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CAP. 1 – LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACION

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CONTABILIDAD BASICA

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CAPITULO 1

LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACION1.1. INTRODUCCION

Este capítulo contiene algunos conceptos que no son imprescindibles para la lectura de los siguientes pero que pueden facilitar su comprensión.

Está dedicado a las organizaciones (personas jurídicas) porque éstas raramente pueden prescindir de los sistemas contables. Por supuesto, las personas tísicas también podrían mantenerlos, pero es muy raro que lo hagan.

1.2. LAS ORGANIZACIONES

Las organizaciones surgen de agrupamientos de personas que procuran obtener uno o mes fines de diverso tipo (económico, cultural, sanitario, etc.).

En rigor, las organizaciones definen sus propios objetivos, que resultan de los objetivos particulares de sus integrantes y de su poder relativo para imponerlos a los demás,

La complejidad creciente de la vida moderna ha afectado la naturaleza, la forma jurídica, el tamaño y el manejo de las organizaciones. Es así que

a) los elementos del contexto varían permanentemente, afectando el accionar de las organizaciones que en él actúan;

b) han aparecido organizaciones con muchos integrantes1, en las cuales:

1) su manejo no puede encararse en forma colectiva y debe dejarse en manos de unos pocos integrantes o de terceros:

2) los objetivos definidos para la organización no satisfacen a todos sus integrantes en igual medida:

c) los gobiernos han ampliado su intervención regulando algunos aspectos del funcionamiento de ciertas personas jurídicas con vistas a la protección de los intereses de quienes no intervienen directamente en su manejo.

1 A veces miles como en el caso de algunos clubes deportivos, algunas cooperativas importantes, y las sociedades cuyas acciones se cotizan en el mercado de valores

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CONTABILIDAD BASICAEstas y otras circunstancias hacen que el papel de los sistemas de información (del que la contabilidad forma parte) sea cada vez más importante

Sin Intentar un estudio profundo de la teoría de la organización podemos afirmar sin riesgo de equivocamos que en cualquier organización2 existen.

a) un número de participantes que han contribuido a su formación:

b) uno o más objetivos básicos;

c) ciertas metas específicas que se derivan de los objetivos básicos:

d) cierta actividad ejercida para lograr la consecución de metas y objetivos que puede estar a cargo de participantes de Ta organización o de Terceros:

e) recursos con que debe contar la organización para el logro de sus fines Son ejemplos de objetivos:

a) en una empresa industrial y comercial:

1) maximizar sus ganancias; o (si esto es mal visto por el público y al empresario le importa):

2) obtener ganancias razonables junto con cierto reconocimiento de la gente; o (si ganar es difícil);

3) sobrevivir hasta que lleguen tiempos mejores;

b) en un hospital: dar la mejor atención sanitaria posible a muchas personas con los costos más bajos que puedan lograrse.

c) En una cooperativa: lograr que sus socios obtengan determinado» bienes y servicios al costo más bajo posible3.

Digresión terminológica: influidos por bibliografía italiana, algunos autores se han referido a este conjunto de elementos empleando el vocablo hacienda4, dándole así una connotación más amplia que la establecida por (a Real Academia Española, para

2 Sea: Una universidad, una iglesia católica, una tienda, el ejército, el estado en sentido amplio, una empresa que produce artículos para el hogar, un sanatorio o un cine club.3 El ejemplo responde a la imagen ideal de una cooperativa. En los hechos hay quienes disfrazan de cooperativas a verdaderas sociedades comerciales.4 Ver, por Ejemplo: AREVALO, Alberto, Elementos de contabilidad general, 8º Edición, Ediciones Selección Contable, Bs. As., 1975, pág. 13

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quien hacienda es el cúmulo de bienes y riquezas que uno tiene.5 En este libro evitaremos ese uso de la palabra hacienda por considerarlo antojadiza y generador de confusiones.

1.3- OPERACIONES DE LAS ORGANIZACIONES

Para alcanzar los objetivos establecidos (y las metas específicas derivadas de ellos), las organizaciones deben actuar. Así, una empresa Industrial y comercial desarrolla generalmente las siguientes actividades, que conforman su ciclo operativo.

a) comprar materias primas y otros insumos;

b) pagar tas compras realizadas teste paso puede ser posterior);

c) transformar los insumos y producir nuevos bienes;

d) vender los bienes producidos;

e) cobrar las ventas efectuadas.

