CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE TECNOLOGÍA: ANÁLISIS DE METODOLOGÍAS, NORMATIVAS, LEYES Y CASO DE ESTUDIO

DANIEL FELIPE ERASO BENAVIDES

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. FACULTAD DE INGENIERÍA.

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y COMPUTACIÓN. BOGOTÁ

2003

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE TECNOLOGÍA: ANÁLISIS DE METODOLOGÍAS, NORMATIVAS, LEYES Y CASO DE ESTUDIO

DANIEL FELIPE ERASO BENAVIDES

PROYECTO DIRIGIDO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE INGENIERO DE SISTEMAS Y COMPUTACIÓN

Asesor Ángela Carrillo

Profesor

Departamento de Ingeniería de Sistemas y Computación Universidad de los Andes

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. FACULTAD DE INGENIERÍA.

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y COMPUTACIÓN. BOGOTÁ

2003

Dedico este trabajo a Dios y a las personas que me han acompañado durante todo el camino: a mi hermano y a mis padres quienes son todo en mi vida y sin quienes no habría podido lograr nada y a mi abuelo, por su cariño inmenso.

AGRADECIMIENTOS

Por la realización de este trabajo, el autor expresa sus agradecimientos a:

- Ángela Carrillo, por la excelente asesoría para la realización del trabajo. - Alexandra Méndez, Maria Claudia Ortiz, Fernanda Martínez, Olga Lucia Giraldo, y demás

personas que colaboraron en el proyecto, en la recopilación y el análisis de la información.

- Mariela Gómez (Monina) quien fue el eje fundamental del trabajo que inició este trabajo.

- Jairo Enrique Ríos por sus valiosos aportes de ortografía, redacción y normas de presentación.

CONTENIDO

PAG. MOTIVACIÓN……………………………………………………………………………………. 8

1. DEFINICIONES…………………………………………………………………………………. 9 1.1. CONSULTORÍAS………………………………………………………………………………. 9 1.2. AUDITORIA………………………………………………………………………………………. 9 1.3. CONTRATO………………………………………………………………………………………. 9 1.4. INTERVENTORÍA………………………………………………………………………………… 10 2. NORMAS PARA ELABORACIÓN DE CONTRATOS....................................................... 11 2.1. TIPOS DE CONTRATOS………………………………………………………………………… 11 2.1.1. Por objeto del contrato (Ley 80)……………………………………………………………... 11 2.1.2. Por contratos estatales………………………………………………………………………... 12 2.1.3. Por el código de comercio…………………………………………………………………….. 12 2.1.4. Por el código civil……………………………………………………………………………….. 13 2.2. NORMAS INTERNACIONALES………………………………………………………………… 14 2.2.1. ISO 9001…………………………………………………………………………………………… 14 2.2.2. SA-CMM…………………………………………………………………………………………… 16 2.3. LEGISLACIÓN COLOMBIANA………………………………………………………………… 22 2.3.1. Ley 80 de 1993………………………………………………………………………………… 23

2.3.2. Ley 527 de 1999 (agosto 18)……………………………………………………………….. 25 2.3.3. Otra legislación nacional…………………………………………………………………… 27 2.4. LEGISLACIÓN INTERNACIONAL………………………………………………………….. 30 2.5. ESQUEMA DE CONTRATO PARA OUTSOURCING…………………………………….. 33 3. INTERVENTORÍA……………………………………………………………………………… 36 3.1. INTERVENTORÍA EN SOFTWARE…………………………………………………………. 36 3.2. INTERVENTORÍA EN TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN……………………………… 37 4. AUDITORÍA……………………………………………………………………………………… 39 4.1. AUDITORÍA EN CONTRATOS DE TECNOLOGÍA………………………………………… 39 4.2. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN………………………………………………………… 39 4.2.1. Prestación de servicios de tecnología informática (HW)……………………………… 40 4.2.2. Prestación de servicios de carácter informático (SW)………………………………… 41 4.2.3. Prestación de servicios de interventoría………………………………………………… 43 5. SUGERENCIAS PARA LA CONTRATACIÓN DE TECNOLOGÍA……………………… 45 5.1. CONTRATANTE……………………………………………………………………………… 47 5.2. CONTRATISTA………………………………………………………………………………. 48 6. CASOS DE ESTUDIO EN CONTRATACIÓN……………………………………………… 49 6.1. DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA………………………………………………………… 49

6.2. DESCRIPCIÓN DEL CONTRATO…………………………………………………………… 49 6.3. PROCEDIMIENTOS EFECTUADOS SOBRE EL CASO DE ESTUDIO………………… 50 7. TRABAJO DE CAMPO EN UNA EMPRESA……………………………………………… 53 7.1. DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA………………………………………………………… 53 7.2. DESCRIPCIÓN DEL CONTRATO…………………………………………………………… 53 7.3. PROCEDIMIENTOS EFECTUADOS SOBRE EL TRABAJO DE CAMPO…………….. 55 7.4. FINALIZACIÓN DEL TRABAJO SOBRE EL CONTRATO ……………………………… 57 8. CONCLUSIONES……………………………………………………………………………… 68 8.1. CONCLUSIONES GENERALES……………………………………………………………. 68 8.2. CONCLUSIONES SOBRE EL ESTUDIO EN EL TRABAJO DE CAMPO……………… 68 9. BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS…………………………………………………………… 71

MOTIVACIÓN En el entorno colombiano, cada vez más se vincula la tecnología a nuestro diario vivir. Con programas como Computadores para educar y la agenda de conectividad (http://www.agenda.gov.co), ambos patrocinados por el gobierno de la República de Colombia, se está consiguiendo cada vez más vincular a la población colombiana con la tecnología informática. Debido a este auge e impulso que se está presentando, es necesario contar con herramientas que permitan realizar una correcta labor informática en todos los aspectos, para garantizar así la continuidad y duración de los proyectos y la difusión de la informática. Sin embargo, debido a la velocidad con la que evoluciona la información y la tecnología, donde se habla de aspectos como años tecnológicos o años Internet, los cuales cumplen tiempos mayores que los cronológicos, la evolución en estos aspectos ha sido de velocidades muy superiores a lo que se venía utilizando para aspectos no computacionales; Además de la aparición de nuevos conceptos como Internet, correo y documentos electrónicos, comercio electrónico, conceptos que no pasaron en ningún momento en consideración cuando se realizaron las normas y procedimientos vigentes. Esto pues hace que no existan, o que no sean muy completos, muchos de los procedimientos, leyes, normas, planes, y estrategias que existen para el manejo de temas y eventos relacionados con el área computacional. Por esto, es de mi interés la realización de un proyecto que permita colaborar en algún aspecto del manejo de situaciones que involucren temas computacionales, para que esto sirva como base en la mejora de procesos o aspectos que tanto las personas como las empresas y el gobierno colombiano utilicen en su vida diaria, y que permita servir de base para continuar con posteriores desarrollos conforme la tecnología evoluciona. Aprovechando el diferente conocimiento que se ha obtenido a lo largo del paso por la universidad, decidí trabajar sobre el tema de la contratación de aspectos tecnológicos, haciendo énfasis en la contratación de servicios tecnológicos como lo son las consultorías, asesorías, entre otras.

1. DEFINICIONES Ahora se definirán conceptos, a tratar y desarrollar a lo largo del trabajo, los cuales son esenciales para el entendimiento del trabajo y la definición de forma conjunta de términos para evitar ambigüedades. Estos conceptos son consultoría, auditoria, contrato e interventoría. 1.1. CONSULTORÍAS Se podría definir a un consultor como un agente externo a una organización que sirve como un punto de vista externo experimentado para observar una situación en particular. En el caso de ingeniería de sistemas y computación, dentro de los perfiles de ingeniero de sistemas de la información (quien procesa y maneja la información de manera sistemática y mecánicamente) o el de ingeniero informático (cuya labor consiste en la instalación y puesta en funcionamiento de sistemas de información o elementos informáticos) según definición de J. Tarazona y V. Toro (Tarazona,1997), se maneja la figura de consultores, donde actúan como agentes de consulta. 1.2. AUDITORIA El concepto de auditor ha estado ligado a través de la historia con el manejo contable de las empresas. La auditoria se puede ver como la certificación y validación de la información contable de la empresa, emitiendo conceptos de validez de los estados financieros presentados por la compañía. A medida que se ha evolucionado a través del tiempo, se ha adaptado la auditoria a diversas actividades y disciplinas, entre ellas la computación. En este aspecto, el auditor cumple el mismo papel que cualquier otro auditor, de examinar la información que ha sido producto de otras personas, y emitir conceptos sobre esta información (de validación, errores encontrados, evaluación de los procesos, etc.) que permitan hacer un mejor uso de la misma y mejorar o continuar los procesos y prácticas que se llevan a cabo actualmente, pero esto lo hace principalmente enfocado a los aspectos computacionales y a la información que se maneja en la compañía. 1.3. CONTRATO Un contrato es un acuerdo entre dos o más partes (Léase por partes personas naturales, o jurídicas con un representante persona natural), en la que se celebra algún tipo de vinculo entre las dos personas, usualmente de carácter comercial, donde se intercambian bienes, servicios y /o dinero. Estos usualmente se realizan para cuantías significativas, caso contrario se omiten y se obtienen otro tipo de documentos como facturas y recibos, que sirven como prueba de la ejecución de la transacción. En Colombia se utiliza principalmente la ley 80 de 1993 o estatuto general de contratación de la administración pública, documento constituido principalmente para garantizar el cumplimiento de tres principios básicos, a saber, el de economía, el de transparencia y el de responsabilidad, promoviendo así la idea de honestidad, equidad, anticorrupción, bienestar colectivo y garantizar el buen uso del erario público, detrás de los contratos del estado. Esta ley también suele ser utilizada en el sector privado, como base para la realización y ejecución de sus contratos. Otros decretos y leyes han sido expedidos con referencia al tema de contratación, siendo de principal importancia la ley 527 de 1999, referente a contratos electrónicos. En este se estipulan conceptos sobre la información electrónica, como validez, tiempo de duración, responsabilidades, etc.

1.4. INTERVENTORÍA La interventoría se puede definir como una actividad similar a la auditoria, que tiene como fin, la verificación de la ejecución de los objetivos de un contrato mediante la ejecución de las actividades en el mismo, en las condiciones que se establecieron en el documento. Esto debe procurar que el contrato se ejecute de manera correcta, efectivamente con el mínimo de costos en las posibilidades. Esto es usualmente utilizado en contratos relacionados con ingeniería civil, donde el interventor usualmente se encarga de vigilar y administrar los presupuestos, el análisis de los documentos (planos, contratos, pliegos, especificaciones) y la revisión que los puntos estipulados en cada una se cumplan a cabalidad. El interventor a diferencia del auditor permanece durante todo el proceso del proyecto y no sobre el análisis de resultados de procesos ya establecidos. En informática, la interventoría se puede ver como el trabajo que se realiza para garantizar una satisfactoria definición del contrato y el seguimiento de todo el proceso del proyecto, mediante evaluación y control constante sobre todos los pasos.

2. NORMAS PARA ELABORACIÓN DE CONTRATOS

Debido a la necesidad de estandarización que se requiere para elaborar transacciones y a la necesidad que a través de los tiempos ha existido de poseer un medio que permita garantizar la realización de la transacción y sirva como defensa para cada una de las partes en casos de disputas o conflictos, se crearon los contratos. La existencia de estos puede remitirse incluso a la época de la antigua era Mesopotámica (Babilonia 2000-1600 AC.) (Fordham, 2002). Actualmente a nivel de cada legislación, existen diversas normas y parámetros para la elaboración de contratos, que ha ido evolucionando junto a la humanidad. En Colombia nos regimos, tanto por las normas y convenios internacionales a los que nos hemos acogido (ISO), como a la legislación colombiana, donde principalmente se destaca la ley 80 de 1993. A continuación se expondrán algunas de las normas más usadas para elaboración de contratos de tecnología, a nivel internacional, como las leyes que gobiernan la elaboración de contratos en Colombia. 2.1. TIPOS DE CONTRATO Una diferenciación básica que se hace de contratos es la siguiente: Los contratos de adhesión son aquellos en los que las disposiciones ya están establecidas y son inmodificables, es decir, las partes se acogen a ésta, tal y como está. Además existen, los tipos contratos que se describen a continuación:

• Contratos registrados ante notarias públicas, los cuales son convenios establecidos entre las partes y se celebran ante dicha entidad competente que los certifica.

• Contratos de instrumentos, los cuales se resuelven mediante conciliación, arbitraje y transacción.

• Contratos no identificados ni expresados. Adicionalmente tenemos las diferentes distinciones legales que hacen las normas que rigen toda contratación en el marco nacional. 2.1.1. Por objeto del contrato (Ley 80). En la ley 80 de 1993, los contratos se discriminan de la siguiente manera: Contrato de obra. Los contratos de obra son aquellos que se realizan para cualquier operación que se realice sobre bienes inmuebles (como construcción y remodelación). Contrato de consultoría. Los contratos de consultoría son aquellos que se realizan para la contratación de estudios orientados a la evaluación de la ejecución de proyectos de inversión, diagnósticos, posibilidades de implementación de proyectos y programas, y asesorías técnicas de control, supervisión, y proyectos. En estos también se consideran aquellos que se realizan para asesorías, interventorías, gerencias de proyectos, dirección, programación e implementación de diseños, planos y proyectos. Contrato de prestación de servicios. Estos contratos son aquellos que se celebran para la realización de actividades orientadas a la administración y/o funcionamiento de la entidad. Estos se realizan con personas naturales y no generan ningún tipo de relación laboral, ni prestaciones sociales y se realizan a término definido. Contrato de concesión. Estos contratos son aquellos que se celebran con el fin de asignar a un tercero a quien se denomina concesionario, todas las operaciones de un servicio público, o todo el proceso de construcción y/o operación de un bien con destino a un uso o servicio público.

Encargos fiduciarios y fiducia pública. Estos contratos sólo los pueden ejecutar las entidades públicas, y consisten en darle a un tercero (generalmente entidades financieras consolidadas) el manejo de los dineros del estado. 2.1.2. Por contratos estatales. General. Desde el punto de vista de los contratos estatales, estos se clasifican en los contratos nominados, divididos en los tipificados que son aquellos que se encuentran regidos bajo las normas de derecho privado o bajo estatuto de contratación de la administración, y los innominados, que son aquellos que no corresponden a ningún tipo especificado por la ley, pero son un acuerdo de voluntades que genera obligaciones entre dos o mas partes públicas con otras publicas o privadas. Además existe un régimen mixto en los contratos estatales que consiste en las disposiciones de derecho civil y comercial, y las normas de derecho público que se encuentran en el estatuto general de contratación de la administración pública (ley 80 de 1993) y sus disposiciones especiales. 2.1.3. Por el código de comercio. Según el código de comercio. En el código de comercio se define al contrato como un acuerdo entre dos o más partes para constituir, extender o regular alguna relación jurídica que involucra patrimonio. Estos se dividen en:

- Contrato de compraventa y permuta, los cuales son aquellos en que una de las partes transfiere a la otra la propiedad de un bien y la otra paga un monto en dinero llamado precio.

- Contrato de suministro, el cual obliga a una de las partes a cambio de una compensación económica, a cumplir prestaciones periódicas de bienes o servicios.

- Contrato de transporte. Es aquel que se celebra con el ánimo de que una de las partes preste un servicio de conducir entre dos sitios, por algún medio y en un plazo determinado personas o cosas, a cambio de una remuneración económica.

- Contrato de seguro. Este contrato se define como “un contrato consensual, bilateral, oneroso, aleatorio y de ejecución sucesiva” (COLOMBIA.,1999). Este se celebra para la constitución de pólizas, seguros y similares que pretenden mediante un pago de cuotas, tener un respaldo económico en caso que suceda algún evento estipulado en el contrato. Existen seguros de daños, que aseguran contra daño al patrimonio, seguro de incendio, en el que se responde por daños ocasionados por fuego, seguro de transporte, en el que se responde por problemas presentados al motivo de transporte, de responsabilidad, en el que se indemniza al asegurado por perjuicios que le ocasione el tomador, seguros de personas, donde se asegura la vida de las personas como garante para sus supervivientes de garantizar un beneficio económico.

- Contrato mutuo. El mutuo se establece para que una de las partes pague intereses por valor a la suma del valor del bien o servicio recibido.

- Contrato de depósito. Este se establece para la conservación de una cosa por una de las partes, a cambio de una remuneración económica.

- Contrato de hospedaje. Este se celebra para constituir alojamiento y servicios accesorios entre partes dedicadas a la actividad y usuarios.

- Contrato de prenda. Este contrato se realiza para empeñar cualquier clase de bien mueble. - Contrato de anticresis. Este se celebra para realizar el usufructo (obtener ganancia) de

cualquier clase de bien. - Contrato de fiducia. Este se constituye para realizar el negocio de fiducia, consistente en la

transferencia de bienes, para que la parte a la que se le transfirieron, los administre. Estos administradores solo pueden ser establecimientos de crédito y sociedades fiduciarias.

- Contrato de cuenta corriente. Este contrato se establece para la apertura de una cuenta de naturaleza corriente.

- Contrato del mandato. Este se realiza para que una parte celebre actos de comercio a nombre de otra. Dentro de éste encontramos las comisiones, agencias comerciales, y preposiciones (administración de un establecimiento).

- Contrato de corretaje. Este se realiza para la ocupación de un agente encargado de intermediar entre dos o más personas para la realización de un negocio comercial sin que se vincule a las partes en relaciones de colaboración, dependencia o representación. Estos agentes se denominan corredores.

- Contrato de edición (el cual se toma de la ley 23 de 1982). Por este contrato el autor de una obra literaria, artística o científica (incluido software), la entrega a un editor (o usuario) que la publica o la propaga y distribuye.

- Contrato de consignación o estimatorio. Este compromete a una de las partes a la venta de mercancías pertenecientes a otra, al valor que el dueño estipuló adicionalmente un monto que obtiene el consignatario por la labor prestada (de vender el bien).

- Contratos bancarios. Estos son aquellos que se celebran para la apertura de cuentas corrientes bancarias, depósitos a término, depósitos de ahorro (cuentas de ahorros), cartas de crédito, y cajas de seguridad.

2.1.4. Por el código civil. Según el código civil, libro cuarto. El código civil define contrato como “un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa” (COLOMBIA.,1998). Para esta definición, además se adicionan las siguientes propiedades:

- Contrato unilateral y bilateral. Contrato unilateral es aquel en el que solo una de las partes contrae obligación con la otra, bilateral todos tienen obligaciones con los demás.

- Contrato gratuito y oneroso. El contrato gratuito es aquel que solo tiene utilidad una de las partes, oneroso es aquel en el que todos obtienen alguna utilidad.

- Contrato conmutativo y aleatorio. El contrato conmutativo es aquel contrato oneroso cuando cada una de las partes hace o da algo en retribución a algo equivalente que da o hace la otra parte. Si la ganancia o pérdida del contrato se rige de forma incierta e insegura se denomina aleatorio.

- Contrato principal y accesorio. El contrato principal es aquel que sobrevive por el mismo sin necesidad de añadiduras ni anexos, el accesorio siempre viene añadido a un contrato principal y es una extensión del mismo.

- Contrato real, solemne y consensual. El contrato se define como real , cuando necesita la historia y tradición del bien o servicio al que se refiere, es solemne cuando necesita algunas formalidades especiales, sin las cuales no es válido, y es consensual cuando al consentir las partes el contrato se valida.

Bajo el código civil se distinguen los siguientes tipos de contratos:

- Compraventa. Este es un contrato que se celebra para que una parte entre a otra un bien a

cambio de dinero. - Permutación. Este es un contrato que se celebra para el intercambio de bienes o servicios

por otros similares. - Arrendamiento. El contrato de arrendamiento es aquel en el que una de las partes hace

uso de una cosa o realiza una obra o servicio y la otra lo compensa de manera económica. - Mandato. Este es un contrato en el que una de las partes da el manejo de negocios a otra

parte, manteniendo el riesgo la primera. - Comodato o préstamo de uso. Este es un contrato en el que una de las partes da

gratuitamente un bien a la otra, esta lo usa y después del periodo de uso restituye el bien. - Mutuo o préstamo de consumo. Este es un contrato en el que una de las partes da un bien

a la otra, esta lo usa y después del periodo de uso restituye un bien similar. - Depósito y secuestro. El depósito es un contrato en que una de las partes encomienda un

bien a otra parte que lo mantiene y almacena y posteriormente lo devuelve.

- Contratos aleatorios. Estos contratos son: apuestas, juegos, y renta vitalicia. La renta vitalicia es un contrato en el que una de las partes se compromete a pagar a la otra durante toda su vida (de cualquiera de los dos) una renta periódica.

- Cuasicontratos. Estos los constituyen: la agencia oficiosa, el pago de lo no debido y la comunidad. La agencia oficiosa consiste en un contrato en el que una de las partes administra sin mandato bienes de otra parte. El pago de lo no debido es la realización de un pago por error. La comunidad es el derecho entre varias partes a un bien. Estos cuasicontratos sólo son válidos si se ejecutan bajo hechos lícitos.

- Prenda. Este contrato se establece mediante la entrega de un bien como garante de un préstamo a otra parte quien realiza el préstamo a la primera.

- Anticresis. Este es un contrato en el que una parte entrega un bien inmueble de finca raíz a otra pagando como remuneración los frutos que esta produzca.

- Transacción. Este contrato consiste en la terminación extrajudicial de un litigio pendiente. 2.2 NORMAS INTERNACIONALES Dentro de la normatividad internacional que existe actualmente, se manejan diversos tipos de acuerdos y reglamentación con relación a transferencias de bienes, manejo de tecnologías y similares, como en el caso del Código Internacional de Conducta sobre Transferencia de Tecnología de la ONU de 1980, donde se definen conceptos sobre transferencia de tecnología. Sin embargo con respecto a la contratación de bienes no existen normas internacionales como tal, ya que éstas están sujetas a los países participantes (En la estipulación de un contrato siempre se menciona las leyes bajo las cuales se rigen, es decir, el sitio físico donde se elaboraron, sitio que sirve además para decidir que acción tomar en caso de algún problema. Esto es válido para todo tipo de contratos, incluidos los que están en Internet). Internacionalmente encontramos normatividad que actúa no de la manera tradicional legal, sino de mecanismo de control de calidad en el proceso, mediante pasos y seguimientos al proceso que aseguran que la contratación se realice de forma procedimental y documentada. A continuación se expondrá las dos normas mas utilizadas en la industria actualmente, ISO 9001 y SA-CMM. Estas normas tratan sobre calidad en el proceso de construcción de software e implementación de sistemas de información en las empresas con su respectivo seguimiento y mantenimiento. Una pequeña parte de la normatividad es la referente a la elaboración de contratos de tecnología y es la que se expondrá a continuación. 2.2.1. ISO 9001. ISO es un conjunto de normas y estándares internacionales que buscan la calidad en los procesos industriales. En general se toman diversas interpretaciones de las normas ISO, ya que presentan definiciones que permiten ciertas ambigüedades a la hora de su aplicación, pero usualmente se utiliza para garantizar que en un contrato entre dos partes, una de las partes demuestre a la otra que es capaz de diseñar, realizar y / o suplir un bien o servicio. Dentro de las normas encontramos la serie 9000, serie que se presenta como estándar actual de calidad, en la cual el ISO 9001 es el más pertinente para cuestiones relacionadas con desarrollos y mantenimientos de software. El ISO 9000-3 también contiene aspectos referentes a la aplicación del ISO 9001 en la regulación de sus sistemas de calidad y los de sus proveedores. Dentro de la norma ISO 9001, en el numeral 4.3 se trata sobre los requerimientos de revisión de contratos. En general en este se pretende desarrollar y documentar los procedimientos para la revisión de contratos. En este se incluyen parámetros que permitan la documentación del proceso de elaboración del contrato. Para comprender mejor la normativa que la ISO sugiere, se tomaran las ideas expuestas por Hoyle (Hoyle, 1994), donde se plasma en un lenguaje más cotidiano las intenciones de las normas.

