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Por medio del cual se adopta el Manual del Interventor para el departamento de Risaralda - administración central- EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DE RISARALDA, en uso de las facultades legales, en especial las ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

CONSIDERANDO: Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia señala “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones…”. Que de acuerdo al artículo 14 de la Ley 80 de 1993, dentro de los medios que puedan utilizar las entidades estatales para el cumplimiento del objeto contractual, se establece que a éstas les compete la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato o convenio. Que dicha responsabilidad abstracta que consagra la ley debe determinarse de manera concreta por la administración, de suerte que los mandatos del legislador no queden en letra muerta y los interventores cumplan con las funciones asignadas de manera que se logren los cometidos estatales que se persiguen satisfacer en la contratación pública. Que el interventor es el servidor de la Administración designado o persona natural o jurídica contratado, encargado de velar por la eficiente y eficaz ejecución del contrato encomendado, sin que pueda entenderse que su función esté limitada a la revisión de resultados, sino también a la función preventiva, esto es tomar las medidas necesarias para lograr el objetivo, o sea, asegurar entre otras, el cumplimiento de las metas contractuales. Que para el ejercicio de la interventoría el representante legal del departamento o en quien se haya delegado la facultad para contratar, será el responsable de la ejecución del contrato o convenio.

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Que el presente manual aplica para todo tipo de contrato o convenio cualquiera sea su naturaleza que celebre el departamento de Risaralda (Administración central). Por lo antes expuesto el Gobernador del Departamento,

DECRETA:

ARTICULO PRIMERO; Adoptar para el Departamento de Risaralda (Administración Central), el Manual del Interventor que a continuación se describe. 1. INTRODUCCIÓN En el presente MANUAL DE INTERVENTORÍA se desarrollan metodologías y procedimientos dirigidos a orientar las actividades de vigilancia, control, asesoría y coordinación en los contratos y convenios que celebra el DEPARTAMENTO DE RISARALDA – Administración Central -. Es un Manual de obligatoria aplicación por parte de los contratistas, interventores, consultores, coordinadores y demás servidores públicos de la Entidad que participan en los procesos contractuales. Igualmente, se convierte en un documento para la orientación de todas aquellas personas, organismos, gremios y asociaciones interesadas en la ejecución y el seguimiento de proyectos y contratos a cargo del DEPARTAMENTO DE RISARALDA – Administración Central -. Este documento contiene las principales acciones y responsabilidades de las partes que intervienen en los procesos contractuales, relaciona la normatividad contractual vigente y un glosario de términos que reduce la ocurrencia de interpretaciones erróneas y lo orienta hacia la mejor comprensión y cumplimiento de los procedimientos. El procedimiento de Interventoría tendrá unos puntos de control, de acuerdo con el sistema de calidad y se establecerán en el mapa de riesgos y en las políticas de operación.. 2. OBJETIVOS Y ALCANCE: El presente Manual de Interventoría tiene como objetivos 2.1. Señalar los lineamientos básicos y responsabilidades durante la ejecución de los contratos o convenios.

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2.2. Su seguimiento y control. 2.3. Como orientar la interacción que debe existir entre el contratista, el consultor, interventor y Coordinador. Para asegurar unidad de criterio, confianza y certeza en sus actuaciones, todo lo anterior hacia el cumplimiento efectivo de la misión institucional. Con la actualización y estandarización de formatos del sistema de calidad. 3. PRINCIPIOS Y VALORES. 3.1 PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES. Los contratistas, interventores y Coordinadores, deben desempeñar su labor con responsabilidad de cumplir una misión importante para el Estado y ante todo para la comunidad. La persona natural o jurídica que sea contratada o designada, según el caso, para desempeñarse como contratista, interventor o coordinador en proyectos que adelante el DEPARTAMENTO DE RISARALDA – Administración Central -, deberá conocer y aplicar los principios que orientan la actividad de la administración pública establecidos en el artículo 209 de la Constitución Nacional, El Código Contencioso Administrativo, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y los decretos reglamentarios, así como, las normas técnicas de calidad en la gestión pública normas ISO 9001:2008 Y NTC-GP-1000:2009. DEFINICION: Igualdad: Es reconocer a los ciudadanos la misma capacidad para ejercer sus derechos para garantizar el cumplimiento del precepto constitucional según el cual "todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozaran de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica. Interés General: Es la probabilidad de alcanzar una ética responsable en pro del interés público, con conductas de eficiencia y transparencia para con los ciudadanos que buscan el servicio de la entidad.

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Transparencia: Facilitar el control social de la gestión garantizando el acceso a la información, de manera clara, nítida y traslucida. Exige que las actividades desarrolladas y la información que de ellas se desprenda, sea tan clara que todos la puedan ver. Participación Ciudadana: Constituye el hecho de proporcionar los mecanismos para que la ciudadanía intervenga individual o colectivamente, en las instancias de toma de decisiones sobre asuntos públicos que le afectan en lo político, económico y social. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Celeridad: Impulso oficioso de los procedimientos. Suprimiendo los trámites innecesarios y utilizando formatos para actuaciones en serie, de acuerdo con su naturaleza. Imparcialidad: Equivale a rectitud, equidad, neutralidad y objetividad. Se tendrá en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ninguna condición. Publicidad: Divulgar los procesos y procedimientos. Las decisiones se darán a conocer oportunamente mediante comunicaciones, notificaciones, publicaciones o el medio que ordena la Ley. Coordinación: Cooperación y articulación entre entidades o persona naturales participantes. Las actividades precisan de un adecuado y lógico nivel de entendimiento, comunicación, interacción e interdependencia. Control: Verificar, evaluar, comprobar, inspeccionar y revisar. Se demostrará disposición a todas las actividades de control que impliquen vigilancia, supervisión y seguimiento a las metas y objetivos propuestos.

