contabilizaciÓn pagos a acreedores - … · sap pagos a acreedores 1 ... finanzas / acreedores /...

SSAAPP

Último cambio el:

9/04/a 13:44 Nombre de Archivo: 03. Contabilización Pagos a Acreedores MX Último cambio por: Equipo FI 1 de 32

CONTABILIZACIÓN PAGOS A

ACREEDORES

SSAAPP

PAGOS A ACREEDORES 1.- Salida de pagos: Finanzas / Acreedores / Pagos / Salida de pagos / Pago manual. (Transacción F-53)

Los datos a rellenar en esta pantalla son: - Fecha documento. - Referencia: Este campo es opcional. En él podemos indicar el nº de factura

original que vamos a pagar. - Texto cabecera: Este campo es opcional. En él podemos indicar cualquier

nota que consideremos interesante - Texto compensación: Este campo es opcional. En él podemos indicar alguna

referencia a la partida que compensaremos con el pago. - Clase de documento (“KP”: pago a acreedor). - Datos bancarios:

Cuenta: Cuenta de mayor de banco o caja.

Último cambio el: Nombre de Archivo: 03. Contabilización Pagos a Acreedores MX 2 de 32 9/04/a 13:44 Último cambio por: Equipo FI

SSAAPP

Importe. Fecha valor.

- Selección de partidas abiertas: Cuenta: Cuenta del acreedor. Clase de cuenta (“K”: acreedor). “Otras cuentas”: Si marcamos este flag, accedemos con posterioridad a

una pantalla donde podemos asignar el pago a distintos acreedores, incluso de sociedades diferentes:

“Partidas normales”: Si marcamos este flag, el sistema nos ofrecerá para

tratar únicamente las partidas abiertas del acreedor indicado. “Indicador CME”: Pondremos en este campo aquellos indicadores de CME

para los que queremos visualizar las partidas contabilizadas con CME. Si marcamos el flag “Reparto por antigüedad” el sistema compensará las

distintas facturas del acreedor progresivamente (empezando por las más antiguas), en los casos en que no se conozcan con exactitud las facturas a compensar.

Si marcamos el flag “Búsqueda automática”, el sistema buscará únicamente entre aquellas partidas abiertas que coincidan con el importe indicado y en función del resto de criterios de selección indicados.

A través de los flags incluidos en “Otras selecciones”, podemos limitar aún más la selección de partidas abiertas, según los distintos conceptos, así por ejemplo, si pulsamos el flag “importe”, podemos limitar la visualización de partidas a compensar a aquellas cuyo importe se encuentre dentro del intervalo ó intervalos indicados:


SSAAPP

Pulsando “Tratar partidas” el sistema solo nos ofrece las partidas abiertas cuyo importe se encuentra dentro de este intervalo:

Para el resto de condiciones de selección, se opera de igual manera. Una vez completados los campos necesarios de la primera pantalla de “Salida de pagos”, pulsamos “intro” ó el botón “Tratar PAs” apareciendo la siguiente pantalla con el listado de partidas abiertas:

En esta pantalla aparece un cuadro con las partidas a compensar del acreedor. Para poder contabilizar, es necesario que el campo sin asignar (en la parte inferior derecha de la pantalla) quede a cero. Para ello debemos seleccionar la partida ó partidas que serán compensadas con este pago pinchando dos veces sobre las mismas:


SSAAPP

A continuación podemos pasar a ver el documento a contabilizar. Para ello, seleccionaremos Documento / Simular:

Si todo es correcto, procedemos a contabilizar. Para ello seleccionaremos Documento / Contabilizar ó pulsaremos el icono “Contabilizar”. El sistema nos facilitará el número de documento generado.


