisuales 122.900 122.900Almuerzo al aire libre 64.800 64.800 Opcional

Almuerzo en el restaurante del hotel con show florklorico 3.000 3.000Coctel de bienvenida co0n toda la descripcion del item 2.7 118.680 118.680Actividad de integracion 43.184 43.184Cena y Fiesta de premiacion en Playa Puntilla.tematica con cena buffet,meseros,luces,sondido,DJ,decoracion,mesas vestidas 140.873 140.873Artista invitado Maluma 120.000 120.000 Opcion 1

Artista invitado Alkilados 53.280 53.280 Opcion 2

Artista invitado Cali y el Dandee 111.000 111.000 Opcion 3

Islas del Rosario 114.400 114.400Logistica All Reps 0 0Acompañamiento All Reps 0 0Late Check out, en caso de no entregar las habitaciones antes de salir a Islas del Rosario 43.200 43.200 Opcional

Fotografo disponible durante tres dias para eventos importantes 25.000 25.000Foto de grupo 2.500 2.500Traslado de salida 54.000 54.000Tarjeta de asistencia 6.480 6.480

VALOR TOTAL POR PERSONA EN HABITACIONES ESTÁNDAR Sencilla DobleArtista invitado opcion uno 2.317.537 1.967.537

Artista invitado opcion dos 2.250.817 1.901.280

Artista invitado opcion tres 2.311.537 1.958.648

VALOR TOTAL POR PERSONA EN HABITACIONES ESTÁNDARSIN INCLUIR EL ULTIMO DIA EL LATE CHECK OUTArtista invitado opcion uno 2.274.337 1.924.337



VALOR TOTAL POR PERSONA EN HABITACIONES ESTÁNDARSIN INCLUIR EL ALMUERZO AL AIRE LIBRE , SE REALIZARA EN EL RESTAURANTE DEL HOTELArtista invitado opcion uno 2.255.737 1.905.737



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NOTAS IMPORTANTES

El precio indicado para cada uno de los participantes es neto, incrementaremos un

fee del 8% por el manejo del grupo

Para los invitados especiales el hotel tiene un costo adicional en habitación sencilla

de $ 120.000 y se otorgaran habitaciones de más categoría

Los traslados de los invitados especiales se pueden realizar en camionetas o

vehículos Mercedes Benz o Audi, estos automóviles tienen mucha demanda y no

son muchos en el mercado en Cartagena así que se debe reservar con anticipación

Esta cotización esta basada en 260 participantes en caso de variar el número

debemos cotizar u revisar nuevamente

No tenemos reservadas las habitaciones

La forma de pago y política de reservas y cancelaciones será informada una vez

confirmado el grupo

PRECIO TOTAL DEL EVENTO20 Habitaciones Sencillas invitados especiales Viajando en Clase Ejecutiva

Habitaciones SuperioresOpcion uno 70.038.800

Opcion dos 68.597.647 Ocipon tres 68.976.080

120 habitaciones dobles en habitaciones estándarViajando en clase economicaOpcion uno 509.985.598

Opcion dos 492.811.776 Ocipon tres 507.681.360

Deducciones

Opcion uno 25.499.279 Opcion dos 23.839.000

Opcion tres 25.384.078 Estos valores se descuentan por ser los tour conductor

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Gratuidades

• Los precios de los servicios están cotizados en base de 260

pasajeros

• 120 Habitaciones dobles y 20 sencillas.

• Se otorga un tour conductor por cada 20 pasajeros pagos

Visita de inspección

Se realizara el 20 de enero de acuerdo a su solicitud el valor por

persona INCLUYE. 1 noche de alojamiento, tiquetes y traslados

Valor por persona $ 1.050.000.oo

3. Tarjeta de asistencia al viajero

Ofrecemos la tarjeta de asistencia ASSIST CARD con un precio de $ 2160.oo por persona por día.

Valor total de la tarjeta para la estadía (3 DIAS): $ 6480.oo

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LOS PRECIOS NO INCLUYEN

• Actividades no descritas en el programa

• Alimentación y bebidas no estipuladas en el programa

• Servicio de lavandería, llamadas telefónicas o cualquier otro

servicio extra no especificado en la cotización.

• Gastos personales

TARIFAS SUJETAS A CONFIRMAR EN EL MOMENTO DE RESERVAR

convencion gelsa 2014 hotel royal decameron baru

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