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Responsabilidad: Busca el cumplimiento de los fines de la contratación, la vigilancia de la correcta ejecución del objeto contratado y la protección de los derechos de la Entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato, así como, señalar las consecuencias que sufren estos por sus acciones y omisiones. 3. 2. VALORES INSTITUCIONALES Respeto: Alude a ese sentimiento que nos lleva al reconocimiento de los derechos, la dignidad, el decoro de los compañeros y a nuestra abstención de transgredirlos. Es la actitud amable y el trato cortés que se le brinda a una persona, en razón de su autoridad, edad, mérito y su dignidad como ser humano. Honestidad: Es ser sincero, obrando siempre de forma recta y clara. Solidaridad: Es la relación de Unidad que existe entre todos para lograr los objetivos propuestos y alcanzar un fin común. Responsabilidad: Es garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos. Es proteger y cuidar la Entidad, tanto financieramente como en la calidad de los servicios que se prestan. Sentido de Pertenencia: Es la aceptación de la diversidad de opinión social, étnica, cultural y religiosa, la capacidad de saber escuchar y aceptar a los demás, valorando las distintas formas de entender y posicionarse en la vida, siempre que no atenten contra los derechos fundamentales de la persona. 4. LINEAMIENTOS GENERALES. Se pretende dar un marco general, que sirva de directriz para el desarrollo armónico del manual de interventoría y así evitar ambigüedades en su aplicación. 1. Todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato estarán organizados de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación Ley 594 de 2000. 2. Para permitir a la sociedad civil el conocimiento y seguimiento de la ejecución de los proyectos, los contratistas, interventores y coordinadores atenderán las peticiones de los ciudadanos, comunidades y veedurías ciudadanas.

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3. Los contratistas e interventoría deberán velar, de manera especial, por el estricto cumplimiento de la programación de obra o cronograma de actividades establecidos para la ejecución del contrato o convenio. 4. Los interventores externos responderán civil, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad, derivadas de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido sus obligaciones. 5. En todos los contratos o convenios de tracto sucesivo, se suscribirán actas parciales, actas de recibo definitivo y liquidación. En los de ejecución inmediata, como el de compraventa, sólo se requiere el acta de inicio y el acta de recibo donde conste que éste se dio a satisfacción. Excepcionalmente se requerirá de liquidación. 6. Para el cumplimiento de las exigencias de calidad, políticas de operación, los formatos e instructivos y demás documentos serán elaborados con sujeción al tamaño y modelo establecido en el manual de calidad. Cualquier cambio, previa solicitud, deberá ser aprobado por la Secretaria Administrativa, (Coordinación de Calidad) siguiendo el procedimiento interno instituido. Excepcionalmente y para convenios se tendrá en cuenta los formatos de otras entidades, cuando sean estas las que aporten los recursos. 5 NORMATIVIDAD VIGENTE . Todos los interventores, deben tener conocimiento del marco legal bajo el cual se desarrollan los contratos del DEPARTAMENTO DE RISARALDA – Administración Central y estar sujetos a su aplicación normativa vigente. Sin embargo a continuación se enuncia varias decretos, leyes, normas, especificaciones, resoluciones que son de estricto cumplimiento: 1. Los Pliegos de Condiciones, invitaciones públicas, según el caso, así como los contratos o convenios suscritos con el DEPARTAMENTO DE RISARALDA – Administración Central, para el desarrollo de los respectivos proyectos. 2. Los estudios previos, diseños, licencias, permisos o autorizaciones, planos y

especificaciones del proyecto, análisis de precios unitarios etc.

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3. La Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, las normas. 4. Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

5. Normas Comerciales y Civiles vigentes que rijan las materias que aquella o estos

no regulen particularmente. 6. La Ley 99 de 1993 (Ley Ambiental) y sus decretos reglamentarios. 7. La Ley 105 de 1993 - Por la cual se dictan disposiciones básicas sobre el

transporte. 8. Ley 418 de 1997, Ley 548 de 1999, Ley 782 de 2002 y Decreto 128 de 2003,

reglamentario de la Ley 418 de 1997, por las cuales se consagran unos instrumentos para la búsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y en materia de reincorporación a la sociedad civil.

9. La Ley 734 de 2002. - Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. 10. La Ley 789 de 2002. - Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y

ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo del Trabajo.

11. La Ley 816 de 2003. - Por medio de la cual se apoya la Industria Nacional a

través de la Contratación Pública. 12. La Ley 828 de 2003. - Por la cual se expiden normas para el control de la

evasión del Sistema de Seguridad Social. 13. La Ley 850 de 2003. - Por la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas. 14. Las demás normas que sean concordantes.

6 DESIGNACION DEL INTERVENTOR. Todo contrato que celebre la Administración Central del Departamento de Risaralda tendrá por lo menos un interventor.

