control interno 2 control - copia

8/16/2019 Control Interno 2 Control - Copia

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El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas.Desde la perspectiva limitada, el controlse concibe como la

verificación a posteriori de los resultados conseguidos en seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastinvertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de laacción de control.Bajo la perspectiva amplia, el controles concebido como unaactividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los nivelesmiembros de la entidad, orientando a la organización hacia ecumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos dmedición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis los factores sociales y culturales presentes en el conte to institucionya que parte del principio que es el propio comportamientindividual quien define en !ltima instancia la eficacia de los método

de control elegidos en la din"mica de gestión.

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Dr. Alcides Medina Ortega


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El control es una etapa primordial en la administraciónpues, aunque una empresa cuente con magn-ficos planeuna estructura organizacional adecuada y una direccióneficiente, el ejecutivo no podr" verificar cu"l es la situacióreal de la organización si no e iste un mecanismo que cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con lobjetivos.El concepto de control es muy general y puede ser utilizaden el conte to organizacional para evaluar el desempe

general frente a un plan estratégico.

DEFINICIÓN DE CONTROL



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a palabra control tiene muchas connotaciones/ puede seentendida0

)omo la función administrativa que hace parte del procesoadministrativo junto con la planeación, organización y dirección.)omo los medios de regulación utilizados por un individuo oempresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador

aplica en una empresa para acompa ar y avalar su desempe o orientar las decisiones. %ambién hay casos en que la palabra contrsirve para dise ar un sistema autom"tico que mantenga un gradoconstante de flujo o de funcionamiento del sistema total/ es el cadel proceso de control de las refiner-as de petróleo o de industriaqu-micas de procesamiento continuo y autom"tico.




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)omo la función restrictiva de un sistema para mantener a losparticipantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquiedesv-o. Es el caso del control de frecuencia y e pediente del persopara evitar posibles abusos. 1ay una imagen popular seg!n la cualla palabra control est" asociada a un aspecto negativoprincipalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad einterpretada en el sentido de restricción, coerción, limitacióndirección, refuerzo, manipulación e inhibición.%ambién hay otras connotaciones para la palabra control0)omprobar o verificar/&egular/)omparar con un patrón/Ejercer autoridad sobre alguien 2dirigir o mandar3/4renar o impedir.




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5ara que cada uno establezca una definición propia del concepto spresentan planteamientos de varios autores estudiosos del tema0&obert B. Buchele0 El proceso de medir los actuales resultados erelación con los planes, diagnosticando la razón de las desviacionestomando las medidas correctivas necesarias.6eorge &. %erry0 El proceso para determinar lo que se est" llevanda cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivade manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeadoBuró 7. 8canlan0 El control tiene como objetivo cerciorarse de qulos hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

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&obert ). 9ppleby0 a medición y corrección de las realizaciones dlos subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica eficazmente.&obert Ec


7/31Dr. Alcides Medina Ortega

ENFOQUES DE CONTROL CARACTERISTICASOUCHI sugiere que existen tres enfoquesdiferentes para diseñar sistemas decontrol: de mercado, burocrático y declan.

Usa mecanismos de mercado externo, comola competencia de precios y participaci n delmercado, para establecer las normasutili!adas en el sistema. Casi siempre seutili!a por organi!aciones cuyos productos oser"icios están claramente especi#cados oson distintos y que enfrentan una fuertecompetencia en el mercado.

Mercado


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9/31Dr. Alcides Medina Ortega

ENFOQUES DE CONTROL CARACTERISTICAS

Clan

%egula el comportamiento de los empleadosmediante "alores compartidos, normastradiciones, rituales, creencias y otrosaspectos de la cultura de la organi!aci n.Con frecuencia se emplea en organi!acionesen las que los equipos son comunes y latecnolog&a tiene cabios rápidos.


