controla tu tiempo, controla tu vida

ndice

INTRODUCCIN............................................................................. Captulo I. EL VALOR DEL TIEMPO ................................................ Captulo II. GESTIN DEL TIEMPO EN EL TRABAJO DIARIO ...............

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Captulo III. LOS ENEMIGOS (LADRONES) DEL TIEMPO ................. 27 Captulo IV. GESTIN DEL TIEMPO A MEDIO PLAZO: LOS OBJETIVOS .. 37 Captulo V. LA MOTIVACIN ........................................................ 45 Captulo VI. LA INTELIGENCIA AL SERVICIO DEL TIEMPO ................. 51 Captulo VII. LA COMUNICACIN MS EFICAZ ............................... 63 Captulo VIII. SABER PERDER (O GANAR) EL TIEMPO .................... 77 Eplogo: CUANDO TODO FALLA .................................................... 85 LA HISTORIA DE GABRIELA ............................................................. 87 CONSEJOS PRCTICOS .................................................................... 95 CITAS SOBRE EL TIEMPO ................................................................. 103 BIBLIOGRAFA................................................................................ 109 PARA SABER MS............................................................................ 111

IntroduccinJams cuidamos el tiempo presente. Anticipamos el futuro, lo vemos demasiado lento, queremos acelerarlo; o recordamos el pasado para detenerlo, porque se va; somos tan insensatos que vagamos por tiempos que no nos pertenecen y nunca pensamos en el nico que nos pertenece. BLAS PASCAL Maana es un mar hondo que hay que cruzar a nado. NGEL GONZLEZ

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ablar del tiempo puede resultar tan amplio e indeterminado como hablar de la vida misma. Pues el tiempo lo comprende todo y envuelve cada uno de nuestros actos. Sin tiempo nada podemos hacer ni decir. Pero, precisamente por ese valor extraordinario, no queremos caer en el extremo opuesto de las divagaciones y malgastarlo haciendo honor al dicho popular de que hablar del tiempo es perderlo. Suponemos que se refiere al meteorolgico, pero no nos arriesgaremos, por si acaso.

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Controla tu tiempo, controla tu vida

Nadie puede decidir por otro qu ha de hacer con su tiempo. Slo uno mismo conoce sus inquietudes y si desea o no luchar para conseguir sus objetivos en funcin del grado de satisfaccin que sienta con su forma de vida. Porque, cuntas veces nos hemos quejado de no tener tiempo suficiente para nada? Y, ahora, reflexionemos un poco: seguro que no hay tiempo para nada?, o es que no nos hemos sentado un momento siquiera a pensar qu es lo que realmente deseamos hacer con nuestro tiempo? No importa el tiempo que dediquemos a algo si ese algo nos apasiona, si llena nuestra vida o si el resultado merece el esfuerzo; lo malo es perder el tiempo valiossimo por no saber administrarlo o no pararnos jams a organizarnos; y mucho peor es todava perder el tiempo lamentndose por no tener la posibilidad de recuperarlo.

Captulo I El valor del tiempo

Tener tiempo es poseer el bien ms preciado para aquel que aspira a grandes cosas. PLUTARCO Busco el oro del tiempo. ANDR BRETON El presente es perpetuo. OCTAVIO PAZ La experiencia es un billete de lotera comprado despus del sorteo. GABRIELA MISTRAL La vida es como una bicicleta de diez velocidades: la mayora de nosotros tenemos velocidades que nunca utilizamos. CHARLES SCHULTZ

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l tiempo es uno de los pocos bienes que no se puede comprar, como no se puede comprar el afecto, por mucho que algunos se empeen. De poco sirvieron, pues, las ltimas palabras de Isabel I de Inglaterra: Todos mis bienes por un poco de tiempo. Y tampoco nos consuela demasiado la sabia reflexin de Cicern, Qu es largo tiempo para la vida de un hombre?, aludiendo a lo que todos sabemos: que el tiempo es corto y hay que aprovecharlo.