- Se requiere al proveedor el poseer y ejecutar diversos procedimientos con el fin de revisar el contrato. Esto es, con el ánimo de tener puntos desde los cuales se pueda determinar el

estado del contrato y de detectar cualquier tipo de error que se encuentre en el mismo. Las tareas que se deben tener en cuenta para revisar el contrato son marketing, oferta, prospección (exploración), negociación, revisión y adjudicación del contrato.

- Se requiere al proveedor que posea y ejecute diversos procedimientos para coordinar las actividades que tienen como objetivo la revisión del contrato. Esto con el fin de evitar la duplicación de trabajos e información, y con el ánimo de lograr hacer marchar a las actividades en un mismo rumbo.

- Establecer la revisión de cada contrato, con el ánimo de asegurar que todos los requerimientos se encuentren definidos y documentados de manera clara y correcta. Dentro de esto se debe establecer:

o Existe una definición clara y no ambigua de la finalidad del producto o servicio a contratar.

o Se han especificado claramente las condiciones de uso para el bien o servicio a contratar.

o Los requerimientos fueron especificados en términos de las funciones y servicios a prestar por parte del bien o servicio a contratar y que validan al mismo para que sea escogido.

o Se especifica claramente cantidades y suministros. o Se especificaron en el contrato los siguientes requerimientos contractuales:

garantía, condiciones de pago, detalles de aceptación, materiales suministrados por el cliente, responsabilidad financiera, asuntos legales, penalizaciones, subcontrataciones, licencias y derechos.

o Se especificaron en el contrato los siguientes requerimientos de gestión: puntos de contacto, planes de programas, estructuras de división del trabajo, informes sobre progreso y estado, reuniones, revisiones, interfases.

o Se especificaron en el contrato los siguientes requerimientos de aseguramiento de calidad: Estándares de calidad a usar, planes de calidad, informes, concesiones, supervisiones del cliente.

- Se requiere la revisión de cada contrato para garantizar que cualquier requerimiento que sea motivo de discordia entre las partes y lo acordado, se pueda resolver.

- Se requiere la revisión de cada contrato para comprobar que cada proveedor tiene la capacidad para cumplir con los requerimientos contractuales, esto es que cumplan con:

o Tener acceso a los productos y servicios necesarios. o Poseer las licencias necesarias. o Poseer la tecnología para trabajar con ellos, hacerlos, diseñarlos o instalarlos. o Poseer las habilidades y conocimientos requeridos para la realización del trabajo

en el tiempo establecido manteniendo las condiciones. o Poseer tiempo para realizar el trabajo con lo disponible. o Tener acceso a subcontratistas, outsourcing, Proveedores y demás fuentes

externas. o Tener existencias de materiales y componentes.

- Se requiere mantener registros de revisiones de contratos para utilizarlos en casos posteriores como una base que permita agilizar el trabajo y servir de guía para no cometer los mismos errores.

- No se debe aprobar el contrato sin antes establecer que existe la capacidad para satisfacer los requerimientos, en el tiempo previsto y con el pago previsto.

- Establecerse los criterios de aceptación de forma clara previamente a establecerse cualquier acuerdo de instalación, desarrollo, puesta en funcionamiento y similares.

- Mantener la versión actualizada del contrato disponible a quienes interesa y a aquellos que se encuentran encargados de aspectos relevantes al contrato y su duración informarlos obligatoriamente de los cambios.

- Leer minuciosamente los documentos de referencia, cláusulas y letra pequeña en el contrato antes de aceptar.

- Expresar cualquier punto en el que se difiera en la oferta con lo requerido y declarar las razones de la discrepancia.

- Establecer límites que responsabilicen a ambas partes. - Realizar promesas solamente acordes con las posibilidades y capacidades de la empresa

y dentro de lo que sea posible. - Comprobar que los datos suministrados (precios, fuentes de datos, especificaciones

técnicas, normatividad y similares) sean versiones válidas y actualizadas y sean aplicables a los términos especificados en el contrato.

2.2.2. SA-CMM. El CMM (Capability Maturity Model) es un proyecto desarrollado por el SEI (Software Engineering Institute) de la Universidad Carnegie Mellon, ubicada en Pittsburg, Pensylvania, EE.UU. , en trabajo colaborativo con el gobierno, la industria y otros centros educativos de EE.UU. También llamado SW-CMM, éste principalmente se encarga de ofrecer modos efectivos para la ejecución de procesos de software. Otra rama del CMM, es SA-CMM (Software Adquisition Capability Maturity Model), donde aprovechando la experiencia que se tenían en el desarrollo de SW-CMM, el cual describe el papel que juega el desarrollador, se quiso realizar una guía para el papel que juega el comprador. Este se basa en los cinco niveles que se usan en el SW-CMM, y son: Nivel 1 – Inicial donde se busca gente competente. Nivel 2 – Repetible, donde se trabaja sobre procesos de manejo del proyecto, con transición al soporte, evaluación, visión general y seguimiento de la contratación, manejo del proyecto, desarrollo y manejo de requerimientos, solicitud y planeación de adquisición de software. Nivel 3 – Definido, trabajando en el proceso de adquisición y soporte organizacional, mediante programas de entrenamientos, manejo del riesgo de adquisición, manejo del desempeño de los contactos, manejo del desempeño del proyecto, requerimientos del usuario, y definición de procesos y mantenimiento. Nivel 4 – Manejo, con áreas de trabajo en el manejo cuantitativo de la adquisición y el proceso. Nivel 5 – Optimizar. Se maneja la mejora de la continuidad de los procesos, mediante el manejo de la adquisición de innovaciones, la mejora en los procesos continuos. De este modelo se puede tomar aportes en cuanto al nivel 2, en los aspectos de visión general y seguimiento de la contratación, y solicitud y planeación de adquisición de software, que aunque no se referencia directamente a la compra, adquisición o contratación de servicios tecnológicos, ya que son dirigidos a un bien en particular (software), sirven como base de contratos tecnológicos. Cada una de las áreas del modelo, contiene una serie de prácticas y parámetros que buscan la repetitividad, efectividad (en términos cuantitativos y optímales), y duración de cada paso del proyecto. Este modelo en ocasiones se utiliza para realizar un análisis de fortalezas, amenazas, debilidades de los proveedores de software de una organización. Nivel 2. El nivel 2 del modelo, llamado el nivel repetible, trabaja sobre las políticas y estándares que se definieron en pasos anteriores referentes al proyecto y lo que se desea con éste; con base en esto se establecen planes para procesos de contratación y de manejo de contratos basados en la experiencia de proyectos anteriores. Planeación de adquisición de software. Dentro del nivel 2, encontramos el tópico referente a planeación de adquisición de software, cuyo propósito es llevar a cabo una adecuada planeación previa a la adquisición del software, dicha planeación involucra todas las áreas referentes a la contratación, desde presupuestos hasta identificar riesgos. Esta planeación inicia con la detección de un requerimiento que sólo puede ser solucionado mediante la adquisición del software. Las

metas de esta planeación son 2: la preparación de los planes de contratación a ejecutar en el momento de la contratación (que se deben mantener en el momento de la misma), y la determinación del proceso de adquisición completo y el soporte durante el ciclo de vida del proyecto. Para realizarlo, la empresa debe tener las siguientes iniciativas:

- La organización posee una política escrita para planear la adquisición. - Se han asignado responsabilidades para realizar la planeación.

Esto se realiza teniendo en cuenta que se tenga:

- Un grupo que realice las actividades a planear para la adquisición. - Recursos adecuados como equipo, herramientas, personal y fondos. - Personal con experiencia en adquisición que sirvan de soporte a la planeación.

Las actividades a realizar son:

- Involucrar al personal de planeación de adquisición de software en la adquisición del sistema.

- La planeación de adquisición de software se lleva a cabo junto con la planeación de adquisición del sistema.

- Se realiza la estrategia de adquisición, y se documenta, donde este lleva los objetivos de la adquisición, cronogramas, activos y tecnologías vigentes y proyectadas, métodos de adquisición, tipos potenciales de contratos y sus términos, consideraciones de usuario final, consistencia con el plan de adquisición del sistema, identificación de riesgos, y aproximación al soporte.

- Se documenta el proceso de planeación y se mantiene durante la vida del proyecto. - El soporte durante el ciclo de vida se incluye en la documentación. - Los costos y estimados de tiempo se elaboran y se revisan. - Se realiza una medición para determinar el estado actual del proceso de contratación, y el

del producto resultante. - Las actividades del plan se revisan en un tiempo periódico, por la organización que

adquiere el producto. - Las actividades del plan se revisan en un tiempo periódico o basado en eventos, por el

gerente del proyecto. Solicitud. En el tópico de solicitud, la metodología busca preparar un paquete que identifique las necesidades del proceso de adquisición en particular, y que permita seleccionar un proveedor que pueda cumplir con las necesidades estipuladas en la solicitud. Las metas que se pretenden lograr con esta solicitud son:

- La inclusión de los requerimientos y los criterios de evaluación. - La evaluación de elementos tanto técnicos como administrativos para asegurar el

cumplimiento de los requerimientos. - La selección de un proveedor que supla los requerimientos.

Las iniciativas que la empresa debe tomar son:

- Tener una política escrita para realizar la solicitud. - Designar responsabilidad para la realización de la solicitud. - Se ha designado personal para ser responsables del proceso de selección y decisión. - El equipo de trabajo incluye especialistas para soporte en la administración del contrato.

Para esto se debe contar con:

- Un grupo que realice las actividades para la elaboración de la solicitud. - Recursos.(Equivalentes a los del tópico anterior) - Experiencia previa en las actividades de realización de solicitudes o entrenamiento. - Los grupos de la organización soportan el proceso.

Las actividades a llevar a cabo son:

- Realizar las actividades de acuerdo con lo documentado en los planes de la solicitud Esto cubre:

o Los objetivos de la solicitud o Los requerimientos técnicos y no técnicos, el criterio de evaluación, las tareas a

realizar, documentación del contrato, forma del contrato, información en procedimientos de aceptación del contrato, información adicional referente a especificaciones del contrato (como permisividad de terceras partes, disposiciones de garantías, entre otras), guía sobre las respuestas, requisitos de documentación.

o Los participantes, procesos, responsabilidades y demás definiciones que tienen parte en el desarrollo de la solicitud.

o El plan de evaluación de las propuestas. o El proceso de manejo de documentos.

- La definición de los requerimientos, donde se incluyen los técnicos, no técnicos, del producto, que se deben suplir con la solución, el criterio de evaluación de los anteriores, requerimientos de los documentos, medidas para clarificar las necesidades del equipo de solicitud con el equipo que ofrece la solución, y requerimientos para evaluación y corrección.

- Preparación y evaluación de costos y estimados. - Evaluación de las propuestas, basada en los parámetros descritos en el documento. - Decisión de la propuesta y posterior entendimiento entre las partes, previa a la firma de

contratos. - Mediciones para determinar el estado del producto y el producto final. - Revisión periódica de actividades.

Desarrollo y manejo de requisitos. En este tópico se pretende establecer una definición clara, precisa, sin ambigüedades entre las partes involucradas en el proyecto, consistentes en los usuarios, el equipo del proyecto y el equipo de la solución, de los requisitos del proyecto. Estos se dividen en técnicos y no técnicos, según sea su naturaleza. El desarrollo de estos involucra toda actividad referente a los requisitos que se detectan por parte del usuario final, el cual usualmente se involucra para así garantizar el entendimiento de los mismos. En este proceso se debe establecer y mantener los convenios y decisiones a las que se llegaron entre las partes para garantizar el curso del proyecto. Este proceso comienza con la transformación de las necesidades de los usuarios finales en un documento que las especifique claramente y termina con la transferencia de responsabilidades para el soporte de cada producto (en caso de ser varios). Las metas que persigue son:

- Desarrollar, implementar y mantener los requerimientos. - Participación de los diferentes grupos y del usuario final en el proyecto de adquisición. - Verificación y seguimiento de los requerimientos. - Establecimiento de bases para posteriores procesos (como la elaboración de la solicitud).

Para esto la empresa debe:

- Poseer un documento escrito donde se establezcan los requerimientos. (en este documento se define principalmente que los requerimientos se documenten, se revisen y por quien, mecanismos de control de cambios, y que se incluyan requerimientos o requisitos técnicos y no técnicos).

- Definir responsabilidades sobre el desarrollo y manejo de requisitos. - Existir un grupo que realice las actividades destinadas al desarrollo y manejo de requisitos. - Recursos adecuados para realizar el desarrollo y manejo. - Los participantes deben tener experiencia o ser capacitados.

Se deben realizar las siguientes actividades:

- Realizar todas las actividades según sus documentos de planeación y procedimientos. Esto cubre:

o Objetivos. o Actividades a realizar o Identificación de los diferentes grupos de trabajo. o Procedimientos Para desarrollo, manejo, selección satisfactoria, y análisis del

impacto en cambios. o Requerimientos de recursos para llevar a cabo las actividades.

- Se desarrollan los requerimientos y se realizan cambios sobre ellos antes de la versión que se envía al proceso de solicitud.

- Se miden todos los cambios realizados a los requerimientos, en términos de impactos en desempeño, costo, soporte, arquitectura, recursos, utilización.

- Se mantiene un seguimiento entre las dos partes, tanto los requerimientos del contrato como los productos que presentan quienes ofrecen soluciones.

- Se asegura que los encargados de la solicitud y el contrato, además del usuario final y cualquier otra persona que se vea afectada por los requerimientos se involucre en el desarrollo.

- Se deben realizar medicines para observar el estado del proyecto. - Se debe revisar periódicamente que se cumplan las actividades.

Manejo del proyecto. En este punto se quiere dirigir las actividades de los encargados del proyecto y los afectados por el mismo para confirmar que la adquisición se realice de manera puntual, efectiva y eficiente. Este proceso comienza cuando se decide oficialmente en la empresa la realización del proyecto y finaliza con el término de la adquisición. Las metas del proceso son:

- Planear, organizar, controlar y comunicar las actividades de manejo de proyecto. - Medición constante de los costos, desempeño, y tiempo de las actividades, comparándolas

constantemente con los objetivos y controlándolas durante la adquisición. - Manejar y controlar los problemas descubiertos durante la adquisición.

Para esto se requiere:

- La definición de la ejecución en un documento, el cual incluye: o Los requerimientos utilizados como base para la planeación de la adquisición. o Descripción del personal involucrado en el proyecto o Revisión de los compromisos establecidos con entes externos a la organización.

o Control y manejo de los planes de adquisición. o Definir un sistema de acciones correctivas para documentar problemas.

- Designar responsabilidad por el proyecto. Para esto se requiere:

- Existencia de un equipo encargado de las actividades. - Recursos adecuados para la realización de actividades. - Experiencia o capacitación para los integrantes del grupo.

Las actividades a realizar son:

- Realizar las actividades de acuerdo al plan preestablecido. Esto incluye: o Definición del proyecto (objetivos, duración, propósito, etc.) o Resumen del proyecto. o Estructura y definición del equipo del proyecto o Requerimientos de recursos. o Estrategia a usar para la adquisición. o Desempeño, costos y tiempos estimados. o Comunicación durante el proyecto. o Identificación y seguimiento de riesgos. o Instalación de los sistemas o Requerimientos de logística. o Requerimientos de soporte y seguridad o Procedimientos correctivos.

- Documentación, mantenimiento y seguimiento de las funciones del proyecto. - Comunicación de los compromisos entre los afectados por el proyecto. - Verificación de los riesgos asociados a costos, recursos, tiempo y aspectos técnicos del

proyecto. - Verificación de los datos actuales con los estimados, y toma de acciones en caso

necesario. - Realización de acciones correctivas en caso que se presenten problemas. - Mantener sus planes hasta que estos sean replanteados, ejecutados, o se detecten nuevos

requerimientos o riesgos. - Mediciones para determinar el estado del proyecto. - Verificaciones periódicas que permitan revisar el estado de las actividades y la

implementación de los objetivos. Seguimiento del contrato. En este punto se pretende asegurar que las actividades que se estipularon y definieron en el momento de definir el contrato se lleven a cabo de acuerdo con los requerimientos especificados. Esto requiere la identificación de riesgos y problemas, comenzando en el momento que se asigna el contrato y termina al finalizar el periodo de desarrollo del contrato. Este contrato es el medio que permite concretar el acuerdo entre los requerimientos y los productos adquiridos. Establece mecanismos para regular las actividades del proveedor y para evaluar los productos que se reciban. Además es el medio de entendimiento entre el equipo del proyecto y el proveedor de los productos. Los objetivos son:

- Las personas encargadas del proyecto comprenden las actividades del proveedor de los productos y pueden evaluar si estos cumplen con las necesidades.

- Los encargados del proyecto y el proveedor mantienen comunicación entre ellos. - Todos los cambios se manejan únicamente durante la vida del contrato.

Para esto la organización debe:

- Tener por escrito la definición del seguimiento del contrato, donde se define: o Planeación. o Metodologías y herramientas a utilizar.

- Asignar la responsabilidad del seguimiento del contrato. - Poseer especialistas en la ejecución del contrato. - Recursos necesarios para el desarrollo del plan. - Los miembros vinculados deben tener experiencia o ser capacitados previamente a la

ejecución de los planes. Las actividades a realizar son:

- Realizar las actividades de acuerdo a los planes y estimados. Esto cubre: o Guías para la definición del grupo de trabajo. o Actividades y cronograma de las mismas. o Asignación de grupos. o Técnicas y metodologías a emplear. o Recursos necesarios. o Procedimientos para realizar el seguimiento del contrato.

- Revisar los documentos que entrega el proveedor y comprobar que cumplan lo esperado. - Realizar revisiones periódicas e intercambios con el proveedor. - Comparar costos, tiempo y estimados contra los valores que se han obtenido. - Revisar las actividades técnicas que realiza el proveedor. - Revisar y llevar registro del desarrollo del software. - Almacenar en el sistema de medidas correctivas cualquier percance que ocurra durante el

proceso. - Efectuar mediciones para observar el estado del contrato. - Realizar revisiones periódicas observando que se estén cumpliendo los objetivos

propuestos. Evaluación. En este punto se pretende obtener evidencia para comprobar que el producto satisface los requerimientos del contrato previamente a su aceptación. Esto se logra mediante el desarrollo de requerimientos para la evaluación, aceptación del producto, los cuales se encuentran en la solicitud y el contrato posteriormente. Se realizan evaluaciones de las versiones de los productos en desarrollo para determinar la aceptación de las diferentes etapas del producto. Este comienza con el desarrollo de los requerimientos del producto y termina cuando se termine el proceso de adquisición. Las metas que se propone este proceso son:

- Desarrollar los requerimientos de aceptación junto con los de proyecto, y mantenerlos durante la vida del proyecto.

- Realizar evaluaciones periódicas durante la vida del proyecto para garantizar el cumplimiento de los requerimientos.

- Proveer bases para tomar la decisión de aceptación final. Para esto la organización debe:

- Poseer por escrito la definición de la evaluación de los productos. Esto pretende: o Reducir el riesgo y aumentar la eficiencia en el momento de tomar la decisión final.

o Objetivos y criterios a tener en cuenta para la definición de la evaluación. o Desarrollo de los requerimientos del contrato.

- Asignar las responsabilidades para el proyecto. - Definir el grupo de trabajo. - Asignar los recursos necesarios. - Comprobar la experiencia previa de los integrantes del grupo, en caso contrario realizar

una capacitación. - Brindar orientación a los miembros del grupo sobre los objetivos de la evaluación.

Para esto se deben realizar las siguientes actividades:

- Realizar las actividades de acuerdo a los planes. En estos se define: o Un resumen de las necesidades. o Una descripción breve del sistema y sus áreas de riesgo. o Una descripción de la evaluación, los objetivos y las actividades a desarrollar. o Una descripción de los recursos necesarios. o Acciones a tomar cuando se cumpla o no un requerimiento.

- Desarrollar los requerimientos de aceptación junto con los del producto. - Planear las actividades para minimizar la duplicación de la evaluación por parte del grupo

del proyecto y el grupo de desarrollo. - Planear evaluaciones de acuerdo al desarrollo del producto. - Comparar los resultados de las evaluaciones con los requerimientos para medir su grado

de cumplimiento y su aceptación. - Realizar mediciones para determinar el estado del proceso. - Efectuar verificaciones periódicas que permitan comprobar el cumplimiento de los objetivos

del proceso. Transición a soporte. En el último numeral del nivel 2 de SA-CMM, se pretende obtener un puente entre el producto recién adquirido y la organización de soporte. Este paso se sale del interés de este texto por lo cual se omite la descripción del mismo. Todo el texto anterior, hace referencia a (Cooper, 2002) la documentación del modelo SA-CMM, mas específicamente al nivel 2. 2.3. LEGISLACIÓN COLOMBIANA En cuanto a la legislación colombiana tenemos lo siguiente: En la actualidad se rige principalmente la contratación con el estado por la ley 80 de 1993, la cual es tomada en varias ocasiones como modelo adaptado o como guía para la contratación de empresas del sector privado. En esta se describe principalmente los procesos a seguir por ambas partes (estado y contratista) en el momento de realizar un contrato con el estado. Por otra parte se han realizado diversos anexos a la ley 80 como lo son decretos, leyes y diversas directivas y reglamentación, donde se especifican parámetros para la contratación de diversos bienes en particular para cada uno (en ejemplo la ley 527 de 1999, que trata exclusivamente sobre datos, comercio electrónico, firmas y certificaciones digitales), todas estas realizadas con base en el espíritu de la ley 80, de combatir la corrupción, y ofrecer mecanismos que permitan la transparencia, justicia, equidad y lograr los objetivos en el momento de efectuar la contratación. A continuación se expondrán las leyes, y decretos más pertinentes con el tema que trata este texto.