Dada la dinámica de la actuación de cada empresa, los actos operativos te superponen permanentemente (no se espera a que termine uno para empezar con el siguiente).

La duración específica de cada ciclo depende, entre otros factores, del tipo de actividad y del ramo de actuación de la empresa. Puede durar muy poco, como en el caso de la producción y venta de helados, o muchos anos, como ocurre en una bodega que elabora vinos añejados o en una plantación forestal. Por otra parte, las empresas que diversifican actividades tienen diversos ciclos operativos. Acotemos, finalmente, que la duración de los ciclos operativos puede variar en el tiempo de acuerdo con la situación del contexto6.

1.4. RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONES

Las organizaciones necesitan elementos que:

a) les permitan efectuar las actividades específicas necesarias para cumplir con sus actividades;

5 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA, Diccionario de la lengua Española, Vigésima Edición, Madrid, 1984, pág. 178 acepción 26 Por ejemplo, si fuera necesario extender los plazos de cobranza a los clientes.

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CONTABILIDAD BASICAb) le brinden una estructura permanente que sirva de base y facilite dichas actividades.

Los primeros son recursos de rápida movilidad, que pueden incluir

a) el dinero (moneda nacional o extranjera) en efectivo o depositado en bancos7

b) los insumos empleados para producirlos bienes o servicios cuya venta o prestación hace al fin básico de la organización (materias primas, materiales):

c) los bienes en proceso de producción:

d) los bienes terminados y listos para la venta, asi como los adquiridos para su reventa en el mismo estado:

e) los impones a cobrar surgidos de la venta de mercaderías o servicios, cuando ésta es a crédito8

t) los bienes en los que pudieran haberse invertido transitoriamente los excedentes temporarios de electivo (bienes de fácil comercialización en bolsas o mercados, depósitos a corto plazo, etc).

Más permanentes son los recursos humanos (el plantel directivo y laboral encargado de llevar a cabo las actividades del ente) y los bienes (en muchos casos de elevado valor) que no están destinados a la venta pero cuya tenencia es necesaria para poder operar Ejemplos:

a) los edificios (de propiedad del ente) donde se llevan a cabo las actividades de producción, comercialización y administración:

b) los equipos, las máquinas y otros elementos utilizados en el proceso productivo:

c) el mobiliario necesario para la ejecución de labores comerciales y administrativas (escritorios, vitrinas, ordenadores, etc.);

d) los derechos exclusivos al uso de determinados procesos industriales

(Patentes de invención) o nombres (marcas comerciales);

e) ciertos intangibles como et prestigio logrado por la empresa y/o sus productos, la clientela obtenida, etc.;

7 En este libro, usamos la palabra o con su sentido lógico inclusivo, que en algunos textos se expresa y/o.8 Por Ejemplo: A ser pagada dentro de los treinta días de la fecha o en cuotas de importes fijos o variables.

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f) las participaciones permanentes en otros entes cuya actividad está Integrada con la de la organización9

Hay también recursos afectados permanentemente a actividades secundarias, como un inmueble mantenido poruña empresa industrial para su alquiler a terceros Claro está que el hecho de que la actividad sea secundaria no significa que se desvinculada del objetivo principal de la organización (en al caso, el inmueble podría ser mantenido porque su alquiler ayuda a alcanzar el objetivo amplio de obtener ganancias).

No deben confundirse los recursos de la organización con los de sus integrantes Evitar la contusión es fácil en los entes sin fines de lucro y en las empresas organizadas jurídicamente bajo alguna forma societaria. En los casos da negocios personales con un único dueño, el patrimonio afectado a la empresa debe diferenciarse de sus bienes personales. Así, podrá evaluaras el rendimiento de ese negocio como una entidad distinta a su dueño.

La valuación de los recursos es uno de los problemas básicos de la contabilidad y tiene que ver con la naturaleza de los bienes y el grado de dificultad de la tarea de asignarles valores. Este tema será retomado en el cap. 4.