Hace poco descubr entre los libros de mi biblioteca uno muy curioso titulado Alimentarse bien al ritmo del 2000. No s si me lo regalaron en su momento porque no soy demasiado hbil en la cocina y alguien debi pensar que un manual sencillo estimulara mi curiosidad con las sartenes; o bien para animarme a seguir ese frentico ritmo que la mayora mantenemos en la sociedad actual. En efecto, algunos captulos hablaban por s solos: los precocinados, cmo cenar bien sin cocinar, recetario rpido... Y es que vivimos en la era de los microondas, los usar y tirar y dems productos diseados para atesorar minutos y ms minutos. Pero, sabemos qu hacer luego con ese tiempo atesorado, aun a riesgo de que se resienta nuestra calidad de vida? No s si ustedes recuerdan la extraordinaria historia de Michael Ende, Momo. Si no es as, les recomiendo que la lean. Los hombres grises pretenden robar el tiempo de los dems y slo Momo, una extraa nia cuya edad se deja a la eleccin del lector, mantiene la sensatez en medio de recomendaciones tan desconsideradas como las siguientes:[...] usted sabr cmo se ahorra tiempo. Se trata, simplemente, de trabajar ms deprisa, y dejar de lado todo lo intil. En lugar de media hora, dedique un cuarto de hora a cada cliente. Evite las charlas innecesarias. La hora que pasa con su madre

Mara ngeles Chavarra

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la reduce a media. Lo mejor sera que la dejara en un buen asilo, pero barato, donde cuidaran de ella, y con eso ya habr ahorrado una hora. Qutese de encima el periquito. No visite a la seorita Daria ms que una vez cada quince das, si es que no puede dejarlo del todo. Deje el cuarto de hora de reflexin, no pierda su tiempo precioso en cantar, leer, o con sus supuestos amigos [...]

As y todo, el desconcierto de unos y otros es descorazonador: Est bien dijo el seor Fusi, puedo hacer todo eso. Pero, qu har con el tiempo que me sobre? Tengo que depositarlo? Dnde? O tengo que guardarlo? Cmo funciona todo eso?1 Ah radica parte del engao. El tiempo es valioso porque no se puede comprar, como decamos antes, pero tambin porque no se puede almacenar, ni multiplicarse. El tiempo no se gana; sin embargo, su empleo implica una eleccin y una renuncia y conviene meditar muy bien cada una de ellas. Despus no hay marcha atrs. Suena por la maana el despertador y todo se convierte en una sucesin de tiempos, uno detrs de otro, algunos programados, otros improvisados. Reuniones, citas, horarios y ms horarios... Y, en ocasiones, la jornada se convierte en una carrera por llegar a tiempo a todas partes. El tiempo, pues, es vida. Y nuestra tarea ms importante es sacarle el mximo provecho posible, sin angustias ni obsesiones, a fin de que nos reporte satisfaccin personal y la de quienes nos rodean. El compromiso est en nuestras manos. Siempre he pensado que, igual que en los colegios se ensea Matemticas, Lengua o Historia, deberamos apren1

Ende, Michael, Momo, Salvat Alfaguara, Barcelona, 1987, pg. 69.

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der desde nios a manejar el tiempo de la mejor manera posible. Se deberan disear planes de estudio personalizados para que los alumnos no pasaran las horas frente a un libro dejando volar musaraas a su alrededor. Es evidente que en los centros falta tiempo (y personal) para todo esto; pero s sera conveniente una educacin a los padres para estimular a nuestros hijos a un aprovechamiento mayor de sus estudios con tcnicas eficaces, lo cual repercutira en un tiempo de ocio de mayor calidad y, a su vez, sera una buena inversin para formar futuros profesionales organizados y eficientes. No es fcil. Sin embargo, ante todo, para desempear bien un trabajo lo primero que hay que hacer es aprender a la perfeccin en qu consiste ese trabajo. Qu se nos pide exactamente? Pues bien, para sacar el mximo partido al tiempo, lo primero que hemos de hacer es calibrar cunto tardamos en desempear cada una de las tareas asignadas, si nos referimos al mbito laboral, o cunto se prolongan nuestras acciones cotidianas, si hablamos de lo personal. Con frecuencia decimos que tardamos quince minutos en realizar tal o cual quehacer, cuando en realidad nos cuesta ms. Y esto implica una serie de retrasos a lo largo del da que, unidos, generan una falta de previsin horaria descomunal en todos los sentidos. Como casi todo en la vida, aprovechar bien el tiempo es cuestin de hbito y de constancia. O acaso no ha influido en que seamos puntuales el ejemplo de nuestros padres? Y es que aqu tambin el respeto es importante. Porque hemos de tener en cuenta el valor del tiempo para nosotros, pero tambin para los dems. El tiempo, no lo olvidemos, es un bien valioso PARA TODOS. Pretender sacarle el mximo partido a costa de despreciar el de los dems constituye una falta grave de consideracin.


