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TITLE:

CONTROL DE PROYECTOS

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DOCUMENT Nº: Revisión

PSPB-210-X-PR-001 2

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TABLA DE CONTENIDOS

1. OBJETIVO................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE/APLICACION ......................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ...................................................................................... 3

4. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................ 3

5. DESARROLLO ........................................................................................................................... 4

6. REGISTROS.............................................................................................................................. 13

7. REFERENCIAS......................................................................................................................... 13

8. ANEXOS ................................................................................................................................... 13




1. OBJETIVO

El presente documento tiene como objetivo establecer las directrices mínimas necesarias para laintegración y ejecución del Planeamiento, Programación y Control de Obra.

2. ALCANCE Y APLICACIÓN

El presente procedimiento inicia con el “Kick-Off Meeting” (KOM) y se desarrolla durante laejecución, elaborando documentación que permita el seguimiento y análisis del proyecto. Esaplicable a todos los proyectos adjudicados a SERPETBOL PERÚ SAC.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

3.1. Cliente: Propietario y/o Administrador de las Instalaciones donde se desarrollará elproyecto.

3.2. Contratista: SERPETBOL PERU SAC, responsable de la ejecución del Contrato.

3.3. Subcontratista: Empresa designada o contrata por SERPETBOL para la ejecución de unrol, alcance o servicio específico.

3.4. Planeamiento: Es la identificación y sistematización de las diversas actividades necesariasa la consecución de un objetivo, estableciendo la interdependencia entre ellas y la forma deejecutarlas, en búsqueda de la optimización del plazo, costo, calidad y otros adicionales.

3.5. Programación: Es el planeamiento detallado, a corto y mediano plazo, que define lasmetas a ser alcanzadas y los responsables de la ejecución y acompañamiento.

3.6. Control: Es la fiscalización ejercida sobre el conjunto de actividades en ejecución.

3.7. Acompañamiento: Consiste en la obtención, registro y consolidación de datos referentes ala ejecución de cualquier tipo de actividad en el proyecto.

3.8. Evaluación/Análisis: Consisten en el estudio comparativo de lo previsto con lo realizado,identificando desvíos y respectivas causas, observando tendencias que permitan estableceracciones correctivas.

3.9. Estructura Analítica: Detalla la estructura del alcance del Contrato o tareas, enactividades necesarias para la ejecución, con atribución de pesos proporcionales paraefectos de control y seguimiento de la ejecución.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Gerencia Presupuestos y Control de Proyecto: Como líder del proceso es responsabledel seguimiento, control y de la correcta aplicación del presente procedimiento.

4.2. Jefe Corporativo de Control de Proyecto: Monitorear el cumplimiento y aplicación deeste procedimiento en los proyectos en ejecución, en coordinación con cada Jefe deControl de Proyecto.

4.3. Gerente de Proyecto: Es responsable de: Proveer y gestionar los recursos necesarios para la buena ejecución del planeamiento,

programación y control de obra. Gestionar, instruir y aprobar la planificación en coordinación con la Superintendencia o




Jefatura de Obra. Analizar los controles y las tendencias estableciendo acciones correctivas. Gestionar la aprobación de las revisiones del cronograma con el Cliente.

4.4. Superintendente o Jefe de Obra: Es responsable de: Asegurar el correcto cumplimiento del planeamiento, programación y control de la obra. Realizar la planificación de la ejecución y mantenerla actualizada con el apoyo del Jefe

de Control de Proyecto.

4.5. Jefe de Control de Proyecto: Es responsable de: Revisar y controlar el cumplimiento de la planificación, programación y control de la

obra, de acuerdo a lo dispuesto en el procedimiento y los requerimientos de obra. Apoyar en la elaboración del cronograma del proyecto y sus actualizaciones. Controlar y monitorear el avance real de la obra contra el planificado. Elaborar y emitir el Reporte Diario de Obra (RDO), los informes semanales y

mensuales. Dar soporte al Gerente de Proyecto para la emisión del Reporte Gerencial Semanal. Capacitar al personal de apoyo involucrado en la elaboración de los informes del

proyecto.

4.6. Coordinador de Control de Proyecto: Proporcionar apoyo al Jefe de Control de Proyectoen el cumplimiento de sus funciones, así como relevarlo durante periodos de ausencia ofranco.

4.7. Asistente de Control de Proyecto: Asiste en la elaboración de la documentación,respaldos e información necesaria para la planificación y control del proyecto.