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ENFOQUES DE CONTROL CARACTERISTICASLa mayor parte de las organizaciones no dependen totalmentede uno solo de estos enfoques para diseñar un sistema decontrol apropiado. En lugar de ello, la organización eligehacer énfasis en el control burocrático o de clan , además deemplear algunas medidas de control de mercado.

La clave está en diseñar un sistema de control apropiado queayude a la organización a alcanzar sus metas de manera eficazy eficiente.


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LA IMPORTANCIA DE CONTROL¿Por qué es tan importante el control?

La planificación puede llevarse a cabo, la estructura de unaorganización puede crearse para facilitar el logro de ob etivoscon eficiencia y los empleados pueden estar dirigidos ymotivados. !o obstante, no e"iste la seguridad de que las

actividades se desarrollen como fueron planificadas y que lasmetas que los gerentes buscan se conviertan en realidad.#or tanto, el control es importante, porque es el enlace final enla cadena funcional de las actividades de administración. Es la$nica forma como los gerentes saben si las metasorganizacionales se están cumpliendo o no y por qué s% o porqué no.


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(na de las razones m"s evidentes de la importancia del control esporque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control s

emplea para0>. )rear mejor calidad 0 as fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.?. Enfrentar el cambio0 Este forma parte ineludible del

ambiente de cualquier organización. os mercados cambian, lcompetencia en todo el mundo ofrece productos o servicinuevos que captan la atención del p!blico. 8urgen materiales ytecnolog-as nuevas. 8e aprueban o enmiendan reglamento

gubernamentales. afunción del control sirve a los gerentes para responder alas amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les

ayuda a detectar los cambios que est"n afectando los

productos y los servicios de sus organizacione

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@. 5roducir ciclos m"s r"pidos0(na cosa es reconocer lademanda de los consumidores para un dise o, calidad, o

tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar lociclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productosservicios nuevos a los clientes. os clientes de la actualidad no sesperan velocidad, sino también productos y servicios a smedida.A. 4acilitar la delegación y el trabajo en equipo0a tendencia

contempor"nea hacia la administración participativa tambiénaumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar quelos empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuyla responsabilidad !ltima de la gerencia. 5or el contrario,cambia la -ndole del proceso de control. 5or tanto, el procesde control permite que el gerente controle el avance de loempleados, sin entorpecer su creatividad o participación en e

trabajo .

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&. 9gregar valor0 os tiempos veloces de los ciclos son unmanera de obtener ventajas competitivas. 'tra forma,

aplicada por el e perto de la administración japonesa 7enich'hmae, es agregar valor. %ratar de igualar todos losmovimientos de la competencia puede resultar muy costoso contraproducente. 'hmae, advierte, en cambio, que el principalobjetivo de una organización deber-a ser agregar valor a sproducto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprar"nprefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. )on frecuencia, estevalor agregado adopta la forma de una calidad por encima de lamedida lograda aplicando procedimientos de control.

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LA IMPORTANCIA DE CONTROLEn conclusión0El valor espec-fico de la función de control, radica en su relació

con la planificación y delegación de actividades.os objetivos dan una dirección espec-fica a los gerentes. 8embargo, el establecer objetivos o que los subordinados acepten suobjetivos no es garant-a alguna de que las acciones necesarias par

cumplirlos se lleven a cabo. )omo el viejo adagio dice,los planesmejor elaborados de los ratones y de los hombres, con frecuencfallan .El gerente efectivo necesita hacer un seguimiento para garantiza

que las acciones que se suponen otros realizar"n y que los objetivoque supuestamente alcanzar"n, est"n, de hecho, cumpliéndose. Cque en la realidad la gerencia es un proceso continuo, laactividades de control proporcionan el enlace fundamental que llevde regreso a la planificación.


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i los gerentes no controlan! no tienenmanera sa"er si sus o"#eti$os % planesproceden como de"en % qué acciones

&uturas tomar.