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La designación del interventor está a cargo del Secretario de Despacho al que corresponda el proyecto a ejecutar, y debe recaer en una persona idónea, con conocimientos y perfil apropiado al objeto de la Interventoría. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al interventor deberá tener en cuenta que el perfil de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así mismo debe brindar la disponibilidad y logística para el desarrollo de las funciones. Así mismo en el oficio de designación deberá entregársele, copia del contrato, copia de las pólizas, aprobadas, copia de la disponibilidad presupuestal copia del registro presupuestal, copia del recibo de publicación, si hubiere lugar u otro documento que requiere el interventor, y se le hará saber al interventor donde se encuentra la totalidad del proceso contractual, para que sea consultado. Por lo tanto el interventor tendrá acceso al proceso sin restricción alguna. Cuando el interventor considere que está impedido para realizar el seguimiento de un contrato por conflicto de intereses y que no puede ejercer dicha Interventoría, así lo hará saber al secretario de despacho respectivo o quien tenga la delegación para contratar que lo haya designado, mediante oficio motivado, quien objetivamente analizará los motivos expuestos y en caso de aceptarlos procederá a expedir un nuevo oficio designando el nuevo interventor, decisión que se notificará al nuevo interventor y se comunicará al contratista. En caso de interventoría externa ésta se escogerá mediante el sistema consagrado en la ley. El Interventor es el servidor publico del Departamento de Risaralda encargado de velar por la eficiente y eficaz ejecución del contrato o convenio encomendado, sin que pueda entenderse que su función esté limitada a la revisión de resultados, sino también a la función preventiva, esto, es, tomar las medidas necesarias para lograr el objetivo de asegurar el cumplimiento de las metas contractuales. Cuando el interventor sea un Servidor Público del Departamento y deba separarse de sus funciones temporalmente, entregará al Secretario de Despacho correspondiente un informe del estado de los contratos detallado, esto es indicando como mínimo, número, año, valor y estado en que se encuentra el contrato, además el nombre del contratista. Sin la entrega de dicho informe no podrá separarse del cargo. El representante legal del departamento o en quien se haya delegado la facultad para contratar designará mientras la ausencia del servidor, mediante oficio o acto administrativo el que lo reemplazará, acto que contendrá los contratos a vigilar y el tiempo. En caso de retiro definitivo se hará el mismo procedimiento.

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En caso de incumplirse esta obligación por parte de algún servidor público será objeto de investigación disciplinaria. Cuando por necesidad de la interventoría, deban colaborar otros funcionarios del Departamento, éstos serán designados por el Secretario de Despacho o Director, quienes apoyarán las actividades del interventor 6.1 OBJETIVO DE LA INTERVENTORÍA. La Interventoría nace en el Artículo 32 numeral 2 de la Ley 80 de 1993 Su función consiste en controlar que el contratista durante la ejecución de su contrato se ciña a los plazos, términos, y demás condiciones contractuales, garantizando la eficiente y oportuna inversión de los recursos establecidos contractualmente, colaborando con el contratista en la correcta ejecución de los trabajos con orden y eficiencia, resolviendo con prontitud los requerimientos técnicos del contratista, previniendo con su experiencia y análisis los posibles inconvenientes técnicos y financieros en el desarrollo del contrato, verificando y supervisando las actividades del contratista encaminadas a cumplir las especificaciones técnicas, actividades administrativas, requerimientos socio – ambientales, legales y presupuestales, establecidos en los Pliegos de Condiciones y en los contratos o Convenios que se celebren, teniendo como referencia los principios establecidos en la Ley 80 de 1.993. Los informes de los interventores serán tomados como fundamento para proferir los actos administrativos respectivos y para la imposición de multas, para declarar la caducidad y hacer efectivas las garantías en caso de ocurrencia del siniestro, por lo que el interventor vigilará que las pólizas se encuentren vigentes durante la vigencia del contrato. 6.2. FACULTADES DE LA INTERVENTORÍA La Interventoría de un contrato cualquiera sea su naturaleza está facultada para actuar de acuerdo con lo establecido en la Ley, con lo estipulado en el correspondiente contrato o convenio y con lo regulado en el presente Manual. El Interventor debe: 1. Requerir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato y en las leyes y normas que le sean aplicables.

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2. Solicitar el cumplimiento de las obligaciones de manera clara y oportuna al contratista. 3. Las instrucciones dadas son de carácter obligatorio para el contratista, si están dentro del marco de la ley y lo pactado contractualmente. Se debe dejar constancia escrita de toda actuación con firma de recibo por parte del contratista. 4. Son de obligatorio cumplimiento recomendar por escrito las acciones necesarias para la mejor ejecución del contrato apuntando a su optimización financiera y técnica. 5. Requerir al contratista los documentos necesarios para la liquidación del contrato y vigilar permanentemente que las pólizas contractuales y post contractuales en valor y vigencia estén debidamente aprobadas por el DEPARTAMENTO DE RISARALDA – Administración Central. 6.3. PRINCIPIOS DE LA INTERVENTORÍA: 1. Los contemplados en la Ley 80/93 en su artículo 23: Transparencia, Economía y

Responsabilidad. 2. Los establecidos en el Código Contencioso Administrativo: Eficiencia, economía,

eficacia, imparcialidad y celeridad. 3. Los establecidos en el presente manual. 6.4. OBLIGACIONES 1. Conocer sobre la organización y la normatividad vigente del DEPARTAMENTO DE RISARALDA – Administración Central. Aplicación en desarrollo del contrato y de interventoría, igualmente deberá tramitar adecuadamente la correspondencia, utilizando los formatos y procedimientos establecidos y cumplir con las disposiciones contenidas en el Manual de Interventoría vigente, resoluciones y decretos que se relacionen con el ejercicio de la interventoría. 2. Todas las órdenes del interventor y del coordinador deberán ser por escrito. 3. Todas las actas y documentos que debe elaborar el interventor o el coordinador deberá hacerse con sujeción a los formatos de calidad establecidos por la entidad.