4.8. Tareador: Es responsable de recolectar y recopilar los Reportes Diarios de Actividades(RDA), Reporte Diario de Equipos (RDE) y dar soporte para la elaboración del registrofotográfico.

5. DESARROLLO

5.1. Premisas Básicas. Las actividades de planeamiento, programación y control serán desarrolladas dentro el

ámbito y la estructura del proyecto. En el proyecto se deberá contar con un Jefe de Control de Proyecto desde el inicio de

las actividades hasta su finalización. El planeamiento, programación y control de actividades, deberán ser ejecutados en

archivos digitales y atender a todos los requisitos solicitados y deben ser enviadosperiódicamente a la Sede Lima.

El equipo de planeamiento, programación y control, deberá realizar sus labores, conacompañamiento fotográfico en medio digital, permitiendo el registro de las principalesactividades, eventos y otros hechos que puedan impactar o afectar la marcha de la obra.

5.2. Planeamiento de las Actividades. Se deberá elaborar el planeamiento detallado abarcando todas las actividades y fases del

proyecto. Se deberá detallar el Cronograma y elaborar la curva de ejecución. Se deberá elaborar la curva de ejecución Financiera.




Se deberá elaborar la Estructura Analítica Básica, con la curva de ejecución Física, yestablecer los criterios de medición de avance físico en términos porcentuales.

5.3. Control de las Actividades. Los servicios deberán tener su ejecución controlada a fin de posibilitar la reevaluación

del planeamiento y en consecuencia, manifestar la necesidad de destinar más recursospara atender los plazos del proyecto.

Realizar la medición semanal de la ejecución física de las actividades, en base a lasponderaciones de la estructura analítica.

Presentar semanalmente un registro con la consolidación de los servicios previstos yrealizados.

Presentar mensualmente la consolidación de las cantidades y los porcentualesejecutados, en el nivel de detalle establecido en la estructura analítica, para posibilitar larealización de la medición mensual y comparativa de lo previsto vs lo ejecutado

Presentar mensualmente las actualizaciones de la estructura analítica básica y curva deejecución física.

Mantener bajo control, registros que indiquen la situación y perspectivas del suministrosde materiales.

Participar de las reuniones de coordinación con la periodicidad que sea establecida.

5.4. Documentos del Proyecto.

5.4.1. Registros y Entregables de Control de Proyecto.

Los siguientes documentos corresponden a los registros y entregables del proyecto bajoresponsabilidad del Equipo de Control, los mismos que serán elaborados conformeestablece este procedimiento, indicándose a continuación como mínimo, la informacióna contener y directrices para cada caso:

5.4.1.1. Reporte Diario de Actividades (RDA).

Es el reporte interno básico y fundamental para el Control de Obra, registradodiariamente por los encargados de las diferentes actividades, debidamente firmado yavalado por el supervisor inmediato y la Jefatura o Superintendencia de Obra. Estedocumento debe ser entregado al Tareador o presentado al responsable de Control deProyecto en obra a más tardar a primera hora de la mañana del día siguiente.

La información a incluir es (ver Reporte diario de Actividades, PSPB-210-X-FR-002):o Fecha del reporte.o Condiciones atmosféricas.o Frente, fase y/o especialidad de trabajo.o Actividades realizadas, incluyendo un avance medible y comprobable de la tarea,

asignando códigos a los recursos utilizados.o Detalle del personal involucrado y sus horas extra de ser el caso.o Detalle de la maquinaria empleada, indicando el código, marca y modelo de la misma.o Observaciones, comentarios e inconvenientes de la faena diaria.o Otra información relevante.o Firma de los responsables.

El RDA recibirá un tratamiento especial únicamente cuando esté orientado a sustentarTrabajos Adicionales o “Extra Works”, para lo cual se empleará el formato: ReporteDiario de Trabajos Adicionales (RDTA) PSPB-210-X-FR-003, donde se incluirán los




materiales empleados, además de lo indicado anteriormente. Es responsabilidad delEquipo de Control de Proyecto, su elaboración, verificación y aprobación mediantefirma del Cliente, para su posterior valorización y cobro respectivo.

5.4.1.2. Reporte Diario de Obra (RDO).

El Reporte Diario de Obra, PSPB-210-X-FR-001, es el documento oficial para registrar lainformación global del desarrollo de la obra, será confeccionado todos los días sinexcepción, desde el inicio hasta el término de las actividades incluidas en el proyecto; yserá presentado por duplicado al Cliente para aprobación y firma, máximo hasta las 10:00hrs. del día posterior de la fecha del parte.