SSAAPP

2.- Contabilización de un pago parcial: El procedimiento a seguir es el mismo que para el registro de un pago total: Finanzas/ Acreedores/ Pagos/ Pago manual

Completamos la pantalla de selección, con los datos corespondientes:

Una vez seleccionadas las partidas a compensar del acreedor, vemos la manera de proceder para hacer el pago:


SSAAPP

Pago parcial El pago que vamos a hacer es parcial, no es por el importe total de la factura contabilizada, sino por un importe inferior Vamos a la etiqueta Pago parcial:

En esta pantalla, debemos pinchar dos veces sobre el importe al que vamos a aplicar el pago parcial, y después haremos doble click sobre el campo “Importe pago”, o bien le introduciremos dicho importe de manera manual. De esta forma alimentamos dicho campo con el importe que pagamos, quedando el campo “Sin asignar” a cero.


SSAAPP

A través del menú Documento / Simular vemos el asiento que contabilizaremos:

3.- Programa Automático De Pagos Cuando se realiza el pago a determinados acreedores utilizando siempre las mismas vías de pago y en la misma fecha, tenemos la posibilidad de utilizar un “Programa automático de pagos”, que agilice y facilite esta tarea. La creación de un programa automático de pagos y la contabilización a través del mismo esta explicada en el punto 5. – Pago con efecto. 4.- Pago a acreedor con anticipo A continuación veremos el tratamiento que el sistema da a la compensación de partidas sobre las que existía un anticipo. Finanzas/ Acreedores/ Pagos/ Salida de pagos/ Pago manual


SSAAPP

En esta pantalla completaremos los distintos campos tal y como hemos explicado anteriormente. Es en el campo “Indicador CME” donde debemos indicar “A”, para que el sistema nos muestre además de las partidas abiertas, que anticipos existen:


SSAAPP

En esta pantalla al seleccionar la partida que compensará el pago, se selecciona automáticamente la partida correspondiente al anticipo. De esta manera el importe que queda sin asignar es cero, por lo que podemos pasar a visualizar el documento que contabilizaría: Documento/ Simular

Cuando el pago se realiza a través de un programa automático, no tenemos que indicarle al sistema que existe un anticipo, sino que es el mismo sistema quién al leer las partidas a compensar, también identifica los anticipos existentes sobre las mismas, contabilizando el pago por la diferencia. 5.- Pago con efectos La contabilización de pagos con efectos debe realizarse siempre a través de un programa automático de pagos, pues es la forma de generar el juego de asientos necesarios para el posterior tratamiento de estos efectos. Para definir un “Programa automático de pagos” para el pago con efectos, debemos seguir el siguiente camino en el menú: Finanzas / Acreedores / Pagos /Programa de Pagos (Efectos)


SSAAPP

En esta pantalla, debemos indicar el día de ejecución del programa y un código que identificará al mismo. A continuación debemos pinchar la etiqueta “Parámetros” accediendo a la siguiente pantalla donde definiremos los mismos:

En esta pantalla indicaremos: - La sociedad ó sociedades para las que lanzaremos el programa - Las vías de pago que utilizaremos ( Debemos indicar la vía ó vías que se

tratarán como efectos; en nuestro ejemplo Q – Cheque prenumerado a pagar)


SSAAPP

- La siguiente fecha de contabilización ( el sistema tomará todas aquellas facturas que venzan hasta esta fecha, pero sin incluirla)

- El acreedor ó los acreedores a los que queremos realizar el pago (seleccionando individualmente ó por intervalos)

- Fecha de contabilizacion: Sera la fecha con la que se registrara el documento en el sistema.

- Documentos creados hasta: Esta fecha hace referencia al ultimo día de grabación de documentos que queremos que el programa automatico de pagos tenga en cuenta. Si hoy día 27.01.05, hemos grabado un documento y pretendemos que la propuesta traiga entre otros el documento introducido hoy, esa fecha tiene que ser la de hoy. Si le ponemos una fecha anterior, por ejemplo ayer, los docs.introducidos en el sistema con fecha de registro hoy, no los tendra en cuenta. Por eso es conveniente ponerle la fecha de hoy, es una manera de no olvidarse ningun documento.