2.3.1. Ley 80 de 1993. La ley 80 es el principal estatuto para cualquier tipo de contratación con el estado; mediante esta se definen todos los pasos a seguir por parte de las entidades estatales para realizar convocatorias y posteriormente asignar los contratos. Esta además, ha servido como base para la realización de un reglamento de contratación para algunas empresas del sector privado, quienes han tomado por su espíritu (Transparencia, economía y responsabilidad) y por la definición de los pasos a seguir, lo que les permite tener un esquema de fácil aplicación y fácil consulta para ambos participantes. Esto pues define un marco conceptual global a la hora de realizar un contrato. La ley 80 se divide en 9 capítulos, de los cuales se realizará una descripción breve a continuación: Capítulo 1. De las disposiciones generales. Aquí se realiza la descripción de los posibles participantes en el proceso de realización de una licitación, las finalidades de ejecutar un proceso de estos, y los derechos y obligaciones que se incurren tanto por los empleados estatales, como por los participantes en el proceso de concurso. Dentro de las obligaciones de los empleados estatales, tenemos la vigilancia y exigencia de todos los acuerdos establecidos para la ejecución del contrato, revisiones, realizar las acciones pertinentes para la correcta ejecución del contrato y/o en caso dado, las acciones necesarias para solucionar los problemas, y los contratistas (es decir, participantes en el proceso de licitación), tienen como obligaciones el derecho a recibir oportunamente el pago por sus servicios, o pago por concepto de indemnización (cuyo monto nunca excede el valor total de la contratación), y deben garantizar disposición de los elementos necesarios para la ejecución del plan contratado. También se definen los requisitos básicos generales necesarios para que una persona pueda participar en el concurso, y presenta las inhabilidades adicionales, de las cuales cabe destacar que buscan principalmente la eliminación de vínculos o nexos que abran espacio a situaciones de corrupción. El alcance de la ley se define, siendo ésta pertinente para los casos de contratación dentro de territorio colombiano, o que deban ejecutarse en territorio colombiano. Para los casos de territorio distinto al nacional, y/o participación de gobiernos y/o organismos multilaterales de crédito se puede utilizar la legislación de otro país. Se debe realizar, por parte del gobierno un seguimiento constante en el proceso del contrato, teniendo en cuenta tanto aspectos de validez y cumplimiento, como de interpretación y común acuerdo. En caso que se modifique el contrato por valores y/o eventos que incurran en cifras superiores al 20% del valor inicial establecido, el contratista puede optar por no continuar con el trabajo. Para poder participar en la contratación, es necesario que se encuentre inscrito ante la cámara de comercio, quien se presente a participar, y que en su constitución asevere que él realiza las actividades para las cuales se ha presentado. Capítulo 2. De los principios de la contratación estatal. Básicamente los principios que rigen a la ley son transparencia, economía y responsabilidad y estos van de la mano con aquellos en que se basa toda la administración pública. Con respecto al principio de transparencia se tiene, la escogencia mediante licitación o concurso del contratista, salvo en los casos donde el monto no amerita la realización de una actividad (en la ley se detalla en forma un poco general para el caso de las entidades estatales, tomado en términos de salarios mínimos), empréstitos (prestamos realizados al estado), trabajos que sólo puede ejecutar una persona (p. Ej. arte), inmuebles, urgencias, declaratoria desierta (nadie cumplió con todos los requisitos), no hubo propuestas, bienes para la seguridad nacional, entre otras, siendo éstas las más comunes. Para seguir con el principio de transparencia, se debe realizar todo proceso y todo comunicado de manera pública, con el fin que todos los participantes tengan acceso a la misma información, se define con precisión las reglas, los objetivos, las condiciones, necesidades y demás detalles con el fin de evitar al máximo ambigüedades.

Con respecto al principio de economía se tiene, la planeación y preparación de todas las etapas a seguir durante el proceso de selección, para realizar una escogencia optimizadamente favorable, sin incurrir en gastos no presupuestados, siempre cumpliendo el cronograma establecido. Para fines de garantizar el cumplimiento de las partes, tanto el contratista y el contratante deben establecer pólizas de cumplimiento (seguros) que deben perdurar hasta la finalización del contrato. Con respecto al principio de responsabilidad se tiene, la vigilancia constante del proceso, para la protección de los bienes y activos y la responsabilidad de los empleados asignados, en caso de presentarse problemas. En caso de problemas con el contratista (como bajo precio para obtener la adjudicación, o problemas con la información suministrada), estos deben responder por el contrato. Los derechos y obligaciones de ambos participantes se rigen por la ecuación contractual, consistente en igualdad de derechos y obligaciones durante la vida del contrato. La selección del contratista debe realizarse de manera objetiva, sin que exista algún tipo de preferencia no relevante al contrato. Se debe escoger la propuesta más favorable, entendiendo por esto, la propuesta que resulte más ventajosa para la entidad teniendo en cuenta las necesidades estipuladas en el contrato, y evaluándolo de acuerdo con los criterios establecidos previamente y de conocimiento público. Capítulo 3. Del contrato estatal. Aquí se definen los tipos de contrato. Ver 2.1.1. En este trabajo. Capítulo 4. De la nulidad de los contratos. Los contratos se anulan si infringen alguna ley del derecho común, o si incumple alguna de las normas establecidas en la ley. Existen varios tipos de nulidad, la nulidad absoluta, la cual se puede declarar por alguna de las partes e invalida todo el contrato, la nulidad relativa, la cual permite sanear las discrepancias que se presenten por declaración expresa de los interesados o por un termino de un máximo de dos años desde el momento de generación del problema, y la nulidad parcial, consistente en la nulidad de algunas cláusulas del contrato que no anulan el contrato. Capítulo 5. De la responsabilidad contractual. Cada una de las partes y los representantes de las mismas son responsables por sus acciones y omisiones, de forma civil y penal en los términos de la ley. En el caso de asesores externos, consultores, e interventores responden de igual manera por las acciones y omisiones que se le puedan imputar a este, así como es responsable por los daños y perjuicios que se deriven de las acciones y/o omisiones. Para estos, la acción civil generada por las acciones y omisiones tiene una duración de 20 años, la disciplinaria 10 años, y la penal 20 años. En caso de responsabilidad civil, el involucrado debe responder por las indemnizaciones respectivas. En caso de generarse medida de aseguramiento, se informa esto a la cámara de comercio, que lo incluye en el registro de propiedades. Capítulo 6. De la liquidación de los contratos. Un contrato se debe liquidar totalmente antes de cumplirse los 4 meses siguientes a la finalización del contrato. En esta etapa se deben finalizar todos los puntos, y quedar a paz y salvo la relación entre las partes. Si el contratista no se presenta al momento de la liquidación, ésta se realiza de manera unilateral. Capítulo 7. Del control de la gestión contractual. Debido a que esta ley se emitió para la contratación estatal, en este capítulo se menciona la participación de varias entidades del estado con el ánimo de vigilar el correcto desarrollo del contrato. La procuraduría puede vigilar si se cumplen los principios y fines de la contratación. La fiscalía investiga las conductas que generen hechos punibles. Los ciudadanos tienen la posibilidad de vigilar y controlar cualquier contrato estatal.

Capítulo 8. De la solución de las controversias contractuales. Cuando se presentan diferencias en la vida del contrato se aboga siempre primero por mecanismos de solución orientados a la conciliación y acuerdos de amable composición y transacción. Se puede incluir una cláusula compromisoria, consistente en la definición de los árbitros orientados a la solución de los conflictos. Capítulo 9. De las disposiciones varias. De estas disposiciones cabe distinguir, que en caso de que no exista reglamentación para las actuaciones de tipo administrativa, se utilizará el código civil. 2.3.2. Ley 527 de 1999 (agosto 18). Mediante esta ley, se reglamentó lo referente a los mensajes de datos (cualquier información generada, enviada, recibida o almacenada en medios electrónicos u ópticos), comercio electrónico, firmas digitales, y entidades de certificación. En esta se definen los alcances de la documentación y las transacciones electrónicas, la composición de documentos electrónicos de certificación, quienes los pueden expedir, y aspectos relacionados con la validez, temporaneidad y definición de los contratos electrónicos. Esta ley se divide en: Parte 1. Parte general. Capitulo 1, disposiciones generales. Donde se realiza la definición de los términos a usar dentro del documento, como son mensajes de datos, comercio electrónico, firma digital, entidad de certificación, intercambio electrónico de datos, sistema de información. Además se define la aplicabilidad de la información del documento, el cual es válido para toda circunstancia en que se cumpla la información en forma de mensaje de datos, salvo en advertencias escritas que posean el producto o información u obligaciones internacionales. Esta ley tiene orígenes internacionales, sin embargo como cualquier ley de carácter colombiano, es válida sólo donde el gobierno de la República de Colombia tenga soberanía. Capítulo 2, aplicación de los requisitos jurídicos de los mensajes de datos. En este capítulo se especifica los requisitos que necesita cada documento electrónico para poseer validez jurídica. Estos pueden ser: Escrito, lo cual implica la necesidad de una copia escrita alterna, firma, lo cual requiere la utilización de algún método o mecanismo que permita la identificación del remitente, y que permita confirmar la veracidad e integridad de la información y evitar la repudiación del mensaje. Todo mensaje de datos se puede utilizar como prueba, con la eficiencia, validez y demás características de un documento ordinario, como lo dispone el código de procedimiento civil. Para validarlo como prueba se tienen en cuenta criterios de veracidad, integridad y confiabilidad de la información. Capítulo 3, comunicación de los mensajes de datos. Primero, se define que un contrato puede ser ofertado y aceptado mediante mensajes de datos. Es decir, el hecho que se realicen acuerdos mediante mensajes de datos no implica que por el hecho de hacerse bajo un medio electrónico, no tenga validez jurídica. Para esto se entiende que un mensaje fue enviado por su remitente, si este lo envía, alguien a nombre del quien tenga autorización, o un sistema programado por el remitente para el envío. Parte 2 Comercio electrónico en materia de transporte de mercancías. Las normas presentes en este capítulo aplican para las siguientes situaciones (definidas en el documento):

- Indicaciones sobre el producto. - Declaración del valor. - Emisión de recibos. - Confirmación de embarque. - Notificaciones en el contrato. - Notificación de instrucciones de transporte a quien sea responsable. - Entrega de mercancía. - Notificación de pérdida o daños. - Concesiones o negociaciones sobre la mercancía o los derechos sobre esta.

Estos principalmente. Toda la documentación referente al transporte, se puede realizar mediante el uso de medios y mensajería electrónica, sin que pierda validez por esto. El manejo de estos documentos, su validez y demás se realizará de manera expuesta en el capítulo primero. Parte 3. Firmas digitales, certificados y entidades de certificación. Capitulo 1. Firmas digitales. El uso de una firma digital presupone que la persona dueña de la firma tuvo la intención de certificar ese documento. Esta firma tiene los mismos atributos y las mismas propiedades de una firma manuscrita siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:

- Sea exclusiva de la persona. - Se pueda verificar. - Este bajo control exclusivo de su usuario. - En caso de alteración de la información, la firma se ve alterada. - Se rige bajo las normas de la legislación del gobierno nacional.

Capitulo 2. Entidades de certificación. En este capítulo se definen los principios, requisitos, derechos, deberes, funcionalidad y demás aspectos para lograr la descripción oficial de una entidad certificadora, quien es la encargada de expedir los certificados y firmas digitales y quien respalda las aserciones que emite de una entidad en caso de algún inconveniente en el cual se vea involucrado el documento digital. Capítulo 3. Certificados. Un certificado digital debe constar de:

- Nombre y dirección del ente certificado. - Identificación del mismo. - Nombre y dirección del ente certificador. - Llave pública usada. - Metodología de verificación de la validez del documento. - Serial. - Fecha de emisión y vencimiento. - Firma digital del ente certificador.

Además se definen los términos bajo los cuales se mantiene la validez del certificado durante el lapso establecido entre su fecha de expedición y de expiración. Capítulo 4. Suscriptores de firmas digitales. Los suscriptores de la firma, son responsables por garantizar la veracidad de la información, el manejo de los certificados digitales y son responsables por los problemas relacionados con la información suministrada para la realización del certificado.

Capítulo 5. Superintendencia de industria y comercio. La superintendencia ejerce las mismas funciones que con las entidades certificadoras regulares y además vela por un buen servicio por parte de estas y emite sanciones en caso de discrepancias. Capítulo 6. Disposiciones varias. Los certificados expedidos por entidades extranjeras tienen validez en Colombia, siempre y cuando los certificados y las entidades cumplan con los requisitos mencionados en la ley. 2.3.3. Otra legislación nacional. Aunque la legislación nombrada anteriormente es principalmente la que rige las materias referentes a los contratos, se han expedido otra serie de artículos, decretos y leyes que buscan ser más específicos y garantizar los ideales de los contratos expuestos en la ley 80. Decreto 2170 de 2002 (30 de Septiembre). Este decreto, el cual reglamenta la ley 80 de 1993, y dicta disposiciones en aplicación de la ley 527 de 1999, busca principalmente dictar una serie de medidas que combatan la corrupción. Este artículo entró en vigencia el 1 de enero de 2003. Capítulo 1. De la transparencia en la actividad contractual. Artículo 1. Mediante este se busca la publicación de los proyectos tanto de pliegos de condiciones como de términos de referencia con el fin que el público en general pueda estar al tanto de los procesos y realizar acciones en caso de considerarlo necesario. Artículo 2. Mediante este se busca la publicación de los resultados de los proyectos de pliegos de condiciones como de términos de referencia definitivos de los procesos de licitación o concurso público, con el fin que el público en general pueda estar al tanto de los procesos y realizar acciones en caso de considerarlo necesario. Artículo 3. Las entidades deben procurar que los procesos de adjudicación se realicen mediante audiencia pública. Artículo 4. Para la escogencia y calificación se tendrán en cuenta: Evaluar la capacidad jurídica, condiciones de experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera de quien realiza la propuesta. Tener en cuenta que la oferta más favorable es aquella que resulte más ventajosa a la entidad, basada en la información suministrada (que debe ser coherente con la realidad) y satisfacer los requisitos de la entidad. Artículo 5. Se puede realizar un sistema de conformación dinámica, donde se realiza una propuesta inicial y se va perfeccionando antes del plazo definitivo para presentar la propuesta final.

Artículo 6. Los precios serán sujetos a verificación mediante el uso del registro único de precios de referencia. En caso de no encontrarse justificación alguna para la diferencia de precios se puede descalificar la propuesta. Artículo 7. Los anticipos cuyo monto sea superior al 50% de la cuantía mínima se deben manejar en cuentas separadas a nombre del contratista y la entidad, y los rendimientos que llegue a generar pertenecen al tesoro. Artículo 8. Los estudios realizados previos a la realización de la contratación, orientados a evaluar la viabilidad, conveniencia y factibilidad, deben tener: la definición de la necesidad que se pretende solucionar con la contratación, una definición técnica de la forma en que se puede satisfacer la necesidad, condiciones del contrato (objeto, plazo y lugar), soporte técnico, valor del contrato, riesgos de la contratación y su nivel. Capítulo 2. De la participación ciudadana en la contratación estatal. Artículo 9. Las veedurías ciudadanas pueden revisar el proceso en cualquiera de sus etapas, y pueden realizar recomendaciones e intervenir en cualquiera de estos momentos. Capítulo 3. De la selección objetiva en la contratación directa. Artículo 10. Los pliegos de referencia deben contener como mínimo: Objeto del contrato, características del objeto requerido por la entidad, presupuesto, factores y condiciones numéricas para la selección de propuestas, criterios en caso de empate, requisitos para comparar las ofertas, fechas límites, forma de pago. Artículo 11. Para las contrataciones de menor cuantía, se procederá a realizar pliegos de peticiones, con convocatoria pública, a menos que el valor sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía en cuyo caso las entidades pueden solo considerar el precio del mercado. Artículo 12. El sistema de conformación dinámica, se rige bajo: Entrega de documentos que acrediten al proponente en la fecha acordada, verificar los requisitos y condiciones expuestos anteriormente, presentar su oferta, a la cual posteriormente se realizará audiencia pública y se realiza la conformación dinámica de la oferta; una vez cumplido, se procede a consolidar la información resultante y determinar ala oferta más favorable. Articulo 13. Para ejecución de trabajos artísticos o similares y la prestación de servicios, se puede realizar el contrato directamente sin necesidad de obtener varias ofertas. Artículo 14. Los contratos con cooperativas y asociaciones de entidades territoriales, se rigen bajo: Cuando existen varias alternativas, se invita a todas a realizar ofertas, y si solo existe una, se procede a celebrarse el contrato, sin necesidad de más ofertas.

Artículo 15. Para contratos con organismos multilaterales, se tiene: selección del organismo mediante concurso, indicadores para medir la gestión en la ejecución, al finalizar un informe debidamente auditado, liquidar conforme a la ley. Artículo 16. En caso de declaratoria desierta, se realiza contratación directa, cumpliendo: convocatoria pública, sin modificar los elementos esenciales, y adjudicación mediante audiencia pública. Artículo 17. En caso de no existir pluralidad de oferentes se procede a realizar contratación directa. Artículo 18. Para determinar la menor cuantía se usa el valor de las primas a cargo de la entidad. Artículo 19. La contratación directa de intermediarios de seguros, se aplica el decreto 855 de 1994. Artículo 20. En los contratos de prestación de servicios de salud se requiere al menos 2 propuestas. Capítulo 4. De la contratación por medios electrónicos. Artículo 21. En relaciones con los procesos de contratación, los pliegos, las observaciones, el acto de apertura, los pliegos definitivos, el acta de la audiencia de aclaración, el informe de aclaración, el acta de adjudicación, el acta de la conformación dinámica, el acta de audiencia para contratación directa, información sobre contratos, deben ser expuestos en la página Web de la entidad. Artículo 22. Las audiencias públicas se pueden realizar de conformidad con lo expuesto en la ley 527 de 1999. Artículo 23. En caso de uso de mecanismos de comunicación interactiva, estos se deben establecer previamente validando el uso de los mismos, y aplicando la ley 527 de 1999. Artículo 24. Toda la información electrónica, se convierte en parte del archivo electrónico de la entidad y debe salvaguardarse. Artículo 25. La información que se requiera conste por escrito, queda satisfecha con un mensaje de datos como consta en la ley 527 de 1999, salvo cuando se deba realizar notificación personal. También como medida anticorrupción se tiene la directiva presidencial número 12, de octubre 1 de 2002, donde se busca:

1- Manejar eficientemente los recursos fiscales de la contratación, para lo que se exige la documentación de los procesos, con participación de la ciudadanía, para lograr valorar las

necesidades del contrato. Se debe utilizar la convocatoria pública para todo tipo de contratación y la audiencia pública para la adjudicación. Se debe hacer uso de las tecnologías existentes (p. e. Internet) para realizar la publicación de sus procesos.

2- El sistema electrónico de contratación estatal, se crea como herramienta que apoya a las entidades en la divulgación de la información de los procesos de contratación, crear canales de comunicación con el público, convertir los documentos en papel por electrónicos, y poder implementar contratación en línea y en tiempo real.

3- Se busca que en los factores de escogencia para la selección de un contratista, primen como factores de escogencia las condiciones técnicas y económicas de la oferta.

4- Las entidades no pueden realizar contratos con entidades como cooperativas, asociaciones de entidades territoriales, a menos que se pueda demostrar algún tipo de conveniencia.

5- Las entidades pueden realizar contratos con entidades como organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional, siempre y cuando se garantice la eficiencia y transparencia.

6- Las entidades no pactan pagos anticipados salvo en casos especiales, plenamente justificados.

2.4. LEGISLACIÓN INTERNACIONAL En materia internacional, tenemos diversas organizaciones que se ocupan de materias y asuntos a nivel internacional y de fronteras, siendo la mas representativa UNCITRAL (United Nations Commission for International Trade Law (UNCITRAL) (http://www.uncitral.org)), establecida en 1966, la cual contiene y trabaja los asuntos de comercio internacional y legislación que se ha trabajado en las naciones unidas. Estos también manejan el United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (1980), normas bajo las cuales se rigen en general los contratos realizados por Estados Unidos (Aunque en contratación local, se rigen por la normativa de cada estado). Este se divide en los siguientes temas: PART I - Sphere of Application and General Provisions (Ámbito de aplicación y disposiciones generales) Chapter I - Sphere of Application. (Ámbito de aplicación). Este describe donde es aplicable. Cabe anotar que es aplicable en el caso que la ley internacional lleve a la aplicación de la ley en un estado contractual. No aplica para bienes de carácter y uso personal, instrumentos monetarios, subastas, embarcaciones y electricidad. Chapter II - General Provisions. (Disposiciones generales). Se recuerda que en la aplicación de la convención se está siguiendo tratados internacionales, los cuales son válidos, siempre en términos de buena fe y entendimiento de las leyes. PART II - Formation of the Contract (Formación del contrato). Se describe principalmente los términos bajo los cuales, se valida una oferta y se convierte en contrato y compromiso legal entre las partes. Una propuesta para hacer un contrato constituye una oferta y es valida como prueba en caso de aceptarse la propuesta. Esta propuesta es válida desde el momento que llega a manos del destinatario. También se describen los periodos bajo los cuales la propuesta es válida, en términos de días hábiles y tiempo de envío y recepción, la cual se hace efectiva al arribo de la respuesta al oferente.

PART III - Sale of Goods (Compraventa de mercaderías) Chapter I - General Provisions (Disposiciones generales). Se describen las generalidades en la venta de bienes, siendo importante, que una negatoria es solo válida en el momento que llega a su destinatario, y el contrato puede ser terminado por cualquiera de sus partes. Chapter II - Obligations of the Seller (Obligaciones del vendedor). Section I - Delivery of the goods and handing over of documents (Entrega de las mercaderías y de los documentos) . Se describe la obligación del vendedor en cuanto al envío, consistente en llevarla al servicio de correo para enviar al destinatario final. Section II - Conformity of the goods and third party claims (Conformidad de las mercaderías y pretensiones de terceros). Se describe que los bienes enviados deben corresponder con la descripción que se comunicó al comprador en perfecto estado a menos que se puedan emular totalmente por otros bienes. El vendedor tiene que responder por cualquier tipo de inconformidad que posea el comprador. Section III - Remedies for breach of contract by the seller (Derechos y acciones en caso de incumplimiento del contrato por el vendedor). Si el vendedor falla en algún aspecto que no cause la satisfacción del cliente (en términos de los anteriores artículos), este tiene la protección mediante los anteriores artículos de exigir una respuesta y solución al vendedor. Chapter III - Obligations of the Buyer (Obligaciones del comprador). El comprador debe cancelar el precio establecido en el periodo establecido entre las partes. Section I - Payment of the price (Pago del precio). Se describe principalmente que el comprador debe pagar el precio según las reglas convenidas entre las partes siempre y cuando este pago se lleve a cabo en el lugar del vendedor o mediante traspaso de documentos, asumiendo el vendedor todo gasto adicional por concepto de pago. Section II - Taking delivery (Recepción). La obligación del comprador consiste en la recepción de los bienes. Section III - Remedies for breach of contract by the buyer (Derechos y acciones en caso de incumplimiento del contrato por el comprador). Si el comprador falla en algún aspecto que no cause la satisfacción del vendedor (en términos de los anteriores artículos), este tiene la protección mediante los anteriores artículos de exigir una respuesta y solución al cliente. Chapter IV - Passing of Risk (Transmisión del riesgo). Los riesgos de daños y todo tipo de fallas, modificaciones o cambios que se presenten al producto, se traspasan al comprador una vez este finaliza la transacción con el vendedor.