Para la elaboración del presente reporte, el responsable del Control de Proyecto en obra,consolidará la información relevante obtenida de los RDA y de la coordinación con laSuperintendencia o Jefatura de Obra, registrando los siguientes datos:o Fecha.o Condiciones climáticas.o Estadísticas de Seguridad, Medio Ambiente y Horas hombre.o Mano de obra comprometida en el proyecto.o Detalle de equipos afectados al proyecto.o Actividades principales realizadas.o Avance físico de obra (total y parcial por partida o especialidad).o Acontecimientos sobresalientes.o Cualquier comentario pertinente.

Adicionalmente, de ser necesario, este documento, estará disponible para ser incluido enel archivo documentario de fin de obra (Libro de Datos) y de ser conveniente, seráfundamental para el sustento de la Certificación o Valorización Mensual, presentándosepara dicho fin, como documento adjunto sustentatorio.




5.4.1.3. Informe Semanal

Se elaborará un Informe Semanal, cuya fecha de cierre será consensuada con el Cliente,estableciendo un plazo de entrega no mayor a las cuarenta y ocho horas posteriores al díade cierre del ciclo respectivo.

El informe deberá presentar mínimamente el siguiente contenido:

o Resumen de tareas y/o estadísticas por área administrativa.o Listados e histogramas de personal y equipos afectados al proyecto.o Actividades y hechos significativos ocurridos durante la semana, incluyendo el

progreso de la misma y su acumulado.o Seguimiento al Cronograma y Curvas de Avance de la construcción.o Comentarios, observaciones y/o recomendaciones.o Registro Fotográfico.

5.4.1.4. Informe Mensual.

Se elaborará un Informe Mensual, cuya fecha de cierre será también consensuada con elCliente, estableciendo un plazo de entrega no mayor a cuatro días calendario, posterioresal día de cierre del ciclo respectivo.




El informe deberá presentar mínimamente el siguiente contenido:o Integración de los informes semanales.o Estado y seguimiento de los Hitos del proyecto (“Milestones”).o Comentarios, observaciones y/o recomendaciones.

5.4.1.5. Estructura Analítica Básica.

Detalla la estructura del alcance del Proyecto dividido en actividades y subtareas,asignando valores porcentuales proporcionales a la planilla del proyecto para calcular elpeso independiente de ellas y su repercusión sobre el total de la obra en una unidad detiempo. Está orientado para efectos de programación, seguimiento y evaluación de laejecución.

Se requiere de la planilla de cotización del proyecto y cronograma de obra para suelaboración y, es línea base para la preparación de la Curva de Ejecución Física de laConstrucción.

5.4.1.6. Curva de Ejecución Física o Curva S

Es la representación gráfica consecuente de la Estructura Analítica Básica, cuyo objetivoes facilitar la comparación visual de los valores previstos programados contra los reales




ejecutados.

Debe llenarse de manera semanal y mensual.

Debe mantenerse actualizada cuando se realicen cambios al cronograma.

5.4.1.7. Certificación o Valorización Mensual.

Detalla la consolidación de las cantidades y porcentajes de avance al término del mes detrabajo, debidamente valorizados y aprobados por el Cliente, adjuntando los respaldoscorrespondientes. Es imperativo identificar los términos del contrato relacionados con lafecha de cierre del periodo a certificar, a fin de presentar este documento de manerainmediata, una vez cumplidos los requisitos.

El Jefe de Control de Proyecto, en coordinación con la Gerencia de Proyecto,Superintendencia de Obra y conocimiento de la Jefatura Corporativa de Control deProyecto, elaborará el certificado o valorización en las fechas indicadas en el contrato.Pase seguido, una vez validado de manera interna, apoyará a la Superintendencia de Obracon las gestiones para su aprobación ante los responsables del Cliente en obra, y remitirála documentación firmada a la Gerencia de Proyecto, responsable de continuar con lostrámites de facturación.




5.4.2. Otros documentos.

5.4.2.1. Informe Gerencial Semanal

Es una síntesis elaborada semanalmente, con los puntos más importantes de la ejecucióndel proyecto, a fin de mostrar una visión general de su estado actual.

