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Índice
Contenido 1. Organización. ............................................................................................................................... 3
2. Manual de funciones. .................................................................................................................. 4
3. Manual de procedimientos. ........................................................................................................ 5
4. Componentes de la organización. ............................................................................................... 6
5. El individuo. ................................................................................................................................. 7
6. Subsistemas de la Gestión de la Recursos Humanos. ................................................................. 9
a. Subsistema de provisión. ...................................................................................................... 10
i. Cuantificación de la demanda. .......................................................................................... 10
ii. Reclutamiento. .................................................................................................................. 10
iii. Selección............................................................................................................................ 10
iv. Inducción. .......................................................................................................................... 10
b. Subsistema de adecuación del Personal. .............................................................................. 10
i. Evaluación de la Eficiencia. ............................................................................................... 10
ii. Movilidad de Personal. ...................................................................................................... 11
c. Subsistema de desarrollo del personal. ................................................................................ 11
i. Capacitación. ..................................................................................................................... 11
d. Subsistema de Preservación de personal. ............................................................................. 11
i. Motivación. ....................................................................................................................... 11
e. Subsistema de control. .......................................................................................................... 11
i. Información. ...................................................................................................................... 11
ii. Control Interno. ................................................................................................................. 12
7. Proceso administrativo. ............................................................................................................ 12
8. Estructuras organizacionales. .................................................................................................... 14
a. Informal. ................................................................................................................................ 14
b. Formal ................................................................................................................................... 14
9. Organigrama. ............................................................................................................................. 14
10. Tipos de estructuras .................................................................................................................. 17
11. Etapas de la estructura. ............................................................................................................. 20
12. Niveles Jerárquicos. ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
13. Bibliografía. ............................................................................................................................... 21
14. Anexos. ...................................................................................................................................... 23
Organización Empresarial y Factor Humano.
1. Organización.
La organización es un concepto muy amplio y difícil de detallarla en una
soladefinición, ya que existen muchos autores que tienen conceptos desde diferentes
puntos de vista.
Es por esta razón que tomando en cuenta a varios autores llegamos a definir el
concepto administración de la siguiente manera:
“Es una entidad social donde recursos humanos, económicos y tecnológicos se juntan
para alcanzar un objetivo en común a través de actividades y funciones especificas
coordinadas, donde se busca alcanzar la eficiencia y la eficacia basados en el proceso
administrativo el cual siempre está en constante interacción con el medio ambiente”.
En tema de personal: La Administración de Recursos Humanos (ARH) se aplica en un
contexto de organizaciones, es decir, que la persona se desenvuelve dentro de una
organización. Para personal el concepto organización es: un sistema de actividades
coordinadas formado por dos o más personas. Una organización sólo existe cuando:
- Hay personas.
- Están dispuestas a actuar conjuntamente.
- Desean obtener un objetivo en común.
La organización está compuesta por:
SOCIOS (PARTICIPANTES) CONTRIBUCIONES (INTEVRSIONES
HECHAS)
EMPLEADOS
Contribuyen con trabajo, esfuerzo,
dedicación personal, desempeño,
conocimiento, habilidades.
INVERSIONISTAS O PROPIETARIOS Contribuyen con dinero, forma de
acciones, préstamos y financiamiento.
PROVEEDORES
Contribuyen con materiales, materias
primas, tecnología, y servicios
especializados
CLIENTES
Contribuyen con dinero para la
adquisición de los productos o servicios
que ofrece la organización y por su
consumo o utilización.
2. Manual de funciones.
Dentro la organización se definirá las funciones de los diferentes puestos de trabajo y
para evitar choques entre los cargos o falta de coordinación en el trabajo, surge la
necesidad de que para cada puesto de trabajo se definan las funciones a realizar. Toda
esta información se sintetiza en el manual de funciones.
El manual de funciones es un instrumento que facilita la asignación de
responsabilidades. En este manual se encuentra el diseño y la descripción de cada
puesto dentro la organización.
También es un instrumento eficaz que ayuda para la evaluación del desempeño.
La ventaja principal de los manuales de funciones es la compresión de lo que cada
puesto debe realizar en la organización.
