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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMNISTRATIVOS AREA: CONSULTORÍA JURÍDICA Mayo, 2004

CONSULTORÍA JURÍDICA

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3.1. PROCEDIMIENTO: Asesoramiento y/o control de las actividades legales de la fundación. OBJETIVO: Velar que las actividades legales de la fundación se cumplan con cabalidad y dentro de los requisitos establecidos en la ley.

NORMAS ESPECÍFICAS: - Consultoría Jurídica debe velar por el cumplimiento de todas las leyes, normas o reglamentos que regulan las operaciones y/o actividades de la organización. - Se deben atender las consultas por orden de llegada, y aquellas situaciones de urgencia que lo ameritan.

Responsable Acción

Presidencia, Gerencias, Coordinaciones o Unidades

1. Recibe la solicitud de asesoramiento legal (Consultas verbales y escritas) de Presidencia, Gerencias, Coordinaciones o Unidades.

Consultoría Jurídica 2. Llena formato denominado: “Asesorías legales” o el respectivo.

3. Atiende consultas.

4. Elabora asesoría por escrito.

5. Saca una (1) copia.

6. Envía al solicitante, debe firmar la copia como recibido.

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3.2. PROCEDIMIENTO: Elaboración de contratos de personal.

OBJETIVO: Formalizar las relaciones laborales con el personal que va a ingresar en la Fundación. NORMAS ESPECÍFICAS:

- Consultoría Jurídica debe especificar en el contrato las cláusulas que reflejan los deberes y derechos del personal a ingresar, las que se consideren necesarias.

Responsable Acción

Consultoría Jurídica

Gerencia de Gestión Interna

Coordinación de Presupuestos

Secretaria Ejecutiva

1. Recibe la solicitud de la elaboración de un contrato (esta solicitud deberá contener: cargo, tipo de salario, funciones, tiempo de duración del contrato entre otras especificaciones que se consideren importante).

2. Analiza las especificaciones. 3. Redacta el contrato con tantas cláusulas como sea

necesario (esta dependerá de las especificaciones anteriores).

4. Envía a la Gerencia de Gestión Interna.

5. Revisa y coloca la media firma.

6. Envía a la Coordinación de Presupuestos. 7. Revisa y elabora la ejecución financiera. (Ver

Procedimiento: “Elaborar la ejecución financiera del Presupuesto de Gastos de la fundación. Pág.36 M. N. Y P. P.)

8. Coloca la media firma.

9. Envía a la Secretaria Ejecutiva.

10. Verifica si todas las personas involucradas revisaron el contrato.

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Responsable Acción

Secretaria Ejecutiva 11. Si pasó por los canales regulares se llama a la persona que se va a contratar para que firme el contrato; si no se devuelve al lugar donde se detectó la falla.

12. La persona a contratar firma el contrato. 13. Lleva al Presidente.

Presidencia


14. Revisa y firma. 15. Saca dos (2) copias del contrato. 16. Archiva una (1) copia en Presidencia y la otra se envía a

Consultoría Jurídica. 17. Envía un (1) ejemplar a la Coordinación de Finanzas y

Contabilidad, otro ejemplar se envía a la Gerencia de Gestión Interna para que archive en el expediente de la persona que se va a contratar (Ver procedimiento: “Elaboración y actualización de los expedientes del personal” Pág. 43 ) y el último ejemplar se le entrega a la persona que se contrató.

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3.3. PROCEDIMIENTO: Elaboración de contratos de servicios.

OBJETIVO: Elaborar contratos para recibir servicios con empresas o por honorarios profesionales. NORMAS ESPECÍFICAS: - Se debe revisar con la empresa a contratar todas las normas relacionadas con los aspectos legales, que se van a incluir en el contrato.

Responsable Acción

Consultoría Jurídica 1. Recibe la solicitud de la elaboración de un contrato (esta solicitud deberá contener todas las especificaciones necesarias).

2. Analiza las especificaciones.

3. Redacta el contrato con tantas cláusulas como sea necesario (esta dependerá de las especificaciones anteriores).

4. Saca tres (3) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto y se coloca la media firma.





6. Revisa.

7. Coloca media firma.

8. Envía a la Coordinación de Presupuestos

9. Elabora la ejecución financiera (Ver procedimiento: “Elaborar la ejecución financiera del Presupuesto de gastos de la fundación.” Pág. 36 M. N. Y P.P.).