El Jefe de Control de Proyecto, deberá proporcionar la información básica y brindar elsoporte necesario a la Gerencia de Proyecto para su elaboración; siendo esta Gerencia, laprincipal responsable de su presentación y cumplimiento.

5.4.2.2. Cronograma de Obra.

Detalla los trabajos a realizar con los plazos establecidos, las actividades críticas para laejecución de la obra y la fijación de líneas base. Su desarrollo y seguimiento se efectuarámediante un paquete informático conforme fue establecido en el pliego del proyecto,previo a su adjudicación.

Es Responsabilidad del Equipo de Control de Proyecto, realizar el seguimiento de formapermanente, mantenerlo actualizado de manera periódica y proceder con los cambios deacuerdo a las instrucciones de la Gerencia de Proyectos y Superintendencia o Jefatura deObra. De igual forma, se lo adjuntará al informe semanal y/o mensual, de acuerdo a lorequerido.

5.4.3. Registros Complementarios.

A fin de mejorar el contenido de los Registros y Entregables del área, el Equipo deControl de Proyecto en obra, deberá generar y mantener actualizada la siguientedocumentación:

5.4.3.1. Registros de Avances

Planilla resumen con valores de avances y/o producción diaria de las partidas relevantesdel proyecto, tareas subcontratadas y otras actividades que sean requeridas.

5.4.3.2. Histograma de Personal

Detalla de manera resumida y visual, la mano de obra afectada al proyecto.

5.4.3.3. Control de Equipos

Incluye la relación de los equipos afectados al proyecto, con el registro diario de suestado actual; horas trabajadas, disponibles e inoperativas; consumo de combustible,entre otros. Es imprescindible recibir la información relevante del área de Mantenimientode Equipos, Almacén y Logística.

5.4.3.4. Reportes de Inoperatividad

Registran las causas y periodos de tiempo que comprometen el normal desarrollo de laejecución del proyecto.

5.4.3.5. Informe Fotográfico

Archivo de imágenes digitales relacionadas con las actividades y hechos importantesacontecidos durante la faena diaria.




5.5. Trabajos Adicionales.

Se tomará en cuenta lo siguiente:

Todo trabajo adicional debe ser solicitado por el Cliente de manera escrita, siendo estemedio el sustento indispensable para la presentación del cobro respectivo.

Es responsabilidad de la Gerencia de Proyecto y Superintendencia o Jefatura de Obra,comunicar oportunamente los nuevos requerimientos y órdenes o solicitudes de cambio, afin de separar las actividades extras al contrato, e iniciar el control detallado sobre lasnuevas tareas. Esto no exime al Equipo de Control de Proyecto, identificar y alertar sobrevariaciones en el alcance de trabajo.

El Equipo de Control de Proyecto, deberá registrar los recursos empleados para estospropósitos, mediante el formato “Reporte Diario de Trabajos Adicionales (RDTA)”.

Son responsabilidades del Jefe de Control de Proyecto:

o Preparar una planilla de cálculo total o parcial periódica, con el detalle del porcentajecompletado o los recursos utilizados debidamente homologados y valorizados, deacuerdo a tarifarios y precios establecidos en el contrato.

o Para el caso específico de la provisión o suministro de materiales, mantener unacoordinación permanente con la Gerencia de Proyecto, área de Administración yLogística (Lima) y, área de Presupuestos y Control de Proyecto (Lima), a fin deobtener los respaldos necesarios que brinden soporte a los gastos incurridos.

o Apoyar a la Superintendencia de Obra, con las gestiones de aprobación, tomando enconsideración los criterios establecidos en el contrato o los procedimientosadministrativos indicados por el Cliente.

5.6. Requerimiento de la información.

Para alcanzar el cumplimiento del procedimiento, es indispensable contar con lainformación continua de los encargados de las área administrativas del proyecto, no siendoconstituido un formato específico para la presentación de informes; cada departamentopodrá hacer uso de los medios disponibles que crea conveniente para tal fin, respetando laprecisión, relevancia y claridad de los mismos. Es responsabilidad del Equipo de Control deProyecto de obra, solicitar la información de manera oportuna, no limitándose a lo siguiente:

Gerencia de Proyecto y Superintendencia / Jefatura de Obra Cambios y modificaciones en cuanto a la programación y ejecución del Proyecto. Variaciones en el alcance de trabajo. Actividades críticas, problemas y principales decisiones a tomar.