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4. Toda la documentación que se genere producto de la ejecución de un contrato o convenio debe ser remitida por el interventor o coordinador en el informe final a la Secretaría de Origen en documento original, 5. Verificar las condiciones de las normas y especificaciones vigentes, los estudios previos para la ejecución del contrato o convenio. 6. Elaborar actas de inicio, siempre y cuando se encuentren satisfechos los requisitos de legalización del contrato. (aprobación de pólizas, publicación y registro presupuestal). 7. Exigir al contratista, una vez se tenga el acta de Inicio debidamente firmada, la ejecución del contrato o convenio dentro de los términos establecidos en el respectivo contrato o convenio y en cumplimiento de la programación contractual. 8. Controlar la inversión del anticipo concedido al contratista, vigilando que se invierta en la ejecución del contrato o convenio. Cuando la entidad lo considere dentro del texto del contrato exigirá que el manejo del anticipo se haga mediante cuenta conjunta y autorizando los desembolsos que correspondan a gastos del contrato efectuados y que estén de acuerdo con el programa de inversiones aprobado por el DEPARTAMENTO DE RISARALDA. 9. Llevar, Mantener actualizado y tener disponible el archivo de la interventoría con la correspondencia, informes y demás documentos requeridos para el control de la ejecución del contrato o convenio, en donde se detallen en general todo aquello que permita determinar completamente las características del contrato o convenio ejecutado. Este archivo deberá ser entregado a la Secretaria Ejecutora correspondiente como requisito para el recibo de la Interventoría. 10. Realizar el seguimiento al avance del contrato o convenio cualquiera sea su naturaleza de acuerdo con la programación, de tal manera que si se detectan atrasos e incumplimientos parciales o totales se requiera oportunamente al contratista y de continuar con los mismos incumplimientos, se informe con la debida sustentación al coordinador de contrato y/o al Secretario de despacho correspondiente, junto con la cuantificación del valor de la sanción o multa para el trámite pertinente.

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11. Elaborar acta de recibo parcial de acuerdo con el pliego de condiciones y/o el contrato y con los trabajos ejecutados en el mes o período a reconocer al contratista. Las actas serán suscritas conjuntamente con el contratista y constituyen el soporte para el recibo definitivo del contrato. 12. Conocer al detalle el estado financiero y legal del contrato y controlar las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, así como del trámite de contratos adicionales, actas de modificación, prorrogas, suspensiones, reiniciaciones, etc. 13. Realizar en forma periódica cuando el contrato o convenio y el interés del DEPARTAMENTO DE RISARALDA, lo requieran, en forma conjunta con el contratista, las cantidades o actividades ejecutadas contra las contempladas en el proyecto. Haciendo un balance general del contrato o convenio, contra lo pactado contractualmente. 14. El Interventor tramitará los pagos al contratista, cuantificando las labores realizadas, dentro de los plazos establecidos, y presentará la documentación requerida al funcionario competente de cada Secretaria, una vez el contratista haya acreditado toda la documentación necesaria. 15. El interventor verificará el pago de seguridad social integral y de parafiscales, conforme a las cuantías establecidas en la norma. No podrá autorizarse ningún pago sin el cumplimiento de éste requisito. 16. Emitir concepto durante la ejecución del contrato o convenio y someter a consideración del Ordenador del gasto y el Secretario de despacho correspondiente con la debida justificación técnico-económica, los casos en que se le solicite o presenten: 1. Solicitudes de Adición 2. Prórrogas. 3. Aclaraciones 4. Modificaciones 17. En ningún caso el interventor o el coordinador podrá modificar el objeto del contrato. Tampoco podrá aprobar u ordenar modificaciones en el plazo y valor, ni ordenar cambios en la concepción general de los trabajos, ni realizar modificaciones que impliquen un cambio sustancial en el mismo. No puede pues el interventor,

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modificar las cláusulas del contrato. En caso de ser necesario solicitará mediante justificación la modificación correspondiente. 18. Estudiar las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista que sean de su competencia, resolviendo oportunamente las que estén a su alcance y de las que no, emitir concepto técnico, financiero y legal según el caso, con los correspondientes soportes remitiéndolas al Secretario de Despacho correspondiente. 19. Presentar los informes que servirán como fundamento para proferir los actos administrativos respectivos, para la imposición de multas, para declarar la caducidad y hacer efectivas las garantías en caso de ocurrencia del siniestro. Dichos informes deberán ser claros expresos respecto al incumplimiento parcial o total y así mismo hacer la tasación del valor de la multa o sanción perjuicio que se debe aplicar al contratista incumplido. 20. Verificar que las pólizas permanezcan vigentes. 21 Recibo definitivo del contrato mediante la elaboración del acta correspondiente. 22. Hacer cumplir los requerimientos socio – ambientales establecidos para el proyecto. 23. Exigir al contratista el cumplimiento de todas las normas sobre seguridad industrial y salud ocupacional del personal a su cargo. 24. Cumplir instrucciones y demás obligaciones establecidas por el DEPARTAMENTO. 25. Si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias sobre la interpretación de las cláusulas del contrato que puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer, y no logra llegarse a un acuerdo, el interventor así lo informará por escrito debidamente motivado al ordenador del gasto o quien tenga delegada la contratación para la adopción de las medidas pertinentes. 26. Elaborar los informes que le sean solicitados por el Coordinador del contrato, el director técnico de la Secretaria, del secretario de Despacho competente.