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Hay ms casos en los que la libertad para organizar el tiempo se ve limitada. As ocurre en el trabajo, puesto que nos movemos por una serie de cuestiones que no dependen exclusivamente de nosotros. Por algo ser que el tiempo fuera del trabajo se llama libre. Eso s, en la medida de nuestras posibilidades, deberamos hacer todo lo posible para que nuestra jornada laboral sea un poco ms libre y, as, sacar de ella el mximo rendimiento, sin llegar a lmites de ansiedad y estrs que la conviertan, por el contrario, en esclavizante. Esa ser la intencin del prximo captulo.

Captulo II Gestin del tiempo en el trabajo diarioSi quieres tener poco tiempo, no hagas absolutamente nada. ANTN CHJOV Pon tu corazn, tu mente, tu intelecto y tu alma incluso en tus ms pequeos actos. En esto reside el secreto del xito. SIVANANDA Cada uno hace lo que puede: usted con su valor y yo con mi cobarda. Eso es lo que importa. MARGUERITE DURAS

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stamos sobrecargados porque esta compleja sociedad en la que nos ha tocado vivir nos exige cada da mayor rendimiento, mayor productividad, mejores resultados... Y ello implica, la mayora de las veces, una actividad ininterrumpida a un ritmo acelerado que no siempre es sinnimo de eficacia sino que, por el contrario, acaba generando estrs y resultados contrarios a los esperados. Lo cual todava desemboca en mayor frustracin y desmotivacin.

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Los relojes pueden convertirse en nuestros aliados o revelarse como ese smbolo maquiavlico que nos tortura da a da, hora a hora, indicndonos continuamente que hay que darse prisa si queremos entregar ese informe a tiempo, conviene aligerar si pretendemos llegar a tiempo a esa cita, y producir ms y mejor y ms rpido. Deprisa. Siempre deprisa. Porque el tiempo no entiende de parntesis. Para Jean-Louis Servan-Schreiber la sobrecarga del tiempo se debe en primer lugar a las obligaciones crecientes y tambin a nuestras debilidades. Pero tambin obedece a causas econmicas: la productividad, la dispersin y el consumo.2 En efecto, por un lado, la demanda continua de bienes exige una productividad a ritmo imparable; por otro, las distancias que pretendemos abarcar son cada vez mayores; por ltimo, el mayor poder adquisitivo permite aumentar el consumo a la vez que disminuye el tiempo disponible para ello. Pensemos un poco. Compramos sofisticados equipos para escuchar msica que no saboreamos porque acaba acompaando a otra actividad. Recorremos el mundo a ritmo trepidante sin detenernos jams a contemplar un instante la puesta de sol de nuestro lugar de residencia. Nos reunimos con nuestros amigos en lugares de moda que, en realidad, estn saturados de humo y de ruido e impiden mantener una conversacin agradable. Hacemos fotos que no vemos, acumulamos libros que no leemos, ropa que no estrenamos... Y la lista podra continuar a gusto de cada uno. No sera pues conveniente priorizar nuestras necesidades y deseos y centrarnos en lo que realmente nos satisface? Algo parecido ocurre con el buen empleo del tiempo. Es necesario priorizar, planificarse y buscar aliados.2 Servan-Schreiber, Jean-Louis, Cmo dominar el tiempo, ttulo del original en francs: Lart du temps, traduccin Daniel Zadunaisky, Crculo de Lectores, Barcelona, 1987, pg. 36.


