Control como fase del proceso Administrativo

Presentado por:David Muñoz

Control como fase del proceso Administrativo

Presentado por:David Muñoz

DIRECCION

La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organización dependerá, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre a sus trabajadores.

Definición:

Es el elemento mas dinámico del proceso administrativo que implica la responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar, ordenar e impulsar al personal subordinado a la mejor realización de sus funciones, con el máximo de eficiencia y colaboración.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCION

Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y complejo de la administración, puesto que se ponen en juego aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo.

En la dirección se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a través de un proceso de comunicación que ya de por si es complejo

PRINCIPIOS DE LA DIRECCION

COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y grupales

IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto mas se impersonalice la orden, será mejor obedecida.

RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jamás saltarlos sin razón.

RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos se resulevan lo mas pronto posible de modo que, sin lesionar la disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA

DELEGACION DE AUTORIDAD

- Puede ser general o específica

- Puede ser temporal o ilimitada

- Puede ser individual o colectiva

- Aumenta la eficacia administrativa

- Favorece la especialización

- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la realidad

MANDO

Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.

El poder mandar, incluye tres elementos:

Determinar lo que debe hacerse

Establecer como debe hacerse

Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga

Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de ejecución la tercera

La toma de decisiones es un factor esencial de la función directiva, ya que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organización.

El proceso de la toma de decisiones es como sigue:

- Diagnosticar el problemaDefinir el problema

- Definir las aternativas mas adecuadas

- Analizar las alternativas y compararlas

- Seleccionar la alternativa mas adecuada

PRINCIPIOS DE SUPERVISION

El concepto actual de la supervisión, supone un ámbito de responsabilidad mas amplio y complejo que el de la administración tradicional basada unicamente en la autoridad y el conocimiento del trabajo, sino que ademas ubica como fundamental la satisfacción del usuario y el desarrollo personal.

- Satisfacción del cliento o usuario: Es la única razón de la organización

- Rentabilidad: Costo rendimiento de las operaciones cotidianas

- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje

- Aceptación del cambio: Verlo como algo natural

- Actitud crítica constructiva: Comunicar juicios e ideas

- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo

TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

1.- Establecimiento de normas o estándares de ejecución

Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea lograrLa administración enfocada a procesos se basa en mejorar procesos mas que en perfeccionar funcionesCon este enfoque se marcan estándares que comprenden sistemas, procedimientos , métodos de trabajo, seguimientos operacionales y auditorías que deben formar parte de un sistema de calidadLas normas de calidad mexicanas están sustentadas en las normas ISO-9000

2.- Medición de la ejecución real en relación con los estándares establecidos

Requiere que la información sea procesada, interpretada y comparada con los estándares de ejecución a fin de establecer conclusiones sobre la ejecución real.

3.- Aplicación de la acción correctiva

Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o ajustes a los recursos de la empresa, para esto es necesario conocer las causas de desviación

CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

- Selección de los criterios de control

- Recolección, concentración y procesamiento de datos

- Interpretación de los resultados

- Elaboración de reporte de resultados

- Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas

EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

Evaluación de resultados

Comparación de los resultados con los planeado

Determinación de las causas de desviación

Retroalimentación

INDICADORES

Son los intrumentos cuya aplicación nos muestra la tendencia y la desviación de una actividad sujeta e influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional.

En la administración y evaluación por procesos, los indicadores fortalecen la autonomía de gestión, en virtud de que a través de la medición que realicen los responsables en los niveles de operación conocerán de manera inmediata la situación en que se desarrollan sus servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o de preferencia preventivas, que mejoren su actuación y resultados

Los indicadores deben contar con las tres características siguientes:

CONGRUENCIA: Característica de la información que la hace coincidir en su forma y tamaño

CONSISTENCIA: Característica de la información estadística mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas particulares de cuantificación

CONFIABILIDAD: Característica de la información que el usuario acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ellas.

TIPOS DE INDICADORES

INDICADORES DE EFICIENCIA Son los que permiten determinar cuantitativamente el grado de cumpliiento de las metas en un período determinadoEFICACIA: = Resultados obtenidos Metas programadasLa eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos y metas programados con los recursos disponibles en un tiempo determinado

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos empleados en la consecución de una meta o en la ejecución de una tarea, en una unidad de tiempo. Productividad: Bienes o servicios producidos Insumos utilizadosLa productividad puede medirse en función de los recursos humanos, materiales y financieros, sin embargo, no es siempre necesario utilizr las tres relaciones. El indicador se seleccionará en función del insumo mas relevante a considerar en el proceso que mida.

INDICADORES DE CALIDAD Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir, maniifiestan el grado de satisfacción de las expecttvas o requerimientos de nuestros usuarios internos y externos, tales como: tiempos de espera, oportunidad, atención y solución a quejas, satisfacción por el otorgamiento del servicio, tiempos de traslado, etc.Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando satisface plenamente al usuario