Chapter V - Provisions Common to the Obligations of the Seller and of the Buyer (Disposiciones comunes a las obligaciones del vendedor y del comprador). Section I - Anticipatory breach and instalment contracts (Incumplimiento previsible y contratos con entregas sucesivas). Se puede cancelar la participación en un contrato siempre y cuando se pueda demostrar que la otra parte no va a responder con sus obligaciones contractuales. Section II - Damages (Indemnización de daños y perjuicios). Los daños causados a la otra parte consisten en una suma equivalente a la pérdida económica originada por la falla, a menos que se indique lo contrario. Section III - Interest (Intereses). En caso de algún problema, la parte afectada puede alegar daños por el problema. Section IV - Exemptions (Exoneración). En caso de fallas por causales que no pueden o pudieran ser controladas por alguna de las partes, se exime a este de la responsabilidad originada por lo mismo. Section V - Effects of avoidance (Efectos de la resolución). El finalizar un contrato exime a las partes de su responsabilidad por el mismo. En caso de finalización anormal, la parte afectada puede pedir restitución por los hechos ya realizados en el contrato. Section VI - Preservation of the goods (Conservación de las mercaderías). En caso de demoras en el recibo de los bienes o en fallo en el pago, el vendedor se responsabiliza por la preservación de los bienes. PART IV - Final Provisions (Disposiciones finales). Esta convención no prevalece frente a cualquier tratado internacional al que ya se haya convenido. Además del trabajo de las naciones unidas, existen los siguientes organismos que también presentan trabajo sobre legislación internacional. UNIDROIT (http://www.unidroit.org/), the International Institute for the Unification of Private Law, es una organización autónoma que trabaja en Ingles y Francés, que dentro de sus trabajos presentan el UNIDROIT Principles of International Commercial Contracts, un documento que expone los principales principios a seguir en casos de contratación, derivados de varios sistemas legales alrededor del mundo y que ha sido caso de estudio de la academia en varios lugares. The Hague Conference on Private International Law (http://www.hcch.net/), tiene sus orígenes en convenciones holandesas del siglo XIX, y trabajan en toda área de aspectos legales a nivel histórico. Así pues existen aun más entidades que trabajan en la realización de normas y tratados internacionales para aspectos muy particulares de comercio y leyes internacionales. Sin embargo

de manera general y global en materia de contratación, se maneja a nivel mundial el UNCITRAL's Convention on the International Sale of Goods (CISG), expuesto anteriormente. Actualmente Colombia se rige bajo los principios de la UNCITRAL, lo cual se encuentra ratificado mediante la situación de las convenciones y leyes modelo (UNCITRAL, 2003), donde Colombia ratifica su acogimiento a la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías (Viena, 1980) (El mismo United Nations Commission for International Trade Law) ratificado el 10 de julio de 2001 y entrado en vigencia el 1 de agosto de 2002. Esta convención, oficializada en Colombia mediante la ley 518 de 1999 (COLOMBIA.,1999) y ratificada por la corte constitucional mediante la sentencia C-529 de 2000 (COLOMBIA.,2000), establece unas normativas, válidas para los países que se encuentran en la convención, aplicables a los productos manufacturados, en cualquier tipo de transacciones de las anteriormente mencionada, bajo condición de que las partes sean estados contratantes, es decir esta normativa aplica para países y grandes industrias, mas no aplica para la compra de mercaderías de uso personal, subastas, judiciales, de valores, embarcaciones, y electricidad. En general en el momento de constituir el contrato entre partes internacionales, este se hace:

- Bajo la legislación que rige el sitio donde se realiza la firma del contrato o el acuerdo. - Se establece previamente en el documento bajo que legislación se valida ese documento.

En el sitio que se establece y que consta en el contrato, es el sitio donde se llevaría a cabo cualquier tipo de solución a conflictos o algún tipo de pleito, bajo las normas que rigen al sitio, en caso de que el contrato no sea válido bajo las disposiciones de las convenciones internacionales. En general las iniciativas como la UNCITRAL brindan lineamientos que permiten la generación de contratos internacionales, mas no sirven como sustento legal válido ni como legislación de un país. (Es por eso que en el caso colombiano se haría referencia a la ley 518 y no a la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías). 2.5. ESQUEMA DE CONTRATO PARA OUTSOURCING. El siguiente esquema de contratos fue propuesto por John K. Halvey, Milbank, Tweed, Hadley y Mccoy, y referenciado en (Applegate, 1996). La lista se presenta tal y como se encuentra en (Applegate, 1996) y se hacen algunas recomendaciones para adaptarlas a casos de contratación diferentes al outsourcing. Lista de chequeo para contratos de outsourcing:

1- Descripción del servicio. - Procesamiento de datos - Comunicaciones de datos - Comunicaciones de voz - Desarrollo y mantenimiento de aplicaciones 2- Servicios varios - Correo - Mensajería - Consultoría - Entrenamiento - Reportes 3- Niveles de servicio 4- Términos iniciales del acuerdo 5- Términos de renovación del acuerdo 6- Tarifas 7- Cronograma de pagos 8- Ajustes de precio basados en volumen 9- Protección del precio (factores como inflación, cambios monetarios, etc)

10- Chequeo de costos. 11- Ajustes anuales de precios 12- Gastos (quien los asume, quien los documenta) 13- Gastos varios (proveedores para mantenimiento y operación) 14- Contratos con terceros 15- Contratos de S.W. con terceros 16- Leasing de equipo con terceros 17- Cambio en procedimientos 18- Data center 19- Derechos sobre archivos 20- Derechos sobre datos 21- Derechos sobre medios 22- Procedimientos de seguridad en el data center 23- Auditoría en el data center 24- Acceso al data center 25- Contratación de empleados 26- Transferencia de personal 27- Arbitraje 28- Seguros 29- Disponibilidad de sistemas de respaldo 30- Respaldo de archivos y programas 31- Procedimientos de recuperación ante fallos 32- Liquidación de daños por falla en alcanzar los niveles de servicio 33- Confidencialidad 34- Fuerza mayor 35- Terminación 36- Terminación por conveniencia 37- Terminación por venta del negocio 38- Asistencia post terminación 39- Disputas de duración continua

• Pago de costos en las cuentas 40- Corrección de errores 41- Tareas 42- Relaciones 43- Persona a asignar 44- Ajuste de personal 45- Manager del proyecto 46- Derechos a cambio de cosas 47- Imposibilidad de solicitudes 48- Indemnizaciones

• Al cliente • Al vendedor

49- Supervivencia 50- Limitación de la responsabilidad legal 51- Rigurosidad 52- Notificaciones 53- Enmiendas 54- Encabezados sin controlar 55- Acuerdo entero 56- Ley que lo rige 57- Violación de privilegios 58- Publicidad 59- Comité de manejo

60- Impuestos 61- Representaciones y garantías

• No se infringen • Cumplen con los niveles de servicio • Personal calificado

62- Renuncia a responsabilidades 63- Revisión de desempeño 64- Contrapartes 65- Pruebas

Para realizar la adaptación de este esquema a cualquier tipo de contrato se recomienda revisar los puntos que aplican al contrato pertinente, si aplican, se utilizan; si no, se deben evaluar si no significan algo similar, es decir, en el numeral de data center , este puede ser respaldo de mantenimiento, o soporte técnico (sin necesidad de data center, puede ser para instalaciones físicas, por ejemplo). Simplemente se adapta el modelo a las necesidades del contrato y las cláusulas y tópicos que no aplican, se modifican o se descartan.

3. INTERVENTORÍA La interventoría en sistemas, ha sido uno de los roles de los ingenieros de sistemas dentro de la definición de “servicios informáticos” en la guía de contratación de servicios informáticos (Cuevas, 1996). En ésta se describe al interventor como un revisor que vigila que las partes cumplan los acuerdos y compromisos que se pactaron. Este debe ayudar a estructurar el proyecto y redacción del contrato, definir y revisar los supuestos, los estimados y su cumplimiento (tiempo, recursos, personal), participar en las reuniones y soluciones a problemas, realizar informes de los riesgos y el estado del proyecto y en caso de problemas con los estimados, tomar acciones. La Interventoría tradicionalmente se maneja en el ámbito de las construcciones civiles; sin embargo, aun en estas áreas del conocimiento se presenta dificultad en la búsqueda de información, ya que el término para otras culturas es más referente a un auditor en obras civiles, encargado de la supervisión de los aspectos anteriormente mencionados. Dentro de una búsqueda en Internet sobre interventoría, se encuentran empresas que prestan los servicios, como Sendero data (Bogotá) (http://www.senderodata.com) y DDYC de Colombia (Bogotá) (http://www.ddyc.net), donde la primera ofrece servicios de interventoría en proyectos de redes Lan, servicio orientado tanto a la instalación como a la puesta en mantenimiento de redes corporativas. La segunda ofrece la gerencia de proyectos y vincula a la interventoría con la auditoria en una sola. Sin embargo el ministerio de defensa nacional, emitió una guía (Colombia,), donde se mencionan algunos lineamientos para prestación de servicios informáticos que se mencionaran en 3.2 en este documento.

3.1. INTERVENTORÍA EN SOFTWARE La interventoría en software principalmente se basa en realizar funciones de supervisión sobre los aspectos de desarrollo de software. En ésta principalmente se realizan los pasos de estudio y evaluación de los riesgos que puede tener el proyecto, para lo cual adicionalmente se proponen estrategias que permitan disminuir o eliminar estos riesgos. Adicionalmente se lleva un control constante sobre el estado de proceso de desarrollo, detectando en los momentos pertinentes las fallas que se presentan y realizando acciones correctivas, o preventivas según sea el caso. Adicionalmente están encargados de supervisar que se cumplan a cabalidad y dentro de los plazos esperados las diferentes actividades planeadas, responsabilizándose por la buena calidad de los productos y que estos cumplan con lo estipulado y con las necesidades existentes por las cuales se realizó el contrato. En casos de problemas, este debe actuar como un mediador entre las partes que permita solucionar de la manera más pronta y beneficiosa posible cualquier conflicto. En caso de algún incumplimiento, el interventor debe hacerse responsable por hacer que aquel que incumplió con los convenios, realice sus funciones o responda por la omisión. Bajo este punto de vista, metodologías que abogan por la ejecución de proyectos de software exitosos como PSP (personal software process) y TSP (Team software process), podrían verse como un tipo de interventoría; sin embargo bajo el esquema y la visión propuesta en este documento se considera mucho mas la importancia en las actividades que se desarrollan entre las partes (es decir lo referente a convenios, contratos y demás relaciones) y no se enfoca única y exclusivamente en el uso de metodologías para lograr un producto de software de alta calidad (es decir se enfoca en los medios para producir el bien). Para estos casos la recomendación es la utilización de las metodologías de producción de software combinada con metodologías y lineamientos para manejo de las relaciones entre las partes involucradas (como las expuestas en este documento).

Para el caso de interventorías en software, se recomienda el uso de la metodología de desarrollo de software que se utilice en la empresa o la que ésta considere pertinente, junto con el uso de la metodología y los lineamientos expuestos en 3.2 para tecnologías de información, en este documento.

3.2. INTERVENTORÍA EN TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

Bajo el esquema que propone la unidad de control interno del ministerio de defensa nacional de la República de Colombia (19), el interventor es un intermediario entre el contratista y el contratante, quien se encarga de ser garante que los acuerdos, términos, programaciones, y demás acuerdos y obligaciones estipuladas en el contrato por las partes, sea efectuado por las mismas. Para la realización de proyectos de tecnologías de información y proyectos informáticos, se consideran los siguientes aspectos, dentro de la guía de Interventoría técnica a proyectos informáticos (Colombia,);las obligaciones que se establecen en el contrato por cada una de las partes para con el otro, quienes participan durante el desarrollo del proyecto e intervienen en la consecución de las obligaciones antes mencionadas tanto para las obligaciones que surgen de la naturaleza técnica del contrato, como las que surgen de mutuo acuerdo entre los participantes. Los pasos que se proponen para la consecución del contrato (lo cual se debe realizar de manera documentada) son los siguientes:

- Una vez se constituye el contrato, se debe entregar copia del mismo tanto a las unidades competentes (es decir las directamente responsables por el objeto del contrato) como a los interventores, para realizar una revisión del mismo de forma tal que se logre detectar cualquier anomalía, discrepancia o ambigüedad que se presente en el texto para poder tomar medidas correctivas preventivas antes de que se presenten los problemas.

- Posteriormente, al realizar la planeación de las actividades y el tiempo de desarrollo del proyecto, se debe realizar en paralelo la programación de un plan de actividades de interventoría, coordinado con el plan de acción, para que se realicen periódicamente los controles, evaluaciones, y cualquier otra actividad de la interventoría a tiempo tal que no se convierta en un problema, o en un problema mas serio. Es aquí donde se recomienda se lleve un registro de los siguientes tópicos (tomado directamente del texto):

o Objetivo. o Antecedentes. o Situación actual y diagnóstico. o Acciones sugeridas a realizar para los procesos de corrección o reorientación de la

solución contratada. o Entrega de resultados o tangibles contratados. o Estado actual de la obligación. o Problemas y conflictos derivados de falta de gestión administrativa. o Resultados y logros evidenciados por los beneficiados directos. o Excepciones registradas. o Lista de acciones sugeridas para corrección de excepciones. o Excepciones generadas por el contratista.

- El interventor debe hacer claridad sobre los aspectos que busca la organización con la celebración del contrato y tomar las medidas para que las partes entiendan un significado común de estas necesidades y no se presente ningún tipo de inconveniente por ambigüedades o malas interpretaciones.

- El interventor debe realizar una revisión, no solo de los aspectos estipulados en la propuesta y el contrato, si no de toda la información expuesta en el que se pueda ver sujeta a verificación, comprobando su veracidad, validez y aplicabilidad. Ademas de esto,

el interventor debe abogar por que las disposiciones iniciales y las futuras puedan cumplirse y que las partes tengan como hacer cumplir estas, revisar los aspectos legales tanto de los documentos de contratación como tal, como lo que se estipula en los mismos como los derechos sobre productos terminados, las responsabilidades, y demás.

- Se debe realizar un plan de trabajo (mencionado anteriormente) en conjunto con los directamente responsables de la ejecución del trabajo donde se estipulen los siguientes puntos (tomado directamente del texto):

o Descripción de la Actividad. o Área o funcionario responsable. o Fecha de iniciación. o Duración de la tarea en horas - hombre. o Prioridad: A(lta), M(edia), B(aja). o Tipo de tarea: I(ndependiente), D(ependiente). o Evaluador interno de la tarea (control de calidad). o Porcentaje de avance de la tarea. o Estado de la tarea: o I(niciada) S (uspendida) o FI (Finalizada) o IP (iniciada y pendiente de finalización)

- El interventor debe prever cualquier situación de conflicto que esté en posibilidades de presentarse entre las partes, y evitar que esta suceda. En caso contrario, este debe abogar por que los conflictos se resuelvan de la manera más pronta y beneficiosa posible para todos.

- Al finalizar el desarrollo del contrato se debe realizar un escrito donde se estipule que la relación entre las partes por motivo del contrato ha finalizado de la manera que término liberando de todo compromiso y/o responsabilidad a cada uno de los participantes.

- En caso de entregas de cualquier tipo de bien o producto, se debe supervisar la realización y aprobación de las pruebas que se destinaron a comprobar el correcto estado de los bienes.

- Se debe vigilar que se realicen actividades tanto de instalación y puesta en marcha de nuevos sistemas, como la orientación y capacitación de los funcionarios encargados del mismo.

Es de establecer que todos los pasos anteriores se deben documentar, de manera que se posean soportes legales que permitan demostrar la validez y legalidad del proceso y describan los hechos que se presentaron durante la vida del contrato. Esto además de servir como defensa legal en caso de algún problema, sirve como marco de referencia para futuras contrataciones y cualquier otro tipo de relación similar entre la compañía y otro. Para llevar a cabo estas activi dades se recomienda usar la metodología que la empresa considere pertinente o esté aplicando actualmente. En caso de desarrollar una nueva o querer adaptar una existente se recomienda el uso de la documentación básica de sistemas de información (23) la cual da los pasos de manera global, sin remitirse a puntos demasiado específicos, pero debido a que esta fue realizada por las mismas personas en el área de control del ministerio de defensa, conserva todos los lineamientos expuestos anteriormente.

4. AUDITORÍA.

La auditoría toma como definición la revisión de algún tipo de trabajo cuando este ha finalizado, con el fin de revisar la correcta utilización de los recursos, la ejecución de todas las actividades requeridas, la regulación dentro de la ley y en general que el trabajo cumpla con todos los requerimientos. La auditoría tiene sus orígenes en aspectos contables donde se revisa los estados financieros al finalizar los años fiscales y se emiten conceptos con respecto a la veracidad y confiabilidad de la información. Para el caso de sistemas, se realizan actividades que aseguren el correcto desarrollo del proyecto, revisando todos los procedimientos efectuados y que cumplan con todos los requerimientos del mismo. Al respecto de auditoría de sistemas existe diversa información, ya que está se considera un área de especialización de sistemas. Además de ofrecerse diversos programas de especialización en diferentes universidades en el mundo, existe una organización con capítulos alrededor del mundo llamada ISACA (Information Systems Audit and Control Association), la cual promueve mundialmente normas, estándares y metodologías para realizar auditoría de sistemas. Sobre estas bases se trabajará en los siguientes numerales.

4.1. AUDITORÍA EN CONTRATOS DE TECNOLOGÍA En los contratos de tecnología se realiza interventoría sobre la correcta utilización de los recursos, sobre las cláusulas que puedan ir en contra de los aspectos legalmente válidos o puedan causar prejuicios a alguna de las partes. Posteriormente se debe emitir una opinión sobre los contratos argumentando si estos se encuentran entre los aspectos de conformidad o mostrar cuáles son las inconsistencias que presenta. Para esto, el auditor debe hacer un estudio de los puntos del contrato, mostrando aquellos que puedan convertirse en amenazas, como lo pueden ser cláusulas, tiempos, disponibilidades, responsabilidades. Debe constar en el contrato puntos para solucionar eventuales inconvenientes como lo son, problemas de disposición, problemas de manejo de dinero, problemas de tiempo y cumplimiento, garantías mantenimientos, manejo del recurso humano. Para cumplir con los requisitos, dentro de los lineamientos que se recomiendan por parte de (Llabres, 2002) está el identificar los diversos requisitos que se buscan en el contrato y evaluarlos contra los siguientes tópicos: leyes, regulaciones, normas, revisiones regulares y manejo de cambios, seguridad, privacidad, derechos de autor y propiedades intelectuales y manejo de datos. Al evaluar esto surgen los riesgos que existen en el contrato que deben ser analizados para lograr disminuir o eliminar la posibilidad de su ocurrencia y su impacto. Lo anterior se hace con base en los lineamientos generales que se siguen en una auditoría, ya que metodologías y guías como tal, no se consiguen con facilidad. 4.2. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Dentro de las tecnologías de información que tendremos en cuenta para la distinción de la interventoría, tendremos interventoría en servicios (compra, alquiler, mantenimiento) de hardware, software (adicionalmente desarrollo) y consultorías (los cuales podrían verse como una prestación de servicio externo). A continuación detallaremos cada uno.

4.2.1. Prestación de servicios de tecnología informática (HW). Dentro de la prestación de servicios de tecnología informática en hardware tenemos la compra y alquiler de hardware (incluidos sistemas como leasing1), y el mantenimiento de los aparatos que componen los activos de hardware de la compañía. Dentro de las diversas auditorías en aspectos de hardware, existen varios servicios ofrecidos por algunas empresas de servicios en informática, o inclusive se ofrece software de apoyo a los procesos de auditoria tanto de hardware como de software (mencionado en 4.2.2), por ejemplo track-i t (Solosoft, 2002), el cual es un programa colombiano que ayuda tanto a help desk como a manejo de hardware y software desde su contratación hasta su mantenimiento y posterior reemplazo.

Dentro de las auditorías en tecnologías de hardware tenemos divisiones que se realizan dependiendo del área de hardware (como redes, bases de datos, seguridad). El esquema en general es similar para todas pero cada una contiene lineamientos específicos para esa área. Como modelo general se usará la guía para redes (Igalia,2003) que propone Igalia, la cual es una empresa española que trabaja bajo esquemas open source sobre consultorías de tecnologías, buscando mejorar en las empresas la efectividad, confiabilidad y reducción del costo total. Para mayor información sobre el trabajo de Igalia se puede visitar http://www.igalia.com. Los dos esquemas básicos que trabaja Igalia son:

- Auditoría de seguridad, donde se realizan procesos y evaluaciones para medir la eficiencia, confiabilidad y eficacia de la infraestructura. Para esto se analiza las instalaciones de los equipos, los equipos como tal (mediante el uso de herramientas de software libre), los sistemas operativos, el personal y el acceso a las instalaciones (y las normativas de seguridad en las mismas), y la protección de la información.

- Auditoria de redes, donde se trabaja sobre la topología e infraestructura de la red, tratando de encontrar problemas en la red como cuellos de botella, mala administración y/o mantenimiento, entre otras. Para esto se basan en procesos que inician con la recolección de información (tanto en las instalaciones y la infraestructura como entre el personal). Posteriormente Igalia instala sus equipos en la red y con estos realiza mediciones y pruebas sobre el estado actual de la red. Para esto también se utiliza software libre. Una vez se obtiene toda la información esta se analiza y se emite un concepto sobre el estado actual de la red y sugerencias sobre la misma.

Para la auditoría, se divide la arquitectura del sistema a considerar en las siguientes partes:

- Física. El área física es la distribución de todos los elementos de hardware, con que se cuenta, que existe, que se necesita, con qué tipo de instalaciones se cuenta, y todo aspecto relacionado con los aspectos visibles y tangibles de la infraestructura de hardware.

- Lógica. El área lógica, se encarga de los servicios que se prestan, de los programas existentes para el funcionamiento de la infraestructura.

- Administrativa. Este es el recurso humano con el que se cuenta, quienes manejan las máquinas, quienes hacen mantenimiento, quienes instalar, reparan.