10. Coloca la media firma.

11. Envía a Presidencia.

12. Verifica si todas las personas involucradas revisaron el contrato.

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Responsable Acción


13. Si pasó por los canales regulares se llama a la empresa que se va a contratar para que firme el contrato; si no se devuelve al lugar donde se detectó la falla.

14. La empresa a contratar firma el contrato.

15. Lleva al Presidente.

Presidencia 16. Revisa y firma.

Secretaria Ejecutiva 17. Saca dos (2) copias del contrato.

18. Archiva una (1) copia en Presidencia y la otra copia se envía a Consultoría Jurídica.

19. Envía un (1) ejemplar a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad, otro ejemplar se envía a la Coordinación de Presupuesto y Servicios Generales y el último ejemplar se le entrega a la persona que se contrató.

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3.4. PROCEDIMIENTO: Preparación de Dictámenes, Informes y otros documentos de carácter legal sobre aspectos requeridos por las autoridades de la institución.

OBJETIVO: Preparar dictámenes, informes y otros documentos de carácter Legal que sean solicitados por las autoridades de la Fundación.

NORMAS ESPECÍFICAS: - Analizar los requerimientos solicitados de acuerdo con las leyes Vigentes. - Elaborar los informes y los otros documentos de acuerdo con las leyes y

reglamentos vigentes

Responsable Acción


1. Recibe la solicitud de las autoridades de la fundación sobre la elaboración y presentación de informes o documentos de carácter legal, con sus respectivos requerimientos.

2. Analiza los requerimientos (este análisis se realizará con las leyes existentes para la resolución de la misma).

3. Elabora el informe o el documento de carácter legal (dependiendo del requerimiento).

4. Saca una (1) copia del informe o documento de carácter legal elaborado.

5. Lleva el informe o el documento de carácter legal con la respectiva copia a las autoridades solicitantes.

6. Firma la copia del informe o del documento de carácter legal elaborado (la persona receptora del informe).

7. Archiva la copia del informe o del documento de carácter legal.

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3.5. PROCEDIMIENTO: Elaboración de convenios entre instituciones y dar seguimiento al mismo.

OBJETIVO: Contribuir al desarrollo de la Fundación, permitiendo mantener continuamente contacto con otros organismos del estado. NORMAS ESPECÍFICAS: - Revisar periódicamente los convenios elaborados.

Responsable Acción

Presidente 1. Recibe la solicitud para la elaboración de un proyecto de convenio (deberá contener: sugerencia de cual va ser el objeto del convenio y demás datos que se consideren importantes).

Consultoría Jurídica 2. Analiza la solicitud (este análisis se realizará con las leyes existentes para la elaboración del mismo).

3. Elabora el proyecto de convenio entre instituciones.

4. Envía al Presidente, a la Gerencia, Coordinación o Unidad que solicitó el convenio (esto dependerá de los requerimientos que se dieron).

Presidente, Gerencia, Coordinación o Unidad solicitante

5. Discute el convenio con las partes interesadas.

6. Envía a Consultoría Jurídica.

Consultoría Jurídica 7. Elabora el convenio definitivo (esto dependerá de lo anteriormente discutido y se elaborarán dos (2) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto, si hay relación financiera se elabora otro ejemplar).


Gerencia de Gestión Interna 9. Revisa y Firma.


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Responsable Acción

Secretaria Ejecutiva 11. Verifica si el contrato paso por los canales regulares, si no paso se remite al lugar donde se detecto la falla; si paso por todos los canales llamar a la persona.

12. Llama a la persona con la que se va a realizar el convenio, para que firme.

13. Firma el convenio.

14. Envía al Presidente

Presidente



15. Revisa y firma.

16. Saca dos (2) copias del convenio.

17. Archiva una (1) copia en Presidencia y la otra copia se envía a Consultoría Jurídica para que realice el respectivo seguimiento.

18. Envía un ejemplar a la(s) persona(s) con quien se hizo el convenio y el otro ejemplar se envía al Presidente, a la Gerencia, Coordinación o Unidad que realizó el convenio, si hay relación financiera se envía un (1) ejemplar a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad.

19. Recibe el convenio y archiva.

20. Revisa periódicamente los convenios elaborados, especialmente las pautas por las cuales se debe regir el mismo

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3.6.- PROCEDIMIENTO: Revisión de convenios de cooperación ya elaborados.