1.5. FUENTES DE LOS RECURSOS

Los recursos empleados por una organización pueden tener diversas fuentes de financiación, como por ejemplo:

a) aportes de los propietarios, como en el caso de una máquina pagada con dinero aportado por los integrantes de una sociedad de responsabilidad limitada;

b) crédito otorgado por el vendedor del recurso es el caso en que se adquieren materias primas a ser pagadas al proveedor a los treinta días da la fecha de su entrega, se encuentre la deuda documentada o no por medio de pagarés.

9 Ejemplo: En el caso de una empresa productora de prendas deportivas, su participación accionaria en otra empresa que tiene a su cargo exclusiva de su producción.

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CONTABILIDAD BASICAc) crédito otorgado por otros terceros, a diferencia del caso anterior, la financiación no está específicamente referida a un bien10 sino que el dinero se obtiene en préstamo y puede destinarse a incrementar cualesquiera de los recursos necesarios11

d) el resultado de las propias operaciones del ente, cuando genera fondos utilizables para adquirir bienes.

Los conceptos enunciados en los Incisos. b) y c) implican obligaciones (pasivos) del ente.

Algunas fuentes de financiación son transitorias: ocurre con las obligaciones que se contraen y cancelan en periodos reducidos, normalmente por la adquisición de mercaderías

Otras fuentes son estables. Así sucede con:

a) los aportes efectuados por los propietarios en forma explícita o a través de la reinversión de parte de las ganancias obtenidas:

b) los préstamos a largo plazo que puedan obtenerse para financiar en forma global la adquisición de varios bienes.

Salvo en casos excepcionales no es posible vincular los recursos con las fuentes de su financiación. En general, la correlación sólo puede darse en términos globales como éstos: los recursos fueron financiados en un 70% con préstamos de terceros, en un 10% con aportes de tos propietarios y en un 20% a través de la reinversión de ganancias.

Tal como sucede con los recursos, no deben confundirse las deudas de una organización con las de sus integrantes.

1.6. LA ADMINISTRACION

La administración intenta combinarlos recursos de la organización de la manara que mejor satisfaga el cumplimiento de sus fines y los objetivos particulares de sus

10 Ejemplo de excepción a esta regla: determinados préstamos de organismos Internacionales de crédito como el BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO deben ser aplicados a la realización de ciertas inversiones específicas.11 Por ejemplo, de un préstamo recibido podía destinarse el 40% a aumentar la existencia de mercaderías, el 30% a instalar un nuevo mostrador y refaccionar el local de ventas, el 20% a soportar la concesión de mayores plazos a los clientes con el objetivo de Incrementar las ventas y el 10% a incrementar el electivo para afrontar obligaciones de próximo vencimiento

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integrantes12. En el caso de las empresas, se espera que la administración coadyuve a la obtención de ganancias que conformen a sus propietarios.

Dado el propósito de esta obra, de los múltiples aspectos que tiene la administración nos interesan especialmente los relacionados con la toma de decisiones y el control, por ser éstas las actividades que más ponen en evidencia la utilidad de los sistemas contables

1.7. EL PROCESO DECISORIO

El manejo de un ente implica la realización continua de las siguientes actividades

a) detectar situaciones que requieren la adopción de alguna decisión;

b) identificar tos principales cursos posibles de acción13, incluyendo (en situaciones extraordinarias) la posible cesación de actividades o el cambio de objetivos o metas;

c) evaluar los efectos esperados de cada uno de los cursos de acción identificados en el paso anterior14

d) seleccionar un curso de acción, que puede consistir tanto en hacer algo como en no hacer nada15

e) actuar de acuerdo con lo oportunamente decidido;

f) captar los resultados reales de lo actuado;

g) comparar los resultados reales con los esperados, establecer si hubo desviaciones importantes o no y, en caso afirmativo:

1) analizar sus causas;

12 Las caracterizaciones de administración, control, información, del proceso decisorio y de otros conceptos, que aparecen en los &1,6 y Sitges. no pretenden ser completas sino tan solo servir para una mejor comprensión de las funciones del sistema contable. Sobre cada uno de los temas indicados hay numerosas obras específicas que los lectores interesados pueden consultar.13 Decimos los principales porque hay casos en que el análisis de los posibles efectos de todos los cursos alternativos de acción no podría completarse dentro del lapso disponible para tomar la decisión o es directamente imposible (esto último ocurre cuando el número de alternativas es infinito, como en el caso en el que se debe fijar una tasa de interés) 14 Para esto se necesitan mecanismos de ponderación, procedimientos para dar consideración a las incertidumbres y pautas para comparar los posibles resultados de los distintos cursos de acción.15 Algunas decisiones de rutina pueden automatizarse o computarizarse.

