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EUROsociALEUROsociAL

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SNCI

TITULO IEL ORGANO DE AUDITORIA INTERNA, EL COMITÉ DE

AUDITORIA. LA DIRECCION POR OBJETIVOS.

TITULO IIPOSICION JERARQUICA, ESTRUCTURA, DIRECCION Y

RECURSOS DEL ORGANO DE AUDITORIA INTERNA

SNCI

TITULO IEL ORGANO DE AUDITORIA INTERNA, EL COMITÉ DE

AUDITORIA. LA DIRECCION POR OBJETIVOS.

TITULO IIPOSICION JERARQUICA, ESTRUCTURA, DIRECCION Y

RECURSOS DEL ORGANO DE AUDITORIA INTERNA

Cartagena de IndiasMayo, 2008

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Presentación y sinopsis de los capítulos 1 al 9.

1) Importancia que tiene el sistema de control interno en la Administración Pública y papel que desempeña el OAI.

2) El OAI ayuda a la Administración Tributaria a cumplir con sus objetivos, a través de la actividad de aseguramiento y consulta.

3) Aspectos a tener en cuenta en el diseño estructural del OAI, su dirección y la asignación de recursos.

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EL CONCEPTO DE CONTROL Y SU IMPORTANCIA EN LA EL CONCEPTO DE CONTROL Y SU IMPORTANCIA EN LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIAADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA


Las características de la Administración Tributaria, en cuanto gestor del sistema tributario de un país, las funciones que desempeña, la importancia de las decisiones que en su seno se toman, y la trascendencia que para la economía tienen, dan la medida de la importancia que tiene la función de control.

La importancia del control radica en que solo a través de esta función se puede determinar si se cumplen los objetivos asignados y las normas que regulan la actividad de la Administración Tributaria.

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El proceso administrativo se entiende formado por las funciones de planificación, organización, ejecución y control:

Fijación de metas y formulación de estrategias, políticas y programas para alcanzarlas.

Proporcionar medios adecuadas.

Realizar el trabajo.

Control para conocer: si las actividades se están dirigiendo realmente a las metas, como se están logrando éstas, y en su caso corregir las desviaciones. Control para conocer si se actúa conforme al mandato recibido.



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La Administración Tributaria, es un agente encargado de la gestión del sistema tributario. Esto implica que se ha delegado en ella una autoridad y el modo de ejercerla ha de ser controlado.

Actualmente las prácticas de control interno, cuyo origen se encuentra en organizaciones privadas, se han extendido al ámbito de las Administraciones Públicas, y se ha producido un cambio de enfoque, ampliándolo desde el mero control del acto final hasta abarcar todo el procedimiento de producción del acto.



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A medida que el Sistema Fiscal y la Administración Tributaria de un país crecen y alcanzan una madurez, la importancia del control se hace mas evidente, porque a esa Administración se le exige con mayor intensidad el cumplimiento del mandato que le ha sido dado.

Es en este sentido, en el que el sistema de control interno fortalece a la Administración Tributaria.

La necesidad de un sistema de Control Interno crece paralela a la importancia que para el país tiene el contar con una Administración adecuada.



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DIFERENCIA ENTRE CONTROL INTERNO Y AUDITORIA DIFERENCIA ENTRE CONTROL INTERNO Y AUDITORIA INTERNAINTERNA


La función de auditoria interna se suele asimilar a control interno, pero ambos conceptos no son lo mismo. Como tampoco lo son, el Órgano de Auditoria Interna que realiza esa función, y el concepto de control interno.

El concepto control ya se ha delimitado como una de las funciones ejercidas en una organización: básicamente es un proceso de aseguramiento.

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El Órgano de Auditoria Interna es una parte de la organización, en este caso de la Administración Tributaria y cuenta con medios materiales y humanos, tendrá un cometido que cumplir (misión) y para ello le serán atribuidas competencias (poder hacer) en consonancia con ese cometido.