A la hora de realizar un contrato para la compra de hardware, se debe realizar primero, un estudio de los activos ya existentes en la organización, con que se cuenta. Ademas, la justificación de la compra, que recursos se necesitan, un estimado de costos y el presupuesto asignado, que se

1 Leasing: Se define un Leasing como una opción financiera que se ofrece a alguna persona que arrienda un bien, donde otra compra el bien y se lo da en uso a esta. La que arrienda tiene la opción de compra por parte del primero.

pretende con la compra (objetivos y requisitos). Además se debe tener en cuenta con que personal se cuenta para realizar las actividades (ya sea interno o externo) y quienes van a participar en el proceso. Una vez se tiene toda esta información, se realiza un análisis en el que podría terminar la auditoria si se puede emitir un concepto donde no se justifica la compra de los nuevos equipos, o no se cuenta con infraestructura o personal necesario para la instalación y/o el presupuesto no es suficiente (y la prioridad del proyecto no es necesaria). En caso contrario se podrían emitir juicios sobre la completitud de la información, o sobre la necesidad de especificar o detallar algunos puntos. Una vez hecho esto se proseguiría por parte de los encargados del proyecto, las metodologías y guías necesarias para realizar una contratación (ver 2.). Durante el proceso, el auditor puede ir evaluando las entregas que se realice, aunque este trabajo corresponde más al interventor. Cuando el trabajo finalice, el auditor debe revisar que todo el trabajo se haya hecho bajo toda la normativa legal. El trabajo debe cumplir los requerimientos iniciales, tener mecanismos de control, poseer aspectos sobre respaldo (garantías), mantenimiento, y seguridad. Verificar que se hayan realizado todos los trabajos necesarios tanto de instalación, como de aseguramiento de seguridad. Realizar pruebas de operación sobre los equipos, probando bajo ciertas condiciones y simulando un comportamiento real (y común), y algunos de los posibles comportamientos anormales que se detectaron.

4.2.2. Prestación de servicios de carácter informático (SW). Para los contratos de software se utilizan los mismos criterios y métodos que se utilizan para los contratos de hardware utilizando actividades y temas referentes a software y no a hardware. Sin embargo, aquí además se utilizará la metodología propuesta en Guía de auditoría software original (Bussiness Software Alliance, 2000), que pretende servir a las empresas como guía para realizar auto detecciones del estado de su software. Esta guía propone los siguientes puntos:

- Primero, una revisión utilizando un cuestionario (incluido en la guía) mediante el cual se detectan los puntos con los que se pueden diseñar sus políticas de control y sus estrategias para implementarlas.

- Posteriormente se definen las pruebas de cumplimiento (se presentan algunos ejemplos como la comprobación del número de usuarios de un software contra las licencias existentes).

- Una vez se realizan las pruebas de cumplimiento, se realiza un informe de auditoría donde se exponen las deficiencias y problemas que se detectaron en las etapas anteriores.

La idea detrás de la auditoría de software es la correcta utilización de los equipos (eficiente y eficazmente), y tanto para el software nuevo como el existente, garantizar la legalidad del mismo. Aquí hay que tener en cuenta los aspectos de derechos de autor y propiedad intelectual que podrían describirse como los derechos inherentes al autor del programa debido a que su creador. Estos derechos básicamente se dividen en dos, siendo los derechos morales y los derechos patrimoniales. Los primeros se refieren a derechos intransferibles que lo que pretenden garantizar es el reconocimiento de la autoría de la obra. Es decir, por ningún motivo se puede vender el derecho de ser reconocido por la autoría de la obra. Los segundos, son derechos comerciales que lo que pretenden es establecer los diferentes niveles de propietario de la obra, siendo en general, quién es dueño de la obra (en casos de obra única), quién tiene los derechos para explotarlo, utilizarlo, usufructuarlo, copiarlo y cualquier otro tipo de utilización de tipo comercial y no comercial.

Para realizar la auditoría sobre el software ya en utilización en la empresa, se procede a recopilar información sobre el software residente en las máquinas de la empresa. Se hace un análisis de cuánto de este software es original y cuánto no (bajo que licencias se puede usar), cuál de este software es de uso real para la empresa y cual no (programas de Internet pueden no ser de uso para la empresa pero pueden ser legales (freeware), pero afectan el uso de recursos de la empresa y disminuyen la productividad). Además se identifican los controles existentes para instalación de software, realización de copias, manejo de las licencias (donde se guarda la documentación, los medios que contienen los programas, quien tiene acceso a los mismos). Para el caso de contratar un software nuevo, el proceso de contratación sigue los mismos pasos, tanto establecidos en el numeral de contratación (ver 2.), como los procedimientos y actividades que sigue el auditor para los contratos de hardware, pero adicionalmente se tiene en cuenta todos los aspectos de instalación, mantenimiento, y similares para el software. Para la compra de software básicamente existen 4 alternativas, las cuales son:

- Compra de una solución ya establecida. Esto significa comprar un software e instalarlo y usarlo tal y como viene. En este caso se tiene que tener en cuenta los derechos y usos que se le puede dar con base en las licencias que se compran (ver tanto cantidad como tipo), las garantías que se ofrecen, el respaldo, el mantenimiento y la legalidad del software (usualmente en casos que el software no se compra directamente al fabricante sino a un intermediario).

- Comprar una solución ya establecida y modificarla. La compra de una solución y modificación tiene 2 alternativas:

o Realizar la compra y modificación con externos. En este caso si quien modifica el programa es la misma empresa a quien se compra el software, usualmente no existen problemas (salvo que el software se venda as is, es decir, que sea inmodificable), y en este caso se tendrían que tener en cuenta los mismos puntos de la solución ya establecida sin modificar. Si el software se compra a un tercero y se le entrega a otro para que lo modifique, se tiene que tener en cuenta la validez del mismo, ya que es muy probable que la empresa que vende el software no permita el paso a otra compañía. En caso de permitirse, hay que revisar si las garantías se mantienen, a quien se responsabiliza por la falla del producto, que la compañía que realiza la modificación sea una empresa seria y responsable y no comercialice el producto de la otra compañía, lo copie o realice cualquier otra actividad que vaya en contra de los derechos de autor o los compromisos, deberes y normas a las que se acogió la compañía al comprar la solución.

o Realizar la compra a un externo y modificarlo en casa (en la compañía). Para esto se tiene que tener en cuenta si existen las posibilidades de realizar la modificación y a que compromisos y deberes se acoge la empresa en el caso que lo modifique. También se debe revisar si al modificarse, se pierden algunos acuerdos (como la garantía o el respaldo técnico), y quien se hace responsable en fallos.

- Realizar una solución a la medida por un tercero. Realizar la solución a la medida en casa, es quizás la opción en la que debe intervenir mas el auditor, ya que este debe vigilar no sólo los aspectos legales, de uso y demás definidos anteriormente y de carácter general para todas las contrataciones de software, sino además debe estar presente durante todo el proceso de elaboración, revisando las diversas etapas del proyecto y detectando anomalías que se presenten en el mismo. En este tipo de proyectos, el interventor debe realizar el seguimiento ya descrito donde se aplican las metodologías ya mencionadas (TSP, PSP, etc.). El auditor debe realizar controles al inicio y al final de cada etapa estipulada en el cronograma, para asegurar , al principio, que los requerimientos, necesidades, las actividades a realizar, los presupuestos, y cualquier otro detalle necesario para el proyecto se encuentre definido. Al finalizar las etapas, el auditor se debe asegurar que basado en los requerimientos que se

definieron anteriormente, se haya cumplido con todo lo pactado y estipulado a realizarse.

- Realizar una solución a la medida en casa. En este caso la labor del auditor es llevar seguimiento del proceso de producción del software dentro del departamento de la compañía encargado de esta labor, similar al proceso en la solución a la medida por un tercero. Además de esto el auditor debe revisar los términos del contrato del personal encargado de realizar el proyecto, para determinar a quien pertenecen los derechos sobre el software (derechos de autor y propiedad intelectual). En caso de no haberse definido esto en el contrato, se debe realizar un anexo al mismo donde se establezca la información sobre los derechos.

Adicionalmente hay que referenciar al software libre o bajo contratos y acuerdos GNU. El software libre (GNU, GPL), trabaja bajo esquemas de “open source”, es decir, el código fuente es libre y abierto para cualquier persona que lo quiera ver, lo cual ha hecho que mucho de este código sea evaluado a nivel mundial y se hayan detectado los fallos que tiene, en muchos casos volviéndolo más robusto y aplicando tecnologías y metodologías que permiten que el software conserve su integridad y sea entendible y se pueda realizar sobre el mantenimiento. Debido a que su costo es cero (en teoría el costo de su uso es gratis), se ha presentado a nivel mundial muchas iniciativas de reemplazar el software ligado a una casa por éste tipo de software. Sin embargo, y sin el ánimo de desmeritar ni atacar al software libre, este presenta severas fallas que hacen mucho más difícil la implementación de este en empresas. Una falla que el sistema presenta es el hecho que las herramientas open source no presentan ningún tipo de respaldo, ni aseguran ningún tipo de responsabilidad para quien las usa, ya que cualquiera tiene acceso a modificar su código (El software se entrega “as is” y el fabricante no asume ningún tipo de responsabilidad.). Esto es un punto bien importante para las empresas, sobre todo para los sistemas y programas que manejan información de naturaleza importante, donde una falla, pérdida, disfuncionalidad o cualquier otro problema puede significar pérdidas de gran magnitud para el negocio. Además la experiencia de las casas de software permite tener un help desk y/o servicio de respuesta que en muy corto tiempo le deben haber solucionado a la empresa el problema y en caso contrario asumen consecuencias (por lo general económicas) sobre las consecuencias. Otro aspecto que compromete a las empresas, a la integridad de su información y a sus productos, es la cláusula y los términos bajo los que se trabaja, que obligan a que el software que uno desarrolla y el que se usa y/o hace uso de la aplicación de software libre también sea 100% GPL, o OSI compliant. Si la aplicación que uno desarrollo y se usa con de software libre no es GPL, por usarse con software libre se convierte en GPL (open source). Y además, si se utiliza una aplicación comercial en conjunto con la de software libre, se presenta una situación ilegal. Es decir, la única forma de usar una aplicación de software libre sin pagar la licencia y que se encuentre dentro del marco legal, es si las aplicaciones que se desarrollan y se usan con el software libre se convierten en software libre. 4.2.3. Prestación de servicios de interventoría. En cuanto a prestación de servicios de consultoría, se tomó en cuenta el material que se realizó por parte del CIFI informática de la Universidad de los Andes, donde se estableció una guía para proyectos de interventorías. (28). En esta guía se siguen pasos para todo el desarrollo de un proyecto, sin embargo, sólo hace énfasis en lo referente a contratación. En cuanto a esto, la guía propone algunos pasos, a ver a continuación. Primero, se determinan los riesgos posibles del contrato, es decir, que se presenten problemas en la definición del mismo como omisiones, inconsistencias y definiciones pobres o ambiguas. Esto se puede revisar, verificando que cada punto cumpla con tener consistencia, claridad y toda la información necesaria; además, es necesario revisar que el documento contenga definidos (bajo los anteriores términos): responsabilidades, metodologías, etapas del proyecto, productos a

obtener durante y al finalizar el proyecto, pagos (hechos contra productos y no tiempo), cronograma y estimados, manejo de eventos (cambios, finalización anormal), entre otros. Posteriormente se debe identificar tanto los controles que se van a realizar sobre el proyecto, como los SLA (service level agreements2). Dentro de los acuerdos que se deben definir se encuentran los siguientes: Los mecanismos de aceptación de los productos, la responsabilidad de cada uno, controles y cómo se realizan, resolución de conflictos y problemas, factibilidad del proyecto, derechos que lo rigen. Una vez se tiene lo anterior, se definen los mecanismos de control, verificación y similares que se vayan a implementar, y se presentan a un interventor (con conocimientos en el área y en el derecho que lo acoge), y se reciben las sugerencias y comentarios de interventor. Este realiza el trabajo para asegurar que el contrato cumpla con todos los requerimientos. Esto se inicia redactando sobre un contrato base, sobre el cual se realizan las modificaciones, que van surgiendo en el proceso de realización. Para el contrato de interventoría se tiene adicionalmente, los siguientes puntos: Supervisión, establecer acciones, consideración de opciones, recursos humanos, metodologías, recursos físicos disponibles y a usar, los servicios se encuentran identificados, medidas de calidad (el documento sugiere ISO 9000), los conceptos obedecen a la experiencia, conocimiento y mejores prácticas, definir los pagos contra cumplimiento de objetivos, los gastos por errores corren por cuenta del interventor, y el plazo. Esta guía se realizó durante un trabajo en la DIAN, donde además, fue aplicada con grandes resultados. Posteriormente ha sido aplicada para un trabajo de actualización al año 2000 en una entidad aseguradora donde se obtuvo buenos resultados. Debido a esto, en el CIFI informática se usa de manera exclusiva esta guía en el caso de contratos. Actualmente se utiliza para una intervención en un sistema de información de una entidad de créditos para vivienda, donde se están observando grandes resultados, pero se ha detectado que la guía fue desarrollada de una manera bastante rígida, definiendo todo tipo de acciones, a seguir, desde los formatos hasta los pasos, lo cual no permite mayor iniciativa por parte de los aplicantes de la misma y deja todo muy detallado, cosa que en las aplicaciones en la vida real han terminado en casos en que el consultor omite pasos según su criterio, originando que no se cumpla toda la guía. Adicionalmente, la guía presenta fallos en el área de administración de riesgos, donde, a diferencia de los demás tópicos, falta extensión y definición, siendo muy pobre y no proponiendo nada en concreto. Según concepto de usuarios de la guía, la rigidez radica en el detalle al cual se llegó en la guía.

2 Service level agreements (SLA): los acuerdos de niveles de servicio, se define como un contrato entre dos partes, donde se especifican los servicios que se proveen entre las partes. Esto incluye derechos y deberes.

5. SUGERENCIAS PARA LA CONTRATACIÓN DE TECNOLOGÍA

Con base en los anteriores puntos, se realizan las siguientes sugerencias en el proceso de realización de una contratación: En general: - Se debe tener siempre presente las diferentes normativas que tiene el contrato, ya que éstas son obligatorias. En general, los contratos deben revisarse bajo el marco de los códigos tanto de comercio como por el civil. En casos de contratación con el estado, la ley 80 de 1993, es de carácter obligatorio; en casos de contratación entre terceros ajenos al estado no, pero para realizar un proceso transparente y eficiente, se puede utilizar. Se debe revisar la legislación aplicable vigente (la expuesta en el documento es la vigente a la fecha), y asesorarse de un abogado conocedor de la materia para evitar cláusulas y estipulaciones que puedan generar futuros problemas. Para esto es altamente recomendable que se utilicen los servicios de un consultor externo especializado en materias de contratación. - Se debe definir entre las partes qué tipo de legislación les aplica (en casos internacionales) y en qué sitio se va a realizar la solución de cualquier problema. - El esquema de contratos para outsourcing (descrito en 2.5.) es una buena lista de chequeo para tener en cuenta a la hora de elaborar el contrato. Sin olvidar las disposiciones legales que son de carácter obligatorio en la construcción del mismo, y las partes del contrato que siempre se establecen (añadir), se puede hacer uso de la lista de chequeo como una herramienta que permita revisar puntos que se pudieron haber pasado por alto. - Se recomienda la aplicación de las metodologías como las propuestas por SA-CMM e ISO, con el ánimo de llevar a cabo procesos repetitivos con los que, no sólo se lleva un mayor control, sino que se aprende de ellos y se puede llevar un repositorio con la información para así tener guías para futuros contratos. - Se debe realizar un chequeo de la consistencia del contrato frente a los detalles básicos que debe tener el contrato (ante esto se puede ver la lista del contrato básico y los requisitos mínimos que se nombran en 4.2.3.). -Se debe asignar al menos un consultor y un interventor para el proceso de contratación, externo a las partes, que se pueda considerar con experiencia en el tema del contrato, para el proceso de contratación. Esto con el fin de: tener el punto de vista de expertos que puedan detectar fallos adicionales, mantener un punto externo a las organizaciones (con lo que se asegura la independencia y se evitan sesgos sobre la información), y mediante el interventor, se logra llevar un control durante el proceso de realización del contrato, y con el auditor se realiza una revisión del producto final. -Antes de la definición de cualquier punto en el proceso de contratación, se debe realizar una revisión y mantener como base del proceso, la legislación que va a regir al contrato, teniendo en cuenta todas las normativas vigentes y en los casos que aplique, la normativa futura (en el caso de normas que se sepa son próximas a salir). - Es conveniente para las partes, identificar el tipo de contrato bajo el cual se va a trabajar. Primero, esto permite clasificar el contrato y contextualizarlo dentro de lo que realmente el contrato hace referencia. Segundo, en los casos de contratos como los denominados de adhesión, la

identificación y clasificación del contrato, permite saber que se está trabajando con un contrato estándar, que sigue un formato preestablecido y que en este caso no es necesario buscar los acuerdos a cuales se pueda llegar (ya que todo esto está preestablecido y es en la gran mayoría de los casos inmodificable), sino que se realizaría una revisión cuidadosa de lo que se ofrece en el contrato para así tomar una decisión sobre la aceptación o no del mismo. - Es adecuado establecer entre las partes los entes externos que van a intervenir en el proceso de realización de la contratación; es decir, quienes van a ser mediadores en el caso que se presenten problemas entre las partes, quienes van a servir de auditores, veedores y revisores externos, quienes van a manejar los asuntos referentes a pólizas y seguros, y quien va a representar a cada parte. Esto con el fin de que los participantes del proyecto de contratación se encuentren vinculados en el proyecto desde su primera instancia. -Ejecutar sesiones entre los grupos encargados de la realización del proyecto de cada una de las partes, las cuales sirven de vía aclaratoria para definir claramente durante el proceso de definición y redacción del contrato, todo el texto que finalmente se plasmará en el contrato a firmar, para evitar inconsistencias y malos entendimientos que pudieran presentarse. -Definir al inicio del proyecto, mantener y utilizar metodologías para el control de cambios sobre el proyecto. Esto debe incluir limitaciones que obliguen a las partes a pensar muy bien sus cambios, donde las limitaciones incluyen cantidad de cambios y fecha límite para realizarse, entre otras. Además debe incluirse la forma de anexar las adiciones y como se debe realizar los cambios en el caso de correcciones y/o eliminación de información anterior. En esta documentación se debe incluir el soporte realizado durante el proyecto. - Durante el desarrollo del proyecto de contratación, mantener a disponibilidad de los directos interesados la versión mas actualizada del contrato, con el fin de trabajar sobre todos los parámetros válidos del proyecto. -Se deben revisar con sumo cuidado los puntos de referencia, cláusulas, y la llamada letra pequeña, ya que es en estos puntos donde usualmente se pasa por alto los compromisos, fallas y otros pequeños detalles en donde se originan conflictos y los cuales son motivo de falla del contrato. -Se debe expresar toda discrepancia que se encuentre con lo expuesto en el contrato para realizar una aclaración entre las partes y en caso tal realizar las correcciones correspondientes. En el caso de contratos de adhesión, es muy probable que no se pueda realizar modificaciones sobre las condiciones, pero se puede intentar porque la ley no impide realizar concesiones o acuerdos adicionales al contrato. -Revisar que los límites a que se exponen las partes en el contrato sean consistentes con las capacidades que realmente se pueden asumir y que sean válidas legalmente (por ejemplo, a la fecha no se puede exigir una indemnización por un monto superior al valor del contrato en el caso de ganar una propuesta y no aceptar el contrato). -Se deben realizar revisiones periódicas para comprobar el estado en el que se encuentra el proceso de contratación. Además el estado de éstas, el cumplimiento de los tiempos planeados, y similares. Esto puede ser tarea del interventor del proyecto de contratación. En el momento de emitir el documento final, se debe:

- Revisar los términos de condiciones para tener en cuenta realmente el compromiso de cada una de las partes; es decir, se ha definido claramente los alcances de cada participante en el contrato y sus responsabilidades. - Revisar la definición de los requerimientos, que sean acordes con lo planeado en el comienzo del proyecto, que se encuentren definidos de una manera clara para todos los participantes, y que contengan todo lo necesario que se detectó para la realización del proyecto. En esto se ha definido además, la finalidad del contrato, las acciones y productos a realizar y obtener, las cantidades, fechas, tiempos de demora. Adicionalmente, se especificaron, garantías, condiciones de pago, detalles de la aceptación (previo a cualquier definición de instalación, desarrollo, funcionamiento y otras similares), responsabilidad financiera, planes, informes a generar, fechas de presentación, cronograma de actividades, estándares de calidad a usar, supervisiones. - Se debe conservar una bitácora de los anteriores proyectos de contrato; esto con el fin de consolidar una serie de pasos para poder tener metodologías y normativas que permitan realizar los futuros proyectos de manera mas estructurada y optima. 5.1. CONTRATANTE Para el contratante, las prácticas que le permiten obtener un mejor producto entre todas las posibilidades evaluadas, basadas en los requerimientos que se definen, se ven orientadas a la realización de concursos como licitaciones y convocatorias, donde permiten la aparición de varios participantes, lo cual agrega valor al proceso, ya que éste va a ser un proceso que disminuye efectos de corrupción y preferencias, permite evaluar bajo los parámetros de la empresa la mejor opción, permite asignar prioridades a las necesidades de la empresa, y ofrece un gran espectro de posibilidades de solución a las necesidades, que no necesariamente se limita a una forma. Sin embargo, se pueden ver casos donde por diversos motivos, como lo puede ser limitantes a cierta tecnología (donde usualmente son formatos propietarios o marcas), políticas de la empresa, cantidad de oferentes de servicios (incluidos los productos que suplen la necesidad de otra manera o la eliminan), necesidades sólo suministrables por un ente (como en arte) y similares, se debe recurrir a la única o las pocas posibilidades con que se cuenta. En estos casos, se debe seguir las recomendaciones igualmente para asegurar un buen producto en los términos especificados. Para la labor del contratante se sugiere realizar lo siguiente: -Revisar muy bien las posibilidades y responsabilidades a los que se está comprometiendo en el contrato. Adicionalmente a la legalidad de los mismos, se debe mirar la factibilidad de los mismos, los alcances y hasta qué punto se están aceptando responsabilidades y asumiendo compromiso con el otro. -Comprobar que la información que conste en los documentos del proceso (no solo el contrato, también documentos de solicitud de propuestas, anexos, y demás), sea información real, verídica, y actualizada, y además, que la información presentada sea acorde con el contrato. -Poseer políticas y lineamientos para realizar el proyecto. De hecho se debe tener una base, como la propuesta del proyecto, en la cual se fundamenta la importancia de la realización del proyecto, para así tener en cuenta durante el desarrollo del proyecto de contratación, los objetivos a buscar. - Asignar roles dentro de las personas encargadas del proyecto, con el ánimo de asignar responsabilidades, definir un grupo de trabajo compuesto por personal con experiencia para que realice las actividades definidas para realizar el proyecto (donde se debe incluir a personas con experiencia en contratación), designar los recursos necesarios para la realización del plan, la

intervención dentro del proyecto de personas relacionadas con la contratación y de los entes externos. -En el momento de realizar la solicitud, se debe tener en cuenta los objetivos de realizar la contratación, requerimientos tanto técnicos como funcionales, criterios de evaluación, tareas, requisitos del documento, definiciones, proceso de manejo, requerimientos de entregas, costos y estimados. 5.2. CONTRATISTA Para el contratista, se pueden presentar los casos ya mencionados. En el caso de entrar a concursar por obtener el contrato, es necesario que el trabajo que se realiza se presente de manera impecable, es decir, se realiza un trabajo que es uniforme tanto en cuanto a los términos de presentación como limpieza, uso de formatos, el mismo tipo de papel, tipo de letra, pasta, como en el cuidado del contenido de manera que sea claro, conciso, adecuado, coherente y fácil de consultar. Esto requiere no sólo una presentación clara, estructurada, concisa, completa de la información relevante al contrato, sino adicionalmente se necesita tener un correcto manejo del tiempo (no es conveniente la entrega sobre el tiempo, ya que se pueden presentar inconvenientes que desemboquen a la pérdida de la posibilidad, pero tampoco con mucho tiempo de diferencia con la fecha límite, ya que se puede obtener información valiosa en el tiempo restante), manejo de la presentación, lo cual incluye ortografía, diseño, formatos, medios de presentación, calidad de los papeles pastas y demás medios de presentación, entre otros. En la presentación de este documento se debe tener en cuenta los lineamientos que fueron expuestos por la empresa contratante en el documento de requerimientos. Para el caso en el que el cliente contratante acude a los servicios de la empresa contratista, se deben seguir pasos y metodologías que permitan la revisión de la información referida en el contrato, para garantizar que se está asumiendo un compromiso que es factible de realización, que no se asume ninguna obligación o responsabilidad no especificada, que se logra tener garantía de cumplimiento por parte del contratista, que se ha definido los alcances del proyecto y toda la información referente a los supuestos, lo que se da por hecho y entendido, lo que se va a hacer, lo que no se va a hacer y todo límite sobre el proceso. Para el contratista se recomienda lo siguiente: -Revisar cada contrato para comprobar que se está asumiendo responsabilidades y compromisos manejables en el momento de realizarse el proyecto, teniendo en cuenta los recursos con que se dispone, poseer lo necesario no solo en activos y conocimiento, sino además en intangibles como legalidad del software, licencias, permisos, y demás, en disposición de tiempo, acceso a otras fuentes como subcontratistas, outsourcing, proveedores y similares. -Comprobar que los datos que se van a suministrar al contratante y los que se reciben de este, sean verídicos, acordes con el proyecto, sean confiables y se encuentren actualizados a su última versión vigente. Para los casos particulares de contratación de aspectos como hardware o software, se recomienda la utilización de revisiones sobre los aspectos de interés, como las máquinas, las licencias, la procedencia y aspectos similares. Como estos son referentes a cada contrato, se recomienda utilizar como lineamientos los puntos expuestos en 4.2.1. y 4.2.2. en este documento. Para el caso de servicios de interventoría, consultoría y similares, se recomienda utilizar los puntos expuestos en 4.2.3. Estos puntos son recomendaciones similares a los ya dados para el contrato en general pero además enfatizan sobre recursos humanos, asignación de responsabilidades y supuestos que deben tenerse en cuenta a la hora de realizar un contrato de este tipo.

6. CASOS DE ESTUDIO EN CONTRATACIÓN

Bajo los casos de estudio en contratación se va a tener en cuenta el siguiente caso, un contrato realizado entre una empresa de financiamiento comercial. (Cuya descripción se realizará en el numeral 7.1) y una empresa de soluciones de software 6.1. DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA Empresa de financiamiento comercial: La compañía se dedica a la asignación de créditos a personas y entidades con el objetivo de realizar algún tipo de compra (por parte de los segundos), que usualmente corresponde a un medio de transporte (sea un vehículo automotor o una motocicleta). La descripción más detallada de la misma se encuentra en 7.1. Empresa de soluciones de software: Esta es una empresa de un grupo comercial, compuesto por empresas: en el área financiera, en el área de construcción, en seguros y capitalización, entre otras actividades. La empresa como tal tiene como objeto apoyar mediante conocimientos, aplicaciones especializadas y servicios de asistencia tecnológica a otras empresas. Sus principales labores son la distribución y comercialización de productos de informática como bases de datos, licenciamiento de software de diversas casas (las de mayor renombre), y servicios de ASP. (Aplication service provider3). 6.2. DESCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contrato se empezó a desarrollar en diciembre de 1999, cuando la empresa de financiamiento comercial, contactó a la empresa de soluciones de software, debido a que se presentaban problemas con el manejo de la base de datos (Instalada por la empresa de soluciones de software), que se definió como una base de datos de alta complejidad (como se definió en el contrato). Debido a esto, la empresa de soluciones de software, ofreció a la empresa de financiamiento comercial el servicio de DBA (Data Base Administrador), es decir, el servicio de administrar la base de datos con los siguientes requisitos (con esto se envió el primer borrador de contrato): Servicio por 54 horas mensuales, donde el DBA asignado tratará de solucionar los problemas, y de lograr que la base de datos tenga un correcto desempeño, y labores de necesidades que se definieran previamente en reuniones entre el DBA y el ingeniero de la empresa de financiamiento comercial. Adicionalmente se fijaron ciertas tarifas y tarifas para horas adicionales en caso de ser necesario. Detalles del contrato cubrían: Dentro de las reuniones se debían establecer las actividades a realizar durante el siguiente mes hasta cubrir las 54 horas (lo que no deja espacio para fallos), el horario de servicio era de Lunes a Viernes de 8:30 a 5:30, en caso contrario se asumiría hora adicional, cobrándose a la tarifa estipulada (lo cual implica trabajos durante horas laborales que implicaría trabajos “en caliente”, es decir, se realizarían trabajos y reparaciones mientras se corren los procesos críticos de la compañía, lo cual puede ocasionar fallos adicionales e inconvenientes físicos y logísticos).Se definió que la obligación del consultor es de medios (es decir a que tiene derecho el cliente).

3 Aplication service provider: Aplicación que utilizando las mejores prácticas determinadas por la compañía productora del software se encarga de llevar los registros y controles de las tareas para las cuales fue programado y que atañen a las actividades principales de la empresa (como contabilidad, procesos de manufactura, inventarios, entre otros).

6.3. PROCEDIMIENTOS EFECTUADOS SOBRE EL CASO DE ESTUDIO Posteriormente en febrero de 2000, se realizó una comunicación dirigida a la empresa de soluciones de software desde la empresa de financiamiento comercial, con los puntos que se detectaron en revisiones, los cuales consistieron en:

- Correcciones de la instalación de la base de datos (la había instalado la empresa de soluciones de software y no la casa fabricante, como constaba en el documento).

- Mecanismos de comunicación. - Definición de niveles (tanto indicadores de la gestión y los errores como tiempos de

respuesta). - Cláusula de confidencialidad. - Formalismos sobre comunicación remota (vía telefónica y MODEM). - Definición de horas no facturables - Incluir funciones de entrenamiento, optimización, revisión, verificación, presentación, por

parte del DBA. - Mecanismos de medición. - Documentación. - Eliminación de renovación automática.

En Marzo de 2000, se realizó una revisión en la que se realizaron algunos comentarios sobre el contrato:

- El objeto de la contratación era la asignación un ingeniero que administrara la base de datos, lo que simplificaba la labor del asesor en sólo ese punto y no en la administración de la base de datos.

- Se incluye el número de horas, pero adicionalmente se tiene que hacer un reporte de cada tarea por parte del consultor, labor que ocupa tiempo, y puede verse como innecesaria.

- El pago se estableció iniciando desde la firma del contrato y no desde el inicio de funciones del ingeniero.

- Hay anotaciones cuya importancia no es tanto el contenido, sino el significado de las disposiciones legales (por ejemplo, se menciona que los contratos de trato sucesivo no se pueden terminar por concordato o liquidación y la cláusula que lo contiene es ilegal).

- El consultor no es responsable por el uso pero si debe hacerse responsables por fallos.

Posteriormente, en Abril de 2000, Se recibió comunicación de la empresa de soluciones de software a las modificaciones que se pidieron por parte de la empresa de financiamiento comercial, donde se explicaba con base en las anotaciones hechas por la empresa de financiamiento comercial. Los puntos que se expusieron fueron:

- Se asigna por parte de la empresa de soluciones de software un ingeniero con el conocimiento de administración de base de datos, para desempeñar las actividades designadas por la empresa de financiamiento comercial, pero la responsabilidad de la administración de la base de datos es una función que según la empresa de soluciones de software solo es responsable la empresa de financiamiento comercial

- Se eliminó la cláusula de tiempo de respuesta máximo. (se tenía un máximo de 4 horas para responder las llamadas de problemas).

- Se modificaron algunas de las cláusulas que se discutieron previamente, salvo la cláusula duodécima (Aquella que trata sobre la responsabilidad, en la cual la empresa de soluciones de software no asume ninguna responsabilidad por los perjuicios que se

ocasionen por el uso del servicio), dando como única explicación que no pueden modificar la cláusula.

Este contrato fue el que se firmó finalmente. Según lo expuesto anteriormente, se puede ver que durante este proceso se realizó un trabajo similar al propuesto por CIFI (CIFI, 2000, 4.2.3 en este documento), donde se partió de un documento base y se fueron realizando modificaciones durante el proceso de constitución del documento. El contrato se realizó bajo las normas del derecho que lo rigen e inclusive se utilizó los servicios de un abogado para la revisión de los términos y los compromisos donde se detectaron errores que pueden ser de gran importancia, debido a que violan las normas del país. Sin embargo bajo las metodologías propuestas por la ley como mecanismos de contratación, no se llevó a cabo una selección de varios participantes, sino que se optó (y muy posiblemente por esta razón) por la misma compañía que había instalado el producto. Aunque en este caso esto puede constituir una ventaja ya que se conocen en qué términos trabaja la compañía, la compañía que provee el servicio conoce de antemano todo el trasfondo del asunto y tiene ya el conocimiento de toda la infraestructura, esto limita ya que al no haberse realizado una selección de diversos participantes, no se tiene criterio de comparación entre lo que la compañía pueda considerar como la mejor solución ( determinado por el peso que le otorgue en el momento de la evaluación). Se realizó una revisión (como lo vemos en la guía del CIFI y en ISO) de las diferentes versiones que surgían del contrato, revisando y rectificando todo error e inconsistencia que apareciera. Esto se llevó a cabo durante las diferentes versiones que se desarrollaron del contrato, hasta que se realizó la versión definitiva. En estas revisiones se hicieron cambios, no solo de aspectos legales como se mencionó anteriormente, sino que se realizaron cambios de manera contextual y estructural, es decir, se realizaron correcciones sobre aspectos como títulos faltantes, orden de los puntos, así como de inconsistencias y aclaraciones de términos. Se realizaron reuniones aclaratorias entre las partes lo que permitió llegar a establecer correctamente los términos del contrato. En cuanto a la elaboración del contrato, se partió desde un contrato que se generó por parte del contratista, y a éste se le fueron realizando las modificaciones, pero no se partió desde un contrato realizado entre las partes teniendo como referencia un listado, similar al propuesto en 2.5., lo cual aunque hubiera sido más dispendioso pero el contrato inicial muy posiblemente habría sido mucho más robusto y más claro, y necesitaría mucho menos de correcciones. Durante el proceso de definición del contrato se almacenaron las diferentes versiones del mismo y las comunicaciones que se generaban entre las partes. Sin embargo, no se realizó una bitácora donde se almacenara las metodologías desarrolladas, los cronogramas, los puntos a tener en cuenta, los objetivos de la contratación, y cualquier otro asunto considerado de significancía en el proceso de realización del contrato. Esto, aunque hubiese llevado más tiempo, permitiría tener en la actualidad una base para estructurar mejor contratos futuros que se puedan asemejar en alguna manera. Debido a que no se mantiene información sobre el desarrollo del proceso, no se conoce si se usaron metodologías para el control de cambios, si se permitió un número limitado de estos, ni algún otro tipo de control. En cuanto al documento, sólo se tiene entre sus cláusulas y estipulaciones, la posibilidad de cambio del ingeniero asignado, más no se tiene ningún otro tipo de mención de cambios sobre el documento o sobre el trabajo. Por el orden en que se realizaron las comunicaciones y el contenido de las mismas se advierte que se utilizaron por parte de los interesados, las últimas versiones disponibles del documento del

contrato; sin embargo, cabe anotar que no se conserva un registro del control de versiones y su único diferenciador es la fecha de radicación (carente en el documento final). Se presupone que aspectos como la revisión de los puntos del contrato, los límites de cada parte en el contrato, la revisión de lo estipulado en el contrato frente a los objetivos iniciales del contrato, las garantías, condiciones de pago, y demás detalles fueron revisados a conciencia y con base en la obtención del mejor resultado posible por parte de quienes intervinieron en la realización del documento de contratación. Los criterios que se tomaron para la escogencia de la empresa fueron:

- Los antecedentes previos de utilización de software, ya que la empresa proveedora del mismo había, no sólo realizado la instalación de la base de datos, sino además había puesto en funcionamiento en la empresa contratante otros programas.

- Se buscaba contratar el servicio de manera corta, con el fin de que el ingeniero de la

empresa contratante fuese capacitado por parte del ingeniero de la empresa proveedora del servicio, con lo que se obtenía más que el servicio, una capacitación. Este esquema funcionó de manera adecuada, ya que posteriormente el contrato no se renovó y se sigue trabajando con los ingenieros capacitados.

- Se quería suplir de una manera más económica la necesidad de la empresa, la propuesta

de la empresa proveedora del servicio era nueva en el mercado (aunque ellos contaban ya con la experiencia y el conocimiento en la materia), por lo que ofrecía un precio muy inferior comparado con las otras empresas que proveían el servicio, y adicionalmente, habían pasado ya por un problema de fuga de cerebros, donde se había capacitado a una persona en los centros especializados de capacitación, opción además, mucho más costosa que la que se asumió en el contrato, y posteriormente de la capacitación, el funcionario había salido de la compañía.

- Adicionalmente, al tenerse bajo la misma firma a los instaladores del programa y a los

encargados del mantenimiento, se lograba evitar servir de intermediario en el caso de problemas entre la instalación y el mantenimiento, remitiéndose estos a los directos responsables en la empresa prestadora del servicio, sin que se ocasionaran problemas ni pérdida de tiempo en realizar el empate.

7. TRABAJO DE CAMPO EN UNA EMPRESA

Para obtener un mejor panorama de las diferentes posibilidades y de los diversos conceptos para contratación en tecnología, se realizó un trabajo sobre una empresa para poder corroborar y utilizar las sugerencias ya mencionadas en un caso de la vida real. El alcance de este trabajo es limitado, ya que, aunque se obtuvo la información de la compañía, y se colaboró con todo el material disponible, las decisiones sobre este proceso y futuros procesos de contratación sólo dependen de los conceptos y criterios que estipulan los encargados de los procesos en la compañía. 7.1. DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA La compañía (quien desde este momento se define como el contratante) es una empresa de gran trayectoria en el mercado nacional, dedicada a la financiación de automotores, con el fin de resolver el problema de transporte de personas naturales y jurídicas. Lo anterior se hace mediante un sistema de ahorro previo, consistente en la conformación de grupos de 120 personas, que posteriormente realizarán el pago de cuotas durante 60 meses (5 años), para lograr la obtención de su vehículo (el manejo conceptual es el vehículo, pero el cliente puede pedir el dinero y utilizarlo para cualquier tipo de compra). La obtención del vehículo, se realiza de la siguiente manera: en cada uno de los 60 meses se realiza un sorteo, llamado asamblea de suscriptores, donde se eligen 2 personas pertenecientes al grupo a quienes no se les haya asignado ya un vehículo. La escogencia de las dos personas se realiza de la siguiente manera: uno se elige por un sorteo aleatorio donde sólo participan aquellas personas a quienes no se les ha asignado el vehículo, y el otro obtiene el vehículo, mediante la oferta más alta, es decir, quien haya asignado al fondo común (el dinero de las 120 personas) un valor de cuota mensual superior. En caso de un empate, se realiza entre los pertenecientes al empate un sorteo aleatorio. La empresa fue creada en 1971, y desde entonces se ha expandido por todo el territorio nacional, contando en la actualidad con 25 sedes a lo largo del territorio nacional. La empresa se divide en seis áreas principalmente, siendo éstas el área directiva, que se encarga de la gerencia de la empresa, el área administrativa, encargada del correcto funcionamiento de entregas, seguros, suministros, archivo, cobranzas, crédito y la administración de las sucursales, el área de mercadeo, que realiza las estrategias de publicidad y promoción, el área comercial, que desarrolla lo referente a las cuotas individuales y ventas, el área de Recursos Humanos y servicios generales, que trabaja sobre el personal y los aspectos internos de la organización y finalmente, el área financiera y de sistemas manejan lo referente a contabilidad, sistemas, tesorería y caja. 7.2. DESCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contrato para el cual se va a realizar la aplicación de los puntos de este trabajo, consiste en lo siguiente: Para el proceso de pago de las cuotas mensuales, el contratante genera unos recibos de pago, los cuales en la actualidad son impresos, ensobrados y etiquetados por el contratante, quien posteriormente se los entrega a una empresa de mensajería, encargada de repartirlos a todos los clientes para que de esta manera realicen sus pagos. Aunque existen otras formas de pago, la forma de pago mediante el recibo es la más tradicional y la más usada por los clientes, por lo que es de gran importancia para la empresa ocuparse del correcto funcionamiento de este proceso. La

impresión de los recibos se encuentra a cargo de máquinas que se encuentran en la compañía contratante, las cuales están mediante contrato con una compañía que arrienda las máquinas, pero los insumos, mano de obra y papelería son costeados por la compañía contratante. En caso de fallas en el proceso, que no permitan la realización del proceso adecuadamente, se pueden presentar fallos de todo nivel. Se puede presentar pérdida de información, de confidencialidad, de imagen, económica, entre otras. Debido a que el contrato con la compañía que arrienda las impresoras está próximo a finalizar, se ha determinado realizar un nuevo contrato donde se pretende obtener un servicio de impresión externo a la compañía, es decir, donde se quiere delegar la labor de impresión, ensobrado y envío a otra entidad. Esto se quiere hacer debido a los problemas que se presentaron bajo el esquema anterior que se manejó. Actualmente existen diversas opciones para la realización de este trabajo, siendo éstas la impresión in house mediante compra de impresoras o el leasing de equipos de impresión, y posterior distribución mediante otra compañía, o la contratación del servicio de impresión y distribución, es de aclarar que la empresa está firmemente decidida a utilizar el servicio de outsourcing del servicio de impresión y distribución. Para estas propuestas de outsourcing del servicio de impresión, se han obtenido cuatro propuestas: una de estas es una propuesta de la misma compañía a la cual se le tiene en servicio de leasing en la actualidad las máquinas, de continuar el contrato, razón por la cual no se va a tener en cuenta. Otra de las opciones es con una empresa con la cual no se genera un contrato sino que se realizan cada vez que se necesite, órdenes de servicio, donde se realiza en cada orden la descripción del servicio, el tamaño y se realiza el cobro. Esta opción tampoco se tendrá en cuenta, porque no tiene muchos puntos desde donde analizar y porque la empresa tampoco mostró atención en la misma. Las dos propuestas restantes, ofrecen el servicio que la empresa busca: el outsourcing del servicio de impresión. Ambas empresas pertenecen a grupos comerciales, pero una es de carácter netamente comercial, y la otra tiene elementos de carácter social. Estas propuestas son las que se van a analizar en el siguiente numeral. La empresa de carácter social y comercial, que desde este punto en adelante sera referida como la empresa 1, ofrece el servicio de impresión de documentos, empaque de extractos, publicidad corporativa y correspondencia, empaque de paquetes, clasificación de archivos y documentos, distribución de correo en términos de entrega regular y entrega inmediata (en un término de 24 horas). La empresa de carácter netamente comercial, quien será referida de aquí en adelante como la empresa 2, ofrece el servicio de impresión de extractos, ensobrado (es decir, el proceso de meter en sobres, cerrarlos, y etiquetarlos), y coordinación del servicio de distribución (a través de otras empresas). Debido a esta situación de poca información, no se puede hacer una mayor descripción ni análisis de las propuestas. Adicionalmente, con el nivel de información que se posee, no es posible llevar a cabo una comparación entre las dos propuestas. La sugerencia que se realiza como la que puede garantizar de correcta manera el suplir las necesidades de la empresa es la generación de un contrato por parte de la empresa de financiamiento donde se expresen las necesidades que ellos

consideran se necesitan cumplir, y enviarlo a las compañías que prestan este tipo de servicios. Esto se presenta en el numeral 7.4.4 7.3. PROCEDIMIENTOS EFECTUADOS SOBRE EL TRABAJO DE CAMPO Con base en las propuestas de las dos empresas que han presentado documento ante la empresa de financiamiento, se realizó un análisis de sus puntos teniendo en cuenta los conceptos expuestos en esta guía. Para el caso de la empresa 1, la cual es la empresa que además tiene un carácter social, se tiene que:

- La empresa presenta un grupo de personas que se encuentran especializadas en los procesos, y utilizan un alto nivel de calidad, consistente en la revisión mediante dos filtros, que cubren la consistencia y coherencia de los datos de identificación del paquete. Esto es realizado por personas que se han mantenido trabajando en la organización por algún tiempo, con lo que se pretende que las mismas posean un gran sentimiento de lealtad y pertenencia a la empresa y con lo cual no solo se confía en su capacidad, sino ademas en la responsabilidad de la información que manejan.

- La empresa puede generar informes sobre sus actividades que muestren la efectividad en

las entregas, el porcentaje mensual de reclamos, los envíos diarios, el promedio mensual de envíos, las correcciones efectuadas, listados de devoluciones, y otros informes que el cliente pueda considerar.

- Presenta una cláusula que exonera a la empresa contratante de toda responsabilidad y

vinculo con respecto a los trabajadores de la empresa.

- Este documento presenta recomendaciones de diversas y prestigiosas entidades que aseveran su calidad y eficiencia.

Sin embargo, este documento de propuesta carece de mayores definiciones, faltando en este un esquema de contrato definido. Bajo esta información sólo se puede realizar una serie de sugerencias para la conformación del documento de contratación en caso de elegirse a esta entidad. (Las sugerencias se presentan en el siguiente numeral). La empresa 2 presentó un esquema de contrato que consta de lo siguiente:

- Se realizan las definiciones de las partes, donde se designan los representantes legales de cada una de las partes.

