Comunicação: a peça chave dos planos de Continuidade do Negócio

O que você vai ver aqui? Introdução

O que é um “desastre”?

Liderança

Conectividade

Pesquisa e aconselhamento

Comunicação colaborativa

Contingência

Introdução Só 6% das empresas que perdem grandes

quantidades de dados, arquivos e informações sobre clientes conseguem sobreviver

43% delas não chegam a reabrir

51% fecham em até dois anos (*)

Isso explica a importância de um plano de “Disaster Recovery” ou Continuidade do Negócio

Mas se o plano é vital para a empresa, ele precisa considerar o impacto do desastre no principal ativo de uma organização: as pessoas

E isso é uma atividade de Gestão de Pessoas e Comunicação Organizacional

(*) Estudo da Universidade do Texas - 2007

A perda do espaço de trabalho é um grande impacto na moral e no

relacionamento entre os colaboradores, pois elimina todas

as referências cotidianas e os instrumentos usados pelas pessoas

para interagir e se comunicar

O que é um “desastre”? A queda das Torres Gêmeas foi considerada,

por muitos, como o “desastre”, aquilo que motivou muitas empresas a criarem seus planos de continuidade do negócio

Mas é preciso pensar esta questão de forma muito mais ampla

Segundo o Gartner Group, os planos de continuidade do negócio, atualmente, devem considerar um grande número de possibilidades

Pense apenas o que uma epidemia de gripe poderia acarretar a empresas com equipes enxutas?

Um vulcão na Islândia paralisou o tráfego aéreo na Europa por vários dias.

Isso é um “desastre”? Para muitas empresas foi um desastre significativo

Cenários de desastres Pesquisa do Gartner Group de 2005 aponta os cenários

preferidos pelas organizações para o plano de Continuidade do Negócio

5 fatores de sucesso Um estudo da IBM assinala que os planos de Continuidade

do Negócio de sucesso precisam considerar 5 fatores cruciais:

Liderança Segundo o Gartner Group, os programas de Continuidade de

Negócio em desenvolvimento em empresas dos EUA em 2005 se reportavam aos seguintes executivos

Para o Gartner Group, o executivo ideal para

liderar o plano de Continuidade do Negócio é

o Diretor de Operações, que entende de todos os

processos da empresa. Mas aqui na e-Press nós entendemos a liderança de forma mais ampla e

não apenas operacional, daí porque a liderança

pode e deve envolver um grupo de pessoas

Conectividade Considerando o fato de que os colaboradores da empresa

não estarão juntos, manter a conectividade entre eles é fator decisivo

O Gartner Group recomenda que os planos sejam dirigidos

localmente, especialmente considerando a questão da

conectividade entre as pessoas. Acreditamos nessa premissa e propomos que a

conectividade entre os colaboradores se dê

fisicamente, entre as equipes que darão continuidade ao

trabalho, e virtualmente, por meio de ferramentas

colaborativas. A conectividade que importa é a de pessoas, daí porque o

plano precisa ser dirigido localmente

Pesquisa & Aconselhamento Não foque apenas os processos, busque apoio adicional em

atividades como pesquisa de alternativas, comunicação interna e externa e suporte psicológico a colaboradores, caso necessário

Encontros, reuniões, apoio e suporte a

pessoas que passaram por processos

traumáticos, tudo isso é decisivo para uma

rápida recuperação da moral dos

colaboradores visando a retomada plena dos

negócios

Comunicação colaborativa Esta é a pedra fundamental de todo

processo de Continuidade do Negócio

Crises afetam profundamente os processos de comunicação internos de uma empresa uma vez que esses processos foram pensados para acontecer localmente, internamente, por meio de equipamentos instalados nas empresas

No entanto, não espere que as pessoas interajam de forma natural em uma crise se elas não aprenderam a fazer isso no dia a dia

Nesse sentido, a comunicação colaborativa que é decisiva em uma crise deve ser criada preventivamente, contingencialmente, antes da ocorrência de problemas

Graças às novas tecnologias de informação, processos de comunicação colaborativa são possíveis a baixos custos e com resultados significativos, desde que as pessoas sejam

preparadas para usá-los previamente

Tipos de interaçãoAs interações síncronas são profundamente afetadas em momentos de crise, pois dependem de um local ou de equipamentos como telefones para acontecerem, que podem não estar operantes.Por isso, propomos a construção de uma poderosa ferramenta de interação assíncrona que será o centro do processo de comunicação para a Continuidade do Negócio

Perguntas chaves Segundo a IBM, ao preparar um plano de

comunicação para momentos de crise é preciso considerar:

A empresa tem procedimentos para enviar instruções aos empregados em casa?