La función de auditoría consiste en:

“Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno”.(IAI)



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MODELO DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE CONTROL MODELO DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE CONTROL INTERNOINTERNO


El SNCI ha adoptado un modelo de control que, aplicado a cada país en concreto, dará lugar a diferentes sistemas de control interno.

El Modelo de control requiere: Establecer el objetivo: fortalecimiento de la Administración

Tributaria. Un Marco Conceptual: modo organizado de pensar, que constituye

una serie de suposiciones, valores y definiciones, expuestos de modo tal que son fáciles de comunicar a los demás. De este modo se definen los conceptos y se utilizan del mismo modo por diferentes personas.

En este Proyecto se ha adoptado el Modelo Coso.

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El concepto control interno se define en el Modelo Coso del siguiente modo:

“Un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia en las operaciones.

• Fiabilidad en la información financiera.

• Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.”



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Las ideas que contiene la anterior definición:

El control es un proceso. No es un acto asilado, sino una actividad continuada dirigida a alcanzar una meta. Está integrado y forma parte de los procesos de gestión.

El control lo realizan las personas, estas conocen sus responsabilidades y los límites que les son impuestos.

El control aporta un “grado de seguridad razonable”.

El control se orienta a la consecución de los objetivos.



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El Informe Coso se publicó en 1992, transcurrido un tiempo se percibió la necesidad de desarrollar un marco que integrara la gestión de riesgos. Este nuevo marco fue publicado en 2004.

El informe de 2004 no pretende sustituir al informe 1992, sino ofrecer un marco mas amplio que abarca la gestión de riesgos y que mas adelante se abordará.



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LO QUE SE PUEDE LOGRAR CON UN SISTEMA DE CONTROL LO QUE SE PUEDE LOGRAR CON UN SISTEMA DE CONTROL Y LO QUE NOY LO QUE NO


Los objetivos básicos del sistema de control son:

Promover que las acciones respondan a los objetivos y se desarrollen respetando las normas.

Promover la eficiencia.

Asegurar que la información es completa y veraz.

Proteger los derechos y activos de la Administración.

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Estos son los logros que se pueden alcanzar, el sistema de control ayuda a conseguirlos pero no los garantiza de modo completo. Tan solo proporciona una seguridad razonable.



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LA NATURALEZA DEL TRABAJO DE AUDITORIA INTERNA Y LA NATURALEZA DEL TRABAJO DE AUDITORIA INTERNA Y SU MARCO DE DESARROLLOSU MARCO DE DESARROLLO

LA NATURALEZA DEL TRABAJO DE AUDITORIA INTERNA Y LA NATURALEZA DEL TRABAJO DE AUDITORIA INTERNA Y SU MARCO DE DESARROLLOSU MARCO DE DESARROLLO

El trabajo de Auditoria Interna consiste en contribuir al establecimiento, al mantenimiento y a la mejora constante del sistema de control, de gestión de riesgos, en velar por la seguridad y en ocuparse de aspectos relacionados con las conductas del personal.

También en ser un órgano de apoyo y consulta al servicio de la dirección de la Administración Tributaria.

El marco en el que se desarrolla la actividad del Órgano de Auditoria Interna constituye el conjunto de normas básicas que ordenan y delimitan sus funciones y competencias: lo que se pretende lograr a través de este departamento.

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LA ALTA DIRECCION Y EL SISTEMA DE CONTROL INTERNOLA ALTA DIRECCION Y EL SISTEMA DE CONTROL INTERNOLA ALTA DIRECCION Y EL SISTEMA DE CONTROL INTERNOLA ALTA DIRECCION Y EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La Alta Dirección es la responsable del correcto funcionamiento del sistema de control implantado en la Administración Tributaria.

En este sentido la Alta Dirección deberá:

Definir el modelo que se desea de control: sus objetivos, elementos y estructura.

Asignar recursos humanos y materiales en función del grado de control que se quiera alcanzar.

Supervisar que el sistema de control funcione adecuadamente.