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27. El interventor deberá articular su acción con los grupos de auditores visibles, la publicación de informes de interventoría, la asistencia y participación en los foros con ciudadanos, así como atender y dar respuesta a las observaciones hechas por los auditores visibles 28. Elaborar proyecto de acta de liquidación bilateral o unilateral y allegar la documentación requerida para la liquidación del respectivo contrato o convenio de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. El acta de liquidación, la firmará el interventor que la proyecta, el ordenador del gasto o su delegado, el secretario de despacho donde se originó el proyecto y el contratista. En caso de liquidación unilateral se firmará por el interventor que la proyecta, el ordenador del gasto o su delegado, el secretario de despacho donde se originó el proyecto. 29. Presentar en original al director y/o Secretario de despacho el correspondiente. Informe final. 6.5. FUNCIONES DEL COORDINADOR DE GRUPO: 1. Emitir conceptos sobre el alcance de los estudios previos y especificaciones de los proyectos de la dirección que están a cargo y que sirvieron de base para la elaboración de pliegos de condiciones y la celebración de contratos. 2. ejercer una supervisión general de los contratos o convenios que se estén ejecutando en su área. 3. Solicitar en forma mensual informe sobre la ejecución de los contratos o convenios que se estén ejecutando en el área 4. Formular sugerencias por escrito sobre los asuntos que estime conveniente en desarrollo del contrato o convenio, sin perjuicio de la autonomía propia del Interventor. 5. Participar en la toma de decisiones, en los asuntos que el interventor o el coordinador del contrato o convenio no haya podido dirimir y que requieran apoyo técnico, financiero o administrativo. 6.6. FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CONTRATO:

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1. Ejercer la Interventoría del contrato de Interventoría externa conforme a lo establecido en el presente manual. 2. Servir de puente entre la entidad y el interventor externo. 3. Mediar entre el contratista y el interventor externo. 4. Participar en los comités técnicos del contrato sujeto a Interventoría externa, sin perjuicio de la autonomía propia del Interventor externo.

5. Armonizar la interacción del contratante, el interventor y contratista, para el logro general del objeto contractual que satisfaga las necesidades de la comunidad. 6. Propender por que no se generen conflictos entre las partes y buscar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias. 7. Informar al coordinador de grupo y al secretario de Despacho correspondiente cualquier anomalía sobre la cual tenga conocimiento, y que afecta de manera grave la ejecución del contrato. 8. Hacer entrega de la documentación que requiera el interventor externo para ejercer su actividad. NOTA: La responsabilidad en la toma de decisiones técnicas, financieras y administrativas, respecto del contrato sujeto a Interventoría externa esta en cabeza de dicha Interventoría externa. 7. INTERVENTORIA PARA LOS CONTRATOS DE OBRA PUBLICA. Además de las obligaciones generales, el interventor del contrato debe tener en cuenta lo siguiente. 1. Solicitar al responsable del proyecto en la secretaria correspondiente la información sobre los predios en donde se realizarán las obras, para que estos sean de propiedad o estén a cargo del DEPARTAMENTO DE RISARALDA. 2. Reunión técnica y visita al proyecto. 3. Máximo dentro de los cinco (5) días habiles siguientes a la orden de iniciación del proyecto el interventor coordinará una reunión con el director técnico de la secretaria de correspondiente, el Ingeniero Residente del contratista/interventoría y el

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Coordinador de Contrato. Allí se deberá analizar con el constructor los planos y especificaciones del proyecto, el programa de inversiones, el programa de trabajo, el equipo disponible, las fuentes de materiales, requerimientos de mano de obra y ambientales, sitios de disposición de materiales, manejo del transito, la seguridad de los trabajadores y del público y en general todo aquello que permita el desarrollo normal de las obras. Así mismo, la interventoría aprobará antes de iniciar la ejecución de los trabajos, los procedimientos constructivos, las fórmulas de trabajo y el tramo de prueba que presente el contratista para realizar las diferentes actividades propias del contrato a ejecutar. 4. Hacer entrega de los puntos topográficos necesarios, con sus coordenadas y cotas, que le permitan al constructor localizar adecuadamente el proyecto sobre el terreno y ejecutar las obras correspondientes, así mismo verificar el replanteo que el constructor realice con base en las referencias entregadas. 5. Velar por la oportuna colocación de las vallas. 6. Elaborar actas de vecindad , si del caos. 7. Elaborar actas de inicio, siempre y cuando se encuentren satisfechos los requisitos de legalización del contrato. (aprobación de pólizas, publicación y registro presupuestal) y verificación de afiliación del personal a la seguridad social integral y ARP. 8. Disponer, administrar y mantener, en sitios cercanos a la obra, durante el tiempo de ejecución del contrato, personal profesional, técnico y administrativo, instalaciones, equipos de laboratorio y control, y una organización logística adecuada para el ejercicio de las funciones de interventoría. Según las especificaciones de los estudios previos y pliegos de condiciones. 9. Llevar junto con el constructor un diario de la obra (bitácora) que deberá permanecer disponible en la oficina de campo de la interventoría, en el cual se consignarán todas las instrucciones, observaciones, ejecuciones y determinaciones relacionadas con el desarrollo de la obra. Éste deberá iniciarse el día en que comiencen las Obras. 10. Programar y asistir a los comités de obra.