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CONTABILIDAD BASICA

2) tenerlas en cuenta cuando deban tomarse nuevas decisiones. La ilustración 1.1 resume gráficamente lo recién expuesto.

1.1. El proceso decisorio

1.8. EL CONTROL DE GESTION

La función directiva de controlar incluye la medición y evaluación del cumplimiento de los objetivos, metas y planes de la organización. Se trata de analizar las

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consecuencias de las acciones y de los hechos del contexto para detectar cuándo, dónde, cómo y por qué se produjeron desviaciones respecto de lo previsto.

El análisis de las desviaciones desfavorables producidas deberla permitir:

a) tomar las medidas correctivas para evitar su repetición en el futuro; o

b) corregir los planes del ente, si las desviaciones evidencian errores en la etapa de planeamiento; o

c) llegado el caso, evaluar si las metas y los objetivos establecidos son realmente alcanzables y si puede ser aconsejable discontinuar la actividad del ente.

Cuando las desviaciones son favorables, el análisis de sus causas puede ser útil como base para el estudio de su aprovechamiento en otras operado o para modificar los planes oportunamente efectuados.

Es decir que los tres aspectos de este proceso de control son

A) vigilar el funcionamiento de las actividades (normalmente por comparación con planes u objetivos);

B) detectar y señalar las desviaciones importantes que se produzcan; C) analizar e informar sus causas.

Y, como aparece en la ilustración 1,1, el proceso de control lleva a nuevas tomas de decisiones, realimentando el circuito toma de decisiones-acción-control.

1.9. LA INFORMACION, ASPECTO CLAVE DE LA DECISION

En los desarrollos anteriores nos referimos a la información:

a) como elemento imprescindible para el planeamiento y la toma de decisiones (informaciones sobre variables controlables, recursos, etc.); y

b) como producto del proceso de control de gestión (información sobre las desviaciones respecto de lo programado que a su vez es empleada para tomar nuevas decisiones).

Es decir que la información juega un papel esencial en la gestión administrativa. Para tomar buenas decisiones hay que tener buena información. A estos efectos, puede considerarse que la información es un conocimiento presentado bajo una forma

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CONTABILIDAD BASICAcomunicable y que es útil para la loma de decisiones, lo que implica que debe disminuir la incertidumbre.

La información necesaria para tomar determinadas decisiones puede referirse tanto al ente que debe decidir cómo al contexto. La ilustración 1.2 muestra algunos ejemplos de informaciones necesarias para el proceso decisorio, que se han clasificado en:

a) información patrimonial (sobre los recursos y obligaciones del ente);

b) otra información.

Como veremos a lo largo de esta obra, la información patrimonial debería surgir del sistema contable.

1.10. EL CONTROL PATRIMONIAL

Ademes de los controles de gestión (sobre las consecuencias de las decisiones de los administradores) hay otros que apuntan a la vigilancia sobre los recursos y obligaciones de la sociedad, incluyendo a los que no son objeto de la toma de decisiones (control patrimonial). Así, una organización necesita conocer, en cualquier momento y con un grado razonable de aproximación a la realidad:

a) el monto del efectivo que debería encontrarse en la caja;

b) las unidades de cada mercadería que deberían hallarse en cada uno de los depósitos propios;

c) el detalle de las maquinarias que forman parte de los recursos permanentes de la organización.

d) los bienes (de cualquier tipo) que se encuentren en poder de terceros.

Esta función de control es también aplicable a los bienes de terceros que pueden encontrarse en poder del ente, que son susceptibles de extravío, robo o destrucción, hechos que pueden generar obligaciones al tenedor Son ejemplos de estos bienes:

a) las mercaderías recibidas para su venta en consignación;

b) matrices recibidas de un cliente que se emplean para la producción de determinadas piezas que le son vendidas;

c) materias primas recibidas para realizar trabajos por el sistema de fes-son

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También esta información debería ser proporcionada por el sistema contable

Por supuesto, los controles patrimonios también pueden motivar decisiones (ejemplo; investigar un faltante de mercaderías).