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Contará o no con un Comité de Auditoría Interna que:

Mantenga abiertos los canales de comunicación entre la Alta Dirección, el equipo directivo, el Órgano de Auditoria Interna, los auditores externos y asegurar la colaboración entre todos ellos.

Asegure a la Alta Dirección que el sistema de control está funcionando adecuadamente.

Revise los sistemas de gestión de riesgos. Debe de asegurar que se identifican los riesgos y que se implantan políticas adecuadas para su gestión.


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Asegure que la información que se utiliza para la medición del alcance de los objetivos es completa y fiable.

Asegure que la información que la Administración Tributaria emite para el resto de los agentes económicos del país es adecuada, completa y fiable.

Supervise y valore la función de Auditoria Interna. Aprobar su Plan de Actuaciones. Evaluar la función de Auditoria.

Relaciones con los auditores internos.


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LA DIRECCION POR OBJETIVOS: PAPEL DEL ORGANO DE LA DIRECCION POR OBJETIVOS: PAPEL DEL ORGANO DE AUDITORIA INTERNAAUDITORIA INTERNA


La idea de la dirección por objetivos esta ampliamente difundida y aplicada en todo tipo de organización tanto privada como pública.

La Administración Tributaria no es una organización privada sometida a los avatares del mercado y cuya supervivencia esta siempre amenazada, pero igualmente puede aplicar los principios de la dirección por objetivos, puesto que son un instrumento básico de dirección y de control.

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Los objetivos de la Administración Tributaria hacen referencia y son:

Los fines hacia los cuales se encamina la actividad.

Una guía en la ejecución de las tareas.

Justifican su actividad.

Sirven de estándares para evaluar las acciones y la eficacia de la Administración.



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El enfoque de la dirección por objetivos abarca conceptos como son los de comportamiento, motivación, participación en los procesos de evaluación, y control.

Este enfoque integra los intereses que confluyen en la actividad de la Hacienda Pública: los del Estado, los de los agentes sociales, los de los ciudadanos y los de los del personal que presta servicios en la Administración Tributaria. Este es un enfoque basado en la interdependencia con el entorno y sobre todo en la planificación.



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La amplitud del enfoque de la dirección por objetivos, puede ser amplia y abarcar a toda la Administración Tributaria, o mas restringida y solo comprender parte de ella.

También puede llegar a ser tan solo un programa que evalúe los rendimientos, en lugar de abarcar todos los aspectos relativos a la función directiva. Cualquiera que sea ámbito de aplicación, hay dos conceptos presentes que se aplican con mayor o menor intensidad:

El primero es que cuando mas claras se tienen las ideas sobre lo que se quiere conseguir, mayor es la probabilidad de lograrlo.

El segundo es que los avances o progresos solo se pueden medir en relación con aquellos que se quiere hacer avanzar.

LA DIRECCION POR OBJETIVOS: PAPEL DEL ORGANO DE AUDITORIA LA DIRECCION POR OBJETIVOS: PAPEL DEL ORGANO DE AUDITORIA INTERNAINTERNALA DIRECCION POR OBJETIVOS: PAPEL DEL ORGANO DE AUDITORIA LA DIRECCION POR OBJETIVOS: PAPEL DEL ORGANO DE AUDITORIA

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Al aplicar este enfoque a los puestos de trabajo, se facilita la definición de en qué consiste el contenido del puesto, expresado en función de lo que hay que lograr a través de él. Se expone así la finalidad fundamental, y la dirección, en la que hay que orientar la actividad.

En los Informes COSO I y II, se afirma que el establecimiento de objetivos es condición previa para la identificación de eventos, la evaluación de riesgos y la respuesta a ellos.



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El papel que el OAI puede desempeñar en esta fase es el de aseguramiento y evaluación. Emitirá opinión acerca de los siguientes aspectos considerados como factores o características claves para que el sistema funcione:

Asegurando que la definición de los objetivos es coherente con la misión y con la estrategia y que las priorizaciones de los objetivos y su estructuración en cascada, son las adecuadas.