A continuación, pinchando sobre la etiqueta “Selección libre”, accedemos a la siguiente pantalla en la que podemos seleccionar ó excluir entre aquellas partidas abiertas que cumplan las condiciones determinadas en “Parámetros”:

Para excluir ó seleccionar alguna partida en particular, desplegamos el match-code del campo “Nom.campo” y elegimos un criterio de selección (en nuestro ejemplo, por nº de documento). En el campo “Valores”, indicaremos que queremos seleccionar ó excluir ( en nuestro ejemplo al seleccionar por nº de documento, indicaremos un nº de documento que decidamos incluir o excluir de la ejecución del pago). Una vez realizada la delimitación, determinaremos si la misma es de selección ó de exclusión. Para ello marcaremos ó no el flag “Excluir valores”. (En nuestro ejemplo excluimos del pago el nº de documento indicado).


SSAAPP

Si no queremos realizar ninguna selección ó exclusión en particular, no completaremos los campos de esta etiqueta. De esta manera el sistema selecciona por defecto todas las partidas abiertas que cumplan las condiciones definidas en “Parámetros”. El siguiente paso será pinchar sobre la etiqueta “Log.adicional” accediendo a la siguiente pantalla:

Marcaremos tres de los cuatro flag (el segundo y el tercero son excluyentes) para poder identificar posibles errores a la hora de lanzar el programa. También debemos indicar el acreedor ó acreedores a los que pagaremos. En este punto sólo nos queda la etiqueta “Impresión y sop. Datos”. Si pinchamos nos aparecerá una pantalla en la que destacamos: • Programa: será el que configuremos para la impresión.

RFFOUS_C tanto en el caso de cheques como de pagarés. • Variante: la selección de criterios que configuremos para la impresión.

CHEQUEP1: Para cheques Lo vemos en la siguiente pantalla, en la que reflejamos un ejemplo para un cheque:


SSAAPP

Pulsaremos el botón “Actualizar variante” para ajustarlo a los datos de nuestro programa. Fecha de ejecución de programa, y caracteristica de identificación, son campos que tenemos que completar con los mismos datos con los que hemos denominado la propuesta de pagos. De esta manera el programa de impresión reconocera cual es el pago para el que tiene que imprimir la carta cheque. En sociedad pagadora y emisora, incluiremos la sociedad con la cual estamos trabajando. Via de pago: En el caso de un cheque seria la Q. El el match code, podemos ver las distintas opciones. Banco propio e ID de cuenta, son los datos bancarios de la cuenta por la que estamos emitiendo estos pagos.Esta cuenta es la que debe figurar en la propuesta una vez revisada y corregida en el caso de que esto último haya sido necesario. Número de remesa de cheques: El que corresponda, desplegando el match code, vemos que sería 1 en el caso de cheques. En “Control de impresión”, marcaremos “Imprimir cheques”, la impresora por la que vamos a imprimir (en la que previamente hayamos colocado la hoja timbrada, si queremos que la carta cheque se imprima en una hoja de este tipo) e impresión inmediata.


SSAAPP

Si queremos imprimir una lista adjunta que nos informe del efecto presentado, lo marcaremos, tambien le indicaremos la impresora, y si queremos imprimirlo en el momento. Esto último solamente lo haremos en el caso de que queramos obtener impresa esta lista. Del resto de campos,destacamos: Numero de partidas lista adjunta: 9999 Sin cierre de formulario: desmarcado La pantalla al final, nos quedaria similar a la que sigue:


SSAAPP

A continuación grabaremos estos datos. Volveremos a la pestaña Status.El sistema nos pide confirmacion para grabar los parametros de la propuesta:

Tras pulsar “Si” en la etiqueta “Status” observamos que aparece el mensaje que confirma que los parámetros se han registrado:

El siguiente paso será planificar la propuesta de pago, para ello pincharemos el botón “Planificar Propuesta”:


SSAAPP

En la pantalla que aparece, podemos determinar una fecha y una hora concreta para lanzar el programa. Si por el contrario queremos lanzarlo en ese mismo momento, marcaremos el flag “Ejecución inmediata” y a continuación pulsaremos “intro”. De esta manera vemos como aparece en la etiqueta “Status” un mensaje confirmando que la propuesta se ha creado. Aun no marcaremos “Crear medio de pago”, puesto que nos emitiria la carta cheque con la con la propuesta, aun sin revisar.

