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Control de Gestión
Prof.: René Legue Cárdenas
Administrador Publico
Control Estratégico
Evaluación y regulación de la forma en que la organización como un
todo se ajusta a su ambiente externo, y logra sus objetivos y metas de
largo alcance.
Lo estratégico se refiere a la dirección de la organización como un
todo. Esta ligado a la misión de la organización y a los planes básicos
para alcanzarla .
Tipo y alcance del control
Controles Operacionales
Controles Tácticos
Controles Estratégicos
Enfoques del Control Estratégico
Sistema valioso de control estratégico, pero no debe administrase con rigidez
Sistema valioso de control estratégico, pero no debe administrase con rigidez
Sistema valioso de control estratégico, pero no debe administrase con rigidez
Sistema valioso de control estratégico, pero no debe administrase con rigidez
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Fácil Difícil
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Capacidad de especificar y medir objetivos estratégicos precisos
Controles Tácticos Controles Estratégicos
Marco temporal Limitado Largo, no especificado
Objetivo Los controles de relacionancon áreas funcionalesespecificas
Los controles se relacionancon la organización comoun todo
Tipo de comparaciones La comparaciones hechasdentro de la organización
Las comparaciones hechascon otras organizaciones
Se centra en Implementación de laestrategia
Determinación de laestrategia organizacional ensu conjunto
Características de ,los controles Tácticos y Estratégicos
Control Táctico
El Control Táctico se centra en la implementación de la estrategia. Así,
este nivel cubre los arreglos fundamentales de control de la organización,
aquellos con lo que sus miembros tiene n que vivir día tras día.
El Control Táctico forma el corazón y, podría decirse , el alma del
conjunto total de controles de una organización.
Cuatro de los tipos mas importantes de control táctico son los controles
financieros, los presupuestos, la estructura de supervisión, y las políticas y
los procedimientos recursos humanos.
Lo dos primeros tipos de control, financieros y presupuestal, contienen
elementos de sistemas de control tanto táctico como estratégicos.
Controles Financieros
Estos incluyen varias razones cuantitativas importantes que involucran
estadísticas financieras claves como por ejemplo, costo beneficio, donde
se establecen las razones convenientes para la rentabilidad de una unidad
dada a partir de datos de ingresos (beneficios) en relación con cantidades
dadas de inversión (costo).
Razones
1. ROI (rendimiento sobre la inversión)
ROI = Utilidad neta antes de impuesto
Total de activos invertidos
2. Liquidez = Activos actuales
Obligaciones actuales
3. Apalancamiento = Deuda Total
Activos Totales
4. Eficiencia (rotación) = Ventas netas del periodo
Costo total de inventario
Punto de Equilibrio
Cantidad de producto que puede venderse para cubrir los costos fijos y
variables
Control Presupuestales
Tipo de control táctico que se basa en la responsabilidad de cumplir
objetivos financieros y evaluar lo bien que éstos se lograron
• Por lo común cubren un marco temporal relativamente limitado (por lo
general de 12 meses o periodos de 3 meses).
• Se centran exclusivamente en un tipo de objetivo (financiero).
• Por lo general no se pueden emplear para comparar el base total de la
organización respecto de sus competidores.
Controles por Estructura de Supervisión
Estructura de supervisión es un tipo de control táctico que se basan en los
niveles de reporte de una organización.
Controles de Recursos Humanos
Políticas y procedimientos de recursos humanos. Tipo de control táctico
que se basa en el enfoque conjunto de la organización para el empleo de sus
recursos humanos.
• Los procedimientos de selección especifican el rango de aptitudes que
se llevará a la organización.
• La capacitación mejora las aptitudes y eleva el desempeño para cumplir
con los estándares.
•Los métodos de evaluación y premiación refuerzan el comportamiento
esperados y desalientan niveles indeseables de desempeño.
• La remuneración se utiliza para motivar a los empleados e incrementa
sus esfuerzos en direcciones particulares.
Oportunidades de la función de recursos humanos para ejercer el
control.
La función de recursos humanos controla
Control Burocrático
Enfoque de control Táctico que recalca la adhesión a reglas y
regulaciones y que es impuesto por otros.
Control Operacional
Regula la actividades o método que una organización utiliza para
producir los bienes o servicios que ofrece a sus consumidores y clientes.
Es el control aplicado a la transformación de las entradas en salidas
Controles Operacionales
Precontrol
• Controla la calidad,cantidad y otrascaracterísticas de lasentradas al proceso
Controlconcurrente
• Evalúa el proceso deconversión mientras tienelugar
• Brinda retroalimentacióninmediata, lo cual influye enla motivación del trabajador
Poscontrol
• Por tradición, es elcontrol de calidad
• Muchos de estoscontroles cambian acontroles anteriores yconcurrentes
Actores de la Eficacia del Control
Factor clave Se ocupa de
Enfoque del control • ¿Qué se va a controlar?• ¿Dónde debería ubicarse los controles en la estructura de laorganización?• ¿Quién es el responsable de cuales controles?