Evaluando el grado de participación en la elaboración y de la posterior comunicación de los objetivos de todas las Áreas o Departamentos implicados. La asignación de los recursos y la correcta asignación de responsabilidades.



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Es conveniente que participe activamente en la definición de los indicadores, a los efectos de asegurar la medición posterior de modo completo, fiable y en tiempo y evaluar la tolerancia al riesgo establecida.

Emitiendo opinión sobre la interdependencia y la coherencia interna de los objetivos asignados a las Áreas o Departamentos.



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Para la realización de los cometidos apuntados se aconseja la presencia del OAI en todo el proceso de planificación, contando con su presencia en las comisiones, grupos de trabajo y/o las reuniones de planificación.

El OAI puede tener objetivos propios con lo cual deberá actuar como cualquier otro Área o Departamento de la Administración Tributaria.



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POSICIÓN JERÁRQUICA DEL OAIPOSICIÓN JERÁRQUICA DEL OAIPOSICIÓN JERÁRQUICA DEL OAIPOSICIÓN JERÁRQUICA DEL OAI

Para un mejor desarrollo de su función de aseguramiento, el OAI requiere de INDEPENDENCIA. Para lograr esta independencia, debe dotarse al OAI de:

La autoridad suficiente.

Los recursos adecuados.

Acceso a la máxima autoridad de la Administración Tributaria para impulsar sus recomendaciones.

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Para asegurar dichas características que hacen a la independencia, debe FORMALIZARSE:

Estructura organizativa de la AT que ubique al OAI con dependencia jerárquica directa de la máxima autoridad, y funcional de un órgano rector interno o externo que dicte PAUTAS.

Acceso irrestricto a registros, bienes y personas.

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Ventajas de la dependencia jerárquica de la máxima autoridad.

Las áreas auditadas no influyen en la asignación de recursos al OAI.

Las áreas auditadas no interfieren en la comunicación de las opiniones de auditoría a la máxima autoridad.

Se facilita el acceso a la información en caso de encontrarse obstáculos.

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Dependencia funcional: La independencia se ve fortalecida si existen PAUTAS a seguir que dependan de un órgano rector. Este órgano rector puede ser:

Interno a la AT: el órgano rector está compuesto por personal clave de la AT, pudiendo comprender también a personal del resto de la Administración Pública con experiencia en auditoría interna gubernamental (COMITÉ DE AUDITORÌA).

Externo a la AT: compuesto por personal de la Administración Pública ajeno a la AT, con experiencia en auditoría interna gubernamental, y un adecuado conocimiento sobre administración tributaria.

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Ventajas y desventajas de la ubicación interna: un mejor conocimiento del negocio de la AT contra una independencia probablemente menor debido a la relación con los dueños de procesos.

Ventajas y desventajas de la ubicación externa: menor conocimiento del negocio de la AT, pero una total independencia de cualquier autoridad de la AT.

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La dependencia funcional FAVORECE EL MANTENIMIENTO DE ESTÁNDARES DE CALIDAD TÉCNICA, a través de:

El dictado de normas de auditoría

La participación en la elaboración de la planificación

El Control de Calidad

La determinación de requisitos para ocupar el cargo de titular del OAI

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RANGO DEL OAI

El PROPÓSITO, AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD de la auditoría interna deben ser los adecuados para permitirle el logro de sus objetivos.

A fin de asegurar la AUTORIDAD y la RESPONSABILIDAD, es recomendable que el OAI tenga el máximo rango jerárquico existente.

El reemplazo en ausencia del titular debe ser un miembro del OAI y no alguien de la organización del mismo rango jerárquico que este, para no afectar la INDEPENDENCIA.

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POSICIÓN Y RANGO DEL OAI: REFLEJO NORMATIVO

Las normas para la práctica de la AI establecen que “el propósito, autoridad y responsabilidad de la actividad de AI deben estar formalmente definidos en un ESTATUTO y aprobados por el consejo”.

En la realidad de las AT, el papel de ESTATUTO puede jugarlo la Estructura Organizativa o un texto legal específico, y el rol del “Consejo” puede desempeñarlo la máxima autoridad de la AT o el Órgano Rector.