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11. Exigir registro fotográfico, antes, durante y después de ejecutada la obra. 12. Durante todo el desarrollo del proyecto verificará que el equipo ofrecido por el contratista en su propuesta se encuentre completo y en buen estado de funcionamiento. El interventor exigirá el cambio o adición del equipo necesario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su requerimiento; de no darse cumplimiento a lo anterior, deberá informar al coordinador de contrato y al Secretario de Despacho correspondiente para las acciones a que haya a lugar. 13. Durante todo el desarrollo del proyecto deberá mantener actualizada una relación diaria de los profesionales, trabajadores y equipo del constructor empleados en la ejecución de las obras y en las oficinas o campamentos. El interventor podrá exigir el cambio o adición del personal necesario; de no darse cumplimiento a lo solicitado, deberá informar al coordinador de contrato y a la Secretaria correspondiente para el trámite pertinente. 14. Exigir y/o Efectuar ensayos de campo, de laboratorio para el control de calidad de materiales y productos terminados con el objeto de verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones de construcción. En caso de incumplimiento de éstas, se abstendrá de recibir la obra informando al Coordinador de contrato y a la Secretario de despacho correspondiente para el trámite pertinente. 15. Elaborar acta de recibo parcial de obra de acuerdo con el contrato o pliego de condiciones y con los trabajos ejecutados en el mes o período a reconocer al contratista. Intervenir directamente en la medición y cubicación de las obras ejecutadas, las cuales deben quedar consignadas en una PRE-ACTA detallada. Dichas actas serán suscritas conjuntamente con el constructor y constituyen el soporte para el recibo definitivo de la obra. 16. Llevar un registro de la provisión, consumo y existencia de los materiales explosivos utilizados en la obra, así como la medida de las obras que se realicen con su aplicación, el equipo utilizado y el personal encargado de su manejo. Exigir, además el cumplimiento de las normas vigentes establecidas por el Ministerio de Defensa para su manejo y control 17. Conocer al detalle el estado financiero y legal del contrato y registrar las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, así como del trámite de contratos adicionales, actas de modificación de cantidades de obra, aprobación de precios para Ítem no previstos.

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18. Velar por que el contratista de estricto cumplimiento a la reglamentación vigente sobre señalización temporal durante la etapa de construcción y sobre señalización definitiva, en el caso de estar incluida en el contrato de obra. 19. Velar por que el contratista de estricto cumplimiento en los trámites para la obtención del titulo minero y la licencia ambiental para la explotación de las fuentes de materiales. 20. Verificar con las condiciones de las normas y especificaciones vigentes, los estudios, diseños y planos, requeridos para la ejecución del contrato o convenio. 21. Velar por que el contratista de obra elabore y entregue los planos definitivos de la obra construida, los cuales deben incluir todas las modificaciones realizadas durante la ejecución del proyecto. 22. Llevar, Mantener actualizado y tener disponible el archivo de la interventoría con la correspondencia, informes técnicos, resultados de laboratorio, planos y demás documentos requeridos para el control de la ejecución del contrato, en donde se detallen en general todo aquello que permita determinar completamente las características del contrato ejecutada. 23. En los contratos de obra, se suscribirán actas de recibo, actas de entrega ,acta final y acta de liquidación, si del caso. 24. Colaborar con las entidades encargadas del manejo y control de los recursos naturales, ecológicos y del medio ambiente cuando estas así lo requieran. 25. Emitir concepto durante la ejecución de la obra y someter a consideración del coordinador del contrato, del Ordenador del gasto y el Secretario ejecutor correspondiente con la debida justificación técnico-económica y análisis beneficio – costo, los casos en que se le solicite o presenten: 1. Cambios o modificaciones en el diseño y/o especificaciones iniciales del proyecto. 2. Afectación de predios no indemnizados. 3. Cambios o modificaciones en cantidades de obra. 4. Análisis, comparación y fijación de precios no previstos. 5. Cambios o modificaciones en métodos constructivos. 6. Reprogramaciones.

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7. Fijación de costos y/o tarifas de maquinaria de construcción. 8. Solicitudes de Adición y Prórroga. 26. Elaborar proyecto de acta de liquidación de obra e interventoría y allegar la documentación requerida para la liquidación del respectivo contrato de obra e interventoría de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. (Acta de Visita Previa, Acta de Recibo Definitivo, relación de pagos, Certificación con los debidos soportes del Pago Parafiscales hasta el mes final de obra e interventoría, Certificación Bancaria de cierre de cuenta de anticipo, cuando hubiere lugar, Paz y Salvo de proveedores, Borradores o definitivas Actas de Liquidación y pólizas actualizadas y aprobadas, y otros) 8. FUNCIONES DEL INTERVENTOR EN EL SECTOR SALUD: Para todos los contratos de prestación de servicios de Salud, se designarán dos interventores así: Esta Interventoría deberá estar sujeta a las normas que expida el departamento de Risaralda o las autoridades de salud competentes. 8.1. Interventor Técnico

Será el encargado de realizar la Interventoría a los servicios facturados, examinando la consistencia entre los diagnósticos de entrada y salida, los procedimientos diagnósticos y los exámenes de laboratorio realizados, los tratamientos aplicados y la pertinencia de las cirugías y los medicamentos suministrados con el diagnóstico, relacionando todo lo anterior con el sexo y la edad de los pacientes. Determinará de acuerdo con la normatividad vigente, las atenciones de urgencias y demás prestaciones de servicios de conformidad con la Interventoría clínica efectuada.

Verificar que el cumplimiento del objeto contratado se realice guardando los parámetros técnicos contratados.

8.2. Interventor Administrativo:

Funcionario responsable de la Interventoría administrativa de los contratos y de refrendar con su firma dichos procesos.

Estandarización y formulación de los procesos de Auditoria e Interventoría de los contratos acorde con lo establecido en el Decreto 4747 de 2007 y

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Resolución 3047 del 14 de agosto de 2008, relacionado con Soportes de las facturas de prestadores de servicios, Manual Único de glosas, devoluciones y respuestas dentro de los tiempos, procedimientos para regular la relación entre los prestadores de salud y entidades responsables del pago.

Aplicación de los formatos establecidos en el Decreto 4747 de 2007 y la Resolución 3047 de 2008.

Diseño, actualización, seguimiento y reporte de la base de datos consolidado de los contratos ejecutados e intervenidos.

Reuniones de unificación de criterios y seguimiento con el gerente del proyecto y/o interventor técnico.