Cantidad del control • ¿Hay equilibrio entre sobrecontrolar y subcontrolar?
Calidad de la información recabada por otros
• ¿Es útil la información ?• ¿La información es exacta?• ¿La información es oportuna?• ¿ La información es objetiva?
Flexibilidad de los controles • ¿Los controles responden a las condiciones cambiantes?
Razón costo-beneficio favorable
• ¿La información que se recaba es rentable respecto del costode obtenerla?
Fuente del control • ¿El control es impuesto por otros?• ¿El control lo deciden aquellos a quienes afecta?
Calidad de la Información
El control eficaz requiere de conocimiento basado en datos, es decir,
requiere información óptima. Las características que determinan la calidad
de la información son cuatro: utilidad, exactitud, oportuna y objetividad.
Utilidad
No todos los datos que se recaban para fines de control tienen igual
utilidad para todas las operaciones y decisiones administrativas.
Exactitud
Los datos o números que son inexactos o equívocos no tan solo no
sirven para dar una base buena a las etapas del control, sino también
fomentan cinismo entre aquellos cuyo desempeño se mide
Oportunidad
Aun los datos exactos, si llegan demasiado tarde, no son de mucha
utilidad.
Objetividad
La objetividad, en especial en cuanto a su relación con el control, es
una espada de doble filo.
Flexibilidad
Para que el control sea eficaz, su procedimientos deben responder a
las condiciones cambiantes.
Razón costo-beneficio
Los diseños de ciertos sistemas de control se ven bien en el papel, pero
su uso demuestra ser impráctico o costoso.
Para que sean eficaces, los beneficios de los controles deben ponderar
tanto los costos financieros directos como los costos indirectos por la
inconveniencia y la dificultad de implementación
Perspectivas administrativas analizadas
1. Perspectiva 1: El contexto Organizacional. Sin control, las
organizaciones no podrían funcionar como tales.
2. Perspectiva 2: El factor humano. Dentro de cualquier organización,
para el proceso de control funcione con eficacia, se necesita la
cooperación de la gente a la que afecta.
3. Perspectiva 3: Paradojas Administrativas. Dos paradojas potenciales
y grandes que los administradores deben considerar respecto del tema de
control, son :
1.- Asegurarse de que los y sus asociados vean el control como un “medio”
y no como un “fin”.
2.- Determinar en donde se encuentra el equilibrio mas adecuado entre el
control excesivo y la falta de control .
4. Perspectiva 4: Mentalidad emprendedora. Si los administradores
adoptan una mentalidad emprendedora, es mas probable que
desarrollen controles balanceados, es decir aquello que satisfagan
tanto los objetivos financieros de la empresa como los estratégicos
Conclusiones
PLANIFICACIÓN
RRHH
DIRECCIÓN
ORGANIZACIÓN CONTROL
Control de Gestión: ¿ Qué es Control?
Controlar no es Seguir, ni Vigilar, ni Restringir, sino que es Dirigir, Guiar,
Medir, Corregir.
Si consideramos al Control como una etapa del Proceso Administrativo, en
este se verifica la relación de las acciones realizadas con los resultados
esperados, de tal forma de poder corregir tendencias o prácticas erróneas.
Definición de Control
Es un proceso de observación y medida a través de la comparación
sistemática de los objetivos previstos con los resultados obtenidos.
Es un proceso continuo y dinámico, que debe estar alineado con la
estrategia y la estructura organizacional.
Definición de Control
Es un proceso de observación y medida a través de la comparación
sistemática de los objetivos previstos con los resultados obtenidos.
Es un proceso continuo y dinámico, que debe estar alineado con la
estrategia y la estructura organizacional.
Definición de Gestión
La Gestión es un cúmulo de acciones, a través de las cuales se
espera alcanzar los objetivos contenidos en una determinada estrategia
Diseñada, Conocida y Aceptada por la Organización
Definición de Control de Gestión
Es un proceso por el cual la Gerencia influye en el personal de la
Organización para la implantación de las ESTRATEGIAS.
Es un proceso que consiste en: Aprovechar de forma eficaz, eficiente
y permanente, los recursos de la Organización para el logro de los
objetivos definidos por la estrategia.
Objetivo del Control de Gestión
Asegurar que la conducción de la gestión de una Organización y
sus resultados, se orienten de acuerdo a las líneas estratégicas
definidas.
En un entorno externo cambiante (regulaciones, competencia,
mercado, proveedores, etc.)
Con las capacidades y limitaciones de la Organización
(funcionarios, recursos, financieras, capacidad de gestión.)