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Documento escrito o ESTATUTO: contenidos mínimos.

Establecimiento de la posición jerárquica y líneas de dependencia del OAI.

Facultad para acceder a cualquier fuente de información, al personal y a los bienes necesarios para realizar las tareas.

Definición del ámbito de actuación, que no debería tener límites dentro de la AT.

Definición de la función u objetivo de auditoría interna.

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Documento escrito o ESTATUTO: contenidos mínimos (cont.)

Acciones y tareas del OAI, comprendiendo evaluación de riesgos, planificación anual en base a riesgos, y seguimiento de recomendaciones hasta su adopción o asunción del riesgo.

Atribuciones y limitaciones en relación a la investigación de fraude, indicando la obligación de comunicar a las autoridades los indicios de fraude.

Obligación de comunicar a la máxima autoridad cualquier limitación.


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Documento escrito o ESTATUTO: contenidos mínimos (cont.)

Autoridad para requerir colaboración de otras áreas.

Limitación expresa a involucrarse en actividades de línea.

Consideraciones sobre el secreto fiscal.


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Factores que afectan a la independencia, que deben ser informados y tratados mediante excusación:

Parentesco, amistad o enemistad pública o relaciones con los auditados o terceros relacionados con éstos.

Auditorías en áreas en que el auditor se haya desempeñado recientemente, tareas de línea o control previo, diseño, implantación y operación de procedimientos.

Dependencia jerárquica del auditado.


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ESTRUCTURA ORGANIZATIVAESTRUCTURA ORGANIZATIVAESTRUCTURA ORGANIZATIVAESTRUCTURA ORGANIZATIVA

El control interno excede al OAI y es responsabilidad de toda la AT. En ella existen diversos actores del sistema de control interno con los que el OAI interactúa:

Comité de Auditoría u Órgano Rector.

Departamento de Control de Gestión.

Áreas operativas y de apoyo a la AT.

Auditor externo.

Máxima autoridad de la AT.

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Comité de Auditoría u Órgano Rector.

Vigila el adecuado funcionamiento de la actividad de AI y del SCI, y favorece el ambiente de control.

Puede integrarse con personal interno o externo, pero debería participar la máxima autoridad de la AT para impulsar las recomendaciones.

Se encarga de: dictado de normas, selección y remoción del AI, tratamiento de recomendaciones, coordinación de la actividad del OAI con otros actores, revisión de funciones, atribuciones y responsabilidades del OAI y de sus recursos y limitaciones.


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Departamento de Control de Gestión.

Se encarga del control concomitante para asegurar el cumplimiento de los objetivos del Plan Estratégico de la AT.

Administra los indicadores de gestión que miden la actuación de la AT.

El OAI debe efectuar revisiones posteriores de su actuación.


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Áreas operativas y de apoyo de la AT

Suelen efectuar el control concomitante al igual que el Departamento de Control de Gestión, pero a un nivel más detallado y orientado a sus funciones.

No todas sus funciones de control tienen reflejo estructural.

Tienen una parte importante en la comunicación de valores éticos que hacen al ambiente de control.


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Auditor Externo

Por definición no está INCLUIDO en el sistema de control interno, pero debe ser tenido en cuenta para COORDINAR esfuerzos de control y evitar duplicidades.

Debe lograrse que el auditor externo confíe en el trabajo del AI para maximizar la cobertura de auditoría

El OAI puede monitorear la independencia, conocimiento, experiencia y cumplimiento de compromisos contractuales del Auditor externo.

Debe tenerse en cuenta el secreto fiscal y su aplicación o no al auditor externo


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DIRECCIÓN Y RECURSOS DEL OAIDIRECCIÓN Y RECURSOS DEL OAIDIRECCIÓN Y RECURSOS DEL OAIDIRECCIÓN Y RECURSOS DEL OAI

La definición de auditoría interna expresa que: “…es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida PARA AGREGAR VALOR Y MEJORAR LAS OPERACIONES de una organización. AYUDA A UNA ORGANIZACIÓN PARA CUMPLIR SUS OBJETIVOS”.