Los componentes de un manual de funciones son los siguientes:
- Identificación.
- Código del Puesto.
- Nombre de la persona que ocupa el puesto
- Nivel de la estructura.
- Dependencia jerárquica funcional
- Descripción básica
- Funciones específicas.
Cada una de estas partes se detallan con un ejemplo en el Anexo Nº1.
En tema de personal: Dentro de la organización la persona debe adaptarse a todas
las funciones existentes dentro del manual de funciones para un logro de objetivos
que quiere la empresa de su personal.
A la vez, la empresa debe identificar el perfil de las personas, teniendo que adecuar a
la persona con el puesto
3. Manual de procedimientos.
Si bien el manual de funciones recoge “qué” debe hacer cada puesto de trabajo, el
manual de procedimientos recoge la descripción literal y gráfica de los distintos
procesos que se llevan a cabo en la organización según las diferentes actividades que
realice (producción, aprovisionamiento, administración, facturación, etc.). Contiene
por lo tanto la información relativa a:
Adecuación persona-puesto
Perfil del puesto (Manual de funciones)
Perfil de las personas
- Como realizar un proceso.
- Qué puestos de trabajo ejecutan los distintos procedimientos.
Cada una de estas partes de este manual se detallan en el Anexo Nº2
En tema de personal: El individuo, gracias a este manual, sabrá todos a cada uno de
los procesos que se necesitan realizar para conseguir un producto o servicio final que
ofrecerá la organización.
4. Componentes de la organización.
La organización a la vez, se ve afectada por tres componentes que son:
Entradas.- La entrada es todo lo que traslada o recibela organización del medio
ambiente, llamados también insumos el cual se constituye de varios factores como la
información, entornos, energía, materiales, entre otros.
Procesos.- Es donde las entradas se llevan a una serie de transformaciones en su
interior y de donde emergen salidas, está constituida por: trabajo, personas y
organización.
Salidas.- Es la finalización de un sistema, ósea el producto final delaorganización, está
constituida por resultados, respuestas, efectos, entre otros.
Retroalimentación.- Este es un mecanismo que nos ayuda a que parte de la energía
de salida regrese a su entrada para así poder alterarla o corregirlas en sus entradas o
salidas, también nos ayuda a reducir los desvíos con el propósito de regular su
funcionamiento.
En tema de personal: Un ejemplo de los componentes de la organización está:
Retroalimentación: Desempeño de mayor calidad por parte del personal
5. El individuo.
Anteriormente, el individuo era visto más como un insumo teniendo el siguiente
concepto, es un ser que se adopta a una estructura organizacional que depende de una
cultura.
La administración de recursos humanos moderna procura tratar a las personas como
tales y no solo como recursos organizacionales importantes, de esta forma rompe con
ENTRADA: Personas
PROCESO:
Subsitema de motivación
SALIDA:
Personal motivado para realizar sus
funciones dentro la empresa
la tradición de tratarlas como simples medios de producción, es decir, las considera
personas y no simplemente como recursos o insumos.
En la actualidad las organizaciones con éxito invierten más en las personas ya que los
factores de éxito, ya no tienen que ver con el tamaño de la organización, la escala de
producción o los bajos costos; estos factores han perdido importancia, en cambio la
rapidez de respuesta, así como la innovación de productos y servicios adquieren
ahora relevancia. Ya que es un trabajo realizado por las personas.
El individuo es un ser muy complejo a tal punto que las organizaciones no disponen de
datos o medios para comprenderlos en toda su complejidad, y dentro de los factores
que lo hacen al individuo complejo están:
Personas
como personas
Personalidad e individualidad,
aspiraciones, valores, actitudes, motivacion
y objetivos personales.
Tratamiento personal e individualizado
Como recursos
Habilidades, capacidades y experiencias, destrezas y
conocimientos necesarios
Tratamiento estandar, igual y
generalizado
La persona
Club
Escuela
Profesion
Politica Trabajo
Familia
Grupos religiosos
Dentro de la organización también llegan a existir factores internos y externos que
afectan al individuo y a la vez su conducta humana. Podemos mencionar a
continuación:
Factores internos:
- Personalidad.