Vemos las pantallas que aparecen cuando pinchamos en algunos pulsadores:

: Nos permite modificar algunas condiciones preestablecidas como puede ser bloqueos de pagos, banco, descuento, etc:

Vemos que en la linea superior, nos indica que este acreedor concreto para el que hemos lanzado el programa de pagos, tiene cuatro partidas, las cuales el sistema las incluye como excepciones, seguramente porque no cumplen con


SSAAPP

alguno de los criterios que hemos establecido, como definidos para que el sistema las incluya a la hora de hacer el documento de pago. Pinchamos sobre esta linea y despues sobre cada linea de documento, y el sistema nos mostrará las razones por las que no ha incluido ese documento en la propuesta: Haciendo doble clic sobre cualquiera de las partidas accedemos a la siguiente pantalla:

Haciendo doble clic sobre la partida, accedemos a la pantalla donde podemos ver la razón por la cual, el sistema no nos ha propuesto la partida para el pago:


SSAAPP

Si pinchamos en las partidas que el sistema si nos propone para el pago podemos: Bloquear una o varias de ellas para el pago en esta ejecución.

También podemos desde esta pantalla cambiar el banco propio por el cual se

dará salida transitoria al pago, para ello pulsaremos el botón


SSAAPP

En esta pantalla elegiremos el banco propio por el cual pagaremos el efecto y pulsaremos el botón

Si se realiza cualquier modificación, esta debe grabarse.

Una vez grabado, lo que nos está indicando esta pantalla es lo siguiente: Incluye cuatro partidas en excepciones, y se pagaran otras cuatro, en las cuales hemos modificado el banco propio.


SSAAPP

: visualiza la propuesta

Ya solo quedaría lanzar el programa (que ya supone contabilización), para ello

pulsamos el botón en la pantalla inicial, apareciendo la siguiente pantalla donde marcaremos el flag “Ejecución inmediata” y si queremos imprimir la carta cheque, marcaremos además el flag “Crear medio de pago” (solo creamos medio de pago una vez revisada y corregida la propuesta)

Tras pulsar “intro” y esperar un momento, aparece la pantalla principal con los mensajes de ejecución del programa y contabilizaciones realizadas:


SSAAPP

Ahora debemos tener en la pantalla de la etiqueta “Status” dos mensajes más: - Se ha realizado la ejecución del pago - Ordenes contabilizadas, creadas y concluidas ( el nº de órdenes creadas y

concluidas debe ser igual) Para ver un informe sobre los pagos realizados y los asientos contabilizados,

podemos pinchar el botón :

Vamos a visualizar uno de los asientos contabilizados:

Vemos como se produce el pago al acreedor, contra la cuenta transitoria de bancos que le hemos indicado al hacer la modificación de la propuesta. Asientos similares, se crearían en el caso de utilizar el programa de pagos masivos, para el pago a varios acreedores.


SSAAPP

Nosotros hemos hecho el ejemplo con un solo acreedor, pero el verdadero sentido del programa de pagos, tiene lugar en pagos masivos. Para el pago a un solo acreedor, es mas recomendable, y rápido utilizar la opción que explicamos a continuación: 6. Pago con impresión de CHEQUE Para poder realizar el pago a un acreedor a través de cheque...e imprimir la correspondiente carta cheque, es necesario que previamente, a la hora de contabilizar la factura, indiquemos en la misma la vía de pago correspondiente (“Q” – Cheque prenumerado a pagar ):

Una vez contabilizada la factura, procedemos a su pago mediante un proceso que a su vez nos permite imprimir la carta cheque. Para ello, seguiremos el siguiente camino en el arbol del menú de usuario. Finanzas /Acreedores/ Pagos / Salida de pagos/ Contab + Impr.form