Supervisores y Encargado de Grupo Planificación de actividades semanales y grado de cumplimiento de la programación

anterior. Identificación de problemas para el cumplimiento de objetivos, no reducido a la falta de

recursos. Reportes Diarios de Actividad (RDA) incluyendo todo su personal a cargo y equipos

asignados.




Áreas Administrativas y Subcontratas. Actividades realizadas y cumplimiento de objetivos. Estadísticas en Seguridad, Salud y Medio Ambiente (SSMA). Cronograma de Elaboración de Procedimientos, Instructivos y protocolos (Control de

Calidad). Listado y avance de documentos de Ingeniería. Seguimiento al “Cargo Plan” con el movimiento de materiales y cantidades en obra

(Almacén y Logística). Afectación de Equipos al Proyecto, estado actual y planificación de mantenimientos

(Mantenimiento de Equipos). Listado, movimientos y requerimientos de personal (Recursos Humanos). Capacidad de los campamentos y servicios de “Catering”. Reportes Diarios de Actividad (RDA) incluyendo todo su personal a cargo y equipos

asignados.

Para el caso especial de los RDA, se entregará un documento físico impreso, debidamentefirmado y respetando el formato establecido.Toda aquella información considerada “urgente” será comunicada de manera inmediata aldepartamento de Control de Proyecto y áreas interesadas, para toma de conocimientos yfines respectivos.Cualquier otra información no considerada, deberá ser reportada empleando la mismametodología.

5.7. Premisas Suplementarias.

Existen ocasiones en las que estará permitido utilizar los formatos de reporte del Cliente,en reemplazo de los Registros y Entregables de Control de Proyecto, siempre y cuandorepresenten una exigencia o faciliten el cumplimiento del objetivo del reporte.

Del mismo modo, será factible realizar algunos cambios en los Registros y Entregablesdel área a solicitud del Cliente, a fin de cumplir los requerimientos de contrato o de laSupervisión en Campo.

Todo archivo relacionado con los costos del proyecto (Presupuestos, Certificaciones oValorizaciones, Tarifarios, etc.) deberán ser clasificados como confidenciales, siendoúnicamente accesibles para la Gerencia de Operaciones, Gerencia del Proyecto,Superintendencia y/o Jefatura de Obra, área de Presupuestos y Control de Proyecto (SedeLima) y Jefe de Control de Proyecto en obra.

Toda documentación mencionada en el presente procedimiento, generada y/o modificadapor el equipo de Control de Proyecto en obra, deberá ser remitida con copia a la JefaturaCorporativa de Control de Proyecto con Sede en Lima.

Una vez concluidos los trabajos en campo, el Jefe de Control de Proyecto, deberá realizaruna copia de seguridad de toda la documentación que no hubiese sido remitida,entregándola a la Jefatura Corporativa de Control de Proyecto en Lima para el historial dela empresa; asimismo, deberá asegurarse que no permanezcan copias en los equipos decómputo empleados en campo.




6. REGISTROS

Identificación del Registro Conservación del Registro

Código Nombre ResponsableCriterio de

OrdenamientoLugar Tiempo Disposición

PSPB-210-X-FR-002 Reporte Diario de Actividad Control de Proyecto Cronológico Obra Fin de Obra Reciclaje

PSPB-210-X-FR-001 Reporte Diario de Obra Control de Proyecto Cronológico Obra Fin de Obra Libro de Datos

PSPB-210-X-FR-003Reporte Diario de TrabajoAdicional

Control de Proyecto Cronológico Obra Fin de Obra Reciclaje

7. REFERENCIAS

PSPB-330-X-FR-001, Formato Reporte Diario de Equipos (RDE).

8. ANEXOS

No aplica

1Historial de Revisiones

REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE LAS MODIFICACIONES FECHA DE LA REVISIÓN

A 25/01/2010

0 26/03/2010

15.6.3.1 Reporte Diario de Actividades (RDA).5.6.3.2 Reporte Diario de Actividades (RDO). 18/11/2011

2 Documento Nuevo 27/07/2013

2Nombre y Ubicación del documento:Biblioteca CSSMA/PSPB-210-X-PR-001

Preparado por:

FIRMADO

José Antonio HernándezJefe Corporativo de

Control de Proyectos

Revisado por:

FIRMADO

Eduardo GarrónGerencia de Presupuestos y

Control de Proyectos

Aprobado por:

FIRMADO

Jorge TaborgaGerente General

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