En cuanto a la FUNCION DE DIRECCIÓN: “el director ejecutivo de auditoría interna debe gestionar efectivamente la actividad de auditoría interna para asegurar que añada valor a la organización”

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Respecto de la Dirección del OAI, las buenas prácticas pueden agruparse en tres ítems:

EL PERFIL

LAS RESPONSABILIDADES

LAS FUNCIONES


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PERFIL: es recomendable que se defina por escrito, especificando cualidades profesionales y personales recomendables

Profesionales: EXPERIENCIA de por lo menos cinco años en la AT, con un conocimiento general de los procesos que la componen; y de por lo menos dos años en actividades de auditoría o control de gestión. FORMACIÓN universitaria en materias relativas a la AT y capacitación específica comprobable en materia de auditoría interna


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No tener grado de parentesco con las máximas autoridades de la AT, hasta el nivel acorde a la reglamentación de cada país

Compromiso con la excelencia, a través de la promoción de valores éticos, la planificación sistematizada de la actividad y la mejora continua

Independencia y objetividad, profesionalismo, integridad y transparencia, dotes de organizador y aptitud para el trabajo en equipo

Personales:


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Proponer a la dirección y al comité una PLANIFICACIÓN basada en riesgos, y cumplirla con eficiencia.

Colaborar con la dirección en la GESTIÓN DE RIESGOS.

Establecer un programa de aseguramiento de la calidad.

Comunicar conclusiones y recomendaciones de auditoría.

Establecer criterios de evaluación del personal.

RESPONSABILIDADES: deben estar escritas y comprender.


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Planificación

Administración de Recursos

Definición de políticas y procedimientos

Aseguramiento de la Calidad

FUNCIONES: existen funciones específicas en la gestión de un OAI


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A fin de que la actividad de AI sea eficaz (en el sentido de agregar valor en el cumplimiento de objetivos) y eficiente, debe establecerse una planificación BASADA EN RIESGOS.

Esta planificación deber DOCUMENTARSE desde el nivel estratégico al detallado. En otros capítulos del SNCI se profundizan estos conceptos.

PLANIFICACIÓN


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Teniendo en cuenta la complejidad de la AI de la AT, es recomendable establecer guías escritas que orienten el accionar del personal.

Puede desarrollarse un documento que contenga MISIÓN, OBJETIVOS Y POLÍTICAS.

Debe asegurarse que estas guías tengan la debida DIFUSIÓN.

POLITICAS


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Debido al tamaño que suele tener el OAI, es recomendable que sean escritos.

Es recomendable estructurarlo con hojas móviles y un índice susceptible de expansión infinita, a fin de que sea DINAMICO.

Contenido: marco normativo del OAI, Estatuto, misión, objetivo, políticas, descripción de puestos, detalle de los procesos de planificación, ejecución y comunicación, metodología de evaluación de calidad, programas tipo y glosario.

PROCEDIMIENTOS: notificados a todo el personal del OAI


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Objetivo: Asegurar que la actividad de AI agrega valor a la AT y que esta lo percibe. Verificar que se cumpla con los estándares de calidad establecidos y con el Estatuto.

Medios: Evaluaciones internas por personal de la administración tributaria, mediante la revisión continua y periódica. Evaluaciones externas efectuadas por personal competente.

En otros capítulos del SNCI se desarrolla pormenorizadamente este aspecto.

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD


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Debe permitir desarrollar la actividad de auditoría con independencia y objetividad.

Debe basarse en la determinación del ciclo de auditoría.

En cuanto a recursos humanos, debe basarse en el principio de conocimiento conjunto.

En cuanto a los materiales, deben presupuestarse a partir de metas cuantitativas basadas en el ciclo de auditoría.

En cuanto a los informáticos, deben estar acordes a la tecnología que se debe auditar en la AT.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS


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