CUESTION DECISION INFORMACION NECESARIA -

PATRIMONIAL OTRA

Compra demateriasprimas

Comprar al contado o a crédito

Fondos disponiblesDeuda actual con el proveedor

Condiciones de financiaciónDescuentos ofrecidos porpago inmediatoMargen no utilizado del créditocon el proveedorTasa de interés de mercada Tasa de inflación esperada Otros compromisos asumidos

Transformación de bienes

Cantidad a producir

Bienes en existencia Pedidos de clientes pendientes de cumplimientoDemanda estimadaCapacidad de producción dela fábrica

Fijación de condiciones de ventas

Precios Plazos Fondos disponibles Condiciones fijadas por la competencia

Intereses Cuentas a cobrar Compromisos asumidos

Otorgamiento de descuernos

Cuentas a pagar Tasa de interés de mercado Tasa de inflación esperada

Requerimiento de compra a crédito por parte de uncliente

Vender o no vender

Saldo de las cuentas del cliente

Límite de crédito otorgadoCumplimiento del cliente con sus obligacionesCondiciones de venta lijadas

1.2. Ejemplos de Información necesaria pare el proceso decisorio

1.11. EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD

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CONTABILIDAD BASICADe lo antes expuesto, surge que la contabilidad integra el sistema de información de una organización y brinda información útil para la toma de decisiones y el control patrimonial.

En los próximos capítulos profundizaremos este concepto

1.12. RESUMEN

Para lograr determinados fines, los seres humanos se agrupan en organizaciones, entes que fijan uno o más objetivos básicos, así como ciertas metas específicas que derivan de ellos. Ejercen cierta actividad para lograr tales objetivos y metas y requieren el empleo de determinados recursos.

Asi, en una empresa industrial y comercial, las actividades que conforman un ciclo operativo incluyen la compra de insumos, su pago, su transformación en nuevos productos, la venta de éstos y el cobro de las ventas efectuadas.

Para realizar sus operaciones, las organizaciones se valen de recursos, algunos de los cuales son da rápida movilidad (el efectivo, las existencias de insumos y productos, las cuentas a cobrar y las colocaciones temporarias de fondos) mientras que otros tienen carácter permanente (activos fijos, bienes intangibles, inversiones permanentes)

Los recursos mencionados pueden financiarse con aportes de los propietarios asumiendo obligaciones con terceros o mediante la reinversión de ganancias

No deben confundirse los recursos y tas obligaciones de una organización con los de sus integrantes.

La administración intenta combinar los recursos de la organización para lograr sus Fines

La gestión administrativa incluye (a toma de decisiones, la ejecución de lo decidido y el control de los resultados provocados por la acción y por los hechos del contexto. El proceso se esquematiza en la ilustración 1.1.

La información juega un papel esencial en la gestión administrativa. Es un elemento imprescindible para el planeamiento y la toma de decisiones (ver ejemplos en la ilustración 1.2) y también una salida del proceso de control de gestión (información sobre las desviaciones respecto de lo programado que a su vez es empleada para tomar nuevas decisiones).

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El sistema contable deberla proporcionar la información para la toma de decisiones que se refiera a los recursos y obligaciones del ente y además facilitar su control.

1.13. PREGUNTAS Y EJERCICIOS

1. Indique sí las siguientes afirmaciones son correctas o incorrectas. Para que una aseveración sea correcta debe serlo totalmente.

a) Los objetivos de las organizaciones son los de sus participantes

b) La contabilidad puede encontrar campo de aplicación no sólo en las empresas sino en otras organizaciones.

c) Con el transcurso del tiempo, los gobiernos fueron aumentando las regulaciones sobre aspectos del funcionamiento de diversos tipos de organizaciones.

d) Toda modificación en los recursos de una empresa va acompañada por una modificación de sus obligaciones.

e) Decidir implica escoger una alternativa de un menú preexistente.

f) Cuanto mejor sea la calidad de la información obtenida, mejores decisiones podrán tomarse.

g) Dada una desviación negativa con respecto a lo planeado, debe modificarse la conducta futura de la organización.

