construcciÓn de obras y mejoras

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ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

CONSTRUCCIÓN DE OBRAS Y MEJORAS

CONSTRUCCIÓN DE OBRAS Y MEJORAS

CPA Raúl A. Vargas Barreto MBA, CFE

Auditor Senior

2Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

Temas a Cubrir

• Programa y objetivos• Definición de términos• Pruebas a realizar• Agencias reguladoras• Hallazgos más comunes



Programa de Auditoría (LA-06A)

• Título: Construcción de obras públicas y

mejoras permanentes

• Se utiliza como guía o modelo

• Puede ser modificado para ajustarlo a la

naturaleza del proyecto o de la unidad

auditada



Subdivisiones del Programa

• Fase inicial• Contratos de Servicios Profesionales (LA-06B)• Proceso de subasta• Proyectos realizados sin subasta pública• Obras realizadas por administración delegada

(LA-06C)



Cont. Subdivisiones del Programa

• Formalización del contrato

• Órdenes de cambio

• Desembolsos

• Finalización del proyecto

• Otras pruebas a realizar

• Conclusión

• Comunicación a la gerencia



Objetivos del Programa

• Determinar si los procedimientos utilizados están de acuerdo con la ley y la reglamentación vigente

• Identificar los indicadores de fraude que existan en los distintos procesos

• Determinar mediante la obtención de evidencia suficiente y competente la comisión de errores o irregularidades por parte de los funcionarios públicos y personas privadas a cargo del desarrollo de las obras



Cont. Objetivos del Programa

• Determinar si los procedimientos utilizados en el otorgamiento de contratos de servicios profesionales están de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable.

• Determinar si los desembolsos se realizaron de acuerdo con lo establecido en el contrato y la reglamentación aplicable.

• Determinar si el contratista cumplió con todas las obligaciones, requisitos y especificaciones antes de emitir la carta de aceptación de la obra.



CONTRATO DE OBRAS



Proyectos a ser auditados (Paso 1-4)

Prepare una relación de los proyectos terminados y en proceso durante el período intervenido (Planificación).Seleccione la muestra (método estadístico o no estadístico)Verifique los documentos de incorporación del contratista

Selección

Considere Querellas radicadas Denuncias en los medios de

comunicación Confidencias Presupuesto asignado para obras Importe individual de los proyectos Órdenes de cambio emitidas

Demandas Pagos de penalidades Atrasos en el desarrollo del

proyecto Paralización del proyecto

10 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores


Contratos de servicios profesionales (Paso 6)

• Se utiliza programa LA-06B

• Procedimientos;– Obtención de contratos (diseño, supervisión,

inspección)

– Estatus profesional de los proveedores

– Método de obtención de servicios (cotizaciones)

– Disposiciones de los contratos



Cont. Contratos de servicios profesionales (Paso 6)

– Cláusulas para proteger los intereses del Municipio– Obligación de fondos– Comparar informes de labor vs. acuerdos en los

contratos– Desembolsos (honorarios, otros reembolsos)– Cheques cancelados– Evidencia de los servicios prestados (diseños,

permisos, etc.)



Proceso de Subasta

• Obtenga una relación de los miembros de la Junta de Subastas y verifique que esté constituida conforme a la ley (Art. 10.004 de la Ley Núm.81) Paso 7

Funciones:– Recibe y evalúa las propuestas recibidas.– Hace las recomendaciones para la adjudicación

del contrato.– La Junta debe contar con un Reglamento

Interno.



Cont. Proceso de Subasta

• Obtenga el expediente de la subasta y examine: – Aviso de subasta (Paso 8)

• Periódico de circulación general• Anuncio (dentro del tiempo establecido)• Las especificaciones eran descriptivas• Fecha, hora, lugar y fianzas

– Actas (Paso 9)• Descriptivas y detalladas• Miembros y licitadores presentes con sus

respectivas firmas• Acuerdos tomados y razones para adjudicar• Encuadernadas y archivadas



Cont. Proceso de Subasta• Obtenga el expediente de la subasta y examine:

– Evaluación y Adjudicación (Paso 10)• Subasta conforme a la ley y la reglamentación

vigente• Prepare una hoja de trabajo comparativa sobre las

licitaciones• Determine si el licitador cumplió con las

especificaciones• Confirme la autenticidad de la fianza de licitación• Si se declara desierta, evalúe la decisión de la Junta• Si la decisión fue basada en la recomendación de un

asesor verifique su peritaje• Verifique el procedimiento para notificar adjudicación• Verifique si hubo alguna impugnación



Proyectos realizados sin subasta

• Determinar las razones para no celebrar una subasta pública (Paso 12)

• Sobre las cotizaciones recibidas determine lo siguiente (Paso 15):– Cómo se solicitaron– Quién las recibió– Cómo se entregaron en la unidad– Quién las evaluó y adjudicó

• Confirme la autenticidad de las cotizaciones (Paso 16)• Determine si la obra contratada fue fraccionada

para evitar el proceso de subasta (Paso 18)



Formalización del Contrato(Paso 20 al 25)

• Verificamos– Se formalizó por escrito antes de

comenzarse el proyecto– Existían asignaciones presupuestarias – Se registró (partida, fondo y año)– Relación del contratista con la entidad– Los Endosos y Permisos se obtuvieran

antes de formalizar el contrato



Cont. Formalización del Contrato (Pasos 20 al 25)