- Se comienza por la definición del objeto del contrato, donde se establece el servicio a prestar

consistente en impresión de extractos, ensobrado (es decir, el proceso de meter en sobres, cerrarlos, y etiquetarlos), y coordinación del servicio de distribución (a través de otras empresas). Adicionalmente se entrega a la empresa contratante los comprobantes de entrega en formato cd.

4 Según la regulación tributaria, una factura debe ser denominada como factura, llevar nombre y NIT de la compañía, nombre del adquiriente, número consecutivo, fecha de expedición, descripción del servicio, valor, nombre y NIT del impresor, calidad sobre retención de impuesto de ventas, y al presentarse por ley es de carácter obligatorio.

- En el contrato, la empresa contratante asume toda responsabilidad en el contenido, veracidad, coherencia e interpretación de la información que le sea entregada a la empresa 2.

- La empresa de financiamiento comercial se debe comprometer al pago del valor del servicio

previamente establecido, bajo los términos establecidos, a la participación en las pruebas cuyo fin es la instauración de infraestructura para la postura en marcha de los servicios.

- La empresa 2 se compromete a realizar el suministro de la papelería con el logo corporativo

de la compañía financiera, realizar la impresión de los extractos, ensobrar los extractos, coordinar el proceso de distribución de los extractos, asignar recursos a disposición y criterio propio para prestar el servicio a la empresa financiera.

- Las partes se comprometen a suministrar entre ellas, toda información que se requiera, con

el fin de ejecutar fácilmente el contrato.

- Los servicios prestados se facturan en los 5 primeros días de cada mes. Después de esto, la empresa financiera posee un máximo de 30 días para el pago del monto. Posterior a esto se incurre por parte del contratante en intereses moratorios. Si se cumplen mas de 5 días desde la notificación de pago en mora, la empresa 2 puede cancelar la prestación de los servicios, sin incurrir en perjuicio alguno para la misma.

- Las tarifas aumentaran anualmente, el primero de Enero, cuyo monto no puede exceder la

base impuesta en el IPC (índice de precios del consumidor). En caso de hacerlo, la empresa contratante puede rechazarlo, lo cual implicaría terminación anticipada del contrato, ocurriendo esta 30 días después de la fecha de notificación. Los precios de insumos pueden ser reajustados dependiendo del valor internacional de los mismos.

- La duración del contrato son 12 meses, con prolongación automática por el mismo término,

salvo que con 3 meses de antelación, una de las partes manifieste lo contrario.

- El contrato puede terminarse por vencimiento del plazo y manifestación de terminación con 3 meses de anticipación, acuerdo mutuo de las partes, incumplimiento de las obligaciones , o porque una de las partes se encuentra en situación como liquidación, posesión, o disolución.

- Ante un incumplimiento por una de las partes, la otra dará aviso para que esta lo remedie

durante 30 días después de la notificación.

- Si se termina el contrato, sin que se cumplan los términos fijados anteriormente, la parte que generó la terminación, pagará a la otra un valor de indemnización, equivalente al 50% del promedio de facturación mensual de los últimos tres meses, por el número de meses restantes del contrato.

- Las partes se obligan a cumplir con las obligaciones que se contraen con el contrato. La

responsabilidad de la empresa 2 se limita a los montos que se obtuvieron como contraprestación por los servicios prestados.

- El personal de la empresa 2 no adquiere vínculo alguno con la empresa contratante.

- La empresa 2 puede realizar subcontratos para cumplir con las obligaciones del contrato. La

responsabilidad por el trabajo subcontratado la asume la empresa 2.

- El contrato no se puede ceder, a menos que exista acuerdo entre las partes.

- Finalmente se especifican aspectos como lugares y leyes bajo los cuales se va a regir,

definición de comunicación entre las partes, impuestos y demás. Sobre este documento, se trabajó, analizando cada uno de sus puntos con base en la propuesta expuesta en este documento. Esto lleva a una serie de comparaciones con respecto a la información presente en el documento de contrato frente a las propuestas donde se emitieron conceptos, que aparecen en el siguiente numeral. 7.4. FINALIZACIÓN DEL TRABAJO SOBRE EL CONTRATO Mediante las entrevistas con la persona encargada del contrato, se ha obtenido la información referente al contrato. En el transcurso del mismo se han obtenido propuestas de diversas compañías que ofrecen el servicio de impresión y manejo de los recibos impresos. Cada una de estas empresas presenta alternativas que ofrecen diferentes posibilidades, ventajas y oportunidades para la empresa. Sin embargo, se está realizando hasta ahora el estudio, ya que el contrato con la empresa dueña de las impresoras no ha finalizado. Debido a esto, se va a realizar una serie de sugerencias a tener en cuenta durante el proceso próximo de escogencia de la empresa que prestará a la empresa contratante el servicio de impresión, ensobrado y envío de los recibos. Posteriormente, se realizarán las sugerencias para los casos mencionados anteriormente (empresa 1 y empresa 2). Primero, se recomienda a la empresa contratante, la realización de un análisis a conciencia sobre las necesidades por las cuales se va a realizar el contrato, ya que desde esta base es mucho más fácil elaborar muchos de los puntos relevantes durante el proceso del contrato. Una vez se defina claramente los objetivos y necesidades que se pretende lograr con el contrato, esto puede servir de base para la elaboración de los puntos bajo los cuales se van a analizar las propuestas. Esto se puede hacer mediante la asignación de niveles de importancia a los puntos detectados, con lo que se generaría un criterio de calificación que permita decidir en el momento de la elección de la empresa contratista, de una manera más sencilla, la propuesta que satisfaga de mejor manera (con base en los pesos de importancia) las necesidades de la compañía contratante. De las necesidades detectadas se pueden observar principalmente las siguientes:

- La necesidad básica de impresión se fundamenta en dos actividades, la primera es la impresión de los recibos de pago de los clientes, y la segunda la impresión de los documentos internos de la compañía.

- Con el contrato de outsourcing de impresión se pretende, realizar un control más exacto

sobre el número de impresiones, ya que con el contrato actual se trabaja bajo un número fijo de servicios (impresiones) mensuales, donde en casos de mayor necesidad, se cobra los servicios adicionales a otra tarifa, pero en caso de un número menor de servicios, la tarifa sigue siendo la misma. Con el esquema de outsourcing se pretende generar pagos por el monto exacto de servicios, sin estar sujeto a cifras fijas, ya que las situaciones del entorno han cambiado y aspectos como pago por teléfono, débito automático y otras modalidades similares, evitan la necesidad del recibo (salvo para usos personales del cliente, como mecanismos de control, balance, entre otros)

- Adicionalmente, con el contrato se busca, otorgarle a alguien más el problema, en caso de

contingencia de algún punto en el proceso de impresión.

Adicionalmente a esto, se recomienda a la empresa, la realización de un levantamiento de información, ya sea mediante encuestas, entrevistas o similares, donde se obtenga la información referente a:

- Frecuencia de impresiones al mes. (Necesidad e intensidad. Esto permite calcular volúmenes de impresión, insumos, máquinas, entre otros)

- Días en que se realiza la impresión (Útil para la impresión de recibos, que se realiza en

tandas) horario en que se lleva a cabo y cantidad impresa en esos días.

- Tipo de documentos que imprime (Permite ver posibilidades en las máquinas, no es lo mismo tener documentos comunes, que hojas de balances, en cuanto a tamaño y calidad).

- Unidad a la cual pertenece en la empresa (para asignar equipos en caso de requerirse).

- Carácter de importancia de la impresión.

- Número de problemas que se han presentado con impresión últimamente.

Una vez se defina claramente los objetivos y necesidades que se pretende lograr con el contrato, esto puede servir de base para la elaboración de los puntos bajo los cuales se van a analizar las propuestas. Esto se puede hacer mediante la asignación de niveles de importancia a los puntos detectados, con lo que se generaría un criterio de calificación que permita decidir en el momento de la escogencia de la empresa contratista, de una manera más sencilla, la propuesta que satisfaga de mejor manera (con base en los pesos de importancia) las necesidades de la compañía contratante. Para este esquema de escogencia, se recomienda a la empresa, la valoración de los puntos detectados anteriormente. Según lo detectado, se organiza en nivel de importancia, dependiendo de la consideración del encargado del proyecto. Se recomienda a la compañía le dé mayor importancia a aspectos como cumplimiento, seguridad en la información, capacidad de la compañía, experiencia, y precio, ya que a mi juicio, son los aspectos fundamentales para el contrato. Una vez se escoja un esquema como el anterior mediante el cual se pueda realizar la selección de las mejores propuestas para satisfacer las necesidades más importantes del proyecto, se debe proceder a realizar un análisis de las propuestas de los posibles candidatos; para esto se recomienda el uso de los interventores externos, quienes vienen siendo, el abogado de la compañía, quien daría una opinión sobre los aspectos legales de los documentos y algún experto en materia de impresiones que pueda dar una opinión sobre los aspectos de contenido del contrato. Para el aspecto de los consultores, se recomienda:

- Para el consultor en aspectos legales, hacer uso del servicio que se tiene con una empresa de abogados consultores, quienes, llevan bastante tiempo trabajando con ellos. Estos inclusive, hacen parte del contrato expuesto en el capítulo 6 de este documento.

- Para el consultor en impresiones, se recomienda la asesoría de alguien que haya participado

en un proceso similar de contratación en otra compañía, o alguien que haya participado en el proceso de contratación actualmente existente en la compañía. En ambos casos, la persona no puede tener vínculo alguno con el nuevo proyecto. En cuanto a la existencia de compañías que ofrezcan este servicio o uno similar, no se posee conocimiento.

La práctica de realizar la selección del contratista mediante el análisis previo y la escogencia mediante selección y clasificación, permite obtener el producto más acorde con las necesidades primordiales de la empresa. Para la revisión del contrato, es de gran utilidad basarse en el esquema de contratación para outsourcing descrito en este documento en 3.5., ya que este contrato se puede ver como un ejemplo de outsourcing, en este caso de impresión. Adicionalmente se recomienda tener en cuenta la siguiente lista, que hace parte de los SLA (acuerdos de niveles de servicio): Un acuerdo de nivel de servicio se compone de las siguientes partes:

- Descripción del mismo, qué es. - Las partes que intervienen en el acuerdo. - La ubicación, donde se va a realizar, o bajo que territorio es válido e l acuerdo. - La capacidad que se está tratando para el acuerdo, esto es, en términos de uso,

almacenamiento, y similares. Aquí se definen los límites permisibles para el acuerdo. - Desempeño, los tiempos requeridos, permitidos y máximos bajo los cuales se va a trabajar,

ya sean estos de respuesta de la máquina o de trabajo del personal asignado. Esto incluye además, tiempos de respuesta.

- El máximo “downtime” o tiempo que no se encuentra el servicio disponible, permitido. Esto

puede ser en términos de cantidad de tiempo que el servicio no está disponible, o en términos de número de transacciones, y adicionalmente el tiempo máximo de solución.

- Disponibilidad anual en horas, es decir, el tiempo disponible que se tiene de los responsables

del servicio. Esto no indica sólo las horas disponibles, también debe tener los horarios, las fechas y los sitios donde se tiene esta disponibilidad.

- La pérdida máxima en información tolerable; esto se refiere a los casos de pérdida de

información, al recuperar la misma mediante backups y sistemas de apoyo, cuánto se permite en tiempo, tamaño, número de transacciones u otra medida similar, que se pierda con la recuperación. Esto además debe contener el tiempo que se demora la recuperación del sistema y los niveles de recuperación a que se llegan.

- Debe contener la descripción del soporte. Este debe ser, de acuerdo a la necesidad que se

desee, oportuno, competente y eficiente. Esto se puede indicar mediante mecanismos de medición, que se encuentren especificados en el documento.

Además de lo anterior, en la empresa de financiamiento, se ha visto el modelo que expone ilion strategies en http://www.ilion-strategies.com/sla3/ResumenSla3.htm, lo cual viene siendo un modelo que parte desde la recolección de datos en la compañía e identificación de necesidades, posteriormente pasa a analizar los niveles a satisfacer con el servicio y finalmente emite acuerdos para tener en cuenta entre las partes, en el momento de generar un SLA. Esta metodología es muy similar a los puntos aquí propuestos para la generación del contrato, salvo que esta se enfoca hacia los SLA. En cuanto a la compañía, se recomienda que siga esta metodología, ya que la han visto, teniendo en cuenta los diferentes formatos que en esta se presentan y teniendo en cuenta además, en el momento de crear un SLA o recibir alguno en un contrato, el listado de los puntos

que debe contener mencionado anteriormente. Dentro de las dos propuestas existentes hasta el momento, no existe ningún SLA propuesto hasta la fecha. Adicionalmente se deben definir detalles como control de cambios durante el desarrollo del contrato, modalidades de pago, y detalles similares que representen límites para las partes. La revisión de aspectos como los compromisos, los servicios, puntos de referencia y cláusulas deben ser revisados adicionalmente a los interventores, por los encargados en la compañía, con lo que se puede realizar una comparación entre los diferentes puntos de vista. Durante todo el proceso, desde la selección de las diferentes propuestas, hasta la finalización del contrato, se debe llevar a cabo un orden definido, lo cual debe quedar ampliamente documentado, en aspectos como la definición de los eventos que se realizaron en el transcurso del desarrollo, la evaluación de los mismos, observaciones que se hayan hecho, las comunicaciones, borradores, documentos finales, versiones y todo aquello que se haya generado de forma escrita, minutas sobre las reuniones que se realizaron, cronogramas, esquemas y demás documentos de planeación, y conclusiones sobre el proceso. Esto permite ir generando bases estructuradas para el desarrollo de posteriores proyectos. También en esta documentación se debe mantener la descripción del control de cambios, efectuada sobre el proyecto. Para garantizar además la calidad en la información recopilada y en los procesos a seguir, se recomienda el uso de guías como la propuesta por SA-CMM o ISO. Para esto hay que evaluar que es más conveniente para la compañía, ya que las normativas de la ISO se enfocan más a puntos que garantizan la calidad en el proceso, mediante el chequeo de ciertas actividades, mientras el SA-CMM, pretende la repetición de los procesos de manera sistemática. Otro punto adicional puede ser la inclusión de certificaciones en los oferentes (los que presentan las propuestas), pero hay que revisar muy bien en qué están certificados y por qué motivo, ya que la certificación ISO se puede dar a aspectos como ventas o distribución y no al servicio. Se debe identificar entre los candidatos (o el candidato) para la asignación del contrato, el tipo de contrato que se ofrece en el documento; así, debido al caso en el que se encuentre, se puede mirar posibilidades como la negociación de términos, la construcción conjunta del documento, la añadidura de anexos, y similares para garantizar los mejores términos para las partes. Según los esquemas y modelos que se manejan actualmente para este tipo de servicios, se recomienda la creación de un contrato con base en los puntos expuestos en 2.5., y SLA con base en los puntos expuestos anteriormente en este mismo numeral. Sin embargo, es usual que las empresas que prestan este tipo de servicio posean contratos de adhesión, con lo que sería adecuado llevar a cabo una negociación, y con base en el análisis de los puntos del contrato, agregar mediante cláusulas y otrosi, los puntos adicionales que se consideren, previo acuerdo de las partes. De hecho, esto es claramente posible, según consta en cláusulas de estos contratos, donde se tiene que cualquier acuerdo o modificación al contrato es permitido, pero debe ser suscrito por los representantes legales de las partes. Se debe establecer en el contrato quiénes van a ser los entes externos encargados de la vigilancia del proceso, y en caso de conflictos, quiénes van a ser los mediadores, y en qué lugares se van a arreglar los problemas; además, a qué niveles de compromiso llega cada parte y cuáles van a ser las sanciones y multas a que se verán expuestas las partes por incumplimientos y problemas. Se debe realizar reuniones con el grupo de la compañía contratista elegida para discutir los términos del contrato y definir que toda la información ahí expuesta, se encuentre claramente definida y con los mismos conceptos entre las partes. En el momento de la firma del documento final, se debe hacer una revisión del documento final con respecto a los aspectos definidos inicialmente en el análisis, con lo cual se debe constatar que en la realización del contrato se logre cumplir con los objetivos principales propuestos inicialmente.

Definir dentro de los puntos del contrato revisiones periódicas a los niveles de la realización del mismo, para así garantizar tener control sobre la calidad del proceso de impresión, ensobrado y reparto. Con la realización de este y otros proyectos de contratación, se debe consolidar en la empresa contratante una serie de lineamientos a usar siempre que se ejecuten este tipo de proyectos. Para esto, se puede generar políticas y manuales que describan a nivel general, los procedimientos y aspectos que se deban tener en cuenta en los momentos de proyectos de contratación. Adicionalmente, se debe conservar metodologías del trabajo en la compañía, en especial lo referente al trabajo del grupo asignado, que sirve posteriormente para la conformación de los grupos encargados de los proyectos. Con respecto a la empresa 1, no existe la suficiente información para poder realizar un análisis con todos los puntos expuestos en este documento. Sin embargo, esta empresa posee fortalezas debido a su experiencia en trabajos con empresas de tamaños y volúmenes similares, que además también manejan información de alta confidencialidad. Cuando se posea una propuesta de contrato de la empresa, se debe llevar a cabo una revisión de los puntos, sobre los aspectos ya mencionados, y con el concepto del abogado interventor para asegurar su validez legal. Adicionalmente al contrato, se debe incluir en este, una descripción mas detallada de sus metodologías de trabajo, ya que en esta descripción, salvo los filtros que se utilizan para realizar el control de calidad, no se brinda explicación alguna de las metodologías utilizadas para realizar contingencias, cambios, sobre la comunicación y los mecanismos de la misma entre las partes del contrato, no solo por aspectos de conformación del contrato, sino además en aspectos de desarrollo del mismo. En la propuesta de la empresa 2, podemos ver el contrato como tal, y unas sugerencias del auditor legal, donde advierte la ambigüedad en los términos de definición de las tarifas, punto que da pie para que la empresa 2, aumente sus tarifas en monto igual o inferior al IPC, con la aceptación de la empresa contratante, y adicionalmente se permite el reajuste de los insumos dependiendo del comportamiento en el mercado internacional de los mismos. Adicionalmente, en los causales de terminación, no se determina una escala para el cumplimiento de obligaciones que permita decidir si el incumplimiento es leve, grave o gravísimo. Esto permite que con cualquier inconveniente, se pueda finalizar el contrato, lo cual no da pie a incumplimientos simples que se pueden remediar. También se tiene que la limitación de responsabilidad es muy baja, frente a la cuantía de los daños que se pueden ocasionar por incumplimiento en el contrato por parte de la empresa 2, y sin embargo, la indemnización que se estipula es muy alta, la cual se aplicaría a la empresa contratante. Otro punto que se menciona es la posibilidad de subcontratar, hecho que hace que elimina varios criterios de escogencia de la empresa como su experiencia, eficiencia, y similares. El resto de anotaciones hace referencia a errores gramaticales y carencias como títulos faltantes. En cuanto al contrato frente a la propuesta de este documento tenemos:

- Se encuentra muy bien definido frente a los aspectos legales, determinando bajo que legislación se va a regir, quienes son las partes, los representantes, en términos adecuados para el mismo. Esto se constata en la opinión del auditor quien realiza sugerencias de puntos que pueden causar perjuicios para la compañía pero no muestra problemas de constitución ni contenido en cuanto a los códigos que la rigen.

- Se tiene además el uso del auditor externo, quien es una entidad que no solo lleva

experiencia en asuntos de contratación, sino además tiene ya un tiempo de trabajo con la empresa financiera, con lo que se tiene la experiencia de la calidad de su trabajo y sus observaciones.

- En el contrato no se realiza una gran descripción del servicio a prestar, en este simplemente se menciona que los servicios a prestar son impresión, ensobrado y coordinación de la entrega, pero no se mencionan los términos bajo los cuales se va a realizar esto. Esto debe costar en el SLA, el cual no se encuentra a disposición.

- Los aspectos en cuanto a tarifas, términos del acuerdo, renovación del mismo, generalidades

de los pagos y gastos, ajustes de los precios, contratos con terceros, se encuentran estipulados. Sin embargo en puntos como el monto de los pagos (el cual no se encuentra estipulado), los contratos con terceros (los cuales quedan abiertos para el contrato de cualquier cosa, y no de un área en específica, que para efectos de este contrato debería ser solamente la distribución), no se encuentran definidos y quedan de manera muy general, dando píe a posibles errores.

- No hay ningún tipo de definición sobre los procedimientos a realizar, la cobertura del mismo,

los derechos y el manejo de la información (salvo cláusula de confidencialidad), los procedimientos de seguridad, auditoría, contingencia, respaldo, y confidencialidad sobre la información y los procesos.

- Se encuentra definidos los aspectos de terminación del contrato y los términos del mismo.

Sin embargo, estos quedan muy abiertos (por las condiciones mencionadas anteriormente) ni mencionan aspectos sobre cumplimiento en los niveles de servicio.

- No se muestran aspectos de revisión de desempeño ni tampoco de pólizas o garantías.

- Están definidas las partes a negociar el proceso del contrato; sin embargo, la comunicación

entre estas se realiza mediante vía telefónica, correo regular y electrónico, pero no se realizan reuniones periódicas. Esto pues, ya que no se ha realizado la escogencia de una empresa. En el momento que se lleve a cabo esta, se recomienda llevar un registro de las reuniones donde se plasme la fecha de la reunión, las personas que intervinieron, los temas que se discutieron y las conclusiones y actos a los que se llegó.

- Durante el proceso de la selección (y posteriormente durante el de desarrollo) se lleva a cabo

el almacenamiento de la información y los documentos que se generan en el proceso. Esto se realiza mediante el ordenamiento, primero por tema, luego por empresa y luego por fecha. Sin embargo, para esta serie de cambios, se recomienda la adición de formatos a cada una de las evidencias que se incluyan en el registro, donde se mencione, la fecha en la que se ingresó esta nueva información al registro, los motivos del ingreso, la intención de la información, y cualquier otra información que se considere relevante en el momento.

- La revisión de los límites, las cláusulas y demás se encuentra a cargo del consultor jurídico

pero este solo emite conceptos. Es deber de la compañía presentar estos conceptos y resultados (previo análisis interno en la compañía) a la empresa 2, para así ir haciendo ajustes al documento final.

- Se debe pedir a la empresa 2, una descripción detallada de los procesos que estos realizan,

su control de calidad, sus medios de auditoría y revisión y su experiencia previa en contratos de este tipo, ya que hasta el momento, se desconoce la anterior información.

