1  

CONTENTDM ADVANCED SEARCH TUTORIAL  

Table of Contents 

1. Accessing the Advanced Search Page         1 

2. Navigating the Advanced Search Page        3 

3. Selecting your collection to search          3 

4. Searching within CONTENTdm            4 

5. Focusing your search                4 

6. Performing a search using the show terms help box   6 

7. Search  Results                  7 

8. Searching within the PDF              9 

9. Viewing metadata                     10 

10. Printing                         11 

11. URL’s                          12 

 

 

 

 

 

 1. From the Records and Briefs page Click Advanced Search from the right navigation menu. 

2  

 

This will take you into the CONTENTdm database Advance Search Screen 

 

To select the collection you want to search you will need to  focus on the bottom portion of the Advanced Search screen.  

 

 

 

 

2.  The Advanced Search Screen:  

a) Uncheck Search All Collections 

b) Select Idaho Supreme Court Records & Briefs 

 

3. Selecting your collection to search: 

a) In the right menu: Idaho Supreme Court Record & Briefs is selected 

b) In the middle: Click Add  

c) In the left menu: Idaho Supreme Court Records & Briefs Collection appears 

Your screen should exactly resemble the image below.  

 

 

 

 

 

 

 

3  

 

4. Searching within CONTENTdm : 

a)  Below  is  the  default  search  screen.  This  is  the  top  portion  of  the  advance  search screen.  

 

b) Although not advised, use  this  if  you want  to perform a general unfocused  search within the collection; you may receive more results than needed and/or desired.  

c) Searching across all fields means that you are searching across all the metadata fields designated for searching.  

5. Focused Search: 

  a) Click on Selected fields 

4  

 

  b) Select how you want the database to search your terms.  

 

c) The results will vary, and you can add more fields in which to search by clicking the + or – below the search box.  

 

d) Choose the fields you want to search. These are the only fields that are searchable for this particular collection.  

 

 

  e)  If  you  are  at  a  loss  as  to  the  terms  in  the database  you may  choose  Show  Terms   which will provide a pop up list of terms for a particular field within the database.  

  Example below shows the Associated Docket Numbers field.  

 

5  

6  

 

 

6. Performing a search using the show terms help box: 

  a) Click on the term you want to search 

 

  b) The term is automatically added to the search box. 

  c) Click the box labeled Search  

 

 

 

 

 

 

 

7. Results: 

  a) The search takes you into the result grid of the database. 

 

b) Displayed are the Case Names and the Description field.  

c) Description provides the type of document. 

d) Refine  your  search provides  additional  information  you may want  to use  to  focus your search.  

e) Clicking on the title will take you directly to the document. From there you can search within the whole PDF or choose Document description to look at the metadata.  

7  

8  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Searching within the PDF: 

a)  I want  to search  for all of  the pages with  the defendant‐appellant’s name “Michael Jordan Wright”. I typed it into the Search this object box at the top right, and clicked the Search button. 

9  

   

  b) The next page  shows  the  search  results. You will notice  that  the  search  terms are highlighted  in  the  PDF  document,  and  the  pages  in  which  the  search  terms  occur  are highlighted with red brackets.  

 

 

 

 

 

 

 

9. Viewing metadata: 

  a) Select document description from the upper right drop down menu, and click go.  

10  

 

 

 

b) Fields that are not searchable are black and fields that are searchable are gold. If you click on a searchable field then all of the documents that contain that  information will appear in the grid.  

 

For example,  if  I click on Associated Docket Numbers, then all of the  items with 34017 will  appear  in  the  search  grid.    There  are  currently  7  items with  the  docket  number 34017.  

11  

 

c) Also in this view you will notices the Refine your search section. This section displays the options  to refine your search. Under Description there are two  items that are the Clerk’s Record on Appeal. If you choose Clerk’s Record on Appeal then only those items will appear in the grid. 

 

10. Printing  

a) Printing your document 

 

b) Under document description menu you can either print a subset or print the whole document. When  you  choose  print  another  window  or  tab  will  open  with  the  PDF outside of the database.  

11. URL’s 

a)  If  you want  to  bookmark  or  need  a URL  for  the  item  you  are  viewing  there  is  a Reference URL at the top of the screen.  

12  

 

b)  The Reference URL pops  up  in  another window  and provides  a  static URL  for  the item.