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En este sentido, tambin esta sociedad tecnolgica nos ofrece grandes apoyos nada despreciables para ahorrar tiempo: contestadores automticos, agendas electrnicas, programas informticos cada vez ms sofisticados, venta por internet, correo electrnico... Herramientas todas ellas que, usadas con sentido comn, van a facilitar en gran medida nuestro trabajo diario. Parece ser que, cuando no estn claros los objetivos o no se planifica, el grado de aprovechamiento del potencial en la economa se calcula oscila entre un 30 y 40%. El resto se malgasta debido a una mala gestin o a un alejamiento del plan empresarial conjunto que, al fin y al cabo, debera ser la meta a la cual aspirar por parte de cada uno de los empleados. Gestionar el tiempo implica dominarlo y no dejarse dominar por l. Y para ello hay que sentarse, recapacitar sobre cmo estamos utilizando nuestro tiempo e invertir el necesario, antes de empezar nuestra actividad, para despus sacarle el mximo rendimiento. Ya lo avanzbamos, es cuestin de hbito y de constancia. Una vez creada la conducta, el aprovechamiento del tiempo formar parte de nuestra rutina cotidiana y nos facilitar la vida mucho ms de lo que imaginamos. Dice el refrn popular que quien no siembra no recoge y tambin en el trabajo hay que sembrar semillas de minutos para ganar horas y cosechar resultados. As pues, invertir en planificar supone ahorrar tiempo en el proceso necesario hasta llegar a los objetivos deseados. Y, a largo plazo, esta previsin repercute positivamente no slo en el mbito laboral (clima ms distendido, tiempo para la creatividad y para compartir ideas, menos estrs...) sino tambin en el personal (estado de nimo trasladable a la familia, tiempo para el ocio...).

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La mejor manera de planificar es la escritura. Los planes deben ser visibles porque si se hacen de cabeza se pierden en la memoria y no pasan de ser buenas intenciones. La frase de la mtica pelcula no nos sirve en esta ocasin. El ya lo pensar maana no deja de ser un final a recordar. Pero aqu y hoy no queremos que nada se lleve el viento. Cuanto antes nos sentemos y escribamos, antes ponderaremos resultados visibles. Un plan por escrito no se olvida y, adems, funciona como auto-motivacin para el trabajo, conlleva menos distracciones y mayor concentracin, puesto que cuando algo nos aleje de la actividad prevista, la planificacin se encargar de recordarnos cul es el lugar exacto (la tarea precisa) al que queremos regresar. Aparte de esto, ajustando la planificacin diaria se puede calcular cada vez con mayor exactitud cul es el tiempo perdido y planificar mejor el tiempo dedicado a imprevistos. Cada persona puede realizar su propia planificacin en funcin a su puesto de trabajo, su personalidad, sus habilidades, etc. No hay una tabla nica ni un nico camino. Lo importante es que cada uno reflexione y dedique unos pocos minutos diarios (no ms de diez) a planificar su jornada de la forma que considere ms conveniente. Una tabla sencilla podra ser la siguiente:TABLA DE TAREASACTIVIDADES PARA ESA SEMANA ASUNTOS PENDIENTES DEL DA ANTERIOR IMPREVISTOS EN EL DA TELFONO/E-MAIL/ CORRESPONDENCIA ASUNTOS QUE SE REPITEN