COMPONENTES DE LAS FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓ


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8i los gerentes no controlan, no tienen manera saber si sus objetivoy planes proceden como deben y qué acciones futuras tomar.'tra "rea en la que el control es importante es en la delegación


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CUALIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN


2.0xactitud

3. Oportunidad

4. 0conom&a5. +lexibilidad

6. Comprensi n

7. Criterios ra!onables

8. 'laneaci nestrat9gica

. ;nfasis enexcepciones

< . Criterios m=ltiples

2>. )cci n correcti"a


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/el carácter administrati"o del control.0s necesario distinguir ?las operaciones? decontrol, de ?la funci n? de control.(a aplicaci n racional del control debefundamentarse en los siguientes principios:2. 0quilibrio.) cada grupo de delegaci n conferido debeproporcionarse el grado de controlcorrespondiente. /e la misma manera que laautoridad se delega y la responsabilidad secomparte , al delegar autoridad es necesarioestablecer los mecanismos su#cientes para"eri#car que se está cumpliendo con laresponsabilidad conferida, y que la autoridad

delegada está siendo debidamente [email protected]. Alcides Medina Ortega


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3. /e los ob@eti"os.0l control existe en funci n de los ob@eti"os , es

decir, el control no es un #n, sino un medio paraalcan!ar los ob@eti"os preestablecidos . *ing=ncontrol será "álido sino se fundamenta en losob@eti"os y si, a tra"9s de el, no se e"al=a el logrode los mismos. 'or lo tanto, es imprescindibleestablecer medidas especcas de actuaci n, oestándares, que sir"an de patr n para lae"aluaci n de lo establecido, la misma que sedetermina en base a los ob@eti"os. (a efecti"idaddel control está en relaci n directa con laprecisi n de los estándares. (os estándarespermite la e@ecuci n de los planes dentro de ciertol&mite, e"itando errores y, consecuti"amente,

p9rdidas de tiempo y de dinero.

PRINCIPIOS DEL CONTROL



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4. /e la oportunidad.0l control para que sea e#ca! necesita seroportuno, es decir, debe explicarse antes deque se efect=e el error, de tal manera que seaposible tomar medidas correcti"as, conanticipaci n. Un control, cuando no esoportuno carece de "alide! y, ob"iamente,reduce la consecuci n de los ob@eti"os almismo.5. /e las des"iaciones.1odas las "ariaciones o des"iaciones que sepresentan en relaci n con los planes debenser anali!adas detalladamente, de tal manera

que sea posible conocer las causas que lasoriginaron, a #n de tomar las medidas

PRINCIPIOS DEL CONTROL



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0l control es imposible si no existen?estándares? de alguna manera pre#@ados,y será tanto me@or, cuanto más precisos ycuanti#cados sean dicAos estándares.

5. De los estándares.



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/e 9l se deduce espontáneamente una regla:Un control deberá usarse si el traba@o, gastos,etc., que impone, se @usti#can ante losbene#cios que de 9l esperan.0n sentido positi"o , surge el peligro del?especialista? en la t9cnica de control de la quese trate, el que casi siempre "erá bondad de sut9cnica, y tratará de lograr a toda costa que seimplante.0n sentido negati"o , está tambi9n el peligro desubestimar los bene#cios de un medio decontrol, ya que por 9stos se produ!can ?a largopla!o?, ya por que sea imposible, o dif&cil almenos, cuanti#carlos. /e aA& la con"enienciade tratar de Aacer 9sta cuanti#caci n.

. Del carácter !ed"al del centro.



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0l control administrati"o, es mucAo más

e#ca! y rápido, cuando se concentra en loscasos en que no se logr lo pre"isto, másbien que en los resultados que seobtu"ieron como se Aab&a planeado. 0lcontrol debe aplicarse, referentemente, alas acti"idades excepcionales orepresentati"as, a #n de reducir costos ytiempo delimitando adecuadamente cuálesfunciones estrat9gicas requieren delcontrol. 0ste principio se auxilia de m9todosprobabil&sticos, estad&sticos o aleatorios.

#.#. De $r"nc"$"o de e%ce$c"&n.