OBJETIVO: Velar que todas las actividades y/o funciones establecidas en los convenios se cumplan de acuerdo a lo planificado. NORMAS ESPECÍFICAS:

- Se debe notificar a Consultoria Jurídica en aquellos casos en que exista un incumplimiento contractual por la otra parte. - Se realizará un análisis con las leyes existentes que están en vigencia.

Responsable Acción


1. Recibe la solicitud para la revisión de un convenio (junto con el convenio que se debe revisar).

Consultoría Jurídica.

2. Analiza la solicitud (este análisis se realizará con las leyes existentes).

3. Elabora recomendaciones del mismo si es necesario; si no es necesario se firma el convenio como revisado.

4. Envía al Presidente, a la Gerencia, Coordinación o Unidad que solicitó el convenio (esto dependerá de los requerimiento que se dieron).



Solicitante

5. Discute el convenio con las partes interesadas.

6. Elabora los lineamientos finales.

7. Envía a la parte interesada que elaboró el convenio.

8. Informa a los interesados del convenio en Fundacite, para la firma del mismo.

Consultoría Jurídica 9. Debe solicitar una (1) copia del convenio.

10. Realiza el respectivo seguimiento.

11. Debe revisar periódicamente los convenios elaborados, especialmente las pautas por las cuales se debe regir el mismo.

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3.7.- PROCEDIMIENTO: Asistencia en materia legal a la fundación.

OBJETIVO: Representar legalmente a la fundación cuando así lo requiera. NORMAS ESPECÍFICAS: - Consultoría Jurídica debe analizar los requerimientos de la solicitud, para preparar el caso. - Existen situaciones en donde Consultoria Jurídica debe asistir con personal de la fundación.

Responsable Acción

Consultoría Jurídica 1. Recibe solicitud de la presencia de Consultoría Jurídica en asistencia de la Fundación.

2. Analiza la solicitud.

3.- Prepara el material o el tema a discutir

4. Acude a la Cita Convenida.

5.- Prepara un informe detallando los resultados.

6.- Envía el informe a Presidencia y a la Gerencia involucrada.

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3.8. PROCEDIMIENTO: Revisión de solicitudes de vacaciones.

OBJETIVO: Garantizar solventar esta necesidad del personal en la fundación. NORMA ESPECÍFICA - Consultoría Jurídica debe recibir la solicitud para las vacaciones del personal.

Responsable Acción

Gerencias, Coordinaciones o Unidades solicitantes

1.- Recibe la solicitud de Vacaciones.

Consultoría Jurídica 2.- Analiza la solicitud

3.- Coloca la media firma

4.- Envía a la Gerencia de Gestión Interna (Ver procedimiento: “Llevar el control del disfrute de las vacaciones del personal”. Pág. 45)

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3.9.- PROCEDIMIENTO: Elaboración de las Indemnizaciones del personal.

OBJETIVO : Preparar y elaborar las indemnizaciones del personal de la Fundación. NORMA ESPECÍFICA: - Consultoría Jurídica debe elaborar las indemnizaciones según lo que indique la ley que rija en ese momento.

Responsable Acción

Gerencia de Gestión Interna 1. Recibe la solicitud para la elaboración de las indemnizaciones de cualquier trabajador de la institución (se deberá especificar todos los datos necesarios del trabajador)

Consultoría Jurídica 2. Analiza la solicitud ( Dependiendo de la ley que rija en ese momento)

3. Busca el expediente del trabajador y la carpeta de todas las nóminas.

4. Elabora las indemnizaciones ( Dependiendo del caso, según lo que indique la ley que rija en ese momento)

5. Firma como elaborado

6. Envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

7. Revisa y coloca la media firma

8. Envía a la Gerencia de Gestión Interna


9. Revisa y coloca la media firma

10. Envía a la Coordinación de Presupuestos.


11. Revisa y Coloca la media firma (Ver procedimiento: “Elaborar la ejecución financiera del presupuesto de gastos de la fundación ”. Pág. 36 M. N. Y P. P.)


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Responsable Acción

Secretaria Ejecutiva 13. Se verifica si se pasó por los canales regulares; si no se pasó se remite al lugar donde se detecto la falla.

14. Envía al Presidente

Presidencia

15. Autoriza y Firma

16. – Envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad (Ver procedimiento: “Elaboración y Gestión de los Pagos de la Fundación “Pág. M. S. y P. C. )

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