Controlli documentali

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Procedura

1) Compilazione telematica della rendicontazione di spesa

lo strumento utilizzato è una piattaforma telematica realizzata dal CSI, a cui è possibile accedere per mezzo di credenziali “forti” (certificato di autenticazione digitale)

il beneficiario o un suo delegato/incaricato indica per ogni spesa sostenuta, tutte le informazioni necessarie:

tipologia documento (fatture, cedolini,…) dati del fornitore (denominazione, codice fiscale, P.Iva) data di emissione del documento, data di pagamento e modalità di pagamento

la piattaforma mette a disposizione strumenti specifici atti a fornire una chiara visione delle fasi che il singolo progetto sta attraversando e possibili forme di comunicazione con le Autorità di Controllo

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Alcune videate esemplificative:

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2) Invio della documentazione cartacea corrispondente a quella telematica

Il beneficiario invia a Finpiemonte la documentazione provante le spese sostenute ed indicate già puntualmente nella piattaforma telematica.

Tale documentazione è costituita da:

una dichiarazione sostituiva di atto di notorietà, attestante in particolare che,• i dati esposti nella tabella allegata alla dichiarazione, corrispondono alle

spese pagate e già indicate telematicamente• la spesa indicata è documentata da fatture o altri documenti contabili

equivalenti, acquisiti in contabilità nel rispetto della normativa fiscale• le fatture elencate sono state sostenute per la realizzazione

dell’intervento e conformemente alle disposizioni previste per l’attuazione del bando di riferimento

la copia di tutte le fatture o dei documenti contabili equivalenti, già inseriti nella piattaforma telematica e già elencati nella dichiarazione sostitutiva

la copia di tutte le contabili bancarie riferite al pagamento delle voci di spesa di cui al punto precedente.

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3) Controllo della documentazione cartacea prodotta

Finpiemonte, sul 100% delle rendicontazioni presentate, effettua:

a) il controllo di tutta la documentazione cartacea prodotta

b) una validazione puntuale sulla piattaforma informatica, della spesa ritenuta ammissibile

4) Erogazione dei contributi

Conclusa la procedura di controllo e di validazione delle spese ammissibili, Finpiemonte autorizza il pagamento dei contributi ai beneficiari.

5) Campionamento del 10% delle spese certificate, per ispezioni in loco

Finpiemonte, sul campione selezionato,

a) effettua il controllo sulla veridicità di tutta la documentazione cartacea prodotta

b) effettua un’attività ispettiva per verificare la realizzazione dell’intervento finanziato.

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Documenti da produrre

ALLEGATO 1 – dichiarazione di spesa prodotta dalla piattaforma

ALLEGATO 2 – spese per il personale (per ogni dipendente rendicontato)

Copia CV Lettere d’incarico con l’indicazione delle attività da svolgersi, del periodo in cui le

stesse devono essere svolte, dell’impegno massimo previsto sul progetto Copia di tutti i time sheets mensili firmati dal dipendente e dal responsabile della

rispettiva unità operativa coinvolta Copia di tutti i cedolini rendicontati con dicitura del bando di riferimento e il

numero di ore imputate al progetto Calcolo per la determinazione del costo del lavoro Tabella riassuntiva della spesa mensile rendicontata

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ALLEGATO 3 – spese per servizi di consulenza (per ogni consulente)

Copia del contratto stipulato con attività da svolgersi Copia CV/brochure aziendale firmato dal consulente impiegato Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata con il

concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR 2007-2013 - Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato

Ricevute di versamento della ritenuta di acconto e ricevuta di versamento INPS Prova dei risultati ottenuti dalla consulenza (report o altra documentazione

dell’attività prodotta)

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ALLEGATO 4 – spese per l’acquisto di attrezzature

Se di proprietà: Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata con il

concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR 2007-2013 - Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato

Eventuali verbali di collaudo/accettazione Prospetto di calcolo dell’ammortamento imputabile al progetto Dichiarazione del responsabile del progetto circa la percentuale di utilizzo applicata

al progetto

Se in locazione: Contratto di locazione o leasing con descrizione del bene Eventuali verbali di collaudo Copia fatture dei canoni annullate sull’originale con dicitura “fattura pagata con il

concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR 2007-2013 - Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato >> continua

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Prospetto di calcolo dell’ammortamento imputabile al progetto Dichiarazione del responsabile del progetto circa la percentuale di utilizzo applicata

al progetto

Se per manutenzione: Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata con il

concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR 2007-2013 - Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato

Se effettuata con personale interno, dichiarazione per interventi eseguiti e tempi con i documenti per il personale (vedi “allegato 2”)

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ALLEGATO 5 – spese per l’acquisto di materiale di consumo

Per materie prime: Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata con il

concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR 2007-2013 - Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato

Altri documenti per dimostrare l’adeguatezza del prodotto acquistato con il progetto

Per materiali minuti: Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata con il

concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR 2007-2013 - Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato

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ALLEGATO 6- Spese per pubblicazione 6a) Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata

con il concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR 2007-2013 - Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato

ALLEGATO 7 – Spese per viaggi e soggiorni

Per riunioni tra partner: Copia della convocazione del coordinatore, ordini del giorno, verbali

Per partecipazione a seminari o convegni: Copia del programma della manifestazione

Per tutti i casi: Copia delle autorizzazioni dei responsabili di progetto allo svolgimento della

missione Copia delle note spese firmate dal personale con dettaglio delle spese stesse

corredate dalla copia dei documenti di viaggio e soggiorno

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ALLEGATO 8 – Spese per opere edili 8a) Copia della/e fattura/e, annullata/e sull’originale con dicitura “fattura pagata

con il concorso delle risorse FESR – P.O.R. Piemonte FESR 2007-2013 - Poli di innovazione”, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato

ALLEGATO 9 – spese generali Dichiarazione sostitutiva di atto notorio attestante l'ammontare delle spese

generali sostenute nel primo periodo di rendicontazione

ALLEGATO 10 – dichiarazione di cui alla sezione II - punto 1 della “Guida alla determinazione, imputazione e rendicontazione dei costi “

ALLEGATO 11 – certificazione antimafia (se l’agevolazione concessa > 154.937,07 Euro)

ALLEGATO 12 – attestazione antiriciclaggio (da fornire una sola volta, anche in caso di più rendicontazioni)

ALLEGATO 13 – D.U.R.C.

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