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(a funci n controlada por ning=n moti"odebe comprender a la funci n controlada ,ya que pierde efecti"idad del control. 0steprincipio es básico, ya que señala que lapersona o la funci n que reali!a el controlno debe estar in"olucrada con la acti"idad acontrolar . Una aplicaci n clara de 9steprincipio se puede encontrar en el siguiente

e@emplo: el control que elabora los estudios#nancieros de una empresa no será lapersona más id nea para auditarlos odeterminar si no son "er&dicos o no ya queen dicAa e"aluaci n puede inter"enir

'. De la ()nc"&n controlada.



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0l control act=a en todas las áreas y en todos losni"eles de la empresa. 'rácticamente todas lasacti"idades de una empresa están ba@o algunaforma de control o monitoreo.(as principales áreas de control en la empresa son:

2. B%0) /0 '%O/UCCI *: i la empresa esindustrial, el área de producci n es aquelladonde se fabrican los productosD si la empresafuera prestadora de ser"icios, el área de

producci n es aquella donde se prestan losser"iciosD los principales controles existentes enel área de producci n son los siguientes:


1 *REAS DE PRODUCCIÓN+


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a. )ontrol de producción0 El objetivo fundamental de estecontrol es programar, coordinar e implantar todas las medidastendientes a lograr un optima rendimiento en las unidadesproducidas, e indicar el modo, tiempo y lugar m"s idóneopara lograr las metas de producción, cumpliendo as- contodas las necesidades del departamento de ventas.b. )ontrol de calidad0 )orregir cualquier desv-o de losest"ndares de calidad de los productos o servicios, en cadasección 2control de rechazos, inspecciones, entre otros3.c. )ontrol de costos0;erificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima o de mano de obra.d. )ontrol de los tiempos de producción05or operario o por maquinaria/ para eliminar desperdicios de tiempo o esperas

innecesarias aplicando los estudios de tiempos ymovimientos.

1. *REAS DE PRODUCCIÓN+



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e. )ontrol de inventarios0 De materias primas, partes yherramientas, productos, tanto subensamblados comoterminados, entre otros.

f. )ontrol de operaciones 5roductivos04ijación de rutas,programas y abastecimientos, entre otros.

g. )ontrol de desperdicios08e refiere la fijación de susm-nimos tolerables y deseables.

h. )ontrol de mantenimiento y conservación0%iempos dem"quinas paradas, costos, entre otros.

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Es el "rea de la empresa que se encarga de vender ocomercializar los productos o servicios producidos.a. )ontrol de ventas0 9compa a el volumen diario, semanal,

mensual y anual de las ventas de la empresa por cliente,vendedor, región, producto o servicio, con el fin de se alar fallo distorsiones en relación con las previsiones.

5ueden mencionarse como principales controles de ventas05or volumen total de las mismas ventas.5or tipos de art-culos vendidos.5or volumen de ventas estacionales.

5or el precio de art-culos vendidos.5or clientes.5or territorios.5or vendedores.5or utilidades producidas.5or costos de los diversos tipos de ventas.

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b. )ontrol de propaganda0 5ara acompa ar la

propaganda contratada por la empresa y verificar suresultado en las ventas.c. )ontrol de costos0 5ara verificar continuamente los

costos de ventas, as- como las comisiones de los

vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

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Es el "rea de la empresa que se encarga de los recursos financierocomo el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otro

os principales controles en el "rea financiera se presentan acontinuación0a. )ontrol presupuestario0 Es el control de las previsiones de lo

gastos financieros, por departamento, para verificarcualquier desv-os en los gastos.b. )ontrol de costos0)ontrol global de los costos incurridos por

la empresa, ya sean costos de producción, de ventas,administrativos 2gastos administrativos entre los cuales est"n/

salarios de la dirección y gerencia, alquiler de edificios, entreotros3, financieros como los intereses y amortizaciones, préstamosfinanciamientos e ternos entre otros.

,. *REA FINANCIERA+



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D Al id M di O t g

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