Definición del Sistema de Control de Gestión
Dadas las características de cualquier Organización, el control debe
hacerse en forma sistémica.
Por ello, un Sistema de Control de Gestión debe efectuar lo siguiente :
• Recoger información sobre el estado actual de la Organización, en sus
aspectos económicos, financieros y operativos.
• Comparar el estado real actual con el estado deseado o estándar.
• Promover las decisiones y acciones para aproximar los estados
Los Sistemas de Control de Gestión son herramientas para implantar
estrategias.
Estos Sistemas de Control deben adaptarse a cada Organización.
Proceso de Control
La realización del proceso de control, ya sea mediante mecanismos
formales o NO formales, está ligada a la existencia de:
• Indicadores de Control.
• Un modelo predictivo para estimar a-priori los resultados de las
actividades.
• Objetivos ligados a los indicadores y a la estrategia de la Organización.
• Información sobre el resultado de las actividades.
• Evaluación del comportamiento para tomar las decisiones correctivas.
Características del Control de Gestión
Integral
Continuo
Selectivo
Creativo
Efectivo y Eficiente
Adecuado
Adaptado
Flexible
CCONTROL DE GESTIÓN
CCONTROL DE GESTIÓN
FUNDAMENTACIÓN
Por la existencia de un entorno más cambiante, más hostil, más
incierto y más dinámico. Por la existencia de recursos cada vez más
restringidos.
Nos aseguramos de la ejecución de la estrategia.
Lograr el alineamiento y coherencia a través de la Organización.
Si no hay control, de nada vale planificar, programar y operar bien,
porque nunca sabremos si fuimos efectivos.
Por una mayor complejidad de la realidad y de los procesos al interior
de una Organización.
¿Cómo se logra el Control?
A través de la CONVERGENCIA entre los distintos comportamientos.
• Alineando los comportamientos organizacionales con los objetivos
estratégicos.
• Alineando los comportamientos individuales con los comportamientos
organizacionales.
• Armonizando los comportamientos organizacionales con los objetivos
de la comunidad.
Tipos de Controles
Existen dos tipos de controles
Controles Informales que están determinados por:
• La cultura organizacional .
• Los estilos de comportamiento individual.
• Las pautas del entorno global y del sector, para conocer las
oportunidades y amenazas que allí surgen.
Controles formales que están compuestos por:
• La planificación estratégica de la Organización.
• Los sistemas de información que la Organización tenga
implementados.
• El tipo de la estructura organizacional.
Control de Gestión.
Control de Gestión
Estructura Organizacional
Sistema de Información
Planificación Estratégica
Planes de Control
Un plan de control consiste y requiere:
Identificación y Análisis de las áreas sensibles de control.
Determinación de los puntos de control dentro de las
áreas.
Teniendo en cuenta lo anterior, debemos seleccionar
entre los distintos los tipos o formas de control dentro de la
Organización.
Otros Tipos de Controles
Una vez determinadas las áreas sensibles o críticas de
control y sus correspondientes puntos de control, se deberá
elegir los tipos de control que harán más eficientes el plan
de Control.
• Controles Preventivos (ex-ante)
• Controles durante la ejecución (concomitante)
• Controles después de la ejecución (ex-post)
Modelos de Control de Gestión
En función de la combinación de mecanismos que utilice una
Organización para adaptarse a su entorno y facilitar el control interno, se
pueden considerar cuatro tipos de controles:
Control Burocrático
Organización de gran dimensión, elevada formalización y con un estilo
de dirección impersonal y formal. Hay delegación de tareas pero no
delegación de decisiones.
Mantiene una estructura centralizada. Este es el tipo de control que se
ejerce en la mayoría de los organismos de la administración pública.
Control por Resultado
Este control predomina en actividades relativamente rutinarias y en un
entorno relativamente competitivo. Su existencia requiere de una
descentralización de las decisiones, normalmente son organizaciones
medianas y grandes empresas de todo tipo, donde las estelas
organizacionales no son personalizadas por éstas; Están definidas y
conocidas por todos sus miembros.
Control Ad-Hoc
Organización de pequeña dimensión, descentralizada y de escasa
formalización, con un estilo de dirección personalista e informal. Se
promueve mediante mecanismos que contribuyen a la motivación individual.
En este caso, el sistema de control es informal, basado en la supervisión
directa y en la confianza.
Herramientas para el Control de Gestión
Presupuestos
Tableros de Control (Indicadores)
Balanced Scorecard
Sistema de Información Financiera
Auditoría Interna
El control de Gestión debe estar ligado a la Estructura Organizacional y a la
Formulación de la Estrategia.
El Sistema de Control debe estar adecuado a las características de la
Estrategia y de la Estructura Organizacional
Control de
Gestión
Planificación Estratégica
Actuación
Estructura Organizacional
Resultado