Gerente y coordinador de la agenda del proceso de auditoria. Recibo de cuentas de cobro, revisión inicial de que se encuentren con los

soportes. Elaboración de las Actas y Ordenes de pago. Apoyo a los interventores técnicos en la auditoria de cuentas en los siguientes

aspectos: confrontación entre los valores facturados y los valores contratados, acorde con la tarifa presentada como propuesta, confrontación de sumas facturadas y totalizadas, confrontación de la presencia y pertinencia de los soportes que demuestran que el beneficiario del servicio es el incluido en el objeto del contrato y de la verdadera prestación o entrega del servicio o bien facturado, elaboración de glosas, notas crédito y debito.

Refrendar con su firma los aspectos auditados en los formatos que para tal fin diseñe el interventor administrativo y/o Profesionales de la Secretaria previa aprobación por parte del Comité de Calidad.

Enviar copia de todos los documentos que se generen en cumplimiento de la labor de interventor y Acta de Interventoría a la Dirección de Contratos de la Secretaria Jurídica.

8.3. INTERVENTORIA PARA EL RÉGIMEN SUBSIDIADO Se encuentra reglamentada por la Resolución No. 660 del 25 de febrero de 2008 y el anexo técnico del 25 de febrero de 2008, con el objeto de fortalecer, acompañar, realizar seguimiento, verificación y evaluación de la operación del Régimen Subsidiado tales como la identificación, selección y priorización de beneficiarios, afiliación, contratación y gestión financiera del Régimen Subsidiado, se lleven a cabo de conformidad para garantizar el acceso de la población al Sistema General de Seguridad Social en Salud, bajo los principios de calidad, oportunidad, eficiencia y eficacia

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El Departamento asigna un interventor para la supervisión de los contratos con cada uno de los municipios que reciben recursos del Sistema General de Participaciones, ellos a su vez subcontratan con las EPSs para la ejecución y la interventoría de estos contratos debe ser ejercida por una Persona Jurídica que se encuentre inscrita y habilitada como interventor del Régimen Subsidiado en la Secretaria de Salud, contrato adjudicado mediante Concurso de Méritos 8.4. Objetivos de la interventoría del Régimen Subsidiado

Verificación del cumplimiento del marco normativo: Se refiere a la verificación

que la entidad interventora realiza, acerca del cumplimiento, por parte de las entidades responsables de garantizar el acceso a los servicios de salud de la población afiliada al régimen subsidiado, de las respectivas normas aplicables.

Eficiencia: Hace relación a las actividades de evaluación que la entidad interventora, ejerce sobre las entidades territoriales y EPS`s, en torno a la utilización social y económica de los recursos administrativos, técnicos y financieros disponibles.

Eficacia: Se refiere a la evaluación que realiza la entidad interventora, sobre el acceso real y oportuno de los afiliados al Régimen Subsidiado en términos de equidad, libertad de elección, protección integral, participación social y calidad.

Información: Se refiere a la información que la entidad interventora debe proporcionar, la cual debe ser verificable, comparable, relevante, pertinente, comprensible y confiable.

Nota: Para la realización de la Interventoría a los contratos de salud en el régimen subsidiado, debe tenerse presente el anexo técnico de la Resolución 660 de 2008. o demás normas que modifiquen. 9. CONSIDERACIONES FINALES. 9.1. PROPIEDAD DE LOS INFORMES, PRODUCTOS O BIENES Todos los estudios, informes, gráficos, u otros materiales preparados por el INTERVENTOR en cumplimiento del presente contrato, serán de propiedad del DEPARTAMENTO DE RISARALDA y deberá hacer entrega formal de los mismos, a más tardar, al momento de elaborar el acta final. 10. GLOSARIO

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10.1 TÉRMINOS BÁSICOS Acta: Documento donde se describe un evento del contrato o convenio o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas. Acta de Vecindad. Es el acta se levanta al momento de iniciar la ejecución de una obra vial, donde se dejan un inventario detallado del estado en se encuentran las edificaciones ubicadas en el entorno, donde se ejecutará el contrato. Ajustes: Es un factor de actualización que se genera por la variación de los índices de costos establecidos entre la fecha de presentación de la propuesta y la fecha de ejecución. Anticipo: Son recursos públicos entregados por el DEPARTAMENTO DE RISARALDA al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión avalado por el interventor y el Secretario de despacho correspondiente.. Contratista: Persona natural o jurídica (consorcio o unión temporal a quien se le ha adjudicado una licitación, concurso, convocatoria pública y contratación directa) con quien se celebra el respectivo contrato. Contrato Adicional: Acuerdo que celebra el DEPARTAMENTO DE RISARALDA y el contratista para adicionar el valor de un contrato. Prorroga: Acuerdo que celebra el DEPARTAMENTO DE RISARALDA y el contratista para ampliar o prorrogar el plazo de un contrato Control de Calidad: Es el proceso mediante el cual se verifican las condiciones de los bienes, materiales, elementos, métodos, modelos, normas, etc., que se utilizan, de acuerdo con las especificaciones requeridas para la ejecución del contrato o convenio. Convocatoria: Proceso público de selección que se aplica para la contratación dependiendo del presupuesto asignado a la entidad o el bien y servicio a adquirir.