- Aprendizaje.
- Motivación.
- Percepción.
- Valores.
Factores externos:
- Ambiente organizacional.
- Reglas y reglamentos.
- Cultura.
- Política.
- Métodos y procedimientos.
- Recompensas y sanciones.
- Grado de confianza.
6. Subsistemas de la Gestión de la Recursos Humanos.
Dentro de los subsistemas que el individuo debe realizar en el área de recursos
humanos están los siguientes:
Subsistema de provision
•Cuantificación de la demanda.
•Reclutamiento.
•Selección.
•Inducción
Subsistema de adecuación del
perosnal
•Evaluación de la eficiencia.
•Movilidad del personal
Subsistema de desarrollo del
personal
•Capacitación
Subsistema de Preservación de
personal
•Motivación
Subsistema de control
•Información.
•Control Interno.
a. Subsistema de provisión.
Este subsistema es el encargado de proveer técnicamente de personal a la institución
i. Cuantificación de la demanda.
Establece la cantidad y calidad de funcionarios requeridos por la organización. El
objetivo es evitar que la organización se transforme en una institución
supernumeraria.
ii. Reclutamiento.
Consiste en la atracción de personal requerido por la institución. El objetivo es
proveer al proceso de selección de personal, de la mayor cantidad posible de
postulantes potencialmente calificados para el puesto demandado.
iii. Selección.
Este proceso consiste en saber elegir. El objetivo es proveer a la organización del
potencial humano que se ajuste a las exigencias de los puestos en términos de los
resultados o funciones a alcanzar.
iv. Inducción.
Conocido también como socialización del personal, consiste en establecer un
programa de orientación, tanto al nuevo funcionario, como a aquel que cambia de un
puesto a otro dentro la organización. El objetivo es reducir el tiempo y la tensión que
surgen como consecuencia de la nueva condición laboral.
b. Subsistema de adecuación del Personal.
Establece de manera continua, la relación entre las exigencias del puesto.
i. Evaluación de la Eficiencia.
Consiste en determinar a través de un proceso permanente en qué medida el POA ha
sido ejecutado por cada funcionario. El objetivo es constituirse en un medio para
desarrollar programas de mejoramiento.
ii. Movilidad de Personal.
Consiste en determinar los cambios a los que se sujetarán los funcionarios. El objetivo
es lograr que las potencialidades y desempeño de los funcionarios guarden
correspondencia con la demanda organizacional y por ende con las demandas del
entorno.
c. Subsistema de desarrollo del personal.
El objetivo de este subsistema, es lograr una contribución efectiva de los funcionarios
públicos a la institución.
i. Capacitación.
Consiste en propiciar a corto, mediano y largo plazo la adquisición de conocimientos,
destrezas y/o habilidades sociales y valores en concordancia con las necesidades de la
organización y del entorno.
d. Subsistema de Preservación de personal.
Determina la forma de alentar a los funcionarios para que favorezcan el crecimiento
de la organización.
i. Motivación.
Consiste en propiciar los estímulos económicos y/o psicosociales a los funcionarios
que contribuyen extraordinariamente al desarrollo de la organización.
e. Subsistema de control.
Determina en qué medida los objetivos del Sistema de Administración de Personal
están siendo alcanzados.
i. Información.
Consiste en mantener al día toda la información referida a la Administración de
Personal y los funcionarios. EL objetivo es facilitar la toma de decisiones oportunas y
precisas que conduzcan al logro de los resultados esperados.
ii. Control Interno.
Tiene como objetivo evitar desviaciones en la ejecución que entorpezcan al logro de
resultados programados.
En resumen, el individuo es un componente muy importante dentro la organización,
ya que sin éste la organización no existiría. El individuo es quién ejecuta todo el
proceso administrativo, es decir, planean, organizan, dirigen y controlan.
7. Proceso administrativo.
Planificar.
Es la primera función administrativa; que sirve de base a las demás procesos, siendo
la acción de tomar decisiones para el futuro
Planificar es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuándo hacerlo, y quién ha de
hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde dónde estamos hasta dónde
queremos ir.
El propósito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la organización. Estos
objetivos deben ser lo más claros posibles.