2. Enuncie los pasos básicos que conforman el ciclo operativito de una empresa con actividad exclusivamente comercial

3. Enumere los recursos de rápida movilidad que debería poseer como mínimo una empresa que se dedica a la compraventa de repuestos para automotores.

4. Empleando únicamente las pautas expuestas en este capítulo, clasifique los siguientes recursos y fuentes de la misma empresa referida en el planteo anterior:

a) estanterías para almacenar los repuestos.

b) computador empleado para llevar la contabilidad.

c) cuenta a cobrar al cliente RAUL LOPEZ por venta de repuestos;

d) títulos públicos adquiridos con un exceso temporario de fondos que serán vendidos en los próximos días;

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CONTABILIDAD BASICAe) aporte de los accionistas;

f) préstamo obtenido del BANCO BARRIAL a seis meses de plazo.

g) cuenta a pagar al proveedor VOLTA AUTOOMOTORES S.A. por la compra de repuestos.

5. Enuncie los pasos típicos del proceso decisorio.

6. Explique la relación entre toma da decisiones, control y contabilidad.

7. Anuncie le relación entre al sistema de Informaciones de un ente sin fines de lucro y su contabilidad.

8. Explique la diferencia (de objetos) entre control de gestión y control patrimonial.

9. Presente una lista de informaciones necesarias para decidir sobro el importe que una organización podría invertir transitoriamente en colocaciones a no más de treinta días de plazo.

1.14. SOLUCIONES PROPUESTAS A LAS PREGUNTAS Y EJERCICIOS

1. a) Incorrecto. La coincidencia se da en pocos casos, pues los objetivos de las organizaciones resultan de un proceso político en el cual cada participante trata de imponer sus ideas, que se basan en sus propios fines, los cuales son diversos

b) Correcto

c) Correcto

d) Incorrecto. Puede habar incremento de recursos sin un correlativo incremento de las obligaciones (por ejemplo, cuando se vende con ganancia o los propietarios aportan nuevos capitales)

e) Incorrecto. Podrían no existir decisiones programadas para el problema de resolver el caso.

f) Correcto

g) Incorrecto. No necesariamente debe ser así pues bien podrían haberse producido errores de planificación

2. Son los siguientes:

a) comprar mercaderías,

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b) pagar las compras realizadas (este paso puede ser posterior);

c) vender las mercaderías;

d) cobrar las ventas efectuadas.

3. Los recursos de rápida movilidad mínimos serian efectivo, repuestos y cuentas a cobrar por ventas de repuestos.

4. La clasificación es la siguiente:

a) recurso permanente;

b) recurso permanente;

c) recurso de movilidad rápida;

d) recurso de movilidad rápida (dada la intención de su pronta venta);

e) fuente estable; \

f) fuente transitoria;

g) fuente transitoria.

5. Ver la ilustración 1.1.

6. El control permite determinar si lo ejecutado en función de lo decidido se corresponde con lo planeado y a su vez proporciona informaciones para nuevas decisiones. La contabilidad interviene en la etapa de control pues procesa datos para generar información.

7. La contabilidad de cualquier ente forma parte de su sistema de información

8. El objeto del control de gestión son los resultados de las decisiones tomadas. El del control patrimonial, los recursos y obligaciones del ente (para su vigilancia).

9 Como mínimo deberían obtenerse estas informaciones:

a) patrimoniales (deberían surgir de la contabilidad):

1) efectivo disponible;

2) cuentas a cobrar que vencen en los próximos treinta días;

3) cuentas a pagar que vencen en el mismo lapso;

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CONTABILIDAD BASICAb) otras:

1) presupuesto de cobranzas, basado en la posibilidad efectiva de cobrar las cuentas que vencen en los próximos treinta días y en otros elementos (nuevas ventas, ventas al contado, etc.);

2) presupuesto de pagos, basado en los importes de las cuentas que vencen en los próximos treinta días y en otros elementos (compras al contado, pasivos devengados durante el lapso indicado, etc.);

3) alternativas de inversión posible, con indicaciones sobre su rentabilidad esperada, su liquidez y su seguridad.

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