Construyendo Confianza con Transparencia y Eficiencia

Alicia Gordillo Amadó Directora Departamento de Compras Banco de la República de Colombia

Agosto de 2014

1. Índices de transparencia y confianza 2. Marco normativo 3. Sistemas de contratación 4. Estructura del Banco de la República y el DC 5. Descripción General del Proceso para la Adquisición

de Bienes y Servicios 6. Proceso de contratación 7. Garantías

Agenda

Índice Nacional de Transparencia – Banco de la República en los primeros lugares. • Visibilidad • Sanción • Institucionalidad

Índices de Transparencia y Confianza

En noviembre de 2013, por cuarto año consecutivo, el Banco de la República fue destacado como la institución que más confianza genera en el país. Así lo informó una encuesta de opinión realizada por Cifras & Conceptos a más de 3.000 líderes nacionales de los medios de comunicación, el sector privado, los partidos políticos, la academia y organizaciones sociales.

Contratación Pública en Colombia – Ley 80 Régimen General de Contratación del Banco Principios:

Marco Normativo

• Igualdad • Moralidad • Eficacia • Economía • Celeridad

• Imparcialidad • Publicidad • Buena fe • Transparencia • Responsabilidad

Independencia Técnico-administrativa

Rendición de cuentas y entes de control

Gestión del riesgo

Procesos de Selección – Equipo de Trabajo

Fuentes de los Recursos para la Contratación

El Departamento de Compras atiende un número de proceso de contratación cercano a los 900 con un equipo de 26 personas.

• Invitación Abierta • Invitación a Personas Determinadas • Contratación Directa • A Iniciativa de Terceros • Casos exentos de la aplicación del RGCB

Sistemas de Contratación

• Política sobre duración máxima de contratos. 2 Años como Máximo • Política sobre adiciones y prórrogas. 50% en Valor – 2 Veces el plazo inicial

Estructura del Banco y del DC Junta Directiva

Gerencia General

Secretaría de la JD

Consejo de Administración

Grupo Juriscol

Dpto. Comunicación y Educación Econ. Y Financ

Gerencia Técnica Gerencia Ejecutiva

Unidad de Econometría

Unidad de Investigación

Coordinación Administrativa

Centro de Información Económica

Sucursal Cartagena

SG – Estudios Económicos

SG – Monetaria y de Inversiones Internacionales

Departamento Jurídico

Dpto. Planeación y Presupuesto

Control Interno

SG – Sistemas de Pago y Operación

Bancaria

SG – Industrial y de Tesorería

SG – Gestión de Riesgo Operativo

SG Cultural

SG – General de Servicios

Corporativos

Dpto. Protección y Seguridad

Unidad de Gestión de Salud

Unidad de Control Disciplinario

Interno

Dir. General de Tecnología

Dir. General de Gestión Humana

Dir. General de Logística e

Infraestructura

Dir. General de Servicios Financieros

Dirección General de Logística e Infraestructura

Departamento de Compras

Departamento de Infraestructura

Departamento de Servicios

Administrativos

•ORGANIZACIÓN Y ESQUEMA DE TRABAJO

•Subdirección •Grupo 1

•Dirección

•Grupo 2 •Grupo 3

Estructura del Banco y del DC

•Contratación

Estructurar Negocio

Validar Negocio

Aprobar Esquema

de Contratación

Adelantar Invitación de Firmas

Evaluar Ofertas

Aprobar Negocio

Comunicar Resultados

Formalizar Contratación

Controlar Ejecución

Cerrar Contratación

Descripción General del Proceso para la Adquisición de BB y SS

Secuencia de un Proceso Estándar

AN AG IG AG AN - AG IG AG AFC AN AN - AGP

Acuerdos de Servicio

Procesos de Importación: 10 Días para el proceso de nacionalización y en el caso de repuestos el tiempo se acuerda en cada caso con el cliente según la cantidad y naturaleza.

Selección del Sistema de Contratación Sondeo de mercado

• Criterios técnicos y comerciales • Documentación del Sondeo

Documento de Invitación – Propuesta Participativa

• Sistema de Gestión de Calidad • Completitud en Requerimientos Técnicos, Comerciales y Legales

Criterios de Evaluación

• Verificación de los aspectos legales y financieros. • Verificación de los aspectos técnicos. • Evaluación económica. • Listas de Control – Riesgos Financieros, Cumplimiento, Imagen,

entre otros.

Proceso de Contratación

Cronograma que define espacios para comunicación posterior a la remisión del documento de invitación (Mínimo 20 días hábiles)

• Reuniones aclaratorias – Documentación por medio de actas. • Ciclos de preguntas y respuestas • Formalidad y Reglas para la comunicación. • En caso de cambios => Instancia de Gasto.

Proceso de recepción de ofertas

• Lugar, hora y fecha establecidas. • Sistema de urna, controles de recepción y levantamiento de actas.

De acuerdo con la naturaleza del proceso el Banco acepta propuestas alternativas, parciales y conjuntas. Causales de rechazo de ofertas.

Proceso de Contratación

Según el objeto, naturaleza de los bienes o servicios y la situación del mercado.

• Pólizas de seguro • Garantía Bancaria a primer requerimiento. • Carta de crédito • Aval bancario • Fiducia en garantía • Retención (en el pago) • Depósito de dinero en garantía.

Algunos Riesgos Previstos: Seriedad de la oferta, buen manejo y correcto uso del anticipo o pago anticipado, cumplimiento de obligaciones contractuales, estabilidad y conservación de la obra, responsabilidad civil extracontractual. – (Como mínimo 10% del Valor de la Contratación – 100% en el caso de anticipo o pago anticipado)

Clausulado básico => Clausula penal, penal moratoria, responsabilidad.

Garantías

Gracias!!!