SSAAPP

En esta pantalla, debemos indicar la sociedad, la vía de pago, el Banco por el que pagaremos y el Nº de remesa que corresponda. Si marcamos el flag “Impresión inmediata” , en el momento de contabilizar se nos imprimirá el cheque, en caso contrario hay que actualizar el spool de impresión. A continuación pulsaremos el botón “Entrar pagos”, accediendo a la siguiente pantalla:

En esta pantalla, debemos indicar el importe a satisfacer y el acreedor al que vamos a pagar. El resto de campos vienen alimentados por el sistema. A


SSAAPP

continuación, pulsaremos el botón “Tratar PAs”, accediendo a la siguiente pantalla:

En esta pantalla, seleccionaremos la partida a compensar con el pago haciendo doble click sobre la misma, de manera que el importe sin asignar quede igual a cero. A continuación podemos ver el documento a contabilizar seleccionando en el menú Documento/ Simular:

Si todo es correcto, pasamos a contabilizar el documento, pulsando el icono

disparando el sistema un mensaje donde nos indica el nº de documento contabilizado.

A continuación pulsamos “intro” y el sistema nos da informacion sobre la orden de impresión creada.


SSAAPP

Si le hemos indicado impresión inmediata, es este preciso momento deberia imprimir el cheque. Si no le hemos indicado la impresión inmediata, deberiamos acudir a Sistema/ Ordenes de spool propias:

Aqui estará nuestra orden, que podemos imprimir en el momento que consideremos oportuno.


SSAAPP

7. Contabilización de una factura y pago de un acreedor sujeto a retención Vamos a considerar un acreedor que es sus datos maestros, se le han indicado los siguientes datos de retención.

Con estos datos, conseguiremos que a la hora de realizar el pago de las facturas a este individuo, el sistema tenga en cuenta que es un acreedor sujeto a retención y haga los cálculos oportunos. Vemos el proceso: Contabilización de la factura: Contabilizamos la factura de la forma habitual.

Al introducir la posición del acreedor, si este esta sujeto a retención el sistema disparará una pantalla de retención con la información que figura en el maestro del mismo.


SSAAPP

Es en esta pantalla donde tenemos que determinar, si el acreedor en esta factura esta sujeto a todas las retenciones que figuran en su maestro, o solo a alguna de ellas, en este caso borrariamos los datos de la que no corresponde: Por ejemplo, si en este caso la factura solo ha de tener la retención del IVA dejariamos la pantalla tal y como sigue:

Si en esta factura no lleva retención de ningun tipo:


SSAAPP

Como vamos a hacer el ejemplo con retención vamos a suponer que esta factura esta sujeta a ambos tipos de retención:

El sistema calcula automaticamente la base y el importe correspondiente de retención en la factura. Aunque cabe la posibilidad de indicarselo manualmente. El documento contabilizado es el siguiente:

Vamos a hacer el pago de esta factura para comprobar como nos calcula las retenciones:


SSAAPP

En el apartado “Importe” figurara la cantidad que sale de caja /bancos, Dicha cantidad se correspondera, con el importe que figura como partida abierta del acreedor, deduciendo los importes correspondientes a las retenciones con las cuales se haya contabilizado la factura.

En la pantalla que nos aparece, la de tratamiento de partidas, pinchamos la correspondiente a la factura que vamos a pagar, observando que en el importe “Sin asignar” queda “0”:


SSAAPP

Si pinchamos sobre la etiqueta “Retención” el sistema nos indica, en el campo Retención, cual es el importe global que ira a las cuentas de retención. En nuestro ejemplo, por el global de los dos tipos de retención a los que esta sujeto el acreedor.


SSAAPP

Simulando el documento:

Vemos como se cancela la partida del acreedor, la cuenta de bancos por la que se paga el importe, y los dos tipos de retención practicados.


contabilizaciÓn pagos a acreedores - … · sap pagos a acreedores 1 ... finanzas / acreedores /...

Documents