Organizar.
Esta segunda etapa, es de distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo
entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo
para el logro de objetivos de la organización.
Dirigir.
Es la tercera etapa del proceso administrativo. El dirigir es guiar y orientar al personal
de la organización, también implica mandar, influir y motivar a los empleados para
que realicen tareas esenciales para el logro de los objetivos.
Controlar.
La última etapa es controlar, y consiste en establecer sistemas para medir y corregir
las acciones realizadas por los integrantes delaorganización y con esto asegurar que
los objetivos fijados se vayan logrando, por eso cuando se decía que entre más claros y
completos sea lo planeado más fácil será controlar.
En tema de personal: En el siguiente cuadro se señalarán algunos ejemplos del proceso
productivo.
Proceso Administrativo Proceso de selección de personal
Planificar Planificar quiénes serán los responsables
de la Evaluación de Antecedentes Laborales
y requisitos de información.
Organizar Delegar el objetivo planificado a los
miembros del Comité de Aplicación de
exámenes.
Dirigir Orientar al comité acerca de la forma de
evaluación y ponderación de puntaje de los
exámenes
Controlar Verificar la calificación de exámenes
8. Estructuras organizacionales.
Son como el armazón o soporte de toda organización, necesarios para la gestión,
funcionamiento y control de la organización. Estas estructuras deben evolucionar
constantemente en el tiempo para adaptarse a la evolución de la organización.
Existen dos formas de estructuras organizacionales:
a. Informal.
También llamada organización natural, se origina en la necesidad de convivir con los
demás seres humanos. Los individuos, al asociarse con otros en la organización, crean
relaciones personales e integran grupos informales en que cada persona adquiere
cierta posición o estatus.
En este tipo de organización se manifiestanlas costumbres, valores, estilos de vida,
ritos, tradiciones e ideales. A la vez, el tipo de liderazgo que domina en este tipo de
organización es el carismático.
b. Formal
También conocida como organización racional, es una organización compuesta de
cargos funcionales y jerárquicos, cuyas reglas y normas deben sujetarse a todos sus
miembros. El propósito de la organización formal es minimizar los esfuerzos y
maximizar el rendimiento.
9. Organigrama.
Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los
aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema general,
así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo
componen.
En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una
organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus
funciones básicas, entre otras. Se concluye que los organigramas:
Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos
que integran una organización.
Resalta el grado de dependencia así como la ubicación jerárquica de los
diferentes órganos que compone una organización.
Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la
organización.
Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones,
múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o
excesivos de supervisión y control.
Estructura del organigrama
DIRECCIÓN
DEPARTAMENTO
DIVISIÓN
SUBDIVISIÓN
Condiciones que debe cumplir el organigrama de una empresa.
- Precisión. En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus
interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus
niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.
- Vigencia. Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean
constantemente actualizados; por eso se aconseja que el organigrama tenga la
fecha de actualización como también el nombre de los responsables a cargo de
la actualización.
- Uniformidad. Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a
cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar
el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño.
- Objetividad. El organigrama de una organización debe estar en relación a los
objetivos de la organización y que faciliten a su llegada.
- Información. La información dentro de la organización es muy importante. Es
importante que el organigrama de la organización facilite el flujo de
información para la buena toma de decisiones.
- Integración. Conseguir y mantener una efectiva relación e integración con los
deferentes órganos, y especialmente con los órganos interdependientes.
- Adaptación. La organización, por lo general, presenta cambios constantes que
reformulan su estructura. Por tal motivo, el organigrama debe tener la
capacidad de adaptarse a los cambios de la organización.
En tema de personal: El organigrama de una gerencia de Recursos Humanos sería el
siguiente:
Gerencia de
Recursos Humanos
Relaciones Industriales
Capacitación y Desarrollo
Empleos Compensaciones Administración
10. Tipos de estructuras
Existen varios tipos de estructuras organizacionales:
Estructura funcional.
Consiste en dividir el trabajo, establecer la especialización de manera que cada
hombre, desde el gerente hasta el obrero cuente con un conjunto diferente de deberes
y responsabilidades
Estructuras divisionales.