LUNES

MARTES MIRCOLES

JUEVES

VIERNES

SBADO


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A continuacin, deberamos anotar al lado de cada actividad el tiempo que estimamos necesario para ejecutarla con xito. Algo que no siempre resulta fcil, puesto que, por un lado, se tiende a planificar ms cuestiones de las que se pueden llevar a cabo, con la consiguiente frustracin, por otro, no conviene quedarse corto y, dado que el tiempo escasea, sera absurdo dedicar horas innecesarias a temas que requieren menos entrega. Al final, dedicamos a las tareas tanto tiempo como el que disponemos. Por ello interesa marcarse lmites que, con la prctica, se ajustarn ms la realidad y contribuirn a una percepcin ms exacta del tiempo disponible; por otro lado, ajustar los tiempos implica una mayor concentracin y evita la dispersin, con lo cual se tratar por todos los medios de evitar en la medida de lo posible los estorbos que nos alejen de nuestra planificacin. Se recomienda planificar slo una parte del tiempo laboral; en concreto, por experiencia propia, un 60% del mismo aproximadamente. Por otro lado, los imprevistos, ladrones del tiempo, interferencias, necesidades personales, etc., no requieren una planificacin exacta pero s una previsin. A ttulo orientativo, hay que tener en cuenta lo siguiente para elaborar nuestra TABLA DE TIEMPOS: Las actividades planeadas (agenda) ocuparan un 60 % de nuestro tiempo. Las inesperadas (perturbaciones, imprevistos...), un 20%. Las espontneas y sociales (tiempo para la creatividad, para organizarse...), otro 20%. Conviene, pues, ser cauteloso, dejando un tiempo de reserva; pero tampoco dejar nada en manos de la improvisa-

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cin. No en vano, deca Victor Hugo: Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el da, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiar a travs del laberinto de una vida ocupada. Pero all donde no se traza plan alguno, donde la disposicin del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos. Y todava ms clarificadora es esta frase de Lewis Carroll en su obra Alicia en el pas de las maravillas: Tiene que ser muy rpido para mantenerse en el mismo puesto, pero si quiere llegar a otra parte, debe ir dos veces ms rpido. No creo que sea necesario decir mucho ms al respecto. Para manejar el tiempo de forma adecuada, es necesario agrupar las tareas. Una solucin fcil de recordar podra ser: Priorizar lo urgente, dedicndole el tiempo necesario, ni ms ni menos, sin darle ms vueltas de las previstas y evitando malgastar energas (que se emplearn en asuntos importantes o nuevos proyectos). Planificar lo importante, ya se refiera al da a da o a trabajos de mayor envergadura y que requieran una mxima concentracin. Comenzar a trabajar en los objetivos a medio o largo plazo, pero que antes o despus tienen que abordarse. Y si se abordan cada da, los resultados se apreciarn ms pronto de lo que esperbamos, aunque en principio visemos esa meta como inalcanzable. No olvidemos en todo este proceso un instrumento fundamental que nos ser de gran ayuda: la agenda o dietario. No slo tiene su importancia como registro de direcciones y telfonos, recordatorio de citas, reuniones, ferias o congresos, herramienta de consulta, archivo de ideas, etc., sino como herramienta de control del tiempo tanto en el da


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a da como para la planificacin y ejecucin de objetivos futuros. Volvemos al principio elemental: la planificacin no puede quedarse exclusivamente en nuestra cabeza, hay que escribirla. Y tambin tener en cuenta una serie de errores comunes a evitar, a fin de que nuestra forma de organizarnos no tenga fisuras importantes. Algunos de los siguientes factores impiden la correcta gestin del tiempo: No distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante. El uso errneo de la agenda personal de trabajo. Inexistencia de objetivos claros: trabajar sin orden y sin dirigirse a ninguna parte. No aceptar ayuda y pretender abarcarlo todo. Falta de informacin para desempear las tareas (o informacin imprecisa o tarda). No lo olvidemos. Est comprobado que el secreto del xito de muchos directivos est en haber sabido aprovechar su tiempo de una manera eficaz, en no haber perdido de vista sus objetivos y haber dedicado el tiempo necesario a cada una de las tareas para llegar a ellos. Y ese dominio siempre comienza por una buena planificacin y la voluntad diaria para cumplirla.