Há meios da liderança se comunicar com os colaboradores?

Há sistemas alternativos de comunicação caso os telefones falhem?

Os times de trabalho conseguem contatar a liderança para saber o que está acontecendo e como agir?

Sua empresa preparou processos de comunicação flexíveis, que podem ser rapidamente disparados em caso de necessidade?

Sua empresa preparou mensagens chaves para os empregados com antecipação?

As mais poderosas ferramentas de comunicação colaborativa da

atualidade estão na Internet, muitas delas a custo zero

Contingência

O plano “B” da comunicação não pode significar uma mudança radical em relação ao plano “A”, pois isso o tornará incompreensível e irrealizável

Por isso, propomos um Plano B da Comunicação integrado ao Plano A, mas suficientemente

independente para substituir o primeiro

Nenhum de nós é mais esperto do que todos nós juntos.(Provérbio japonês)

Plano de Comunicação para Projetos de

Continuidade do Negócio (Disaster Recovering Plan)

Plano de comunicação Este plano de comunicação

contempla as premissas essenciais de um plano de Continuidade de Negócios Liderança Pesquisa e aconselhamento Conectividade Comunicação colaborativa Contingência Resultados

Este plano considera fundamental que os processos de comunicação a serem utilizados

em situação de crise devem ser os mesmos utilizados no dia a dia das pessoas

Liderança Os processos de comunicação dependem 100% das

pessoas

É preciso encontrar na organização aquelas pessoas que, junto ao presidente da empresa e ao RH, vão ajudar a liderar esse processo

Para isso, a e-Press propõe:

Apresentação às áreas da empresa desta proposta, colhendo opiniões e sugestões

Identificação, nesse processo, daquelas pessoas que poderiam atuar como formadores de opinião, que vão ajudar na construção das ferramentas colaborativas de comunicação, provendo conteúdo e estimulando as pessoas a se envolverem e participarem

Este time vai liderar a comunicação interna da organização, inclusive em situações de crise

Algumas pessoas lideram os processos de comunicação, são

fonte de referência, são procuradas quando os outros querem esclarecer dúvidas, saber

novidades: são os formadores de opinião. Neste workshop vamos

identificá-los, ouvir suas opiniões e trazê-los para o time que vai

liderar o processo de comunicação em situações cotidianas e de crise

Pesquisa e aconselhamento Uma vez definido o grupo de

líderes, é importante que as pessoas conheçam em detalhes as ferramentas de comunicação que serão usadas no cotidiano e também em situações de crise

Para isso, a e-Press propõe:

Encontro com o grupo de líderes, mais o RH e o Presidente da empresa em um workshop em um sábado pela manhã, com o objetivo de integrar esta equipe, mostrar seu valor e importância e apresentar as ferramentas de comunicação e como elas serão usadas

Situações de crise exigem uma ação clara e direta das lideranças da empresa. Por essa razão, este grupo precisa estar preparado

para assumir esse desafio, encarregando-se de manter as pessoas informadas, atuar para prover conteúdo para os diferentes públicos

da empresa e apoiar a direção da empresa na resolução de todo tipo de problema

Conectividade Os líderes são responsáveis por grupos de pessoas

Nesse sentido, cabe ao líder manter estas pessoas informadas, atualizá-las sobre os últimos acontecimentos, propor temas para discussão:

Por exemplo: estimular as pessoas a tomarem a vacina contra a gripe

Para isso, a e-Press propõe:

Estimular cada líder a fazer um mapa de seu grupo, de modo a reunir o máximo possível de informações sobre estas pessoas e passar a estas pessoas informações sobre como pode ser encontrado

Mais do que conectividade de “sistemas”, em comunicação o que importa é conectividade entre pessoas