Finalmente, como recomendación global para la compañía, en caso que elijan una compañía donde se elabore en conjunto el contrato o donde se entregue un contrato de adhesión para revisar, que se compare con el siguiente modelo: Primero: Realizar una descripción del contrato, es decir algo así como : Entre los suscritos a saber, la empresa de financiamiento , se denominara el cliente , por una parte y contratista, se manifiesta

la constitución de un contrato de prestación de servicios, que se rige por las cláusulas que se estipulan a continuación: Para los aspectos exactos de la redacción, se debe recurrir al abogado. Segundo: Dentro de este contrato definir las siguientes cláusulas:

1-Definición del objeto del contrato. Dentro de esta definición, se debe decir, no solo que el contrato se va a realizar para el servicio de impresión, ensobrado y distribución, sino además incluir los términos del SLA, que deben contener:

a. La descripción del servicio a realizar. (Para el caso, es un acuerdo que cubra los

siguientes 3 aspectos, impresión, ensobrado y distribución). b. Las partes que intervienen (la empresa de financiamiento y la contratista) c. Donde se va a realizar el servicio (en las instalaciones de la empresa contratista). d. Los límites del acuerdo (en este caso sería un límite máximo y mínimo de

impresiones, sobres a realizar y a distribuir) e. Los tiempos requeridos, permitidos y máximos. (Aquí se debería determinar para

cada caso, el tiempo para la actividad que le compete al SLA, y no el tiempo total del proceso).

f. Máximos tiempos de demora (Este punto es crítico para todo el proceso). En este

se podrían tomar dos alternativas, la primera, distribuir el tiempo total de demora entre las actividades, o la segunda, solo permitirle el tiempo de demora a una de las actividades, y el resto sin posibilidad de demora. Se recomienda la primera ya que da más flexibilidad).

g. Horario del servicio. (para el caso es de mayor trascendencia la fecha en la que se

va a llevar a cabo el servicio, ya que este no es continuo, y posee fechas pico, a principios de cada mes, donde se debe realizar todo el trabajo).

h. Pérdida máxima de información (Para el caso, este debe ser el número de fallas

máximas admisibles). Este punto es bien importante, ya que con base en este se puede determinar el causal de incumplimiento y finalizar el contrato.

i. Descripción del soporte (en este caso, esto debe describir qué mecanismos e

informes se van a presentar a la compañía, en qué formato, en qué fecha, y qué información contiene).

2-La descripcíon de las obligaciones de las partes, donde las empresas deben tener un igual

grado de compromiso. 3-Cláusulas donde se encuentre definiciones sobre la protección de la información de la

compañía, adicionales a la cláusula de confidencialidad, como cuales mecanismos se van a usar para esto, en que términos en que se va a manejar la información, y los derechos sobre la información y su propietario.

4-En las siguientes cláusulas se debe definir aspectos sobre el valor del contrato, las tarifas,

los ajustes de precio, los gastos y quien asume las responsabilidades sobre cada uno de los anteriores.

5-Se deben definir en estás cláusulas, cuales mecanismos de respaldo y contingencia se van a

usar para garantizar el cumplimiento de los niveles pactados en los SLA.

6-Se deben definir las cláusulas de terminación del contrato, especificando tanto las terminaciones por causas justificadas, como las terminaciones anticipadas, y en cada uno de los casos, los términos bajo los cuales se presenta cada una y qué responsabilidades asume cada parte con un procedimiento de estos.

7-Adicionalmente se deben poner las cláusulas de subcontratación, pólizas revisiones de

desempeño, controles y número de cambios, y otras similares que se consideren de importancia.

8-Finalmente se debe concluir el contrato con el compromiso entre las partes, mencionando la

fecha, el lugar y la legislación bajo la cual asumen el compromiso los representantes de cada una de las partes.

Este documento debe ser redactado por el abogado de la empresa ya que son ellos quienes manejan la terminología y la redacción necesaria para garantizar la legalidad, validez y claridad en el documento. Documento propuesto para la empresa de financiamiento comercial.

Contrato de outsourcing

Entre los suscritos a saber, EMPRESA DE FINANCIAMIENTO, quien para efectos del contrato se denominará EL CLIENTE y ……,…., quien se denominará EL CONTRATISTA, manifestamos que hemos convenido celebrar un Contrato de Outsourcing (en adelante el Contrato), el cual se regirá por las siguientes cláusulas y condiciones que se estipulan a continuación:

CLÁUSULAS

PRIMERA: OBJETO. El objeto del presente contrato es establecer los términos y condiciones bajo las cuales EL CONTRATISTA prestará al CLIENTE en los medios y formas convenidos en el presente contrato y en los acuerdos de niveles de servicio definidos, realizar el servicio de impresión, ensobrado, marcado y distribución a su destinatario final de los extractos de EL CLIENTE y entrega de los documentos que respaldan la consecución del trabajo (en adelante los servicios). Esto se realizará bajo las condiciones estipuladas en este documento y en los acuerdos de niveles de servicio definidos con este. SEGUNDA: OBLIGACIONES DE LAS PARTES. 2.1 EL CONTRATISTA: En virtud del presente contrato, el contratista se compromete a: 2.1.1 Suministrar los insumos requeridos por la compañía CLIENTE bajo los términos definidos en los acuerdos de niveles de servicio, correspondientes a los anexos …. 2.1.2 Realizar la impresión de los extractos en los términos establecidos en los acuerdos de niveles de servicio. 2.1.3 Realizar el alistamiento de los extractos para su envío, colocando los mismos en sobres y marcándolos con su respectiva dirección. 2.1.4 Realizar el proceso de distribución de los sobres conteniendo los extractos, a nivel nacional.

2.1.5 Planificar, administrar y manejar sus recursos, para garantizar el servicio establecido en los acuerdos de niveles de servicio. 2.1.6 Durante las fechas establecidas se prestarán los servicios, permitiendo un máximo de ….. días de demora sobre la totalidad del proceso. La obligación del contratista se entenderá satisfecha siempre que cumpla con los niveles establecidos en los acuerdos de niveles de servicio, estipulados en los anexos…. 2.1.7 Todas las demás contenidas en los documentos que forma parte integral de este contrato o que se integren a él durante su desarrollo y ejecución. 2.2. EL CLIENTE: En virtud de este documento, EL CLIENTE se compromete a: 2.2.1 Pagar el precio de los servicios en las cuantías, condiciones y oportunidades pactadas en el presente contrato. 2.2.2 Participar y colaborar con pruebas, modificaciones y demás procesos que se requieran para la correcta prestación de los servicios. 2.2.3 Todas las demás contenidas en los documentos que forma parte integral de este contrato o que se integren a él durante su desarrollo y ejecución. TERCERA. AUTONOMIA E INDEPENDENCIA. Las partes entienden que por el presente contrato no se genera ninguna relación de subordinación o dependencia, en consecuencia este no es un contrato de trabajo pues carece de los elementos esenciales del mismo, es meramente un contrato de prestación de servicios. CUARTA. SUMINISTRO Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION. Cada una de las PARTES deberá suministrar a la otra PARTE toda la información que ésta le solicite o requiera siempre que tenga relación directa con el objeto del contrato, con el fin de llevar a cabo la ejecución del contrato. Las partes se obligan a tratar toda información que en virtud del presente contrato se reciba de los funcionarios, empleados, contratistas, o asesores de la otra parte, de manera directa o indirecta, en forma verbal, escrita, gráfica, en medio magnético, o bajo cualquier otra forma, que no sea pública será mantenida en forma estrictamente confidencial. En consecuencia se tomarán todas las medidas necesarias para que la información no llegue a manos de terceros bajo ninguna circunstancia, y se obliga a no utilizarla para ningún efecto diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento del presente Contrato. Adicionalmente, las partes se comprometen a devolver toda la información, tan pronto como termine el desarrollo del presente contrato, o en el momento que así lo solicite la otra parte, siempre que no se impida el cumplimiento de las obligaciones mutuas contraídas en virtud del presente contrato. Las obligaciones señaladas en esta cláusula continuarán vigentes aún después del vencimiento o terminación del contrato. QUINTA. HONORARIOS Y VALOR. EL CLIENTE cancelará al CONTRATISTA los montos debidos por los servicios la suma de Mensualmente, dentro de los primeros días de cada mes o de acuerdo con los valores descritos en la tabla de tarifas anexa al presente contrato. En caso de no efectuarse el pago después de treinta (30) días siguientes a la fecha de pago, EL CLIENTE reconocerá al CONTRATISTA intereses moratorios a la tasa máxima legal permitida, sobre el saldo pendiente de pago. Si la mora en el pago de los servicios objeto del presente contrato persista por mas de cinco (5) días hábiles, EL CONTRATISTA podrá suspender el servicio o dar por terminado unilateralmente el contrato.

SEXTA. DURACION. La duración del presente contrato es de tres (3) meses a partir de la fecha de firma del contrato, con posibilidad de renovación, previo acuerdo de las partes a doce (12) meses. SÉPTIMA. CAUSALES JUSTIFICADAS DE TERMINACION. El presente contrato podrá darse por terminado por las siguientes causas: 7.1. Por vencimiento del plazo inicialmente acordado. 7.2. Mutuo acuerdo de las partes. 7.3. El incumplimiento de las obligaciones contraídas en el presente contrato, a opción de la parte cumplida, siempre que la parte incumplida no se hubiere allanado a subsanar su incumplimiento dentro de un periodo remedial de una (1) semana, salvo cuando el incumplimiento se refiera al pago del valor de los servicios prestados, caso en el cual no opera dicho periodo remedial. Esto aplica también para el incumplimiento de lo estipulado en los acuerdos de niveles de servicio. En caso de presentarse el incumplimiento, se deberá penalizar a la parte que incurrió en la falla con un monto equivalente al valor de la falla o a la mitad del promedio del valor facturado en el último mes, si la falla no pudiere ser cuantificada. 7.5. Por incumplimiento de la cláusula de suministro y confidencialidad de la información. 7.6. Por cualquiera de las partes cuando la otra se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: liquidación obligatoria, toma de posesión, liquidación forzosa administrativa, disolución y/o liquidación de la sociedad. OCTAVA. TERMINACION ANTICIPADA. En caso en que una de las partes de por terminado unilateralmente el presente contrato sin presentarse alguna de las causales justificadas de terminación descritas en la cláusula séptima del presente contrato o cuando el incumplimiento de sus obligaciones genere la terminación del contrato, pagará a la otra a titulo de indemnización una suma equivalente al porciento del promedio de la facturación mensual de los últimos tres (3) meses anteriores al aviso de terminación por el número de meses que falten para completar la vigencia pactada en el contrato. NOVENA. PROHIBICION DE CEDER. EL CONTRATISTA no podrá ceder los servicios objeto de este contrato, a menos que hay previa autorización escrita del cliente. DECIMA. POLIZAS. Las partes se reunirán para negociar de buena fe cualquier disputa, controversia o reclamo que surja de, o que se relacione con este contrato o su incumplimiento, terminación o invalidez, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la solicitud escrita de una de sus partes. Para efectos de garantías, en el momento de firma del contrato se debe establecer una póliza contra incumplimiento de las partes, la cual podrá ser utilizada en caso que se necesite resolver disputas a las que no se llegue a un acuerdo mutuo. DECIMA PRIMERA. IMPUESTOS. Los impuestos y gastos que se generen por el perfeccionamiento de este contrato serán cubiertos por partes iguales entre los contratantes y los que se causen durante la ejecución del mismo, correrán a cargo de la parte a la que correspondan por ley o la que las partes convengan por acuerdo escrito. En constancia de lo anterior, se suscribe el presente contrato a los __________ días del mes de ______________ de ___________. ____________________________ ____________________________ Representante empresa financiera Representante empresa contratista.

Acuerdos de niveles de servicio (ANS) ANS1. La empresa contratista asegura que va a realizar la prestación del servicio de impresión, ensobrado, marcado y distribución de los comprobantes de pago o extractos generados por el contratista para sus respectivos clientes (En adelante los servicios). Los servicios se prestarán en la ciudad de Bogotá D.C. salvo la distribución la cual puede llevarse a cabo a lo largo del territorio nacional. Los servicios se deben realizar con base en los modelos provistos por la empresa contratista, donde se especifican detalles requeridos en el proceso como la calidad de la impresión, los tipos usados, el diseño a seguir, y similares. La empresa contratista debe prestar los servicios de manera que cumplan en su totalidad con los requerimientos especificados en los modelos provistos. Si la compañía contratista fallare en la aplicación de los mismos se obligaría a la misma a corregir por sus medios este inconveniente en un término no mayor a 5 días. Pasado este tiempo se podría proceder a terminar el contrato por parte de la empresa contratista sin que esto acarree prejuicios sobre la misma. ANS2. Para el servicio de impresión, la empresa contratante dispondrá de una capacidad máxima de pedido de ___________ unidades mensuales y un mínimo de _____________ unidades mensuales. La empresa contratista garantiza la capacidad para realizar la impresión, ensobrado, marcado y distribución del pedido del contratante siempre y cuando éste estuviere dentro del límite previamente mencionado. Estos servicios deben realizarse durante el término de los días ___________ y _________ de cada mes. La empresa contratista debe realizar la prestación de los servicios durante la fecha establecida; una vez se haya cumplido el plazo, se dispone de un máximo de 3 días hábiles para la prestación de los servicios con una penalización del 10% sobre el valor de los servicios para ese mes (independiente de otras penalizaciones que hayan sucedido). En caso de cumplirse el plazo de los 3 días sin que se hayan realizado los servicios, se otorgará a la empresa contratista un plazo adicional de 2 días hábiles adicionales para realizarlo, con una penalización adicional de 40% sobre el valor facturado este mes a favor del contratante (independiente de otras penalizaciones que se hayan sucedido) y con la posibilidad de terminación unilateral del contrato por parte del contratante sin prejuicios para este. En caso de que se cumpla el anterior plazo sin que se realicen los servicios se procederá a la terminación unilateral justificada por incumplimiento del contrato debido al contratista, a solicitud del contratante. ANS3. Los servicios deben ser prestados por la compañía contratista con un grado de confiabilidad del 100% sobre el destinatario final, excluyendo eventos de fuerza mayor, casos fortuitos o inconvenientes como fallos en la información provista por la compañía contratante. En caso de fallas que se presenten por parte de la compañía contratista, se permite hasta un máximo de 10% sobre el total de servicios prestados, siempre y cuando la empresa contratista los solucione en un plazo no máximo a 4 días hábiles. En caso de un número de fallas entre 10 y 15% se aplicará una sanción de un 10% sobre el valor facturado de este mes (independiente de otras penalizaciones que se hayan sucedido). En caso de un número mayor de fallos, se procederá a evaluar la terminación unilateral del contrato por parte del contratante, siempre y cuando este lo considere pertinente o el servicio no se efectué en un periodo de 5 días hábiles posteriores a la finalización del límite para corregir las fallas. Estas fallas se miden sobre producto completo, es decir sobre cada pedido que constituye impresión, ensobrado, etiquetado y distribución. La revisión de los mismos se realizará mediante visitas periódicas por parte del contratante y mediante los comentarios sobre el servicio que emitan los clientes del contratante.

8. CONCLUSIONES En este trabajo se pretendió mostrar los diferentes aspectos que se pueden presentar en los momentos de realizar una contratación cuyo objetivo sea un tipo de trabajo en tecnología informática. Mediante los aspectos expuestos en el mismo, se logra cubrir las generalidades a tener en cuenta durante un proceso de contratación. Sin embargo, en lo relativo a aspectos de contratación, aunque el ambiente no es tan dinámico como el que se podría presentar en el desarrollo de tecnologías informáticas, cabe anotar que es de gran importancia mantener la actualidad en cuanto a la información se refiere. 8.1. CONCLUSIONES GENERALES Se puede afirmar que la contratación no sólo es el inicio comercial de cualquier tipo de relación entre dos o más personas, para un intercambio, que en este caso puede ser de servicios o bienes informáticos; adicionalmente podemos ver que este paso conlleva mucho más que esto. Si no se siguen los cuidados necesarios, este compromiso puede ocasionar problemas muy graves como demandas, prejuicios penales, judiciales y económicos, compromisos laborales, y dependiendo del caso particular, prejuicios de otras áreas, con lo que se ve afectado no sólo las empresas participantes sino las personas que tiene algún vínculo con el contrato. Es por esto que se debe ser muy cuidadoso en el momento de analizar un contrato, tener siempre en cuenta la legislación que lo rige, las implicaciones que se están tomando al aceptar un documento de estos, los compromisos y límites que se asumen en el momento de aceptación del documento, la legalidad de todos los puntos ahí expresados, y todos los demás aspectos que se contengan en el documento, el proceso y relación entre las partes, ya que todo esto se encuentra regido por la legislación que se haya determinado en un comienzo. Para el caso que compete a este documento, es decir el de los Ingenieros, es imperante que se utilice la ayuda de expertos en la materia, en este caso abogados consultores e interventores, para así evitar cualquier tipo de perjuicio futuro. Adicionalmente a esto, el contrato constituye, sin lugar a dudas, el documento con el cual se va a basar algún tipo de intercambio comercial; es en este donde debe definirse claramente los objetivos, alcances del proyecto, donde se incluirán los puntos de referencia para la posterior evaluación del desempeño del mismo, donde se están definiendo los cimientos del proyecto a seguir. Es por esto que la importancia en la hechura y conformación del contrato no sólo radica en la parte legal; también se debe realizar pensando en la correcta definición de los aspectos referentes al motivo del contrato. Por esto se hace imperante utilizar metodologías, normas, procedimientos y reglas que garanticen la calidad, uniformidad y posibilidades de repetición de los aspectos del contrato y que permitan plasmar información en el documento que corresponda a las necesidades reales de la empresa contratante, a las expectativas de la misma, y al resultado que se va a obtener por parte del contratista. Es importante lograr la generación de conciencia de la importancia de los contratos entre las personas que trabajan en la realización de proyectos de informática, ya que esto es un aspecto que se puede ignorar, dando prelación a tópicos más orientados a los aspectos técnicos del proyecto, lo que generaría un espacio para problemas anteriormente mencionados. 8.2. CONCLUSIONES SOBRE EL ESTUDIO EN EL TRABAJO DE CAMPO En cuanto al trabajo de campo, al poner en práctica las teorías con la situación real de una empresa, se observa que mucho de lo que se expone, se sigue, como el aspecto legal, pero hay

procedimientos que por costos o conveniencia no se realizan, como lo es la utilización de metodologías para la realización del contrato, o la generación de documentos. Esto no se realiza principalmente, por el tiempo con el que se cuenta para la definición del contrato y la asignación de la empresa contratista. Sin embargo, si se llevara esto a cabo, el nivel de correcciones que se tendría que hacer sería significativamente más bajo, y probablemente no se requeriría de tanto tiempo en los procesos futuros, ya que se encontraría con el paso del tiempo mucho más estandarizado los pasos a seguir para el proceso. El trabajo en la compañía, además, permite constatar que día a día se presentan todo tipo de casos donde se ve involucrada la contratación; desde la sencilla compra de un bien hasta la delegación de funciones o prestación de servicios esenciales por parte de otro ente. Por esto, en ningún momento se debe olvidar el valor que presenta cualquier tipo de contrato y siempre se debe tener presente todo el trasfondo legal y compromisorio al que se está vinculando en el momento de aceptación de un contrato. Sin embargo, al realizar el trabajo de campo en la compañía, surgieron varios inconvenientes como la falta de información de las compañías, el tiempo y los demás proyectos, factores que muy posiblemente, no permiten dedicar todo un equipo de trabajo exclusivamente a la consecución de un proyecto de contratación. Igualmente, al enfrentar el proyecto como tal, se vio que no se disponía de información sobre varias propuestas, que la información disponible es altamente estandarizada (a extremos de contratos de adhesión), y que el ambiente organizacional de las compañías no es tampoco un modelo demasiado organizado. Es decir, usualmente en los casos de contratación, se tiene en cuenta ciertos aspectos, y se evalúan posibilidades con base en estos aspectos, pero por motivos de tiempo, y recursos tanto físicos, como humanos, no es muy probable que se realice todo un montaje de equipo de trabajo y además que se realice este trabajo en conjunto con otra compañía. Esto se da en contratos cuyo monto es altamente significativo, donde la inversión en tiempo y recursos es justificable por la envergadura del proyecto, pero en el caso de trabajos de no tan alta magnitud, es muy probable que se requiera mayor agilidad en el proceso. Sin embargo, son conocido en el ámbito mundial casos de empresas que han logrado estandarizar hasta los más ínfimos procesos, con el apoyo de metodologías como ISO y SA – CMM. (no se hace mención de ningún caso en particular por que éstos cambian día a día. Sin embargo, si se quiere observar alguna de éstas, se recomienda buscar empresas que se encuentren certificadas por los anteriores organismos). Este pues es uno de los objetivos de este trabajo. Si bien es cierto, puede no ser muy fácil el cambio organizacional y la estandarización de los procesos, mediante la inclusión poco a poco de varias de las actividades mencionadas en este documento, se puede llegar a procesos más unificados y mejores resultados en las contrataciones. En la visión sobre los aspectos de los contratos para el caso, se pudo observar que usualmente se recurre a contratos preestablecidos, que podrían denominarse de adhesión. Esto es una de las fallas que se pudieron encontrar en la propuesta de este documento, ya que el mismo está diseñado pensando en la creación de un proceso de contrato y no en la evaluación de una propuesta preestablecida. Aunque no pierde totalmente la validez y permite realizar un buen análisis del documento de adhesión, aspectos esenciales como el control de cambios se pueden ver disminuidos o inclusive eliminados, debido a la presentación del contrato. Otro punto sobre el anterior documento que se puede mencionar es el gran espectro que cubre, lo que hace que cubra mucho tema, pero no llegue a tocar con detenimiento. Por esto se considera que esta guía puede servir como un marco de referencia sobre el cual basarse para la realización de un trabajo en contratación, mas no se puede considerar un manual o documento sobre el cual basarse exclusivamente para un caso de contratación. De hecho, es posible que en algún área tecnológica, donde se pueda aplicar esta propuesta, se parta como una base metodológica de la misma, pero se tenga que recurrir a generar su propia metodología, con base en su experiencia y en su situación.

Adicionalmente, debido a que la este documento no profundiza mucho en algún tema en especial, se presentan muchas carencias de aspectos detallados como lo son: pasos a seguir exactos para cada tipo de contratación, aspectos en cuanto a diferentes tipos de formatos para la documentación de la información, seguridad de la información, y demás similares. Esto es, ya que este documento pretende ser una aproximación a los aspectos de contratación en áreas de contratación tecnológica, más no presenta inclinación ni especialización alguna por un área en particular. El objetivo principal de este documento, más que servir de guía técnica para la realización de un documento de contratación en tecnología, es servir como base para el desarrollo de estas guías especializadas en un tema en especial, y para la estandarización de los proyectos de contratación en las empresas. Además sirve como un punto de partida para futuras investigaciones en el tema, ya que en este se ha tratado de presentar, tratando de ser lo mas objetivo posible, las diferentes metodologías y guías técnicas existentes, y de presentar (a juicio propio) un extracto de lo que se consideraría más útil para los casos de contratación tecnológica. Nuevamente, esto se presenta de manera general y no orientado hacia un caso específico.

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