Captulo III Los enemigos (ladrones) del tiempoEsa muralla de humo que estn haciendo crecer alrededor de la casa de Ninguna Parte, se compone de tiempo muerto. Todava queda cielo abierto suficiente, todava puedo hacerles llegar a los hombres su tiempo no contaminado. MICHAEL ENDE El hombre verdaderamente libre es el que puede rechazar una invitacin a comer sin excusarse. J. RENARD

unque ya avanzamos algunos en el captulo anterior, el listado de enemigos para una correcta planificacin del tiempo podra ser tan largo como lo son las distintas personas que pretenden programarlo. Podemos detectar los siguientes: Ladrones internos: Desorden personal.

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Falta de concentracin. Fatiga. Incapacidad para decir no. Excesiva socializacin en el trabajo. Actitud negativa hacia el trabajo. Incapacidad para delegar. Tendencia a tomar demasiadas tareas. No saber escuchar. No completar tareas ya iniciadas. Falta de autodisciplina. No tomar decisiones, o excesiva lentitud o precipitacin en la toma de las mismas. Acumulacin de documentos innecesarios. Falta de planificacin del trabajo diario. Excesivo detallismo. Intereses dispersos, demasiado numerosos. Objetivos confusos y prioridades y cambiantes. Ausencia de plazos autoimpuestos. Resistencia al cambio. Postergar la solucin de conflictos. Desinformacin. Ladrones externos: Colegas o colaboradores que presentan problemas o vienen a conversar. Llamadas telefnicas imprevistas, excesivas o intiles. Reuniones innecesarias o mal preparadas.


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Visitas, clientes o proveedores que aparecen de improviso. Personal de escasa formacin o competencia para el cargo. Ausencias frecuentes en los equipos. Indefinicin del trabajo a realizar. Esperar por respuestas. Trabajo excesivo. Comunicaciones deficientes. Cambio continuo de prioridades o prioridades en conflicto por parte de los distintos responsables. Jefe desorganizado. Procesos burocrticos lentos. En realidad, si reflexionamos un poco, deberamos preguntarnos quines nos roban ms tiempo, los ladrones internos o los externos. Cuestin que cada uno deber responder con la mayor honestidad posible. Por otro lado, si volvemos a los listados anteriores, observaremos que la mayora de los factores externos causantes de una mala gestin del tiempo pueden transformarse en internos y podramos agruparlos en dos de los principales ladrones causados por nosotros mismos: Incapacidad para decir no: propia de quien permite las visitas continuas, las interrupciones demasiado largas o asume obligaciones de otros. Incapacidad de delegar tareas: que impide liberarse del exceso de trabajo y propicia la fatiga. No nos engaemos. Las interrupciones nunca dejarn de existir, no podemos dejar de estar disponibles as como as y

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aquellos clientes para quienes trabajamos seguirn sintindose con el derecho a interrumpirnos en cualquier momento. Debemos desanimarnos por ello? En absoluto. Cmo podemos organizarnos, pues, frente a lo imprevisto? En primer lugar, siendo exigentes con nosotros mismos, predicando con el ejemplo y evitando echar las culpas a los dems. Se han dado cuenta ustedes de que siempre es el mismo quien llega tarde a las reuniones o a una cita? Y cmo se justifica? Ya lo saben, culpando a los factores externos, siempre. Un da ser una llamada de telfono en el ltimo minuto, otro la finalizacin de un trabajo urgentsimo que le haban encargado, otro, tal vez, el encuentro con alguien por los pasillos que le distrajo... Y por qu siempre es la misma persona, y no otra, a la que todas las dems esperan sentados a que entre por la puerta con las mismas disculpas cada vez? Es posible que alguna vez sean ciertas, pero, como ocurre en el cuento, ya ser tarde para ser creble. Una persona que gestiona bien su tiempo no puede ser impuntual y menos an por sistema. Por otro lado, si queremos aprovechar el tiempo y preservar nuestro espacio vital, debemos aprender a decir no sin ofender. Hay quien usa el no puedo y hay quien el no s. Cada respuesta puede ir acompaada por matices explicativos. Pero sas son las dos nicas razones para esquivar actividades que no nos corresponden. Es evidente que la primera respuesta sera la adecuada en una persona que no desea perder su prestigio profesional apoyndose continuamente en una incapacidad a veces falseada. Tambin la primera respuesta estara justificada ante constantes peticiones que merman la posibilidad de organizarse. La segunda es ms tpica de los dbiles temerosos de dar una negativa que prefieren, antes de darla de forma tajante, apoyarse en unas excusas que, antes o despus, se volvern contra ellos. Todo