Comunicação colaborativa As ferramentas mais poderosas de comunicação

colaborativa estão na Internet e a custo zero

Para isso, a e-Press propõe:

Criar um posicionamento para a empresa na ferramenta de relacionamento NING(*), que será restrito e exclusivo para uso da empresa

Criação de uma Newsletter eletrônica mensal

Produzir vídeos com mensagens do Presidente e dos líderes tratando da importância do assunto e chamando a atenção para aspectos importantes do conteúdo no portal

Produção de apresentações com orientação para procedimento em crise

Publicação de listas de telefones para contatos e endereço de locais alternativos de trabalho

A e-Press fará a manutenção do sistema, publicando apenas conteúdo aprovado pela empresa

A colaboração via ferramentas de comunicação online é o resultado da

colaboração no dia a dia, daí a importância de um plano abrangente

de comunicação, que não envolva apenas uso de tecnologia

(*) Saiba mais sobre o NING no próximo slide

Ning O Ning é uma plataforma online, gratuita, que permite a criação de redes sociais voltadas

para determinados temas

Pode ser fechada, isto é, acessada apenas por senha e para determinado grupo de usuários

Permite a publicação de vídeos, apresentações, documentos, notícias, informações e todo tipo de conteúdo que tanto pode servir para agilizar a comunicação interna de uma empresa como pode ser usado em situações de crise

A comunidade CrisisCamp, do NING, se dedica a distribuir informações que ajudem as pessoas a superar situações locais de crise. Conta com associados em várias partes dos EUA

Newsletter eletrônica mensal Mensalmente, a e-Press vai

produzir uma newsletter eletrônica, para ser enviada por e-mail, com até três notícias que as pessoas poderão acessar no portal NING, como vídeos, apresentações, atualizações

Esta newsletter pode ser enviada também aos públicos externos como representantes, parceiros, clientes

Isso permite manter o tema permanentemente na cabeça das pessoas e levar tráfego ao portal de comunicação interna

Contingência – Plano B Todas as informações publicadas no

NING terão back-up nas seguintes ferramentas online gratuitas Blog Wordpress

Canal de vídeos no Youtube

Canal de apresentações Slideshare

O Slideshare (acima) e o Youtube (à esquerda) já reúnem apresentações e

vídeos sobre Disaster Recovery

Resultados Este plano visa criar um poderoso canal de

comunicação interna para a empresa, hoje inexistente

Este canal será usado para os relacionamentos diários e também em situações de crise, uma vez que as pessoas estarão acostumados a recorrer a ele

No futuro, a empresa pode avaliar investimentos em outros processos de comunicação como, por exemplo, assessoria de imprensa, blog corporativo, presença em redes sociais como Twitter, porque já terá acumulado experiência nesse sentido

Mensalmente, a e-Press vai produzir um relatório detalhado com informações publicadas, informações mais acessadas, interações, trocas de informação, atualizações de conteúdo, para que a direção da empresa possa avaliar os avanços

Este relatório é gerencial e administrativo e permite que

a direção da empresa acompanhe de perto os resultados do plano de

comunicação

Conclusão Este plano de comunicação é totalmente

aderente aos processos de Continuidade do Negócio ou Disaster Recovery

Usa tecnologias de comunicação online, que podem ser acessadas pelos colaboradores, fornecedores e parceiros, de modo remoto e a custo zero

Para torná-las efetivas é necessário envolver as pessoas em sua produção e uso

E devem se tornar um canal de comunicação interna de modo permanente, não apenas em situação de crise

Mais do que papel, brochuras, folhetos ou documentos que as pessoas

guardam em computador, o uso de redes sociais torna a comunicação em situação de crise muito efetiva, pois ela está a salvo de problemas com

acesso à empresa e operacionalidade de redes, podendo ser acessada

remotamente

Mais informações e-Press Comunicação

Marisa Bravo

(11) 2619 1720

marisa@epress.com.br

A e-Press é a mais criativa agência de comunicação da atualidade, propondo integração de meios

convencionais de comunicação a redes sociais a baixos custos.

Conheça mais sobre o trabalho da e-Press aqui no Slideshare ou no blog-site da empresa, que pode ser visto

em www.epress.com.br