Se centra la atención en el aspecto que se considera clave en el negocio.
Estructura divisional por productos.
La estructura se consigue mediante unidades autónomas por cada producto o grupo
semejante de productos.
Gerente General
Gerente Contabilidad
Gerente Producción
Gerente Marketing
Gerente Ventas
Estructura divisional por zona geográfica.
Supone un agrupamiento de las actividades de la empresa en términos geográficos,
cada división geográfica está a su vez organizada en forma funcional o de productos o
una mezcla de las dos.
Gerente General
Producto X Producto Y Producto Z
Gerente General
Mercado X Mercado Y Mercado Z
Estructura matricial.
Este tipo de estructura se creó originalmente para resolver complejos problemas de
coordinación y realización de grandes proyectos.
11. Etapas de la estructura.
Las etapas de una estructura dependen del tamaño y la diversidad de actividades que
ésta realice. Según esta relación la organización pasa por las siguientes etapas:
Etapa I. Estructura funcional simple.
Mientras la organización es lo bastante reducida para que una persona dirija y
supervise todas las actividades que se desarrollan, la estructura no tiene excesiva
importancia.
Etapa II. Estructura funcional burocrática.
A medida que la organización contrata a más empleados operativos, aumentará la
especialización para coordinar las diferentes unidades. Esto reduce la capacidad de
control por parte del gerente, lo que lleva a la creación de reglas y normas formales
que limiten a los trabajadores de la organización.
Etapa III, IV, V
Con la dispersión geográfica, la complejidad de productos y el aumento del volumen
de ventas, la coordinación tienen que realizarse en otro lugar además de en la
Dirección General. Este proceso da lugar a las estructuras divisionales por tipos de
productos, grupos de productos o estructuras matriciales.
En la organización existe una diferenciación en cuanto a las funciones que se llevan a
cabo, lo que permite distinguir niveles jerárquicos.
12. Bibliografía.
- Diseño y efectividad organizacional. Juan José Gilli.
- Introducción a la administración. Idalberto Chiavenato.
- Organización de empresas. Enrique Benjamín Franklin.
- Introducción a la administración. Richard L. Daft – Dorothy Marcic.
- Introducción a la teoría General de la Administración. Idalberto Chiavenato
- Introducción a la Administración de empresas. Enrique G. Herrscher.
- Las 7 I´s. Monica Soriano.
- Administración de recursos humanos. Idalberto Chiavenato.
13. Anexos.
Anexo Nº 1. Manual de funciones.
GRUPO EMPRESARIAL
INNOVATIME S.R.L.
CODIGO: GEI/03
PAG 1 de 2 MANUAL DE ORGANIZACION Y
FUNCIONES
1. Denominación del cargo: Producción.
2. Estructura Organizacional:
3. Relaciones de autoridad.
a. Depende de: Gerente General.
b. Supervisa a: Jefe de almacén y al Operario.
c. Horario de trabajo: 8:00 – 12:00; 14:00 – 18:00.
4. Objetivos del cargo:
Hacerse cargo de todo lo referente a los procesos productivos, para lograr la
eficiencia y un producto de calidad.
5. Naturaleza del cargo / función básica:
ELABORADO POR:
APROBADO Y REVISADO POR:
GRUPO EMPRESARIAL
INNOVATIME S.R.L.
CODIGO: GEI/03
PAG 2 de 2 MANUAL DE ORGANIZACION Y
FUNCIONES
6. Funciones y responsabilidades:
Optimizar y planificar los recursos productivos de la empresa para obtener un
crecimiento progresivo de la productividad a la vez que se respeten las
condicionantes y especificaciones de calidad.
Organización y seguimiento de la ejecución de todos los trabajos dentro del ciclo
de producción garantizando que, individualmente, cumplen con las
especificaciones establecidas en el sistema de calidad.
7. Requisitos mínimos para el cargo:
Formación académica:
Ingeniería Agrónomo a nivel licenciatura.
Formación laboral:
Experiencia previa en puesto inferior o similar en empresa de tamaño parecida o
inferior de 3 años.
ELABORADO POR:
APROBADO Y REVISADO POR:
Anexo Nº 2. Manual de Operaciones.