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Cuenta de Anticipo: Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que entrega el DEPARTAMENTO DE RISARALDA, para ser manejada en forma conjunta entre el contratista y el interventor. Los rendimientos que genere esta cuenta serán del DEPARTAMENTO DE RISARALDA. Interventor Externo: Es la persona natural o jurídica a quien se le ha celebrado un contrato para ejercer control y vigilancia durante la ejecución y liquidación del contrato o convenio celebrado por DEPARTAMENTO DE RISARALDA y lo representa ante el contratista. Interventor Interno: Es el servidor público o a quien se ha designado por acto administrativo o resolución para ejercer control y vigilancia durante la ejecución y liquidación del contrato o convenio celebrado por DEPARTAMENTO DE RISARALDA y lo representa ante el contratista. Ítem no Previsto: Actividades complementarias a las inicialmente contratadas, que surgen durante la etapa de ejecución y son indispensables para cumplir con el objeto contratado; deberán ejecutarse previo análisis, estudio y aprobación del precio unitario. Obra Adicional: Es el incremento en la cantidad de un ítem inicialmente contratado. Obra Complementaria: Es la obra no prevista en la propuesta inicial y cuya ejecución se hace necesaria para dar mayor estabilidad, buen funcionamiento y/o adecuada terminación a las obras contratadas. Orden de Iniciación: Documento en el cual se imparte la fecha de iniciación del contrato. A partir de la cual contabiliza el plazo del contrato. Orden de Pago: Documento a través del cual se autoriza el pago por parte del DEPARTAMENTO DE RISARALDA al contratista, por las labores ejecutadas durante el período respectivo, de acuerdo con la modalidad de pago estipulada en el contrato. Plazo de Ejecución del Contrato: Es el período entre la fecha de iniciación y de vencimiento del término estipulado en el contrato. Pliego de Condiciones: Documento en el cual se fija el Marco normativo bajo el cual se desarrolla el proceso de selección que contiene los derechos y obligaciones

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de las partes, describe el objeto a contratar, con la inclusión de los requisitos técnicos, financieros y jurídicos que deben cumplir los proponentes y posteriormente, el contratista durante la ejecución del contrato. Reversión de Precios: Llevar el precio del ítem no previsto a la fecha de cierre de la licitación o proceso de selección . Coordinador de Grupo: Servidor público que está a cargo de la dirección del área a la que corresponde el proyecto o contrato y/o convenio que se ejecuta. Coordinador de Contrato: Es el servidor público designado como Coordinador que desempeña sus funciones en la Secretaria correspondiente. Servidor público encargado de vigilar la ejecución de un contrato de interventoría externa. Terminación por Mutuo Acuerdo: Es el mecanismo que tienen las partes para la terminación anticipada de un contrato, mediante acta debidamente motivada y proceder a su posterior liquidación. 10.2 TIPOS DE ACTAS Acta de Ajustes: Documento contractual mediante el cual se reconoce los ajustes de precios pactados en el contrato, correspondientes a un acta de recibo parcial o de recibo final. Acta de Aprobación de Estudios y Diseños: Documento mediante el cual el contratista entrega y el DEPARTAMENTO DE RISARALDA o la Interventoría recibe y aprueba los estudios y/o diseños pactados en el contrato. En esta acta se deja constancia de la aprobación de parte o de la totalidad de los estudios y diseños. Acta de Entrega de Estudios y Diseños: Documento contractual mediante el cual el contratista hace entrega al DEPARTAMENTO DE RISARALDA o a la Interventoría de los estudios o diseños totalmente terminados, que fueron elaborados o ajustados según sea el caso. En esta acta se deja constancia de la entrega de parte o de la totalidad de los estudios y diseños. Acta de Comité: Documento mediante el cual se deja constancia del avance físico, financiero, administrativo y legal del contrato y compromisos que deben realizarse de acuerdo a las necesidades del contrato.

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Acta de Costos: Documento contractual mediante el cual se reconoce cuantificados los servicios realizados por la interventoría externa durante la ejecución de un contrato. Esta acta es el soporte para el pago gradual a la interventoría. Acta de Entrega de Bienes y/o servicios: Documento contractual mediante el cual se formaliza el recibo y la entrega de bienes y/o servicios por parte del contratista al DEPARTAMENTO DE RISARALDA. Acta de Entrega por Cambio de Interventor o Coordinador: Documento contractual mediante el cual se protocoliza el empalme entre el interventor o coordinador saliente y entrante. En este documento se deja constancia del estado y manejo del anticipo, del avance físico y financiero del contrato y de la entrega y recibo de todos los documentos. Acta de Fijación de Precio no Previsto: Documento contractual mediante el cual se aprueba por parte del interventor, el Secretario de despacho y el ordenador el justo precio del ítem no previsto. Insumo: Se refiere a cualquier componente del análisis del Precio Unitario. Acta de Liquidación del Contrato: Documento contractual donde se hace un balance contable de las inversiones ejecutadas, los bienes entregados o los servicios prestados por el contratista confrontados con el objeto y alcance contractual. Acta de Suspensión del Contrato o convenio: Documento contractual mediante el cual el DEPARTAMENTO DE RISARALDA y el contratista acuerdan con fundamentos Técnico y Jurídicos la suspensión del plazo de ejecución del contrato, indicando la fecha probable de reanudación. El contratista se obliga a actualizar las pólizas, manteniendo la vigencia de éstas, según las estipulaciones del contrato. Acta de Reiniciación del contrato o convenio: Documento mediante el cual se deja constancia de la reiniciación de un contrato. Acta de Entrega y Recibo Definitivo: Documento contractual mediante el cual el contratista hace entrega y el DEPARTAMENTO DE RISARALDA recibe en el estado en que se encuentran el contrato. Acta de Recibo Parcial del contrato: Documento contractual mediante el cual el contratista hace entrega parcial y el DEPARTAMENTO DE RISARALDA recibe a

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satisfacción cuantificados los bienes, las obras o los servicios. Esta acta es el soporte para el pago parcial al contratista. Acta de Reunión Técnica: Documento que se elabora, máximo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la orden de inicio, se realizará entre el interventor, el coordinador, si lo hubiere, el Secretario de Despacho correspondiente y el Contratista. ARTICULO PRIMERO: El presente decreto rige a partir de la fecha de publicación y

deroga en su integridad el Decreto 01207 de Agosto 26 de 2002.