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depende de la jerarqua y seguridad de cada uno, as como del carcter y de la imagen que se pretenda transmitir. Son mltiples los obstculos que se oponen al buen uso del tiempo y lo peor es que no nos damos cuenta de que, la mayor parte de las veces, obedecen a actitudes casi instintivas y que podran modificarse con un cambio paulatino de conducta. Tenemos el caso de aqullos que siempre se muestran fuertes. No necesitan a nadie y creen que hacen la tarea mejor que los dems. Por lo tanto, no saben delegar. Desconfan del trabajo ajeno y asumen todas las responsabilidades. Es ms, nunca se muestran dbiles ni se quejan. Pueden con todo y as lo proclaman. Incluso se permiten tratar de intiles a quienes trabajan a su alrededor sin ni siquiera haber puesto a prueba sus competencias. Otros, en vez de dedicar ese tiempo diario a los objetivos, dejan todo para ltima hora y convierten en urgente algo que, si se hubiera programado y planificado, jams hubiese llegado a serlo y se habra llevado a cabo en el plazo estimado. Esa precipitacin conlleva, adems de estrs y ansiedad, errores incalificables y resultados negativos. Est tambin el grupo de quienes el excesivo perfeccionismo vuelve lentos. Nunca terminan de estar satisfechos con su cometido. Se centran tanto en los detalles que, cuando se dan cuenta de que se han equivocado en el mtodo, son reacios a retroceder para no sentir que, en realidad, han malgastado sus horas en un trabajo de poca o ninguna trascendencia. Y algunos pasean los papeles y el ordenador los fines de semana desde el despacho a su casa. Luego no encuentran el momento adecuado para ponerse a trabajar. La tele, los nios, el cansancio... Y, al final, slo han cargado con ese

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sentimiento del intento frustrado que con frecuencia, tensos por haber convertido la casa en la prolongacin de la oficina y, adems, sin el xito esperado, ni siquiera les ha permitido descansar y liberar tensiones para aprovechar mejor la semana prxima. Se trata de reflexionar y ver en qu grupo estamos cada uno de nosotros. Vamos a centrarnos ahora en varios casos cotidianos que generan una prdida sistemtica del tiempo: Tienes un minuto? Alguien se acerca al despacho, se asoma a la puerta con su mejor sonrisa y dice: Tienes un minuto? Cmo no!, suele ser la respuesta. Y ya no hay salida. Ese minuto se va alargando hasta el punto de hacer perder la paciencia al interlocutor que no ve el modo de dar por finalizada la conversacin. Qu se puede hacer? Tal vez tener preparadas algunas respuestas del tipo: En estos momentos no lo tengo, pero luego te aviso y me comentas lo que sea?; o bien, Te importa que lo dejemos para dentro de un rato que est ms libre? Si el asunto es importante, se retomar ms tarde; de lo contrario, el intruso tal vez responda: Djalo, si tampoco tiene tanta importancia. Conviene, pues, estar alerta con los merodeadores del tienes un minuto? No se trata de no estar disponible para nadie sino de hacer saber a los que interrumpen por sistema que en este momento no podemos atenderlos porque estamos ocupados en algo importante. Quizs no surta el mismo efecto en todos, pero merece la pena intentarlo.