•Verificamos–Aprobado por funcionario autorizado

–Anotado en registro de contratos del municipio y

– fue enviado a la OCPR

–El Contrato concuerda con subasta y licitación

–Contiene las Fianzas y Pólizas requeridas

–Se indica claramente el lugar de proyecto

–Incluyeron las cláusulas requeridas

•Verificamos–Aprobado por funcionario autorizado

–Anotado en registro de contratos del municipio y

– fue enviado a la OCPR

–El Contrato concuerda con subasta y licitación

–Contiene las Fianzas y Pólizas requeridas

–Se indica claramente el lugar de proyecto

–Incluyeron las cláusulas requeridas



Cláusulas del Contrato de Obras(Paso 25-G)

• Fecha del contrato• Seguro Social• Vigencia• Retención del 10%• Penalidades• Cláusulas sobre conflicto de intereses• Otros (refiérase al Anejo 4 del

Programa de Auditoría)



Radicación de Fianzas o Pólizas(Paso 25-D)

– Payment Bond - se compromete a pagar la labor y materiales utilizados en el proyecto.

– Performance Bond - asegura al dueño que el trabajo se va a completar según aparece en el contrato.

– Póliza del Fondo del Seguro del Estado - proteger a los empleados en caso de accidentes ocurridos en el trabajo.

– Otras• Verifique: radicadas antes de formalizar el

contratoAutenticidadEn original



Examen del Expediente de Obras(Pasos 26)

• Verifique documentos originales y examine:– Plano de construcción– Estimado de costo del proyecto– Condiciones generales y especificaciones

técnicas y no técnicas– Breakdown sometido por el contratista– Informes de inspección y supervisión– Orden de comienzo– Órdenes de cambio (Paso 32 al 35 y Anejo 5)



Órdenes de cambio(Pasos 32)• Cualquier trabajo adicional deberá tener una orden de

cambio, examine lo siguiente:– Estén numeradas– Aprobadas por el funcionario, arquitecto y el

inspector antes de realizarse los trabajos– Descriptivas (medidas, materiales, costos y tiempo– Razonables, no exceden el 30 % del costo total del

proyecto y requiere subasta **– No estaban contemplados en el contrato original– Se requirió al contratista las pólizas y seguros

adicionales– Se concedieron extensiones de tiempo– Evaluar la posibilidad de un perito



Desembolsos(Paso 36 y Anejo 6)

• Obtener y examinar:– Relación de Comprobantes de pago, cheques y

certificaciones.• Aprobados por funcionarios autorizados• Cheque a nombre del contratista• Importe del cheque concuerde con el comprobante• Verifique los endosos de cheques y depósitos

– Preparar una liquidación del Proyecto (Anejo 6)

– Certificaciones sometidas por el contratista aprobadas por el funcionario, inspector y contratista

– Retención del 10 % de cada pago parcial

– Se impusieron penalidades por entrega tardía



Finalización del Proyecto(Paso 37)

• Obtener y examinar:– Lista de deficiencias a corregir antes del

pago final del contrato (punch list)

– Substantial completion - Termina período para aplicar daños líquidos por tiempo y comienza el período de garantía. Aprobados por las partes relacionadas

– Se emitió la carta de aceptación

– Se obtuvo permiso de uso



Finalización del Proyecto(Pasos 37 y 38)

• Verifique el informe de inspección final de la obra para:

– determinar si las deficiencias señaladas en el mismo fueron corregidas.

– que se emitió carta de aceptación de la obra.

• Realice una inspección física del proyecto.



Otras Pruebas a Realizar:(Paso 39 y 40)

• Confirme:– el pago de patentes y arbitrios– que la unidad sea dueña de los

terrenos donde realizó la obra



Terminación del Programa

• Conclusión

• Minuta de hallazgos

• Cartas a la gerencia

Discutido anteriormente



Agencias reguladoras

• ARPE

• Autoridad de Acueductos y Alcantarillados (AAA)

• Autoridad de Energía Eléctrica (AEE)

• Corporación del Fondo del Seguro del Estado (CFSE)

• Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico



Agencias reguladoras

• Cuerpo de Ingenieros del Ejército de Estados Unidos

• Departamento de Recursos Naturales y Ambientales

• Instituto de Cultura Puertorriqueña

• Junta de Calidad Ambiental

• Junta de Planificación

• Oficina Estatal de Preservación Histórica



Hallazgos más comunes

• Obras sin permiso de ARPE

• Contratos sin las cláusulas requeridas

• Contratación de obras sin contar con los recursos necesarios

• Obras sin utilidad



Hallazgos más comunes

• Arbitrios de construcción y patentes municipales no cobrados

• Contratación de ingenieros sin las debidas licencias para ejercer la profesión

• Pagos por trabajos no realizados

• Penalidades no impuestas a contratistas por la entrega tardía de las obras



Preguntas



CONTAMOS CON SU

COOPERACIÓN PARA MEJORAR

LA FISCALIZACIÓN Y LA

ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y

DE LOS FONDOS PÚBLICOS

construcciÓn de obras y mejoras

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