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Consejo Presidencial deModernización de la

Administración Pública

Millennium Challenge

Corporation

Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional

Presentación Introductoria – Autoevaluación de Procesos – Equipos de Gestión por Procesos

PROYECTO: SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

FORTALECER LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y LA PARTICIPACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL EN LAS ACTIVIDADES DE

LAS ENTIDADES BENEFICIARIAS

EJE LUCHA CONTRA EJE LUCHA CONTRA LA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCIONLA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCION

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INTRODUCCIÓN GENERAL

INTRODUCCIÓN GENERAL

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Objetivo del Proyecto:

Estructurar un Modelo de Gestión de la Calidad por Procesos, asociado a la Administración de Riesgos en los siguientes Organismos Públicos:

• Ministerio de Hacienda• Ministerio de Educación y Cultura• Ministerio de Salud Pública y Bienestar Social• Ministerio de Agricultura y Ganadería• Ministerio de Obras Públicas y Comunicación• Auditoría General del Poder Ejecutivo• Contraloría General de la República

Unificar y fortalecer los criterios y las competencias de los Equipos de Auditoría Interna y Externa

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Introducción:

Focalización Social (Puertas afuera “Imagen de Éxito")

Dentro del marco provisto por el Programa Umbral Paraguay existe una gran oportunidad para guiar al Sector Público hacia un nuevo tipo de cultura que permitirá forjar mejores relaciones con la Sociedad, transformando y mejorando su Calidad de Vida.

Mostrar resultados no es solo una moda pasajera. La demanda actual y futura exige una mejora permanente en el desempeño de este tipo de Entidades.

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Introducción:

Focalización en la Gestión (Puertas adentro “Logro de Objetivos”)

El desarrollo de las actividades en los distintos Organismos, a través de Sistemas de Gestión de la Calidad fuertemente orientados a los Procesos y a la Administración de Riesgos, permitirá la Mejora Continua en la performance de los procesos internos, obteniendo mejores resultados en la Gestión y una Mayor Satisfacción de todas las Partes Interesadas

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CONCEPTOS BÁSICOS

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Sistema:

Conjunto de Elementos Relacionados o que Interactúan

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Sistema de Gestión:

Sistema para establecer la Política y los Objetivos, y para Lograr dichos objetivos

POLÍTICA

OBJETIVOS

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Sistema de Gestión de Calidad (SGC):

Sistema de Gestión para dirigir y controlar una Organización con respecto a la Calidad

MEJORA

POLITICA

OBJETIVOS

MANUAL DEL SGC

PROCEDIMIENTOS

REGISTROS

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Proceso:Conjunto de actividades interrelacionadas que se gestionan de modo de Transformar Recursos (Entrada) en Resultados (Salida)

PROCESO

RECURSOS

RESULTADOS

RRHH

MATERIALES

TIEMPO

DINERO

INFORMACIÓN

PRODUCTOS

SERVICIOS

SATISFACCIÓN

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organization Organización organization Organización

Orientación a los Procesos:

La Organización se Orienta hacia el cumplimiento de los Objetivos definidos por la Alta Dirección

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Administración de Riesgos:

Modelo Sistemático Interactivo (Buenas Prácticas de Gestión) que consiste en evaluar y gestionar las actividades de forma de lograr un equilibrio adecuado entre:

resultado esperado variabilidad libertad de acción

acorde con la capacidad de la Organización para asumir Riesgos

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Identificar fuentes potenciales de riesgo Anticipar la probabilidad de ocurrencia de ciertas

situaciones y sus consecuencias Definir y tomar acciones de contingencia Monitorear el desempeño de las acciones planeadas

Administración de Riesgos:

El diseño de una estrategia de Administración del Riesgo implica atender cuatro cuestiones principales:

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Mejora Continua:

Es una filosofía que asume que la superación es siempre posible y que los procesos de las Organizaciones deben ser continuamente reevaluados y las Oportunidades de Mejora detectadas e implementadas

MEJORA

Ciclo P-D-C-A

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Modelo Integrador:

Resp. de la Dirección

Gestión deRecursos

Medición, Análisis,y Mejora

CL

IEN

TE

CL

IEN

TE

Entrada Salida

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

MEJORA CONTINUAR

equ

isit

os

Sat

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cció

n

Productoo Servicio

Proceso

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BENEFICIOS

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Beneficios Esperados:

Mejorar la Eficiencia y el Control de los Procesos y de sus Interfases

Optimizar los Recursos Humanos y Presupuestarios

Unificar Criterios de Gestión y Auditoría de Procesos

Fomentar el Trabajo en Equipo y la Participación

Potenciar la Formación de Líderes para el Cambio

Elevar el Nivel de Competencias de los RRHH

Aumentar la Satisfacción de las Partes Interesadas

Identificar y Reducir los Costos Ocultos por Incumplimientos, Reprocesos y/o Duplicación de Actividades

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ESTRUCTURA

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Líderes del Proyecto:

• Coordinador Institucionales

• Gerente de Gestión de la Calidad

• Líder de Gestión de la Calidad

Nivelde

Autoridad

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ESTRATEGIA

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Se aplicará un Modelo Sistemático que permitirá delinear un SGC siguiendo los siguientes pasos generales:

Estrategia General del Proyecto:

Conocimiento General de la EntidadIdentificación de los ProcesosAdministración de RiesgosDefinición y Documentación del SGCImplementación y Registro de ActividadesEjecución de Auditorias Internas

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DESARROLLO

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Desarrollo del Proyecto:

El Proyecto se encuentra dividido en 7 Fases:

1. Planificación

2. Introducción y Diagnóstico

3. Entrenamiento de Equipos de Trabajo

4. Asistencia Técnica

5. Apoyo a la Implementación

6. Entrenamiento de Auditores

7. Cierre

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Fase 1: PLANIFICACIÓN

Se ha establecido un Programa General de Consultoría, definiendo los plazos comprometidos para la ejecución de cada una de las Fases del Proyecto

Se establecerá un Cronograma Detallado de Actividades por Fase

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Fase 2: INTRODUCCIÓN

Se conducirán Talleres de Autoevaluación con los Equipos de Proceso a fin de identificar los Proceso Principales en cada Entidad y comenzar a delinear el primer borrador del Diagrama General de Procesos

El Diagnóstico implicará la evaluación del estado actual de situación, por parte de los Consultores, incluyendo la visita a las instalaciones y entrevistas a los funcionarios en su lugar de trabajo

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Fase 3: ENTRENAMIENTO DE EQUIPOS DE PROCESO

Se prevé Capacitación General y Específica en:

Modelo de Sistemas de Gestión de la Calidad basados en Procesos. Estructura Documental

Conceptos de Administración del Riesgo

Mejora Continúa y Trabajo en Equipo

Resolución de Problemas

Otros Cursos, según necesidades detectadas

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Fase 4: ASISTENCIA TÉCNICA

Se desarrollarán Talleres Ejecutivos para la definición de la Misión, Visión y Objetivos

Se trabajará con los Equipos de Procesos en la construcción del Sistema de Gestión de la Calidad y en el diseño del Manual y los Procedimientos Principales

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Fase 5: APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN

Asistencia a Directivos y Funcionarios en la Difusión, Puesta en Marcha, Monitoreo y Ajuste de los procesos definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad

Ejecución de Auditorias Tuteladas de Control, junto a los Auditores de Gestión de Calidad, a manera de instrumento de control y seguimiento, que asegure el eficaz desenvolvimiento del proyecto

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Fase 6a: ENTRENAMIENTO DE AUDITORES

Conformación de Equipos de Auditores

Capacitación de los Equipos de Auditores en el desarrollo de Auditorías Sistémicas por Procesos

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Fase 6b: MANUAL DE AUDITORÍA

Unificación de Criterios y Técnicas de Auditoria

Asistencia y definición de lineamientos para la emisión del Manual de Auditoria

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Fase 7: CIERRE

Formulación de un Informe Final del Grado de Avance de la Implementación del SGC, incluyendo la evaluación del nivel de competencia y capacidad alcanzado por los funcionarios

Formulación de un Plan de Implementación a futuro, para que la Entidad continúe el desarrollo continuo de su sistema por sus propios medios

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Nos tomamos 10 minutos ……..

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AUTOEVALUACIÓN de PROCESOS

AUTOEVALUACIÓN de PROCESOS

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Procesos:

Un PROCESO es una serie de actividades y tareas asociadas que se ejecutan de forma SECUENCIAL para producir productos o servicios que satisfacen a los CLIENTES que los necesitan

Comenzamos desde el conocimiento de las necesidades y expectativas del CLIENTE y terminamos asegurando su SATISFACCIÓN

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Proveedor:

Toda persona, departamento, unidad, empresa u organización que provee RECURSOS que se consumen o agregan valor se denominan PROVEEDORES

Información

Productos

Servicios

Materiales

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Cliente:

Es aquel que necesita y recibe, o se beneficia, de los resultados de un PROCESO

Interno

Externo

Directo

Indirecto

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Variabilidad de los Procesos:

Todas las etapas de un PROCESO están influenciadas por múltiples factores que pueden afectar su desempeño:

Equipos Personas Mediciones Materiales Políticas Medio Ambiente

Etapa 1 Etapa 2 Etapa n RR

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Medición de los Procesos:

La MEDICIÓN de los procesos es una forma de determinar el grado en que las actividades y los resultados satisfacen lo planificado y, en consecuencia, los requisitos y necesidades de los Clientes

Las MEDICIONES son importantes porque proveen información que ayuda a la organización a identificar y solucionar problemas

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Descripción General del Proceso Principal

AUTOVALUACIÓN DE PROCESOS

Proceso

Entidad

Nombre

Cargo / Función

Sector

DESCRIPCIÓN

Elaboración de café

Restaurante Bistró

Agustín XZY

Asistente de Cocina

Cocina

Elaboración de café de filtro a partir de granos molidos

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Proceso

Identificación / Descripción de las distintas Etapas del Procesos Principal y sus Registros Asociados

Etapa DescripciónRegistros / Documentos Asociado

(si existe)

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Definir requisitos del cliente

Verificar materias primas

Colocar nuevo filtro al portafiltros

Calentar agua en recipiente de acero inoxidable

Colocar 1 cucharada de café molido en el filtro

Controlar temperatura del agua (90-95 °C)

Pasar el agua por el filtro de café

Transferir el café a una taza pequeña

Comanda

Planilla de Control de Stock

Registro de Temperatura

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Proceso

RECURSOS (Entradas al Proceso)

Recursos Materiales / Equipamiento Requeridos


Café molidoCafetera u otro recipiente para calentar agua

Portafiltros c/ recipiente colector

Filtros

Taza para café y plato

Cucharas (varias medidas)

Termómetro

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Proceso

RECURSOS (Entradas al Proceso)

Información y Documentación Necesaria para la Ejecución del Proceso. ¿Qué Sector lo provee?


Comanda

Receta c/ indicación de temperaturas

Planilla de Control de Stock actualizada

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Proceso

RESULTADOS (Salidas del Proceso)

¿Qué se obtiene como resultado del Proceso? (documentos, informes, producto, servicio, etc )


Taza de café

Registros de control

Satisfacción del Cliente

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Autoevaluación de ProcesosAutoevaluación de Procesos

… manos a la obra …… manos a la obra …

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