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Correos electrnicos. Frente al correo electrnico, encontramos a dos tipos de usuarios opuestos. Por un lado, los que no comprueban jams el correo entrante, por tanto no responden a los mensajes por muy importantes que sean, lo que supone recibir posteriormente llamadas telefnicas para comprobar la recepcin. Por otro, los que viven obsesionados por la bandeja de entrada y comprueban continuamente si tienen mensajes nuevos. Lo malo es que una buena parte de esos mensajes est compuesta por promociones de todo tipo, presentaciones en Power Point adornadas por atractivas fotografas en movimiento, supersticiones para difundir o extraos reclamos que se apoderan de nuestro espacio (en la red) y nuestro tiempo (laboral y personal). Qu hacer? Dedicar un tiempo prudente cada da para leer y responder el correo profesional y eliminar el resto o, como alternativa, trasladar los seleccionados no prioritarios a otra carpeta donde decidir ms adelante (en funcin del tiempo disponible) si leerlos o no. Se deben poner reglas al correo electrnico, por ejemplo no dedicando tiempo a los mensajes basura que nos envan. Hay que sacarle partido a las nuevas tecnologas, no dejar que sean ellas las que nos consuman a nosotros. Nunca olvidemos la regla bsica: el tiempo se obtiene de lo que dejas de hacer, para ello hay que seleccionar muy bien a qu merece la pena dedicrselo. Reuniones Algunas reuniones no tienen fecha de finalizacin; otras, peor an, tienen una hora lmite que jams se

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cumple. En cualquiera de ellas, todo el mundo acaba agotado mentalmente y, en el peor de los casos, desconectando de lo que all se comenta. Y luego estn esas imprevistas que se ponen de repente, sin previo aviso, y destrozan el plan organizativo de cualquiera. No nos robar mucho tiempo, dice el responsable para tranquilizar a los asistentes. Todo lo contrario. Una reunin espontnea, sin haber programado previamente los asuntos a tratar, acaba convirtindose en una tertulia catica donde todo el mundo quiere intervenir y, al final, no se llega a ninguna conclusin definitiva. Formas de evitarlo: tratar por todos los medios de programar las reuniones para que los asistentes puedan anotarlo en su agenda y dejar ese tiempo disponible para una atencin plena; delimitar tambin la hora de inicio y finalizacin y cumplirlo, dejando si es necesario para una prxima reunin lo pendiente; y, por ltimo, repartir por escrito los temas entre los participantes a fin de que cada uno prepare su intervencin en el tiempo asignado para ello y evitar as la dispersin con incursiones secundarias. En este ltimo punto, y segn las caractersticas de la reunin, se puede dejar un tiempo final (el de ruegos y preguntas) para que otros miembros den su opinin en los temas tratados, o bien permitir un par de preguntas u observaciones detrs de cada intervencin. Por eso conviene delimitar al mximo los temas a tratar para finalizar con pocas conclusiones, pero claras para todos, y calcular el tiempo de duracin por encima del previsto, pero respetarlo al mximo. Junto al orden del da y la asignacin personalizada de los temas, conviene entregar documentacin previa, segn la importancia del asunto. Cualquier remedio es


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bueno si el resultado final es evitar la dispersin y obtener mejores resultados. Por otro lado, antes de organizar una reunin, convendra preguntarse si es estrictamente necesaria y plantearse algunas alternativas. A veces se puede zanjar el asunto con una carta, una llamada telefnica o una simple conversacin. Las reuniones mal planteadas resultan costosas para la empresa, roban tiempo a todos y provocan una posterior ansiedad motivada por las prisas. En definitiva, nos hemos centrado en los obstculos ms comunes para la buena gestin del tiempo. Existen muchos otros, incluso algunos muy concretos que, pese a no haber sido comentados con detalle, son un gran estorbo para el trabajo diario. Unos son externos (mobiliario incmodo, ruidos y distracciones visuales, falta de ventilacin...) y otros internos (falta de autoestima o, por el contrario, sobreestimacin de la capacidad personal...), pero todos son temibles enemigos del tiempo y, como tales, debemos estar alerta para detectarlos y ponerles solucin. Slo as conseguiremos esa concentracin y estmulo para cumplir el primer objetivo que ahora nos ocupa: el mejor aprovechamiento del tiempo.

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